Payroll. Just P&I. Analytics. ualifications. Human Resource Management FEB_2015 DAS MAGAZIN DER P&I AG FÜR HR-EXPERTEN REVIEW P&I USER CONFERENCE 2014

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1 DAS MAGAZIN DER P&I AG FÜR HR-EXPERTEN Just P&I ualifications INTERNATIONAL ISSUE GERMANY / AUSTRIA / SWITZERLAND FEB_2015 REVIEW P&I USER CONFERENCE 2014 PROJEKT KOPERS Human Resource Management GEGENBAUER IN DER P&I CLOUD SENNHEISER SETZT AUF P&I P&I IN SILICON VALLEY Payroll Analytics

2 ANZEIGE EDITORIAL JUST P&I goes APP P&I APP to date: Das Kundenmagazin JUST P&I ist demnächst auch als Applikation für das ipad im itunes Store erhältlich. Tauchen Sie ein in multimediale Funktionen wie Videos, Bildergalerien, Animationen und Hyperlinks mit P&I Angeboten mit einer intuitiven Navigation durch das P&I Kundenmagazin erhalten Sie ein neues Unterhaltungserlebnis auf Ihr ipad. Liebe Leserinnen und Leser, unser Schwerpunktthema dieser Ausgabe Die Digitalisierung der Wirtschaft verändert alles beschreibt Ihnen unsere Vorstellung von den Ansätzen der Personalarbeit, der Zukunft und der damit verbundenen digitalen Innovationen. Zur Unterstützung Ihrer HR-Businesskompetenz hat die P&I AG begonnen, sich vom HR-Software-Anbieter zum Technologieunternehmen der HR-Branche zu entwickeln. Mit unseren neuen Produkten P&I LOGA3, dem HR-Business Connector (HRBC) und der P&I BIG DATA stellen wir im Zusammenspiel mit unserem etablierten Produktportfolio eine zukunftsweisende technologische Plattform zur Verfügung. Diese Plattform ist die Business-Technologie, auf deren Basis sich ganz neue Möglichkeiten der HR-Automatisierung eröffnen und die den HR-Markt revolutionieren wird. Die drei wesentlichen Komponenten dieser Plattform sind: P&I BIG DATA Diese Datenbasis enthält das Wissen und die Erfahrung aus über 40 Jahren Personalabrechnungssystemen sowie das konsolidierte Wissen aus tausenden individuell konfigurierten Installationen und hunderttausenden Beratertagen. Die Daten stehen bereits heute als Cloud-Lösung zur Verfügung und stellen einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur Automatisierung und Standardisierung neuer Implementationen dar. DOWNLOAD IM APP STORE P&I LOGA3 Diese Software ist die intelligente Ergänzung von P&I LOGA zur Verbesserung der Mobility, der Individualität, der intuitiven Benutzeroberfläche (mit 3 Klicks zum Ziel) und der vollständigen Integration der Mitarbeiter in die Prozesskette des Unternehmens. Sie ist der Schlüssel für die zukünftige Welt der Personalwirtschaft mit Workspace, Communication, Social Media usw. HR-Business Connector (HRBC) HRBC ist die Infrastruktur für die Vernetzung intelligenter Produktanwendungen. HRBC ist eine Software in der Cloud, die die Fähigkeit hat, Funktionen unterschiedlicher Anwendungen zu überwachen, zu steuern und zu optimieren. Damit verbunden ist ein Regel- und Analyse-Werkzeug, das auf der Basis von Regeln und Geschäftslogiken im Zusammenspiel mit Analysefunktionen aktuelle und historische Daten sammelt, aggregiert, normiert und entsprechend speichert. Als einen Teil der P&I Community lade ich Sie ein, die Wandlung der P&I mitzuerleben und wünsche Ihnen in diesem Sinne ein spannendes Lesevergnügen. Herzlichst Vasilios Triadis Vorstandsvorsitzender P&I AG 3 3

3 INHALT INHALT Themen dieser Ausgabe 03 EDITORIAL HR-EVENTS 06 Review: P&I User Conference 2014 Ein Rückblick auf die P&I User Conference 2014 unter dem Leitthema Der Kunde im Mittelpunkt P&I SOLUTIONS 08 P&I Projekt KoPers Erfolgreiche Abrechnung von über Personalfällen in den Bundesländern Freie und Hansestadt Hamburg, Schleswig-Holstein und Bremen 12 P&I Bewerber online Die einfache Personalsuche mit der neuen Bewerberverwaltung von P&I 16 Das neue P&I Korrespondenzmanagement Persönliche Dokumente effizient und flexibel erstellen und verwalten 18 P&I LOGA E-Government-Suite Die Suite für nutzerfreundliche, schnelle und sichere elektronische Verwaltung HR-ESSENTIALS 20 Gegenbauer Holding SE & Co. KG und P&I AG unterhalten langjährige Geschäftsbeziehung Über 15 Jahre verbindet Gegenbauer und P&I eine erfolgreiche Kooperation. Das Bündnis beider Unternehmen wurde in den letzten Jahren immer mehr verfestigt. 24 Sennheiser electronic GmbH & Co. KG setzt im Personalmanagement auf P&I Als Servicevertragskunde nutzt Sennheiser die strategischen Beratungsleistungen der P&I P&I FUTURE 28 P&I in Silicon Valley Ein Interview mit Dr. Mark Vogelsberger, dem Leiter des neuen Entwicklungszentrums der P&I Silicon Valley Inc. 31 IMPRESSUM 4 5

