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1 HUMAN RESOURCES

2 WO DER MENSCH

3 3 3 IM VORDERGRUND STEHT Ein modernes Unternehmen braucht engagierte, kreative Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihre Fähigkeiten sinnvoll zu nutzen und sie in einer motivierenden Atmosphäre entsprechend zu qualifizieren und zu fördern ist eine Aufgabe, welche an die Personalverantwortlichen hohe Anforderungen stellt. Entsprechend vielseitig und flexibel sollte darum auch die Software für die Personaladministration sein. Als perfekte Ergänzung der ABACUS Lohnbuchhaltung geht das Programm Human Resources weit über das reine Zahlendenken hinaus. Damit hilft es, die personellen Ressourcen optimal auszuschöpfen und auch dem Menschen als nicht messbare Grösse gerecht zu werden. Beginnen, wo andere aufhören Dieses Motto und ein kompromisslos an der Praxis orientiertes Denken steht hinter allem, was von ABACUS entwickelt wird. Klar strukturiert, vielseitig und von bestechender Effizienz ist auch das Programm Human Resources Ausdruck dieser Einstellung. Damit wird es zum wertvollen Werkzeug in der Personalabteilung jedes zukunftsgerichteten Unternehmens.

4 ABACUS IST MEHR ALS NUR SOFTWARE Leistungsfähig und bewährt ABACUS hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über Betrieben im täglichen Einsatz bewährt. Die universelle Einsetzbarkeit und Leistungsfähigkeit beweist die ABACUS-Software sowohl in Kleinbetrieben als auch im Einsatz in grösseren Betrieben. ABACUS-Software wird von den grössten und renommierten schweizerischen Treuhandgesellschaften selber eingesetzt und empfohlen. Integriert und flexibel Der modulare Aufbau und die Möglichkeit, die ABACUS-Programme als Einplatz-Lösung oder in Netzwerken integriert einzusetzen, erlauben jederzeit eine nachträgliche Erweiterung der Anwendung. Der Betrieb kann so die ABACUS-Software seinen wachsenden Anforderungen anpassen. Erst die Möglichkeit, die Programme in vielen Bereichen den Bedürfnissen der Anwender anzupassen, stellt den optimal abgestimmten Einsatz der Software sicher. Modernste Technologien Mit einem Mausklick kann direkt aus dem ABACUS-Bewerbermanagement eine offene Stelle in den Online- und Printmedien ausgeschrieben werden B2B einfach und effizient. Weiterentwicklung Die permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz der in Software und Ausbildung getätigten Investitionen. Hotline ABACUS bietet eine Hotline an, die den Anwender schnell und kompetent unterstützt.

5 ABACUS-Software wird zum <digital erp> Ab der Version stehen den Anwendern der ABACUS-Software verschiedene Funktionen zur Verfügung, mit denen die innerbetrieblichen und die geschäftsübergreifenden Prozesse digital unterstützt und abgewickelt werden können papierlos von A-Z. > Erstellung von Dokumenten wie Organigramme oder Lohnabrechnungen als PDF > Direkter Versand von Dokumenten über oder E-Business-Netzwerke > Ergänzung von erstellten Dokumenten mit digitaler Signatur und Public- Key-Kryptografie für maximale Sicherheit gemäss gesetzlichen Vorschriften > Empfang von digital signierten Dokumenten wie Lieferantenfakturen mit automatischer Überprüfung der Gültigkeit des Zertifikates bei der Zertifizierungsstelle > Automatische Weiterverarbeitung von empfangenen Lieferantenrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung aufgrund des PDF mit integrierter XML- Dateiinformation > Verknüpfung von Buchhaltungstransaktionen mit Originalbelegen und Ermöglichung einer lückenlosen Prüfspur > Elektronische Archivierung sämtlicher digital erzeugter Dokumente im Archiv / Dossier und leistungsfähige Suchmaschine AbaPilot für ein gezieltes Auffinden von Daten und zugeordneten Originalbelegen > Scanning-Funktion für Digitalisierung von Originaldokumenten auf Papier mit automatischer Zuordnung zum betreffenden Lieferanten resp. zur Buchungstransaktion > Auslagerung sämtlicher buchhaltungsrelevanter Informationen auf externe Datenträger wie CD / DVD inkl. Suchmaschine und Viewer für eine komfortable Suche nach Daten und Informationen direkt auf dem Datenträger (plattformunabhängig) 5 PROFESSIONAL ABACUS Vertriebspartner ABACUS-Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung bieten das betriebswirtschaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den Unterhalt der Software. Qualifizierte ABACUS-Vertriebspartner erhalten den Status eines Logo-Partners. Sie absolvieren jährliche, obligatorische Kurse, beschäftigen eine Mindestanzahl von ABACUS-Beratern und erzielen einen Minimalumsatz mit ABACUS-Software pro Jahr. Software-Partner unterstützen zudem die gesamte Produktpalette und bieten eine permanente Hotline an. HÄNDLER ABACUS Schulungsangebot Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und produktives Einsetzen der Programme. Software-Zertifikat Durch eine grosse Buchprüfungsfirma wurde die ABACUS-Finanzsoftware auf die Einhaltung der Buchführungsnormen überprüft.

6 INTEGRIERTES GESAMTSYSTEM FÜR DIE PERSONALADMINISTRATION Mit dem ABACUS HR erhält der Anwender ein sehr flexibel einsetzbares Werkzeug, mit dem die Lohnbuchhaltung sinnvoll ergänzt werden kann. Der Personalführung einer Unternehmung steht damit nicht mehr nur ein Abrechnungssystem für die Auszahlung von Gehältern zur Verfügung, sondern ein integriertes, auch die Personaladministration umfassendes Gesamtsystem. Eine moderne Personalführung bedarf der Instrumente, welche die Arbeit der Personalverantwortlichen unterstützen. Ein solches Instrument steht mit dem ABACUS HR zur Verfügung. Die Übersicht über den Personalbestand wird damit strukturiert, rationalisiert und wesentlich effizienter.

7 7 Auf den folgenden Seiten sind die vielfältigen Möglichkeiten des Programms Human Resources beschrieben. Die Systemvoraussetzungen und weitere Optionen sind auf den Zusatzseiten im Anhang wie folgt aufgeführt: Datenblatt / Systemvoraussetzungen Mandanten Kostenstellen ASCII-Schnittstelle Report Writer AbaView ABACUS Tool-Kit ABACUS Tools

8 PERSONALINFORMATIONEN In den Personalinformationen werden alle Daten über den Mitarbeiter erfasst. Diese umfassen die Stammdaten, Lohndaten, Beförderungen und Ernennungen, Stellenbelegung, Stellvertretung usw.

9 9 Grunddaten Lohnbuchhaltung Die Grunddaten der Lohnbuchhaltung umfassen die Personalstammdaten, Personallohndaten, Personallisten und Stammblätter. Diese Daten werden auf einer Zeitachse geführt. Dies ermöglicht dem Anwender vorgängig Stammdaten für den Folgemonat oder das Folgejahr zu erfassen respektive zu mutieren. > Personalstammdaten Die Personalstammdaten umfassen die für die Lohnabrechnung notwendigen Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Eintrittsdatum usw. Sie beinhalten auch diverse nationale Informationen wie AHV-Nummer, SUVA/ UVG-Code etc. Der Stamm kann durch fakultative Informationen wie Telefon, Zivilstand, Beruf usw. ergänzt werden. > Personallohndaten In den Personallohndaten werden die Lohndaten wie Monatslohn, Stundenansatz, Fixspesen usw. erfasst. Für die Erfassung der Lohndaten stehen 80 frei beschriftbare Felder zur Verfügung. Die Lohndaten werden auf einer Zeitachse geführt, was bedeutet, dass Lohndaten bereits für das Folgejahr erfasst werden können. Die Lohndaten dienen im Weiteren auch als Grundlage zur Berechnung der Budgets. > Personallisten Die Auswertung des Personalstammes erfolgt über eine Vielzahl von Listen, die im Standardumfang des Human Resources integriert sind. Erweiterte Personaldaten Die Personaldaten der Lohnbuchhaltung können im HR mit diversen Informationen ergänzt werden. Neben vordefinierten Feldern können vom Anwender beschriftbare Datum- und Code-Felder hinterlegt werden. Ausserdem sind bis zu sechs zusätzliche Adressen (Notfalladresse, Meldeadresse usw.) pro Mitarbeiter erfassbar. Damit individuelle Notizen pro Mitarbeiter erfasst werden können, stehen bis zu neun Notizblöcke zur Verfügung.

