07. UND 08. OKTOBER 2014 LOHN & HR GMBH ST. JOHANN/PG.

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1 BEGLEITHEFT Netto-Arbeitsverdienst Personalistentreff UND 08. OKTOBER 2014 LOHN & HR GMBH ST. JOHANN/PG.

2 VORWORT Sehr geehrte Damen und Herren, wir freuen uns, Sie auch in diesem Jahr wieder zu unserem Personalistentreff in St. Johann im Pongau begrüßen zu dürfen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben mit viel Engagement eine spannende Veranstaltung vorbereitet, für deren Verlauf wir alles Gute wünschen möchten. Beim letzten Personalistentreff im Mai 2013 wurde mit dem neuen LHR Lohn eine wichtige Produktneuheit vorgestellt. In der Zwischenzeit durften wir fast alle Kundeninstallationen auf die neue Software umstellen. Die Umstellungen wurden reibungslos, gut vorbereitet und innerhalb kürzester Zeit abgewickelt, sodass die Anwender nach minimalen Arbeitsunterbrechungen mit der neuen Lösung arbeiten konnten. Die jahrelange positive Zusammenarbeit mit den Nutzern unserer Personalwirtschaft ist und war für den Erfolg mitverantwortlich. Die hohe Akzeptanz der Benutzer zeigt, dass ein gutes Gleichgewicht zwischen wichtigen und hilfreichen Neuerungen und hohem Wiedererkennungswert ohne großen Einschulungsbedarf gefunden werden konnte. Vielen Dank, dass Sie uns mit dem neuen Produkt LHR Lohn auch weiterhin Ihr Vertrauen schenken! An neuen Ideen zur Weiterentwicklung der PV-Software mangelt es nicht und so liegt auch für den LHR Lohn bereits eine umfassende Roadmap mit zahlreichen neuen und unterstützenden Funktionen vor, an welchen wir arbeiten. Die aktuellste große Produktinnovation, von der wir in diesen Tagen berichten dürfen, ist aber zweifelsohne unsere neue LHR Zeitwirtschaft. Unser Anspruch war dabei die Entwicklung einer Zeiterfassungslösung, die die Nachteile von eigenständigen, nur über Schnittstellen angebundenen Systemen überwindet. Durch die nahtlose Integration in den LHR Lohn wurden doppelte Datenhaltung, Lösungsadministration und unterschiedliche Benutzeroberflächen vermieden. Ein Abgleich von Daten unterschiedlichster Quellen entfällt. So sparen die Nutzer Zeit, Geld und Nerven und können sich auf die wichtigen Fachthemen konzentrieren, anstatt zwei Softwareprodukte datensynchron halten zu müssen. Der Bereich Human Resources Management Software entwickelt sich prächtig. Zahlreiche Unternehmen im In- und Ausland konnten sich vom modernen, zukunftsweisenden Ansatz der umantis-lösungen für Bewerber- und Mitarbeitermanagement überzeugen. Schnelle Implementierungszeit, einfache Bedienung und ganzheitliche Abdeckung zeitgemäßer Personalmanagement-Anforderungen werden uns von den neuen Anwendern bescheinigt. Der immer stärkeren Vernetzung von Arbeitsprozessen auch im Umfeld der Personalabteilung versuchen wir also durch eine tiefgreifende Integration der beteiligten Werkzeuge (Personalverrechnungssoftware Zeiterfassung HR-Software) Rechnung zu tragen. Wir freuen uns auf den gemeinsamen Gedanken- und Erfahrungsaustausch mit Ihnen und hoffen, dass Sie viel von unseren Informationen im täglichen Arbeitsprozess mit unserer LHR Software erfolgreich nutzen können. Viel Erfolg dabei wünsche ich Ihnen von ganzem Herzen, Ihr Hans R. Kappacher mit dem LHR Team Seite 2/ Oktober 2014

3 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 2 Technische Tipps und Tricks, Konfiguration und Systembetreuung... 5 F12-Taste - Aufruf zur Menüsuche... 5 Java Icon in der Taskleiste ändern... 7 Neue Maske gesperrte Aufrufe Neue Maske Trace-Einträge Übernahme Echt- auf Testsystem Analyse Modul - Auswertung des Auszahlungsbetrages inkl. Nachzahlung aus Vormonaten Passwortrichtlinien Farbeinstellungen Benutzer sperren Fehlermeldungen ausschließen Sidebar Batch Allgemeines SQL Skripte s Abgerechnete Durchführungsaufträge Hintergrundinfos Neue Features I Modul Reisekosten Sammelbeantragung mehrerer Reisen Abgelehnte Reisen "reaktivieren" Personalmanager dezentrale Reisekostenmasken öffnen Performance-Optimierung Optimierung der Traceabrechnung EFZ-Berechnung nur bei aktivierter Entgeltfortzahlung Abfrage der Dienstnehmer Beschleunigung des Lohn-/Gehaltszettel Einzeldrucks Einzeldruck für den Lohn-/Gehaltszettel - Nachdruck Aufzehrung von Zulagen Nicht angedruckte Lohnarten auf dem Probeabrechnungs-Gehaltszettel ausgeben Firmen löschen Berechtigungsmodul/Protokollierung: Automatisches Einfügen neuer Felder in den Nachrichtengenerator Oktober 2014 Seite 3/245

4 Neue Features II Spalten verschieben Eintrittsdaten fallweise beschäftigte Dienstnehmer Neue Version der Urlaubsstandliste Dienstnehmer kopieren Nachweis Zahlungsfluss neue Vergleichsmöglichkeit Freiwillige Zahlungsvereinbarung ihre Verwendungsmöglichkeiten Neues Modul SelfService Upload von Lohn-/Gehaltszettel Tipps und Tricks Dienstnehmerstamm: Bar bei Austritt Variabler Dienstnehmerstamm: Vorgabewerte je DN-Gruppe Verbundene Masken Navigator Urlaub und Fehlzeiten Schnellerfassung SV-Gruppenautomatik bei Lehrlingen Lohnarten ausblenden Lohnart taggenau FA-, DN-, LoA-Nummern Erweiterung Aufrollungen Exekutionen Tipps für die Erfassung Vorgehensweise bei Differenzen in der Buchhaltung Variable Parameter Datenaustausch ELDA Gesetzliche Änderungen Sozialversicherung Lohnsteuer Versteuerung von Beendigungsansprüchen Freiwillige Abfertigungen ( 67 Abs 6 EStG) Vergleichszahlungen und Kündigungsentschädigungen ( 67 Abs 8 lit a und b EStG) Rückzahlung von zu viel bezahltem Entgelt Lohnnebenkosten Arbeits-/Entgeltbestätigung für Wochengeld Netto-Arbeitsverdienst Neue Lohnzettelart Umsetzung in LHR Personalverrechnung Entgeltfortzahlung - Änderungen in LHR Personalverrechnung Freie Dienstnehmer BV-Beiträge während Krankheit EFZ-Anspruch Vordienstzeiten von Lehrlingen richtig berücksichtigen EFZ-Anspruch Karenzzeiten richtig berücksichtigen Neues Modul LHR Zeit Seite 4/ Oktober 2014

5 TECHNISCHE TIPPS UND TRICKS, KONFIGURATION UND SYSTEMBE- TREUUNG F12-Taste - Aufruf zur Menüsuche Im LHR Lohn haben Sie die Möglichkeit, die Taste F12 als Schnellaufruf-Taste für die Menüsuche zu konfigurieren. Dazu rufen Sie die Menüsuche mit F12 auf: Für die Aktivierung des Buttons muss seitens der LHR eine Einstellung in der Oracle Anwendungssoftware Middleware am Server vorgenommen werden. Dies ist in der Wartung inkludiert. Falls Sie dies wünschen, kontaktieren Sie bitte den LHR Support. Ansonsten setzen Sie in folgender Datei am Applikationserver diese Einstellung: C:\Oracle\Middleware11g\lsalasinst_1\config\FormsComponent\forms\fmrweb.res Oktober 2014 Seite 5/245

6 In der Datei fügen Sie ganz unten folgende Zeile hinzu: 123 : 0 : "F12" : : "ACCELERATOR1" Dies sieht dann wie folgt aus: Die Middleware braucht dazu nicht neu gestartet werden. Sobald Sie neu einsteigen, steht der Shortcut zur Verfügung. Für die Bearbeitung von Konfigurationsdateien gelten bestimmte Richtlinien, damit keine ungewünschten Nebeneffekte bzw. Fehler auftreten. Dateien dürfen nur mit bestimmten Editorprogrammen (zb Notepad++) bearbeitet werden. Ebenfalls müssen vorher unbedingt Sicherungskopien der betroffenen Dateien erstellt werden. Wir empfehlen deshalb, Änderungen an diesen Dateien nur nach Rücksprache mit unserem Support durchzuführen. Falls Sie die Änderungen nicht selbst durchführen möchten, wenden Sie sich bitte ebenfalls an unseren Support. Wir können diese Anpassungen dann im Rahmen der verrechenbaren Betreuung durchführen. Seite 6/ Oktober 2014

7 Java Icon in der Taskleiste ändern Am Arbeitsplatz wird in der Taskleiste ein Standard-Java-Icon angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, dieses durch ein individuelles Icon zu ersetzen. Dazu gibt es im Oracle-Webutility die Funktion "WebUtil_SeparateFrame.SetIcon('myApp.gif');". Diese Funktion aus dem Oracle-Webutility kann nicht im Zuge des Öffnens von der Maske ausgeführt werden, sondern erfolgt, sobald der Anmelden Button geklickt wird: Oktober 2014 Seite 7/245

8 Im Fenster nach Anmelden wird das individuelle Icon angezeigt: Durch die Umstellung des Icons im Fenster erscheint auch in der Windows-Taskleiste das neue Icon: In den Konfigurationsdateien "forms.conf" und "weblogic.xml" können Sie ein neues virtuelles Verzeichnis festlegen, in dem das Icon gesucht wird. Beispiel: "Bilder" auf "<x>:\eurolohn\icons" Den Dateinamen des GIF-Bildes übergeben Sie als Parameter (Parametername="Java_Bild"). Das Bild wird nur geladen, wenn ein Bildname übergeben wird. Das Beispiel wurde mit einer Bilddatei im GIF-Format mit der Größe 32 Pixel breit und 32 Pixel hoch durchgeführt. Seite 8/ Oktober 2014

9 Die Dateien finden Sie unter: forms.conf unter C:\Oracle\Middleware11g\lsalasinst_1\config\OHS\ohs1\moduleconf Dazu stellen Sie folgendes ein: AliasMatch ^/bilder/(..*) "C:\Eurolohn\icons/$1" weblogic.xml unter C:\Oracle\Middleware11g\user_projects\domains\lsalDomain\servers\WLS_FORMS\tmp\_WL_user\ formsapp_11.1.1\e18uoi\war\web-inf: <virtual-directory-mapping> <local-path>c:\eurolohn\icons</local-path> <url-pattern>/bilder/*</url-pattern> </virtual-directory-mapping> In der formweb können Sie folgendes einstellen: # Forms applet parameter splashscreen=/lhr.gif In den einzelnen Modulen können Sie folgendes übernehmen: otherparams=java_bild=lhr.gif Im Eurolohn/icons - Ordner wird dann eine GIF-Datei mit 32 Pixel Breite und 32 Pixel Höhe unter "lhr.gif" gespeichert. Danach ist es ratsam, die Middleware neu zu starten. Für die Bearbeitung von Konfigurationsdateien gelten bestimmte Richtlinien, damit keine ungewünschten Nebeneffekte bzw. Fehler auftreten. Dateien dürfen nur mit bestimmten Editorprogrammen (zb Notepad++) bearbeitet werden. Ebenfalls müssen vorher unbedingt Sicherungskopien der betroffenen Dateien erstellt werden. Wir empfehlen deshalb, Änderungen an diesen Dateien nur nach Rücksprache mit unserem Support durchzuführen. Falls Sie die Änderungen nicht selbst durchführen möchten, wenden Sie sich bitte ebenfalls an unseren Support. Wir können diese Anpassungen dann im Rahmen der verrechenbaren Betreuung durchführen Oktober 2014 Seite 9/245

10 Neue Maske gesperrte Aufrufe In der Maske gesperrte Aufrufe sehen Sie, ob Programme, Firmen oder Aufrufe des Programms gerade gesperrt sind und von welchem Prozess diese gesperrt sind. Dies passiert z.b. während einer Abrechnung, dann kann kein anderes Programm auf diese gesperrten Aufrufe zugreifen. Außerdem werden Ihnen auch geplante gesperrte Aufrufe angeführt. Diese zeigen Ihnen zudem an, welcher vorherige Prozess abgeschlossen sein muss, damit ein neuer starten kann. Die Maske finden Sie im LHR Lohn unter Systemverwaltung/Abfragen/gesperrte Aufrufe: Beispiel: Wenn eine Abrechnung läuft, wird Ihnen in dieser Maske angezeigt, welche weiteren Programmteile zur Zeit durch die Abrechnung gesperrt sind. Welche Prozesse zusammengehören, erkennen Sie einfach durch die gemeinsame Prozess-ID. Weitere Programme, die bereits gestartet wurden und die Sperre (Lock) der Abrechnung abwarten müssen, finden Sie mit eigenen Prozess-IDs weiter unten. Wenn Sie eine Sperre aufheben, wird nur die Sperre vom betroffenen Programmteil aufgehoben, nicht jedoch der gesamte Programmprozess (Abrechnung). Seite 10/ Oktober 2014

11 Neue Maske Trace-Einträge In dieser Maske sehen Sie die letzten 20 Trace-Einträge, unabhängig davon, ob Tracedateien geschrieben wurden. Trace-Einträge sind Einträge in Protokolldateien, von gestarteten Programmen, die in der Regel im Eurolohn/work Verzeichnis protokolliert werden. Sie können auch nach Programmen, Dienstnehmern und Prozess-IDs (z.b. Abfragen einer bestimmten Abrechnung) abfragen. Die Maske finden Sie im LHR Lohn unter Systemverwaltung/Abfragen/Traceverlauf: Diese Maske ist besonders hilfreich, wenn Sie sich z.b. die Abrechnung von einem bestimmten Dienstnehmer ansehen möchten Oktober 2014 Seite 11/245

12 Übernahme Echt- auf Testsystem Es gibt nun ein SQL Skript, mit dessen Hilfe Sie den Datenbankstand des Echtsystems auf das Testsystem übernehmen können. In dem Skript werden folgende Vorgänge berücksichtigt: Löschen aller Datenbank-User, die nicht bereits bei der Installation vorhanden waren (SYS, SYSTEM usw.) Start eines Datapump-Imports, mit der letzten Sicherung SYS-Rechte für Lohn-Datenbankuser vergeben Materializied View neu aufbauen Invalide Objekte aller Lohn-User neu kompilieren Analyse Modul - Auswertung des Auszahlungsbetrages inkl. Nachzahlung aus Vormonaten Im Analysemodul (Discoverer) haben Sie nun die Möglichkeit, den Geschäftsbereich Abrechnung mit Auszahlungsbeträgen (Datum/Uhrzeit Datenträger) zu vergleichen. Damit sind alle Überweisungsdaten der Dienstnehmerüberweisungen auswertbar. Dies ist ident mit der Funktion Formular ohne Abrechnung/Nachdruck aus der Abrechnungsmaske. Das Analysemodul wurde im Geschäftsbereich Abrechnung um folgende Ordner erweitert: Abrechnung bezahlt Dienstgeberanteile bezahlt abgerechnete Lohnarten bezahlt Seite 12/ Oktober 2014

13 Passwortrichtlinien Sonderzeichen im Passwort In den Passwörtern der Benutzer, die auf die LHR Applikationen (inkl. Modul Analyse) zugreifen, können Sonderzeichen verwendet werden. Unter Systemverwaltung/Zugriff/Passwort ändern: können die Passwörter geändert werden, sodass Sonderzeichen enthalten sind Oktober 2014 Seite 13/245

14 Gültige Zeichen für ein Passwort sind daher: A-Z (inkl. ÖÄÜ) a-z (inkl. öüäß) 0-9 Außerdem folgende Sonderzeichen (in grün markiert), siehe nächste Seite: Diese Richtlinien gelten auch für den Benutzer LOHN, der allerdings auch weiterhin nur von LHR geändert werden kann. Seite 14/ Oktober 2014

15 Passwortrichtlinien festlegen Im Berechtigungsmodul haben Sie die Möglichkeit, folgende Passwortrichtlinien für den LHR Lohn unter dem Menüpunkt Datenzugriff/Passwortrichtlinien festzulegen: Minimale Passwortlänge: z.b. 8 Zeichen Mindestanzahl Ziffern: z.b. mindestens 1 Ziffer Mindestanzahl Buchstaben: Mindestanzahl Kleinbuchstaben Mindestanzahl Großbuchstaben Mindestanzahl Sonderzeichen: Mindestanzahl Sonderzeichen Erlaubte Zeichen:! =? { } [ ] * + ~ - _., : Passwortunterschied: Anzahl der Zeichen, wie sich das aktuelle vom letzten Passwort unterscheiden muss Initialpasswort: Soll dieses sofort ablaufen? (Ja/Nein) (Gilt nicht für das Analysemodul) Intervall: Wie viele Tage ist ein Passwort gültig? Wie viele Tage hat der Benutzer Zeit, sein Passwort zu ändern? Passworthistorie: Anzahl der zuletzt verwendeten Passwörter, die nicht mehr verwendet werden dürfen (Maximal 50) UND Anzahl der Tage, in denen man das Passwort nicht wieder verwenden darf Anmeldeversuche: Nach wie vielen nicht erfolgreichen Anmeldeversuchen wird der Zugriff gesperrt? Die unterschiedlichen Passwortrichtlinien können Sie den Benutzern zukünftig dann in weiterer Folge den Benutzern im Menüpunkt Datenzugriff/Rollen zuweisen. Somit ist es möglich, für verschiedene Benutzer unterschiedliche Passwort-Intervalle festzulegen, die auch für das Modul Analyse gelten Oktober 2014 Seite 15/245

16 Im oberen Bereich der Maske legen Sie den Namen und einen Kommentar für die Passwortrichtlinie fest. Im unteren Bereich legen Sie die Richtlinien fest. Wird ein Feld (z.b. Mindestanzahl Sonderzeichen) nicht gefüllt, wird dieser Teilbereich der Richtlinie nicht geprüft, wenn der Benutzer sein Passwort ändert. Seite 16/ Oktober 2014

17 Oracle Datenbank Über die Oracle Datenbankprofile werden die Themen Passwortintervall, Passworthistorie und Benutzersperre gelöst. Für jede Passwortrichtliniendefinition in der Maske Datenzugriff/Passwortrichtlinien wird ein eigenes Datenbankprofil erstellt, welches Sie den einzelnen Benutzern in Zukunft über die Maske Datenzugriff/User zuweisen. Kennwort Ablauf in (Tagen) Sperre (Tage nach Ablauf) Wie viele Tage ist das Passwort gültig? Wie viele Tage hat der Benutzer Zeit, sein Passwort zu ändern, nachdem es abgelaufen ist? Oktober 2014 Seite 17/245

18 Historie Anzahl von Kennwörtern Anzahl von Tagen Wie viele Passwörter müssen verwendet werden, damit wieder das ursprüngliche Passwort gesetzt werden darf? Wie viele Tage müssen vergehen, damit das ursprüngliche Passwort wieder verwendet werden darf? Wenn Sie die Anzahl von Kennwörtern auf 10 und Anzahl von Tagen auf 30 setzen, darf der Benutzer das ursprüngliche Passwort erst wieder verwenden, wenn seit der Passwortänderung 30 Tage vergangen sind und das Passwort bereits 10 Mal geändert wurde. Anmeldung nicht erfolgreich In diesem Bereich steuern Sie, nach wie vielen nicht erfolgreichen Anmeldeversuchen der Zugriff des Benutzers gesperrt wird. Die Sperre wird nie automatisch ablaufen. Erst wenn jemand den Benutzer in der LHR- Berechtigungsverwaltung freigibt, wird sich der Benutzer wieder erfolgreich anmelden können. Achten Sie darauf, dass ein Datenbankadministrator des Kunden für die Benutzer LOHN, LOHN_PLAN und PROBEABRECHNUNG keines der Profile verwendet, bei denen das Passwort abläuft oder der Zugriff nach einer bestimmten Anzahl von nicht erfolgreichen Anmeldeversuchen gesperrt wird. Ansonsten könnte es zu unrichtigen/unvollständigen Abrechnungen kommen, wenn sich ein Benutzer z.b. während eines Batchlaufes 10 Mal mit dem Benutzer LOHN falsch anmeldet. Seite 18/ Oktober 2014

19 Komplexitätsprüfung Die Komplexitätsprüfung erfolgt über eine eigene LHR-Funktion, die jedoch jedem Datenbankprofil angehängt wird, welches von der LHR-Berechtigungsverwaltung erstellt wird. Diese Funktion nimmt die Prüfung auf die Passwortlänge, die notwendige Anzahl an Ziffern und Buchstaben, sowie die Prüfung auf den Passwortunterschied vor. Die Überprüfung des Passwortunterschiedes sieht wie folgt aus: 1. Unterscheidet sich die Passwortlänge um mehr als die angegebene Anzahl an Zeichen, dann ist die Prüfung Passwortunterschied erfolgreich. (z.b. Unterschied 4 Zeichen. Alte Passwortlänge 12 Zeichen. Neue Passwortlänge 8 Zeichen) 2. Wenn sich die Passwortlänge nicht ausreichend unterscheidet, wird folgendes geprüft: a. Befindet sich an derselben Stelle des Passworts dasselbe Zeichen? (Kontrolle vorwärts) b. Befindet sich an derselben Stelle des Passworts dasselbe Zeichen? (Kontrolle rückwärts) Eine Änderung des Passwortes von AbCdEfG1 auf AbCdEfG2 ist nach dieser Routine ungültig, da die ersten 4 Zeichen AbCd im alten und neuen Passwort ident sind. Eine Änderung des Passwortes von AbCdEfG1 auf AbCdEfG1X ist nach dieser Routine ungültig, da die ersten 4 Zeichen AbCd im alten und neuen Passwort ident sind. Eine Änderung des Passwortes von AbCdEfG1 auf XAbCdEfG1 ist nach dieser Routine ungültig, da die letzten 4 Zeichen EfG1 im alten und neuen Passwort ident sind. Eine Änderung des Passwortes von AbCdEfG1 auf XAbCdEfG1X wäre nach dieser Routine gültig. Begründung: An der ersten Stelle des alten Passwortes steht ein A. An der ersten Stelle des neuen Passwortes steht ein X. An der zweiten Stelle des alten Passwortes steht ein b. An der zweiten Stelle des neuen Passwortes steht ein A. An der vorletzten Stelle des alten Passwortes steht ein G. An der vorletzten Stelle des neuen Passwortes steht ein 1. An der letzen Stelle des alten Passwortes steht ein 1. An der letzen Stelle des neuen Passwortes steht ein X Oktober 2014 Seite 19/245

20 In dieser Maske Datenzugriff/User können Sie den einzelnen Benutzern die Passwortrichtlinien zuweisen: In der dezentralen Benutzerverwaltung darf der angemeldete Benutzer alle Richtlinien bei seinen zu verwaltenden Usern verwenden. Seite 20/ Oktober 2014

21 Farbeinstellungen In LHR Lohn haben Sie folgende drei Farbschemen zur Auswahl: Blaues Schema (Standard) Graues Schema (Standard) Benutzerdefiniert Im benutzerdefinierten Farbschema kann der User sämtliche Farbeinstellungen selbst treffen. Das blaue und graue Schema sind vordefiniert und vom Benutzer änderbar, wobei beim blauen gewisse Einschränkungen vorliegen, da sich diese Änderungen negativ auf die Geschwindigkeit des Programms auswirken. Generell wird von LHR das blaue Farbschema empfohlen, da dieses die schnellste Geschwindigkeit garantiert Oktober 2014 Seite 21/245

22 Gesperrt Diese Felder sind im blauen Farbschema für Änderungen gesperrt, damit auch bei langsamen Internetverbindungen eine schnelle Geschwindigkeit gewährleistet werden kann. Farbauswahl Wenn Sie dieses Symbol anklicken, öffnet sich die untenstehende Maske mit der Farbpalettenauswahl. Farben als Favorit speichern Wenn Sie eine Farbe ausgewählt haben, können Sie diese mit Klick auf den Stern als Favorit abspeichern. Diese ist dann in der unteren Reihe bei jedem Aufruf der Farbpalette sofort auswählbar. Seite 22/ Oktober 2014

23 Farben als Favorit löschen Bei Klick auf das X wird der aktuell ausgewählte Favorit gelöscht. Im blauen und grauen Farbschema können Sie mit Schema zurücksetzen die Standardeinstellungen wiederherstellen. Schrift Hier ändern Sie die Einstellungen der Schrift in den Feldern. Pflichtfelder Eingabepflichtige Felder sind in LHR Lohn stets farblich hervorgehoben. Hier ändern Sie diese Farbe Oktober 2014 Seite 23/245

24 Aktuelle Zeile In Blöcken, in denen mehrere Datensätze angezeigt werden, ist die aktuell ausgewählte Zeile farbig markiert. Hier ändern Sie diese Farbe. Focus Felder die gerade ausgewählt sind, sind farblich anders hinterlegt. Mit dieser Einstellung ändern Sie die Farbe. Seite 24/ Oktober 2014

25 Leinwand und Farbverlauf Hier ändern Sie die Hintergrundfarbe der Maske. Window Hier ändern Sie die Farbe der oberen Maskenleiste Oktober 2014 Seite 25/245

26 Status/Console Hier können Sie die Farben der Informationsleiste der LHR Module ändern. Menü Die obere Menüleiste ändern Sie mit diesen Einstellungen. Die Farben des geöffneten Menüs ändern Sie hier: Seite 26/ Oktober 2014

27 Tab Die Farben der Registerreiter können Sie ebenfalls ändern. Beim aktiven Tab ändern Sie die Farbe des aktuell ausgewählten Registerreiters: Oktober 2014 Seite 27/245

28 Multirecordfarbe In Blöcken mit mehreren Datensätzen werden die Zeilen zur besseren Lesbarkeit immer mit zwei verschiedenen Farben angezeigt. Mit Farbe A stellen Sie die Farbe der ungeraden Zeilen (1, 3, 5, Zeile) ein. Auch eingabepflichtige Felder sind hier wieder mit einer eigenen Farbe hervorgehoben. Bei Farbe B stellen Sie die Farben der geraden Zeilen (2, 4, 6, Zeile) ein. Seite 28/ Oktober 2014

29 Button Hier können Sie die Farbe der Buttons einstellen. Schrift und Hintergrundfarbe Wenn ein Button ausgewählt oder gedrückt wurde, so wird dieser mit eigenen Farben markiert. Focus / Rahmen / Schrift Schatten Position von Bild und Text Hier ändern Sie die Position des Textes und Bildes (falls vorhanden) Button Farbverlauf Hier ändern Sie den Farbverlauf aller Buttons in Masken Oktober 2014 Seite 29/245

30 Lov In den letzten Feldern können Sie die Farben der Wertelisten (LOVs) ändern. Seite 30/ Oktober 2014

31 Benutzer sperren Sowohl in LHR Berechtigungsverwaltung als auch in LHR dezentralen Benutzerverwaltung kann ein Administrator in der Maske Datenzugriff/User einen Benutzer sperren. Dafür wird der Button Sperre den User verwendet. Daraufhin wird diesem Benutzer der Zugriff auf alle LHR Module (inkl. Analyse) verwehrt. Der gesperrte Benutzer wird optisch rot dargestellt. Ein User, dessen Passwort abgelaufen ist, wird orange dargestellt. Die Sperre heben Sie über die Funktion Reaktiviere den User wieder auf. Das Passwort des Benutzers bleibt in diesem Fall unverändert Oktober 2014 Seite 31/245

32 Seite 32/ Oktober 2014

33 Fehlermeldungen ausschließen Grundsätzlich können User alle oder gar keine Fehlermeldungen der berechtigten Firmen und Dienstnehmer sehen. Sie haben die Möglichkeit (vorwiegend für Rechenzentren), in der Berechtigungsverwaltung über die Rollendefinition diverse Fehlermeldungen für Benutzer auszuschließen. Dadurch werden die ausgeschlossenen Fehlernummern nicht mehr angezeigt bzw. sind nicht mehr auswählbar. In der Berechtigungsverwaltung öffnen Sie unter Datenzugriff/Rollen die Menürollen. Hier haben Sie die Möglichkeit, Fehlernummern einzugeben, die für die entsprechende Rolle nicht sichtbar sein sollen: Oktober 2014 Seite 33/245

34 Beim Ausschluss von Fehlermeldungen, werden diese in allen Einstiegsseiten nicht angezeigt und bei der Anzahl nicht mitgezählt: Bei der Ansicht der Fehlermeldungen in der Fehlermeldungenmaske sowie im Navigator, werden die ausgeschlossenen Fehlermeldungen nicht gezählt und angezeigt: Seite 34/ Oktober 2014

35 Bei der Bearbeitung der Trace-Liste unter Systemverwaltung/Abfragen/Trace scheinen auf dem Report der Trace-Liste die in der Rolle ausgeschlossenen Fehlermeldungen ebenfalls nicht auf: Oktober 2014 Seite 35/245

36 Sidebar In einigen Masken gibt es eine Reihe von Datensätzen, welche für Benutzer nicht sofort erkennbar sind. Aufgrund dessen wird eine Übersicht mit allen Gültigkeitsdatums-Angaben in Form einer Sidebar geschaffen: Beim Anlegen von neuen variablen Dienstnehmerstämmen wird das neue Ab-Datum sofort in die Sidebar eingetragen. In der Sidebar können Sie nicht nur blättern sondern auch abfragen. Auch haben Sie die Möglichkeit, alle variablen Dienstnehmerstämme eines Dienstnehmers im Überblick zu sehen. Diese Funktion wird kurzfristig auch in folgenden Masken zur Verfügung stehen: Stammdaten/Personal/Kostenstellenaufteilung Stammdaten/Personal/Exekutionen Abrechnungen/Abrechnen/Ansichten/Abrechnung Abrechnungen/Abrechnen/Ansichten/Probeabrechnung Abrechnungen/Abrechnen/Ansichten/EFZ Bereits bestehende, sowie neue Masken werden im Rahmen der laufenden Weiterentwicklung schrittweise folgen. Seite 36/ Oktober 2014