4 HR-EVENTS HR-EVENTS Digitalisierung der Wirtschaft P&I User Conference 2014: Review Mit einem zukunftsweisenden Blick enthüllte P&I die digitale Erweiterung von P&I LOGA die P&I BIG DATA Innovation. Unter dem Motto Software einfach abrufen ist der Startschuss für individualisierte Systeme und Funktionen gefallen. P&I BIG DATA kennt die Anforderungen, die Kunden aus diversen Branchen an eine HR-Software haben und ist in der Lage, intelligent auf aktuelle Bedürfnisse einzugehen. Auf Knopfdruck werden benötigte Funktionen wie Tarife, Auswertungen und Bescheinigungen in einen Warenkorb gelegt und in die Kunden-Umgebung konfiguriert. Über die neue P&I Kundenseite gelangt der Kunde direkt in die digitale Welt der P&I BIG DATA und erhält während der Suche nach neuen Lösungskonzepten, wie beispielsweise veränderte Anforderungen und Fragen, optimale Unterstützung. P&I Smart Services P&I BIG DATA unterstützt den Service der digitalen Welt und bietet mit Smart Services eine umfängliche Pflege der Gesamtsysteme. Die P&I BIG DATA stellt dem Kunden webbasierte und physische Dienstleistungen als Smart Services bereit. Pioniergeist Ernst Bromeis, Wasserbeauftragter von Das blaue Wunder, berichtete von seiner Expedtion und seinen Emotionen, beim Durchschwimmen des Rheins von der Quelle bis zur Mündung nach Rotterdam und begleitete seinen Vortrag musikalisch am Flügel. Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der P&I AG, dort können Sie sich im Bereich P&I Academy einen Clip zur P&I User Conference 2014 ansehen. Die P&I User Conference fand am 16. und 17. September 2014 im großen Saal des Wiesbadener Kurhauses statt. Als Aufmacher für die Konferenz schaltete P&I das Release-Informationsseminar 14.9 vor, das Fachwissen und strategische Zukunftsentwicklungen miteinander vereinte. Mehr als 500 Kunden besuchten dieses ereignisreiche Event und erlebten einen Einblick in die zukünftige digitale HR-Welt der P&I. Die Kommunikation, Vernetzung, Effizienz und Zusammenarbeit in der digitalen Welt, zwischen dem Kunden und der P&I legte den Fokus der P&I User Conference auf den Kunden als Co-Produzenten. Zukünftig bindet P&I die individuellen Bedürfnisse und Wünsche des Kunden in das P&I System ein und gibt sich vollkommen dem Kunden hin. CEO Vasilios Triadis erläuterte neben dem Rückblick auf das abgeschlossene Geschäftsjahr die Zukunftsstrategie der P&I in Verbindung mit dem Kunden als Co-Produzenten. Im Mittelpunkt stand der enorme Mehrwert, der durch das gesamte Experten-Wissen der P&I Community in der P&I BIG DATA vereint ist. 6 7

5 P&I SOLUTIONS P&I SOLUTIONS Projekt KoPers Erfolgreiche Abrechnung von über Personalfällen in den Bundesländern Freie und Hansestadt Hamburg und Schleswig-Holstein KoPers, das Kooperationsprojekt für die Bundesländer Schleswig-Holstein und der Freien und Hansestadt Hamburg basiert auf einer HR-Lösung aus dem Hause der P&I AG. Gemeinsam mit dem führenden IT-Dienstleister Dataport aus dem Norden Deutschlands, erfolgt die Implementierung des Personalmanagements, länderübergreifend für die Bediensteten der beiden Bundesländer. Die Freie Hansestadt Bremen ist dem Kooperationsprojekt 2013 ebenfalls beigetreten. Ziel des Projektes KoPers ist es, neben 190 norddeutschen Verwaltungseinheiten auf kommunaler Ebene, allen Bediensteten der drei Länder das HR-Standard-IT-Verfahren der P&I für die Personalverwaltung und -abrechnung kostengünstig zur Verfügung zu stellen sowie die vorhandenen Altsysteme abzulösen. Nachdem P&I im ersten Schritt die Aufnahme aller über Dataport betriebenen Kommunen Ende 2013 in den Echtbetrieb überführte, haben nun auch die ersten Einrichtungen auf Landesebene den Produktionsbetrieb aufgenommen. Schleswig-Holstein Bisher bewältigte das von Dataport selbst entwickelte und gewartete System PERMIS-A die gesamte Personalabrechnung. Die erste erfolgreiche Auszahlung von Versorgungsbezügen an ehemalige Beamte erfolgte mit der April-Abrechnung 2014 über das neue Abrechnungssystem der P&I. Das Finanzverwaltungsamt in Kiel ist für die Abrechnung aller Landesbediensteten zuständig und kann nun monatlich die Pensionen der ehemaligen Staatsbediensteten über das neue Standard-Personalabrechnungs- und Verwaltungsprogramm der P&I AG auszahlen. Im Laufe des Jahres werden die Beamten und Angestellten über KoPers in den Echtbetrieb überführt. Damit ist das Altsystem PERMIS-A abgelöst. Im Jahr 2014 startete der Aufbau des Dienstleistungszentrum Personal (DLZP). Zunächst wurden sämtliche Personalprozesse identifiziert und der Ablauf mit über 400 personalverwaltenden Dienststellen festgelegt. Ziel des DLZP ist es, die inhaltliche Trennung der Personalverwaltung und Personalabrechnung aufzuheben sowie das Personalmanagement auf Basis von KoPers effizient und für die Zukunft neu zu gestalten. 8 9

