Familienzulagen. PerSal Business Dossier. Dossier-Themen. Sofort-Nutzen. Personal. Unternehmens führung. Führung. Erfolg & Karriere.

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1 Dossier-Themen Unternehmens führung Personal Sofort-Nutzen Ziel Kompakte und verständliche Darstellung der Regelungen. Begriffserläuterungen. Führung Verstehen der Aufgaben von Arbeitgebern und Familienausgleichskassen. Erfolg & Karriere Kommunikation Marketing & Vertrieb Informatik Recht, Steuern & Finanzen Das Kennen der zwei verschiedenen Abrechnungsverfahren. Wichtigste Anforderungen an ein Software-System kennen. Ihr Gewinn Informations- und Zeitgewinn durch ein einmaliges Sammelwerk. Übersichtliche Darstellung der Regeln. Erläuterung mit vielen praktischen Beispielen. Entscheidungsunterstützung bei der Wahl des Abrechnungsverfahrens (ordentliches oder delegiertes) und des Software-Systems.

2 Autoren Fritz Achermann Fritz Achermann gründete im Jahre 1994 gemeinsam mit seinem Geschäftspartner die «perso line ag», die eines der ersten Lohnsysteme für Windows entwickelte. Das Salärsystem «WinLohn» wurde bereits in den 90er Jahren in den Landessprachen D, F, I vertrieben und in über 2000 KMUs eingesetzt. Von 2000 bis 2004 stand er im Software-Konzern SAGE als Geschäftsleiter dem Human Resources Outsourcing und der Software-Entwicklung vor, bis er im Herbst 2004 wieder ein eigenes Unternehmen gründete. PerSal AG entwickelt und vertreibt heute eine Human Resources Gesamtlösung inkl. Lohnsystem und bietet zudem Outsourcing-Dienstleistungen für Unternehmen jeglicher Branche und Grösse an. fritz.achermann@persal.ch Internet: Thomas Wachter Thomas Wachter war mehrere Jahre Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development bei der Schindler Aufzüge AG und ist seit 1992 im Personaldienst des Kantons Luzern tätig. Aktuell ist er dort Leiter HR-Instrumente und Lohnsystem sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Ausserdem ist er seit vielen Jahren für die WEKA Business Media AG als Herausgeber und Dozent für verschiedene Personalthemen tätig, so u.a. auch als Herausgeber für den neu erschienenen Online- Ratgeber «Lohn- und GehaltsPraxis». thomas.wachter@now.ch Internet: Impressum Satz: Dimitri Gabriel Korrektorat: Urs Bochsler WEKA Business Media AG Hermetschloostrasse Zürich Tel Fax info@weka.ch PerSal AG Kreuzstrasse Kriens Tel Fax info@@persal.ch Erscheinungsdatum: Oktober 2011 VLB Titelaufnahme im Verzeichnis Lieferbarer Bücher: ISBN: WEKA Business Media AG, Zürich Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werks darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet oder verbreitet werden.

3 Inhalt Inhalt Summary... 5 Zuständigkeit... 7 Anwendbare ordnung... 7 Zuständiger Arbeitgeber... 7 Regelungen zu den... 8 Anspruchsberechtigte... 8 Berechtigte Arbeitnehmende... 8 Berechtigung für Kinder... 8 Die einzelnen Zulagenarten und deren Bestimmungen... 9 Bestimmungen für alle Zulagenarten... 9 Minimaleinkommen... 9 Pensum... 9 Eintritt oder Austritt während eines Monats Arbeitsverhinderungen Krankheit, Unfall, Dienstleistung Unbezahlter Urlaub Mutterschaftsurlaub Andere Abwesenheiten und Ereignisse Kinderzulagen Ausbildungszulagen Was gilt als Ausbildung? Unterbrechung der Ausbildung Geburtszulagen Adoptionszulagen Wer erhält die Zulagen? Auszahlung der Zulagen bei mehreren Anspruchsberechtigten Differenzzahlungen Export von bei Kindern im Ausland Erwerbstätige in der Schweiz Schweizer Staatsangehörige Kinder von EU/EFTA-Staatsangehörigen Kinder von Staatsangehörigen von Bosnien-Herzegowina, Montenegro und Serbien Erwerbstätige im Ausland Asylsuchende Andere Berechtigte für Kinderzulagen Arbeitnehmer landwirtschaftlicher Betriebe Arbeitslose Nichterwerbstätige Selbständigerwerbende

