Finanz- und Personalwesen. PSIpenta finance. S o f t w a r e f o r Finance and Human Resources

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1 Finanz- und Personalwesen PSIpenta finance S o f t w a r e f o r Finance and Human Resources

2 Rechnungswesen Die fortschrittliche Lösung für klassische Disziplinen Zertifizierung durch eine der weltweit größten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften PSIpenta finance ist das kaufmännische Lösungsangebot des ERP- Standards PSIpenta und setzt auf der im Finanz- und Personalwesen weitverbreiteten egecko-plattform auf. So deckt PSIpenta finance bereits im Standard einen breiten und praxiserprobten Leistungsumfang ab. Zertifiziert wurde die Lösung durch eine der weltweit größten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Komfortable Detaillösungen erweitern die Basis an den Stellen, wo besondere Anforderungen, wie z.b. das automatische Buchen von Bankbelegen, das Dauerbuchen oder das Führen eines Kassenbuches es erfordern. Abgestimmt auf die Anforderungen international tätiger Produktionsunternehmen bietet PSIpenta finance unterschiedliche Landesversionen für das Rechnungswesen. Als lokalisierte Versionen berücksichtigen sie sowohl die lokale Sprache als auch landesspezifische Gesetze und Vorgaben. Damit wird multinationalen Unternehmen nicht nur die Standardisierung des Rechnungswesens ermöglicht, sondern auch der konzernweiten Konsolidierung zergliederter Unternehmensorganisationen Rechnung getragen. Über eigene Bewertungsarten lassen sich steuerrechtliche Bilanzen zu Bilanzen nach US-GAAP und IFRS erstellen. Die parallele Darstellung und einfache Nachvollziehbarkeit der abweichenden Bewertungen sorgen dabei für eine größtmögliche Transparenz in der Rechnungslegung. Das System kann beliebige Eigenund Fremdwährungen führen. Über taggenau verwaltete Kurstabellen können so Fremdwährungsgewinne oder -verluste automatisch gebucht und aktuelle Bewertungen vorgenommen werden. Mit einem integrierten Formelgenerator können Bilanzen GuVs, BWAs und andere Reports erstellt werden. Über Drill-Down lassen sich Zeilenwerte, Kontosummen und Periodenwerte bis zum Ursprungsbeleg herunter brechen. 2

3 Prozesse steuern 3

4 Finanz- und Anlagenbuchhaltung Praxisorientierte Anwendungen mit hoher Funktionalität Das Finanzbuchhaltungspaket unterstützt praxisorientiert die buchhalterischen Geschäftsabläufe eines Fertigungsbetriebes. Intuitive Bedienbarkeit und hohe Effizienz in der Bearbeitung der Routinetätigkeiten sparen dabei Zeit und geben Freiraum zur Optimierung unternehmenskritischer Belange im Bereich des Finanzmanagements. So entsteht Transparenz und die notwendige Sicherheit für strategische Entscheidungen. Leistungsmerkmale Bilanz und GuV Kennzahlen und Liquiditätsanalysen Steuerbuch Umsatzsteuervoranmeldung/ELSTER Mahnwesen Automatischer Zahlverkehr für In- und Ausland Automatische Periodenaufteilung von Buchungen Bonitätsanalyse Liquiditätsplanung Die Erfassung und Verwaltung des Anlagevermögens, die Berechnung und Transparenz über Veränderungen von Abschreibungsgütern übernimmt das Modul Anlagenbuchhaltung. Die Inventur erfolgt einfach und zeitsparend mittels Barcodescannern. Anlagen- und Investitionswerte werden so taggenau dargestellt. Besonderes Highlight ist die umfangreiche Planungsund Simulationsfunktion, die eine zeitlich unbegrenzte Simulation der Entwicklung des Anlagevermögens ermöglicht. Umfassende, flexible Auswertungsmöglichkeiten, wie z.b. Anlagengitter, Sonder-Afa und Versicherungen, runden das funktionale Leistungsspektrum ab. Zusätzlich bietet PSIpenta finance für die Abschreibung von Leasingfahrzeugen besondere Status- und Betragsbuchungen an. Auch die Abbildung von Konzernstrukturen unterstützt PSIpenta finance. So können strategische Intercompany-Beziehungen einzelner Firmen, Geschäftsbereiche oder Profitcenter gleichermaßen dargestellt werden, wie hierarchische Beziehungsgeflechte und Holding- Strukturen. So erhält das Führungsgremium unabhängig von der organisatorischen Dimension Transparenz und Kontrolle insbesondere ein Führungsinstrument zur Analyse der Einzelfirmen, Sparten, Profitcenter an die Hand. Anpassungen an neue Unternehmensstrukturen können jederzeit durch den Anwender quasi aufwandsneutral durchgeführt werden. Die Konsolidierung kann dabei auch rückwirkend erfolgen. Das komplett in PSIpenta finance integrierte Konzernpaket stellt so über Drill-Down-Technologie Belege, Auswertungen und Reports mit einem Knopfdruck bereit. Abbildung von Konzernstrukturen 4

