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1 HUMAN RESOURCES

2 WO DER MENSCH

3 3 3 IM VORDERGRUND STEHT Ein modernes Unternehmen braucht engagierte, kreative Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihre Fähigkeiten sinnvoll zu nutzen und sie in einer motivierenden Atmosphäre entsprechend zu qualifizieren und zu fördern ist eine Aufgabe, welche an die Personalverantwortlichen hohe Anforderungen stellt. Entsprechend vielseitig und flexibel sollte darum auch die Software für die Personaladministration sein. Als perfekte Ergänzung der ABACUS Lohnbuchhaltung geht das Programm Human Resources weit über das reine Zahlendenken hinaus. Damit hilft es, die personellen Ressourcen optimal auszuschöpfen und auch dem Menschen als nicht messbare Grösse gerecht zu werden. Beginnen, wo andere aufhören Dieses Motto und ein kompromisslos an der Praxis orientiertes Denken steht hinter allem, was von ABACUS entwickelt wird. Klar strukturiert, vielseitig und von bestechender Effizienz ist auch das Programm Human Resources Ausdruck dieser Einstellung. Damit wird es zum wertvollen Werkzeug in der Personalabteilung jedes zukunftsgerichteten Unternehmens.

4 ABACUS IST MEHR ALS NUR SOFTWARE Leistungsfähig und bewährt ABACUS-Software hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über Betrieben bewährt. Ihre universelle Eignung und Leistungsfähigkeit beweist sie im täglichen Einsatz sowohl in Kleinbetrieben als auch grösseren Unternehmen. ABACUS-Software wird auch von den grössten und renommierten schweizerischen Treuhandgesellschaften eingesetzt und empfohlen. Integriert und flexibel Der modulare Aufbau und die Möglichkeit, ABACUS-Programme als Einplatzlösung oder in Netzwerken integriert einzusetzen, erlauben jederzeit eine nachträgliche Erweiterung und Anpassung an wachsende Anforderungen. Erst die Möglichkeit, die Programme in vielen Bereichen den Bedürfnissen der Anwender anzupassen, gewährleistet den optimal abgestimmten Einsatz der Standardsoftware. Moderne Technologien Funktionen, die im Rahmen des ABACUS <digital erp> auch im Programm Human Resources zum Tragen kommen: > Ergänzung von erstellten Dokumenten mit einer digitalen Signatur für eine maximale Sicherheit gemäss gesetzlichen Vorschriften > Elektronische Archivierung sämtlicher digital erzeugter Dokumente > Scanning-Funktion für Digitalisierung von Originaldokumenten auf Papier mit automatischer Zuordnung zum betreffenden Mitarbeiter

5 5 Weiterentwicklung Permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz der in Software und Ausbildung getätigten Investitionen. Hotline Die ABACUS-Hotline unterstützt den Anwender schnell und kompetent. Vertriebspartner ABACUS-Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung verfügen über das betriebswirtschaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den Unterhalt der Software. Qualifizierte Vertriebspartner erhalten den Status eines Logo-Partners. Sie absolvieren jährliche, obligatorische Kurse, beschäftigen eine Mindestanzahl von ABACUS-Beratern und erzielen einen Minimalumsatz mit ABACUS-Software pro Jahr. Software-Partner unterstützen zudem die gesamte Produktpalette und bieten eine permanente Hotline an. Schulungsangebot Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und den produktiven Einsatz der Programme. Software-Zertifikat Die ABACUS-Finanzsoftware wurde durch eine namhafte Buchprüfungsfirma auf die Einhaltung der Buchführungsnormen überprüft.

6 INTEGRIERTES GESAMTSYSTEM FÜR DIE PERSONALADMINISTRATION Mit dem ABACUS HR erhält der Anwender ein sehr flexibel einsetzbares Werkzeug, mit dem die Lohnbuchhaltung sinnvoll ergänzt werden kann. Der Personalführung einer Unternehmung steht damit nicht mehr nur ein Abrechnungssystem für die Auszahlung von Gehältern zur Verfügung, sondern ein integriertes, auch die Personaladministration umfassendes Gesamtsystem. Eine moderne Personalführung bedarf der Instrumente, welche die Arbeit der Personalverantwortlichen unterstützen. Ein solches Instrument steht mit dem ABACUS HR zur Verfügung. Die Übersicht über den Personalbestand wird damit strukturiert, rationalisiert und wesentlich effizienter.