37 Batch Allgemeines Mit der Batchabrechnung können Sie regelmäßig wiederkehrende Arbeiten automatisieren. Das kann z.b. der Monatsabschluss sein, weil jedes Monat dieselben Arbeiten (Abrechnen aller Dienstnehmer, Ermitteln der Buchhaltungsdaten, Erstellen von Überweisungsdatenträgern für Dienstnehmer, Finanzamt, Gewerkschaften und Gläubiger, etc.) durchzuführen sind. Die Batchabrechnung startet sich zu dem von Ihnen vorgegebenen Zeitpunkt (z.b. 20:00 Uhr) und arbeitet alle Programme der Reihe nach ab. Sie haben die Möglichkeit, beliebig viele solcher automatisierter Batchläufe zu definieren. So können Sie z.b. für jede Gruppe mit einem unterschiedlichen Auszahlungstermin, für unterschiedliche Arbeiten (Abrechnung, Lohn-/Gehaltszetteldruck, Erstellung aller Meldungen an die Behörden,...) einen eigenen Lauf festlegen. Welche Programme, welche Datenträger erstellt werden sollen, können Sie dabei ebenso festlegen, wie welche Auswertungen Sie wie oft erstellen wollen. Bei jedem Programm, sowie bei jeder Auswertung können Sie dabei festlegen, in welchen Monaten (1-12) diese durchgeführt werden sollen. Somit können Sie jährliche Auswertungen im Batchlauf einbauen, aber nur für Dezember aktivieren. SQL Skripte Sie haben die Möglichkeit speziell von Ihnen programmierte SQL Skripte im Batchlauf einzubinden. Bei Oracle SQL Skripten und Batch-Jobs tragen Sie den genauen Pfad für die Datei mit dem genauen Datei-Namen ein. Für das Eurolohn Verzeichnis können Sie auch %HOME% eingeben. Solche Aufrufe können Sie in der Aufrufverwaltung einfach mit dem Kennzeichen SQL-Skript oder Programm anlegen: Oktober 2014 Seite 37/245

38 Auch von Ihnen erzeugte Batch-Dateien und VBS-Skripte können immer VOR oder NACH Batchläufen automatisch gestartet werden. Aufrufe vor jeder Batchabrechnung In der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufe vor jeder Batchabrechnung können Sie Aufrufe definieren, die vor jeder Batchabrechnung in jeder Firma (= firmenübergreifend) automatisch gestartet werden. Diese Batch-Dateien und VBS-Skripte speichern Sie zuvor im eurolohn\bin Verzeichnis. Die Aufrufe vor jeder Batchabrechnung werden automatisch vor jeder Batchabrechnung gestartet. Das bedeutet, dass Sie nur eine oder mehrere Batchläufe starten (wie in der Aufgabe "Batchabrechnung starten" beschrieben) und die Aufrufe vor jeder Batchabrechnung werden vom Programm durchgeführt. Aufrufe nach jeder Batchabrechnung In der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufe nach jeder Batchabrechnung können Sie Aufrufe definieren, die nach jeder Batchabrechnung in jeder Firma (= firmenübergreifend) automatisch gestartet werden. Diese Batch-Dateien und VBS-Scripte speichern Sie zuvor im eurolohn\bin Verzeichnis. Die Aufrufe nach jeder Batchabrechnung werden automatisch nach jeder Batchabrechnung gestartet. Das bedeutet, dass Sie nur eine oder mehrere Batchläufe starten (wie in der Aufgabe "Batchabrechnung starten" beschrieben) und die Aufrufe nach jeder Batchabrechnung werden vom Programm durchgeführt. Diese können zb im eurolohn\work Verzeichnis vor oder nach jedem Batchlauf gewisse Protokolldateien löschen oder Auswertungen ausdrucken (zb das Fehlerprotokoll, Anzahl der abgerechneten Firmen und Dienstnehmern...). Seite 38/ Oktober 2014

39 s Mit dem Modul Versand haben Sie die Möglichkeit, Lohn-/Gehaltszettel per an einzelne Dienstnehmer zu verschicken, alle LHR Personalverrechnungsausdrucke separat oder im Batchlauf an bestimmte Personen per zu verschicken, bei der Verwendung des Paket Reisekostens nach der Freigabe einer Reisekostenabrechnung durch die Buchhaltungsabteilung den Reisekostenabrechnungsausdruck automatisch an den Dienstnehmer und den Projektverantwortlichen/Kostenträgerverantwortlichen per zu verschicken. Im Dienstnehmerstamm im Register Erreichbarkeiten tragen Sie die -Adresse mit der neuen Erreichbarkeitsart AV ( -Adresse alternativ für Versand) ein. Wird diese neue Erreichbarkeitsart nicht eingetragen, wird die Erreichbarkeitsart für den automatischen -Versand verwendet Oktober 2014 Seite 39/245

40 Aktivieren des -Versandes je Dienstnehmer Im Dienstnehmerstamm definieren Sie im Feld Gehaltsinfo, dass dieser Mitarbeiter seinen Lohn- /Gehaltszettel per bekommen soll. Bei der Eingabe per wird überprüft, ob die -Adresse des Dienstnehmers vorhanden ist. Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung bei der Eingabe. Seite 40/ Oktober 2014

41 Druck einer Abrechnung In der Maske Abrechnen gibt es das Feld Druckart : Druckart In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, folgende Werte auszuwählen: Nur Papier Druckt die Lohn-/Gehaltszettel der Dienstnehmer, die den Lohn-/Gehaltszettel nicht per und nicht per Kontoauszug erhalten Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker Mit Einzeldruck: Keine Maildrucker möglich Nur Kontoauszug Druckt den Lohn-/Gehaltszettel der Dienstnehmer, die diesen per Kontoauszug erhalten Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker Mit Einzeldruck: Keine Maildrucker möglich Nur Druckt den Lohn-/Gehaltszettel der Dienstnehmer, die diesen per erhalten Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker Mit Einzeldruck: Nur DNMAIL DN erhalten auch tatsächlich das Modul Budget: Lohn-/Gehaltszettel nur in den Ordner des Mailversandes generierten. Kein versenden. Alle (DEFAULT) Druckt alle Lohn-/Gehaltszettel Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker Als -Betreff wird Abrechnen (= der Titel des Fensters) vorgeschlagen, außer man startet einen Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck (siehe nächster Absatz). Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck Um den Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck zu aktivieren, wählen Sie als Druckart nur aus. Nach dem Klick auf Abrechnen erscheint die Druckersteuerung und ein Drucker vom Typ DNMAIL wird automatisch von der Software vorgeschlagen (es wird nicht jener DNMAIL-Drucker vorgeschlagen, der im Parameter RK: Maildrucker verwendet wird). Bei diesem Druckertyp können Sie keine -Adresse hinterlegen, da die -Adresse aus dem Dienstnehmerstamm verwendet wird. Wird in der Druckersteuerung kein -Betreff eingegeben, wird beim Einzeldruck der Text Lohn und Lohn-/Gehaltszettel Monat verwendet. Die Auswahl eines DNMAIL-Druckers ist nur beim Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck möglich! Der Versand des Einzeldrucks via ist mit einer Probeabrechnung nicht möglich! Oktober 2014 Seite 41/245

42 -Versand-Prozess neu starten Wenn Sie die Checkbox freigegeben in der Reisekostenabrechnungsmaske deaktivieren und erneut aktivieren, wird der -Versand-Prozess erneut gestartet. Das Kontrollkästchen freigegeben kann nicht mehr deaktiviert und aktiviert werden, wenn die Reise bereits abgerechnet bzw. verbucht wurde. Wenn Sie eine Reise nach der ersten Abrechnung/Verbuchung/Auszahlung erneut ändern wollen, dann verschicken Sie das mit dem aktuellen Reisekostenabrechnungsausdruck über den manuellen Druck des Reisekostenabrechnungsreports (siehe Nachdruck der Reisekostenabrechnung). Einzeldruck/Nachdruck der Reisekostenabrechnung Über den Menüpunkt Reisekosten/Listen/Abrechnungsausdruck haben Sie die Möglichkeit, eine oder mehrere Reisen auf einmal zu drucken. Dazu wählen Sie in der Druckersteuerung einen Drucker vom Typ SOFORTMAIL oder vom Typ SAMMELMAIL aus. (siehe auch Bereich Druckersteuerung in diesem Dokument) Eine Liste, auch wenn darin mehrere Dienstnehmer enthalten sind, kann über die Druckertypen SOFORTMAIL und SAMMELMAIL immer nur an EINE -Empfänger-Liste (strichpunktgetrennt) gesandt werden. Der Druckertyp DNMAIL scheint in der Auswahlliste der Drucker nicht auf! Gesamtfreigabe Bei der Freigabe von Reisen über die Gesamtfreigabe werden die s an die Empfänger gesandt, die standardmäßig in der Einzelfreigabe in der Empfängerliste stehen würden. (Also der Reisende, die Kostenstellen-/Kostenträgerverantwortlichen, der Abteilungsleiter samt allen Stellvertretern) Je Dienstreise wird ein eigenes verschickt. Der Betreff ist gleich wie bei der Einzelfreigabe. Als -Body-Text wird der Text aus der Druckerdefinition verwendet. Aufgetretene Fehler beim -Versand werden in der Fehlermeldungenmaske in der Einstiegsmaske angezeigt (Einstiegsmaske Paket Reisekosten: Doppelklick auf Sie haben??? Fehler ). Seite 42/ Oktober 2014

43 Listen aus dem Batchlauf per verschicken Unter dem Menüpunkt Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Standardauswertungen haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zu den Druckern eine -Empfänger-Liste (strichpunkt-getrennt und ohne Leerzeichen) und einen Text, der als -Body-Text verwendet wird, anzugeben. Das Feld -Adressen wird eingabepflichtig, sobald Sie einen Drucker vom Typ %MAIL eintragen. Sie können max. 255 Zeichen in der Spalte -Adressen eingeben. Den -Drucker können Sie in jedem der 3 Drucker-Felder eintragen. Zur leichteren Auswahl des richtigen -Druckers wird in der Auswahlliste der Drucker die - Body-Vorschlags-Text-Bezeichnung angezeigt. Drucker vom Typ DNMAIL Den Druckertyp DNMAIL verwenden Sie nur für den Einzeldruck von Lohn- /Gehaltszetteln und den automatischen -Versand von Reisekostenabrechnungen bei Verwendung des Moduls -Versand. Die Druckertype legen Sie zuerst in Systemverwaltung/Drucker/Druckertreiber an und verwenden Sie dann in Systemverwaltung/Drucker/Druckerdefinition. können Sie ebenfalls in allen 3 Drucker-Feldern verwenden. Jedoch werden die s nur dann einzeln an die Dienstnehmer verschickt, wenn der Lohn- und Gehaltszettel mit der Option Einzeldruck und Druckart nur aufgerufen wird. Sie können nur Listen per verschicken. Das Verschicken von Datenträgern per ist vorerst NICHT möglich. Unter dem Menüpunkt Abrechnungen/Batchabrechnen/Durchführungsaufträge können Sie ebenfalls die -Adressen und den -Text hinterlegen. Das Feld -Adressen wird eingabepflichtig, sobald Sie einen Drucker vom Typ SOFORTMAIL oder SAMMELMAIL eintragen. Den Drucker vom Typ SOFORTMAIL können Sie einzelnen Ausdrucken zuweisen. Dann werden die Ausdrucke sofort einzeln verschickt (pro Ausdruck ein Mail). Wenn Sie den Drucker vom Typ SAMMELMAIL verwenden, dann verwenden Sie diesen in Verbindung mit dem Aufruf "mailversand" - s. weiter unten, im Beispiel die Aufurf-Nummer 901. Der Vorteil vom SAMMELMAIL ist, dass die Empfänger ein Mail mit mehreren Anhängen erhalten. Wenn Sie den Drucker vom Typ SAMMELMAIL ohne den Aufruf mailversand verwenden, dann verschicken Sie die Mails manuell in der Maske Kommunikation/Austausch/ . Den -Drucker können Sie in jedem der 3 Drucker-Felder eintragen. Als -Betreff wird der Name des Aufrufs und das Monat verwendet. (Beispiel: Zahlungsverkehr-Betragserm ) Die Felder -Adressen und Text werden in dieser Maske die Feldberechtigungen aufgenommen Oktober 2014 Seite 43/245

44 Unter dem Menüpunkt Abrechnungen/Batchabrechnen/Listenverwaltung können Sie ebenfalls die -Adressen und den -Text hinterlegen. Das Feld -Adressen wird pflichtig, sobald ein Drucker vom Typ MAIL eingetragen wird. Den -Drucker können Sie in jedem der 3 Drucker-Felder eintragen. Unter dem Menüpunkt Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufe vor jeder Abrechnung werden die -Adressen und der -Text angezeigt. Unter dem Menüpunkt Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufe nach jeder Abrechnung werden die -Adressen und der -Text angezeigt. Mail am Ende des Batchlaufs mit mehreren Anhängen verschicken Sie haben die Möglichkeit, am Ende des Batchlaufs verschiedene Listen an verschiedene Empfänger zu senden. Als Parameter für das Mail-Versand-Programm können Sie den Empfänger, den Betreff und den Text des s übergeben. Wird kein Betreff oder kein Text übergeben, werden die offenen s nach Empfänger, Betreff und Text gruppiert und verschickt. Wird sowohl ein Betreff als auch ein Text übergeben, werden die offenen s nach Empfänger gruppiert und verschickt. Als Betreff und Text werden die als Parameter übergebenen Werte verwendet. Das enthält dann alle Anlagen der offenen s für den (übergebenen) Empfänger. Beispiel: Alle Buchhaltungslisten, die im aktuellen Batch erstellt wurden, werden an dem Empfänger geschickt. Alle Buchhaltungslisten können somit gesammelt in einem einzelnen verschickt werden. In der Aufrufverwaltung (Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung) hinterlegen Sie dazu das Programm für den Mailversand mit folgenden Einstellungen und hinterlegen Sie dieses in der Maske Standardauswertungen: Seite 44/ Oktober 2014

45 Abgerechnete Durchführungsaufträge In der Maske abgerechnete Durchführungsaufträge sehen Sie alle Batchläufe der berechtigten Firmen, welche bereits fertig abgerechnet/durchgelaufen sind. Mit einem Klick auf das rechte Pfeilsymbol gelangen Sie zu den dazugehörigen Aufrufen des Batchlaufes. Somit können Sie auf einen Blick sehen, welche Aufrufe/Parameter bei diesem Batchlauf aufgerufen/gestartet wurden Oktober 2014 Seite 45/245

46 Hintergrundinfos Sobald der Batchlauf gestartet wird, entsteht im Eurolohn/Work Verzeichnis die Protokolldatei autolist*.lst. In dieser Datei, sowie in der Protokolldatei trace.lst, die Sie mit dem Editor/Notepad öffnen, sehen Sie, welchen Aufruf der Batchlauf gerade abarbeitet. Die Aufrufe werden der Reihe nach abgearbeitet. Bereinigen Sie vor jedem Monatsabschluss bzw. Batchlauf das Eurolohn/Work Verzeichnis! Wir empfehlen Ihnen, nach jedem Batchlauf die Protokolldateien autolist*.lst und fehler.lst zwischen zu speichern bzw. nicht zu löschen. Um Differenzen zwischen der Abrechnung und Abgaben zu vermeiden, kontrollieren Sie nach jeder Abrechnung die Protokolldateien fehler.lst und warnungen.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis. Vor jedem Batchaufruf wird überprüft, ob der volle freie Speicher oder der größte zusammenhängende Speicher in der Datenbank 100 MB während eines Batchlaufs unterschreitet. Wenn ja, dann bricht die Batchabrechnung vor dem Aufruf ab. Es werden dann keine weiteren Aufrufe mehr gestartet und der Durchführungsauftrag bleibt, wie gestartet, stehen. Im Paket Personalverrechnung von LHR Lohn sehen Sie dann in der Einstiegsmaske solche Fehlermeldungen: " Der freie Speicherplatz in der Datenbank hat 100 MB unterschritten" oder " Der zusammenhängende freie Speicherplatz in der Datenbank hat 100 MB unterschritten". Als Zusatzangabe steht die Aufrufnummer, vor welcher abgebrochen wurde. Wenn der Speicher knapp wird, können so nicht viele weitere Aufrufe ausgeführt werden. Im Protokoll der Batchabrechnung (autolist) steht nun zusätzlich vor jedem Aufruf der restliche gesamte freie und zusammenhängende freie Speicher. Sobald der Batchlauf fertig ist, verschwinden die Einträge aus den Masken Durchführungsaufträge und Abrechnungsverwaltung. Wann welcher Batchlauf gestartet wurde, sehen Sie in der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Durchführungsaufträge abgerechnet. Ein Batchlauf wird über den Windows TaskScheduler auf Ihrem Applikationsserver gestartet. Dazu muss Ihr Administrator bzw. ein LHR Mitarbeiter bei der Erstinstallation das AT- Dienstkonto einrichten (Start - Einstellungen - geplante Tasks - Optionen). Der Benutzer unter dem das AT-Dienstkonto läuft, muss der gleiche Benutzer sein, unter dem auch der Dienst Bote läuft. Alle Informationen, die Sie bis jetzt in den Protokollen autolist.lst und trace.lst gefunden haben, stehen Ihnen nun auch in der Maske Traceverlauf zur Verfügung! Seite 46/ Oktober 2014

47 NEUE FEATURES I Modul Reisekosten Sammelbeantragung mehrerer Reisen In den Reisekostenmasken Reisen/Reisen erfassen und Reisen (klein)/reisen erfassen haben Sie nun die Möglichkeit, im Bereich letzte Reisen mehrere Reisen gesammelt zu beantragen. Dazu gibt es diese neue Checkbox im Bereich letzte Reisen : Wenn Sie mehrere Reisen mit dem Status Neu (noch nicht beantragt) markieren, können Sie diese über den Button Reisen beantragen bei dem gleichen Genehmiger gesammelt beantragen Oktober 2014 Seite 47/245

48 Abgelehnte Reisen "reaktivieren" In den Reisekostenmasken Reisen/Reisen beantragen, Reisen/Reisen erfassen, Reisen (klein)/reisen beantragen und Reisen (klein)/reisen erfassen haben Sie nun die Möglichkeit, bereits abgelehnte Anträge bzw. Reisen zu reaktivieren. Sie können daher eine abgelehnte Reise auf eine neue Reise kopieren. Wenn bisher abgelehnte Reisen neu beantragt wurden, musste der Benutzer die Reise komplett neu erfassen. Wenn Sie eine abgelehnte Reise auswählen, ändert sich die Beschriftung des ersten Buttons links oben auf Reise reaktivieren/neue Reise. Seite 48/ Oktober 2014

49 Wenn Sie bei einer abgelehnten Reise den Button Reise reaktivieren klicken, erscheint in der Auswahlliste der neuen Reisen auch der Eintrag aktuelle Reise reaktivieren : Wenn Sie den Button Reise erstellen klicken, wird die abgelehnte Reise auf eine neue Reise kopiert Oktober 2014 Seite 49/245

50 In den Antragsmasken lautet die Beschriftung des ersten Buttons Antrag reaktiveren / Neuer Antrag, wenn ein abgelehnter Antrag ausgewählt wurde: In den Masken im Menüzweig Reisen (klein) wurde das Wort reaktiviere aus Platzgründen auf reaktiv. gekürzt: Seite 50/ Oktober 2014

51 Personalmanager dezentrale Reisekostenmasken öffnen Im Personalmanager steht Ihnen nun neben dem Menüpunkt Abrechnung/Reisekosten auch noch der Menüpunkt Abrechnung/Reisen abrechnen zur Verfügung: Oktober 2014 Seite 51/245

52 Wenn Sie den neuen Menüpunkt auswählen, öffnet sich die dezentrale Reisekostenabrechnungsmaske (mit den Pfeil-Buttons): Hat ein User/Benutzer aufgrund seiner hinterlegten Berechtigungen nur das Recht auf den neuen Menüpunkt, öffnet sich die dezentrale Reisekostenabrechnungsmaske auch, wenn im Personalmanager der Button "Reisekosten" geklickt wird. Seite 52/ Oktober 2014

53 Performance-Optimierung Im vergangenen Jahr wurde vermehrt an der Performance-Optimierung der Abrechnung gearbeitet. Verbesserungen der nachfolgenden Programmteile tragen erheblich zur Beschleunigung der Abrechnung bei: Optimierung der Traceabrechnung Die Traceabrechnung wird nun nicht mehr als separates Programm gestartet. Stattdessen haben Sie die Möglichkeit, über ein Auswahlmenü die Art der Protokollierung zu steuern. Zur Auswahl stehen folgende Varianten: - Mit minimaler Standardprotokollierung (Defaultwert) es wird in der trace.lst mitgeschrieben - Ohne Protokollierung es wird gar nichts mitgeschrieben - Mit detaillierter Protokollierung, wobei die Dateien erst am Ende des Programmlaufs befüllt werden es entstehen die gleichen Dateien wie bei der ursprünglichen Traceabrechnung - Mit detaillierter Protokollierung, wobei die Dateien während des Programmlaufs kontinuierlich befüllt werden es entstehen die gleichen Dateien wie bei der ursprünglichen Traceabrechnung Oktober 2014 Seite 53/245

54 In der Maske Abrechnen legen Sie fest, ob die Tracedateien kontinuierlich während des Programmlaufs mitgeschrieben werden sollen (ständiges Öffnen & Schließen der Dateien, wie bei der bisherigen Traceabrechnung), ob die Tracedateien erst am Ende des Abrechnungslaufes einmalig geschrieben werden sollen, ob die Abrechnung ohne spezielle Protokollierungen ausgeführt werden soll (wie bisherige normale Abrechnung) oder ob überhaupt keine Tracedateien erzeugt werden sollen. Zum besseren Überblick gibt es die Maske Traceverlauf unter dem Menüpunkt Systemverwaltung/Abfragen/Traceverlauf. In dieser Maske sehen Sie die letzten 20 Traceeinträge, unabhängig davon, ob Tracedateien geschrieben wurden. Seite 54/ Oktober 2014

55 EFZ-Berechnung nur bei aktivierter Entgeltfortzahlung Zur Beschleunigung der Performance wird bei einer Abrechnung nunmehr eine EFZ-Berechnung für die Dienstnehmerarten durchgeführt, deren Checkbox auch im variablen Firmenstamm aktiviert ist. Diese Optimierung hat folgende Auswirkungen: - Soll die EFZ-Berechnung für eine Krankheit durchgeführt werden, wird ermittelt, welche Dienstnehmerart der Dienstnehmer zum Von-Zeitpunkt der Krankheit hat. - Ist mit diesem Datum die EFZ-Berechnung deaktiviert, wird die EFZ-Berechnung nicht durchgeführt. - Ein Neuaufbau der EFZ-Ansicht erfolgt auch nicht. - Aufrollungen für die Entgeltfortzahlung werden gelöscht Abfrage der Dienstnehmer Im Zuge der Verbesserung der Abrechnung, wurde auch die Abfrage der Dienstnehmer in allen Masken merklich beschleunigt. Beschleunigung des Lohn-/Gehaltszettel Einzeldrucks Der Einzeldruck des grafischen Lohn-/Gehaltszettels - Abrechnungsformular grafisch (G) und nur Offenes (O) (abrsspkb.rdf) - sowie der des Lohnzettels L16 (l1607txtbz.rdf) wurden beschleunigt Oktober 2014 Seite 55/245

56 Aufruf des Einzeldrucks Der Aufruf des Einzeldrucks wurde dabei nicht geändert. Die Generierung der Lohn-/Gehaltszettel passiert nun nicht mehr über lauter einzelne Aufrufe je Dienstnehmer, sondern ein Aufruf erstellt alle Lohn-/Gehaltszettel-Dateien. Seite 56/ Oktober 2014

57 Verwendung des Personalkey im Dateinamen Falls Sie einen Personalkey im Dateinamen verwenden, so bleibt dieser auch weiterhin im Dateinamen enthalten. Personalkey ist die Eingabe, die Sie pro Dienstnehmer in der Maske Allgemeine Dienstnehmerdaten (Stammdatenmenü/Personal) hinterlegen, die dann beim Einzeldruck des Lohn- /Gehaltszettels und L16 Formulars im Dateinamen wie folgt ausgegeben wird: Der DN hat einen Personalkey eingetragen: Gehaltszettel: FAKZ_FANR_MONAT_DNNR_PERSONALKEY_ABRSSPK_lfdNr.pdf L16 FAKZ_FANR_MONAT_DNNR_PERSONALKEY_L1607TXTBZ_lfdNr.pdf Der DN hat KEINEN Personalkey eingetragen: FAKZ_FANR_MONAT_DNNR GEHALTSZETTELNAME_DTRNR.PDF (Hier werden nach der DNNR nun 3 Unterstriche ausgegeben.) Einstellung des Personalkey Zur Verwendung des Personalkeys setzen Sie folgende variable Parameter: "LS: Dnsond_Personalkey" auf Firmenebene um das Kennzeichen von allgemeinen Dienstnehmerdaten zu hinterlegen, mit denen der Personalkey verwaltet wird. "LS: Link_Personalkey" auf System-, Firmengruppen- und Firmenebene, um den gleichbleibenden Teil des Links auf die Web-Lösung zu hinterlegen. Ablage des Personalkey Stammdatenmenü/Firma/Texte/Allgemeine Dienstnehmerdaten Stammdatenmenü/Personal/Allgemeine Dienstnehmerdaten Pro Dienstnehmer hinterlegen Sie mit diesem Kennzeichen PERSKEY und einem Ab-Monat den eigentlichen Personalkey in der Spalte Zusatz. Dieser Zusatz wird im Dateinamen des Lohn- /Gehaltszettels und L16 Formulars ausgegeben Oktober 2014 Seite 57/245

58 Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Variable Firmenparameter Hier hinterlegen Sie die Kurzbezeichnung des Personalkeys, die Sie zuvor unter Stammdatenmenü/Firma/Texte/Allgemeine Dienstnehmerdaten angelegt haben: Gehaltszettel: L16 FAKZ_FANR_MONAT_DNNR_123456_ABRSSPK_lfdNr.pdf FAKZ_FANR_MONAT_DNNR_123456_L1607TXTBZ_lfdNr.pdf Seite 58/ Oktober 2014

59 Einzeldruck für den Lohn-/Gehaltszettel - Nachdruck Bei den Formulararten für die Lohn-/Gehaltszettel gibt es die Option Einzeldruck. Mit dieser erstellen Sie pro Dienstnehmer eine PDF-Datei. (hier für die DN 1 10) Oktober 2014 Seite 59/245

60 Zusätzlich gibt es für den Einzeldruck folgende Optionen: - im Dateinamen kann ein Personalkey ausgegeben werden ( ) - zusätzlich zu den einzelnen Dateien kann eine XML-Datei erstellt werden ( ), in welcher Informationen für jede einzelne Datei zur Weiterverarbeitung gesammelt enthalten sind (Dienstnehmerdaten, Dateiname, ) Neu ist, wenn Sie einen Lohn-/Gehaltszettel-Nachdruck wählen, dann können Sie den Einzeldruck ebenfalls aktivieren. Seite 60/ Oktober 2014

61 Aufzehrung von Zulagen Anrechenbare Erhöhungen wurden bereits jetzt bei einem Biennalsprung aufgezehrt. In der Übersichtsmaske von Überzahlungen (Stammdatenmenü/Personal/Sonstiges) haben Sie die Möglichkeit, eine Einstufung festzulegen, bis zu welcher ein anrechenbarer Betrag aufgezehrt wird. Dies wird nun bei den Vorrückungen berücksichtigt. Weiters haben Sie die Möglichkeit, bei Vorrückungen die Satznummer für den nicht anrechenbaren Betrag anzugeben. Bleibt ein anrechenbarer Betrag über die Angabe Aufzehrung bis übrig, wird dieser nun damit auf den nicht anrechenbaren Betrag umgebucht. Die Verwendung der Aufzehrung von Zulagen setzt eine bestimmte Berechnung des Grundbezugs voraus. Hinter dieser Berechnung sollte eine Formel stecken, die mindestens folgende Variablen enthält: SSxxx + PSxx1 + PSxx3 + PSxx4 Bspw.: SSxxx Schemensatz laut KV PSxx1 nicht anrechenbare Zulage PSxx2 nicht anrechenbare Zulage PSxx3 anrechenbare Zulage PSxx4 Valorisierungszinsen Ist die individuelle Erhöhung niedriger als der/ die Vorrückungswert ist die Vorrückung in der verbleibenden Höhe durchzuführen. Ist die individuelle Erhöhung höher als der/die Vorrückungswert(e) bleibt die restliche Erhöhung dauerhaft bestehen. Monat BG Mindest PS101 PS103 PS104 Ist Bezug Anmerkung ,28 316,00 114, ,28 Ausgangslage nur Einstufung ,05 316,00 83,5 3, ,20 Erhöhung mit Anrechnung ,35 316,00 50, ,73 Erhöhung mit Anrechnung ,46 398,12 15, ,58 Erhöhung ohne Anrechnung In der Maske Überzahlungen können Sie bei den persönlichen Sätzen des Mitarbeiters die Zusatzinformation abspeichern, in welche Berufsgruppe der Anspruch auf die Erhöhung entstand Oktober 2014 Seite 61/245

62 Diese Information steht als Freitext im Kommentarfeld. (siehe dazu Maske Überzahlungen) Die Eingaben im Kommentarfeld werden nicht validiert. Theoretisch kann nichts bzw. jeder beliebige Text eingegeben werden. Eine verzögerte Überprüfung mittels 4-Augen-Modul wird empfohlen. Eine zweite anrechenbare Erhöhung während eine andere, noch nicht vollständig angerechnete Erhöhung noch offen ist, ist nicht möglich. Bekommt der Mitarbeiter während dieses Zeitraums eine weitere Erhöhung, muss der Dienstnehmer bis zum Auslaufen der ersten freiwilligen Erhöhung manuell gepflegt werden. Die Berechnung von Vorrückungen In der Maske Vorrückungen (Stammdaten/Erhöhen/Vorrückung) gibt es ein neues Feld, in dem Sie den persönlichen Satz eingeben, der auf die Erhöhung angerechnet werden kann. Beim Start des Programms Vorrückung, wird nach erfolgreicher Ermittlung der nächsten Einstufung der Differenzwert zwischen der neuen Einstufung und der alten Einstufung (mit dem Wert des Monats der neuen Einstufung, falls der Biennalsprung mit einer Valorisierung zusammenfällt) ermittelt. Um eine korrekte Berechnung auch in den Valorisierungsmonaten zu gewährleisten, ist es notwendig, dass Sie immer als erstes die Schemensätze erhöhen und erst anschließend die Vorrückung durchführen. Seite 62/ Oktober 2014

63 Beispiel Biennalsprung und Valorisierung im selben Monat Der PS ,00 Monat B /n00 BGJ B /n02 BGJ , , , ,05 Monat AT/1 AT/ , , , ,00 Der Mitarbeiter hat mit einen Biennalsprung von n00 BGJ auf n2 BGJ. Im Jänner 2012 fand eine Valorisierung von 3,2 % statt. Als erstes müssen alle Beträge um diese erhöht werden (Erhöhung Schemensätze; PS104 wird mit 114 * 3,2% = 3,648 eingetragen). Die Differenz zwischen alter und neuer Einstufung wird von den beiden Jänner-Werten gerechnet (1.555, ,55 = 30,5) und anschließend beim PS103 reduziert. Nun gibt es verschiedene Möglichkeiten: 1. die im Kommentar eingetragenen Berufsgruppenjahre lassen eine Anrechnung zu a. die individuelle Erhöhung ist größer als der Biennalsprung Der persönliche Satz wird um den Wert des Biennalsprungs vermindert Auf der Kontrollliste wird als Kommentar Erhöhung um xx vermindert angegeben Monat BG Mindest PS101 PS103 PS104 Gesamtbezug Anmerkung ,28 316, , ,05 316,00 83,5 3, ,20 Erhöhung mit Anrechnung PS104 wird mit 114 * 3,2% = 3,648 eingetragen b. die individuelle Erhöhung ist kleiner als der Biennalsprung Der persönliche Satz wird auf 0 gesetzt Auf der Kontrollliste wird als Kommentar PSxxx um xx auf 0,0 reduziert angegeben Oktober 2014 Seite 63/245