4 Inhalt Administration und Abrechnung Das «Zentrale register» Ziel Organisation Meldungen Zugang zum Register Vergabe der AHV-Nummer Arbeitgeber mit delegierter Dossierführung Das Abrechnungsverfahren ohne delegierte Dossierführung Aufgaben der Familienausgleichskasse Aufgaben des Arbeitgebers Summary Anschlusspflicht Anmeldung Auszahlung Meldepflicht Beispiel einer schnellen Umsetzung: Software-System PerSal Arten gemäss zentralem Ausgleichskassenregister (ZAS) Auszahlungskorrekturen am Beispiel Software-System PerSal Auswertungen (für die periodischen Abrechnungen) am Beispiel Software-System PerSal Das Abrechnungsverfahren bei delegierter Dossierführung Was ist das? Wie funktionierts? Beispiel eines einfachen Dokumentenmanagements: Software-System PerSal Voraussetzungen Vorteile Aufgaben der Familienausgleichskassen Aufgaben des Arbeitgebers Verantwortlichkeiten Delegierte Dossierführung und register Elektronischer Datenaustausch bei delegierter Dossierführung Darauf müssen Sie achten! Beispiel einer schnellen Umsetzung: Software-System PerSal Monatliche Meldung des Gesamtbestands Elektronische Übermittlung Rückmeldungen an den Arbeitgeber Abrechnung/Akonto-Rechnungen und Jahresabschluss Arbeitgeberkontrollen Indexverzeichnis