7 7 Auf den folgenden Seiten sind die vielfältigen Möglichkeiten des Programms Human Resources beschrieben. > Personalinformationen > Budgetierung > Konten / Sachen verwalten > Knowledge Management > Beurteilung und Zielvereinbarung > Stellen und Organigramme > Bewerbermanagement > Systemprogramme Informationen zu den Optionen zur Grundversion des Programms Human Resources sind auf den Zusatzseiten im Anhang beschrieben: > Mandanten > Kostenstellen > ASCII-Schnittstelle > Report Writer AbaView > ABACUS Tool-Kit > ABACUS Tools Die aktuellen Systemanforderungen finden Sie auf der ABACUS-Homepage unter dem Link

8 PERSONALINFORMATIONEN In den Personalinformationen werden alle Daten über den Mitarbeiter erfasst. Diese umfassen die Stammdaten, Lohndaten, Beförderungen und Ernennungen, Stellenbelegung, Stellvertretung usw.

9 9 Grunddaten Lohnbuchhaltung Die Grunddaten der Lohnbuchhaltung umfassen die Personalstammdaten, Personallohndaten, Personallisten und Stammblätter. Diese Daten werden auf einer Zeitachse geführt. Dies ermöglicht dem Anwender, vorgängig Stammdaten für den Folgemonat oder das Folgejahr zu erfassen respektive zu mutieren. > Personalstammdaten Die Personalstammdaten umfassen die für die Lohnabrechnung notwendigen Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Eintrittsdatum usw. Sie beinhalten auch diverse nationale Informationen wie AHV-Nummer, SUVA/ UVG-Code etc. Der Stamm kann durch fakultative Informationen wie Telefon, Zivilstand, Beruf usw. ergänzt werden. > Personallohndaten In den Personallohndaten werden die Lohndaten wie Monatslohn, Stundenansatz, Fixspesen usw. erfasst. Für die Erfassung der Lohndaten stehen 80 frei beschriftbare Felder zur Verfügung. Die Lohndaten werden auf einer Zeitachse geführt, was bedeutet, dass Lohndaten bereits für das Folgejahr erfasst werden können. Die Lohndaten dienen im Weiteren auch als Grundlage zur Berechnung der Budgets. > Personallisten Die Auswertung des Personalstammes erfolgt über eine Vielzahl von Listen, die im Standardumfang des Programms Human Resources integriert sind.

10 PERSONALINFORMATIONEN Beförderungen und Ernennungen Beförderungen und Ernennungen können zentral eingegeben und bezeichnet werden. Pro Mitarbeiter kann jeweils erfasst werden, auf welches Datum welche Beförderung bzw. Ernennung erfolgte. Ein Zusatztext steht zur Kommentierung dieser Angaben zur Verfügung. Stellenbelegung Jeder Mitarbeiter kann einer oder mehreren Stellen zugeordnet werden. Hierbei wird jeweils das Antrittsdatum und die Belegung in Prozent angegeben. Zum Beispiel zur Verwaltung von Shared Jobs. Durch das Erfassen des Antrittswie auch des Austrittsdatums ist pro Planstelle und pro Mitarbeiter eine History über die Stellenbelegungen verfügbar. Für die Auswertung der Stellenbelegung stehen verschiedene Standardlisten zur Verfügung: > Stellenbelegung pro Mitarbeiter > Offene Stellen und Überbelegungen > Fluktuationsrate Wird das Austrittsdatum für einen Mitarbeiter im Personalstamm erfasst, so werden die aktuell belegten Planstellen automatisch quittiert.

11 11 HIGHLIGHTS Dossier Zu den Mitarbeitern gehörende Dokumente wie beispielsweise Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge und Ausbildungsvereinbarungen können in die elektronischen Dossiers abgelegt werden. Die Dokumente lassen sich bei Bedarf anzeigen und ausdrucken. Mitarbeiterfoto im Personalstamm Im Personalstamm kann für jeden Mitarbeiter das Passfoto abgelegt werden. Wird der Mitarbeiter im Personalstamm aufgerufen, erscheint automatisch das entsprechende Bild. Das Foto kann beispielsweise für Stammblätter, Visitenkarten und Organigramme verwendet werden. Zusätzliche Adressen Für jeden Mitarbeiter lassen sich zusätzliche Adressen erfassen. So kann beispielsweise die Notfalladresse, eine Hausarztadresse, ein Zweitwohnsitz oder auch ein eventueller Vormund hinterlegt werden. Diese Adressen stehen für die Lohnabrechnung oder Informationsschreiben zur Verfügung. Notizen Mitarbeitergespräche, Personalentscheide und Erinnerungen können als Notiz auf dem Mitarbeiter hinterlegt werden. Die Notizen lassen sich nach Typen ordnen und helfen die Übersicht über die Vorgänge zu wahren. Ergänzend können auch Dokumente wie beispielsweise eine angehängt werden.