10 PERSONALINFORMATIONEN Beförderungen und Ernennungen Beförderungen und Ernennungen können global eingegeben und bezeichnet werden. Pro Mitarbeiter kann jeweils erfasst werden, auf welches Datum welche Beförderung bzw. Ernennung erfolgte. Ein Zusatztext steht zur Kommentierung dieser Angaben zur Verfügung. Stellenbelegung Jeder Mitarbeiter kann einer oder mehreren Stellen zugeordnet werden. Hierbei wird jeweils das Antrittsdatum und die Belegung in Prozent angegeben. Zum Beispiel zur Verwaltung von Shared Jobs. Durch das Erfassen des Antrittswie auch des Quittierungsdatums ist pro Planstelle und pro Mitarbeiter eine History über die Stellenbelegungen verfügbar. Für die Auswertung der Stellenbelegung stehen verschiedene Standardlisten zur Verfügung: > Stellenbelegung pro Mitarbeiter > Vakanzen und Überbelegungen > Fluktuationsrate Wird das Austrittsdatum für einen Mitarbeiter im Personalstamm erfasst, so werden die aktuell belegten Planstellen automatisch quittiert.

11 11 HIGHLIGHTS Dossier Zu den Mitarbeitern gehörende Dokumente wie beispielsweise die Lohnabrechnung können in die elektronischen Dossiers abgelegt und bei Bedarf angezeigt und ausgedruckt werden. Mitarbeiterfoto im Personalstamm Im Personalstamm kann für jeden Mitarbeiter ein Foto abgelegt werden. Wird der Mitarbeiter im Personalstamm aufgerufen, erscheint automatisch das entsprechende Bild. Bei Austritt Stelle quittieren Sobald bei einem Mitarbeiter das Austrittsdatum erfasst wird, quittiert das System automatisch die Stelle des Mitarbeiters.

12 BUDGETIERUNG Im Salärbereich existieren verschiedenste Budgetkonzepte, die von komplizierten Salärmutationen per Jahres- oder Monatsende über die Planung von Lohnkosten eines zukünftigen Kalenderjahres bis hin zur monatlichen, projektbezogenen Budgetierung der benötigten Anzahl Mitarbeiter mit zugehöriger Lohnsumme reichen. Um diesen unterschiedlichen Budgetpraktiken gerecht zu werden, muss ein Budgetierungssystem genauso flexibel wie die Lohnarten und das Lohnabrechnungssystem sein.

13 13 Das Budget des HR basiert auf frei definierbaren Formeln, den so genannten Budgetarten. Mit diesen können komplexe Sachverhalte abgebildet werden, die von der Budgetierung vakanter Stellen bis zur Ermittlung der neuen Saläre nach einer Lohnrunde reichen können. Verschiedene Elemente machen die Definition von Budgetarten auch für diejenigen Anwender verständlich, die nur selten neue Budgetarten definieren: > Vollständig menügesteuerter Ablauf > Erklärende Texte direkt am Bildschirm > Weitergehende, sehr detaillierte Hilfetexte > Vordefinierte Budgetarten > Kopieren bestehender Budgetarten

14 BUDGETIERUNG Budget berechnen Die automatische Berechnung des Budgets rechnet alle relevanten Mitarbeiter oder Stellen aufgrund der Stammdaten selbständig in einem Batchlauf ab. Die Berechnung des Budgets kann pro Jahr beliebig oft durchgeführt werden. Dialogverarbeitung Die Dialogverarbeitung erstellt das Budget direkt am Bildschirm. Bereits abgerechnete und gespeicherte Budgets können jederzeit einzeln manuell mutiert oder gelöscht werden. Budget-Journale Verschiedene Auswertungen global oder pro Budgetart erlauben eine sehr effiziente Kontrolle und Dokumentation der budgetierten Daten: > Budget-Journal pro Budgetperiode > Soll/Ist-Vergleich Budgetarten > Übersicht pro Budgetart

15 HIGHLIGHTS 15 Budget auf Lohndatenfelder übertragen Werden zum Jahresende mit dem Budget die Lohnerhöhungen berechnet, können die neuen Gehälter automatisch für das neue Jahr auf das entsprechende Lohndatenfeld übertragen werden. Budgetarten / Ist-Vergleich Zwischen den Lohnarten und den Budgetarten kann ein Ist-Vergleich definiert werden. Damit ein Ist-Vergleich möglich ist, muss die entsprechende Lohnart bereits abgerechnet worden sein. Budgettyp Pro Budgettyp lassen sich bis zu 250 verschiedene Budgetarten definieren. Auf dem Budgettyp wird die Budgetebene sowie der Budgetumfang definiert. Die Budgetebene bestimmt die Priorität des Budgets. Auf dem Budgetumfang kann bestimmt werden, ob Unter- oder Überbelegungen ausgeglichen und ob nicht belegte Stellen mitbudgetiert werden sollen. Stellen-Lohndaten Pro Stelle können Lohndaten hinterlegt werden, ähnlich den Personallohndaten. Dies ermöglicht bei der Berechnung der Budgets, dass nicht belegte Stellen mit den richtigen Lohndaten mitbudgetiert werden.

16 KONTEN / SACHEN VERWALTEN Das HR erlaubt die Führung von Konten für die Verwaltungen von Geldern und Mengen, wie beispielsweise Stunden oder Tage. Neben der Verwaltung von Konten obliegt der Personalabteilung oft eine weitere, ähnlich gelagerte administrative Aufgabe, nämlich die Verwaltung von Gegenständen wie Schlüssel, Parkplätze usw.

17 17 Konten führen Auf jedes Konto kann grundsätzlich manuell gebucht werden. Ausserdem besteht die Möglichkeit, direkt automatisiert Lohnarten aus der Lohnbuchhaltung auf Konten des Programms Human Resources fliessen zu lassen. Jede Buchung kann mit einem Transaktions-Code und/oder einem Identifikations-Code versehen werden (bspw. BVG-Beiträge mit Transaktions-Code Arbeitnehmereinlage und Identifikations-Code Freizügigkeitsleistung ). Ausserdem kann ein Belegdatum, eine Belegnummer und ein Buchungstext erfasst werden. Konten abfragen Die Konten-Journale werden im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung endlos fortgeschrieben. Die Konten selbst werden in der Regel pro Mitarbeiter geführt, können aber auch pro Abteilung oder global pro Firma geführt werden (Verwaltung von Reisekassen etc.). Eine Saldoliste erlaubt die beliebige Ausgabe der Kontensaldi pro Journal, Konto, Transaktions-Code, Identifikations-Code und Kalenderjahr. Analoge Selektionen sind auch bei der Ausgabe der Kontoblätter möglich. Die Kontoauszüge und Kontoabschlussbelege können in einer Kurzform oder auch in Briefform erstellt werden. Konten verzinsen Die Konten können nach verschiedenen Zinsformeln und -methoden verzinst werden. Unterstützt werden neben den auf Zinsnummern basierenden Berechnungen auch pauschale Saldoverzinsungen (BVG). Zur Kontrolle der Verzinsung stehen folgende Listen zur Verfügung: > Zinsnachweisliste > Zinskontrollliste

18 KONTEN / SACHEN VERWALTEN Gegenstände definieren Die Gegenstände können mit einer entsprechenden Bezeichnung, einer Benutzungs- und einer Depotgebühr versehen werden. Existieren von einem Gegenstand mehrere Kopien, wird der Gegenstand unter Angabe der Anzahl Exemplare nur einmal erfasst. Gegenstände verwalten Verwaltet werden die Gegenstände, indem jeder Gegenstand unter Eingabe eines Abgabedatums einem Mitarbeiter zugeordnet bzw. durch Eingabe eines Rückgabedatums wieder entlastet wird. Gegenstände abfragen Mit verschiedenen Kontrolllisten können einerseits die vorhandenen und andererseits die ausgeliehenen Gegenstände selektiert nach verschiedenen Kriterien ausgedruckt werden. Konto- und Sachjournale erfassen Die Definition der Konto- und Sachjournale wird in Journaltyp und Journal- Kontoebene unterteilt: > Journaltyp Auf dem Journaltyp wird festgelegt, ob Gelder, Mengen, Gelder und Mengen oder nur Sachen verwaltet werden. Anwendungen können in der Führung von Sparkonten, Darlehenskonten, BVG-Beiträgen, Überzeitkontrollen, Ferienkontrollen usw. liegen. > Journal-Kontoebene Auf der Journal-Kontoebene wird festgelegt, ob das Journal pro Mitarbeiter, pro Abteilung oder pro Firma geführt werden soll. Je nach Journaltyp können über verschiedenste Programmoptionen weitere Einstellungen definiert werden, wie beispielsweise, dass ein manuelles Buchen erlaubt ist oder dass kein Saldovortrag der jährlichen Kontosaldi erfolgen soll. Wird ein automatisches Buchen durch die Lohnarten der Lohnbuchhaltung vorgenommen, kann als Buchungstext die Lohnartenbezeichnung übernommen werden.