64 Monat BG Mindest PS101 PS103 PS104 Gesamtbezug Anmerkung ,28 250,00 30, , ,05 250,00 0,00 0, ,01 Erhöhung mit Anrechnung PS103 wird per 01/2012 auf 0 gestellt PS104 wird mit 30 * 3,2% = 0,96 eingetragen 2. die im Kommentar eingetragenen Berufsgruppenjahre lassen keine Anrechnung zu (dies trifft auch zu, wenn keine BGJ eingetragen sind) Der persönliche Satz wird nicht verändert Auf der Vorrückungs-Kontrollliste wird ein Hinweis Aufzehrung bis erreicht: Einstufung Rest von xx auf PSxxx umgebucht ausgegeben Monat BG Mindest PS101 PS103 PS104 Gesamtbezug Anmerkung ,28 250,00 60, , ,05 250,00 29,50 1, ,47 Erhöhung mit Anrechnung ,35 279,50 0,00 2, ,66 Erhöhung ohne Anrechnung Die automatische Verminderung des persönlichen Satzes funktioniert nur, wenn die neue Einstufung über das Programm eingetragen wird, aber nicht, wenn Sie die neue Einstufung manuell im variablen Dienstnehmerstamm eintragen. In der Maske (Stammdaten/Personal/Sonstiges) Überzahlungen tragen Sie ein, bis zu welcher Einstufung ein persönlicher Satz aufgezehrt werden darf. Seite 64/ Oktober 2014

65 Um die Überzahlung zu nutzen, sind einige Voreinstellungen notwendig: Oktober 2014 Seite 65/245

66 Felder Dienstnehmer Hier sehen Sie die Dienstnehmernummer und den Namen des Dienstnehmers. Neue Überzahlungen legen Sie an, indem Sie im Feld "Dienstnehmer" die Dienstnehmernummer eingeben oder im LOV daneben auswählen (bzw. neuen Datensatz mit F6 anlegen). Bestehende Überzahlungen fragen Sie mit der Funktionstaste "Abfrage" (= Taste F7) ab, geben Sie dann Dienstnehmernummer ein und bestätigen Sie die Abfrage mit der Funktionstaste "Ausführen" (= Taste F8). Dienstnehmer-Gruppe Hier sehen Sie die Dienstnehmergruppe des Dienstnehmers aus der Maske Stammdatenmenü/Personal/Variable Dienstnehmerdaten. Abteilung Aktiv Datum KV-Nr Hier sehen Sie die Abteilung des Dienstnehmers, falls ihm diese in der Maske Stammdatenmenü/Personal/Dienstnehmerstamm zugeordnet wurde. Hier sehen Sie, ob der Dienstnehmer zum Monat in der Einstiegsmaske aktiv ist (= Feld angehakt) oder nicht (= leeres Feld). Dieses Feld wird vom Programm automatisch gefüllt. Sie können es jedoch im Abfragemodus aktivieren und erhalten somit nur aktive Dienstnehmer: Funktionstaste F7 - aktivierte Checkbox - F8 liefert alle zum Monat in der Einstiegsmaske aktiven Dienstnehmer. Funktionstaste F7 - deaktivierte Checkbox - F8 liefert alle angelegten Dienstnehmer (aktive und inaktive), unabhängig vom Monat in der Einstiegsmaske. Hier sehen Sie das Datum, ab wann die Einstufung laut Variablen Dienstnehmerstamm gültig ist. Hier sehen Sie den Kollektivvertrag zu dem Zeitpunkt, laut variablen Dienstnehmerstamm. Einstufung Hier sehen Sie die Einstufung. nä. Vorrck. Hier sehen Sie das Datum der nächsten Vorrückung, laut variablen Dienstnehmerstamm. W Hier sehen Sie, ob die nächste Vorrückung gehaltswirksam ist (durch die Überzahlung abgedeckt ist): J - nächste Vorrückung ist gehaltswirksam N - nächste Vorrückung ist nicht gehaltswirksam Dieser Wert ermittelt sich daraus, dass die nächste Vorrückung simuliert wird. Seite 66/ Oktober 2014

67 X oder in diesem Beispiel "Geh.Schema", "Nicht anrech." usw. Ist-L/G WoStd Gehaltsschema: Hier sehen Sie den Betrag des Gehaltsschemas laut dem Kollektivvertrag. Grundbezug: Hier sehen Sie den Grundbezug, welcher als persönlicher Satz hinterlegt ist. nicht anrechenbar: Hier sehen Sie den Betrag einer nicht anrechenbaren Erhöhung. Das heißt, dass dieser Betrag aus einem persönlichen Satz bei einer Vorrückung aufgezehrt wird. Zusatz1: Hier sehen Sie einen ersten zusätzlichen Betrag aus einem persönlichen Satz an, welcher in den Gesamtbezug gerechnet wird. Zusatz2: Hier sehen Sie einen zweiten zusätzlichen Betrag aus einem persönlichen Satz, welcher in den Gesamtbezug gerechnet wird. Hier sehen Sie den Ist-Bezug als Vollzeitkraft an. Dieser entsteht aus der Addition der Spalten: - Grundbezug - nicht anrechenbar - anrechenbar - Zusatz1 - Zusatz2 Hier sehen Sie die Wochenarbeitsstunden zu dem Zeitpunkt. LHR Personalverrechnung ermittelt die Beschäftigungsstunden des Dienstnehmers nach folgender Hierarchie: Persönliche Sätze: Wenn diese nicht vorhanden sind, wird weiter geprüft, ob Dienstnehmergruppensätze vorhanden sind. Wenn diese nicht vorhanden sind, werden Kollektivvertragssätze herangezogen. Wenn diese nicht vorhanden sind, werden Firmensätze überprüft, ansonsten Firmengruppensätze. Wenn Sie z.b. Teilzeitkräfte haben, die vom "Firmenmodell" bzw. von Firmengruppen- /Firmensätzen abweichen, dann hinterlegen Sie die Arbeitsstunden/Arbeitstage in der Woche von diesen am besten in der Maske Dienstnehmergruppen- oder Persönliche Sätze. Die Satznummer der persönlichen Sätze, Dienstnehmergruppen-, Kollektivvertrags-, Firmen- und/oder Firmengruppensätzen muss immer die gleiche sein! Kommentar Hier sehen Sie den Kommentar, der im Bereich "Zusatzangaben zum aktuellen Datensatz" zugewiesen wird (s. weiter unten). BEREICH Zusatzangaben zum aktuellen Datensatz Kommentar Hier weisen Sie Kommentare zu. Dies funktioniert wie folgt: Im Button "Satznummern verwalten" weisen Sie im Bereich "Erlaubte Texte" Texte zu, die Sie zuvor in diesem Menüpunkt angelegt haben: Stammdatenmenü/Firma/Texte/Firmentexte - gelten für eine Firma (zb für die Firma "GF 1"). Danach können Sie den Kommentar über den Auswahl-Button auswählen. Um einen Kommentar zu löschen, gibt es im Auswahlfenster eine fixe Auswahlzeile zum Löschen eines Kommentars: Oktober 2014 Seite 67/245

68 Der Kommentar wird anschließend in den allgemeinen Dienstnehmerdaten verwaltet (Stammdatenmenü/Personal/Allgemeine Dienstnehmerdaten). Und zwar wird in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Texte/Allgemeine Dienstnehmerdaten das fixe Kennzeichen "UEBZHLKTXT" automatisch angelegt, wenn Sie den ersten Kommentar in der Maske Überzahlung anlegen. In der Maske Stammdatenmenü/Personal/Allgemeine Dienstnehmerdaten wird für das Monat in der Zeile, in dem ein Kommentar ausgewählt wird, die ausgewählte Textnummer abgelegt. In dieser Verwaltung wird für das Monat in der Zeile, in dem ein Kommentar ausgewählt wird, die ausgewählte Textnummer abgelegt. Aufzehrung bis Einstufung Hier sehen Sie die Einstufung (Gehaltsklasse, Gehaltsgruppe, Gehaltsstufe), bis zu welcher eine Aufzehrung einer Überzahlung erfolgen darf. Mehr dazu lesen Sie im unteren Bereich "Persönliche Sätze zum aktuellen Datensatz". Diese Angabe zeigt zur Übersichtlichkeit den zur Spalte "Monat" aktuell gültigen Wert, da in den persönlichen Sätzen auch zukünftige Sätze angezeigt werden. BEREICH Persönliche Sätze zum aktuellen Datensatz In diesem Bereich "Persönliche Sätze zum aktuellen Datensatz" können Sie die persönlichen Sätze eingeben, die im Button "Satznummern verwalten" im Feld "Anrechenbare Erhöhung" zugewiesen wurden. Pro Zeile in der Tabelle für die Überzahlungen kann sich die Anzeige der persönliche Sätze ändern, da der gültige und alle zukünftigen Sätze zu dem Datum der aktuellen Zeile in der Tabelle der Überzahlungen angezeigt werden. Werden in diesem Bereich Veränderungen vorgenommen und die Funktion Speichern gewählt, wird die Tabelle der Überzahlungen neu aufgebaut. Persönlicher Satz Gültig Hier geben Sie den persönlichen Satz ein. Hier geben Sie das Monat ein, ab wann der persönliche Satz seine Gültigkeit hat. Seite 68/ Oktober 2014

69 Wert Hier geben Sie den Wert des persönlichen Satzes ein. Aufzehrung bis Hier geben Sie die Einstufung ein, bis zu welcher eine Aufzehrung einer Überzahlung erfolgen darf. Buttons Ansicht aktualisieren Mit diesem Button aktualisieren Sie die Ansicht, falls andere Fenster (variabler Dienstnehmerstamm, persönliche Sätze) geöffnet oder Veränderungen von anderen Benutzern vorgenommen werden. Von einer laufenden automatischen Aktualisierung wird abgeraten, da das Arbeiten in der Anwendung damit spürbar langsamer wird, auch wenn das Fenster im Hintergrund ist. Variabler Dienstnehmerstamm Mit diesem Button öffnen Sie den variablen Dienstnehmerstamm des betroffenen Dienstnehmers. Satznummern verwalten Mit diesem Button gelangen Sie zur Maske Satznummern festlegen, in der Sie in jeder Firma extra die Satznummern zuweisen können, mit denen die entsprechenden Werte verwaltet werden. Für diesen Button steht eine Feld-Berechtigung zur Verfügung, um Benutzer davon auszuschließen Oktober 2014 Seite 69/245

70 BEREICH Gehaltsschema Überschrift Hier geben Sie eine Überschrift für die Darstellung des "Gehaltsschemas" ein. Schemensatz Hier geben Sie Satznummern der Gehaltsschemen ein, mit denen gemeinsam mit dem entsprechenden Kollektivvertrag des Dienstnehmers die Mindestbezüge verwaltet werden. BEREICH Grundbezug Überschrift Hier geben Sie eine Überschrift für die Darstellung des "Grundbezugs" ein. Persönlicher Satz Hier geben Sie Satznummern des persönlichen Satzes ein, mit denen die Grundbezüge der Dienstnehmer verwaltet werden. BEREICH Nicht anrechenbare Erhöhung Überschrift Hier geben Sie eine Überschrift für die Darstellung des "nicht anrechenbaren Erhöhung" ein. Persönlicher Satz Hier geben Sie Satznummern des persönlichen Satzes ein, mit denen die nicht anrechenbaren Erhöhungen der Dienstnehmer verwaltet werden. BEREICH Anrechenbare Erhöhung Überschrift Hier geben Sie eine Überschrift für die Darstellung des "Anrechenbaren Erhöhung" ein. Persönlicher Satz Hier geben Sie Satznummern des persönlichen Satzes ein, mit denen die anrechenbaren Erhöhungen der Dienstnehmer verwaltet werden. BEREICH Zusatzangabe 1 Überschrift Hier geben Sie eine Überschrift für die Darstellung einer 1. Zusatzangabe ein, die in den Gesamtbezug einfließt. Persönlicher Satz Hier geben Sie Satznummern des persönlichen Satzes ein, mit denen eine 1. Zusatzangabe der Dienstnehmer verwaltet wird. Seite 70/ Oktober 2014

71 BEREICH Zusatzangabe 2 Überschrift Hier geben Sie eine Überschrift für die Darstellung einer 2. Zusatzangabe ein, die in den Gesamtbezug einfließt. Persönlicher Satz Hier geben Sie Satznummern des persönlichen Satzes ein, mit denen eine 2. Zusatzangabe der Dienstnehmer verwaltet wird. BEREICH Erlaubte Texte Texte Hier geben Sie Firmentexte ein, die für die Kommentierung von Überzahlungen erlaubt sind. Buttons Speichern Mit diesem Button speichern Sie Veränderungen und kehren anschließend zur Übersicht zurück. Dabei wird nochmals die Ansicht aktualisiert, um eventuelle Veränderungen zu berücksichtigen. Vergessen Mit diesem Button verwerfen Sie Veränderungen und kehren anschließend zur Übersicht zurück Oktober 2014 Seite 71/245

72 Nicht angedruckte Lohnarten auf dem Probeabrechnungs- Gehaltszettel ausgeben Zur Kontrolle der Abrechnung gibt es eine Steuerungsmöglichkeit, um Durchläufer-Lohnarten, die nicht am Lohn-/Gehaltszettel ausgegeben werden, am Lohn-/Gehaltszettel einer Probeabrechnung auszugeben. Im Lohnartenstamm steuern die Inhalte von Vorzeichen und Ausgabe als die Ausgabe der Lohnart auf dem Lohn-/Gehaltszettel. Die Einstellungen für Ausgabe als wurden folgendermaßen erweitert: - als Bezugslohnart (B) - als Abzugslohnart (A) - als Bezugslohnart auf Probeabrechnung (P) - als Abzugslohnart auf Probeabrechnung (O) Die beiden neuen Eingaben sind nur bei dem Vorzeichen N erlaubt. Die Ausgabe auf dem Lohn-/Gehaltszettel Echtabrechnung ändert sich nicht, die Ausgabe auf dem Lohn-/Gehaltszettel Probeabrechnung ändert sich wie folgt: Ausgabe als Bezugslohnart: Lohnarten-Vorzeichen Ausgabe als Betrag +, - und D leer positiv +, - und D als Bezugslohnart keine Bedeutung H und I immer N - keine Ausgabe N leer als Bezugslohnart auf Probeabrechnung keine Bedeutung Seite 72/ Oktober 2014

73 Ausgabe als Abzugslohnart: Lohnarten-Vorzeichen Ausgabe als Betrag +, -, und D leer negativ +, - und D als Abzugslohnart keine Bedeutung N keine Ausgabe leer N als Abzugslohnart auf Probeabrechnung keine Bedeutung Diese Änderung wirkt sich auf allen Lohn-/Gehaltszetteln aus. Die Ausgabe von Lohnarten mit Vorzeichen N erfolgt ident der bereits bestehenden Ausgabe von Lohnarten mit Vorzeichen D. Bei Lohnarten mit Vorzeichen D wird kein Betrag ausgegeben, sondern nur Anzahl und Satz. Im Lohnartenstamm gibt es die Einstellungsmöglichkeit Stunden mit den Möglichkeiten ja, nein und Betrag anstatt Stunden bzw. Satz mit ja und nein, welcher bei Lohnarten mit Vorzeichen N ebenso greift. Beispielsweise: Lohnart des Bruttojahresgehalts der Reisekosten Die Lohnart wird nur angedruckt mit der Option Betrag anstatt Stunden Oktober 2014 Seite 73/245

74 Firmen löschen Sie haben nun im LHR Lohn die Möglichkeit, über die Benutzeroberfläche Firmen zu löschen. Bisher musste dies manuell über SQL ausgeführt werden. Allerdings können nur Testfirmen, für die Sie eine ausreichende Berechtigung haben, gelöscht werden. Ob eine Firma eine Testfirma ist, definieren Sie in der Maske Firmenparameter auf der Seite 2. Die Maske finden Sie unter dem neuen Menüpunkt Systemverwaltung/Reorg/Firma löschen: Seite 74/ Oktober 2014

75 Auswahl von Firmen über Werteliste: Es werden Ihnen immer alle Firmen, für die Sie ausreichende Berechtigungen haben, angezeigt (außer die Einstiegsfirma). Beim manuellen Eintragen der Einstiegsfirma erscheint folgender Hinweis: Wenn Sie auf den Button Löschen klicken, wird zuerst geprüft, ob die zu löschende Firma eine Testfirma ist. Wenn das nicht der Fall ist, erscheint folgender Hinweis: Vor dem Start des Löschvorgangs erscheint noch einmal folgender Hinweis: Oktober 2014 Seite 75/245

76 Berechtigungsmodul/Protokollierung: Automatisches Einfügen neuer Felder in den Nachrichtengenerator Im Berechtigungsmodul in der Maske Nachrichten/Generator schalten Sie die LHR Personalverrechnung Protokollierung für gewünschte Veränderungen in Stammdatenmasken ein. Diese Protokollierung ist im Standartpaket enthalten. Wenn Sie das Modul Sicherheit in Verwendung haben, haben Sie die Möglichkeit, hier das 4-Augen- Prinzip einzuschalten oder einen Hinweis bei Veränderungen von Stammdaten auszugeben (z.b. "Adresse des Dienstnehmers hat sich geändert! Kontrollieren Sie die Pendlerpauschale!"). Das Modul Sicherheit ist ein eigenständiges Modul und muss extra installiert und lizensiert werden. Für weitere Infos steht Ihnen unser Vertrieb jederzeit gerne zur Verfügung. In der Protokollansicht sehen Sie dann die protokollierten Veränderungen pro Dienstnehmer (Berechtigungsmodul - Nachrichten/Protokollansicht). Neu ist nun: Wenn in einer Tabelle neue Spalten hinzukommen (z.b. im variablen Dienstnehmerstamm das Feld Basis SV-Gruppe - DNAEN_ZU_KZ_BASIS), müssen alle Nachrichtentrigger für diese Tabelle neu aufgebaut werden, damit die neue Spalte protokolliert werden kann. Dies passiert nun nach jedem Update automatisch. Außerdem haben Sie nun die Möglichkeit, im Nachrichtengenerator festzulegen, dass neue Spalten automatisch protokolliert werden. Dazu gibt es die neue Checkbox Alle Spalten : Aktivieren Sie die neue Checkbox bei allen Modul Sicherheit- (also Hinweis und 4-Augen- Prüfung) und Protokollierungs-Tabellen im Nachrichtengenerator, bei denen Sie alle Spalten einer Maske/Tabelle ausgewählt haben. So ersparen Sie sich zukünftig die Arbeit, diese manuell nach jedem Update anpassen zu müssen. Seite 76/ Oktober 2014

77 Wenn diese aktiviert ist, wird nach jedem Update geprüft, ob alle in der Tabelle vorhandenen Spalten auch tatsächlich protokolliert werden. Kommen mit einem Update neue Spalten hinzu, werden automatisch alle fehlenden Spalten im Nachrichtengenerator ergänzt. Updatevorgang Am Ende des Update-Einlesevorgangs wird geprüft, ob sich die Struktur von Tabellen, für welche ein Nachrichtengenerator angelegt wurde, in den letzten 3 Tagen geändert hat. Wird festgestellt, dass dies der Fall ist, werden die Nachrichtentrigger neu aufgebaut, damit die neue Spalte gegebenenfalls protokolliert werden kann. Ist bei einem Datensatz im Nachrichtengenerator die auf der vorherigen Seite dargestellte, neue Checkbox aktiviert, wird dieser automatisch ergänzt Oktober 2014 Seite 77/245

78 NEUE FEATURES II Spalten verschieben Für eine bessere Darstellung bestimmter Spalten haben Sie nun die Möglichkeit, die Spaltenbreite in einigen Masken zu ändern. Dazu gehen Sie mit der Maus beispielsweise in der Maske Lohnartenzuordnung auf die oberste Zeile. Ähnlich wie bei Microsoft Excel wandelt sich der Mauszeiger beim Darüber-Fahren in einen Doppelpfeil. Mit diesem Symbol können Sie dann die Spaltenbreite beliebig ändern. Beim Aussteigen aus der Maske wird die Spaltenbreite wieder auf den Ausgangswert zurückgesetzt. Seite 78/ Oktober 2014

79 Eintrittsdaten fallweise beschäftigte Dienstnehmer Für eine leichtere Eingabe der Eintrittsdaten für fallweise Beschäftigte, gelangen Sie nun beim Öffnen der Eintrittsmaske gleich in den Reiter fallweise Beschäftigte, wenn Sie im variablen Dienstnehmerstamm die Bezugsart 6 Zeitlohn (zeitlich begrenzter Lohn nur fallweise Beschäftigte) ausgewählt haben. Durch das Aktivieren der einzelnen Tage werden im Hintergrund Aviso-Meldungen generiert, die Sie dann über den Datenaustausch ELDA verschicken können. Am Ende des Monats entsteht eine Vollanmeldung mit den jeweiligen Tagen, an denen der Dienstnehmer beschäftigt war Oktober 2014 Seite 79/245

80 Neue Version der Urlaubsstandliste Unter dem Menüpunkt Abrechnungen/Urlaub/Auswertungen/Urlaubsstand finden Sie eine neue Version für die Urlaubsstandliste. Diese Liste lehnt sich stark an die Urlaubsstandliste an, enthält allerdings noch zusätzliche Spalten. 1. Eintritt Hier wird der letzte Eintritt vor dem Monatsletzten der gewählten Periode ausgegeben. 2. Altes Urlaubsjahr Diese Spalte gibt den Urlaub an, der vor dem Beginn des aktuellen Urlaubsjahres nicht aufgebraucht wurde. Die Berechnung daraus ergibt sich wie folgt: Ist der aktuelle Stand größer als der Anspruch des laufenden Jahres, dann wird der aktuelle Stand + Anspruchskürzungen im lfd. Jahr / Unterbrechungen Anspruch des lfd. Jahres = Rest aus alten Urlaubsjahren gerechnet. Beispiel: Ein Dienstnehmer hat aktuell 27 Tage Urlaub. Aktueller Stand + Anspruchskürzungen - Anspruch lfd. Jahr = Resturlaub = = = 0 Ist der aktuelle Urlaubsstand kleiner als der Anspruch, so findet keine Berechnung des Resturlaubes statt. Seite 80/ Oktober 2014

81 Umbenennung der Spalte Verjährung Anspr.Kürzung Die Überschrift Verjährung Anspr. Kürzung wird umbenannt in davon verjährt. Es wird der berechnete verjährte Wert ausgegeben. Je nach Einstellung der Verjährung ist dieser Wert nur informativ oder kürzt auch den Resturlaub. Eine Verjährung hat nur mit Beginn eines Urlaubsjahres eine Auswirkung. Derzeit gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten für eine Berücksichtigung der Verjährung. Stammdaten/Firma/Parameter/Firmenparameter Register Seite 2 Stammdaten/Allgemein/Ein-/Austritt-/Unterbrechungsgründe Unterbrechungsgründe können eine Verjährung verlängern Oktober 2014 Seite 81/245

82 Wenn eine Verjährung eingestellt ist, wird diese auch immer berücksichtigt. Wenn Sie eine Verjährung nur als Information erhalten möchten, wählen Sie in den Firmenparametern die neue Option Verjährung Art Wie soll die Verjährung berücksichtigt werden: B Verjährung wird berücksichtigt I Verjährung wird als Information angegeben Mit dieser neuen Option wird die Verjährung ausgerechnet, wirkt sich aber nicht auf den Resturlaub aus. Die Verjährung ist der Urlaub, der den berechneten Anspruch der letzten 2 oder 3 Jahre übersteigt. Bei dem Anspruch der letzten 2 oder 3 Jahre werden Anspruchserhöhungen oder Kürzungen durch ein geringeres Beschäftigungsverhältnis ebenso berücksichtigt. Seite 82/ Oktober 2014

83 Dienstnehmer kopieren In LHR Personalverrechnung gibt es die Möglichkeit Dienstnehmer zu kopieren. Im Personalmanager wurden die auf Dienstnehmer bezogenen Kopierfunktionen hinter dem neuen Button Kopiere Dienstnehmer zusammengefasst. Beim Kopieren haben Sie die Möglichkeit, nun einzeln zu entscheiden, welche Masken vom Stammdatenmenü, Elda-Meldungen und den Abrechnungsergebnissen übernommen werden sollen Oktober 2014 Seite 83/245

84 Ebenfalls besteht die Möglichkeit einen Abgleich von Dienstnehmern durchzuführen, indem nur die Exekutionen von einem Dienstnehmer zu einem anderen kopiert und dabei die Checkbox Abgleich pro DN? aktiviert wird. In der neuen Maske Abgleich pro Dienstnehmer haben Sie die Möglichkeit, die zu übernehmenden Daten zu kontrollieren und/oder anzupassen. Folgende Daten können Sie hier ändern oder löschen: Dienstnehmerstamm Variabler Dienstnehmerstamm Persönliche Sätze Kostenstellenaufteilung Evidenzen Exekutionen Allgemeine Dienstnehmerdaten Abteilungsleiter Lohnartenzuordnung Dienstvertrag Freie Dienstverträge/Werkverträge Wochenmodelle je Dienstnehmer (Urlaub + EFZG) Seite 84/ Oktober 2014

85 Sie haben nun die Möglichkeit, ein Protokoll von dem Kopiervorgang auszudrucken. Dies können Sie entweder direkt drucken oder später in der Maske Trace ansehen (Systemverwaltung/Abfragen/Trace) Oktober 2014 Seite 85/245

86 Nachweis Zahlungsfluss neue Vergleichsmöglichkeit Unter dem Menüpunkt Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung gibt es einen neuen Aufruf Nachweis Zahlungsfluss, mit welchem Sie die Abgaben auf Dienstnehmerebene mit den bezahlten Abgaben vergleichen. Mit der Liste werten Sie Beträge aus der Buchhaltung pro Dienstnehmer beliebig aus und vergleichen diese mit anderen Abgabenlisten. Sie haben die Möglichkeit, je Dienstnehmer, eventuell je Buchungsmonat oder Buchungsdatum Beträge für bis zu 10 Spalten auszugeben. Für jede Spalte legen Sie Fibukonten fest, deren Beträge darin ausgegeben werden. Die Liste können Sie auch "periodenrein" - ohne Erstellungsdatum aufrufen. Sie haben auch die Möglichkeit, die Liste ins Excel Programm zu importieren. Mit dieser Liste sehen Sie auf Dienstnehmerebene die Werte, die auf spezielle Fibukonten verbucht worden sind oder einzelne Zahlungen für diverse Richtlinien darlegen. Diesen Menüpunkt finden Sie im LHR Lohn, sowie im LHR Budget unter Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Nachweis Zahlungsfluss. Seite 86/ Oktober 2014

87 Auf dieser Liste können Sie Spalten frei definieren und bis zu 10 Spalten anzeigen lassen. Felder BEREICH Zeitraum Von Monat Hier geben Sie das Von-Monat im Format MM.JJJJ ein, für das Sie die Liste drucken möchten. Beim Aufruf der Maske wird Ihnen das Jahr vom Monat vorgeschlagen, welches in der Einstiegsmaske angegeben ist. Wenn Sie im Bereich Erstellungsdatum ein Datum für Nachdruck der Buchungsbelege auswählen, wird das Feld "Monat" automatisch mit dem ausgewählten Von-Monat (= in diesem Fall das erste Monat, in dem es an diesem Buchungsbeleg Aufrollungen gibt) angepasst, was Sie natürlich wieder überschreiben können. Bis Monat Hier geben Sie das Bis-Monat im Format MM.JJJJ ein, für das Sie die Liste drucken möchten. Beim Aufruf der Maske wird Ihnen das aktuelle Monat, welches in der Einstiegsmaske angegeben ist, vorgeschlagen. Wenn Sie im Bereich Erstellungsdatum ein Datum für Nachdruck der Buchungsbelege auswählen, wird das Feld "Monat" automatisch mit dem ausgewählten Bis-Monat überschrieben. BEREICH Listkriterien Deckblatt Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie ein Deckblatt mit Konfigurationsangaben der Ausgabe drucken möchten. Beim Öffnen der Maske ist die Checkbox aktiviert. Abrechnungsmonat ausgeben Aktivieren Sie die Checkbox, wenn das Abrechnungsmonat ausgegeben werden sollte. In diesem Fall wird pro Abrechnungsmonat eine eigene Zeile ausgegeben. Ist diese Checkbox deaktiviert, werden alle Abrechnungsmonate summiert ausgegeben. Buchungsdatum ausgeben Aktivieren Sie die Checkbox, wenn das Buchungsdatum ausgegeben werden sollte. In diesem Fall wird pro Buchungsdatum eine eigene Zeile ausgegeben. Ist diese Checkbox deaktiviert, werden alle Buchungsbelege summiert ausgegeben. Excel-Optimiert Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie die Liste in einer vereinfachten Form ohne Überschriften und Summenzeilen drucken möchten, damit bei einer Ausgabe in eine Datei ein Import in Excel einfacher erfolgen kann. Als Drucker wählen Sie dazu zb einen "delimited"-drucker mit Zusatzparameter "DELIMITER=;". Sie erhalten anschließend eine Datei mit der Endung ".delimited", die Sie dann im MS Excel "getrennt, nach Semikolon" öffnen. Mehr dazu finden Sie unter Aufgaben - einmalige Aufgaben - Drucker einrichten. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Option Deckblatt deaktiviert, da diese keine Auswirkung bei dieser Ausgabeart hat Oktober 2014 Seite 87/245