12 BUDGETIERUNG Im Lohn- und Gehaltsbereich existieren verschiedenste Budgetkonzepte, von komplizierten Einkommensveränderungen per Jahres- oder Monatsende bis zur Planung von Lohnkosten eines zukünftigen Kalenderjahres. Monatliche oder projektbezogene Budgetierungen von benötigten Mitarbeitern mit der entsprechenden Lohnsumme gilt es ebenso vorzunehmen. Um diesen unterschiedlichen Budgetpraktiken gerecht zu werden, muss ein Budgetierungssystem genauso flexibel sein wie die Lohnarten und das Lohnabrechnungssystem.

13 13 Das Budget im Programm Human Resources basiert auf frei definierbaren Formeln, den so genannten Budgetarten. Mit diesen können komplexe Sachverhalte abgebildet werden, die von der Budgetierung offener Stellen bis zur Ermittlung der neuen Löhne und Gehälter nach einer Lohnrunde reichen können. Verschiedene Elemente machen die Definition von Budgetarten auch für diejenigen Anwender verständlich, die nur selten neue Budgetarten definieren: > Vollständig menügesteuerter Ablauf > Erklärende Texte direkt am Bildschirm > Weitergehende, sehr detaillierte Hilfetexte > Vordefinierte Budgetarten > Kopieren bestehender Budgetarten

14 BUDGETIERUNG Budget berechnen Die automatische Berechnung des Budgets rechnet alle relevanten Mitarbeiter oder Stellen aufgrund der Stammdaten selbständig in einem Batchlauf ab. Die Berechnung des Budgets kann pro Jahr beliebig oft durchgeführt werden. Dialogverarbeitung Die Dialogverarbeitung erstellt das Budget direkt am Bildschirm. Bereits abgerechnete und gespeicherte Budgets können jederzeit einzeln manuell mutiert oder gelöscht werden. Budgetjournale Verschiedene Auswertungen global oder pro Budgetart erlauben eine sehr effiziente Kontrolle und Dokumentation der budgetierten Daten: > Budgetjournal pro Budgetperiode > Soll-Ist-Vergleich von Budgetarten > Übersicht pro Budgetart

15 HIGHLIGHTS 15 Budget auf Lohndatenfelder übertragen Werden zum Jahresende mit dem Budget die Lohnerhöhungen berechnet, können die neuen Gehälter automatisch für das neue Jahr auf das entsprechende Lohndatenfeld übertragen werden. Budgetarten / Ist-Vergleich Zwischen den Lohnarten und den Budgetarten kann ein Ist-Vergleich definiert werden. Damit ein Ist-Vergleich möglich ist, muss die entsprechende Lohnart bereits abgerechnet worden sein. Budgettyp Pro Budgettyp lassen sich bis zu 250 verschiedene Budgetarten definieren. Auf dem Budgettyp wird die Budgetebene sowie der Budgetumfang definiert. Die Budgetebene bestimmt die Priorität des Budgets. Auf dem Budgetumfang kann bestimmt werden, ob Unter- oder Überbelegungen ausgeglichen und ob nicht belegte Stellen mitbudgetiert werden sollen. Stellen-Lohndaten Pro Stelle können Lohndaten hinterlegt werden, ähnlich den Personallohndaten. Dies ermöglicht bei der Berechnung der Budgets, dass nicht belegte Stellen mit den richtigen Lohndaten mitbudgetiert werden.

16 KONTEN / SACHEN VERWALTEN Das HR erlaubt die Führung von Konten für die Verwaltungen von Geldern und Mengen, wie beispielsweise Stunden oder Tage. Neben der Verwaltung von Konten obliegt der Personalabteilung oft eine weitere administrative Aufgabe, nämlich die Verwaltung von Gegenständen wie Schlüssel, Parkplätze usw.