19 19 HIGHLIGHTS Effizientes Suchen bei der Kontoverwaltung Effiziente Suchmechanismen erleichtern das Auffinden bestimmter Buchungen. So kann im Journalteil der Buchungsmaske nach verschiedenen Kriterien gesucht werden. Dies erleichtert vor allem das Suchen über mehrere Jahre. Verzinsung definieren Ein Journal kann nach verschiedenen Zinssätzen und nach verschiedenen Zinsperioden verzinst werden. Die Zinssätze lassen sich einheitlich, pro Kontoinhaber oder pro Dienstalter festlegen. Die Zinsperioden können für einen Monat, ein Quartal, Semester oder Kalenderjahr definiert sein. Austritte oder Einzelkonten verzinsen Ein Verzinsungslauf kann für alle Kontoinhaber durchgeführt werden. Zusätzlich lässt sich eine Verzinsung nur für einen bestimmten Kontoinhaber oder auch für alle ausgetretenen Kontoinhaber durchführen. Konten mit Lohnarten verknüpfen Errechnete Resultate einer Lohnart können aus der Lohnbuchhaltung direkt auf ein entsprechendes Konto im HR verbucht werden. Zusätzlich ist die Sachverwaltung mit der Lohnbuchhaltung insofern verknüpfbar, als Benutzungs- und Depotgebühren direkt vom Gehalt eines Mitarbeiters abgezogen werden können.

20 KNOWLEDGE MANAGEMENT Die Kenntnisse jedes einzelnen Menschen sind ebenso einzigartig wie seine Persönlichkeit. Der Aufbau des Wissens beginnt mit dem ersten Atemzug und wird durch lebenslanges Lernen stetig erweitert. Ähnliches geschieht auch mit dem Erfahrungs- und Wissensschatz einer Firma. Allerdings stellt eine optimale Nutzung des vorhandenen Wissenspotentials und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter zusätzliche Anforderungen an eine Unternehmung und an die Flexibilität der eingesetzten Business-Software.

21 21 Felder frei definieren für den Aufbau der Wissensdatenbank Im Knowledge Management können beliebige Ausprägungen von Wissen wie Aus- und Weiterbildungen, interne und externe Kurse oder bestimmte Fähigkeiten von Mitarbeitern geführt werden. Die darin enthaltenen Informationen können je nach Betrieb und Branche sehr unterschiedlich sein. Aus diesem Grund kann für jede Ausprägung eine beliebige Anzahl von Feldern hinterlegt werden. Mögliche Felder zum Beispiel für die Ausprägung Weiterbildung können sein: > Begonnen am > Beendet am > Arbeitgeberkosten > Verpflichtung in Monaten > Status der Weiterbildung (geplant, in Ausbildung, abgeschlossen) > Beliebige weitere Informationsfelder Dank der übersichtlichen Darstellung erfolgt die Eingabe und Pflege der Ausund Weiterbildungen auf eine einfache und zielgerichtete Weise. Individuelle Bemerkungen werden im Notizblock direkt auf einem Eintrag erfasst.

22 KNOWLEDGE MANAGEMENT Wissen strukturieren Für die Strukturierung des Wissens und die effiziente Suche nach erfassten Aus- und Weiterbildungen können beliebig viele Klassierungen definiert werden. Beispielsweise lässt sich eine Klassierung nach Bereich (Informatik, Wirtschaft etc.) und eine zweite Klassierung nach Stufe (FH, Universität etc.) erfassen. Für die Suche nach einzelnen Ausbildungen hat der Anwender auch die Möglichkeit, zwei oder mehrere Klassierungen miteinander zu kombinieren. Dies erlaubt die schnelle Suche nach allen Ausbildungen, die dem Bereich Wirtschaft und gleichzeitig der Stufe Universität zugewiesen wurden. Bildungsstand auswerten Das im Personalstamm erfasste Wissen kann nach verschiedenen Aspekten ausgewertet werden. Dabei stehen eine Vielzahl von Sortierungsmöglichkeiten und Selektionskriterien zur Verfügung. Das strukturierte und übersichtliche Layout macht brach liegendes Potential oder Bildungslücken von einzelnen Mitarbeitern augenblicklich evident und sorgt für die notwendige Transparenz im Personalbereich.

23 HIGHLIGHTS 23 Schlüsselworte Mit Hilfe von Schlüsselwörtern wird die Suche nach einer bestimmten Weiterbildung in Stammdatenprogrammen und Auswertungen für den Anwender erleichtert. Wird zum Beispiel nach dem Schlüsselwort Buchhaltung gesucht, werden sämtliche Weiterbildungen wie Buchhalter FA oder Eidg. dipl. Buchhalter / Controller angezeigt, auf denen das betreffende Schlüsselwort hinterlegt ist. Zusätzliche Felder Für spezifische Informationen zu einem bestimmten Beurteilungskriterium oder Ziel stehen ad hoc zusätzliche Felder zur Verfügung. Diese sind dann nur für das ausgewählte Kriterium gültig und ergänzen die allgemein zugewiesenen Felder. Es ist somit nicht nötig, generell auf allen Kriterien ein Feld zu führen, selbst wenn es nur für ein einzelnes Kriterium verwendet wird. Suche nach Aus- und Weiterbildungen Für das Auffinden von Aus- und Weiterbildungen kann auf Klassierungen zurückgegriffen werden. Die aufklappbare Baumstruktur ermöglicht eine effiziente Suche.

24 BEURTEILUNG UND ZIELVEREINBARUNG Jede Persönlichkeit ist einzigartig und subjektiv speziell. Das schlägt sich bei der Wahrnehmung des eigenen Selbst und anderer nieder, die wie beispielsweise bei der Beurteilung eines Mitarbeiters durch den Vorgesetzten in seltenen Fällen identisch ist. Diese unterschiedlichen individuellen Sichtweisen sollten sich deshalb in einem Beurteilungs- und Zielvereinbarungssystem widerspiegeln, ohne dabei vorhandene Strukturen des HR- Prozesses auszuhebeln. Schliesslich soll die Einheit und Vergleichbarkeit der Informationen gewährleistet bleiben.

25 25 Individuelle Felddefinitionen für den Aufbau der Beurteilung und Zielvereinbarung Es lassen sich beliebig viele Beurteilungskriterien und Ziele definieren. Die darin enthaltenen Informationen können je nach Branche, Betrieb und Position sehr unterschiedlich sein. Aus diesem Grund können für die Beurteilungskriterien und die Ziele eine beliebige Anzahl von Feldern hinterlegt werden. Mögliche Felder für die Beurteilung: > Bezeichnung Kriterium > Bewertung I > Gewichtung > Bewertung II > Beliebige weitere Informationsfelder Mögliche Felder für die Zielvereinbarung: > Bezeichnung Ziel > Menge > vereinbart > erreicht > Zielerreichung > Beliebige weitere Informationsfelder Feldformate und Attribute Ein Feld kann die Formate Text, Nummerisch oder Datum aufweisen. Für die Formate Text und Nummerisch können Attribute wie Textlänge oder Anzahl Vor- und Nachkommastellen bestimmt werden. Diese Einstellungen ermöglichen eine einheitliche Erfassung der Daten und erhöhen somit die Datenqualität.