88 BEREICH Selektion für Namensausgabe Selektion Mit der "Selektion" bestimmen Sie, welche Dienstnehmer namentlich angeführt werden. Wenn Sie nur einzelne Dienstnehmer über die Mehrfachselektion auswählen, so werden alle Dienstnehmer angeführt, jedoch wird der Name als Zzzzzzzzzz ausgegeben. Auf die Auswahl von Dienstnehmern hat die Mehrfachselektion in diesem Fall keinen Einfluss es werden immer alle Dienstnehmer ausgegeben. Wird keine Mehrfachselektion angegeben, dann sind standardmäßig immer alle Dienstnehmer selektiert, daher wird von allen Dienstnehmern der Name ausgegeben. In der Mehrfachselektion können alle Dienstnehmer ausgewählt werden, unabhängig davon, ob der Dienstnehmer auf der Liste vorkommt oder nicht. Es gibt keinen automatischen Vorschlag von Dienstnehmern in Bezug auf ein Vorkommen auf der Liste. Klicken Sie auf, um in die Maske Verwaltung von Mehrfachselektionen zu gelangen, in der Sie die gewünschten Dienstnehmer auswählen (= für einmalige Mehrfachselektionen, die Sie nicht oft benötigen). Hier haben Sie die Möglichkeit, nach verschiedenen Kriterien die Dienstnehmer auszuwählen. Diese sehen Sie links in der Maske "Verwaltung von Mehrfachselektionen" unter "Selektionsart". Mit dem Button "Selektions-Test" sehen Sie in einer Maske für welche Dienstnehmer der Datenträger erstellt werden würde. Ist eine Selektion gewählt und Sie drücken das -Symbol, dann wird eine einmalige Mehrfachselektion in Kopie der gewählten erstellt. Klicken Sie auf, um bereits angelegte wiederkehrende Mehrfachselektionen auszuwählen. Mit dem Button "Vorlagen verwalten" haben Sie die Möglichkeit, bereits angelegte wiederkehrende Mehrfachselektionen zu ändern. Mehrfachselektionen, die Sie immer wieder benötigen (= wiederkehrende Mehrfachselektionen), legen Sie zuvor unter Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges/Verwaltung von Mehrfachselektionen an. Einmalige Mehrfachselektionen werden nach drei Tagen gelöscht, wenn Sie den Systemparameter LS: Selektion-Lebensdauer im Stammdatenmenü/Firma/Parameter/variable Systemparameter nicht gesetzt haben. Speichern Sie einmalige Selektionen nie als Defaultwert mit dem Button. Wenn Sie so vorgehen und die einmalige Selektion ist nicht mehr vorhanden, dann erhalten Sie beim Öffnen der Maske gleich die Fehlermeldung "Selektion ist nicht angelegt". BEREICH Erstellungsdatum Von Datum / Zeit Hier geben Sie das Von-Datum eines Buchungslaufes für die Auswertung ein. Ist ein eingegebenes Erstellungsdatum größer als das Bis-Datum, wird das Bis-Datum auf diese Eingabe geändert. Nach der Eingabe wird das Bis-Datum auf denselben Wert gesetzt. Seite 88/ Oktober 2014

89 Bis Datum / Zeit Hier geben Sie das Bis-Datums eines Buchungslaufes für die Auswertung ein. BEREICH Spaltendefinition Spalte 1 bis Spalte 10 Hier nehmen Sie die Zuweisung von bis zu 10 Spalten vor, die in der Spaltendefinition aufgebaut wurden (s. unten Spaltendefinitionen bei Buttons). Diese Spalten können Sie ebenso als Default-Wert speichern oder in der Batchabrechnung mehrere Aufrufe mit unterschiedlichen Spaltenangaben festlegen. BEREICH Sortierung Sortierung Dienstnehmer Hier geben Sie ein, wie die Ausgabe der Dienstnehmer sortiert werden soll. Zur Auswahl stehen - nach Dienstnehmernummer: es wird immer nach Dienstnehmernummer sortiert - nach Dienstnehmername: Dienstnehmer mit Ausgabe des Namens werden nach Name sortiert anschließend werden Dienstnehmer mit Zzzzzzzzzz ausgegeben. Darin erfolgt eine Sortierung nach Dienstnehmernummer. Innerhalb dieser Angaben wird noch nach Buchungsdatum und darin nach Monat sortiert, sofern die Ausgabe dieser Angaben eingestellt ist. Buttons Spaltendefinitionen Mit diesem Button gelangen Sie zur Verwaltung der Spalteninhalte, in der Sie beliebig Ihre Spalten definieren Oktober 2014 Seite 89/245

90 Felder BEREICH Spalten Nr Spalte Hier vergeben Sie eine freie, eindeutige Nummer für eine Spalte. (4-stellig / numerisch / eingabepflichtig) Hier vergeben Sie eine freie Spaltenüberschrift. Diese wird auf der Liste ausgegeben. (8-stellig / alphanumerisch / eingabepflichtig) Bezeichnung Hier geben Sie eine Beschreibung der Spalte ein. Diese wird auf der Liste nicht ausgegeben. (80- stellig / alphanumerisch). BEREICH Fibukonten in den Spalten Zu jeder Spalte definieren Sie im unteren Bereich die Fibukonten, die in die Spalte summiert werden sollen. Zu den Fibukonten können Sie auf Buchungsschlüssel eingrenzen. Wenn z.b. die Gegenbuchung von DB und DZ auf ein Konto Verbindlichkeiten Finanzamt verbucht wird, kann Sie in eine Spalte die Gegenb.DB und in einer andere Spalte die Gegenb.DZ ausgeben. Fibukonten zu den Spalten Hier geben Sie das Fibukonto ein, das in die Spalte summiert werden soll. Schlüssel und Level Schlüssel: Hier geben Sie den 1. Teil eines Buchungsschlüssels ein. Dabei handelt es sich um die Lohnartennummer. Level: Hier geben Sie den 2. Teil eines Buchungsschlüssels ein. Dabei handelt es sich um das Level. Im Auswahlfenster werden Ihnen der Buchungsschlüssel und Level vorgeschlagen, die in Verbindung mit dem Fibukonto in der Zeile in den letzten zwei davor liegenden Monaten verwendet wurden. Seite 90/ Oktober 2014

91 Hier finden Sie eine Aufstellung der Schlüssel und der Level: Buttons Drucken Mit diesem Button drucken Sie die Auswertung Oktober 2014 Seite 91/245

92 Beispiel für eine Liste Nachweis Zahlungsfluss Die Liste wird im Querformat ausgegeben. Beispiel für eine Liste mit Deckblatt (aktivierte Checkbox "Deckblatt"). Das Deckblatt gibt Listkriterien beim Aufruf aus. Weiters werden die übergebenen Spaltendefinitionen mit den darin enthaltenen Fibukonten ausgegeben. Wenn vom Buchungsschlüssel ein 1. Teil angegeben ist, wird dies durch (1.:<Inhalt>), wenn ein Level/2. Teil angegeben ist, wird dies durch (2.:<Inhalt>) angeführt. Wenn Sie die Option Excel-Optimiert gewählt haben, dann wird kein Deckblatt ausgegeben. Deckblatt Optional kann ein Deckblatt ausgegeben werden: Seite 92/ Oktober 2014

93 Neben der Lohnartenbezeichnung kommen als Beschreibung folgende Fixtexte vor: SV DN-Anteil, SV DG-Abg.lfd, Verrechnung SV, Kommst., Verr.Kommst., U-Bahnsteuer, Nettoauszahlung, Krankenscheingeb., BVK, SV DG-Abg.SZ, Verrechnung BVK, RK Steuer, Reisekosten, Reisekosten Nettoausz., DB, Gegenb.DB, DZ, Gegenb.DZ, Centausgleich, LST DN-Anteil, Verrechnung FA, Centausgleich, Abgrenzung, Abfertigungsrckst., Jubiläumsrckst., Gleitzeitrckst., Urlaubsrckst. Mit dieser Art der Auswahl ist zu berücksichtigen, dass Kombinationen so angelegt werden können, dass Angaben doppelt in eine Spalte gerechnet werden. Es werden nur Zeilen ausgegeben, wenn es für die entsprechende Ausgabe von Buchungsdatum und Monat bzw. einer Zuordnung von Fibukonten eine Buchung für diesen Dienstnehmer gegeben hat. Wenn Sie Teile des Buchungsschlüssels angegeben haben, werden nur Buchungen ausgegeben, in denen der entsprechende Teil des Buchungsschlüssels übereinstimmt Oktober 2014 Seite 93/245

94 Kopfteil, welcher auf jeder Seite wiederholt ausgegeben wird: Von Monat Bis Monat Von Datum Bis Datum Benutzer Überschriften rechts von Monat Zeile Angaben aus der Aufrufmaske Angaben aus der Aufrufmaske Name des Benutzers aus der Berechtigungsverwaltung. Ist der Loginname nicht in der Berechtigungsverwaltung vorhanden (wie z.b. beim Loginnamen LOHN), dann wird der Loginname ausgegeben. Es werden die angegebenen Spaltenüberschriften aus der Spaltendefinition von den 10 angegebenen Spalten in der Aufrufmaske ausgegeben. Die Spalte 1 steht ganz links, die Spalte 10 ganz rechts. Es werden nur Zeilen ausgegeben, wenn es für die entsprechende Ausgabe von Buchungsdatum und Monat bzw. einer Zuordnung von Fibukonten eine Buchung für diesen Dienstnehmer gegeben hat. Wenn Teile des Buchungsschlüssels angegeben wurden, werden nur Buchungen ausgegeben, in denen der entsprechende Teil des Buchungsschlüssels übereinstimmt. Dienstnehmernummer Buchungsdatum Monat Je eine Zeile mit verbuchten Beträgen des Dienstnehmers. Es wird nur die Dienstnehmernummer ausgegeben. Fällt der Dienstnehmer in die Mehrfachselektion, dann wird auch der Name des Dienstnehmers ausgegeben. Ansonsten wir fix Zzzzzzzzzz ausgegeben. Ohne Ausgabe des Buchungsdatums ist die Spalte leer. Mit Ausgabe des Buchungsmonats wird für jedes vorkommende Buchungsdatum (Format: TT.MM.JJ HH:MI) eine neue Zeile ausgeben. Ohne Ausgabe des Abrechnungsmonats ist die Spalte leer. Mit Ausgabe des Abrechnungsmonats wird für jeden vorkommenden Abrechnungsmonat (Format: MM.JJ) eine neue Zeile ausgegeben. 10 Spalten Die Spalten beinhalten den Betrag je Fibukonto oder Fibukonten bzw. eventuell übereinstimmende Buchungsschlüssel, die in der entsprechenden Spalte über die Spaltendefinition angegeben wurden. Seite 94/ Oktober 2014

95 Informationen für den Batchlauf Hier sehen Sie, wie der Aufruf der Maske für den Batchlauf aussehen soll (Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufverwaltung). Nr. In einer Batchabrechnungsoll die Liste Nachweis Zahlungsfluss nach dem Programm Buchhaltung (Fibu/Kostenrechnung) angelegt sein. Kz/Aufruf M/NACHWZHLFL.rep Maskenname lsalbuchha66 bzw. lpvbuchha66 (wenn Sie von Beginn an mit der neuen Software LHR Lohn arbeiten) Oktober 2014 Seite 95/245

96 Freiwillige Zahlungsvereinbarung ihre Verwendungsmöglichkeiten Wussten Sie, dass Sie eine Zukunftssicherung auch problemlos als freiwillige Zahlungsvereinbarung abwickeln können? Die Eingabe erfolgt über die Exekutionsmaske inkl. der Polizzennummer. Auf der Überweisungsliste erhalten Sie anstatt nur einer Gesamtsumme bei einem diversen Empfänger pro Dienstnehmer eine Zeile inkl. des zu überweisenden Betrags. Hierbei ersparen Sie sich eine zusätzliche Liste an die Versicherung, für welche Dienstnehmer Sie die Zukunftssicherung überwiesen haben und für diese ist ersichtlich, auf welche Polizzennummer ein Betrag überwiesen wurde. Die Handhabung dessen ist simpel und einfach. Sie benötigen einen diversen Empfänger, an welchen Sie die Beiträge der Zukunftssicherung überweisen. Beispielsweise die Uniqa Versicherung Seite 96/ Oktober 2014

97 Je Mitarbeiter legen Sie eine freiwillige Zahlungsvereinbarung in der Maske Exekution an. Über einen monatlichen Batch erhalten Sie eine Überweisungliste und einen Überweisungsdatenträger für die Exekutionen inkl. der freiwilligen Zahlungsvereinbarung Oktober 2014 Seite 97/245

98 Neues Modul SelfService Upload von Lohn-/Gehaltszettel Allgemeines Das neue Modul LHR SelfService ermöglicht es Usern, personenspezifische Dokumente wie zb. Lohn- und Gehaltszettel online abzufragen. Die Online-Abfrage der Daten erfolgt über ein gesichertes Webportal und garantiert somit höchsten Schutz für sensible Daten. Lohn-/Gehaltszettel werden in der Lohnverrechnung generiert und in das Modul LHR SelfService eingespielt. Nach dem Login in das Webportal können z.b. Lohn-/Gehaltszettel jederzeit abgerufen werden. Dieses Internetportal kann in weiterer Folge zu einem Personalakt ausgebaut werden. Mit den ersten Versionen dieses Moduls sind folgende funktionale Anforderungen abgedeckt: Neues Modul Mitarbeiter SelfService In diesem Modul kann ein Benutzer (Dienstnehmer) seine eigenen Gehaltszettel abfragen Rubriken für Dokumente festlegen - z. B. Lohn-/Gehaltszettel, Lohnzettel Finanz/SV, GKK- Meldungen,... Definition von Benutzerrollen: Je Rolle ist festlegbar, welche Rubriken sichtbar sind (Einem Benutzer kann man mehrere Rollen zuweisen. Es werden dem Benutzer alle Rubriken aller Rollen angezeigt) Für einen Benutzer kann es mehrere Dienstnehmernummern geben (z.b. Werkvertrag während Karenz oder Konzernwechsel) Automatische Generierung eines Benutzers aus einem Dienstnehmer Der Benutzer kann sein Passwort ändern (nur bestimmte Zeichen erlaubt!) Programm zum Laden von PDF-Dateien in die Datenbank (automatisiert im Batchlauf) Zusätzlich zur Datei kann ein Hinweistext zur Datei angegeben werden, der statt des Dateinamens angezeigt wird. (z.b. Gehaltszettel ) Integration in den LHR Lohn: Im Personalmanager gibt es die Möglichkeit, Dokumente auf Dienstnehmerebene zu verwalten. Es gibt eine Maske zur Durchführung von Massenänderungen von Dokumenten (z.b. Löschen aller Dokumente, die zu einem bestimmten Termin hochgeladen wurden). Diese Massenänderungen sind über eine Mehrfachselektion möglich. Benutzer können gesperrt werden Funktion Passwort vergessen : Versende ein ODER EINEN BRIEF (wenn keine - Adresse vorhanden ist) Passwort automatisch zurücksetzen und SV-Nummer (wenn leer, dann 0000) anhängen. Nur das Passwort ohne SV-Nummer per oder Brief versenden. Seite 98/ Oktober 2014

99 Im Modul Mitarbeiter SelfService kann ein Benutzer nicht nur seine Gehaltszettel, sondern auch weitere Dokumente abfragen. Rubriken werden aber nur dann angezeigt, wenn darin Dokumente vorhanden sind. Das Programm zum Laden von Dateien im Batchlauf hat die Option: Datei nach dem Hochladen aus dem Dateisystem löschen Das Programm zum Hochladen der Dateien schreibt in ein Protokoll, damit erkennbar ist, wann das Programm fertig ist, bzw. warum manche Dateien nicht hochgeladen wurden. Wird das Programm über die Maske gestartet, wird darin der letzte Protokolleintrag angezeigt. Die Anzeige muss manuell aktualisiert werden und funktioniert nach dem Schließen der Maske nicht mehr. Das Programm zum Hochladen der Dateien kann die geladenen Dateien in weitere Rubriken (nicht nur Gehaltszettel) hochladen. Das Programm zum Hochladen der Dateien hat die Option Anzahl der Freigabetage erhalten. Diese legt fest, wie lange eine hochgeladene Datei im SelfService angezeigt wird. Der Gehaltszetteldruck unterstützt die Druckart Portal Außerdem werden mit den ersten Versionen folgende technische Anforderungen abgedeckt: HTML-Oberfläche zum Abfragen der Gehaltszettel (HTML 5 mit CSS 3 JavaScript muss sich am Client PC aktivieren lassen) Auch über HTTPS verwendbar Mit allen Browsern verwendbar (IE ab Version 9, Firefox ab Version 18, Chrome ab Version 24) Auch auf Tablet-PCs und Smartphones verwendbar (Responsive Design) Basis für Mehrsprachigkeit (vorerst nur deutsch) Blaues Farbschema von LHR Lohn Es soll für das ganze System festgelegt werden können, wie viele Dokumente auf einmal angezeigt werden Unterstützung vorerst nur von PDF-Dokumenten Anmeldevorgang mittels: Benutzername, Passwort und Sicherheitscode (optional) Zusätzliche Hinweise Derzeit gibt es nicht für alle Listen einen Einzeldruck. Somit können nicht alle Listen automatisiert im Batchlauf in das WebPortal geladen werden. Austritte Ausgetretene Dienstnehmer können weiterhin über ihren Benutzernamen im WebPortal arbeiten, bis ein Administrator diesen Zugang sperrt Oktober 2014 Seite 99/245

100 Integration im Modul Berechtigung Damit ein Benutzer auf das neue Modul zugreifen kann, legen Sie als erstes eine Rolle unter Datenzugriff/Rollen für das neue Modul fest: Seite 100/ Oktober 2014

101 Danach legen Sie in der Maske Datenzugriff/SelfService/Rubriken eine Rubrik an und weisen diese der Rolle zu: Zur Auswahl stehen Rollen aus dem Modul Mitarbeiter SelfService und Personalverrechnung. Die Zuweisung einer Rubrik zu einer Rolle im Personalverrechnungsmodul ist notwendig, damit klar ist, welche Dokumente im Personalmanager angezeigt/verwaltet werden dürfen Oktober 2014 Seite 101/245

102 In der Maske Datenzugriff/User sieht die Zuweisung der Dienstnehmer zu einem Benutzer wie folgt aus: Die Maske Dienstnehmer zuweisen öffnen Sie über den Button in der Spalte Anzahl DN. Darin sehen Sie alle bisher zugewiesenen Dienstnehmer. In der Maske Dienstnehmer zuweisen weisen Sie über den Button Zuweisen neue Dienstnehmer zu. Über den Button Aufheben heben Sie die Zuordnung des gerade ausgewählten Dienstnehmers auf. Die angezeigten Felder dienen nur zur Ansicht und können nicht geändert werden. Die Änderung dieser Maske betrifft sowohl die LHR Berechtigungsverwaltung als auch die LHR Personalverrechnung-Berechtigungsverwaltung. Seite 102/ Oktober 2014

103 Um einem Benutzer den Zugriff auf das neue Modul Mitarbeiter SelfService frei zu schalten, weisen Sie ihm das Modul in der Maske Datenzugriff/Berechtigungen mit der entsprechenden Rolle zu: Oktober 2014 Seite 103/245

104 Benutzer sperren Über den neuen Button Sperre den User sperren Sie User für alle Module (inklusive der Analyse): Ist der User einmal gesperrt, so ändert sich die Bezeichnung des Buttons auf Reaktiviere den User : Mit Klick auf den Button entsperren Sie den User wieder. Seite 104/ Oktober 2014

105 Passwortverwaltung Hat ein Benutzer sein Passwort vergessen und Sie klicken auf den Button Reinitialisiere das Passwort (es ist ein -Server angebunden und beim Benutzer ist eine -Adresse hinterlegt), werden Sie gefragt, ob das generierte Passwort per verschickt werden soll. Wenn Sie diese Frage mit JA beantworten, wird das Passwort nicht angezeigt, sondern per verschickt. Das Passwort enthält in diesem Fall auch die SV-Nr. des Dienstnehmers. Im wird die SV- Nummer jedoch nicht angeführt. Erhält der Dienstnehmer sein Passwort per Brief, weil keine adresse hinterlegt wurde, dann können Sie den Brief, der das Passwort enthält, sowohl aus der Berechtigungsverwaltung als auch aus der dezentralen Benutzerverwaltung unter dem Menüpunkt Listen/Passwortbrief, ausdrucken: BEREICH Zeitraum Monat BEREICH Firma Firmenkennzeichen Firmennummer Hier geben Sie das Monat für die Prüfung ein, ob der mit dem Benutzer verbundene Dienstnehmer (in der angegebenen Firma) aktiv ist. (7-stellig / Datum (Format: MM.JJJJJ) / eingabepflichtig) Es werden nur Benutzer abgearbeitet, die einen verbundenen Dienstnehmer in der angegebenen Firma haben. (2-stellig / alphanummerisch / Auswahl) Es werden nur Benutzer abgearbeitet, die einen verbundenen Dienstnehmer in der angegebenen Firma haben. (8-stellig / nummerisch / Auswahl) Oktober 2014 Seite 105/245

106 BEREICH Benutzer Von Anmeldename Bis Anmeldename BEREICH Sortierung Sortierkriterium Ab welchem Benutzer soll der Brief gedruckt werden? Wenn dieses Feld leer bleibt, wird automatisch der kleinste Benutzer genommen. (30-stellig / alphanumerisch / Auswahl) Bis zu welchem Benutzer soll der Brief gedruckt werden? Wenn dieses Feld leer bleibt wird automatisch der größte Benutzer genommen. (30-stellig / alphanumerisch / Auswahl) Wie sollen die Dienstnehmer, die am Brief ausgegeben werden, sortiert werden? (2-stellig / alphanumerisch / Auswahl) Ermittlung der zu druckenden Dienstnehmer/Benutzer Es werden nur Benutzer abgearbeitet, die ihr Passwort vergessen haben und die mit mindestens einem Dienstnehmer verknüpft wurden. Je Benutzer werden alle verknüpften Dienstnehmer kontrolliert um festzustellen, welche Wohnadresse am Brief angedruckt werden soll. Diese Kontrolle erfolgt in folgenden Schritten: 1. Ermittlung der Dienstnehmer a. Ermittle die Dienstnehmer, die im angegebenen Monat aktiv sind b. Wenn kein Dienstnehmer aktiv ist, nimm den Dienstnehmer, der zuletzt aktiv war (Wenn es für einen Benutzer 2 DN gab, die zum Schluss parallel ausgetreten sind, werden beide herangezogen) 2. Kontrolle der Dienstnehmer auf Firmenzughörigkeit a. Wenn eine Firma übergeben wurde, werden alle Dienstnehmer aussortiert, die nicht zur angegebenen Firma gehören 3. Einschränken auf einen Dienstnehmer a. Wenn nach den obigen Einschränkungen mehre Dienstnehmer übrig bleiben, wird nur jener aus der MAX-Firma mit der MAX-DN-Nummer verwendet. MAX(lpad(dn_fa_kz,2,'a') lpad(to_char(dn_fa_nr),8,'0') lpad(to_char(dn_nr),10,'0' ) Für jeden Dienstnehmer, für den der Passwortbrief gedruckt wird, wird ein Passwort generiert (wie bei der automatischen Useranlage mit SV-Nr.) und beim Benutzer gesetzt. Seite 106/ Oktober 2014

107 Layout Passwortbrief Unter diesem Briefkopf wird der Inhalt des s ausgegeben, welches der Dienstnehmer erhalten würde, wenn eine -Adresse hinterlegt wäre. Je Dienstnehmer wird eine Seite gedruckt Oktober 2014 Seite 107/245

108 Integration in LHR Lohn Dienstnehmerstamm Gehaltsinfo Im Dienstnehmerstamm unter Stammdaten/Personal/Dienstnehmerstamm oder Personalmanager/Dienstnehmerstamm wählen Sie im Feld Gehaltsinfo die neue Art Portal (P) aus: Diese Art lädt den üblichen sowie den täglichen Gehaltszettel in das WebPortal. Seite 108/ Oktober 2014

109 Dienstnehmerstamm Defaultbenutzer Defaultbenutzer ist eine Benutzervorlage, in der Sie die Rechte einstellen, die ein zukünftiger Benutzer haben sollte. Im Dienstnehmerstamm legen Sie fest, welche Art von Defaultbenutzer der Dienstnehmer als Vorlage erhalten sollte, z.b. darf der User nur ins Mitarbeiterportal einsteigen oder darf er auch ins Reisekostenportal einsteigen. Welche Defaultbenutzer pro Firma herangezogen werden, legen Sie im variabler Parameter BEV: Defaultbenutzer fest. Allerdings erfassen Sie mehrere Defaultbenutzer (Beistrich getrennt). Die Defaultbenutzer erfassen Sie mit Hochkomma. Beispiel: 'DEVBENUTZER1', 'DEVBENUTZER2' Wenn durch einen Wechsel des Defaultbenutzers ein neues Modulrecht hinzukommt, hat der Benutzer in diesem neuen Modul nur das Recht für seine Dienstnehmer Oktober 2014 Seite 109/245

110 Beim Start der Abrechnung bzw. des Gehaltszetteldruckes über die Maske Abrechnung unter Abrechnungen/Abrechnen/Abrechnung oder unter Personalmanager/Abrechnung wählen Sie die Druckart Nur Portal aus: Den Einzeldruck aktivieren Sie nur, wenn die Abrechnung für mehrere Dienstnehmer gestartet wird. Seite 110/ Oktober 2014

111 Dokumentenupload Alle Dokumente werden als PDF-Dokumente aus einem Ordner in die Datenbank geladen, die dem Einzeldruck-Dateimuster entsprechen. Diese laden Sie über die Maske Dokumente laden unter Kommunikation/Austausch/Dokumente: Das Programm muss die Dokumente einer bestimmten Rubrik, einem bestimmten Dienstnehmer und einem bestimmten Monat zuordnen können. (Dienstnehmer und Monat sind im Dateinamen enthalten. Als Rubrik wird vorerst fix Gehaltszettel verwendet.) Als Dateinamen-Klartext wird fix Gehaltszettel MM.JJJJ verwendet. Als Freigabedatum wird fix das Hochladedatum verwendet. Legen Sie den variablen Systemparameter SS: Datenbankverbindung fest, damit der Dokumentenupload weiß, in welche Datenbank die Dokumente hochzuladen sind. Mit der Option Dokumente löschen, löschen Sie die hochgeladene Datei im Filesystem. Wird für ein Monat, für welches bei einem Dienstnehmer schon ein Gehaltszettel hochgeladen wurde, ein zweiter hochgeladen, wird statt des Klartext-Namens Gehaltszettel MM.JJJJ der Text Nachtrag MM.JJJJ verwendet Oktober 2014 Seite 111/245

112 Dokumentenübersicht Die Dokumentenübersicht sehen Sie unter den folgenden 2 Menüpunkten: Auswertungen/Personal/Sonstiges/Dokumentenübersicht Personalmanager/Auswertungen/Dokumente In dieser Maske sehen Sie alle hochgeladenen Dokumente. Wenn Sie die Maske aus dem Personalmanager aufrufen, werden nur die Dokumente für den ausgewählten Dienstnehmer angezeigt. Das Freigabe ab - und Freigabe bis -Datum (=> Datum, an dem die Dokumente hochgeladen wurden) können Sie in jedem Datensatz ändern. Seite 112/ Oktober 2014

113 BEREICH Dokumente Dienstnehmer Rubrik Dokument Erstelldatum Freigabe ab Freigabe bis BEREICH Dokument Dokument löschen Dokument hochladen BEREICH Anzeige Dokumente löschen Freigabedatum ändern Nummer und Name des Dienstnehmers (10-stellig / numerisch) Rubrik, in der das Dokument gespeichert wurde. Wird eine Rubrik aus der Auswahlliste ausgewählt, wird sofort auf diese Rubrik abgefragt. (50-stellig / alphanumerisch) Klartextname des Dokuments (500-stellig / alphanumerisch) Datum, an dem das Dokument hochgeladen wurde (19-stellig / Datum (Format: DD.MM.JJJJJ HH24:MI:SS) Tag, ab dem das Dokument freigegeben ist. Ab diesem Tag wird das Dokument im SelfService-Modul angezeigt. Tag, bis zu dem das Dokument freigegeben ist. Dies ist der letzte Tag, an dem das Dokument im SelfService-Modul angezeigt wird. Dokument herunterladen Über diesen Button kann das ausgewählte Dokument heruntergeladen werden. Über diesen Button legen Sie fest, ob nur Dokumente angezeigt werden sollen, die am aktuellen Tag auch im SelfService angezeigt werden, oder auch solche, die noch nicht, oder nicht mehr freigegeben sind. Wird die Maske aus dem Auswertungs-Menü aufgerufen, werden standardmäßig alle Dokumente angezeigt. Wird die Maske aus dem Personalmanager aufgerufen, werden nur die aktuellen Dokumente angezeigt. Mit diesem Button löschen Sie das aktuell ausgewählte Dokument. Mit diesem Button können Sie ein neues Dokument hochladen. (nur PDF-Dateien) Ein Dokument kann mehreren Dienstnehmern gleichzeitig zur Verfügung gestellt werden. Die Auswahl der verschiedenen Dienstnehmer erfolgt über eine Mehrfachselektion. Der Freigabezeitraum und die Rubrik können festgelegt werden, gelten jedoch für alle Dienstnehmer gleich. Mit diesem Button löschen Sie alle aktuell angezeigten Dokumente. Achtung: Soll auch über Mehrfachselektion möglich sein! Mit diesem Button ändern Sie das Freigabe ab - und/oder das Freigabe bis -Datum der aktuell angezeigten Dokumente Oktober 2014 Seite 113/245

114 Parameter In den variablen Systemparametern unter Stammdaten/Firma/Parameter/variable Systemparameter: hinterlegen Sie die beiden Parameter: SS:Datenbankverbindung damit bestimmen Sie in welche Datenbank die Dokumente für den Dokumentenupload hochzuladen sind SS: Hilfe_URL damit bestimmen Sie den Link zum Leitfaden (= Ihre interne Hilfe) Seite 114/ Oktober 2014

115 Web-Applikation Beim Anmeldevorgang gibt der User seinen Benutzernamen und sein Passwort ein. Wenn er falsche Zugangsdaten eingibt und auf den Button Anmelden klickt, erscheint die dargestellte Meldung. Das Passwort-Feld ist in diesem Fall wieder leer: Nach der ersten erfolgreichen Anmeldung erscheint folgende Seite: Auf dieser Seite gibt der User das alte Passwort und das neue Passwort ein. Mithilfe des Buttons Übernehmen gelangt er zur Startseite, in welcher die Dokumente angezeigt werden. Beim Drücken des Buttons Übernehmen werden alle Felder validiert und im Fehlerfall wird, wie oben im Screenshot gezeigt, der Fehler oberhalb ausgegeben. Mithilfe des Buttons Abbrechen gelangt der User zurück zur Login-Seite Oktober 2014 Seite 115/245

116 Auf der Startseite wird folgendes angezeigt werden: In der Tabelle werden nur jede Dokumente angezeigt, auf die der Benutzer ein Recht hat. Die Tabelle wird sortiert nach: Freigabedatum absteigend, Dateiname, Dienstnehmer. Über den Link Passwort ändern gelangen Sie zu der Seite, in der Sie Ihr Passwort ändern. Über den Link Abmelden werden Sie abgemeldet und gelangen zur Anmeldeseite. Passwort vergessen Seite 116/ Oktober 2014