17 17 Konten führen Auf jedes Konto kann grundsätzlich manuell gebucht werden. Ausserdem besteht die Möglichkeit, direkt automatisiert Lohnarten aus der Lohnbuchhaltung auf Konten des Programms Human Resources fliessen zu lassen. Jede Buchung kann mit einem Transaktions-Code und/oder einem Identifikations-Code versehen werden (bspw. BVG-Beiträge mit Transaktions-Code Arbeitnehmereinlage und Identifikations-Code Freizügigkeitsleistung ). Ausserdem kann ein Belegdatum, eine Belegnummer und ein Buchungstext erfasst werden. Konten abfragen Die Kontenjournale werden im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung endlos fortgeschrieben. Die Konten selbst werden in der Regel pro Mitarbeiter geführt, können aber auch pro Abteilung oder global pro Firma geführt werden (Verwaltung von Reisekosten etc.). Eine Saldoliste erlaubt die beliebige Ausgabe der Kontensaldi pro Journal, Konto, Transaktions-Code, Identifikations-Code und Kalenderjahr. Analoge Selektionen sind auch bei der Ausgabe der Kontoblätter möglich. Die Kontoauszüge und Kontoabschlussbelege können in einer Kurzform oder auch in Briefform erstellt werden. Konten verzinsen Die Konten können nach verschiedenen Zinsformeln und -methoden verzinst werden. Unterstützt werden neben den auf Zinsnummern basierenden Berechnungen auch pauschale Saldoverzinsungen (BVG). Zur Kontrolle der Verzinsung stehen folgende Listen zur Verfügung: > Zinsnachweisliste > Zinskontrollliste

18 KONTEN / SACHEN VERWALTEN Gegenstände definieren Die Gegenstände können mit einer entsprechenden Bezeichnung, einer Benutzungs- und einer Depotgebühr versehen werden. Existieren von einem Gegenstand mehrere Kopien, wird der Gegenstand unter Angabe der Anzahl Exemplare nur einmal erfasst. Gegenstände verwalten Verwaltet werden die Gegenstände, indem jeder Gegenstand unter Eingabe eines Abgabedatums einem Mitarbeiter zugeordnet bzw. durch Eingabe eines Rückgabedatums wieder entlastet wird. Gegenstände abfragen Mit verschiedenen Kontrolllisten können einerseits die vorhandenen und andererseits die ausgeliehenen Gegenstände selektiert nach verschiedenen Kriterien ausgedruckt werden. Konto- und Sachjournale einrichten Beim Einrichten eines Konto- oder Sachjournals legt der Anwender fest, um was für einen Typ von Journal es sich handelt und für welche hierarchische Ebene dieses geführt wird: > Journaltyp Pro Journaltyp wird festgelegt, ob darüber Gelder, Mengen, Gelder und Mengen oder nur Sachen verwaltet werden. Anwendungen können die Führung von Sparkonten, Darlehenskonten, BVG-Beiträgen, Überstundenkontrollen, Ferienkontrollen usw. sein. > Journal-Kontoebene Das Journal kann entweder pro Mitarbeiter, pro Abteilung oder pro Firma geführt werden. Je nach Journaltyp können über verschiedenste Programmoptionen weitere Einstellungen definiert werden, wie beispielsweise, dass ein manuelles Buchen erlaubt ist oder dass kein Saldovortrag der jährlichen Kontosaldi erfolgen soll. Wird ein automatisches Buchen durch die Lohnarten der Lohnbuchhaltung vorgenommen, kann als Buchungstext die Lohnartenbezeichnung übernommen werden.

19 19 HIGHLIGHTS Effizientes Suchen bei der Kontoverwaltung Effiziente Suchmechanismen erleichtern das Auffinden bestimmter Buchungen. So kann im Journalteil der Buchungsmaske nach verschiedenen Kriterien gesucht werden. Dies erleichtert vor allem das Suchen über mehrere Jahre. Verzinsung definieren Ein Journal kann nach verschiedenen Zinssätzen und nach verschiedenen Zinsperioden verzinst werden. Die Zinssätze lassen sich einheitlich, pro Kontoinhaber oder pro Dienstalter festlegen. Die Zinsperioden können für einen Monat, ein Quartal, Semester oder Kalenderjahr definiert sein. Austritte oder Einzelkonten verzinsen Ein Verzinsungslauf kann für alle Kontoinhaber durchgeführt werden. Zusätzlich lässt sich eine Verzinsung nur für einen bestimmten Kontoinhaber oder auch für alle ausgetretenen Kontoinhaber durchführen. Konten mit Lohnarten verknüpfen Errechnete Resultate einer Lohnart können aus der Lohnbuchhaltung direkt auf ein entsprechendes Konto im HR verbucht werden. Zusätzlich ist die Sachverwaltung mit der Lohnbuchhaltung insofern verknüpfbar, als Benutzungs- und Depotgebühren direkt vom Gehalt eines Mitarbeiters abgezogen werden können.