26 BEURTEILUNG UND ZIELVEREINBARUNG Skala für Bewertungen Wird ein Feld für das Abbilden der Bewertung oder den Zielerreichungsgrad verwendet, kann darauf eine Skala hinterlegt werden. Dafür werden vorgegebene Feldwerte in einer Tabelle definiert, auf die der Benutzer bei der Erfassung zwingend zurückgreifen muss. Freie Gestaltung der Programmmasken Die Darstellung der Informationsfelder in der Programmmaske kann in Form von Spalten oder Zeilen erfolgen und die Reihenfolge der Felder lässt sich individuell festlegen. Mit diesen Funktionen werden die benötigten Informationen für die Beurteilung und Zielvereinbarung der Mitarbeiter sowie die Präsentation der Daten in den Stammdatenprogrammen auf die Bedürfnisse der Unternehmung individuell angepasst. Fehlende oder überflüssige Felder in einer Maske gehören der Vergangenheit an. Beurteilungskriterien und Ziele definieren Die Beurteilungskriterien und Ziele können auf die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens massgeschneidert werden. Das heisst, dass für jede Abteilung unterschiedliche Kriterien hinterlegt werden können, beispielsweise für Kadermitarbeiter andere als für Sachbearbeiter. Jedes Beurteilungskriterium und jedes Ziel lässt sich mit einer Beschreibung versehen. Die Beurteilungskriterien und Ziele können strukturiert dargestellt werden. Dafür werden diese in Gruppen zusammengefasst. Für jede Gruppe lässt sich der Durchschnitt oder das Total der darin enthaltenen Beurteilungskriterien errechnen. Beurteilung und Zielvereinbarung auswerten Die im Personalstamm erfassten Beurteilungen und Ziele können nach verschiedenen Aspekten ausgewertet werden. Dabei stehen eine Vielzahl von Sortierungsmöglichkeiten und Selektionskriterien zur Verfügung. Das strukturierte und übersichtliche Layout macht brach liegendes Potential oder Lücken von einzelnen Mitarbeitern augenblicklich evident und sorgt für die notwendige Transparenz.

27 HIGHLIGHTS 27 Berechnete Felder Für die automatische Weiterberechnung von Werten kann einem Feld auch eine Formel hinterlegt werden. Bei der Definition dieser Formel lassen sich bestehende Felder, Operatoren wie auch Funktionen verwenden. So kann zum Beispiel die Bewertung II auf dem Wert der Bewertung I basieren, multipliziert mit dem Gewichtungsfaktor. Ähnlich kann mit dem Zielerreichungsgrad verfahren werden. Hilfetext für klare Benutzerinformation Für jedes Feld kann eine kurze Beschreibung, auch Tool Tip genannt, erfasst werden. Dieser Tipp wird angezeigt, sobald im Personalstamm der Mauszeiger über das entsprechende Feld gezogen wird. Der Tool Tip kann als Hilfetext für die Eingabe der verlangten Werte dienen. Ist die Erfassung eines Feldes zwingend, kann das Feld als obligatorisch markiert werden.

28 STELLEN UND ORGANIGRAMME Ein zentraler Bestandteil ist die Bewirtschaftung der Stellen. Das Programm Human Resources erlaubt das Auswerten von Vakanzen und Überbelegungen, die Pflege der Stellenbeschreibungen und die Darstellung der Stellenpläne in grafischer Form.

29 29 Stellen Stellen sind ein organisatorischer Begriff und entsprechen in der Regel einem Arbeitsplatz. Die zu verrichtenden Tätigkeiten können mit Funktions- oder Beschreibungstexten beschrieben und als Stellenbeschreibung ausgedruckt werden. Alternativ können die Stellenbeschreibungen in einem beliebigen Format in das elektronische Dossier pro Stelle abgelegt werden. Im Stellenpensum kann prozentual angegeben werden, ob es sich um eine Vollzeitstelle, eine Teilzeitstelle oder um einen Stellenpool handelt. Durch das Erfassen des Antritts- wie auch des Quittierungsdatums des Mitarbeiters ist pro Stelle eine History über die Belegung verfügbar. Organigramme Die Organisation einer Unternehmung kann über mehrere Organigramme verteilt abgebildet werden. Dabei werden einem Hauptorganigramm mehrere Suborganigramme untergeordnet, die zum Beispiel einen Geschäftsbereich, einen Betrieb oder eine Abteilung widerspiegeln. Die Anzahl der verwendeten Ebenen ist dabei frei wählbar und kann jederzeit erweitert werden. Ein Organigramm setzt sich aus verschiedenen einzelnen Elementen zusammen. Diese repräsentieren Stellen oder Mitarbeiter. Der Inhalt der Elemente kann frei definiert werden und setzt sich aus verschiedenen Feldern zusammen. Die einzelnen Felder können direkt dem Personal- oder Stellenstamm sowie den dazugehörigen Adressen entnommen werden. Auf Grund dieser Verknüpfungen werden Änderungen der Stammdaten automatisch in den Organigrammen nachgeführt. Dies kann beispielsweise eine Veränderung des Beschäftigungsgrades, eine Anpassung des Stellenpensums oder der Stellenwechsel eines Mitarbeiters sein. Innerhalb eines Elementes können mit den funktionalen Feldern auch Werte wie der Headcount oder das Total aller Stellenprozente einer Organisationseinheit berechnet werden.

30 STELLEN UND ORGANIGRAMME Ein Element kann nach verschiedenen Kriterien formatiert werden. Die Gestaltung lässt sich auch als Formatvorlage speichern und auf einzelne oder mehrere Elemente übertragen. Die wichtigsten Formatierungsmöglichkeiten sind: > Schriftgrösse und Schriftart > Farbe > Rahmentyp > Elementform > Linien- und Pfeilart Die Organigramme können direkt ausgedruckt oder in den gängigen Bildformaten gespeichert werden. Beim Drucken wird der Anwender durch einen Assistenten unterstützt.

31 HIGHLIGHTS 31 Selektion aufgrund der Organisationsstruktur In den Auswertungsprogrammen können Selektionen aufgrund der Organigramme vorgenommen werden. Dabei ist es möglich, jedes Element im Organigramm als Selektionskriterium zu verwenden, auch den Mitarbeiter selbst. Stammdaten bearbeiten Möchte man die Stammdaten eines Elements bearbeiten, kann durch Anklicken eines Datenbankfeldes direkt aus dem Organigramm der Personal- oder der Stellenstamm aufgerufen werden. Integration Die organisatorische und hierarchische Einreihung der Stelle wird angezeigt. Mittels Mausklick kann direkt in das zugewiesene Organigramm gewechselt werden. Funktions- und Stellenbeschreibung Die Funktions- und Stellenbeschreibung ist auf der Stelle ersichtlich und kann bei Bedarf sofort angepasst werden.

32 BEWERBERMANAGEMENT Das Hauptaugenmerk des Bewerbermanagements liegt auf der einfachen und effizienten Verwaltung der Bewerber und den Stellenausschreibungen. Die einzelnen Phasen einer Rekrutierung, angefangen mit der Ausschreibung einer Vakanz bis zur definitiven Einstellung eines Interessenten, können abgebildet werden.

33 33 Erfassung der Bewerber Die Personalien eines Interessenten werden in den Stammdaten erfasst. Um Mehrfacherfassungen ein und desselben Kandidaten zu vermeiden, vergleicht das System den Namen und den Vornamen der zu erfassenden Interessenten mit dem Bewerber- und Personalstamm. Wird eine Übereinstimmung gefunden, besteht die Möglichkeit, die Erfassung fortzusetzen oder die schon bestehenden Daten zu bearbeiten. Jeder Bewerbung kann ein frei definierbarer Status (pendent, zurückgestellt, abgelehnt) zugewiesen werden. Im Bewerberstamm und in den Auswertungen kann dann nach diesem Status selektiert werden. Bewerbung Für die Verknüpfung der Bewerbung mit der Publikation kann direkt auf den Publikationenstamm zugegriffen und der zutreffende Eintrag ausgewählt werden. Bezieht sich die Bewerbung nicht auf eine Publikation, wird als Grund die Spontanbewerbung hinterlegt. Ein Kandidat kann sich mehrmals in derselben Unternehmung bewerben. Aus diesem Grund können pro Kandidat mehrere Einträge erfasst werden. Wird im ABACUS Human Resources mit Stellen gearbeitet, kann jede Bewerbung der betreffenden Vakanz (Stelle) zugeordnet werden. Wird die Funktion der Stellen nicht genutzt, so kann die Bewerbung alternativ einem so genannten Bewerberkreis zugeordnet werden. Lebenslauf Der schulische und berufliche Werdegang eines Bewerbers kann detailliert abgebildet werden. Handelt es sich beim Eintrag um eine berufliche Station, können Angaben zu Firma und Referenzpersonen erfasst werden.