117 Klicken Sie auf den Link Passwort vergessen?, gelangen Sie zu einer Seite, in der Sie in einem Feld Ihren Benutzernamen oder Ihre -Adresse angeben: Klicken Sie den Button Passwort anfordern, erscheint der Text Sie erhalten ihr neues Passwort per oder per Brief!. Über einen Link gelangen Sie zurück zur Login-Seite. (Es wird die gleiche Meldung ausgegeben, egal ob der Benutzername bzw. die -Adresse gültig war oder nicht.) Paging (vorherige / nächste Seite) und Rubriken Die aktuell angezeigte Rubrik wird farblich hervorgehoben. Darf der Benutzer nur eine Rubrik sehen, wird die Auswahl der Rubriken nicht angezeigt. Sind in einer Rubrik keine Dokumente vorhanden, wird diese nicht angezeigt. Je Rubrik stellen Sie ein, wie viele Dokumente je Seite angezeigt werden sollen. Auch eine Suche nach bestimmten Dokumenten wird möglich sein. (z.b zeigt nur die Gehaltszettel von Februar 2014 an. Die Suche erfolgt jedoch nicht nach Inhalten in den Dokumenten.) Mit den Links Vorherige Seite und Nächste Seite haben Sie die Möglichkeit zu blättern Oktober 2014 Seite 117/245

118 TIPPS UND TRICKS Dienstnehmerstamm: Bar bei Austritt Hier geben Sie "J" ein oder lassen das Feld leer, wenn der Dienstnehmer nach seinem Austritt automatisch auf "Barauszahlung" für Aufrollungen nach Austritt gestellt werden soll. Wird ein Dienstnehmer nach dem Austritt aufgrund einer Aufrollung abgerechnet, wird die auszahlende Firmenbank auf 99 - Barauszahlung gesetzt. Falls das Feld Barauszahlung leer ist (= bedeutet so viel wie "J"), wird das Feld nach der Abrechnung auf "N" gesetzt und die Firmenbank auf 99 - Barauszahlung trotzdem geändert. Somit erscheinen alle Aufrollungen nach dem Austritt auf der Barauszahlungsliste. Dies soll verhindern, dass bereits ausgetretene Dienstnehmer noch irrtümlich Gelder überwiesen bekommen. Bei dem Kennzeichen "N" wird der Dienstnehmer nicht auf "Barauszahlung" gestellt und die Überweisungsbank bleibt als auszahlende Bank eingetragen. Der (ehemalige) Dienstnehmer kann weiterhin Geld auf dem Überweisungsweg erhalten. Seite 118/ Oktober 2014

119 Zusammenfassung Feld Bar bei Austritt Feld Überweis. Bank Zusatzinfo leer Bei Aufrollungen nach dem Austritt wird die überweisende Bank auf 99 Barauszahlungs Bank umgestellt J N Bei Aufrollungen nach dem Austritt wird die überweisende Bank auf 99 Barauszahlungs Bank umgestellt Bei Aufrollungen nach dem Austritt bleibt die überweisende Bank so wie sie ist. Zusätzlich wird das Feld Bar bei Austritt danach auf N gesetzt Oktober 2014 Seite 119/245

120 Variabler Dienstnehmerstamm: Vorgabewerte je DN-Gruppe Die Maske Vorgabewerte je DN-Gruppe finden Sie unter Stammdaten/Firma/Sonstiges /Vorgabewerte/DN-Gruppe In dieser Maske definieren Sie die Vorgabewerte für Dienstnehmergruppen für die Maske Variable Dienstnehmerdaten (Stammdatenmenü/Personal). Mit Hilfe der Vorgabewerte Dienstnehmergruppe haben Sie die Möglichkeit, Felder, die für Dienstnehmer derselben Dienstnehmergruppe dieselben Werte haben, standardmäßig einzustellen. Wenn Sie z.b. für Arbeiter und Angestellte verschiedene Dienstnehmergruppen hinterlegt haben, können Sie z.b. für die Dienstnehmergruppe Angestellte immer die Dienstnehmerart "AN", SV-Gruppe "D1", Zugehörigkeit "05 - Angestellte", eine bestimmte Versicherung usw. als Standardwert hinterlegen. Anlage der Variablen Dienstnehmerdaten Bei der Anlage der Variablen Dienstnehmerdaten werden dann diese Standardwerte fett formatiert vorgeschlagen, nachdem Sie die Dienstnehmergruppe eingegeben und mit der Tab Taste bestätigt haben. Diese können Sie in der Maske Variable Dienstnehmerdaten natürlich überschreiben. Überschriebene Werte werden nicht mehr fett formatiert dargestellt. Seite 120/ Oktober 2014

121 Oktober 2014 Seite 121/245

122 Bei Änderung der Dienstnehmergruppe eines Dienstnehmers in der Maske Variable Dienstnehmerdaten werden alle Werte, die vorher referenziert waren, mit den Vorgabewerten der neuen Gruppe gefüllt. Wenn in der neuen Dienstnehmergruppe keine Werte vorhanden sind, werden die Felder geleert. ACHTUNG: Pflichtfelder müssen Sie danach füllen! Wenn Sie ein referenziertes Feld händisch überschrieben haben und Sie ändern danach die Dienstnehmergruppe, erscheint eine Frage, ob Sie die von Ihnen überschriebenen Werte auch ändern möchten. Wenn im variablen Dienstnehmerstamm ein Feld vorher leer war (z.b. "Abfertigungsregel"), dann können Sie es mit Vorgabewerte je DN-Gruppe nicht füllen. Die Maske Vorgabewerte je DN-Gruppe hat den Sinn, vorhandene Werte durch neue zu ersetzen bzw. ab einem bestimmten Datum zu ändern. Ändern der variablen Dienstnehmerdaten Auch können Sie mit Vorgabewerten für alle Dienstnehmer einer Dienstnehmergruppe ab einem bestimmten Datum einen oder mehrere Werte ändern, z.b. ab ändert sich die Kommunalsteuergemeinde bei der ganzen Dienstnehmergruppe Angestellte. Um neue Vorgabewerte pro Dienstnehmergruppe anzulegen, drücken Sie den Button "Neuen Datensatz erstellen". (In dieser Maske können Sie keinen neuen Datensatz mit der Funktionstaste F6 oder Symbol "Datensatz einfügen" anlegen.) Seite 122/ Oktober 2014

123 Neuen Datensatz erstellen Mit diesem Button gelangen Sie in diese Maske Hier können Sie einen neuen Datensatz für Vorgabewerte Dienstnehmergruppe anlegen. Geben Sie die Dienstnehmergruppe an und das "gültig ab" Monat, ab wann Sie die Variablen Dienstnehmerdaten für die Dienstnehmergruppe ändern wollen und drücken auf "Anlegen". Nach Bestätigen durch Button "Anlegen" erscheint diese Meldung: Bei dieser entscheiden Sie, ob Sie die bereits angelegten Variablen Dienstnehmerstämme mit den gerade angelegten Vorgabewerten, ab dem angelegten Datum, aktualisieren möchten - in diesem Fall klicken Sie auf "Speichern + aktualisieren". Beachten Sie dabei, dass dann alle Dienstnehmer dieser Dienstnehmergruppe geändert werden bzw. einen neuen variablen Dienstnehmersatz ab diesem Datum erhalten! Wenn Sie die Vorgabewerte nur speichern möchten, damit sie in Zukunft bei einer Neuanlage der Variablen Dienstnehmerstämme vorgeschlagen werden, dann klicken Sie auf "Nur speichern" Oktober 2014 Seite 123/245

124 Verbundene Masken In jeder Maske haben Sie die Möglichkeit, diese mit anderen Masken zu verbinden. Möchten Sie beispielsweise einen bestimmten Titel im Dienstnehmerstamm auswählen, der allerdings noch nicht angelegt ist, dann wählen Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste im Feld) des Titelfeldes die verbundenen Masken aus und gelangen hier direkt in die Maske um einen Titel anzulegen. Durch LHR werden die gängigsten Masken zur Anlage miteinander verbunden. Möchten Sie selbst allerdings bestimmte Masken miteinander verbinden, legen Sie diese mit dem Lohn-User selbst an. Dazu öffnen Sie die Maske, von der aus Sie eine Verknüpfung erstellen möchten. Wenn Sie beispielsweise ein bestimmtes Feld mit einer anderen Maske verbinden möchten, dann stellen Sie den Cursor in dieses Feld. Öffnen Sie dann durch einen Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie verbundene Masken verwalten oder verbundene Masken. Seite 124/ Oktober 2014

125 Über die Menüsuche wählen Sie die Maske aus, mit der Sie das Feld verbinden möchten: Hier haben Sie die Möglichkeit, die Maske auf Forms (Masken-Ebene) und/oder Item-Ebene (Feld- Ebene) zu verbinden. Forms-Ebene heißt, dass egal in welchem Feld Sie in der Maske stehen und die verbundenen Masken aufrufen, die verknüpfte Maske angezeigt wird. Um diese Maske auf Forms-Ebene zu verknüpfen, klicken Sie vorn das Symbol, sodass dieses grün ist und auf die Maske zeigt. Item-Ebene heißt, die verbundene Maske wird nur in einem bestimmten Feld angezeigt. Um diese Maske nur auf Item-Ebene zu verbinden, klicken Sie in der Menüsuche mit der Maus rechts auf die Maske, sodass das folgende Kontextmenü erscheint Oktober 2014 Seite 125/245

126 Um diese Maske auf beiden Ebenen zu verbinden, klicken Sie zuerst vorn auf das Symbol, sodass dieses grün wird. Danach öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und fügen dies auf Item-Ebene ein. Jeder User kann dann über diese Maske und das Öffnen des Kontextmenüs die verbundenen Masken auswählen. Seite 126/ Oktober 2014

127 Navigator Über die Toolbar in der Einstiegsmaske in der LHR Personalverrechnung haben Sie die Möglichkeit, in die Navigator-Ansicht zu wechseln. Mit dem Symbol wechseln Sie wieder zurück in die bisherige Einstiegsmaske. In der Einstiegsmaske sehen Sie links alle Firmen, Sachbearbeiter und Evidenzen, die bei Ihnen angelegt sind und rechts - nach der Abfrage mit F8 - alle Dienstnehmer mit Status (Unterbrechung, letzter Eintritt, letzter Austritt) und Evidenzen Oktober 2014 Seite 127/245

128 Unten links sehen Sie die Menüauswahl/Buttons Unter Systemverwaltung/Sonstiges/Konfiguration Navigator konfigurieren Sie die Menü-Buttons in der Navigatormaske: Seite 128/ Oktober 2014

129 Felder Registerreiter Hier wählen Sie das Register aus, in welchem ein Button hinzugefügt werden sollte. Button Hier sehen Sie, welche Buttons bereits vergeben sind und welche Ihnen noch zur Verfügung stehen. STAT1 gibt die Position des Buttons in dem jeweiligen Register an. Menüpunkt Hier definieren Sie den gewünschten Menüpunkt, welcher nach Aufruf des Buttons angezeigt werden soll Oktober 2014 Seite 129/245

130 Urlaub und Fehlzeiten Schnellerfassung Urlaub und Fehlzeiten können sowohl unter Abrechnungen/Urlaub/Verwaltung/Urlaub und Fehlzeiten als auch unter Abrechnungen/Urlaub/Abrechnen/Schnellerfassung erfasst werden. In der Schnellerfassung geben Sie Fehlzeiten für mehrere Dienstnehmer ein. Nachdem Sie den Dienstnehmer ausgewählt haben, ist sofort ersichtlich, ob der Urlaub in Stunden oder Tagen verwaltet wird. Es kann auch die genaue Uhrzeit des Urlaubes erfasst werden. Ein weiterer Vorteil der Eingabe von Urlauben in dieser Maske ist, dass die Einheiten automatisch berechnet werden, wenn das Ab- und Bis-Datum eingegeben wurden. Seite 130/ Oktober 2014

131 SV-Gruppenautomatik bei Lehrlingen Mit dieser Funktion wird kontrolliert, ob beim Lehrling aufgrund des nächsten Lehrjahres die SV- Gruppe geändert werden soll. Das Programm bezieht sich dabei auf das Eintrittsdatum. Die Dauer der Lehrzeit wird mit drei Jahren angenommen (wenn kein Ende Lehrverhältnis Grund eingetragen ist) bzw. vom Grund "Ende Lehrverhältnis" in der Maske Eintrittsdaten abgeleitet. Den Grund "Ende Lehrverhältnis" legen Sie im Menüpunkt Stammdatenmenü/Allgemein/Ein/Austritts- / Unterbrechungsgründe wie folgt an (wenn noch nicht angelegt): Einige Ein-/Austritts-/Unterbrechungsgründe wurden bei der Erstinstallation einmalig installiert und können von Ihnen bearbeitet, ergänzt oder gelöscht werden. Wenn in der Maske Variable Dienstnehmerdaten bei der SV-Automatik "durchführen" eingerichtet ist, werden Lehrlinge, die das nächste Lehrjahr erreichen, auf die neue SV-Gruppe umgestellt und im Datenaustausch ELDA wird automatisch eine Änderungsmeldung erstellt. Die Echtabrechnung prüft die aktuelle SV-Gruppe der einzelnen Dienstnehmer und ändert diese automatisch Oktober 2014 Seite 131/245

132 Für die SV-Gruppenautomatik geben Sie das Ende der Lehrzeit nur dann ein, wenn die Lehrzeit nicht 3 Jahre dauert. Für die Abfertigungsrückstellung geben Sie das Ende der Lehrzeit immer ein, weil für die Abfertigungsrückstellung auf die Eintrittsdaten zugegriffen wird und hier Beginn der Lehrzeit nicht ersichtlich ist. Am Ende der Lehrzeit erfolgt aber nur ein Hinweis im Änderungsprotokoll. Eine Änderung auf A1 oder D1 erfolgt nicht automatisch, unabhängig davon, was in der Maske Variable Dienstnehmerdaten eingetragen ist! AV-Staffelung bei Übertritt des Lehrlings in Angestellten/Arbeiterverhältnis während des Monats Maßgeblich für den Entfall bzw. die Verminderung des Versichertenanteils zur AV ist immer das im Beitragszeitraum tatsächlich gebührende bzw. geleistete (Brutto-)Entgelt. Es erfolgt keine getrennte Betrachtung zwischen der Lehrlingsentschädigung und dem Gehalt. Bei untermonatigem Beginn bzw. untermonatiger Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses bedarf es demzufolge keiner fiktiven Aufrechnung auf einen vollen Monat. Beispiel: Lehrlingsentschädigung von ,47 Gehalt von ,33 Gesamt 1306,80 Somit fällt der DN in N25b rein Daher rechnet man wie folgt: 1063,33 * 16,07% = 170,88 243,47 * 15,2% = 37,01 SV Gesamt = 207,89 Seite 132/ Oktober 2014

133 Lohnarten ausblenden In der Lohnartenzuordnung sind standardmäßig alle Lohnarten aufgelistet, auch wenn diese bereits abgerechnet wurden oder einige Jahre alt sind. Mit der zusätzlichen Checkbox Alle haben Sie die Möglichkeit, sich alle oder nur für einen bestimmten Monat gültige Lohnarten anzeigen zu lassen. Durch Deaktivierung der Checkbox Alle werden nur noch jene Lohnarten angezeigt, welche im rechts oben eingegebenen Monat gültig sind. Beispiel: Alle Lohnarten anzeigen lassen: Beispiel: Anzeigen jener Lohnarten, welche im Monat gültig sind durch Deaktivierung der Checkbox Alle Oktober 2014 Seite 133/245

134 Lohnart taggenau Im Lohnartenstamm gibt es die neue Checkbox Taggenau, die Sie in Verbindung mit Tagesdatum im variablen Dienstnehmerstamm und Lohnartenzuordnung verwenden. Wenn Sie die Checkbox nicht setzen/deaktivieren, werden die jeweiligen Beträge der Lohnarten während eines Monats nur aufsummiert. Wenn Sie die Checkbox Taggenau aktivieren, werden die jeweiligen Beträge aliquotiert. Die Checkbox taggenau kann z.b. beim Wechsel vom Angestellten zum Arbeiter (und umgekehrt) während des Monats hilfreich sein, da die Beträge vom Programm aliquotiert werden und nicht händisch ausgerechnet werden müssen. Beispiel Dienstnehmer wechselt am vom Angestellten zum Arbeiter. In der Lohnartenzuordnung geben Sie folgendes ein: Das Hackerl taggenau ist bei beiden Lohnarten nicht gesetzt. Daher werden die Beträge nicht aliquotiert: Seite 134/ Oktober 2014

135 Ist das Hackerl taggenau aktiviert, werden die Beträge aliquotiert: Das Programm rechnet wie folgt: 2500/31*19 = 1532, /31*12 = 774,19 Aliquotierung Ob die Lohnart durch SV- oder Kalendertage dividiert wird, hängt von der Einstellung im Feld Aliquotierung im Firmenparameter ab Oktober 2014 Seite 135/245

136 Bei der Aliquotierung nach SV-Tagen wird, wenn der Dienstnehmer den ganzen Monat anwesend ist, durch die Kalendertage dividiert. Ist er nicht den ganzen Monat anwesend, durch die jeweiligen SV- Tage. Diese Regel wurde aufgrund folgender Problemstellung beschlossen: Lohnart 1 von 01. bis Euro, Lohnart 2 von 20. bis Euro Würde durch 30 Tage dividiert, käme man zu folgendem falschen Ergebnis: / 30 * /30*12 = 2.066,67 statt Euro! Seite 136/ Oktober 2014

137 Weitere Beispiele: Lohnart mit Aliquotierung L oder LE im Lohnartenstamm, Austrittsgrund, Checkbox taggenau ist nicht aktiviert: Tritt ein Dienstnehmer während des Monats aus, ist die Checkbox taggenau nicht notwendig, wenn beim Austrittsgrund die Checkbox für die Aliquotierung aktiviert ist: Dienstnehmer tritt am aus. In der Lohnartenzuordnung geben Sie folgendes ein: Obwohl die Checkbox taggenau bei der Lohnart Gehalt nicht gesetzt ist, wird der Betrag aliquotiert, da die Lohnart die Aliquotierung LE im Lohnartenstamm hinterlegt hat und beim Austrittsgrund das Hackerl für die Aliquotierung gesetzt ist. Abrechnung August: 2500/30*20 = 1666, Oktober 2014 Seite 137/245

138 Lohnart mit Aliquotierung L oder LE im Lohnartenstamm, Austrittsgrund, Checkbox taggenau ist aktiviert: Der DN tritt am aus und erhält die Lohnart 1(Gehalt) nur bis zum Sie geben folgendes in der Lohnartenzuordnung ein: Da die Checkbox taggenau aktiviert ist, wird der Betrag aliquotiert. Abrechnung August: 2500/30 (SV-Tage, da der DN nicht den ganzen Monat anwesend ist)*15 = 1250 Wäre die Checkbox taggenau nicht aktiviert, würde das Programm den Betrag für 20 Tage aliquotieren. Lohnart mit Aliquotierung L oder LE im Lohnartenstamm, keine Unterbrechungsgründe, Checkbox taggenau ist aktiviert: Lohnart startet im Vormonat und endet im aktuellen Monat Beispiel: Loa von 1.1. bis Euro Abrechnung Juli: Euro Abrechnung August: der Betrag von 2000 Euro wird aufgrund der aktiven Checkbox taggenau wie folgt aliquotiert: / 31 (SV- oder Kalendertage) * 15 = 967,74 Euro Seite 138/ Oktober 2014

139 Ist die Checkbox Taggenau nicht aktiviert, werden die Beträge aufsummiert: Lohnart startet und endet im aktuellen Monat Die Checkbox taggenau ist aktiviert Beispiel: Loa von bis Euro Abrechnung August: 387,10 Euro (2000 / 31 * 6) Oktober 2014 Seite 139/245

140 Seite 140/ Oktober 2014

141 FA-, DN-, LoA-Nummern Erweiterung Bisher waren die Nummernkreise für Firmen und Lohnarten 3stellig, für Dienstnehmer 5stellig. Sie haben nun die Möglichkeit, Firmen-, Dienstnehmer-, und Lohnartennummern bis zu 10 Stellen zu definieren. Firmennummer: Dienstnehmernummer: Lohnartennummer: Maximal 8 Stellen Maximal 10 Stellen Maximal 5 Stellen Aufrollungen Aufrollungen sind Evidenzen für das Programm, um Berechnungen oder Auswertungen nochmals durchzuführen. Wie entstehen Aufrollungen? Durch die Änderung von Dienstnehmer- oder Firmenstammdaten wird für die Abrechnung (Bruttound Nettoberechnung) einer oder mehrerer Dienstnehmer eine offene Aufrollung eingetragen (z.b. bei Änderung eines Dienstnehmergruppensatzes). Diese Aufrollung wird mit dem Aufruf "Abrechnung" eingetragen. Wenn Sie z.b. eine Lohnart mit der Gültigkeit 01/2014 ändern wollen und die aktuelle Lohnart mit F6 und F4 kopieren, werden Sie gefragt, ob Aufrollungen eingetragen werden sollten: JA: für alle Dienstnehmer, bei denen die Lohnart bereits in den Vormonaten abgerechnet wurde, wird eine Aufrollung eingetragen. NEIN: es wird für Dienstnehmer, bei welchen die Lohnart in den Vormonaten abgerechnet wurde, keine Aufrollung eingetragen, für zukünftige Abrechnungen gilt die neue Änderung Oktober 2014 Seite 141/245

142 In der Maske Systemverwaltung/Abfragen/Aufrollungen sehen Sie alle Aufrollungen, die in dieser Firma pro Dienstnehmer und Monat offen sind oder waren. In der Maske Aufrollungen sehen Sie 1. was die Ursache für die Aufrollung war, 2. zu welchem Zeitpunkt die Aufrollung eingetragen worden ist, 3. zu welchem Zeitpunkt die Aufrollung bearbeitet worden ist. Diese Einträge werden auf "erledigt" gesetzt, sobald Sie das entsprechende Programm, für die dem Dienstnehmer zugeordnete Abrechnungsgruppe, starten. Mit einer Echtabrechnung des Dienstnehmers wird diese Eintragung auf "bearbeitet" gesetzt und neue offene Eintragungen für alle notwendigen Folgeprogramme (z.b. Abgaben, Zahlungsverkehr, Buchhaltung, Lohn-/Gehaltszetteldruck, Pensionskassendatenträger, u.ä.) hineingeschrieben. Seite 142/ Oktober 2014

143 Voraussetzung dafür ist, dass in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Sonstiges/Aufrollungen die richtigen Aufrufe (Programme Zahlungsverkehr, Buchhaltung, Lohn-/Gehaltszettel, Datenträger) eingetragen sind Oktober 2014 Seite 143/245

144 Eingetragene Aufrollungen In der Maske Abrechnungen/Abrechnen/Abrechnung gibt es den Button Eingetragene Aufrollungen Mit diesem Button gelangen Sie in folgende Maske: Hier sehen Sie alle offenen Abrechnungen aufgrund von Aufrollungen. Es besteht auch die Möglichkeit, Aufrollungen einzutragen. Wenn Sie die Abrechnung aus dieser Maske aus starten, werden nur die hier angezeigten Dienstnehmer für betroffene Monate abgerechnet. Dies kann bei Korrekturen nach einer Echtabrechnung, bei einem 13. Lauf fürs Vorjahr usw. sinnvoll sein. Das laufende Monat wird nicht mitabgerechnet, Seite 144/ Oktober 2014

145 wenn es in dieser Maske nicht angeführt ist. Das ist dann der Fall, wenn das laufende Monat noch nicht echt-abgerechnet wurde. Wenn Sie ein Datum für Nachdruck auswählen, wird dieser Button deaktiviert. Wenn Sie mit dem Button "Abrechnen" in die vorherige Maske wechseln, wird das Feld "Aufrollung" auf "Es werden nur Aufrollungen gedruckt (A)" geändert. Aufrollungen am Lohn-/Gehaltszettel In der Maske Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Variabler Firmenstamm entscheiden Sie mit der Checkbox "Abrechnungsverwaltung" wie die Aufrollungen am Lohn-/Gehaltszettel angedruckt werden sollen. Wenn Sie möchten, dass Aufrollungen am Lohn-/Gehaltszettel vom laufenden Monat als eigene Zeilen angedruckt werden sollen, aktivieren Sie diese Checkbox. Ansonsten erhalten Sie für jedes Monat, in dem es Aufrollungen gibt, einen eigenen Lohn- /Gehaltszettel. Aufrollungen/Lohnartenwerte sind unerklärlich Bei unerklärlichen Aufrollungen/Lohnartenwerten kontrollieren Sie, was sich alles genau geändert hat: 1. Kontrollieren Sie in der Maske Systemverwaltung/Abfragen/Aufrollungen beim betroffenen Dienstnehmer und Monat - beim Aufruf "Abrechnung" im Feld "Kommentar", welche Änderung die Aufrollung ausgelöst hat. Kontrollieren Sie hier den Monat, für das die Lohnart aufgerollt wurde. Wurde der Lohnartenstamm verändert? Wurde die Formel von der Lohnart verändert? Wurden Krankheiten/Unterbrechungen im Nachhinein eingegeben/verändert? Wurden Sätze (Persönliche Sätze, Dienstnehmergruppensätze, Abteilungssätze...) im Nachhinein verändert? Oktober 2014 Seite 145/245

146 Wurden Stammdaten (Variabler Dienstnehmerstamm, Lohnartenzuordnung, Kostenstellenaufteilung) verändert? Wurden andere Lohnarten verändert, die in die Basis der betroffenen Lohnart einfließen? Kontrollieren Sie in der Abrechnungsansicht - Ablauffolge (Abrechnungen/Abrechnung/ Ansichten) welche Monate und Lohnarten genau betroffen sind. 2. Falls Sie im Nachrichtenmodul die Protokollierung eingeschaltet haben, kontrollieren Sie in der Maske Nachrichten/Protokollansicht, welche Änderung die Aufrollung ausgelöst hat. 3. Kontrollieren Sie, ob der Lohnartenstamm der Lohnart in letzter Zeit geändert wurde, aber womöglich keine Aufrollungen eingetragen wurden (= nach dem Speichern der Lohnart wurde auf "nein" - keine Aufrollungen eingetragen geklickt). Falls der Dienstnehmer dann nach der Lohnartenänderung andere Aufrollungen erhält, wird auch die geänderte Lohnart neu bewertet. 4. Kontrollieren Sie im Eurolohn/Work Verzeichnis, ob es die Protokolldatei fehler.lst mit dem betroffenen Datum und Uhrzeit gibt. Wenn ja, öffnen Sie diese mit dem Editor/Notepad und sehen Sie in der Onlinehilfe unter "Probleme und Lösungswege" das Thema Meldungen der Datei "Fehler.lst" nach. 5. Rechnen Sie den Dienstnehmer mit der "Tracefunktion" ab (= in der Maske Abrechnung die Checkbox "Tracefunktion" aktivieren) und kontrollieren Sie die Protokolldateien abrechnung.lst, doklauf.lst und formel.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis. In der Protokolldatei abrechnung.lst sehen Sie, wie die Lohnarten aufgebaut sind, wie das Jahressechstel, die Lohnsteuer und die SV berechnet werden, usw. In der doklauf.lst sehen Sie wie die Lohnarten berechnet werden. 6. Bei Verwendung des Paketes Reisekosten kontrollieren Sie, ob Sie die Lohnarten freies und pflichtiges Taggeld (Diäten), die vom Paket Reisekosten generiert werden, in der Lohnartenzuordnung händisch übersteuert haben. Diese Lohnarten müssen nämlich immer vom Paket Reisekosten generiert werden und dürfen nie händisch übersteuert werden! Sämtliche Korrekturen dieser Lohnarten nehmen Sie direkt im Paket Reisekosten vor! Falls Sie die Reisekosten-Lohnarten jedoch im LHR Personalverrechnungs-Paket Personalverrechnung in der Lohnartenzuordnung übersteuert haben, geben Sie die Lohnart in der Lohnartenzuordnung mit 0 ein und rechnen den Dienstnehmer nochmals ab. Nehmen Sie dann die Korrektur im Paket Reisekosten direkt bei der Reise vor und rechnen den Dienstnehmer nochmals ab. Folgendes Beispiel: Anlage einer Reise für und Abrechnungsmonat Es werden nun die Lohnarten mit dem Monat in die Lohnartenzuordnung gestellt. Wenn Sie nun die Abrechnung dieser Lohnarten in das Monat verschieben wollen und Sie diese generierten Lohnarten für auf 0 stellen und den Wert in das Monat in der Lohnartenzuordnung eingeben ohne das Abrechnungsmonat in der Reisekostenabrechnung zu ändern, so werden trotzdem für das Monat nochmals diese Werte der Reisekostenabrechnung generiert. Sie würden dann die Beträge doppelt abrechnen. Würden Sie dann für das Monat neue Reisen erfassen, haben Sie dann das Problem, dass durch die manuelle Eingabe der Lohnarten für keine anderen Werte mehr generiert werden können. Lösungsweg: Nehmen Sie Korrekturen nicht in der Lohnartenzuordnung vor, sondern direkt im Paket Reisekosten! Wenn Sie die Reisekostenabrechnung in ein anderes Monat verschieben wollen, so ändern Sie direkt im Paket Reisekosten das Abrechnungsdatum. 7. Geben Sie gegebenenfalls die Lohnart in der Lohnartenzuordnung mit dem gewünschten ganzen Betrag für das betroffene Monat ein und geben Sie im Feld Aliquotierung "N" ein und rechnen den Dienstnehmer nochmals ab. Falls die Lohnart trotzdem aliquotiert wird, kontrollieren Sie, ob der Dienstnehmer Unterbrechungen hat, die laufende Bezüge kürzen und geben die Lohnart, auf die Tage hochgerechnet, in der Lohnartenzuordnung ein. Seite 146/ Oktober 2014

147 Aufrollungen fehlen 1. Geben Sie die Aufrollung für das betroffene Monat ein und kontrollieren Sie, ob in der Maske Abrechnung vom betroffenen Dienstnehmer (im Feld Von und Bis geben Sie den Dienstnehmer ein) im Button "Eingetragene Aufrollungen" der Dienstnehmer für das Aufrollungsmonat eingetragen wurde 2. Kontrollieren Sie, welches höchste Monat (besonders in Zukunftsjahren!) bei Ihnen echtabgerechnet wurde. Dies sehen Sie in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Texte/Abrechnungsgruppen Feld Abrechng.. Weiters sehen Sie nach, ob Sie die Nachzahlung aus Vorjahr in Verwendung haben (= in der Maske Firmenparameter sind die Felder "Aufrollung ab" und "Abrechnung ab" gefüllt). Bei keiner Nachzahlung aus Vorjahr werden Aufrollungen nur 24 Monate in der Vergangenheit eingetragen. In der Maske Abrechnungsgruppen ändern Sie das Monat im Feld Abrechng wenn es zu weit in der Zukunft liegt Oktober 2014 Seite 147/245