20 KNOWLEDGE MANAGEMENT Die Kenntnisse jedes einzelnen Menschen sind ebenso einzigartig wie seine Persönlichkeit. Der Aufbau des Wissens wird durch lebenslanges Lernen stetig erweitert. Ähnliches geschieht auch mit dem Erfahrungs- und Wissensschatz einer Firma. Allerdings stellt eine optimale Nutzung des vorhandenen Wissenspotentials und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter zusätzliche Anforderungen an ein Unternehmen und an die Flexibilität der eingesetzten Business-Software.

21 21 Felder frei definieren für den Aufbau der Wissensdatenbank Im Knowledge Management können beliebige Ausprägungen von Wissen wie Aus- und Weiterbildungen, interne und externe Kurse oder bestimmte Fähigkeiten von Mitarbeitern geführt werden. Die darin enthaltenen Informationen können je nach Betrieb und Branche sehr unterschiedlich sein. Aus diesem Grund kann für jede Ausprägung eine beliebige Anzahl von Feldern hinterlegt werden. Mögliche Felder zum Beispiel für die Ausprägung Weiterbildung können sein: > Begonnen am > Beendet am > Arbeitgeberkosten > Verpflichtung in Monaten > Status der Weiterbildung (geplant, in Ausbildung, abgeschlossen) > Beliebige weitere Informationsfelder Dank der übersichtlichen Darstellung erfolgt die Eingabe und Pflege der Ausund Weiterbildungen auf eine einfache und zielgerichtete Weise. Pro Eintrag können individuelle Bemerkungen im Notizblock hinterlegt sowie die Ausbildungsvereinbarungen im Dossier gespeichert werden.

22 KNOWLEDGE MANAGEMENT Wissen strukturieren Für die Strukturierung des Wissens und die effiziente Suche nach erfassten Aus- und Weiterbildungen können beliebig viele Gruppierungen definiert werden. Beispielsweise lässt sich eine Gruppierung nach Bereich (Informatik, Wirtschaft etc.) und eine zweite Gruppierung nach Stufe (FH, Universität etc.) erfassen. Für die Suche nach einzelnen Ausbildungen hat der Anwender auch die Möglichkeit, zwei oder mehrere Gruppierungen miteinander zu kombinieren. Dies erlaubt die schnelle Suche nach allen Ausbildungen, die dem Bereich Wirtschaft und gleichzeitig der Stufe Universität zugewiesen wurden. Bildungsstand auswerten Das im Personalstamm erfasste Wissen kann nach verschiedenen Aspekten ausgewertet werden. Dabei stehen eine Vielzahl von Sortierungsmöglichkeiten und Selektionskriterien zur Verfügung. Das strukturierte und übersichtliche Layout macht brach liegendes Potential oder Bildungslücken von einzelnen Mitarbeitern erkennbar und sorgt für die notwendige Transparenz im Personalbereich.