6 P&I SOLUTIONS P&I SOLUTIONS Freie und Hansestadt Hamburg Seit September 2014 läuft die Abrechnung von mehr als Bezieher von Versorgungs- und Zusatzversorgungsbezügen über KoPers. Dies bedeutet die erfolgreiche Ablösung des PAISY-Verfahrens für sämtliche ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Neben den Pensionszahlungen an die ehemaligen Beamten der Freien und Hansestadt Hamburg hat das Zentrum für Personaldienstleistungen (ZPD) in Hamburg die Verantwortung für die Berechnung von Zusatzversorgungszahlungen für ehemalige Angestellte der Stadt. Das ZPD agiert auch als Dienstleister für Einrichtungen, die nicht zur Landesverwaltung gehören. Die Umstellung auf KoPers erfolgte für die Abrechnung der Pensionäre dieser Einrichtungen ebenfalls erfolgreich. Freie Hansestadt Bremen 2013 ist Bremen der Kooperation unter dem Dach von Dataport beigetreten. Die Freie Hansestadt Bremen nutzt für die Personalabrechnung KIDICAP und für die Personalverwaltung und als Mitarbeiterportal eine selbst entwickelte Lösung. Es ist geplant, beides durch das HR-Standard-IT-Verfahren der P&I abzulösen

7 P&I SOLUTIONS P&I SOLUTIONS P&I Bewerber online Die einfache Personalsuche mit der neuen Bewerberverwaltung von P&I Jeden Arbeitgeber beschäftigen dieselben Fragen und Anforderungen, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter zu rekrutieren oder Fach- und Führungskräfte an sich zu binden, um sein Arbeitgeberimage zu optimieren.» Ein professionelles Bewerbermanagement vereinfacht die Organisation und Kommunikation mit den Bewerbern. «Klare Vorteile bringt ein Bewerbermanagementsystem besonders für Personalabteilungen. Erfahrungsgemäß können Firmen mit dem richtigen Bewerbermanagementsystem rund 50 Prozent ihrer aufgewendeten Zeit einsparen. Zeit- und Kostenersparnis Mit dem neuen Bewerbermanagement der P&I reduzieren sich die Administrations- und Managementkosten erheblich, darüber hinaus vereinfacht es die Organisation sowie Kommunikation mit den Bewerbern. Ihre Zeit ist kostbar! Durch die vorhandene Transparenz des Systems sparen Recruiter viel Zeit, denn alle internen Prozesse werden systematisiert und automatisiert in P&I LOGA3 eingebunden. Manuelle Dateneingaben gehören deshalb der Vergangenheit an und mögliche Fehlerquellen werden reduziert. Doch nicht nur das: Eine schnelle Gesamtübersicht bietet grafische Darstellungsmöglichkeiten des Workflows aus Zu- oder Absagen sowie Eingangs- und Terminbestätigungen. Korrespondenzmanagement Schriftverkehr leicht gemacht! Sämtlicher personenbezogener Schriftverkehr erfolgt durch die Einbindung des neuen Korrespondenzmanagements in allen Bewerberprozessen. P&I Bewerber online ermöglicht eine automatisierte und effiziente Erstellung von Korrespondenzen in allen Phasen des Rekrutierungsprozesses. Angefangen bei Generierung und Zusammenstellung, über Bearbeitung und Versand, bis hin zur Archivierung des Schriftverkehrs deckt das neue Korrespondenzmanagement alle Prozesse ab

8 P&I SOLUTIONS P&I SOLUTIONS Das beste Personal für die Organisation gewinnen Sie suchen engagierte und qualifizierte Mitarbeiter? Gerade in Zeiten von zunehmendem Fachkräftemangel ist es entscheidend, sich als attraktiver und glaubwürdiger Arbeitgeber zu positionieren und ein Arbeitgeberimage aufzubauen. Durch die Anpassungsmöglichkeiten und individuellen Gestaltungsfreiheiten mit P&I Bewerber online, lassen sich sämtliche Anzeigen passend zum Corporate Design eines jeden Unternehmens gestalten, sodass Sie Ihre Imagepflege in kürzester Zeit steuern können. Jeder Dritte hat schon mal einen Bewerbungsprozess abgebrochen oder einem Unternehmen im laufenden Bewerbungsverfahren abgesagt! Vom Ausfüllen der Online-Bewerbungsmaske bis hin zur Eingangsbestätigung der Bewerbung und der erwarteten Zu- oder Absage während eines Bewerberprozesses, verlangt man dem Bewerber meist eines im Übermaß ab: Geduld. Über P&I Bewerber online muss ein Kandidat sich nicht einer langen Anmeldeprozedur unterziehen. Je nach Bewerbersituation kann der Kandidat beispielsweise eine Schnellerfassungsmaske ohne jegliche Registrierung zur Bewerbung verwenden und hat nach dem Bewerbungsvorgang die Möglichkeit einen Log-In zu erhalten. So hat der Bewerber jederzeit die Gelegenheit, aktuelle Informationen zu seinen Bewerbungsunterlagen abzurufen und mit dem zuständigen HR-Mitarbeiter in Kontakt zu treten. Das Handling sowie die einzelnen Bewerbungsschritte der Online-Bewerbung sind durchweg sehr einfach gemäß dem Motto: Mit wenigen Klicks zum Ziel! Schnelle und einfache Personalsuche Steuern Sie Ihre Bewerbersuche doch einfach zentral! Ein erfolgreiches Bewerbermanagement setzt eine gezielte Steuerung der Prozesse voraus. Daher ist es von besonderem Vorteil, alle Schritte während der Bewerbersuche und deren Auswahl zentral an einem Ort zu steuern. Mit dem neuen Bewerbermanagementsystem der P&I können Sie Ihre Stellenanzeige mit wenigen Klicks auf den gewünschten Jobportalen veröffentlichen. Es ermöglicht also eine hohe Reichweite bei potenziellen Kandidaten und gewährleistet außerdem das zeitgemäße Handling mit Importmöglichkeit aus Social-Media-Kanälen