5 Werte darstellen 5

6 Kostenrechnung und Kalkulation Vo n d e r e r s t e n G r o b k o s t e n e r f a s s u n g b i s z u r e x a k t e n G e w i n n s p a n n e Auftragsbezogene Kostenrechnung In einem immer dynamischeren Geschäftsumfeld haben sich die Anforderungen an Kostenrechnungssysteme durch Veränderungen der Fertigungstypen in mittelständischen Unternehmen stark gewandelt. Standen früher die Serien-, Reihen- oder Fließfertigung im Mittelpunkt, sind heute Einzel-, Kleinserien- und Projekteinzelfertigungen in Produktionsbetrieben maßgeblich. Durch den gleichzeitig steigenden Kostenoptimierungsdruck nimmt die Bedeutung einer auftragsbezogenen Kostenrechnung als unerlässliche Informationsquelle für eine zuverlässige und zukunftsorientierte Unternehmenssteuerung zu. Im Gegensatz zu den herkömmlichen, finanzbuchhalterisch geprägten Kostenrechnungssystemen, die ihre Stärken vornehmlich im Bereich des kostenstellenbezogenen Gemeinkostencontrollings haben, ist die auftragsbezogene Kostenrechnung besser geeignet, neben der gemeinkostenorientierten Kostenstellenrechnung auch eine einzelkostenorientierte Kostenträgerrechnung in adäquater Form darzustellen. Der Funktionsumfang der Kostenrechnung reicht in den Teilsystemen der Kostenarten-, Kostenstellenund Kostenträgerrechnung von differenzierten Umlage- und Zuschlagsverfahren, über Planungsrechnungen und Sollwertermittlungen bis hin zur differenzierten Bezugsgrößenbildung und Leistungsverrechnung. Die Kostenartenrechnung dient einerseits zur Abstimmung der in der Kostenrechnung gebuchten Beträge gegenüber den Zahlen aus der Finanzbuchhaltung. Andererseits werden die zeitlichen und sachlichen Abgrenzungen zwischen den Aufwendungen der Finanzbuchhaltung und den Kosten der Kostenrechnung ausgewiesen. Darüber hinaus können über die Kostenartenrechnung Preis- und Mengenabweichungen oder auch Lagerbestandsveränderungen nachgewiesen werden. Die Kostenstellenrechnung zählt zu den Basisfunktionen der Kostenund Leistungsrechnung. Kostenstellen sind organisatorische Einheiten, in denen aus betriebswirtschaftlicher Sicht die Kosten der primären und sekundären Wertschöpfungskette des Unternehmens geplant, erfasst und überwacht werden. 6

7 Die Kostenstellenrechnung in PSIpenta kann als Ist-, Standardoder flexible Plankostenrechnung geführt werden. Importfunktionen für Plan- und Istdaten ermöglichen ein Verarbeiten von Informationen aus vor gelagerten Systemen, wie z.b. dem Personalabrechnungssystem. Die Auftrags- und Projektabrechnung (Stückrechnung) dient sowohl der Planung und Kalkulation von Kunden- und Lageraufträgen, als auch von innerbetrieblichen Aufträgen und Investitionsvorhaben. In der Kostenträgerrechnung wird in PSIpenta die Zeitrechnung abgebildet. Mit der Ergebnis- oder Betriebserfolgsrechnung kann der Periodenerfolg pro Kostenträger, Artikel, Produktgruppe oder sonstigem Kostenobjekt bzw. auch für das Gesamtunternehmen ausgewiesen werden. Leistungsmerkmale Kostenstellenrechnung Ist-, Plan- oder flexible Plankosten- rechnung Innerbetriebliche Leistungs- verrechnung Umlagen, wahlweise mit Iterations- oder Stufenleiterverfahren Budgetierung Kostenstellenauswertungen und Abfragen Aufträge (Stückrechnung) Innerbetriebliche Auftrags- verrechnung Planung von Investitionsvorhaben Kalkulationsmechanismen Umfassende Auswertungen und Abfragen Frei parametrierbare Verdichtungen Frei definierbare Verrechnungen (Zeit- punkt, Kostenträger) von der Kosten- trägerstück- in die Kostenträgerzeitrechnung Kostenträger (Zeitrechnung) Ergebnis-Betriebserfolgsrechnung Definition der Methoden: - Deckungsbeitragsrechnung, - Zuschlagsrechnung, - Absatzerfolgsrechnung, - Produktionserfolgsrechnung Ausweis von Abweichungen und Kostenstellenbericht aus der PSIpenta Kostenrechnung Deckungsdifferenzen 7