148 Exekutionen Tipps für die Erfassung Abzugslohnart Die Abzugslohnart für Exekutionen geben Sie im Gegensatz zu anderen Lohnarten, nicht in die Lohnartenzuordnung des Dienstnehmers ein. Wird nun die Abzugslohnart trotzdem in die Lohnartenzuordnung eingetragen, wird sie zwar bei der monatlichen Abrechnung abgezogen, jedoch nicht im Modul Exekution verwaltet. Sie haben dann keine Gesamtübersicht über die bereits bezahlten Beträge. Zeitraum (Von-Bis) Hier geben Sie das Von-Datum ein, ab wann die Exekution gültig ist. (= Beginn-Datum). Das Bis- Datum wird vom Programm automatisch zu dem Zeitpunkt gefüllt, wenn die Exekution abgezahlt ist (mit dem letzten Einbehaltsmonat, indem die Exekution vollständig getilgt ist). Bei einer sog. "Freiwilligen Zahlungsvereinbarung" (siehe Feld "Art") wird das Bis-Datum nicht vom Programm gefüllt. Hier können Sie selbst ein Bis-Datum im Format TT.MM.JJJJ eingeben, falls die freiwillige Zahlungsvereinbarung befristet ist. Wenn Sie eine Exekution einstellen wollen, geben Sie das Bis-Datum der Einstellung händisch ein. Zwischen den Exekutionen eines Dienstnehmers blättern Sie, indem Sie den Cursor in das Feld "Zeitraum" (Von oder Bis) stellen und die Tasten [Pfeil nach unten] bzw. [Pfeil nach oben] betätigen. Sobald es ein Bis-Datum gibt, können Sie keine Drittschuldnererklärung mehr drucken. Wenn Sie dies trotzdem möchten, entfernen Sie kurzfristig das Bis-Datum, drucken die Drittschuldnererklärung aus und geben das Bis-Datum wieder ein. Seite 148/ Oktober 2014

149 Rang Hier geben Sie die Rangnummer der Exekution ein. Hat ein Dienstnehmer mehrere Exekutionen, so werden deren Ränge, einer nach dem anderen, von LHR Personalverrechnung abgearbeitet. Dies bedeutet, dass z.b. die Exekution Rang 2 erst dann dem Dienstnehmer abgezogen wird, wenn die Exekution Rang 1 vollständig abgezahlt ist. Rang "-1" steht für eine eingestellte Exekution, bei der Sie den Rang mit dem Button "Rangfolge ändern" geändert haben. Eingestellte Exekutionen mit Rang "-1" werden so sortiert, dass sie zum Schluss angezeigt werden. Art Betreffend der Art der Exekution, wählen Sie zwischen folgenden Optionen: Laufende Unterhaltsexekution (L) Laufender, gesetzlicher, monatlicher Unterhaltsanspruch (nach 291 b EO) Unterhaltsexekution (U) sonstige Unterhaltsansprüche, z.b. Unterhaltsrückstand (nach 291 b EO) Sonstige Exekution (S) Forderung, die keinen Unterhalt betrifft (nach 291 a EO) Freiwillige Zahlungsvereinbarung (F) Hier handelt es sich um keine Exekution im Sinne der Exekutionsordnung, sondern der Dienstnehmer erklärt sich freiwillig bereit, dass monatlich ein bestimmter Betrag von seinem Bezug abgezogen wird (z.b. Beiträge für eine Gruppenunfallversicherung). Für diese "Exekutionsart" erfolgt vom Programm keine Prüfung auf das Existenzminimum oder den Rang, d.h., die Rate wird ohne Rücksicht auf den pfändbaren Betrag in jedem Fall monatlich abgezogen. Es kann keine Drittschuldnererklärung über eine freiwillige Zahlungsvereinbarung gedruckt werden. Bei dieser Exekutionsart wird das Bis-Datum nicht vom Programm gefüllt, kann aber händisch vom Benutzer eingegeben werden. Erwerb Hier geben Sie ein, warum es zu einer Exekution kam. Wählen Sie zwischen folgenden Optionen: Pfändung (P) Verpfändung (V) Abtretung (Zession) (A) leer Der Dienstnehmer kommt seinen im privaten Bereich liegenden Zahlungsverpflichtungen nicht nach und der Gläubiger klagt die Forderung bei Gericht ein. Der Dienstnehmer selbst verpfändet seine Bezüge im Rahmen eines Rechtsgeschäftes mit einem Dritten (z.b. Bankinstitut), d.h., er bietet seine regelmäßigen Bezüge als Sicherstellung an. Der Dienstnehmer tritt sein Arbeitseinkommen im Rahmen eines Verbrauchergeschäftes an einen Unternehmer ab. Die Abtretung hat eine immer geringer werdende Bedeutung, da sie mit Inkrafttreten des Konsumentenschutzgesetzes 1979 verboten wurde. Demnach sind nur mehr bereits bestehende und fällige Forderungen abtretbar. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, so hat dies keine Auswirkung auf die Abrechnung. Nur auf der Liste "Exekutionen", die Sie im Stammdatenmenü/Listen/Personal drucken können, ist dann nichts über den Erwerb der Exekution angegeben. Meist wird man annehmen, dass diese durch Pfändung erworben wurde Oktober 2014 Seite 149/245

150 Einstellung Hier geben Sie den Status der Exekution ein, der dem Programm anzeigt, ob und wie die betreffende Exekution bei der Abrechnung berücksichtigt werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Eingestellt (J) Keine (N) oder leer Vormerkung (V) Wartefrist/Asservat (W) Die Exekution gilt vor der völligen Tilgung der Schuld als beendet (Einstellungsbeschluss). Der Rang der Exekution bleibt durch die Einstellung nicht mehr gewahrt. Die Exekution scheint nicht mehr auf der Drittschuldnererklärung auf. Sie können diese Option auch für eine vorübergehende Einstellung der Exekution verwenden. Wenn die vorübergehende Einstellung aufgehoben werden soll, dürfen Sie jedoch nicht vergessen, die Option "J" wieder herauszunehmen bzw. umzuändern. Dies ist der "normale" Status der Exekution, d.h., sie wird je nach Rangordnung bei der Abrechnung berücksichtigt, vom Dienstnehmer einbehalten und an den Gläubiger überwiesen. Die Exekution wird nicht berechnet und ist nur erfasst, damit der Rang erhalten bleibt. Im Gegensatz zur eingestellten Exekution scheint die vorgemerkte Exekution auf der Drittschuldnererklärung auf. Wird eine als vorgemerkt gekennzeichnete Exekution später umgestellt als normale Exekution, so wird diese behandelt wie eine neu erfasste Exekution unter Wahrung des Ranges. Tritt auf Grund eines Aufschiebungsbeschlusses in Kraft. Hier wird die Exekution normal berechnet und vom Dienstnehmer einbehalten, jedoch vorerst nicht an den Gläubiger überwiesen. Betrag Hier geben Sie in das erste Teilfeld den Gesamtbetrag der Exekution ein. Das zweite Teilfeld ist nur mehr für alte Exekutionen, die in Schilling eingegeben wurden, von Bedeutung. Auf Grund dieses Betrages berechnet LHR Personalverrechnung die dem Dienstnehmer monatlich abzuziehende Rate und zieht diese solange monatlich von seinem Bezug ab, bis der Gesamtbetrag aufgebraucht ist. Damit die Höhe der monatlichen Exekutionsrate richtig berechnet werden kann, muss für alle Lohnarten im Lohnartenstamm festgelegt werden, ob und inwieweit diese pfändbar sind. Dadurch erkennt LHR Personalverrechnung, welche Lohnarten als Bemessungsgrundlage für die Exekution dienen. Anders verhält es sich bei einer freiwilligen Zahlungsvereinbarung und laufenden Unterhaltsexekution: Hier wird im Gegensatz zur Exekution der im Feld "Betrag" erfasste Betrag monatlich abgezogen und keine Rate vom Programm errechnet. Wenn der Dienstnehmer eine freiwillige Zahlungsvereinbarung in unterschiedlichen Raten zurückzahlen soll, so geben Sie im Feld "Betrag" eine Null ein. Im Register "Ratenvorgabe" können Sie dann beliebige Raten für unterschiedliche Monate eingeben (z.b. Rückzahlungsrate für Oktober 2006 EUR 50,-- und für Dezember 2006 EUR 75,--). Seite 150/ Oktober 2014

151 Kosten des Gerichts Hier geben Sie die Kosten des Gerichts ein, falls diese fürs Exekutionsverfahren entstanden sind. Dieser Betrag erhöht den Gesamtbetrag der Exekution, erscheint aber nicht auf der Drittschuldnererklärung. Dieser Betrag wird mit der Exekutionslohnart, die Sie im Feld "Abzugslohnart" in dieser Maske eingeben, abgezogen, da der Gläubiger diesen Betrag erhält. Zuerst wird immer dieser Betrag getilgt und dann der Exekutionsbetrag. Erhöhung der Forderung Hier geben Sie die Erhöhung des Gesamtbetrags der Exekution ein, die auf der Drittschuldnererklärung nicht aufscheint. Grundbetrag in % Hier erhöhen oder vermindern Sie den allgemeinen Grundbetrag in Prozent mit dem entsprechenden Vorzeichen, falls dies gewünscht ist. Dieses Feld ist für die Behandlung einer gerichtlich angeordneten Zusammenrechnung 292 (1-3) EO gedacht, funktioniert aber nur für die Exekution, die gerade gepfändet wird. Der pfändbare Betrag wird immer noch nicht pro Exekution separat berechnet, sondern für die, die gerade gepfändet wird. Wenn Sie den allgemeinen Grundbetrag auf 0 setzen möchten, geben Sie im Feld "Grundbetrag" -100 ein. So werden nur Steigerungsbeträge berücksichtigt. Kosten Hier tragen Sie die für Sie als Drittschuldner angefallenen Kosten für die Drittschuldnererklärung ein. Das zweite Teilfeld ist für alte Exekutionen in Schillingbeträgen von Bedeutung. Dem Dienstgeber als Drittschuldner stehen seit dem für die mit der Abgabe der Drittschuldnererklärung verbundenen Kosten, im Regelfall als Ersatz, 25 Euro zu (für eine "wiederkehrende Pfändung" und bei bestehender Pfändung) oder in Ausnahmefällen 15 Euro zu (für eine "nicht wiederkehrende Pfändung", d.h. bei nur einem einmaligen, kleineren Betrag, und bei nicht bestehenden Pfändungen). Die Kosten verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer. In der Regel werden diese Kosten vom Dienstnehmer getragen und durch den Dienstgeber einbehalten. Um dem Dienstnehmer bei der Abrechnung diese Kosten anlasten zu können, legen Sie im Stammdatenmenü/Lohnarten eine eigene Abzugslohnart (z.b. Lohnart "Kostenersatz") an. Diese hinterlegen Sie danach im Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Firmenparameter/Seite2 im Feld "Kosten-Lohnart". Ist diese Lohnart nicht in den Firmenparametern hinterlegt, so nimmt LHR Personalverrechnung an, dass der Dienstgeber als Drittschuldner den Kostenersatz nicht dem Dienstnehmer anlastet, sondern von dem an den Gläubiger zu überweisenden Betrag automatisch abzieht Oktober 2014 Seite 151/245

152 Forderung Auf der Drittschuldnererklärung unter Frage 1: Höhe der Forderung wird der Betrag monatlich, netto ohne die durchschnittliche Sonderzahlung angegeben. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, den automatisch ermittelten Wert manuell in der Exekutions- Maske zu übersteuern: Art (weitere Forderung) Hier geben Sie die Art weiterer Forderungen wie z.b. Sonderzahlungen, Sachleistungen oder Prämien ein. Diese Angabe ist für die Drittschuldnererklärung von Bedeutung. Höhe (weitere Forderung) Hier geben Sie die Höhe, der im Feld "Art (weitere Forderung)" eingegebenen weiteren Forderung ein. Diese Angabe ist für die Drittschuldnererklärung von Bedeutung. Seite 152/ Oktober 2014

153 Ratenvorgabe In der Registerkarte "Ratenvorgabe" können Sie dem Programm eine fixe oder eine zusätzliche Rate zum pfändbaren Betrag vorgeben. Art "F" (fixe Rate) oder [keine Eingabe]: Das Programm zieht dem Dienstnehmer, statt dem normalerweise ermittelten pfändbaren Betrag, eine fixe Rate ab. Mit diesem Betrag kann das Existenzminimum auch unterschritten werden. Zwei Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die Rate abgezogen wird: Es muss sich um die Exekution mit dem niedrigsten Rang handeln und der Dienstnehmer muss einen pfändbaren Betrag erhalten. Würde bei einer automatischen Berechnung keine Rate ermittelt, wird auch eine eingetragene Rate nicht ermittelt. "E" (fixe Rate mit Existenzminimum): Diese Option ist gleich aufgebaut wie F, jedoch kann hier das Existenzminimum nicht unterschritten werden. Besonders bei einem niedrigen Verdienst könnte ansonsten ohne Einschränkung abgezogen werden. Beispiel: Dienstnehmer mit Exekution, als Ratenart ist E festgelegt, als Betrag 500 Euro. Wenn der höchste abziehbare Betrag bei diesem Dienstnehmer durch das Existenzminimum auf 350 Euro begrenzt ist, werden nur 350 Euro abgezogen. Wenn der höchste abziehbare Betrag bei diesem Dienstnehmer durch das Existenzminimum auf 700 Euro begrenzt ist, wird das Existenzminimum nicht verletzt, sodass der Betrag von 500 Euro abgezogen werden kann Oktober 2014 Seite 153/245

154 "Z" (zusätzliche Rate): Wenn Sie die Rate mit einem "Z" kennzeichnen, so wird dem Dienstnehmer, zusätzlich zum ermittelten pfändbaren Betrag, noch eine Rate abgezogen. Wie bei der fixen Rate wird auch bei der zusätzlichen Rate das Existenzminimum nicht berücksichtigt. Auch hier müssen die selben Voraussetzungen wie bei der Ratenart "F" (fixe Rate) gegeben sein. "A" (Rate auf jeden Fall abziehen): Diese Option rechnet grundsätzlich, wie die Option "F" (fixe Rate), mit dem Unterschied, dass die Rate auch abgezogen wird, wenn es sich bei der Exekution, nicht um die mit dem niedrigsten Rang, handelt. Weiters wird nicht überprüft, ob der Dienstnehmer über ein pfändbares Einkommen verfügt. Es wird das Existenzminimum also nicht beachtet. Diese Option findet zum Beispiel Verwendung, wenn Sie als Drittschuldner auch Exekutionen für Dienstnehmer durchführen, die bei mehreren Dienstgebern Einkommen beziehen. Dies ist dann der Fall, wenn Sie im Zuge einer Zusammenrechnung der unpfändbaren Beträge vom zuständigen Gericht als derjenige Drittschuldner bestimmt wurden, der die unpfändbaren Beträge zu berücksichtigen hat. Wenn ein Dienstnehmer austritt oder 0 SV-Tage hat, wird die Rate nicht abgezogen. Beispiel: Der Dienstnehmer tritt am aus. Die Exekution hat eine Rate von 800 mit der Ratenart A-Rate wird auf jeden Fall abgezogen Die Rate wird im Juli nicht mehr abgezogen. Existenzminimum Die tägliche Berechnung des Existenzminimums bei Exekutionen wird bei der Exekutionensgruppe laufender Bezug angewandt, wenn der Dienstnehmer weniger als 30 SV-Tage im Monat hat. Seite 154/ Oktober 2014

155 Die Gruppen 13./14. Bezug, gesetzliche Abfertigung und Urlaubsersatzleistung werden nach der monatlichen Berechnung gerechnet. Ob man für fallweise Beschäftigte die tageweise Berechnung des Existenzminimums nimmt, hängt davon ab, ob man die fallweise Beschäftigten monatlich oder täglich auszahlt. Mit dem Parameter LS: Abr_Exek_fallwB_Existenzm übersteuern Sie auf der System-, Firmengruppen-, Firmen- oder Dienstnehmergruppenebene, ob Sie die tageweise oder monatliche Berechnung des Existenzminimums verwenden. Werte des Parameters: T tageweise Berechnung M monatliche Berechnung Wenn ein Dienstnehmer fallweise beschäftigt ist und somit eine tägliche Berechnung erfolgen würde, übersteuern Sie dies über diesen Parameter. Wenn Sie den Parameter nicht gesetzt haben, funktioniert die Berechnung wie bisher. Aufrollungen Sollte in den vorangegangenen Monaten noch keine Exekution anhängig gewesen sein, so muss der Betrag dennoch gepfändet werden. In diesem Fall wird der unpfändbare Betrag für diesen Monat errechnet und zwar unter Berücksichtigung des nun nachzuzahlenden Betrages und des bereits ausbezahlten Betrages. Hier kann es zu zwei möglichen Szenarien kommen: 1. Sollte der Arbeitnehmer damals mehr ausbezahlt bekommen haben, als nun der unpfändbare Freibetrag inkl. Nachzahlung ergäbe, so muss die Nachzahlung zur Gänze dem Gläubiger übermittelt werden. 2. Hat der Arbeitnehmer damals weniger ausbezahlt bekommen als jetzt der unpfändbare Freibetrag ergeben würde, so erhält der Arbeitnehmer von der Nachzahlung nun die Differenz, bis zum unpfändbaren Freibetrag, ausbezahlt, der Rest geht an den Gläubiger. Sie haben in LHR Personalverrechnung trotzdem die Möglichkeit, dies durch eine fixe Rate auf null zu setzen (Registerkarte Rate mit 0 eingeben) Oktober 2014 Seite 155/245

156 Personalstammblatt Exekutionen Das Personalstammblatt der Exekutionen unter Listen/Personal/Exekutionen kann für jeden Dienstnehmer zur Übersichtlichkeit der laufenden Exekutionen gedruckt werden: Seite 156/ Oktober 2014

157 Liste Benachrichtigung bei Austritt Diese Liste kann unter Auswertungen/Exekutionen/Benachrichtigungen bei Austritt gedruckt werden: Es wird das letzte Austrittsdatum des betroffenen Dienstnehmers in diesem Monat ausgegeben. Austritte werden nur dann ausgegeben, wenn der Austritt nach dem Beginn der Exekution liegt. Beispiel: Eintritt Austritt Wiedereintritt Austritt Eintritt Exekution ab Es wird eine Austrittsmeldung vom ausgegeben Oktober 2014 Seite 157/245

158 Seite 158/ Oktober 2014

159 Frühwarnliste Für die Exekutionsarten U (Unterhaltsexekution) und S (sonstige Exekution) kann eine Frühwarnliste unter Auswertungen/Monatlich/Exekutionen/Frühwarnliste gedruckt werden, um zu sehen, welche Exekutionen bald getilgt sind. Unter Monate geben Sie die Anzahl der Monate für die Vorschau ein. Sie können beim Layout des Reports zwischen einer Tabelle und einem Brief wählen. Auf der Liste (Tabellarisch) wird die Restschuld des Dienstnehmers angezeigt. Bei Dienstnehmern welche bereits ausgetreten sind, ist das Austrittsdatum ersichtlich Oktober 2014 Seite 159/245

160 Die Frühwarnliste kann auch in Form eines Briefes gedruckt werden: Seite 160/ Oktober 2014

161 Vorgehensweise bei Differenzen in der Buchhaltung Buchhaltung Soll-Haben-Differenz Was tun, wenn am Buchungsbeleg eine Soll-Haben-Differenz besteht? 1. Drucken Sie eine Summenkontrollliste mit aktivierter Checkbox "Nur Differenzen" vom betroffenen Buchungsdatum (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung), um die betroffenen Dienstnehmer und das Monat zu eruieren. 2. Kontrollieren Sie auf der Einstiegsseite die Fehlermaske, ob der betroffene Dienstnehmer angeführt ist oder ob es noch sonstige Fehler gibt. Fehlermeldungen vom Buchhaltung Programm Programmteil in Fehlermeldungen Maske: "bubelmain" Fehler Nr. lt. Fehlermeldung aus fehler.lst Bedeutung/Korrekturanleitung Fehlermeldungen Maske 1... Firma <Firmenkennzeichen>/<Firmennummer> Dn <DN.NR.> Monat <JJJJMM>insert_buchhaltung 0 <Firmenkennzeichen>/<Firmennummer> <DN.Nr.> <JJJJMM>... <Lohnartennummer> <Kostenstellennummer der Lohnart> : Fehler : ORA-02291: integrity constraint (LOHN.FK_BUCHHALTUNG_KST) violated - p Diese Fehlermeldung erscheint bei Soll- und Haben-Differenzen, wenn Sie bei einer Firmengruppenlohnart eine Kostenstelle zugewiesen haben (aus einer Firma in der sie angelegt ist), aber in der Firma, in der Sie die Lohnart abrechnen, ist die Kostenstelle nicht angelegt. Die betroffene Lohnarten- und Kostenstellennummer werden in dieser fehler.lst angezeigt. Korrekturanleitung: 1. Legen Sie in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Firmentexte/Kostenstellen die fehlende Kostenstelle an, 2. stellen Sie die Buchhaltung zurück und 3. starten Sie die Buchhaltung neu und 4. drucken Sie den Buchungsbeleg aus Firma <Firmenkennzeichen>/<Firmennummer>/<DN.Nr.> Monat <JJJJMM>-bubelfunc12: Plan 0 Firma <Firmenkennzeichen>/<Firmennummer>/<DN.Nr.> Mon <JJJJMM>: Netto( ) - DN_BEZAHLT( ) nicht ident Bedeutet, dass Sie die Buchhaltung gestartet haben, aber nicht den Zahlungsverkehr. Das Programm Zahlungsverkehr ist immer vor dem Programm Buchhaltung zu starten. In diesem Beispiel hat der Zahlungsverkehr beim Dienstnehmer als Auszahlungsbetrag 1.327,03 eruiert (s. Abrechnungsansicht - Bezahlung. Danach wurden die Abrechnungsdaten des Dienstnehmers verändert und der Dienstnehmer würde nun beim Netto 1.000,26 ausbezahlt bekommen (s. Abrechnungsansicht - Registerkarte Abrechnung) Oktober 2014 Seite 161/245

162 Korrekturanleitung: 1. Stellen Sie diesen Buchhaltungslauf zurück, 2. starten Sie den Zahlungsverkehr, 3. starten Sie die Buchhaltung neu und 4. drucken Sie den Buchungsbeleg aus. 3. Drucken Sie einen Jahresbuchungsbeleg ohne Datum aus (Auswertungen/Jährlich/Jahresbuchungsbeleg/Nach Beleg). Wenn hier keine Differenz zwischen Soll- Haben-Seite ersichtlich ist, dann haben Sie in Summe keine Differenzen und der neue Buchungsbeleg mit der Differenz ist nur ein Ausgleich einer alten Differenz. Drucken Sie in diesem Fall vorherige Buchungsbelege aus (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Nach Belegnummer) und kontrollieren, auf welchem die alte Differenz angeführt war. Wenn immer noch eine Differenz besteht lesen Sie den Punkt Unterscheiden Sie auf der Summenkontrollliste (s. Punkt 1), ob der Dienstnehmer bei den Reisekosten (wenn das Paket Reisekosten in Verwendung ist) oder bei der monatlichen Abrechnung Differenzen hat. Soll-Haben-Differenz bei der monatlichen Lohn-/Gehaltsabrechnung 1. Kontrollieren Sie in der Abrechnungsansicht vom betroffenen Monat und Dienstnehmer, ob alle Lohnarten abgerechnet wurden. Addieren Sie alle Lohnarten, subtrahieren Sie die Lohnsteuer und die Sozialversicherung laut Registerkarte "Abrechnung" und kontrollieren Sie, ob auf dieser Registerkarte der Brutto- und Netto-Betrag stimmen. 2. Kontrollieren Sie, ob bei jeder Lohnart, die beim Dienstnehmer abgerechnet ist, ein Fibu-Konto hinterlegt ist. 3. Starten Sie für das betroffene Monat und Dienstnehmer eine Probeabrechnung. Kontrollieren Sie, ob es dazugehörige Fehler in der Fehlermaske auf der Einstiegsseite gibt. Kontrollieren Sie, ob die Probeabrechnungsansicht von der Abrechnungsansicht abweicht. Wenn die zwei Ansichten abweichen und die Probeabrechnungsansicht stimmt, starten Sie eine Echtabrechnung für das betroffene Monat und Dienstnehmer. Sehen Sie weiter unten, welche Möglichkeiten Sie haben, um den Buchungsbeleg zu korrigieren. Soll-Haben Differenz bei der Reisekostenabrechnung bei Verwendung des Paketes Reisekosten 1. Kontrollieren Sie die Reisekostenabrechnungsmaske von der betroffenen Reise. 2. Kontrollieren Sie, ob bei der Reise die Kontierung fehlt (Maske Reisekosten/Kontierung). Differenzen entstehen, wenn Sie bei einer Reise z.b. Vorsteuer oder Taggeld eingegeben haben, aber keine Kontierung (Fibu-Konten) für diese hinterlegt haben. 3. Kontrollieren Sie, ob die Vorsteuer falsch händisch übersteuert wurde (z.b. 20% Vorsteuer von 1.000,-- wurde mit 300,-- statt 200,-- übersteuert). Seite 162/ Oktober 2014

163 4. Kontrollieren Sie, wie viele Tage der Dienstnehmer auf Reise war und ob die Nächtigungen in Ordnung sind. Die Summe der Nächtigungen und Nächtigungen ohne Pauschale (nicht verrechenbare Nächtigungen) müssen in Summe mit den Reisetagen übereinstimmen. 5. Kontrollieren Sie, ob der Dienstnehmer eine Kostenstelle eingetragen hat. 6. Soll-Haben-Differenzen können auch entstehen, wenn bei der Berechnung der Reise Fehler auftreten. In diesem Fall erhalten Sie eine Fehlermeldung beim Speichern der Reise. Korrektur der Buchhaltung Nach der Korrektur der Abrechnung haben Sie drei Möglichkeiten, um die Buchhaltung zu korrigieren: Vorhandenen Buchungsbeleg rückstellen und neu erstellen (wenn keine Überleitung in ein externes Buchhaltungsprogramm erfolgt ist): o Stellen Sie den vorhandenen Buchungsbeleg mit dem betroffenen Datum/Uhrzeit zurück. (Systemverwaltung/Rückstellen/Zahlungsverkehr / Fibu - Checkbox im Feld "Fibu/Kostenrechnung" aktivieren) o Starten Sie die Buchhaltung neu (Abrechnungen/Abrechnung/Fibu-Kostenrechnung). o Drucken Sie danach den Buchungsbeleg (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung). Buchungsbeleg mit dem Differenzausgleich: Starten Sie o die Abgaben (Abrechnungen/Abrechnung/Abgaben), o den Zahlungsverkehr (Abrechnungen/Abrechnung/Zahlungsverkehr), o die Buchhaltung (Abrechnungen/Abrechnung/Fibu-Kostenrechnung). o Drucken Sie danach den Buchungsbeleg (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung) und gegebenenfalls o erstellen Sie Datenträger für Ihre externe Buchhaltung (Kommunikation/Banken oder Firmen...). Differenzausgleich mit dem nächsten Buchhaltungslauf: o Warten Sie auf den nächsten Buchhaltungslauf (monatlichen Abschluss, Abrechnungslauf in dem die Buchhaltung eingetragen ist) und Sie erhalten einen Buchungsbeleg, der die Differenz ausgleicht (= hat genau die umgekehrte Soll-Haben-Differenz). Abstimmung Abgaben In dieser Maske rufen Sie die "Abstimmung Abgaben" Liste auf (Auswertungen/Monatlich/ Sonstiges), mit der Sie die Abrechnung mit den Abgaben, die Abgaben mit dem Zahlungsverkehr und die Abrechnung mit der Buchhaltung für Ihre SV-, Finanzamt-, KommSt/U-Bahn-, Gewerkschafts-Abgaben und Dienstnehmer Auszahlungen vergleichen. Die Summen dieser vier Bereiche sollten im Regelfall übereinstimmen. Allerdings sind Rundungsdifferenzen um einige Cent vorwiegend bei SV-Abgaben und in der Buchhaltung bei der Aufteilung auf mehrere Kostenstellen/Kostenträger möglich. Diese Rundungsdifferenzen verursachen aber keine Soll-Haben-Differenzen in der Buchhaltung Oktober 2014 Seite 163/245

164 Bei SV-Abgaben muss für die Beitragsnachweisung eine Gesamtsumme pro Beitragsart (SV-Gruppe, Umlagen) gebildet und davon der Beitrag mit Prozentsatz berechnet werden. Eine Berechnung der Beiträge pro Dienstnehmer ist dann nicht mehr möglich. Somit können Rundungsdifferenzen entstehen. Diese Liste zeigt Ihnen auf der ersten Seite Gesamtsummen pro Abrechnung, Abgaben, Zahlungsverkehr und Buchhaltung je Ausgabeart (SV-, Finanzamt-, KommSt/U-Bahn-, Gewerkschafts-Abgaben und Dienstnehmer Auszahlungen) für den angegebenen Zeitraum an und vergleicht diese miteinander (= 1. Teil der Liste). Bei Differenzen erhalten Sie auf weiteren Seiten den 2. Teil: eine, pro Monat periodenreine (= ohne Aufrollungen) Aufstellung der Daten, 3. Teil: eine Aufstellung pro Abrechnung oder Auszahlungsdatum (= inklusive Aufrollungen) und pro Buchungsdatum (inklusive Aufrollungen) und 4. Teil: eine Aufstellung betroffener Dienstnehmer, bei denen sich Differenzen ergeben haben, wenn diese eruierbar sind. Bei Differenzen zwischen Abgaben und Zahlungsverkehr, z.b. Differenz zwischen Beitragsnachweisung und Überweisungsdatenträger Begleitzettel, sind Dienstnehmer schwer zu eruieren. In diesem Fall kontaktieren Sie bitte unseren LHR Personalverrechnung Support. Bei aktivierter Checkbox "Detail" erhalten Sie zusätzlich zur ersten Seite mit der Gesamtsumme den 2. und den 3. Teil der Liste. Der 4. Teil wird unabhängig von dieser Checkbox gedruckt. Um Differenzen so früh wie möglich zu erkennen, empfehlen wir Ihnen, diese Abstimmung- Abgaben Liste nach jedem Monatsabschluss zu kontrollieren! Seite 164/ Oktober 2014

165 Von Monat: Bei der Verwendung der Nachzahlung aus Vorjahr (in der Maske Firmenparameter sind die Felder "Abrechnung ab" und "Aufrollung ab" gefüllt) wird Ihnen beim Aufruf der Maske als Von-Monat der Jänner des Jahres vorgeschlagen, ab welchem Sie die Nachzahlung aus Vorjahr verwenden. Bei keiner Verwendung der Nachzahlung aus Vorjahr wird Ihnen der Jänner des laufenden Jahres vorgeschlagen. Detail: Setzen Sie dieses Feld auf "Ja", falls Sie zusätzlich zur ersten Seite mit der Gesamtsumme weitere Details benötigen. Dann erhalten Sie auf weiteren Seiten den 2. und den 3. Teil der Liste: eine, pro Monat periodenreine (= ohne Aufrollungen) Aufstellung der Daten und eine Aufstellung pro Auszahlungsdatum (= inklusive Aufrollungen) und pro Buchungsdatum (inklusive Aufrollungen). Bei vorhandenen Differenzen werden diese Seiten und betroffene Dienstnehmer (4. Teil) immer angezeigt, unabhängig davon, ob das Feld "Detail" auf "Ja" ist Oktober 2014 Seite 165/245