34 BEWERBERMANAGEMENT Vorgänge: Schritt für Schritt zum Ziel Mit den so genannten Vorgängen können die einzelnen Schritte bei der Bearbeitung einer Bewerbung abgebildet werden. Typischerweise sind dies zum Beispiel die Eingangsbestätigung der Bewerbungsunterlagen oder die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Sobald der Mitarbeiter einen Vorgang fertig bearbeitet hat, markiert er diesen als erledigt. Aktivitäten können auch mit einem Status und einem Seriendokument verknüpft werden. Ist beispielsweise die Aktivität Eingangsbestätigung erledigt, wird auf der Bewerbung automatisch der Status pendent gesetzt und das Seriendokument Eingangsbestätigung ausgedruckt. Publikationen Ausschreibungen von offenen Stellen mit den verschiedensten Instrumenten (NZZ, jobwinner.ch, Adecco usw.) und Medien (Print, Online, Stellenvermittlungen) können verwaltet werden. Dabei werden der Publikationszeitraum, die Platzierung, die Kosten sowie der Inserattext erfasst. Durch die Verknüpfung der Publikationen mit den einzelnen Bewerbungen kann der Rücklauf mengen- und kostenmässig ausgewertet werden. Für die wichtigsten Schweizer Online- und Printmedien können Inserate direkt aus dem Programm via Internet geschaltet werden.

35 HIGHLIGHTS 35 Expresserfassung Um den Aufwand für die Erfassung der Bewerber möglichst gering zu halten, müssen für Interessenten, die nach einer ersten Selektion nicht für die ausgeschriebene Vakanz geeignet sind, nur einige wenige Mussfelder ausgefüllt werden. Die Maske der Expresserfassung beschränkt sich aus diesem Grund auf die Angaben Name, Vorname, Adresse und Geschlecht. Bewerberassistent Dieses Werkzeug ist bei der Massenverarbeitung von Bewerbern von Nutzen. Beispielsweise kann nach einer ersten Vorauswahl der Bewerber für die ungeeigneten Kandidaten per Seriendruck der Absagebrief erstellt werden. In einem weiteren Schritt kann man für die Bewerber im engeren Kreis die Einladung zum Vorstellungsgespräch erstellen lassen. Dossierverwaltung In den Dossiers können die zum Bewerber gehörenden Dokumente wie der Lebenslauf, die Zeugnisse oder die Korrespondenz in elektronischer Form abgelegt werden. Diese können jederzeit schnell und gezielt aufgerufen und dargestellt werden. Bewerber in Personalstamm übernehmen Wird ein Bewerber schliesslich angestellt, können die Daten per Knopfdruck in den Personalstamm der Lohnbuchhaltung übernommen werden. Dabei werden sämtliche Informationen des Bewerbers auf den neuen Mitarbeiter übertragen. Nach der Übernahme können die Daten des neuen Mitarbeiters, falls gewünscht, aus dem Bewerberstamm gelöscht werden.

36 SYSTEMPROGRAMME Grösste Aufmerksamkeit muss im Programm Human Resources der Sicherheit der Daten und der Vertraulichkeit der darin enthaltenen Informationen beigemessen werden. ABACUS bietet dazu verschiedene Funktionen, die diesem Zweck dienen.

37 37 Passwortschutzsystem Jeder Benutzer verwaltet sein Passwort selbst. Durch den Administrator kann ein neuer Benutzer einer Benutzergruppe zugeordnet oder ein bestehender gelöscht werden. Der Zugriff kann auf gewisse Mandanten oder einzelne Menüpositionen des Programms Human Resources beschränkt sein oder in zeitlicher Hinsicht auf gewisse Tageszeiten reduziert werden. Passwortschutz pro Mitarbeiter Für die Definition des Passwortschutzes pro Mitarbeiter stehen folgende Schutzstufen pro Mitarbeiter zur Verfügung: > Einzeldefinition (keine automatische Vorgabe) > Mit automatischer Vorgabe von Abteilungen > Mit automatischer Vorgabe von Passwortschutzgruppen Zusätzlich kann definiert werden, ob der Passwortschutz im HR und in der Lohnbuchhaltung unterschiedlich sein soll. Pro Anwender kann festgelegt werden, ob er nur Leserechte oder Schreib- und Leserechte besitzt. Rekonstruktionsprogramme Werden Daten durch Strom- oder Systemunterbrüche beschädigt, so sind die Rekonstruktionsprogrogramme in den meisten Fällen in der Lage, die interne Konsistenz der Daten wiederherzustellen. Spezielle Programme ermöglichen, sehr wichtige Datenbanken wie die Kontensaldi des HR neu aufzubauen und die Eintragungen von Grund auf neu zu verbuchen.

38 SYSTEMPROGRAMME Konfiguration Im Programm Konfigurationen kann bestimmt werden, ob gewisse Kriterien, wie zum Beispiel Gegenstände, Kompetenzen, Ausbildungen usw. alphanumerisch (Buchstaben und Zahlen, linksbündig) oder nummerisch (nur Zahlen, rechtsbündig) geführt werden sollen. Die Entscheidung, ob alphanumerische oder nummerische Werte verwendet werden sollen, wird dem Anwender überlassen, damit bereits bestehende Nummernsysteme in den entsprechenden Bereichen übernommen werden können. Textbausteine Für die verschiedenen Programme können Textbausteine erfasst werden. Die Textbausteine dienen dazu, dass zum Beispiel bei Qualifikationen der Qualifikationstext pro Kriterium immer gleich lautet. Folgende Textbausteine stehen zur Verfügung: > Stellenbeschreibung > Funktionsbeschreibung > Notizen Mitarbeiter > Notizen Bewerber > Qualifikationskriterien > Kompetenzbeschreibung > Beförderung / Ernennung Druckersteuerung Alle Listen können mit der Windows-Druckersteuerung ausgedruckt werden. Es stehen alle Windows-Schriften mit den üblichen Schriftgrössen zur Verfügung. Für Haupttitel, Spaltennamen, verschiedene Untertitel und Totale kann jeweils eine andere Schrift und Schriftgrösse verwendet werden.

39 HIGHLIGHTS 39 Sicherungsprogramme Integrierte Kopierprogramme erlauben bequem eine Datensicherung zu erstellen respektive diese auch wieder zurückzuladen. Ein Kompressionsmechanismus verdichtet die Daten bis auf einen Achtel. Updateprogramm Ein für den Anwender aufrufbares Updateprogramm vergleicht physikalisch jede Datei eines Mandanten mit seiner aktuellsten Vorlage und gleicht alte Datensätze früherer Programmversionen automatisch an. Bildschirmansicht In allen Druckprogrammen unterstützt die Bildschirmausgabe ebenfalls die Proportionalschrift. Diese Bildschirmansicht kann durch einen Mausklick zur Druckvorschau umgewandelt werden, womit Hoch / Quer, Ränder und das Erscheinungsbild ohne Papierverbrauch kontrolliert werden können. Kommunikation mit Fremdprogrammen In den meisten Auswertungsprogrammen wird eine direkte Verbindung zu anderen Windows-Programmen geboten. So kann zum Beispiel eine Telefonliste direkt über Excel ausgedruckt werden.

40 INTEGRIERTE SOFTWARE FÜR ALLE ANSPRÜCHE Fremdprodukte / Individual-Lösungen Mail-Programme Intranet Internet Zeiterfassungs- Systeme Standard- Schnittstellen Suchmaschine Meldesystem Rapport-Scanning E-Commerce E-Business EBPP Workflow Produktionsplanung und -steuerung Leistungs- / Projektabrechnung Service- und Vertragsmanagement Kreditorenbuchhaltung Kostenrechnung Electronic Banking Auftragsbearbeitung Debitorenbuchhaltung Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources Archivierung / Digitale Signatur Adressverwaltung / CRM

41 ABACUS, DAS UMFASSENDE PROGRAMM BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHER SOFTWARE Finanzbuchhaltung Kostenrechnung AbaProject Leistungs-/Projektabrechnung Lohnbuchhaltung Human Resources Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Electronic Banking Adressverwaltung Anlagenbuchhaltung AbaWorX Fakturierung Auftragsbearbeitung Produktionsplanung und -steuerung PPS Archivierung Service- und Vertragsmanagement