8 Controlling Gutes Fundament für echte Unternehmer Zur Weiterentwicklung der Führungswerkzeuge, bietet das PSIpenta finance Paket ein Controlling-Modul, das sämtliche Daten aus vor gelagerten Systemen wie der Produktion, dem Einkauf und Vertrieb, der Auftragsbearbeitung, Lagerwirtschaft, dem Personalwesen und der Buchhaltung im Zugriff hat und in einem zentralen Data Warehouse sammelt. Für die Ergebnisplanung und -rechnung werden die Daten unter Berücksichtigung aller bereichsspezifischen Details im Controlling nutzbar und transparent dargestellt. Grafische Armaturen visualisieren im Sinne eines Frühwarnsystems den Status wesentlicher Unternehmenskennzahlen. Ampelfunktion zeigen Soll/Ist-Abweichungen an. Als zusätzliche Erweiterung, die gerade in Fertigungsunternehmen eine hohe Akzeptanz genießt, bietet der ProfitManager leistungsfähige Funktionen für das Liquiditätsmanagement. Auf Knopfdruck erhält der Anwender aktualisierte Berechnungen und Auswertungen zur Finanzlage. Kennzahlen-Auswertung und -Vergleich mit Ampelfunktionen und grafischen Armaturen 8

9 Entscheidungen treffen 9

10 Personalwesen Höhere Effizienz durch integrierte Human-Resource-Prozesse PSIpenta bietet auch eine Lösung für das Personalwesen an. Das auf egecko-basis entwickelte Programm beinhaltet eine leistungsfähige Lohn- und Gehaltsabrechnung, eine Reisekostenabrechnung sowie ein umfassendes Personalmanagement. Das umfassende Daten- und Zugriffschutzkonzept sorgt dafür, dass sensible Personal- und Gehaltsinformationen auch nur den dazu berechtigten Personen zugänglich sind. Der Schutz der Daten erfolgt parallel auf Benutzer- und Datensatzebene und greift bis auf die Feldebene. Umfangreiche Standardauswertungen sowie individuell gestaltbare Reports stellen zeitnah die wesentlichen Informationen für ein gezieltes Personalmanagement zur Verfügung. Einfach, schnell und flexibel können so aussagekräftige Auswertungen, wie z.b. Fehlzeiten pro Mitarbeiter oder Fluktuation pro Abteilung erzeugt werden. Schnell und termingerecht erfolgt die Bearbeitung der Kernaufgaben wie Entgeltabrechnung, Ermittlung und Überführung der SV-Beiträge sowie der Lohnsteuer. Anfallende Routinearbeiten werden verkürzt, Verfahrenskosten gesenkt, d.h. das komplette Abrechnungsverfahren vereinfacht. Die wesentlichen Lohngrunddaten wie Finanzämter, Gemeinden, Krankenkassen, Banken und Bundesagenturen für Arbeit stehen standardmäßig zur Verfügung. Zur Aktualisierung von Krankenkassen und Beitragssätzen werden einfach automatische Updates angestoßen. Das Programm wurde durch die ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung) mit dem GKV-Prädikat ausgezeichnet. Es ist voll DEÜVfähig, beinhaltet Prüfroutinen und unterstützt ELSTER. Eine GDPdU- Schnittstelle ist ebenfalls integriert. Weitere Leistungsmerkmale sind unter anderem die Rückrechnung bis zum Januar des Vorjahres, die Schnellerfassung von Personalstammdaten, die Plausibilitätsprüfung bei der Stammdatenpflege, die Personalkostenplanung mit Simulationen anhand von Netto-Brutto- Hochrechnungen. Ein integriertes Bescheinigungswesen liefert zudem versandfertige Formulare für Behörden. Der Standard deckt bereits wesentliche Auswertungen und Nachweise ab, die einfach individualisiert werden können. So stehen 10