166 Beispiel für eine Abstimmung Abgaben Liste mit Differenzen 1.Teil: Auf der ersten Seite wird eine Gesamtsumme pro Abrechnung, Abgaben, Zahlungsverkehr und Buchhaltung je Abgabenart angezeigt und miteinander verglichen. Bei vorhandenen Differenzen, wie in diesem Fall, werden auf den nächsten Seiten weitere drei Teile angezeigt. Seite 166/ Oktober 2014

167 2.Teil: Hier wird eine periodenreine Aufstellung angezeigt, in der Sie das betroffene Monat eruieren können. In diesem Fall besteht eine Differenz zwischen der Abrechnung und Abgaben, Zahlungsverkehr und Buchhaltung im Monat Oktober 2014 Seite 167/245

168 3. Teil: In diesem Teil wird überprüft, wo die Differenz besteht. In diesem Beispiel besteht eine Differenz zwischen der Abrechnung und der Buchhaltung. Bei diesem Dienstnehmer wurden 636,67 Euro abgerechnet. Auf der nächsten Seite sehen Sie, welcher Betrag verbucht wurde. Bei Differenzen zwischen den Abgaben oder Zahlungsverkehr und Buchhaltung (Abrechnung und Buchhaltung stimmen überein) wird im 3. Teil eine Aufstellung pro Auszahlungszeitpunkt ausgegeben. Seite 168/ Oktober 2014

169 4.Teil: In diesem Teil sehen Sie, was beim betroffenen Dienstnehmer verbucht wurde. In diesem Beispiel wurde der Dienstnehmer abgerechnet, aber nicht verbucht. Korrekturanleitung bei Differenzen 1. Kontrollieren Sie, ob es im Eurolohn/Work Verzeichnis eine Protokolldatei fehler.lst gibt (oder kontrollieren Sie die Fehlermaske auf der Einstiegsseite). Wenn ja, gehen Sie, wie im Punkt unter Monatliche/Jährliche Abstimmung beschrieben, vor. 2. Kontrollieren Sie in der Abrechnungsansicht (Abrechnungen/Abrechnen/Ansichten) von betroffenen Dienstnehmern, an welchem Datum und Uhrzeit diese für das betroffene echtabgerechnet wurden. 3. Kontrollieren Sie, ob die Abgaben, der Zahlungsverkehr und die Buchhaltung nach diesem Datum gestartet wurden. Möglicherweise wurden nach dem Monatsabschluss Änderungen bei diesen Dienstnehmern vorgenommen. Diese wurden danach echtabgerechnet, aber die Abgaben, der Zahlungsverkehr und die Buchhaltung wurden danach nicht mehr gestartet - wie in diesem Beispiel. 4. Bei Differenzen in denen die Abrechnung und die Buchhaltung übereinstimmen, aber die Abrechnung von den Abgaben und dem Zahlungsverkehr abweicht, kontaktieren Sie unseren Support, da in solchen Fällen die Dienstnehmer schwer zu eruieren sind Oktober 2014 Seite 169/245

170 Liste in den Abrechnungslauf einbinden Die Abstimmung Abgaben Liste bauen Sie in den gewünschten Abrechnungslauf wie folgt ein. 1. Als erstes legen Sie in der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/ Aufrufverwaltung die Liste mit einer Nummer an, die nach den Abrechnungs-/Buchhaltungsprogrammen und nach den Überweisungsdatenträgern liegt. Der Aufruf sollte folgende Parameter haben: 2. Mit dem Button "Aufruf der Originalmaske" (rot markiert) gelangen Sie in die Originalmaske, in der Sie die weiteren Parameter für den Druck der Liste bestimmen. 3. Danach hinterlegen Sie die neue Aufrufnummer im beliebigen Abrechnungslauf in der Maske Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Standardauswertungen. Seite 170/ Oktober 2014

171 Monatliche/Jährliche Abstimmung zur Vermeidung von Differenzen Hier finden Sie eine Beschreibung der Aufgaben, die ein Personalverrechner in LHR Personalverrechnung monatlich und jährlich vornehmen sollte, um Differenzen zwischen der Abrechnung, den Abgaben, dem Zahlungsverkehr und der Buchhaltung am Monats- und Jahresende zu vermeiden. Bereinigen Sie vor jedem Monatsabschluss bzw. Abrechnungslauf das Eurolohn/Work Verzeichnis! Differenzen zwischen Abrechnung/Abgaben Um Differenzen zwischen der Abrechnung und Abgaben zu vermeiden, kontrollieren Sie nach jeder Abrechnung die Protokolldateien fehler.lst und warnungen.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis. Kontrollieren Sie auch die Fehler in der Fehlermaske auf der Einstiegsseite. Differenzen zwischen Abgaben/Zahlungsverkehr Um Differenzen zwischen den Abgaben und dem Zahlungsverkehr zu vermeiden, kontrollieren Sie nach jeder Abgaben- bzw. Zahlungsverkehrsermittlung folgende Punkte: 1. Protokolldatei fehler.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis / Fehlermaske Einstiegsseite 2. Vergleich der Abgabenlisten Abfuhrliste Finanzamt, KommSt Erklärung + U-Bahnsteuererklärung, Beitragsnachweisung, Gewerkschaftsliste mit Überweisungsdatenträgerbegleitzettel 3. Vergleich der Banküberweisungslisten 1. Banküberweisungsliste für Dienstnehmerauszahlungen, 2. Banküberweisungsliste Exekutionen - Gläubigerzahlungen, 3. Banküberweisungsliste diverse Empfänger, 4. Banküberweisungsliste für Reisekostenauszahlungen bei Verwendung des Pakets Reisekosten) mit Überweisungsdatenträgerbegleitzettel 4. Abstimmung der Barauszahlungsliste Kontrolle: Welche Beträge auf der Barauszahlungsliste sind noch offen (= noch nicht ausbezahlt weil Minus), wurden aber in Vormonaten bereits verbucht? Welche Beträge bleiben im laufenden Monat offen? Oktober 2014 Seite 171/245

172 5. Abstimmung der Abgaben (Auswertungen/Monatlich/Sonstiges/Abstimmung Abgaben Liste kontrolliert, ob Differenzen vorhanden sind) Differenzen zwischen Zahlungsverkehr und Buchhaltung Um Differenzen zwischen dem Zahlungsverkehr und der Buchhaltung zu vermeiden, kontrollieren Sie nach jeder Zahlungsverkehrsermittlung bzw. nach jedem Buchhaltungslauf folgende Punkte: 1. Protokolldatei fehler.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis / Fehlermaske Einstiegsseite 2. Vergleich der Überweisungsdatenträgerbegleitzettel mit Buchungsbeleg 3. Buchungsbeleg: Soll Haben Gleichheit 4. Vergleich LHR Personalverrechnung Buchungsbeleg (monatlicher oder Jahresbuchungsbeleg) mit anderen Buchhaltungsprogrammen (z.b. SAP-Fibu, RuS-Fibu, CWG-Fibu) 5. Bei Soll/Haben Differenzen drucken Sie die Summenkontrollliste aus (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Summenkontrolliste - mit aktivierter Checkbox "Nur Differenzen"). 6. Bei unklaren Buchungen pro Dienstnehmer drucken Sie die Summenkontrollliste pro Dienstnehmer aus. (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Summenkontrolliste - mit deaktivierter Checkbox "Nur Differenzen") 7. Bei unklaren Buchungen auf ein Fibu-Konto drucken Sie die Kontoabstimmungsliste vom betroffenen Fibu-Konto aus (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Kontoabstimmungsliste - mit Ausgabeart: Buchungsarten" - zeigt an, was genau verbucht wurde (welche Abgaben, Lohnarten) und nach Dienstnehmer" - zeigt Summen pro Dienstnehmer an. 8. Kontrolle der Kassenabstimmungsliste - was ist bereits ausbezahlt/verbucht worden (Auswertungen/Monatlich/Buchhaltung/Barauszahlungen abstimmen) 9. Kontrolle der Liste Abstimmung Abgaben - ob Differenzen vorhanden sind. (Auswertungen/Monatlich/Sonstiges/Abstimmung Abgaben) Seite 172/ Oktober 2014

173 Ursachen für Unstimmigkeiten, die aber keine Differenzen sind Zahlungsverkehr/Buchhaltung Abrechnung mit Aufrollungen und Auszahlung für ein Monat in der Zukunft, aber Buchhaltung für das Vormonat gestartet, z.b. Abrechnung und Auszahlung für Monat , aber Buchhaltung für gestartet. Auf dem betroffenen Fibu-Konto werden zusätzlich sonstige Lohnarten verbucht. Übersehen einer in LHR Personalverrechnung vorhandenen Auswertung (z.b. Beitragsnachweisung, Buchungsbeleg). Ursachen für echte Differenzen Abrechnung/Abgaben Abrechnung und Abgaben gestartet, im Nachhinein Daten verändert und nochmals abgerechnet und dann Abrechnung mit Abgaben verglichen. Abgaben/Zahlungsverkehr Falsche Anlage eines Dienstnehmers z.b. DN hat SV-Gruppe D1 und eine SV-Pflichtigkeit ohne AV, KV, PV oder UV-Pflicht. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst die Fehlermeldung mit "Kein Centausgleich..." ersichtlich. Falsche händische Eingabe der Urlaubsersatzleistungs-Folgelohnarten. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst die Fehlermeldung mit "Kein Centausgleich..." ersichtlich. Fehlende Empfänger-Bank-Kontonummer beim Finanzamt, bei der Firmenversicherung, bei der Gemeinde, beim Gläubiger/diversen Empfänger bei Überweisungen durch Überweisungsdatenträger. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst die Fehlermeldung mit "... Kontonummer fehlt..." ersichtlich. Lohnarten, die automatisch generiert werden, wie z.b. o Gewerkschaftsbeitrag (ohne Angabe der Gewerkschaft im Variablen Dienstnehmerstamm), o Exekutionsabzug (zusätzlich zu eingegebenen Exekutionen in der Exekutionsmaske), werden in der Lohnartenzuordnung eingegeben. So kann der Zahlungsverkehr den Empfänger des Lohnartenbetrags nicht eruieren und der Betrag wird auf dem Datenträgerbegleitzettel nicht berücksichtigt. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst eine Fehlermeldung mit "... zhlverkehr..." ersichtlich. Nach einer Echtabrechnung mit Gewerkschaftsbeitrag wird die Gewerkschaft des Dienstnehmers aus der Maske Variable Dienstnehmerdaten entfernt, aber der Dienstnehmer nicht mehr abgerechnet, sondern der Zahlungsverkehr gestartet. So kann der Zahlungsverkehr die Gewerkschaft nicht zuweisen und der Gewerkschaftsbeitrag wird auf dem Datenträgerbegleitzettel nicht berücksichtigt. In diesem Fall ist in der Protokolldatei fehler.lst die Fehlermeldung mit "... zhlverkehr... " ersichtlich. Durch LHR Personalverrechnung Einleseschnittstelle: Wenn ein Variabler Dienstnehmerstamm mit Kommunalsteuerpflichtigkeit "J" aber keine Kommunalsteuergemeinde geliefert wird Oktober 2014 Seite 173/245

174 Zahlungsverkehr/Buchhaltung Datenbankprobleme (z.b. kein Speicherplatz, Datenbanküberlauf) sind in der Protokolldatei fehler.lst ersichtlich. Abbruch der Buchhaltungsermittlung, z.b. durch Serverneustart. In diesem Fall bleibt ein Teil im Hintergrund verbucht, ist aber für Benutzer unsichtbar. Fehlen (= händisches Löschen) der Kostenstellen -1, 0, oder "Keine Kostenstelle" für die Verbuchung von Dienstnehmer ohne Kostenstelle. Personalverrechnung-Buchhaltung Soll-Haben-Differenz Abrechnungsprobleme (Abrechnung wurde abgebrochen oder ähnliches). In diesem Fall stimmen die Summen der Lohnarten des Dienstnehmers mit seiner Brutto-/Netto-Auszahlung nicht überein. In diesem Fall rechnen Sie den betroffenen Monat des Dienstnehmers nochmals ab. Sie haben eine Firmengruppenlohnart mit einer Kostenstelle auf der Seite 2 angelegt, aber die Kostenstelle nicht in jeder Firma der Firmengruppe angelegt. Die Buchhaltung kann dann diese Lohnart in der Firma, in der die Kostenstelle nicht angelegt ist, nicht verbuchen. Differenz zu Abgaben/Zahlungsverkehr Eruieren Sie zuerst, wo die Differenz genau besteht: Differenzen bei der Sozialversicherung: Bei welcher Versicherungsanstalt? Besteht eine Differenz zwischen der Beitragsnachweisung und Überweisungsdatenträger Versicherungen? Besteht eine Differenz zwischen dem Überweisungsdatenträger Versicherungen und dem Buchungsbeleg? Differenzen bei Finanzamtsabgaben: Bei welcher Finanzamtsabgabe (DB, DZ, LSt, Familienbeihilfe)? Besteht eine Differenz zwischen der Abfuhrliste Finanzamt und Überweisungsdatenträger Finanzamt? Besteht eine Differenz zwischen dem Überweisungsdatenträger Finanzamt und dem Buchungsbeleg? Differenzen bei Gemeindeabgaben: Bei welcher Gemeinde besteht die Differenz? Bei der Kommunalsteuer oder U-Bahnsteuer? Besteht eine Differenz zwischen der Kommunalsteuererklärung/U-Bahnsteuererklärung und Überweisungsdatenträger Gemeinden? Besteht eine Differenz zwischen dem Überweisungsdatenträger Gemeinden und dem Buchungsbeleg? Differenzen bei Gewerkschaftsabgaben: Bei welcher Gewerkschaft besteht die Differenz? Besteht eine Differenz zwischen der Gewerkschaftsliste und Gewerkschaftsdatenträger (aus dem Menüpunkt Kommunikation/Allgemeine/Gewerkschaften)? Besteht eine Differenz zwischen der Gewerkschaftsliste und Überweisungsdatenträger Gewerkschaften? Besteht eine Differenz zwischen dem Überweisungsdatenträger Gewerkschaften und dem Buchungsbeleg? Seite 174/ Oktober 2014

175 Differenzen bei diversen Empfängern Bei welchem diversen Empfänger besteht die Differenz? Bei welcher Lohnart besteht die Differenz? Besteht eine Differenz zwischen der Überweisungsliste diverse Empfänger und Überweisungsdatenträger diverse Empfänger? Besteht eine Differenz zwischen dem Überweisungsdatenträger diverse Empfänger und dem Buchungsbeleg? Differenzen bei Dienstnehmerauszahlungen Besteht eine Differenz zwischen der Banküberweisungsliste Bezüge und Überweisungsdatenträger Bezüge? Besteht eine Differenz zwischen dem Überweisungsdatenträger Bezüge und dem Buchungsbeleg? Besteht eine Differenz zwischen der Barauszahlungsliste und dem Buchungsbeleg? Differenzen bei Pensionskassendatenträger, Ärztekammerdatenträger Bei welcher Pensionskasse besteht die Differenz? Besteht eine Differenz zwischen den abgerechneten Pensionskassen-/Ärztekammerlohnarten und dem Pensionskassen-/Ärztekammerdatenträger? Besteht eine Differenz zwischen dem Pensionskassen-/Ärztekammerdatenträger und dem Buchungsbeleg? Korrektur der Differenz Eruieren Sie, wo sich die Differenz genau befindet: Sind die Abgaben/Zahlungsverkehr (also Abfuhrlisten, Banküberweisungen usw.) falsch und die Buchhaltung richtig? Oder ist der Buchungsbeleg falsch und die Abgaben/Zahlungsverkehr richtig? Oder sind die Abrechnung, und somit auch die Abgaben/Zahlungsverkehr und die Buchhaltung falsch? Nach der Korrektur der Abrechnung haben Sie folgende Möglichkeiten, die Abgaben/den Zahlungsverkehr zu korrigieren: 1. Vorhandene Abgaben Listen rückstellen und neu erstellen (wenn keine Übermittlung der Beitragsnachweisung-, Gewerkschafts-Datenträger usw. und keine Zahlung über Telebanking erfolgt ist): Stellen Sie die vorhandenen Abgaben mit dem betroffenen Datum/Uhrzeit zurück. (Systemverwaltung/Rückstellen/Zahlungsverkehr / Fibu - Checkbox im betroffenen Feld aktivieren). Starten Sie die Abgaben und den Zahlungsverkehr neu (Abrechnungen/Abrechnung/Abgaben und Abrechnungen/Abrechnung/Zahlungsverkehr). Drucken Sie danach die Abgaben Listen (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr...). Erstellen Sie die Überweisungsdatenträger und ELDA-/Gewerkschaftsdatenträger (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr...). 2. Abgaben-Listen mit dem Differenz Ausgleich: Starten Sie die Abgaben (Abrechnungen/Abrechnung/Abgaben), den Zahlungsverkehr (Abrechnungen/Abrechnung/Zahlungsverkehr), Oktober 2014 Seite 175/245

176 Drucken Sie danach die Abgaben-Listen (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr...). Erstellen Sie die Überweisungsdatenträger und ELDA-/Gewerkschaftsdatenträger (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr...). 3. Differenzausgleich mit dem nächsten Abgaben-/Zahlungsverkehrslauf: Warten Sie auf den nächsten Abgaben-/Zahlungslauf (monatlichen Abschluss, Abrechnungslauf in dem die Abgaben und der Zahlungsverkehr eingetragen sind) und Sie erhalten Abgaben-Listen, die die Differenz ausgleichen. Seite 176/ Oktober 2014

177 Variable Parameter Datenaustausch ELDA Beschäftigungsort Der Beschäftigungsort ist laut ELDA anzugeben, wenn die Postleitzahl des Beschäftigungsortes nicht dem Firmensitz (= PLZ aus der Maske Firmenstamm) entspricht. Bei Änderung der Postleitzahl des Beschäftigungsortes/Dienstortes ist laut ELDA eine Änderungsmeldung zu erzeugen. Aus verschiedenen Gründen kann es gewünscht sein, keinen Beschäftigungsort zu melden. Mit dem Parameter LS: Elda_Vers_Beschort bestimmen Sie, ob bei folgenden Versichertenmeldungen der Beschäftigungsort gemeldet wird, oder nicht: Anmeldungen an die GKK Monatsmeldungen fallweise Beschäftigte an die GKK Änderungsmeldungen an die GKK bei Änderung des Beschäftigungsortes Änderungsmeldungen an die GKK bei Änderung des Beschäftigungsortes bei fallweisen Beschäftigten Änderungen von bereits versendeten Anmeldungen Somit wird bei Meldungen, bei denen bereits ein Beschäftigungsort mitgeteilt wurde, keine Änderungsmeldung erzeugt Oktober 2014 Seite 177/245

178 Bei nein in diesem neuen Parameter wird für Änderungsmeldungen der Beschäftigungsort nicht mehr berücksichtigt, damit bei Meldungen, bei denen bereits ein Beschäftigungsort mitgeteilt wurde, keine Änderungsmeldung erzeugt wird. Da der Parameter auf Änderungen von bereits versendeten Anmeldungen eine Auswirkung hat, kann der Parameter z.b. mit Ab-Monat auf N gesetzt werden, was bewirkt, dass weder versendete Abmeldungen geändert werden, neue Änderungsmeldungen und auch keine Beschäftigungsorte in neuen Anmeldungen erzeugt werden. Sollte dieser Parameter auf nein und später auf ja gesetzt werden, entstehen für neu kontrollierte Versichertenmeldungen Änderungsmeldungen, in denen der Beschäftigungsort mitgeteilt wird. Sachbezugs-Code Der Sachbezugs-Code wird gemeldet bei: Anmeldung Angabe zwingend Abmeldung Angabe zwingend Monatsmeldung fallweise Beschäftigte Angabe zwingend Änderungsmeldung bei Änderung Angabe nur bei Veränderung Aus verschiedenen Gründen kann es gewünscht sein, keinen Sachbezugs-Code zu melden. Der Parameter LS: Elda_Vers_Aend_Sachbezug hat bei den An-, Abmeldungen und Monatsmeldungen fallweise Beschäftigte keine Auswirkung. Da die Angabe zwingend ist, wird der Code zum Zeitpunkt der Erstellung einer Meldung gefüllt. Monatsmeldungen fallweise Beschäftigter werden nur gemeldet, wenn sich die Beschäftigungstage ändern. Wenn sich nur der Sachbezugs-Code ändert, wird keine Storno- und Neumeldung einer Monatsmeldung erstellt. Seite 178/ Oktober 2014

179 Bei nein in diesem neuen Parameter wird folgender Vorgang nicht mehr durchgeführt: Ändert sich bei einer gemeldeten Anmeldung der Sachbezugs-Code, wird keine Änderungsmeldung durchgeführt Ändert sich bei einer gemeldeten Abmeldung der Sachbezugs-Code, wird keine Änderungsmeldung durchgeführt Sollte dieser Parameter auf nein und später auf ja gesetzt werden, entstehen für neu kontrollierte Versichertenmeldungen Änderungsmeldungen, in denen der Sachbezugscode mitgeteilt wird. Betrag Mit dem Parameter LS: Elda_Vers_Betrag haben Sie die Möglichkeit, folgende Einstellungen für den Betrag bei An- und Abmeldungen vorzunehmen: Wert: B - es wird der abgerechnete Betrag angegeben (defaultmäßig) F0 - der Betrag wird immer fix mit 0,00 angegeben F1 - der Betrag wird immer fix mit 1,00 angegeben F999 - der Betrag wird immer fix mit 999,00 angegeben N1 - es wird der abgerechnete Betrag ausgegeben. Ist dieser aber 0,00, dann wird fix 1,00 angegeben N999 - es wird der abgerechnete Betrag ausgegeben. Ist dieser aber 0,00, dann wird fix 999,00 angegeben. (Und zwar werden Versichertenmeldungen für vollversicherte Dienstnehmer mit 1,00 EUR von der Wiener GKK abgelehnt, da dieser Betrag unter der Geringfügigkeitsgrenze liegt. Daher gibt es die Möglichkeit, mit diesem Parameter den Betrag 999,00 anzugeben.) Oktober 2014 Seite 179/245

180 Wir empfehlen allen Kunden die Einstellung "N999" einzutragen, damit auch Meldungen im Hintergrund, die sich gegenseitig aufheben, richtig erstellt werden können. P, P1, P999 sind Spezialbehandlungen Urlaubsersatzleistung Ab ist der BVK-Beitrag von der Urlaubsersatzleistung auf die Weiterversicherungsmonate aufzuteilen. Für Bedienstete bei NÖ Gemeinden und Gemeindeverbänden gilt diese Regelung nicht (sind bei der GKK und nicht bei BVA versichert). Mit dem Parameter LS: Elda_BV_Urlersatz_Zeit kann diese Regelung bei GKK-Versicherten komplett für die ganze Firma oder bestimmte Dienstnehmergruppe ausgeschalten werden, indem der Parameter ab auf "N - nein" gesetzt wird. Seite 180/ Oktober 2014

181 Antrag auf Zuschuss der Entgeltfortzahlung Mit dem Parameter LS: Elda_Antrag_Zuschuss bestimmen Sie, ob Anträge für Zuschuss der Entgeltfortzahlung erzeugt werden. Diese stehen Ihnen zu, wenn Sie in Ihrem Unternehmen durchschnittlich weniger als 51 Dienstnehmer beschäftigt haben Oktober 2014 Seite 181/245

182 Versichertenmeldungen auf bearbeitet setzen Mit dem Parameter LS: Elda_Ab_Personen bestimmen Sie, dass Personenmeldungen, wie z.b. Versichertenmeldungen, vor dem Monat im Feld "Wert" automatisch vom Programm auf bearbeitet gesetzt werden. So vermeiden Sie eventuelle unerwünschte Meldungen für vergangene Jahre. Diese automatische Bearbeitung der Meldungen wird durchgeführt, wenn alle Dienstnehmer, die gerade "in Arbeit" sind, abgearbeitet werden und das Programm ordnungsgemäß beendet wird (kein Abbruch des Dienstes Eldacheck). Mit diesem Parameter werden alle Versichertenmeldungen, vor dem automatisch auf bearbeitet gesetzt. Solche automatisch auf bearbeitet gestellten Meldungen sind in jeder Ansichtsmaske von ELDA- Meldungen an der Checkbox "automatisch auf bearbeitet" ersichtlich. Seite 182/ Oktober 2014

183 Arbeits- und Entgeltbestätigung Krankengeld und Wochengeld Mit dem Parameter LS: Elda_AE_keine_Aend bestimmen Sie, dass bei einer Arbeits- und Entgeltbestätigung Krankengeld und Wochengeld keine Änderungsmeldung entsteht. Wenn dieser Wert auf "NVB" für "Nachname, Vorname, Beruf" gesetzt wird, dann wird bei einer Änderung des Nachnamens, Vornamens und des Berufes niemals eine Neuermittlung der Arbeits- und Entgeltbestätigungen für Krankengeld und Wochengeld erzeugt Oktober 2014 Seite 183/245

184 Button Datenaustausch ELDA Im Variablen Dienstnehmerstamm ist festgelegt, ob ein DN fallweise oder normal beschäftigt ist(bezugsart 6 = fallweise Beschäftigte) Wenn hier 6 für fallweise Beschäftigte eingetragen ist, dann werden beim Aufruf der Maske Datenaustausch ELDA aus der Onlineabrechnung sowie aus dem Navigator alle "Versichertenmeldungen fallweise Beschäftigte monatlich" angezeigt. Seite 184/ Oktober 2014

185 Mit dem Parameter LS: Elda_OnlAnzeige haben Sie die Möglichkeit, System-, Firmengruppen- oder Firmenweit zu hinterlegen, wie die Meldungen im Button Datenaustausch ELDA in der Maske Personalmanager angezeigt werden: 1. Zeigt nur offene Meldungen für die nächsten 3 Tage an. Reihenfolge: Mindestangaben-Meldungen, Versicherten- Meldungen, Versicherten-Meldungen fallweise Beschäftigte Oktober 2014 Seite 185/245

186 2. Zeigt nur offene Meldungen an. Reihenfolge: Versicherten-Meldungen, Versicherten-Meldungen fallweise Beschäftigte Das Tagesdatum wird in der Maske Datenaustausch ELDA automatisch auf gesetzt, sodass nicht nur Meldungen für die nächsten drei Tage angezeigt werden, sondern alle offenen Meldungen, auch wenn diese weit in der Zukunft liegen: Wird für einen Dienstnehmer im September 2014 bereits die Abmeldung mit Dezember und neuerliche Anmeldung und Abmeldung im Jahr 2015 eingegeben, werden diese Meldungen, wenn der Parameter den Wert 2 hat angezeigt: 3. Es werden, abhängig von der Bezugsart des Dienstnehmers, entweder Versicherten-Meldungen oder Versicherten-Meldungen fallweise Beschäftigte (=Default) angezeigt (alle, auch bearbeitete) Das Tagesdatum wird in der Maske Datenaustausch ELDA automatisch auf gesetzt. Es werden im Gegensatz zum Wert 2 nicht nur alle offenen Meldungen angezeigt, sondern auch bereits bearbeitete Meldungen sind ersichtlich. Seite 186/ Oktober 2014

187 GESETZLICHE ÄNDERUNGEN Sozialversicherung UV-Beitrag Senkung ab Aufgrund eines gesetzlichen Initiativantrags wurde vom Nationalratsplenum am die Senkung des Beitrags zur Unfallversicherung beschlossen. Der UV-Beitrag beträgt ab ,30 % (bis ,40 %). Umsetzung in LHR Personalverrechnung Sie erhalten diese Werte mit den Updates ab Neue Verrechnungsgruppe für geringfügig Beschäftigte C14 von bis Von bis gibt es die neue Verrechnungsgruppe C14 mit -0,10 % UV-Beitrag für geringfügig Beschäftigte, unabhängig davon ob diese monatlich oder jährlich abgeführt werden. Geringfügig Beschäftigte werden im ersten Schritt mit 1,40 % UV-Beitrag abgerechnet und danach wird der UV-Beitrag ab um 0,10 % mit der Verrechnungsgruppe C14 verringert. Am Lohnkonto mit SV-Details wird die Verminderung des UV-Beitrags durch "C14" als "UR" - Unfallversicherung Rückverrechnung bis ersichtlich. Betroffene SV-Gruppen sind: 'L14', 'M24', 'N14', 'N24', 'N72a', 'N72d', 'N72m', 'N72l' Umsetzung in LHR Personalverrechnung Sie erhalten diese Werte mit den Updates Ende Falls Sie geringfügig Beschäftigte für bereits abgerechnet haben, werden diese automatisch aufgerollt. Die UV-Beiträge von diesen DN werden sich nicht ändern, weil sie bereits mit letztem Update vermindert wurden. Es ändert sich lediglich die Beitragsnachweisung. Falls Sie Beiträge für geringfügig Beschäftigte jährlich abführen, sind keine Aktionen notwendig. Unbezahlter Urlaub kürzer als ein Monat Wenn Sie geringfügig Beschäftigte haben, die zwischen und auf unbezahlten Urlaub < 1 Monat gehen, tragen Sie in die SV-Pflichtigkeiten vom unbezahlten Urlaub die neue Beitragsart "UR" - Unfallversicherung Rückverrechnung bis mit "DN" im Feld "Pflichtig" ein Oktober 2014 Seite 187/245

188 Beispiel: Höchstbeitragsgrundlagen 2015 Werden vom Programm wie folgt ermittelt: (Aufwertungszahl 1,027) Werte 2014 Werte 2015 Höchstbeitragsgrundlage täglich 151,00 155,00 Höchstbeitragsgrundlage monatlich 4.530, ,00 Höchstbeitragsgrundlage jährlich für Sonderzahlungen 9.060, ,00 Geringfügigkeitsgrenze täglich 30,35 31,17 Geringfügigkeitsgrenze monatlich 395,31 405,98 Höchstbeitragsgrundlage monatlich freie Dienstnehmer ohne Sonderzahlungen 5.285, ,00 Umsetzung in LHR Personalverrechnung Sie erhalten diese Werte mit den Updates ab Seite 188/ Oktober 2014

189 AV-Staffelung im Niedriglohnbereich ab Die AV-Staffelung ändert sich ab wie folgt: (Aufwertungszahl 1,027) Von Bis Arbeitslosenversich erung 0, ,00 (vorher 1.246,00 ) - 3 % N25a A , ,00 (vorher 1.359,00 ) - 2 % N25b A , ,00 (vorher 1.530,00 ) - 1 % N25c A1 Umsetzung in LHR Personalverrechnung Sie erhalten diese Werte mit den Updates ab Verrechnungsgruppe auf der Beitragsnachweisung SV- Kennzeichen am Lohnkonto IESG-Beitrag Senkung ab Aufgrund eines gesetzlichen Initiativantrags wurde vom Nationalratsplenum am die Senkung des Zuschlags nach dem Insolvenz-Entgeltsicherungsgesetz (IESG) beschlossen. Der IESG-Beitrag beträgt ab ,45 % (bis 2015: 0,55 %). Umsetzung in LHR Personalverrechnung Sie erhalten diese Werte mit den Updates ab Auflösungsabgabe ab Der Wert der Auflösungsabgabe wird per auf 118,00 EUR angehoben. Umsetzung in LHR Personalverrechnung Sie erhalten diesen Wert mit den Updates ab Oktober 2014 Seite 189/245