9 P&I SOLUTIONS P&I SOLUTIONS Das neue P&I Korrespondenzmanagement Persönliche Dokumente effizient und flexibel erstellen und verwalten Die Erstellungszeit für Dokumentenvorlagen und deren logische Integration nimmt eine erhebliche Bearbeitungszeit in Anspruch und kollidiert dabei mit dem Zeitmanagement. Die Optimierung solch zeitstehlender Prozesse lässt sich mit dem Korrespondenzmanagement Modul von P&I, um bis zu 80 Prozenz gegenüber der bestehenden Technologie reduzieren. Erstellung von Vorlagen Für die Erstellung von Vorlagen verwendet P&I Standardfunktionen der Serienbriefverwaltung von Microsoft Word. Bereits vorhandene Dokumentvorlagen stehen inhaltlich zur weiteren Verwendung parat. Anwender können nach Maßgabe der ihnen vorgegebenen Regelwerke Dokumente verändern und sich Ergebnisse unmittelbar als Vorschau am Bildschirm präsentieren lassen. Die Funktion des Zwischenspeicherns erlaubt Anwendern die Bearbeitung eines Dokumentes zu unterbrechen, um auf Störungen im Arbeitsablauf flexibel reagieren zu können. Die Wiederaufnahme der Bearbeitung erfolgt jeweils auf Basis des zuletzt gespeicherten Versionsstandes. Inhalte, die der Anwender zu einem späteren Zeitpunkt einfügen möchte, lassen sich mit vordefinierten Verfahrensregeln festlegen und weitgehend ohne die Hilfe der IT aktualisieren. Die Korrespondenz füllt sich im Zuge der Zusammenstellungsphase mit vorgefertigten Kundendaten, formlosen Textpassagen und vorab genehmigten Inhalten. Die Einbindung interaktiver Formulare trägt dazu bei, aus Dokumenten interaktive Kommunikationsmittel zu schaffen. Ein integrierter Vorschau- und Genehmigungsprozess erleichtert die Qualitätskontrolle. Die Erstellung von Dokumenten führt zu einer Verbesserung und zu einem Erlebnis für den Anwender. Nachverarbeitungsprozesse Die Generierung eines Dokuments erfolgt auf Grundlage des intelligenten Zusammenwirkens von Vorlagen, statischen und dynamischen Textbausteinen, Daten aus P&I Systemen, maschinell ermittelten Daten und manuellen Eingriffen der Anwender. Für die Weiterbearbeitung dieser erstellten Dokumente lassen sich beliebige Nachverarbeitungsprozesse anstoßen, wie z. B. das Drucken, der -Versand, die Archivierung in der elektronischen Personalakte oder die Übergabe des Dokumentes in einen Workflow zur Beteiligung oder Kenntnisnahme durch weitere Personen. Erstellung komplexer Dokumente Für die Erstellung komplexer Dokumente (z. B. Arbeitsverträge, qualifizierte Arbeitszeugnisse, Ernennungsurkunden, etc.) stehen logisch verknüpfte Erfassungsdialoge zur Verfügung. Diese unterstützen den Anwender dabei, ein komplexes Dokument nach Maßgabe der betrieblichen oder rechtlichen Regelwerke schrittweise zu erstellen. Wir holen Sie ab mit der Erstellung komplexer Dokumente. einer effizienten Erstellung von Korrespondenzen. intuitiven Werkzeugen zur Unterstützung. individuellen Einstellungsmöglichkeiten zur Erstellung von Vorlagen. flexiblen Reaktionen auf Störungen im Arbeitsablauf. Das P&I Korrespondenzmanagement Modul ermöglicht die effizientere Erstellung von Kundenkorrespondenz in allen Phasen, angefangen bei der Generierung über die Zusammenstellung und den Versand bis hin zur Archivierung. Während der Erstellungsphase für die Vorbereitung von Standardvorlagen erhält der Anwender über intuitive Werkzeuge Unterstützung. Darüber hinaus sind relevante Standards und Rechtsvorschriften im Zusammenhang mit der Erstellung von Schriftgut sichergestellt. Mehrstufige Prozesse wie die Erstellung von Dokumenten, die Beteiligung unterschiedlicher Personen in einem Workflow und die dynamische Inhaltsverwaltung lassen sich mit der erweiterten und integrierten P&I Workflow Engine realisieren. Die fachlichen Systemadministratoren setzen alle zu erstellenden Dokumente mit den jeweiligen personalwirtschaftlichen Aufgaben in eine Beziehung. Dies verbessert nachhaltig und effizient die Ablauforganisation in einer Verwaltung oder in einem Unternehmen. einer erleichterten Qualitätskontrolle durch integrierte Vorschau- und Genehmigungsprozesse. beliebigen Weiterverarbeitungsprozessen. einem eingespielten Workflow. einer Zeitersparnis von bis zu 80 Prozent