11 Leistungsfähiges Personalmanagement integriert beispielsweise Lohnsteueranmeldung, SV-Beitragsnachweis, Lohnkonto, Verdienstabrechnung sowie Übersichten über Mitarbeiterfluktuation, -fehlzeiten, Urlaub und Krankheitsstand zur Verfügung. Darüber hinaus beinhaltet die Lohnabrechnung von PSIpenta die vollautomatische Pfändung von Lohn und Gehalt sowie die Abrechnung von Kurzarbeitergeld gegenüber der BfA. Die einfache Abrechnung von Flexi-Konten, Altersteilzeit, betrieblicher Altersversorgung und Versorgungskassen wird ebenfalls unterstützt. Zusätzlich bietet das Programm ein umfassendes und leistungsfähiges Personalmanagement: Von der Bewerberverwaltung bis hin zur Stellenbeschreibung und -bewertung. Die Identifikation von Mitarbeiterpotentialen wird dabei zielorientiert unterstützt. Das Abbilden der Organisationsstruktur und das Erstellen eines Organigramms je Struktureinheit mit allen Daten zur jeweiligen Stelle und Mitarbeiter kann einfach umgesetzt werden. Im Standard des Personalinformationssystems stehen Mitarbeiterdaten wie Foto, Geburtstags- und Jubiläumsliste, Werdegang, Seminare (besucht/ gewünscht), Qualifikationen, Korrespondenz zur Verfügung. Automatische und manuelle Wiedervorlagen erinnern den Anwender an Fristen wie z.b. bei auslaufenden Arbeitsverträgen oder Aufenthaltsgenehmigungen. Durch ein vernetztes, prozessoptimiertes Personalmanagement über den so genannten Employee Self Services kann die Belegschaft selbst in die Prozesse eingebunden werden. So ist u.a. ein Mitarbeiter-Portal enthalten, in dem Mitarbeiter ihre Stammdaten selbst verwalten und auf diese Weise aktiv zur Reduzierung des administrativen Aufwands in der Personalabteilung beitragen. Das Planen und Budgetieren von Fortbildungsmaßnahmen oder Auswerten historischer Stammdaten wie Urlaubs- und Fehlzeiten des Personals wird per Knopfdruck ausgelöst. So bietet das System alle Funktionalitäten zur strukturierten Datenverwaltung von Beschäftigungs- und Fehlzeiten, Altersteilzeit, Elternzeit, Urlaubsansprüchen, Aus- und Fortbildung, Beurteilungen, Nebentätigkeiten. Abrundend steht eine personenbezogene Dokumentenverwaltung sowie eine Import- und Exportfunktion von Daten zur Verfügung. Reduzierung des Pflegeaufwands durch Mitarbeiterportal 11

12 Reisemanagement Optimiertes Reisemanagement spart Zeit und Geld Die Reisekostenabrechnung im PSIpenta Portfolio unterstützt den Anwender bei der schnellen und effizienten Erfassung, Planung und Abrechnung anfallender Dienstreisen. Einkommenssteuerrechtliche Richtlinien für In- und Auslandsreisen sind dabei berücksichtigt. Reisedaten können bereits in der Planungsphase oder nach vollzogener Reise elektronisch per bzw. als Anfrage zur Genehmigung übermittelt werden. Die dazugehörige Vorschussverwaltung und ggf. Fremdwährungen bei Reisen außerhalb der Eurozone werden automatisch angezeigt. Weiterhin sind verschiedene Auszahlungsvarianten wie Lohnauszahlung oder Zahlungsver-fahren der Finanzbuchhaltung wählbar. Über den aktuellen Status der abzurechnenden Reise kann sich jeder Mitarbeiter jederzeit im System informieren. Vorteile für Reisende: bequeme elektronische Beantragung der Reise beim Vorgesetzten mit Standards zur Nutzung der unternehmensinternen Buchungslösung (interne Reisestelle/Reisebüro) einfache Eingabe oder Übernahme von Reisedaten und Auslagen erhebliche Vereinfachung durch Import von Kreditkartenumsätzen elektronische Weiterleitung der Abrechnung für eine schnelle Erstattung der Kosten Planung, Eingabe und Beantragung der Reise Umfassende Auswertungen für Vorgesetzte und Reisende zur Kosteneinsparung Vorgesetzte sind auf dem Laufenden über: die zu genehmigenden Reisen die späteren Abrechnungen die Abwesenheitszeiten der reisenden Mitarbeiter die aktuellen Kostenstellen die Kostenträgerrechnung in Abhängigkeit von angegebenen Projekten elektronische Reiseprüfung und -genehmigung Abrechnung, Buchung sowie Archivierung der Reisedaten mit Belegen 12