42 DATENBLATT / SYSTEMVORAUSSETZUNGEN Mandanten > Maximal Mandanten > Mandantennummer 4 Stellen nummerisch > Mandantenname 30 Stellen alphanumerisch Mitarbeiter > Maximale Anzahl Mitarbeiter Bestimmt durch Grundversion > Personalnummer 10 Stellen nummerisch > Name 30 Stellen alphanumerisch > Vorname 25 Stellen alphanumerisch > Personal-ID 16 Stellen alphanumerisch > Badge-ID 15 Stellen alphanumerisch Abteilungen > Abteilungsnummer 8 Stellen nummerisch > Abteilungsbezeichnung 30 Stellen alphanumerisch > Jeder Mitarbeiter kann einer Abteilung zugeordnet werden Kostenstellen/Kostenträger > Kostenstellen-/Kostenträgernummer 11 Stellen nummerisch > Kostenstellen-/Kostenträgernummer Alternativ 18 Stellen alphanumerisch > Kostenstellen-/Kostenträgerbezeichnung 30 Stellen alphanumerisch > Ein Mitarbeiter oder eine Stelle kann maximal 10 Kostenstellen zugeordnet werden Betrieb > Betriebsnummer 10 Stellen nummerisch > Betriebsbezeichnung 35 Stellen alphanumerisch Geschäftsbereich > Geschäftsbereichsnummer 6 Stellen nummerisch > Geschäftsbereichsbezeichnung 30 Stellen alphanumerisch Budgettyp > Maximal 999 Budgettypen > Budgettypnummer 3 Stellen nummerisch > Budgettypbezeichnung 30 Stellen alphanumerisch Budgetart > Maximal 250 Budgetarten pro Budgettyp > Register 30 pro Budgetart > Budgetartennummer 3 Stellen nummerisch > Budgetartenbezeichnung 30 Stellen

43 Tabellen > Tabellennummer 4 Stellen nummerisch > Maximal 12 Spalten pro Tabelle > Unbeschränkte Anzahl Tabellen Stellenplan, Stellen > Unbeschränkte Anzahl Organisationselemente > Unbeschränkte Anzahl Stellen > Bezeichnung 35 Stellen alphanumerisch > Stellennummer 8 Stellen nummerisch > Stellenbezeichnung 35 Stellen alphanumerisch Funktionen > Unbeschränkte Anzahl Funktionen > Funktionsnummer 8 Stellen nummerisch > Funktionsbeschreibung 30 Stellen alphanumerisch > Jeder Stelle können bis zu 5 Funktionen zugeordnet werden. Beurteilung und Zielvereinbarung > Unbeschränkte Anzahl Beurteilungskriterien und Ziele > Kriteriennummer 10 Stellen nummerisch > Kriterienbezeichnung 255 Stellen alphanumerisch > Unbeschränkte Anzahl Profile > Profilnummer 10 Stellen nummerisch > Profilbezeichnung 255 Stellen alphanumerisch > Jedem Profil können unbeschränkt viele Beurteilungskriterien und Ziele zugeordnet werden Knowledge Management > Unbeschränkte Anzahl Kriterien > Kriteriennummer 10 Stellen nummerisch > Kriterienbezeichnung 255 Stellen alphanumerisch > Unbeschränkte Anzahl Profile > Profilnummer 10 Stellen nummerisch > Profilbezeichnung 255 Stellen alphanumerisch > Jedem Profil können unbeschränkt viele Kriterien zugeordnet werden Konten und Sachjournale > Maximal 999 Konto- und Sachjournale > Journalnummer 3 Stellen > Journalbezeichnung 30 Stellen alphanumerisch > Gegenstände 15 Stellen alphanumerisch > Gegenstandbezeichnung 30 Stellen alphanumerisch Systemanforderungen Die aktuellen Systemanforderungen sind auf der ABACUS-Homepage im Dokument Hardware Empfehlungen beschrieben. Die ABACUS Research AG behält sich vor, die beschriebenen Systemanforderungen und Datengrössen in neuen Programmversionen zu ändern.

44 HUMAN RESOURCES-OPTION: MANDANTEN Mit der Grundversion des HR können zwei Mandanten geführt werden. Die Option Mandanten ermöglicht, maximal verschiedene Mandanten zu verwalten. Falls die Option Mandanten bereits in der Lohnbuchhaltung vorhanden ist, muss sie für das HR nicht mehr lizenziert respektive gekauft werden. Dank der Einfachheit des Eröffnungsprogramms kann jeder Anwender selbständig neue Mandanten eröffnen. Kopieroptionen Der Budgetartenstamm kann bei der Eröffnung eines neuen Mandanten von einem bestehenden Mandanten (Quellmandant) in den zu eröffnenden Mandanten (Zielmandant) übernommen werden. Neben den Formeln und Bedingungen der Budgetarten werden auch Tabellendefinitionen und -werte sowie die Beschriftungen der frei definierbaren Personal-, Abteilungs- und Firmenstammfelder übernommen. Der Zielmandant hat danach die gleiche Budgetartenstruktur wie der Quellmandant. Zusätzlich zu den Budgetarten stehen folgende Optionen für die Übernahme zur Auswahl: > Texte und Codes > Struktur erweiterte Personaldaten, Zusätzliche Adressen > Funktionen, Stellen etc. > Ausbildung, Wissensstruktur > Journale, Konti, Sachverwaltung Mandant auf anderer Festplatte eröffnen Unabhängig davon, wo die Programme installiert sind, können die Daten eines Mandanten aus Platzgründen auch auf einer anderen Festplatte geführt werden. Die Dateien werden automatisch kopiert.

45 HUMAN RESOURCES-OPTION: KOSTENSTELLEN Mit der Option Kostenstellen können Budgets für einzelne Kostenstellen/-träger aufbereitet werden. Falls die Option in der Lohnbuchhaltung schon vorhanden ist, muss sie für das HR nicht mehr lizenziert respektive gekauft werden. Kostenstellenstamm Die Kostenstellennummern weisen maximal 11 Stellen auf. Der Kostenstellenstamm wird zentral geführt, so dass im Programm Human Resources eröffnete Kostenstellen automatisch in allen anderen ABACUS-Applikationen abrufbar sind. Anwendern der ABACUS Finanzbuchhaltung steht für die Definition der Kostenstellen das Programm der Finanzbuchhaltung mit seinen vierstufigen Klassierungsebenen mit Bereichen, Klassen, Hauptgruppen und Gruppen zur Verfügung. In der Finanzbuchhaltung können die Daten auf allen Ebenen verdichtet ausgewertet werden. Stammkostenstelle(n) pro Mitarbeiter Im Personalstamm wird jeder Mitarbeiter seiner(n) Stammkostenstelle(n) zugeordnet. In der Mehrzahl der Anwendungen erfolgt die Zuordnung der Mitarbeiter eindeutig auf eine Kostenstelle. Pro Mitarbeiter kann eine fixe prozentuale Verteilung auf maximal 10 Stammkostenstellen bestimmt werden. Stammkostenstelle pro Stelle Für jede Stelle kann eine fixe prozentuale Verteilung auf maximal 10 Stammkostenstellen definiert werden. Die Kostenstellenverteilung in der Lohnbuchhaltung kann aufgrund der hinterlegten Matrix des Stellenstammes vorgenommen werden. Auswertungen Für die Auswertung der Budgets kann in allen Budgetjournalen auf die Budgetebene Kostenstelle zugegriffen werden.

46 HUMAN RESOURCES-OPTION: ASCII-SCHNITTSTELLE Mit der ASCII-Schnittstelle können sämtliche Personalstammdaten sowie Daten aus der Kontoverwaltung einund ausgelesen werden. Der Nutzen der Schnittstelle liegt einerseits in der Möglichkeit, Daten aus fremden Programmen direkt importieren und andererseits Personaldaten selektiert von einem Mandanten in einen anderen übertragen zu können. Für den Export der Daten in fremde Systeme ist, sofern das Fremdsystem das ASCII-Format des ABACUS HR nicht unterstützt, der Report Writer AbaView mit seinen frei definierbaren und formatierbaren Ausgabelisten und -dateien das idealere Werkzeug. Input-Schnittstelle Die ASCII-Schnittstelle bearbeitet ASCII-Records, deren Inhalt genau definiert ist. Die Input-Schnittstelle kann mehrere ASCII-Dateien in einem Arbeitsgang einlesen, wobei jede Datei eine beliebige Anzahl und Kombination von ASCII-Records beinhalten kann. Die Records werden eingelesen, sortiert, geprüft und anschliessend in die Kontoverwaltung bzw. auf den Personalstamm übertragen. Fehler und Warnungen werden in einer Protokolldatei abgelegt und mit einem Kommentar versehen. Sie können nach der Verarbeitung auf den Bildschirm, auf den Drucker oder auf eine Datei ausgegeben werden. Zusätzlich werden fehlerhafte Records direkt in eine Fehlerdatei geschrieben, wo sie nachbearbeitet werden können. Output-Schnittstelle Die Output-Schnittstelle erstellt aus den Daten der Kontoverwaltung oder des Personalstamms ASCII-Records im Format der Input-Schnittstelle. Sie eignen sich für die Übertragung von Daten eines Mandanten in einen anderen sowie für Hersteller fremder Systeme, die ihren Anwendern den Datentransfer aus dem ABACUS HR ermöglichen wollen. Die Ausgabe kann dabei verschieden selektiert werden, nämlich > nach Art der auszugebenden Daten > nach Personalnummer > nach Lohntyp > nach Abteilungen > nach Mutationsdatum der auszugebenden Daten Die letzte Selektion erlaubt, die Ausgabe auf Daten zu beschränken, die seit einem frei wählbaren Datum geändert worden sind.