10 P&I SOLUTIONS P&I SOLUTIONS P&I LOGA E-Government-Suite Die Suite für die nutzerfreundliche, schnelle und sichere elektronische Verwaltung Die elektronische Kommunikation und Verwaltung hat eine enorm hohe Bedeutung für das Personalmanagement. Deshalb ist eine nutzerfreundliche, schnelle und sichere Abwicklung von personalwirtschaftlichen Prozessen ein elementarer Bestandteil von P&I LOGA. Vorteile, die sich sehen lassen! Geld Der Druck und die Kuvertierung von Verdienstabrechnungen kosten bei Druckzentren in der Regel zwischen 0,20 Euro bis 0,35 Euro je Mitarbeiter und Monat. Berücksichtigt man darüber hinaus die internen Personalkosten sowie Verpackungs- und Versandkosten, erhöhen sich die Kosten je Mitarbeiter und Monat bei realistischer Bewertung schnell auf 0,50 Euro. Das sind mindestens 6,00 Euro pro Jahr und Mitarbeiter. Zeit Zeit ist unser wertvollstes Gut, deshalb ist es so bedeutsam, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Besonders die Elektronische Betriebsprüfung (eubp) in Verbindung mit der elektronischen Übermittlung von Daten reduziert den Aufwand für Prüfungen und spart wertvolle Zeit. Auch die per Knopfdruck direkt aus P&I LOGA erzeugte und versendete DEÜV-Softmeldung ist schnell und einfach abgeschlossen, denn die Funktion verhindert eine doppelte Datenerfassung und eine manuelle Übermittlung über Fremdsysteme. Die Sortierung, der Versand und die Verteilung von Abrechnungen gehören mit P&I der Vergangenheit an! Sicherheit Während des manuellen Datenaustauschs und der damit verbundenen Unterbrechung des Geschäftsprozesses passieren die häufigsten Fehler. Mit der P&I LOGA E-Government-Suite können Sie diesem Medienbruch entgegenwirken, denn die Funktionen ermöglichen nicht nur eine integrierte und schnelle Übermittlung von Daten, sondern bereiten diese nachvollziehbar und sicher für Sie auf. Das P&I LOGA E-Government als Paket P&I LOGA Elektronische Betriebsprüfung (eubp) Der Zeitaufwand für die Personalabteilung in Zusammenhang mit der Betriebsprüfung reduziert sich erheblich, denn sie bietet die Möglichkeit, prüfungsrelevante Arbeitgeberdaten elektronisch zu übermitteln. Die elektronische Betriebsprüfung ist ohne großen Aufwand einfach und schnell in die bestehende P&I LOGA Anwendung implementierbar und steht zur sofortigen Nutzung zur Verfügung. P&I In Deutschland nutzen fast 80 Prozent die Kommunikation per also warum nicht auch über diesen Weg persönliche Dokumente an den Arbeitnehmer senden? Denn P&I ermöglicht beispielsweise aus der Monatsproduktion heraus den automatisierten Versand von Entgelt-, Reisekosten- oder Zeitabrechnungen an alle Mitarbeiter. P&I LOGA DEÜV-Sofortmeldung Sofern Organisationen Personen aus bestimmten Branchen beschäftigen, tragen sie die Verpflichtung, den Beginn des Beschäftigungsverhältnisses an die Datenstelle zu melden. Diese Meldungen können komfortabel aus P&I LOGA heraus erfolgen, was die Kommunikation vereinfacht. P&I LOGA Kontrollcenter Statistische Meldungen Die Daten der vierteljährlichen Verdienst-, Verdienststruktur- und Arbeitskostenerhebung können simpel und sicher direkt aus dem eigenen P&I LOGA Interface an das Statistische Bundesamt übermittelt werden