5 Summary Summary Jedes Unternehmen hat sich einer Familienausgleichskasse anzuschliessen, Beiträge auf allen AHVpflichtigen Löhnen zu entrichten und den berechtigten Mitarbeitenden die auszurichten. Die Kinderzulagen bis 16 Jahre betragen minimal CHF 200., die Ausbildungszulagen bis 25 Jahre minimal CHF Die Kantone sowie die Ausgleichskassen können höhere Zulagen vorsehen. -berechtigt sind alle Mitarbeitenden, unabhängig von der Nationalität, mit Kindern in der Schweiz oder in einem Staat, mit welchem ein Sozialversicherungsabkommen besteht. Wichtigste Voraussetzung für den Anspruch ist, dass die Person ein Einkommen von mindestens CHF 580. pro Monat erzielt. Es werden nur ganze Zulagen ausgerichtet, unabhängig vom Pensum. Hingegen werden die Zulagen bei einem untermonatigen Ein- oder Austritt gekürzt. Bei Arbeitsverhinderung infolge von Krankheit, Unfall oder Dienstleistung werden die Zulagen, ab Beginn der Arbeitsverhinderung bis zum Ende des laufenden Monats sowie während der folgenden drei Monate, weiterbezahlt. Auch während eines Mutterschaftsurlaubs von maximal 16 Wochen besteht Anspruch auf die Zulagen. Bei den Ausbildungszulagen stellt sich die Frage, was als Ausbildung gilt und wie Ausbildungsunterbrechungen zu behandeln sind. Auf den 1. Januar 2011 wurden diesbezüglich weitere Präzisierungen vorgenommen. So gelten u.a. Brückenangebote, obligatorische Praktika und Au-pair -Aufenthalte mit einem Anteil Schule als Ausbildung. Übliche Semesterferien und die Zeit zwischen Matura und Studienbeginn bis vier Monate gelten nicht als Unterbrechung. Bei der Absolvierung eines Militärdienstes bis maximal fünf Monate Ausbildungsunterbruch werden die Ausbildungszulagen ebenfalls weiter entrichtet. Oftmals haben mehrere Personen für das gleiche Kind Anspruch auf, beispielsweise wenn Mutter und Vater beide erwerbstätig sind (so genannte «Anspruchskonkurrenz»). Mit einer Prioritätenordnung wird festgelegt, wer «erstanspruchsberechtigt» ist und folglich die Zulagen bezieht. Weitere Personen können ebenfalls anspruchsberechtigt sein, aber in zweiter und dritter Priorität. Die «zweitanspruchsberechtigte» Person kann allfällig eine Differenzzulage beziehen, falls sich ihr Anspruch in einem Kanton begründet, welcher höhere Zulagen vorschreibt. Bei Kindern im Ausland werden die nur entrichtet, wenn ein Sozialversicherungsabkommen dies vorschreibt. Dies ist für Angehörige von EU-/EFTA-Staaten der Fall, deren Kinder in einem EU-/EFTA-Staat leben. Dabei ist es möglich, dass beispielsweise die Ehepartnerin oder der Ehepartner im EU-/EFTA-Ausland ebenfalls aufgrund einer Erwerbstätigkeit für das gleiche Kind Zulagen beziehen kann. In diesem Fall gehen die Zulagen im Wohnland der Kinder vor und der Arbeitgeber in der Schweiz hat lediglich eine Differenzzulage zu entrichten, welche meist nur jährlich abgerechnet wird. Ebenfalls erhalten Angehörige von Bosnien-Herzegowina, Montenegro und Serbien mit Kindern im Ausland, dies unabhängig davon, wo deren Kinder leben. Hier ist die Koordinationsregel anders: Die Zulagen sind am Arbeitsort des Vaters zu beziehen und Differenzzulagen werden keine entrichtet. 5

6 Summary Aufgrund der Anspruchskonkurrenz besteht die Gefahr von Mehrfachbezügen. Seit 2011 existiert deshalb ein zentrales register. Dadurch können die beteiligten Amtsstellen aber auch die Arbeitgeber mittels einer eingeschränkten Berechtigung eruieren, ob bereits Zulagen für ein Kind bezogen werden. Damit dies umgesetzt werden kann, wurden einige Regeln geändert. So wird beispielsweise für die Auszahlung von resp. für deren Abrechnung mit der Ausgleichskasse immer auch die AHV-Nummer des Kindes benötigt. Für die Abwicklung von kann entweder das ordentliche oder das delegierte Abrechnungsverfahren gewählt werden. Beim ordentlichen Verfahren meldet der Arbeitgeber die bei der Ausgleichskasse an. Die Kasse entscheidet dann über den Anspruch und erlässt einen Entscheid. Anders beim delegierten Abrechnungsverfahren. Hier wird die Abklärung des Anspruches auf an den Arbeitgeber delegiert. Die wichtigste Aufgabe des Arbeitgebers ist die Meldung der Mutationen, wie zum Beispiel ein Austritt. Dabei kann Sie ein professionelles Software-System wie beispielsweise «PerSal» wirkungsvoll unterstützen. Zudem gilt es, die Abrechnungen periodisch zu erstellen. Auch dabei ist die Unterstützung durch das Software-System entscheidend. Wird die delegierte Dossierführung gewählt, so gilt es zudem, die Dokumente zu verwalten. Bei einer geeigneten Software können diese elektronisch verwaltet werden. Bei dieser Methode werden die Daten in der Regel elektronisch an die Kasse übermittelt und die Rückmeldungen ebenfalls auf elektronischem Weg empfangen, wie beispielsweise bei einer fehlenden AHV-Nummer eines Kindes oder bei einem vermuteten Doppelbezug. 6