47 Schnittstelle zu den Personaldaten Alle erfassbaren Personaldaten des HR können via ASCII-Schnittstelle ein- und ausgelesen werden. Adressen, Lohndaten, Banken, Kinderstämme, Ein- und Austrittstabellen, Erweiterte Personaldaten usw. bilden dabei, gruppiert nach thematischen Gesichtspunkten, jeweils eigene Records. Für bestehende Mitarbeiter ist dadurch die Ein- und Ausgabe von Teilinformationen möglich, ohne dass immer der vollständige Personalstamm übergeben werden muss. Direkter Aufruf aus dem Betriebssystem Das Input-Programm der ASCII-Schnittstelle kann direkt im Betriebssystem aufgerufen werden und liest automatisch die beim Aufruf bezeichneten ASCII-Dateien ein. Das Einlesen kann somit von Fremdprogrammen aus gestartet und durchgeführt werden, ohne dass eine manuelle Eingabe erfolgen muss. Dokumentation Die Schnittstellenbeschreibung kann kostenlos bei der ABACUS Research AG bezogen werden.

48 HUMAN RESOURCES-OPTION: ABAVIEW REPORT WRITER Die Lösung für praktisch alle Auswertungsansprüche heisst AbaView AbaView ist ein Report Writer, der beinahe allen Anforderungen gerecht wird und vielfältige Funktionen für Anfänger, Fortgeschrittene und Profis bietet. AbaView ist ein Werkzeug, das nicht nur für die Ansprüche des HR konzipiert worden ist, sondern Auswertungen aus allen ABACUS-Applikationen (ausser Finanzbuchhaltung) und sogar auch Fremdprogrammen erlaubt. Mehr als 50 Datenbanken Aus dem Programm Human Resources lassen sich mehr als 50 Datenbanken für Auswertungen verwenden. Nachstehend ein kleiner Auszug aus dem Datenkatalog des HR: > Bildung Stammdaten > Budget Detailjournal > Bildung pro Mitarbeiter > Konten- und Sachjournale > Stellen Stammdaten > Konten Saldodatei > Stellen pro Mitarbeiter > Bewerberdatei > Budgetarten > Personalstamm Eigene Zugriffsschlüssel AbaView kann die vorhandenen Schlüssel der ABACUS-Dateien benutzen oder wenn nötig für diese Dateien temporäre Indexe erzeugen. Relationen Bestehende ABACUS-Dateiverknüpfungen lassen sich bearbeiten. Menügeführt können neue Relationen erstellt oder bereits vorhandene aufgehoben werden. Damit wird es ermöglicht, Daten aus unterschiedlichsten ABACUS-Programmen in derselben Report-Auswertung darzustellen. Ebenso können Verknüpfungen zwischen Tabellen aller unterstützten Datenbanktypen und zu ABACUS-Tabellen erstellt werden, ohne dass die Daten zuerst konvertiert werden müssen. Datenselektionen Die auszugebenden Daten lassen sich über frei definierbare Selektionen beliebig eingrenzen. Die Selektionen können untereinander mit UND und ODER verknüpft werden. Um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen, können während der Reportdefinition durch den Anwender individuelle Eingabemasken erstellt werden. Der Benutzer ruft aus dem gewohnten ABACUS-Umfeld die gewünschte Auswertung auf, tätigt seine Selektionseingaben und erhält die Auswertung, ohne sich um die Reportdefinition von AbaView kümmern zu müssen. Gestaltungsfunktionen Zusätzlich zu den gestalterischen Elementen wie Bilder, Schattierungen, frei wählbare Spaltentitel und automatische Rahmenfunktionen können verschiedene Reportbausteine verwendet werden wie: > Reportkopf und -fuss > Benutzerdefinierte Bausteine, die mit frei definierbaren > Spaltentitel und Totalisierungen auf Bedingungen miteinander verknüpft werden können beliebigen Ebenen > Kontrolle über Seitenvorschub, Schusterjungen etc. > Detailpositionen

49 > Sehr einfache Übersetzung aller konstanten Texte der Reports in verschiedene Sprachen, ohne dass dafür verschiedene Reports erstellt werden müssen. Je nach Einstellung kann sogar jede Seite eines Reports in einer anderen Sprache ausgegeben werden. Die Gestaltung wird durch folgende wertvolle Funktionen weiter unterstützt: > TrueType und Druckerschriften > Freie Titel- und Totalzeilen > Schriftattribute (verschiedene Schriftgrössen, fett, kursiv etc.) mit dem Ursprungsfeld verknüpft werden kann > Beliebige Summenfelder, mit denen die horizontale Position > Feldausrichtung (links, rechts, zentriert) > Automatische mehrsprachige Spaltentitel > Felder löschen / einfügen / verschieben > Verwendung von Systemvariablen wie Seitennummer, Datum > Felder vergrössern / verkleinern etc. > Bildung von Expressions > RTF-Felder und andere mehrzeilige Datenbankfelder können > Umbenennung von Feldern einfach eingefügt werden Unterstützte Dateiformate Folgende Formate können bearbeitet und untereinander verknüpft werden: > Dataflex > ASCII (diverse Variationen) > Pervasive.SQL (vormals Btrieve) > Lotus > ODBC > dbase > ADO ActivX Data Objects > Paradox > BDE Borland Database Engine > DIF > ABACUS Business Objects > SYLK Unterstützte Ausgabeformate Zusätzlich zu den oben erwähnten Formaten können bei der Ausgabe der Daten folgende Formate verwendet werden: > Drucker > XML Extensible Markup Language > Druckdatei > ASCII/ANSI (diverse Variationen) > ADF ABACUS Document Format > Excel 4 > HTML HyperText Markup Language > Word Serienbrief > DHTML Dynamic HTML > WinWord Serienbrief > RTF Rich Text Format > WordPerfect Serienbrief > WMF Windows Meta File > WordStar Serienbrief Via ODBC, ADO bzw. BDE kann auf alle heute üblichen Datenbanken und andere Datenquellen zugegriffen werden. Insbesondere kann damit online MS Access, MS SQL-Server, Oracle, Informix, Sybase, dbase, Paradox verwendet werden. Einsatzgebiet im Human Resources Zusätzlich zu den vielen im Standardleistungsumfang vorhandenen Auswertungen und Statistiken nachfolgend einige Beispiele für mögliche AbaView-Auswertungen: > Eigene zusätzliche Statistiken mit > Ausbildungslisten individueller Sortierung und Totalen > Soll-/Ist-Vergleich einzelner Budgetarten > Budgetlisten > etc. > Beurteilungslisten

50 ABACUS TOOL-KIT Das ABACUS Tool-Kit ist das Basis-Runtime für die ABACUS-Applikationen. Die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz der tausendfach bewährten ABACUS-Programme wird durch modernste Technologien gewinnbringend ergänzt: ABACUS-Menüsystem Mit dem modernen AbaMenu besitzen die ABACUS-Programme ein Hauptmenü, das einen schnellen und übersichtlichen Wechsel zwischen den verschiedenen Applikationen wie auch Fremdprogrammen ermöglicht. > Mandantenspezifische Programmauswahl Pro Mandant werden nur die ABACUS-Applikationen mit den entsprechenden Programmen im Menü angezeigt, die für den betreffenden Mandanten eröffnet sind. > Benutzerspezifische Programmauswahl Dem ABACUS-Benutzer werden im AbaMenu nur die Programme angezeigt, für die er gemäss der Zugriffsberechtigung entsprechende Rechte besitzt. > Rollenbasierte Programmmenüs Der ABACUS-Benutzer kann einer oder mehreren so genannten Rollen zugeordnet werden. Sie bestimmen die angezeigten Programme, wenn der Benutzer sich in der Software anmeldet. Damit erhält der Anwender der Software genau diejenigen Programme zur Auswahl, die er gemäss der gewählten Rolle für die Erledigung seiner Aufgaben benötigt. > QuickSearch-Funktion Programme und auch Daten aus ABACUS-Datenbanken lassen sich mit Hilfe von Stichworten suchen und abfragen. > Suche in Handbüchern Mit Suchbegriffen kann online in den Handbüchern gesucht werden. > Favoriten Häufig benutzte Programme lassen sich vom Benutzer als Favoriten in der Menüleiste positionieren. > Dossierverwaltung Die Dossierverwaltung ermöglicht alle ABACUS-Auswertungen, Originalbelege wie zum Beispiel Lieferscheine, Rechnungen oder auch Word-Dokumente, Excel-Reports usw. automatisch in einem Dossier zu archivieren und jederzeit passwortgeschützt schnell und gezielt aufzurufen und darzustellen.