13 Ziele erreichen 13

14 Die Zertifizierungsstelle der TÜV SÜD Management Service GmbH bescheinigt, dass das Unternehmen PSIPENTA Software Systems GmbH Dircksenstraße 42-44, D Berlin für den Geltungsbereich Vermarktung und Vertrieb produktbasierter Fertigungslösungen auf Grundlage eigenentwickelter Software für die Bereiche Produkt Planungs System (PPS), Manufacturing Execution System (MES), Supply Chain Management (SCM) und Instandhaltung im Zielmarkt Maschinenbau, Anlagenbau sowie Automobilzulieferindustrie ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt hat und anwendet. Durch ein Audit, Bericht-Nr wurde der Nachweis erbracht, dass die Forderungen der erfüllt sind. Dieses Zertifikat ist gültig in Verbindung mit dem Hauptzertifikat bis Zertifikat-Registrier-Nr /08 TMS München, QMS-TGA-ZM Kooperation Investitionssicherheit durch Kontinuität Die PSIPENTA Software Systems GmbH ist 1997 als hundertprozentige Tochter aus der seit 1969 bestehenden PSI AG hervorgegangen. Als größte eigenständige Gesellschaft des PSI Konzerns liefert sie Komplettlösungen für die Produktion, Logistik, den Anlagenbetrieb sowie das Supply Chain Management. Die neue Anwendung entspricht vom Look-and-Feel dem ERP- Standard PSIpenta. Funktional und technisch sind die einzelnen Anwendungsbausteine otimal eingebunden. Alle Anwender profitieren so von einem nahtlosen Datenaustausch zwischen den Systemen und erhalten gleichzeitig durchgängige Geschäftsprozesse. ZERTIFIKAT ISO 9001: 2000 Das Unternehmen ist seit 1994 nach ISO 9001 zertifiziert. Seit 2001 wurde diess Zertifikat auf ein konzernweites Zertifikat ausgeweitet. Alle Unternehmensteile werden jährlich Audits unterzogen. Die kaufmännische Anwendung PSIpenta finance ist eine Gemeinschaftsentwicklung der Fuldaer CSS GmbH und der Berliner PSIPENTA. Eine eigens für die Programmierung von PSIpenta finance gegründete Gesellschaft kümmert sich dabei um die Entwicklung, Pflege und den Support der kaufmännischen Software. Das neue Modul nutzt als Basis die leistungsfähige egecko-plattform der weit verbreiteten CSS-Produkte. Seit Gründung der CSS GmbH 1984 richtet das inhabergeführte Unternehmen seinen Fokus auf die Entwicklung und Vermarktung innovativer Softwareprodukte. Langjähriges betriebswirtschaftliches Wissen prägen die funktional ausgereiften und praxisnahen Anwendungen für das Finanz- und Personalwesen. Modernste JAVA-Technologie sorgt für hohe Zukunftssicherheit der Investition. Mit über mittelständischen Kunden gehört egecko zu den führenden internationalen Softwarelösungen im Rechnungswesen. 14

15 T r e n d s erkennen15

16 Deutschland: PSIPENTA Software Systems GmbH Dircksenstraße Berlin (Mitte) Telefon: Telefax: Schweiz: PSI AG Glatt Tower Postfach 8301 Glattzentrum Schweiz Ruhrallee Essen Telefon: Telefax: Schockenriedstraße Stuttgart Telefon: Telefax: Marcel-Breuer-Straße München Telefon: Telefax: Österreich: PSIPENTA Software Systems GmbH Durisolstraße Wels Österreich Großbritannien: PSI AG England Rayleigh House 2 Richmond Hill Richmond-upon-Thames Surrey, TW10 6QX Vereinigtes Königreich Polen: PSI Produkty i Systemy Informatyczne Sp. z o.o. ul. Sielska Poznań Polen Tschechien: IS Berghof s.r.o. (Vertriebspartner) Šlechtitelů Olomouc Tschechien Bildnachweis S. 5: Bundesdruckerei

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