11 HR ESSENTIALS HR ESSENTIALS Gegenbauer Holding SE & Co. KG und P&I AG unterhalten langjährige Geschäftsbeziehung Über 15 Jahre verbindet die Unternehmensgruppe Gegenbauer und die P&I eine erfolgreiche Kooperation. Das Bündnis beider Unternehmen wurde in den letzten Jahren immer mehr verfestigt gründete Carl Gegenbauer das gleichnamige Facility-Management-Unternehmen in Berlin, welches heute mit rund Mitarbeitern und einem Umsatz von ca. 450 Millionen Euro zu den führenden Anbietern in Deutschland zählt. Mit einem bundesweiten Servicenetzwerk betreut Gegenbauer die Immobilien und Liegenschaften von Kunden aus fast allen Branchen umfassend. Mit ihren bewährten Service- und Managementkonzepten unterstützen, entlasten und begleiten sie gezielt die Wertschöpfungsprozesse der Kunden. Die Unternehmensgruppe erbringt Dienstleistungen in den Unternehmensbereichen Facility-Management und Facility-Services. Der Bereich Facility-Management steht für die branchenorientierten, integrierten Systemdienstleistungen in den Segmenten Industrial & Public, Health Care, Property Services sowie Location Management & Services. Der Bereich Facility-Services umfasst mit den Segmenten Gebäudereinigung und Sicherheitsdienste die infrastrukturellen Einzeldienstleistungen. Die Unternehmensgruppe Gegenbauer im Wandel Bis vor 15 Jahren rechnete Gegenbauer über Mitarbeiter mit fünf verschiedenen Systemen und der IBM-AS400 Lohnsoftware ab, während sich zeitgleich die Unternehmensgruppe von einem klassischen Gebäudereinigungsunternehmen zu einem der führenden Gebäudedienstleistungsunternehmen in Deutschland wandelte. Mit dieser Transformation erhöhte sich rasant die Mitarbeiteranzahl aus den verschiedenen Branchen und brachte mit der bundesweiten Expansion einen fehlenden Überblick über die Abrechnungen mit sich. Also erforderte es eine zentral ausgerichtete IT, um den wachsenden Anforderungen des Personalmanagements nachkommen zu können, dabei fiel die Entscheidung eine professionelle Personalarbeit umzusetzen. Somit war es für Gegenbauer klar, dass die Unternehmensgruppe nicht mehr nur eine Lohnsoftware benötigte, sondern eine vollumfängliche Personalmanagement-Software. P&I LOGA2000 brachte die Unternehmensgruppe Gegenbauer und P&I zum Ende der 90er Jahre zusammen. Doch dabei blieb es nicht. Denn um weitere Dokumente wie Urlaubsbeantragungen und Reisekostenabrechnungen zu verwalten, kam 2007 das webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräfteportal P&I HCM in der Unternehmensgruppe zum Einsatz.» Diese Erweiterung führte zu einer erheblichen Senkung der administrativen Kosten und trotz der dezentral aufgestellten Belegschaft gelang es Gegenbauer eine Transparenz im Unterehmen zu schaffen.«der Weg in die P&I Cloud Die starke Beziehung beider Unternehmen zeigte sich im März 2013, wobei die Unternehmensgruppe Gegenbauer einem gemeinsamen Servicevertrag zustimmte und damit dem exklusiven Kundenkreis der P&I beitrat. Dies ebnete Gegenbauer den Weg in die P&I Cloud. Der Startschuss für die Migration in das P&I Data Center fiel im Oktober Die Implementierung des neuen DS-Admin und der Austausch des bisherigen P&I HCM durch das webbasierte P&I HCM2 erfolgte zeitgleich. Die gegebenen Hardwareressourcen der IT von Gegenbauer reichten jedoch nicht mehr aus, um die für die P&I LOGA- und P&I HCM-Umgebung notwendigen Betriebs- und Ausfallsicherheiten sowie Hochverfügbarkeiten zu unterstützen. Die technologische Innovation, als zukunftsfähiges Modell des Mitarbeiter- und Führungskräfte Portals P&I HCM2, ist das Entscheidungskriterium für die P&I Cloud gewesen, so die Unternehmensgruppe. Der Weg in die P&I-Cloud bringt für Gegenbauer wesentliche Vorteile mit sich: Minimierung von technischen Administrationskosten Erhöhung der Sicherheit Wegfall von Investitionskosten Fokus auf die wesentliche Personalarbeit Zentralisierung des Personalmanagements 20 21

12 HR ESSENTIALS HR ESSENTIALS Weiter auf der Innovationsspur Das Unternehmen vertraut weiterhin auf die Innovationskraft der P&I und legt ihr gesamtes Personalmanagement in die Hände des europaweiten Technologieunternehmens. Mit der Zeit folgen neue Technologien sowie ein neu orientiertes Personalmanagement. Auch hier geht die Unternehmensgruppe gemeinsam mit P&I den Weg und vertraut weiterhin auf die fortschrittlichen Produkte. Künftig finden neben den Urlaubsgenehmigungen und Reisekostenabrechnungen auch das Bewerbermanagement, die Seminarverwaltung sowie die Sachbearbeitung in der Personalbetreuung und Lohnbuchhaltung ihren Platz in der neuen webbasierten Software von P&I. Die Aktivierung des Produktionsbetriebes im P&I Data Center findet voraussichtlich im Mai 2015 statt, sodass das Projekt bis dahin abgeschlossen ist. In Zukunft geht es über die Migration hinaus, denn im Sommer 2015 startet die Anbindung an die P&I BIG DATA, was besonders für die Unternehmensgruppe eine große Veränderung mit sich bringt. Gegenbauer ein personalintensives Unternehmen mit wachsenden Innovationen, bezieht ab diesem Zeitpunkt branchenspezifische Steuerungen in vorgelagerten operativen Prozessen direkt über die P&I BIG DATA. Mehr als 15 Jahre Partnerschaft haben die Zusammenarbeit mit allen Höhen und Tiefen geprägt. Dieses Vertrauen und die gegenseitige Wertschätzung sind die Basis für eine weiterhin langfristige und erfolgreiche Geschäftsbeziehung. Mit Gegenbauer als einem der führenden Anbieter des Facility-Managements in Deutschland, haben wir einen verlässlichen und starken Partner an unserer Seite.» Es beweist, dass das Personalmanagement mit seiner Entscheidung für die Cloud-Anbindung ein großes Vertrauen in P&I setzt, denn mit der Bereitstellung des Gesamtsystems erwartet Gegenbauer Stabilität, die höchste Verfügbarkeit sowie die Nutzung von best practices.«hr-software aus einer Hand Heute rechnet Gegenbauer über aktive Mitarbeiter über ein einziges System ab! Die langjährige Nutzung von P&I LOGA brachte eine Informationsbasis für Entscheidungen mit sich, welche die Innovations- und Wachstumsfähigkeit der Unternehmensgruppe sichert. Durch die von P&I eingeführte Client-Server-Struktur des P&I LOGA fand der Prozess zur Bildung von zentralen Service- Centern für die Personalbetreuung und Lohnbuchhaltung wesentliche Unterstützung. Neben der Zentralisierung aller Abrechnungen erreichte Gegenbauer mit der Einführung der P&I Systeme auch eine erhebliche Minimierung der Abrechnungskosten sowie die Verkürzung von Arbeitszeiten. Darüber hinaus ermöglichten die Module von P&I LOGA eine fachgerechte Bewerkstelligung der sich laufend verändernden gesetzlichen Anforderungen