23 HIGHLIGHTS 23 Verpflichtung Mit einem definierbaren Feld besteht die Möglichkeit, die Verpflichtungsdauer eines Mitarbeiters automatisch berechnen zu lassen. Dazu erscheint ein separates Fenster, in dem die Dauer in Jahren, Monaten und Tagen erfasst werden kann. Der Endtermin wird dadurch automatisch berechnet. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit der Direkterfassung. Beim Austritt des Mitarbeiters erscheint eine Warnung, falls für diesen noch eine laufende Verpflichtung besteht. Massenzuweisung / Massenänderung Mit der Massenzuweisung kann mehreren Mitarbeitern in einem einzigen Arbeitsschritt eine Ausbildung oder ein Kurs zugeordnet werden. Durch die Massenänderung können Anpassungen und Änderungen von bereits vorhandenen Daten zeitsparend vorgenommen werden. Einsatzmöglichkeiten sind beispielsweise die Erfassung von Verschiebungsdaten oder aber auch die Statusänderung nach der Absolvierung des Kurses. Zugriff auf andere Datenbankfelder Bei der Felddefinition kann auf ausgewählte ABACUS-Datenbankfelder direkt zugegriffen werden. Dadurch ist die Aktualität der Daten stets gewährleistet und eine Doppelerfassung entfällt. Um zum Beispiel die Institute den Aus- und Weiterbildungen zuzuordnen, können die gewünschten Informationen direkt von der Adressdatenbank verwendet werden. Mit der gewohnten Suchhilfe ist ein schneller Zugriff auf den gewünschten Anbieter gewährleistet. Suche nach Aus- und Weiterbildungen Mit Hilfe von Schlüsselwörtern wird die Suche nach einer bestimmten Weiterbildung in Stammdatenprogrammen und Auswertungen für den Anwender erleichtert. Wird zum Beispiel nach dem Schlüsselwort Buchhaltung gesucht, werden sämtliche Weiterbildungen wie Buchhalter FA oder Eidg. dipl. Buchhalter / Controller angezeigt, auf denen das betreffende Schlüsselwort hinterlegt ist. Zudem erscheinen auch alle Mitarbeiter, für welche dieses Schlüsselwort erfasst wurde.

24 BEURTEILUNG UND ZIELVEREINBARUNG Jede Persönlichkeit ist einzigartig und subjektiv speziell. Das schlägt sich bei der Wahrnehmung des eigenen Selbst und anderer nieder, die wie beispielsweise bei der Beurteilung eines Mitarbeiters durch den Vorgesetzten in seltenen Fällen identisch ist. Diese unterschiedlichen individuellen Sichtweisen sollten sich deshalb in einem Beurteilungs- und Zielvereinbarungssystem widerspiegeln, ohne dabei vorhandene Strukturen des HR- Prozesses in Frage zu stellen. Schliesslich soll die Einheit und Vergleichbarkeit der Informationen gewährleistet bleiben.

25 25 Individuelle Felddefinitionen für den Aufbau der Beurteilung und Zielvereinbarung Es lassen sich beliebig viele Beurteilungskriterien und Ziele definieren. Die darin enthaltenen Informationen können je nach Branche, Betrieb und Position sehr unterschiedlich sein. Aus diesem Grund können für die Beurteilungskriterien und die Ziele eine beliebige Anzahl von Feldern hinterlegt werden. Mögliche Felder für die Beurteilung: > Bezeichnung Kriterium > Bewertung I > Bewertung II > Gewichtung > Beliebige weitere Informationsfelder Mögliche Felder für die Zielvereinbarung: > Bezeichnung Ziel > Menge > vereinbart > erreicht > Zielerreichung > Beliebige weitere Informationsfelder Feldformate und Attribute Ein Feld kann die Formate Text, Nummerisch, Datum, Skala oder Formel aufweisen. Für die Formate Text und Nummerisch können Attribute wie Textlänge, dynamische Höhe oder Anzahl Vor- und Nachkommastellen bestimmt werden. Diese Einstellungen ermöglichen eine einheitliche Erfassung der Daten und erhöhen somit die Datenqualität.

26 BEURTEILUNG UND ZIELVEREINBARUNG Skala für Bewertungen Wird ein Feld für das Abbilden der Bewertung oder den Zielerreichungsgrad verwendet, kann darauf eine Skala hinterlegt werden. Dafür werden vorgegebene Feldwerte in einer Tabelle definiert, auf die der Benutzer bei der Erfassung zwingend zurückgreifen muss. Freie Gestaltung der Programmmasken Die Darstellung der Informationsfelder in der Programmmaske kann in Form von Abschnitten, Spalten oder Zeilen erfolgen und die Reihenfolge der Felder lässt sich individuell festlegen. Mit diesen Funktionen werden die benötigten Informationen für die Beurteilung und Zielvereinbarung der Mitarbeiter sowie die Präsentation der Daten in den Stammdatenprogrammen auf die Bedürfnisse der Unternehmung individuell angepasst. Fehlende oder überflüssige Felder in einer Maske gehören der Vergangenheit an. Beurteilungskriterien und Ziele definieren Die Beurteilungskriterien und Ziele können auf die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens massgeschneidert werden. Das heisst, dass für jede Abteilung unterschiedliche Kriterien hinterlegt werden können, beispielsweise für Kadermitarbeiter andere als für Sachbearbeiter. Jedes Beurteilungskriterium und jedes Ziel lässt sich mit einer Beschreibung versehen. Die Beurteilungskriterien und Ziele können strukturiert dargestellt werden. Dafür werden diese in Gruppen zusammengefasst. Für jede Gruppe lässt sich der Durchschnitt oder das Total der darin enthaltenen Beurteilungskriterien errechnen. Beurteilung und Zielvereinbarung auswerten Die im Personalstamm erfassten Beurteilungen und Ziele können nach verschiedenen Aspekten ausgewertet werden. Dabei stehen eine Vielzahl von Sortierungsmöglichkeiten und Selektionskriterien zur Verfügung. Das strukturierte und übersichtliche Layout macht brach liegendes Potential oder Lücken von einzelnen Mitarbeitern evident und sorgt für die notwendige Transparenz. Zudem können für das Mitarbeitergespräch leere Beurteilungs- oder Zielvereinbarungsbögen gedruckt werden.

