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1 Projektdokumentation zwischen Bürokratie und Pragmatismus Kurzreferat V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 1 Inhalt Ziel des Kurzreferates Begriffe Etappen der Projektdokumentation Dokumentarten Probleme mit Dokumenten Umfang Von der Idee zum Dokument Tipps Fachliteratur V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 2

2 Ziel des Kurzreferates Die Teilnehmenden erkennen, dass Vorgehen, Ergebnisse und Werkzeuge projektspezifisch angepasst werden müssen erhalten Anregungen und Praxistipps zum Thema Projektdokumentation V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 3 Begriff: Projektdokumentation Die Projektdokumentation ist die Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes. DIN (Bezieht sich auf den Projektabschlussbericht; im Projektalltag wird Projektdokumentation jedoch für alle im Projekt erstellten Dokumente verwendet.) V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 4

3 Begriff: Bürokratie Bürokratie ist ein Kunstwort, zusammengesetzt aus dem französischen bureau und dem griechischen kratia (Herrschaft). Es bedeutet demnach Büroherrschaft. Im Alltag bezeichnet Bürokratie einen als übertrieben empfundenen Regelungswillen, welcher die Einhaltung von Vorschriften und Regeln vor ihren Nutzen stellt. V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 5 Begriff: Pragmatismus Pragmatismus (griechisch: nützlich, handelnd) ist eine philosophische Lehre, welche das Denken vom Standpunkt der Nützlichkeit (Brauchbarkeit) her beurteilt. Pragmatisch sein bedeutet, sich am Nützlichen zu orientieren und zu handeln. V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 6

4 Etappen der Projektdokumentation (Schriftliche Kommunikation) V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 7 Dokumentarten Projektmanagementhandbuch Projekthandbuch Prozessdokumentation Produktdokumentation V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 8

5 Projektmanagementhandbuch (Projektleitfaden) Unternehmensweiter Standard Basis für das Projekt Vorgehen Ergebnisse Tätigkeiten Checklisten Vorlagen V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 9 Projekthandbuch (Qualitätssicherungsplan) Projektbeschreibung Vorgehensmodell Ergebnisse Meilensteine Methoden und Werkzeuge Standards und Richtlinien V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 10

6 Prozessdokumentation (Vorgehensdokumentation) Projektauftrag Projektorganisation Projektpläne Statusberichte Änderungsanträge Planänderungen Abschlussbericht V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 11 Produktdokumentation (Systemdokumentation) Projektergebnisse Konzepte, Analysen IT-System Anwendung Netzwerk-Layout Organigramm Lageplan Zeichnungen V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 12

7 Probleme mit Dokumenten Dokumente erfordern Zeit beim Erstellen und beim Lesen Es wird zu wenig oder zu viel dokumentiert Der Verteiler ist nicht klar Dokumente werden nicht gelesen, nicht verstanden oder nicht umgesetzt Umständlicher oder unverständlicher Inhalt Überflüssige Informationen oder Wiederholungen V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 13 Dokumente werfen Fragen auf Warum bekomme ich dieses Dokument? Worum geht es? Was muss ich tun? Was sagt das Dokument über den Autor aus? V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 14

8 Umfang der Dokumentation Die Schaufelgrösse muss zur Baustelle passen! kleine Projekte mittlere Projekte grosse Projekte benötigen unterschiedliche Dokumente V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 15 Schaufelgrösse wählen Legen Sie projektspezifisch fest: Vorgehensweise (Phasen) Ergebnisse (Dokumente) Methoden Standards und Richtlinien Werkzeuge V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 16

9 Von der Idee zum Dokument Autor und Leser > wer schreibt das Dokument, wer liest es? Zweck und Ergebnis > Welche Wirkung auf den Empfänger will ich erreichen? Inhalt > was? wie? wieviel? Zeitpunkt > wann? Art und Weise, Form, Medium > wie? womit? V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 17 Tipps zum Projektstart Stellen Sie zu Beginn des Projektes Dokumentationsstandards auf. Stellen Sie Dokumentvorlagen zur Verfügung. Richten Sie auf dem Server eine Dokumentenstruktur ein. Legen Sie die Zugriffsrechte fest. V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 18

10 Tipps zu den Dokumenten Sie basieren auf der Standardvorlage Titel, Autor, Datum, Version, Status Fusszeile, Kopfzeile, Logo Bei Bedarf: Titelblatt, Inhaltsverzeichnis, Zusammenfassung, Stichwortverzeichnis, Zentral registriert Geeignetes Werkzeug wählen Statt ausdrucken: elektronisch bereitstellen Version, Datum und Status im Dateinamen z.b.: Projekthandbuch_V02_ _Entwurf V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 19 Zusammenfassung Eine Sache wird nicht dadurch perfekt, indem man viele Dinge zufügt, sondern indem man Dinge wegnimmt und die Aussage immer noch stimmt. J. Boy V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 20

11 Fachliteratur Boy; Dudek; Kuschel: Projektmanagement Grundlagen, Methoden und Techniken, Zusammenhänge. Verlag Gabal, 2006, 12. Auflage, ISBN: , Fr Jenny, Bruno: Projektmanagement Das Wissen für eine erfolgreiche Karriere. VdF Hochschulverlag, 2005, 2. durchgesehene Auflage, Fr Wolf; Mlekusch: Projektmanagement live Instrumente, Verfahren und Kooperationen als Garanten des Projekterfolgs. Verlag Expert, 2006, 6. Auflage ISBN: , Fr V 1.1 Fredi Frutschi Schulung & Beratung, CH-3322 Schönbühl 21

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