13 HR ESSENTIALS HR ESSENTIALS Sennheiser electronic GmbH & Co. KG setzt im Personalmanagement auf P&I Zu Beginn der Kooperation stand für Sennheiser eine saubere und zentrale Steuerung der Abrechnungen im Vordergrund. Mit dem Wachstum des Unternehmens in den vergangenen Jahren gewannen auch Personalentwicklungsthemen an Bedeutung. Als Servicevertrags-Kunde der P&I nutzt Sennheiser heute die strategischen Beratungsleistungen der P&I. Sennheiser ist eines der bekanntesten und erfolgreichsten Unternehmen in der Audiotechnik. Seit 70 Jahren verfolgt das Unternehmen den Anspruch, die Branche aktiv mitzugestalten und auf diese Weise neue Maßstäbe zu setzen. Dies bedeutet, Innovationen nicht nur zu entwickeln, sondern auch Trends zu setzen und auszubauen. Mit mehr als Mitarbeitern an vier Forschungs- und Innovationszentren in Europa, Asien sowie in den USA sorgt ein globales Team rund um die Uhr dafür, keinen Trend oder Kundenwunsch zu verpassen. Neben technischer Innovationsstärke und perfektem Design betreibt Sennheiser einen ausgezeichneten Kundenservice sowie eine der modernsten Fertigungslinien für Kopfhörer weltweit. Sennheiser steht für Qualitätsprodukte, echten Klang und maßgeschneiderte Lösungen, wenn es um Aufnahme, Übertragung und Wiedergabe von Klang geht. Das Fundament dafür bildet die Geschichte des Unternehmens, seine Innovationskultur sowie die Leidenschaft für Exzellenz. Personalorganisation im Fokus Das stetige Wachstum, die Gründung weiterer Vertriebsgesellschaften und die Eröffnung neuer Produktionsstandorte erforderten ein Personalmanagement, das alle Mitarbeiter zentral erfasst und korrekt abrechnet. Eine weitere Herausforderung stellten die verschiedenen gesetzlichen Änderungen im Personalwesen dar, denn die erhebliche Masse an Informationen und regelmäßigen Erneuerungen konnte die Personalabteilung kaum rechtzeitig bewältigen. Um eine Entlastung der Personalabteilung sowie eine Strukturierung und ordnungsmäßige Durchführung der Personalverwaltung und Abrechnung zu erreichen, musste ein komplettes Personalmanagementsystem her. Dies erfolgte über P&I LOGA, der Personalmanagement-Software für Lohn- und Gehaltsabrechnungen der P&I. Die Einbindung von P&I LOGA in die vorhandene IT-Landschaft von Sennheiser erfolgte einwandfrei, da die integrierte P&I LOGA Struktur eine Implementierung nach Maß unterstützte

14 HR ESSENTIALS HR ESSENTIALS Gründerhaus 1945 Sennheiser-Familie wächst weiter In Albuquerque, USA, und in Tullamore, Irland, entstanden Sennheiser-Werke, in Dänemark verlief die Gründung des Sennheiser Joint Venture, Sennheiser Communications A/S sowie die Eröffnung von Sennheiser Nordic A/S in Holte, nördlich von Kopenhagen, mit Vertretungen in Dänemark, Norwegen, Finnland und Schweden. Daraufhin eröffnete Sennheiser 2006 eine neue Geschäftsstelle in Russland und 2007 eine weitere in Indien. Die Mitarbeiteranzahl wuchs Jahr für Jahr weiter und führte zur Einführung der Human Capital Management-Software von P&I. Die Anwendung des webbasierten Mitarbeiterportals verband alle Mitarbeiter global an einem Ort. Beide Systeme basieren auf dem Datenmodell von P&I LOGA, sodass Sennheiser alle Personaldaten in einer umfassenden HR-Lösung zur Verfügung standen. Im Rahmen des Management- und Mitarbeiter-Self-Services fand eine erhebliche Unterstützung für die Optimierung der personalwirtschaftlichen Prozesse statt. Besonders das Handling für Antrags-/Genehmigungsverfahren, Personaleinsatzplanung sowie Personalcontrolling fand bei Sennheiser großen Anklang. Mit Sennheisers Globalisierung nahmen die Dienstreisen auf Mitarbeiterebene ebenfalls erheblich zu. Die regelmäßige Organisation und Abrechnung von Geschäfts- und Dienstreisen erforderte eine effiziente und wirtschaftliche Verwaltung. Dies führte zur Migration des P&I Reisekostenabrechnungsmoduls in P&I LOGA, ein webbasiertes Travel-Management, das die Administration erheblich vereinfachte und Aufwand sowie Kosten reduzierte. Darüber hinaus stellte das Modul die korrekte steuerliche Behandlung und Verbuchung der Belege, Reisekostensätze sowie Pauschalen mit Hilfe der automatischen Integrität sicher. Sennheiser vertraut auf P&I Im März 2013 vereinbarten Sennheiser und P&I einen Servicevertrag als Grundlage für eine langfristige und optimale Zusammenarbeit. Alle Prozesse rund um das Personalmanagement betreut heute ein HR-Spezialist der P&I und berät Sennheiser in jeglichen Belangen. Fokus der Kooperation: Nutzung der Portallösung P&I HCM Einbindung der Mitarbeiter und Führungskräfte in die HR-Prozesse Dezentraler Zugriff auf Informationen aus dem Personalsystem Dies sind wichtige Bestandteile, welche in Absprache mit Sennheiser durch den P&I-Spezialisten aktiviert werden. Die Verantwortung obliegt nun der P&I, sodass Sennheisers Tagesgeschäft durch vereinbarte Reaktionszeiten, Release-Aktivierungen und Schulungen gesichert ist