27 HIGHLIGHTS 27 Berechnete Felder Für die automatische Weiterberechnung von Werten kann einem Feld auch eine Formel hinterlegt werden. Bei der Definition dieser Formel lassen sich bestehende Felder, Operatoren wie auch Funktionen verwenden. So kann zum Beispiel die Bewertung II auf dem Wert der Bewertung I basieren, multipliziert mit dem Gewichtungsfaktor. Ähnlich kann mit dem Zielerreichungsgrad gearbeitet werden. Hilfetext für klare Benutzerinformation Für jedes Feld kann eine kurze Beschreibung, auch Tool Tip genannt, erfasst werden. Dieser Tipp wird angezeigt, sobald im Personalstamm der Mauszeiger über das entsprechende Feld gezogen wird. Der Tool Tip kann als Hilfetext für die Eingabe der verlangten Werte dienen. Ist die Erfassung eines Feldes zwingend, kann das Feld als obligatorisch markiert werden. Profile und Kriterien auf neue Perioden übertragen Beim Erstellen einer neuen Beurteilung oder Zielvereinbarung können die Profile pro Mitarbeiter von Vorperioden übernommen werden. Dabei ist eine Unterscheidung zwischen verschiedenen frei definierbaren Profilen möglich, zum Beispiel für Verkauf, Finanzen, Produktion etc. Weiter besteht die Möglichkeit, die Kriterien der Zielvereinbarung direkt in die Beurteilung zu übernehmen. Somit werden die individuellen Ziele der Vorperiode in der entsprechenden Beurteilung integriert. Zusätzliche Kriterien Auf der Beurteilung oder Zielvereinbarung eines Mitarbeiters lassen sich weitere Kriterien ergänzen, ohne diese allen Mitarbeitern der betreffenden Gruppe zuzuordnen. Somit können die Formulare pro Mitarbeiter sehr individuell gestaltet werden.

28 STELLEN UND ORGANIGRAMME Ein zentraler Bestandteil ist die Bewirtschaftung der Stellen des Programms Human Resources. Sie erlaubt das Auswerten von offenen Stellen und Überbelegungen, die Pflege der Stellenbeschreibungen und die Darstellung der Stellenpläne in grafischer Form.

29 29 Stellen Stellen sind ein organisatorischer Begriff und entsprechen in der Regel einem Arbeitsplatz. Die zu verrichtenden Tätigkeiten können mit Funktions- oder Beschreibungstexten versehen und als Stellenbeschreibung ausgedruckt werden. Alternativ können die Stellenbeschreibungen in einem beliebigen Format in das elektronische Dossier pro Stelle abgelegt werden. Im Stellenpensum kann prozentual angegeben werden, ob es sich um eine Vollzeitstelle, eine Teilzeitstelle oder um einen Stellenpool handelt. Durch das Erfassen des Antritts- wie auch des Austrittsdatums des Mitarbeiters ist pro Stelle eine History über die Belegung verfügbar. Organigramme Die Organisation eines Unternehmens kann über mehrere Organigramme verteilt abgebildet werden. Dabei werden einem Hauptorganigramm mehrere Suborganigramme untergeordnet, die zum Beispiel einen Geschäftsbereich, einen Betrieb oder eine Abteilung widerspiegeln. Die Anzahl der verwendeten Ebenen ist dabei frei wählbar und kann jederzeit erweitert werden. Ein Organigramm setzt sich aus verschiedenen einzelnen Elementen zusammen. Diese repräsentieren Stellen oder Mitarbeiter. Der Inhalt der Elemente kann frei definiert werden und setzt sich aus verschiedenen Feldern zusammen. Die einzelnen Felder können direkt dem Personal- oder Stellenstamm sowie den dazugehörigen Adressen entnommen werden. Auf Grund dieser Verknüpfungen werden Änderungen der Stammdaten automatisch in den Organigrammen nachgeführt. Dies kann beispielsweise eine Veränderung des Beschäftigungsgrades, eine Anpassung des Stellenpensums oder der Stellenwechsel eines Mitarbeiters sein. Innerhalb eines Elementes können mit den funktionalen Feldern auch Werte wie der Headcount oder das Total aller Stellenprozente einer Organisationseinheit berechnet werden.

