Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 3 Teil 2 ( ): Projektplanung 1 mit MS Project 2003 SS

2 PM-Tools Typische Funktionen Planungsinstrument (Projektstruktur, Projektablauf, Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung) Projektüberwachungs- und steuerungsinstrument: Darstellungen von Projektfortschritt, Kostenentwicklungen usw. Dokumentationsinstrument Kommunikationsmedium Multiprojektmanagement Marktprodukte MS Office Project 2003 Results Management (ABT), Artemis Views (Artemis), P3 (Primavera), Planview (Planview), Superproject (CA), Open Plan (Welcon), Project Scheduler (Scitor) 2

3 MS Project 2003 Am meisten verwendete Projektmanagement-Software: > 3 Millionen Anwender Versionen Früher: MS Project 98, MS Project 4.0, MS Project 2000 / 2002 Seit Herbst 2003: MS Office Project 2003 MS Project Standard 2003 MS Project Professional 2003 MS Project Server 2003 Aufbau ähnlich MS Excel leicht erlernbar; Aufgabenlisten-Import von Outlook/Excel möglich Projektberater: interaktiver Planungsleitfaden zur Projektunterstützung, geeignet für schnellen Einstieg Unternehmensweites PM mit Rollen-basiertem Ansatz 3

4 Architektur von MS Office Project 2003 (1) 4 4

5 Architektur von MS Office Project 2003 (2) Project Standard Project Professional Project Web Web Access Kommunikationsfunktionen Enterprisefunktionen MS-SQL Server Project Server 2003 Unternehmensweites Ressourcen- und Multi-Projektmanagement Dokumenten- und Aufgabenmanagement Portfoliomanagement Teilkomponente Project Web Access dient der Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und ermöglicht den Zugriff auf Projektinformationen Notification Engine versendet s, wenn bestimmte Ereignisse eintreten 5

6 Möglichkeiten von MS Project 2003 Projektdaten Erfassung Verwaltung Veränderung Auswertung Verschiedenste Möglichkeiten der Projektdarstellung Gliederungen Diagramme Netzpläne Berichte Von MS Project unterstützte Projektphasen: Planung Durchführung Abschluss 6

7 Menüleiste Symbolleisten Zeitskala Aktive Zeile Teilungsbalken Arbeitsbildschirm 7

8 Arbeiten mit dem Projektberater 8

9 Grundlegende Vorgehensweise 1. MS Project starten und Menü-Punkt Datei neu aufrufen Neue Project-Datei mit Namen Projekt1 wird erzeugt 2. Projekt-Info eingeben: Basis-Termin Anmerkung: Basis-Termin nur über Menüpunkt Projekt Projekt-Info ändern 3. Projektkalender einrichten 4. Vorgänge eingeben gliedern mit Dauer versehen verknüpfen 5. Meilensteine und Termine festlegen 6. Ausdruck der Projektpläne, Diagramme und Übersichten 7. Speichern der erzeugten Projekt-Datei (Name vergeben) 8. Beenden von MS Project 9

10 Beispiel: Einführung einer PM-Software Arbeitspakete Dauer Vorgänger 1. Anforderungen definieren 2t 2. Angebote einholen 1w 1 3. Auswahl der PM-Software 4t 2 4. Präsentation und Mittelfreigabe 0t 3 5. Installation der Software auf Server 1t 4 6. Installation der Software auf Clients 3t 4 7. Schulung vorbereiten 2t 4 8. Schulung der Anwender 2t 7 9. Feier 0t 5;6;8 Achtung: 1w = 5t 10

11 Menüpunkt: Extras Arbeitszeit ändern... Ergänzend gibt es zu jeder Ressource einen eigenen Ressourcen-Kalender 11

12 Beispiel: Einführung einer PM-Software PSP mit Terminplanung und kritischem Pfad Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende 1 Vorbereitungen 11 Tage Mon Die Anforderungen definieren 2 Tage Mon Die Angebote einholen 5 Tage Mit Mit Auswahl der PM-Software 4 Tage Don Die Präsentation und Mittelfreiga 0 Tage Die Die Durchführung 4 Tage Mit Mon Installation der SW auf Serve 1 Tag Mit Mit Installation der SW auf Clien 3 Tage Mit Fre Schulung vorbereiten 2 Tage Mit Don Schulung durchführen 2 Tage Fre Mon Feier 0 Tage Mon Mon Mai ' Mai ' Mai ' Mai '05 S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S Phase/Sammelvorgang endet mit einem Meilenstein 12

13 Projektplan drucken 1. Datei - Seitenansicht 2. Datei - Drucken 13

14 14

15 Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte Projektantrag wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative Internet-Unternehmen spätestens zum online geht. Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten. 1. Erstellen Sie 4 verschiedene Projektstrukturpläne in Organigrammform 2. Wählen Sie einen PSP aus und erstellen Sie dazu alle Arbeitspakete. Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (78 h für Informatiker; ca h für Nicht-Informatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen. 3. Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2003 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp 4. Die Ergebnisse von sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen Die offizielle Planabnahme erfolgt am , 13:30 Team 1; 13:45 Team 2; 14:00 Team 3; 14:15 Team 4; 14:30 Team 5 im Router-Lab A204. Hierzu sind von einem Teammitglied die Planungen mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder (in h) vorzulegen. 15

16 Zu Aufgabe 3: Projektplanung I Um den vorgegebenen Termin einzuhalten, ist nach Erstellung des Projektplanes umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen. Ab sofort ist ein wöchentlicher jour fixe mit Protokoll durchzuführen Der jeweils verantwortliche PL erstellt das wöchentliche Protokoll. Bitte folgende Namenskonvention beachten: P_n-Team_x.doc ist das n-te Protokoll von Team x Die jour fixe-protokolle werden Bestandteile der Projektdokumentation Die Projektarbeitszeiten jedes Teammitglieds sind mit dem Zeiterfassungsformular zu erfassen Von jedem Teammitglied ist die Datei Team_x-Nachname.xls anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai und Juni 2005 zu füllen Die tatsächlichen Projektaufwände sind tagesgenau zu erfassen : Abgabetermin für die drei Dateien BP1-Team_x.mpp, Plan1-Team_x.ppt, P_1-Team_x.doc 16

17 Zu Aufgabe 3: Projektplanung I Strukturierungsvorschlag für die Präsentationsdatei Plan1-Team_x.ppt Projektstrukturpläne Objektorientierter PSP Funktionsorientierter PSP Ablauforientierter PSP Gemischter PSP Arbeitspakete Basisplan in MS Project (Screenshot) Erfahrungen Projektarbeit MS Project 2003 Präsentation vom PL des Teams 4 in der nächsten Vorlesung 17

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