15 P&I FUTURE P&I FUTURE P&I in Silicon Valley Ein Interview mit Dr. Mark Vogelsberger, dem Leiter des neuen Entwicklungszentrums der P&I Silicon Valley Inc. Dr. Mark Vogelsberger, seit Jahren leben Sie in den USA und sind am MIT tätig. Infolgedessen sind Sie inmitten der amerikanischen Technologie zu Hause und bestens mit der IT-Branche vertraut. Das Silicon Valley ist für jeden ein Begriff. Doch was ist das Besondere an dem wichtigsten Standort der IT- und High-Tech-Industrie? Silicon Valley ist Keimzelle nahezu aller technologischen Entwicklungen, die uns täglich umgeben. Google, Facebook und Apple sind nur einige der Technologie-Unternehmen, die dort beheimatet sind und deren Produkte uns täglich begleiten. Silicon Valley bietet eine enorm hohe Dichte an innovativen Unternehmen und unzähligen Start-Ups. Zahlreiche der weltweit besten Universitäten sind in dieser Gegend zu Hause und eng mit den Entwicklungen im Silicon Valley verzahnt. Unter ihnen liefert vor allem die Stanford University als eine der forschungsstärksten und renommiertesten Universitäten der Welt regelmäßig neue innovative Impulse. Es gibt weltweit keine zweite Region, in der Innovation und Produktivität im IT-Bereich so extrem vorangetrieben werden wie hier. Welchen Herausforderungen wird sich die P&I in den kommenden Jahren stellen müssen? Denken Sie, dass kulturelle Unterschiede zwischen Europa und den USA eine Rolle spielen werden? Mit der Eröffnung des neuen Entwicklungszentrums im IT-Mekka Silicon Valley begrüßt P&I auch ein neues Mitglied: Dr. Mark Vogelsberger. Mit ihm positioniert sich P&I im Silicon Valley sehr stark, denn unter anderem war Dr. Vogelsberger als wissenschaftlicher Mitarbeiter an der renommierten Elite-Universität Harvard tätig. Zuletzt nahm der theoretische Physiker eine Professur für Computational Physics am Massachusetts Institute of Technology (MIT) an. Nun stellt er sich seiner Aufgabe als Leiter des neuen Entwicklungszentrums. Da die P&I sich in einem Umwandlungsprozess zu einem Technologie-Unternehmen befindet, gibt es für diese Wandlung kein besseres Umfeld als das Silicon Valley. Weltweit dominierende Technologie-Trends werden hier geboren und direkt in Produkten und Unternehmen am Markt umgesetzt. Die P&I befindet sich bald am Puls des Fortschritts, sieht sich verschiedene Trends genau an und entscheidet, welche davon in P&I-Produkte einfließen. Es ist also der ideale Ort, um neue Trends zu analysieren und aufzugreifen. Hinzu kommt, dass das Silicon Valley einen enormen Pool an hochqualifizierten Mitarbeitern liefert, die entsprechende Technologien kurzfristig auf höchstem Niveau umsetzen können. Als deutsches Softwarehaus ist P&I bestrebt, klassische Tugenden wie Präzision und Verlässlichkeit mit der Innovationskraft des amerikanischen Marktes zu kombinieren. Ich denke, dass die Verbindung beider Kulturen den P&I-Produkten einen enormen Schub nach vorne gibt und unseren Kunden zu Gute kommt

16 P&I FUTURE IMPRESSUM Mit der Expansion der P&I tragen Sie als Leiter des neuen Entwicklungszentrums eine große Verantwortung, außerdem dozieren Sie weiterhin an Universitäten. Inwieweit kommen Ihre Erfahrungen für P&I zum Einsatz, und wo sehen Sie die P&I in Zukunft? In den ersten Jahren wird es von höchster Bedeutung sein, sich gut mit dem Silicon Valley zu vernetzen und Kontakte zu knüpfen, um am Puls der Zeit zu sein und zu bleiben. Im Silicon Valley geht das aufgrund der hohen Innovations- und Firmendichte traditionell sehr einfach. Außerdem bauen wir auch den Kontakt zu Universitäten auf und platzieren P&I dort entsprechend. Im Silicon Valley ist es Tradition, dass neue Trends und Innovationen aus Kooperationen mit den Universitäten entstehen. Deshalb wollen wir hochkarätige Absolventen amerikanischer Elite-Universitäten wie Stanford oder Berkeley für die P&I begeistern, als Mitarbeiter gewinnen und binden. Impressum HERAUSGEBER P&I Personal & Informatik AG Kreuzberger Ring 56 D Wiesbaden REDAKTION Jasmin Müller P&I AG Sewasti Zombras P&I AG Gestaltung und Satz: mainformat GmbH DRUCK ColorDruck Solutions GmbH COPYRIGHT 2015 by P&I AG, Wiesbaden. Nachdruck nur mit Genehmigung. Alle Rechte vorbehalten. FOTONACHWEISE S. 3: Joppen Fotografie Frankfurt am Main S. 6: Jasmin Müller P&I AG S. 8/9: yuri4u80, villorejo Thinkstock S. 10 / 11: Oliver Hoffmann, anandoart, MicheleBoiero Thinkstock S. 12 : Olivier Le Moal Fotolia S. 14 /15: tonivaver Thinkstock, Jasmin Müller P&I AG S. 16: Gajus Fotolia S. 19: Vege Fotolia S : Gegenbauer Holding SE & Co. KG S : Sennheiser electronic GmbH & Co. KG S. 28 /29: Bill_Dally Thinkstock S. 30: Oxlock Fotolia KONTAKT Fragen oder Anregungen zum Magazin: 30

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