30 STELLEN UND ORGANIGRAMME Ein Element kann nach verschiedenen Kriterien formatiert werden. Die Gestaltung lässt sich auch als Formatvorlage speichern und auf einzelne oder mehrere Elemente übertragen. Die wichtigsten Formatierungsmöglichkeiten sind: > Schriftgrösse und Schriftart > Farbe > Rahmentyp > Elementform > Linien- und Pfeilart Die Organigramme können direkt ausgedruckt oder in den gängigen Bildformaten gespeichert werden. Beim Drucken wird der Anwender durch einen Assistenten unterstützt.

31 HIGHLIGHTS 31 Selektion aufgrund der Organisationsstruktur In den Auswertungsprogrammen können Selektionen aufgrund der Organigramme vorgenommen werden. Dabei ist es möglich, jedes Element im Organigramm als Selektionskriterium zu verwenden, auch den Mitarbeiter selbst. Stammdaten bearbeiten Möchte man die Stammdaten eines Elements bearbeiten, kann durch Anklicken eines Datenbankfeldes direkt aus dem Organigramm der Personal- oder der Stellenstamm aufgerufen werden. Integration Die organisatorische und hierarchische Einreihung der Stelle wird angezeigt. Mittels Mausklick kann direkt in das zugewiesene Organigramm gewechselt werden. Funktions- und Stellenbeschreibung Die Funktions- und Stellenbeschreibung ist auf der Stelle ersichtlich und kann bei Bedarf sofort angepasst werden.

32 BEWERBERMANAGEMENT Das Hauptaugenmerk des Bewerbermanagements liegt auf der einfachen und effizienten Verwaltung der Bewerber und den Stellenausschreibungen. Die einzelnen Phasen einer Rekrutierung, angefangen mit der Ausschreibung einer offenen Stelle bis zur definitiven Einstellung eines Interessenten, können abgebildet werden.

33 33 Erfassung der Bewerber Die Personalien eines Interessenten werden in den Stammdaten erfasst. Um Mehrfacherfassungen ein und desselben Kandidaten zu vermeiden, vergleicht das System den Namen und den Vornamen der zu erfassenden Interessenten mit dem Bewerber- und Personalstamm. Wird eine Übereinstimmung gefunden, besteht die Möglichkeit, die Erfassung fortzusetzen oder die schon bestehenden Daten zu bearbeiten. Jeder Bewerbung kann ein frei definierbarer Status (pendent, zurückgestellt, abgelehnt) zugewiesen werden. Im Bewerberstamm und in den Auswertungen kann dann nach diesem Status selektiert werden. Bewerbung Für die Verknüpfung der Bewerbung mit der Publikation kann direkt auf den Publikationenstamm zugegriffen und der zutreffende Eintrag ausgewählt werden. Bezieht sich die Bewerbung nicht auf eine Publikation, wird als Grund die Spontanbewerbung hinterlegt. Ein Kandidat kann sich mehrmals in derselben Unternehmung bewerben. Aus diesem Grund können pro Kandidat mehrere Einträge erfasst werden. Wird im ABACUS Human Resources mit Stellen gearbeitet, kann jede Bewerbung der betreffenden Vakanz (Stelle) zugeordnet werden. Wird die Funktion der Stellen nicht genutzt, so kann die Bewerbung alternativ einem so genannten Bewerberkreis zugeordnet werden. Lebenslauf Der schulische und berufliche Werdegang eines Bewerbers kann detailliert abgebildet werden. Handelt es sich beim Eintrag um eine berufliche Station, können Angaben zu Firma und Referenzpersonen erfasst werden.

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