51 AbaVision AbaVision ist ein Add-On, das ABACUS-Software und Microsoft Excel vollständig integriert. Aufbauend auf den ABACUS Business Objects wird Excel zum umfassenden Management-Informationssystem mit Online-Zugriff bis auf Transaktions- respektive Buchungsebene. Informationen müssen nicht mehr von der Finanzsoftware ins Office übertragen werden und umgekehrt. Dank der neuen bidirektionalen Integration (Zwei-Weg-Kommunikation) können beispielsweise Budgets wahlweise im Excel oder im ABACUS erfasst werden. Die Daten werden immer sofort automatisch aktualisiert. Der praktische Nutzen für Anwender von AbaVision: > Kostengünstiges und flexibles Management-Informationssystem (MIS) mit Excel und ABACUS realisierbar > Neue Möglichkeiten zur Aufbereitung, Darstellung und zum Austausch von Daten und Informationen > Vermeiden von Datenredundanzen zwischen Excel und ABACUS, da Excel-Tabellen automatisch aktualisiert werden. Somit entfallen Fehlerquellen bei manueller Erfassung oder bei der Datenübertragung. > Online-Zugriff auf ABACUS-Daten AbaSmart: Menüs à la carte Mit AbaSmart passt sich die ABACUS-Software den individuellen Arbeitsabläufen und Bedürfnissen des Benutzers an, so dass eine effiziente Arbeitsweise möglich ist. Mit AbaSmart wird eine neue Dimension von benutzerfreundlicher Software erreicht. > Individuelle Menüs Aus der Fülle aller Menüpositionen der ABACUS-Applikationen kann der Anwender mit AbaSmart eigene, individuelle Menüs zusammenstellen und so das Erscheinungsbild der ABACUS-Software den eigenen Bedürfnissen, der Arbeitsweise und der Komplexität der zu lösenden Aufgabe anpassen. > Beliebig viele Menüs zusammenstellen > Pro Menü beliebig viele Menüpositionen (Programme) > Beliebige Reihenfolge der Menüpositionen > Menüpositionen frei benennen > Passwortschutz pro AbaSmart-Menü > Benutzer- oder arbeitsablauforientierte Menüs In einem Benutzermenü können Programme aus allen ABACUS-Applikationen und anderen Programmen gemischt und dadurch integrierte Arbeitsabläufe besser unterstützt respektive abgebildet werden. Das Kreieren von AbaSmart-Menüs ist dank Drag & Drop spielend einfach. Jedes Benutzermenü kann abgespeichert werden und steht zur späteren Verwendung jederzeit zur Verfügung. Auch lässt sich jedes Benutzermenü kopieren und an andere AbaSmart-Anwender versenden. > Autostart: Automatische Abläufe Mehrere AbaSmart-Menüpositionen können automatisch nacheinander gestartet und ausgeführt werden. Damit lassen sich ganze Programmabläufe automatisieren, ohne dass der Benutzer die einzelnen Programme manuell starten muss. > Vorprozess Die für die Aufbereitung der Daten erforderlichen Selektionen wie beispielsweise für welche Periode oder welchen Geschäftsbereich die Auswertung erstellt werden soll, kann im Vorprozess festgelegt werden. Zusätzlich kann auch das Ausgabeformat (Drucken ADF, RTF, HTM, PDF, CSV und XLS) vorgegeben werden.

52 ABACUS TOOLS Archivierung Zusätzlich zur Dossierverwaltung, die kostenlos im Rahmen des ABACUS Tool-Kit verfügbar ist, bietet das Modul ABACUS Archivierung eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen und Dokumenten erstellt mit den verschiedenen ABACUS-Programmen oder auch mit Fremdprogrammen. > Nahtlos integriert in ABACUS-Software Die ABACUS Archivierung ist vollumfänglich in die ABACUS-Programme integriert. Beim Ausdruck einer Auswertung kann automatisch eine elektronische Kopie des Dokuments in das entsprechende Archiv gespeichert werden. Definitive MWST-Abrechnungen, Bilanzen, Lohnabrechnungen etc. werden so vom System automatisch archiviert, unabhängig davon, welcher Benutzer die Auswertung erstellt hat. Einfach und sicher eine umfassende Datenintegrität ist damit gewährleistet. > Archivierung aus Office-Programmen Die Integration der ABACUS Archivierung in die Microsoft Office-Programme bietet die Möglichkeit, direkt aus der Office-Umgebung Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Powerpoint-Vorträge in ein ABACUS-Archiv abzuspeichern. > Scannen und Archivieren von Originaldokumenten Die Option AbaScan bietet die Möglichkeit, sämtliche papiergebundenen Dokumente wie z.b. Lieferscheine, Lieferantenrechnungen, Werkstattzeichnungen etc. zu scannen. Die so digitalisierten Dokumente können anschliessend im gewünschten Archiv abgelegt werden. Auch diese gescannten Dokumente werden automatisch volltextindexiert und ermöglichen so ein schnelles Auffinden mit der Suchmaschine AbaSearch. > Vollständigkeit, Unveränderbarkeit Alle in Archiven abgespeicherten Auswertungen, Dokumente und Daten bleiben unveränderbar gespeichert. Sie können also auch nicht mehr selektiv gelöscht oder geändert werden. > Verschlüsselung, Zugriffsberechtigung Daten werden verschlüsselt abgespeichert und der Zugriff auf die Daten ist so geregelt, dass nur Berechtigte Informationen abfragen können und niemand Daten aus dem Archiv löschen kann. Die Sicherheit ist zudem durch einen Passwortschutz auf den einzelnen Archiven und auch durch Zugriffsrechte der Benutzerverwaltung gewährleistet. > Komfortables Suchen von Informationen Durch eine leistungsfähige Volltextsuch- und Indexiermaschine kann innerhalb weniger Augenblicke das gesuchte Dokument auch aus Tausenden von Daten gefunden werden. Sie bietet dazu: - Suche nach Wortfragmenten - Kombination von verschiedenen Textelementen

53 AbaPilot: Such- und Navigationssystem Mit AbaPilot erhält der autorisierte ABACUS-Anwender einen schnellen und direkten Zugriff auf alle Daten und Informationen, die in der ABACUS-Software gespeichert sind. Durch die Eingabe eines Suchbegriffs werden sofort alle entsprechenden Datensätze mit allen verknüpften Informationen, Daten und auch Dokumenten (Word, Excel, gescannte Originale) angezeigt. Ein Mausklick genügt, um Detailinformationen über einen Datensatz zu erhalten. Im Falle von ABACUS-Daten kann das entsprechende ABACUS-Erfassungsprogramm direkt gestartet werden, damit gegebenenfalls sogar Mutationen vorgenommen werden können. Rapport-Scanning Handgeschriebene Arbeitsrapporte können mit dem ABACUS Rapport-Scanning-Modul AbaForm gescannt und die Daten automatisiert weiterverarbeitet werden. Durch die nahtlose Integration in die ABACUS-Software kann das Rapport-Scanning-Modul als vorgelagertes Erfassungsmodul für die Lohnbuchhaltung, Leistungs-/Projektabrechnung, Adressverwaltung und Auftragsbearbeitung eingesetzt werden. Der grosse Nutzen besteht in der Zeitersparnis durch die Automatisierung und der Vermeidung von Erfassungsfehlern. Stammdaten der nachgelagerten Applikationen, z.b. AbaProject, stehen für Plausibilitätsprüfungen online zur Verfügung und haben so einen unmittelbaren Einfluss auf die Datenerfassung mit AbaForm. Mit Branchenlösungen kann AbaForm ebenfalls eingesetzt werden.

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56 ABACUS Research AG Betriebswirtschaftliche Software Ziegeleistrasse 12 CH-9302 Kronbühl-St.Gallen Telefon Fax Ecknauer + Schoch ASW / OS

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