190 Lohnsteuer Versteuerung von Beendigungsansprüchen In Umsetzung des Mitte Dezember 2013 vorgestellten Arbeitsprogramms der österreichischen Bundesregierung wurde nunmehr am das Abgabenänderungsgesetz 2014 (AbgÄG 2014) im Nationalrat beschlossen (RV 24 BlgNR 25. GP) und am im Bundesgesetz. B. latt (BGBl I 2014/13) kundgemacht. Für die Personalverrechnung ergeben sich folgende Änderungen: Freiwillige Abfertigungen ( 67 Abs 6 EStG) Die fett markierten Stellen sind neu hinzugekommen. (6) Sonstige Bezüge, die bei oder nach Beendigung des Dienstverhältnisses anfallen (wie zum Beispiel freiwillige Abfertigungen und Abfindungen, ausgenommen von BV-Kassen ausbezahlte Abfertigungen), sind nach Maßgabe folgender Bestimmungen mit dem Steuersatz von 6 % zu versteuern: 1. Der Steuersatz von 6 % ist auf ein Viertel der laufenden Bezüge der letzten zwölf Monate, höchstens aber auf den Betrag anzuwenden, der dem Neunfachen der monatlichen Höchstbeitragsgrundlage gemäß 108 ASVG entspricht. Das sind im Jahr * 4.530,00 = ,00 Euro. 2. Über das Ausmaß der Z 1 hinaus ist bei freiwilligen Abfertigungen der Steuersatz von 6 % auf einen Betrag anzuwenden, der von der nachgewiesenen Dienstzeit abhängt. Bei einer nachgewiesenen Dienstzeit von ist ein Betrag bis zur Höhe von 3 Jahren... 2/12 5 Jahren... 3/12 10 Jahren... 4/12 15 Jahren... 6/12 20 Jahren... 9/12 25 Jahren... 12/12 der laufenden Bezüge der letzten 12 Monate mit dem Steuersatz von 6% zu versteuern. Ergibt sich jedoch bei Anwendung der dreifachen monatlichen Höchstbeitragsgrundlage gemäß 108 ASVG auf die der Berechnung zu Grunde zu legende Anzahl der laufenden Bezüge ein niedrigerer Betrag, ist nur dieser mit 6 % zu versteuern. 3. Während dieser Dienstzeit bereits erhaltene Abfertigungen im Sinne des Abs. 3 oder gemäß den Bestimmungen dieses Absatzes sowie bestehende Ansprüche auf Abfertigungen im Sinne des Abs. 3 kürzen das sich nach Z 2 ergebende steuerlich begünstigte Ausmaß. 4. Den Nachweis über die zu berücksichtigende Dienstzeit sowie darüber, ob und in welcher Höhe Abfertigungen im Sinne des Abs. 3 oder dieses Absatzes bereits früher ausgezahlt worden sind, hat der Arbeitnehmer zu erbringen; bis zu welchem Zeitpunkt zurück die Dienstverhältnisse nachgewiesen werden, bleibt dem Arbeitnehmer überlassen. Der Nachweis ist vom Arbeitgeber zum Lohnkonto ( 76) zu nehmen. 5. Abs. 2 ist auf Beträge, die nach Z 1 oder Z 2 mit 6 % zu versteuern sind, nicht anzuwenden. 6. Soweit die Grenzen der Z 1 und der Z 2 überschritten werden, sind solche sonstigen Bezüge wie ein laufender Bezug im Zeitpunkt des Zufließens nach dem Lohnsteuertarif des jeweiligen Kalendermonats der Besteuerung zu unterziehen. 7. Die vorstehenden Bestimmungen betreffend freiwillige Abfertigungen gelten nur für jene Zeiträume, für die keine Anwartschaften gegenüber einer BV-Kasse bestehen. Seite 190/ Oktober 2014

191 Beispiel 1: Angestellter, Eintritt: , Austritt: 30. Juni 2014, Austrittsart: einvernehmliche Auflösung, Gehalt: EUR ,00 (gültig seit ), Sachbezug KFZ EUR 600,00 (gültig seit ), Sonderzahlungen: 3mal jährlich jeweils in Höhe des Gehalts, Gewährung einer freiwilligen Abfertigung (zusätzlich zur gesetzlichen Abfertigung) in Höhe von EUR ,00, Nachweis von 10 (unabgefertigten) Jahren Vordienstzeit. Lösung: 1. Viertelregelung: Bemessung Lohnsteuer Laufende Bezüge der letzten 12 Monate: ,00 davon ¼ = ,00 Begrenzung mit 9 x 4.530,00 = , ,00 -> 6 % davon 2.446,20 2. Zwölftelregelung: In Summe liegen 24 Dienstjahre vor: Dies ergibt den Faktor ,00 x 9/12 = ,00 Begrenzung mit ,00 x 9 = ,00 abzügl. gesetzliche Abfertigung für 14 Dienstjahre: Faktor 4 Gehalt: ,00 SB: 600,00 aliquote SZ 3.750,00 ( ,00 : 12 x 3) Basis ,00 x 4 = , ,00 minus ,00 = , ,00 -> 6 % davon 2.694, , ,80 Von der freiwilligen Abfertigung ( ,00) können ,00 mit 6 % versteuert werden. Der Rest ( 4.320,00) wird nach Tarif versteuert ( 67 Abs.10 EStG 1988) Beispiel 2: laufendes Gehalt der letzten 12 Monate: ,46 erhaltene (gesetzliche) Abfertigung in den letzten 29 Jahren: , ,19 = ,19 2 SZ pro Jahr freiwillige Abfertigung: ,00 Lösung: 1. Viertelregelung: ,46 / 12 x 3 = 9.615,62 (also weniger als 9x4530) Oktober 2014 Seite 191/245

192 2. Zwölftelregelung: 12 Jahre plus 10 Jahre plus 7 Jahre = 29 Jahre Dienstzeit gesamt ,46 x 12 / 12 = ,46 (also weniger als 9x13590) - erh. Abf ,19 Rest ,27 dh, die gesamte freiwillige Abfertigung von ,00 passt in die Viertel- und Zwölftelbegünstigung hinein und wird mit 6 % versteuert. Umsetzung in LHR Personalverrechnung Im Moment rechnen Sie den Betrag, der mit 6 % versteuert werden soll (also Viertelregelung und Zwölftelregelung) manuell aus und geben ihn mit der Lohnart mit Betragsteiler ein. Den Gesamtbetrag der freiwilligen Abfertigung geben Sie nach wie vor mit der Lohnart mit Betragsteiler 42 ein. Mehr dazu lesen Sie in der Onlinehilfe unter Aufgaben - Einmalige Aufgaben - Abfertigung alt. Die Automatisierung der Viertel- und der Zwölftelregelung wird Ende 2014 programmiert. Danach wird nur mehr eine Lohnart, mit einem neuen Betragsteiler 50 - "freiwillige Abfertigung mit Viertelund Zwölftelregelung" benötigt. Die bisherige Lösung für freiwillige Abfertigungen (mit Betragsteiler 42 und 91001) kann weiterhin genutzt werden. Auf dieselbe Weise kann die neue Automatisierung in Zukunft also auch übersteuert werden. Vergleichszahlungen und Kündigungsentschädigungen ( 67 Abs 8 lit a und b EStG) Auch die begünstigte Besteuerung von Vergleichszahlungen und Kündigungsentschädigungen wird auf ein Vielfaches der Höchstbeitragsgrundlage, in diesem Fall (entsprechend der Systematik der Fünftel-Regelung ) auf ein Fünftel der neunfachen monatlichen Höchstbeitragsgrundlage begrenzt (Das sind im Jahr ,00 Euro). Darüber hinaus wird die Begünstigung für andere Zahlungen für den Verzicht auf Arbeitsleistungen ersatzlos gestrichen, sodass nunmehr folgende (eingeschränkte) Begünstigung anzuwenden ist (Änderungen hervorgehoben): (8) Für die nachstehend angeführten sonstigen Bezüge gilt Folgendes: a. auf gerichtlichen oder außergerichtlichen Vergleichen beruhende Vergleichssummen sind, soweit sie nicht nach Abs 3, 6 oder dem letzten Satz mit dem festen Steuersatz zu versteuern sind, gemäß Abs 10 im Kalendermonat der Zahlung zu erfassen. Dabei ist nach Abzug der darauf entfallenden Beiträge im Sinne des 62 Z 3, 4 und 5 ein Fünftel steuerfrei zu belassen, höchstens jedoch ein Fünftel des Neunfachen der monatlichen Höchstbeitragsgrundlage gemäß 108 ASVG; Abs 2 ist nicht anzuwenden. Fallen derartige Vergleichssummen bei oder nach Beendigung des Dienstverhältnisses an und werden sie für Zeiträume ausbezahlt, für die eine Anwartschaft gegenüber einer BV-Kasse besteht, sind sie bis zu einem Betrag von Euro mit dem festen Steuersatz von 6 % zu versteuern; Abs 2 ist nicht anzuwenden. b. Kündigungsentschädigungen sowie andere Zahlungen für den Verzicht auf Arbeitsleistungen für künftige Lohnzahlungszeiträume sind gemäß Abs 10 im Kalendermonat der Zahlung zu erfassen. Dabei ist nach Abzug der darauf entfallenden Beiträge im Sinne des 62 Z 3, 4 und 5 ein Fünftel steuerfrei zu belassen, höchstens jedoch ein Fünftel des Neunfachen der monatlichen Höchstbeitragsgrundlage gemäß 108 ASVG. 67 Abs 8 lit a und b EStG in der Fassung des AbgÄG 2014 ist erstmals auf Auszahlungen anzuwenden, die nach dem erfolgen ( 124b Z 256 EStG). Seite 192/ Oktober 2014

193 Umsetzung in LHR Personalverrechnung Diese Änderung erhalten Sie mit den Updates ab Vergleichssummen: Wie Sie die benötigten Lohnarten aufbauen, lesen Sie in der Onlinehilfe unter Aufgaben - Einmalige Aufgaben - Vergleichssummen. Kündigungsentschädigungen: Wie Sie die benötigten Lohnarten aufbauen, lesen Sie ebenfalls in der Onlinehilfe unter Aufgaben - Einmalige Aufgaben - Kündigungsentschädigung. Rückzahlung von zu viel bezahltem Entgelt Lohnnebenkosten Eine Rückzahlung vom Arbeitslohn vom Vorjahr ist im EStG als Werbungskosten zu berücksichtigen. Der VwGH hat betreffend Lohnnebenkosten entschieden, dass die Rückzahlung von Arbeitslohn Werbungskosten sind, die die Bemessungsgrundlage für den Dienstgeberbeitrag und den Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag nicht reduzieren (gilt analog für Kommunalsteuer). Es kommt daher weder im Monat der ursprünglichen Auszahlung noch im Monat der Rückzahlung zu einer Verminderung der Bemessungsgrundlage, vgl. VwGH , 2010/13/0133, ARD 6380/14/2014). Wenn der Dienstnehmer nur eine Rückzahlung des sv-pflichtigen Arbeitslohns hat, im Vorjahr ausgetreten ist und im laufenden Jahr keine Bezüge erhält, ist ein Lohnzettel Finanz Teil, auf dem die Sozialversicherung unter Bruttobezügen anzuführen ist, auszustellen. Wenn der Dienstnehmer nur eine Rückzahlung hat, bei der es keine SV gibt (z.b. eine hohe Rückzahlung der Abfertigung), im Vorjahr ausgetreten ist und im laufenden Jahr keine Bezüge erhält, ist grundsätzlich kein Lohnzettel auszustellen. LHR Personalverrechnung erstellt in diesem Fall keinen Lohnzettel Finanz-Teil. Dem ehemaligen Arbeitnehmer ist eine Bestätigung auszustellen, auf der vermerkt ist, dass die Abfertigung zurückgezahlt wurde. Mit dieser Bestätigung hat der ehemalige Arbeitnehmer die Möglichkeit, im Jahr der Rückzahlung, Werbungskosten gem. 16(2) EStG geltend zu machen. Umsetzung in der LHR Personalverrechnung Dies wurde bereits im Jahr 2013 mit der Nachzahlung aus Vorjahr Funktion in der LHR Personalverrechnung automatisiert. Die Nachzahlung aus Vorjahr Funktion aktivieren Sie in der Maske Firmenparameter (Stammdatenmenü/Firma/Parameter) in den Feldern Abrechnung ab und Aufrollung ab und auf der Seite Oktober 2014 Seite 193/245

194 Mehr dazu lesen Sie in der Onlinehilfe unter Lohn- und Gehalt Themen Nachzahlung aus Vorjahr. Seite 194/ Oktober 2014

195 Arbeits-/Entgeltbestätigung für Wochengeld Netto- Arbeitsverdienst Im Datenaustausch ELDA (Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr und Kommunikation/ Allgemeine) gibt es den neuen Button Lohnartenzuweisungen, in dem Sie Lohnarten vom Netto- Arbeitsverdienst ausschließen oder nochmals subtrahieren können. Diese Änderungen werden für Meldungen ab wirksam! Oktober 2014 Seite 195/245

196 Felder aewausschluss - nicht in Bezug rechnen aewnetto - Wert der Lohnart direkt zum Netto rechnen Dieser Ausgabeart weisen Sie beitragsfreie Lohn- oder Gehaltszuschläge, die beim Aussetzen der Beschäftigung wegfallen, wie z.b. Überstunden, svfreie aber lohnsteuerpflichtige-lohnarten, wie Ersätze für tatsächlich geleistete Aufwendungen wie z. B. Fahrtspesenvergütungen mit Teiler 1101, Mankogeld zu. Beim Nettoarbeitsverdienst werden diese Lohnarten von Anfang an weggelassen, da sie sv-frei sind, aber diese sollten auch von der Lohnsteuer-Bemessung ausgeschlossen werden. Des Weiteren tragen Sie hier Lohnarten wie Krankenentgelt, Feiertagsentgelt ein, weil diese Lohnarten im Krankheitsfall vom Nettoarbeitsverdienst ausgeschlossen sein sollen. Im Krankheitsfall möchte die Gebietskrankenkasse wissen, was hätte die Dienstnehmerin verdient, wenn sie nicht krank gewesen wäre. Dieser Ausgabeart weisen Sie Lohnarten wie Ärzteumlage mit Vorzeichen - und Betragsteiler "80 - einbehaltene SV" zu. Diese Lohnarten werden von der Lohnsteuerbemessung von Anfang an subtrahiert, aber diese sollten nochmals vom Netto subtrahiert werden. Des Weiteren werden die vorangegangenen drei Monate ganz ohne Krankheiten probeabgerechnet, um das richtige Netto ohne Krankheiten zu erhalten. Auf der Arbeits-/Entgeltbestätigung für Wochengeld wird nun der Zeitraum für den Arbeitsverdienst angegeben, in dem die werdende Mutter den vollen Arbeitsverdienst erhalten hat. Seite 196/ Oktober 2014

197 Rechenschema für den Betrag: SV-pflichtiges Brutto (= nicht das tatsächliche Brutto laut Abrechnungsansicht!) SV-pflichtige Bezüge/Lohn/Gehalt/einmalige Prämie + SV-pflichtiger laufender Sachbezug - Sozialversicherung laufend - Lohnsteuer laufend ABER OHNE Jahressechstelüberschreitung von Sonderzahlungen! (=> Was würde die Dienstnehmerin in dem Monat an Lohnsteuer laufend zahlen, wenn keine Sonderzahlung anfallen würde?) UND inklusive Jahressechstelüberschreitung von einer einmaligen Prämie (s. Punkt drunter). - Lohnsteuer Sonderzahlung Anteil von der einmaligen Prämie. Falls es eine Jahressechstelüberschreitung bei der Einmalprämie gibt, ist diese bei der Lohnsteuer laufend zu belassen. = Netto So können Sie den Betrag selbst eruieren: Beispiel 1: Angestellte, Mutterschutz ab Gehalt 2.500,-- Euro, Urlaubszuschuss im ,-- Euro, einmalige Prämie im ,-- Euro Drei Kalendermonate vor dem Mutterschutz: bis : Netto im SV-pflichtige Bezüge 2.500,00 - SV laufend -451,75 - LSt laufend 378,44 Netto 1.669, Oktober 2014 Seite 197/245

198 : Netto im Gehalt 2.500,00 EP 3.000,00 - SV lfd. EP -542,10 - SV lfd. Gehalt (Diff auf SVHB) -276,47 Jahressechstel: 5.000,00 - UG ,00 - EP ,00 J/6 Überschr. 500,00 LSt SZ: EP 3.000,00 - SV laufend EP -542,10 - J/6 Überschr. -500,00 + SV v. J/6 Überschr. 90,35 Summe 2.048,25 * 6% LSt SZ: -122,90 LSt TARIF: Gehalt 2.500,00 - SV laufend -276,47 + J/6 Überschr. 500,00 - SV v. J/6 Überschr. -90,35 Summe 2.633,18 LSt laufend -627,78 Netto 3.930, : Netto im SV-pflichtige Bezüge 2.500,00 - SV laufend -451,75 - LSt laufend 378,44 Netto 1.669,81 Seite 198/ Oktober 2014

199 In der Protokolldatei eldaermittlung.lst im Eurolohn/Work Verzeichnis oder Tracemodul (Systemverwaltung/Abfragen/Trace Einzelprogramm eldaermittlung ) sehen Sie die einzelnen Monate: Auf der Arbeits-/Entgeltsbestätigung für Wochengeld wird beim Arbeitsverdienst 7.270,37Euro angeführt Beispiel 2 - mit Fahrtkostenzuschuss Lohnart Fahrtkostenzuschuss ist im Button Lohnartenzuweisungen mit der Ausgabeart aewausschluss eingetragen Angestellte mit 2.500,-- Euro Gehalt Brutto, 50,-- Euro Fahrtkostenzuschuss, Mutterschutz ab Gehalt 2.500,00 SV * 18,07 % -451,75 Lohnsteuer-Bem: Gehalt 2.500,00 - SV 451,75 -> Fahrtkostenzuschuss wird hier nicht mehr abgezogen Summe: 2048,25 - Lohnsteuer -378,44 Netto: 1.669,80 Auf der Arbeits-/Entgeltsbestätigung für Wochengeld wird beim Arbeitsverdienst 1.669,80 * 3 = 5.009,40 Euro angeführt Beispiel 3 - mit Ärzteumlage Lohnart Ärzteumlage ist im Button Lohnartenzuweisungen mit der Ausgabeart aewnetto eingetragen Angestellte mit 2.500,-- Euro Gehalt Brutto, 65,-- Euro Ärzteumlage, Mutterschutz ab Gehalt 2.500,00 SV * 18,07 % -451,75 Lohnsteer-Bem: Gehalt 2.500,00 - SV 451,75 - Ärzteuml. 65,00 Summe: 1.983,25 - Lohnsteuer -354,71 - Ärzteumlage - 65,00 Netto: 1.628,54 Auf der Arbeits-/Entgeltsbestätigung für Wochengeld wird beim Arbeitsverdienst 1.628,54 * 3 = 4.885,62Euro angeführt Beispiel 4 - mit Krankheit zu 50 % Angestellte mit 2.500,-- Euro Gehalt Brutto, Krankheit zu 50 % EFZ-Anspruch vom bis , Mutterschutz ab Für die Zeit vom bis erhält die Dienstnehmerin Krankenentgelt vom Arbeitgeber von 500,00 Euro (für die Überstunden die sie geleistet hätte, wenn sie nicht krank gewesen wäre.) Auf der Arbeits-/Entgeltsbestätigung für Wochengeld wird beim Arbeitsverdienst 1.669,80 * 3 = 5.009,40, Zeitraum bis angeführt (wie im Beispiel 2). Als Unterbrechung des vollen Bezugs wird bis angeführt Oktober 2014 Seite 199/245

200 Neue Lohnzettelart 24 Info des BMF vom , BMF /0127-VI/7/2013 Für Lohnzahlungszeiträume ab ist bei einer Auslandstätigkeit, sofern ein DBA mit Anrechnungsmethode dem ausländischen Staat das Besteuerungsrecht zuweist, eine neue Lohnzettelart (Lohnzettelart 24) zu verwenden. 1. Ausgangslage Bisher war bei Entsendungen von Arbeitnehmern in Länder, mit denen ein Abkommen zur Vermeidung von Doppelbesteuerung (DBA) mit Anrechnungsmethode [1] anzuwenden ist, nicht erkennbar, für welche Teile der im Lohnzettel (Lohnzettelart 1) ausgewiesenen Gesamtbezüge des Arbeitnehmers dem ausländischen Staat das Besteuerungsrecht zugewiesen wird. Dies war insofern problematisch, da dadurch im Rahmen der Veranlagung der Anrechnungshöchstbetrag [2] nicht ohne weitere Erhebungen ermittelt werden konnte. Ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) mit Anrechnungsmethode bei nichtselbstständiger Arbeit hat Österreich mit folgenden Staaten: Bahrain Barbados Belize Finnland Großbritannien Irland Italien Japan Kanada Katar Liechtenstein San Marino Schweden Schweiz USA 2. Neue Lohnzettelart 24 Die neue Lohnzettelart ist für Lohnzahlungszeiträume ab zu verwenden. In diesem Lohnzettel sind jene Bezüge darzustellen, für die gemäß DBA mit Anrechnungsmethode dem ausländischen Staat das Besteuerungsrecht zugewiesen wird. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitgeber die österreichische Lohnsteuer für diese Bezüge einbehalten hat oder nicht. [3] Für jeden anderen Staat, in dem der Arbeitnehmer während des Kalenderjahres tätig war, ist ein eigener Lohnzettel (Lohnzettelart 24) zu übermitteln. Hinsichtlich der ausschließlich in Österreich steuerpflichtigen Inlandsbezüge aus dem Dienstverhältnis, ist ein separater Lohnzettel (Lohnzettelart 1) zu übermitteln Zuordnung der Bezüge zu den Lohnzettelarten Die Bezugsteile sowie die anrechenbare österreichische Lohnsteuer (KZ 260) sind entsprechend der Inlands- bzw. Auslandstätigkeit den jeweiligen Lohnzettelarten zuzuordnen. Seite 200/ Oktober 2014

201 Beispiel: Die nachfolgenden Gesamtbezüge - der monatliche Bruttobezug bleibt während der Auslandstätigkeit unverändert - wurden für den Zeitraum vom gewährt. Gesamtbezüge Bruttobezug , Abs. 1 Zulagen -846, Sonstige Bezüge , SV , einbehaltene freiw. Beiträge nach 16 Abs. 1 Z 3b -90, LSt-Bmgl , Anrechenbare Lohnsteuer 3.087, KZ Der Arbeitnehmer wurde 2013 sowie vom bis in die Schweiz entsendet. Für diesen Zeitraum hat die Schweiz gemäß DBA das Besteuerungsrecht. Im Zeitraum bis war der Arbeitnehmer in Österreich tätig. Im Juni wird eine Sonderzahlung (aliquote Urlaubs- und Weihnachtsremuneration) in Höhe von 3.031,25 Euro ausbezahlt (der Arbeitnehmer tritt mit aus dem Unternehmen aus). Der Arbeitgeber hat die österreichische Lohnsteuer (auch für die Tätigkeit im Ausland) einbehalten. Die jeweils für die Tätigkeit in der Schweiz bzw. in Österreich erhaltenen Bezüge sind wie folgt in den Lohnzetteln darzustellen: LZ-Art 24 Bruttobezug 7.072, Abs. 1 Zulagen -282, Sonstige Bezüge 1.010, SV 1.095, einbehaltene freiw. Beiträge nach 16 Abs. 1 Z 3b -30, LSt-Bmgl 4.655, Anrechenbare Lohnsteuer 1.029, KZ LZ-Art 1 KZ Bruttobezug , Abs. 1 Zulagen -564, Sonstige Bezüge , SV , einbehaltene freiw. Beiträge nach 16 Abs. 1 Z 3b -60, LSt-Bmgl 9.310, Anrechenbare Lohnsteuer 2.058, Anrechenbare inländische Lohnsteuer/anrechenbare ausländische Steuer Die KZ 260 (anrechenbare Lohnsteuer) im Lohnzettel (z.b. im LZ-Art 1 und LZ-Art 24) beinhaltet lediglich die inländische anrechenbare Steuer. Wird die Auslandstätigkeit während des Kalendermonats aufgenommen bzw. beendet, ist die anrechenbare Lohnsteuer tageweise (30 Tage/Monat) zuzuordnen Oktober 2014 Seite 201/245

202 Die anrechenbare ausländische Steuer ist nicht im Lohnzettel zu erfassen, sondern im Rahmen der Veranlagung (ab 2014) vom Arbeitnehmer im Formular L1i (in der entsprechenden KZ) auszuweisen Zeitraum Der Lohnzettel ist - bei ganzjährig aufrechtem Dienstverhältnis - für den Zeitraum bis auszustellen Begünstigte Auslandstätigkeit gemäß 3 Abs. 1 Z 10 EStG 1988 Erfolgt eine Entsendung in ein Land, für welches ein DBA mit Anrechnungsmethode anzuwenden ist und sind im Rahmen der Auslandstätigkeit die Voraussetzungen der Steuerbefreiung des 3 Abs. 1 Z 10 EStG 1988 gegeben, müssen folgende Lohnzettelarten übermittelt werden: DBA mit Anrechnungsmethode ist anzuwenden und AG behält LSt ein DBA mit Anrechnungsmethode ist anzuwenden und AG behält LSt nicht ein (direkte Anwendung des DBA) Lohnzettelart 23 und 24 Lohnzettelart 23 und 24 Hinsichtlich der Inlandsbezüge aus diesem Dienstverhältnis ist ein Lohnzettel (Lohnzettelart 1) zu übermitteln Sonstige Bezüge Fallen im Zuge der Auslandstätigkeit ( 3 Abs. 1 Z 10 EStG 1988) sonstige Bezüge gemäß 67 Abs. 1 und 2 EStG 1988 (innerhalb des Jahressechstels soweit nicht nach 67 Abs. 10 EStG 1988 versteuert) (Kz 220) an, für die Österreich kein Besteuerungsrecht hat, sind diese zur Gänze im Lohnzettel (Lohnzettelart 24) darzustellen. Beispiel: Der Arbeitnehmer wird 2013 sowie vom bis nach Italien entsendet. Für diesen Zeitraum hat Italien gemäß DBA das Besteuerungsrecht. Die Voraussetzungen des 3 Abs. 1 Z 10 EStG 1988 sind erfüllt. Der Arbeitgeber behält die österreichische Lohnsteuer während der Auslandsentsendung nicht ein. Im Zeitraum bis war der Arbeitnehmer in Österreich tätig. Die jeweils für die Tätigkeit in Italien bzw. in Österreich erhaltenen Bezüge (Gesamtbezug laufend ,00 Euro - der monatliche Bruttobezug bleibt während der Auslandstätigkeit unverändert; für die Auslandstätigkeit wird eine Prämie in Höhe von 2.000,00 Euro ausbezahlt) sind wie folgt in den Lohnzetteln darzustellen: Auslandsbezüge LZ-Art 23 Bruttobezug 3.637, SV -657, Abs. 1 Z 10 [(6.062, ,49-30) * 60 % ] - einbehaltene freiw. Beiträge nach 16 Abs. 1 Z 3 lit. b -18,00 KZ , LSt-Bmgl 0, Anrechenbare Lohnsteuer 0, Seite 202/ Oktober 2014

203 LZ-Art 24 KZ Bruttobezug 4.425, Sonstiger Bezug , SV -438, Abs. 1 Z 10-0, einbehaltene freiw. Beiträge nach 16 Abs. 1 Z 3 lit. b -12,00 LSt-Bmgl 1.974, Anrechenbare Lohnsteuer 0, Inlandsbezüge LZ-Art 1 KZ Bruttobezug 6.062, SV , einbehaltene freiw. Beiträge nach 16 Abs. 1 Z 3b -30, LSt-Bmgl 4.937, Anrechenbare Lohnsteuer 1.113, Lohnverrechnung - Kausalitätsprinzip Grundsätzlich gilt im Bereich des Einkommensteuergesetzes für außerbetriebliche Einkünfte das Zuund Abflussprinzip ( 19 EStG 1988). Findet allerdings aufgrund eines DBA das Kausalitätsprinzip (Grundsatz der wirtschaftlichen Zuordnung) Anwendung, hat dieses hinsichtlich des Besteuerungsrechts Vorrang vor dem Zuflussprinzip (vgl. EAS 1579 und EAS 1872). Beispiel: Für die Tätigkeit im Rahmen einer Auslandsentsendung (Jänner bis Juli 2014; DBA mit Anrechnungsmethode, anderer Staat hat das Besteuerungsrecht) wird im März 2015 eine Prämie ausbezahlt. Die Prämie ist im Lohnzettel für das Jahr 2015 in der Lohnzettelart 24 darzustellen. Rechtsgrundlagen: 84 EStG der VO zu 84 Abs. 1 EStG 1988, BGBl. II Nr. 345/2004 LStR 2002 Rz 70u, 70w, 1228, 1408 idf Begutachtungsentwurf LStR 2002-Wartungserlass 2014 Bundesministerium für Finanzen, 5. Dezember 2013 Weitere Informationen vom BMF: Wenn ein Arbeitnehmer z.b. vom bis in der Schweiz und vom bis im Finnland war, ist trotzdem ein Lohnzettel mit der Art 24 für den Zeitraum bis zu übermitteln. Derzeit gibt es keine Zuordnung zu einem Land, und das Finanzamt wird immer beim Arbeitgeber nachfragen müssen. ELDA wird nächstes Jahr ein neues Feld ausgeben Oktober 2014 Seite 203/245

204 Kurzfassung Lohnzahlungszeiträume ab Auslandsentsendungen in Länder mit DBA mit Anrechnungsmethode Unabhängig davon, ob der Arbeitgeber für die ausländischen Bezüge Lohnsteuer einbehält Normale Steuerabrechnung wie im Inland, es ist jedes Feld, wie in der LZ-Art 1 möglich KZ 260 nur Inhalt, falls der Arbeitgeber inländische Steuer abführt Die im Ausland entrichtete Steuer darf nicht angeführt werden, ist im L1i zu erklären Entsendung in unterschiedliche Länder - für jedes Land ist ein Lohnzettel mit Art 24 abzugeben - Zeitraum , wenn der Dienstnehmer das ganze Jahr beschäftigt ist Seite 204/ Oktober 2014

205 Umsetzung in LHR Personalverrechnung Dazu wird es einen neuen Menüpunkt Lohnzettel Finanz Zusatzerfassung (Stammdatenmenü/Personal/Sonstiges) geben, in dem Sie das Land, den Zeitraum und die Beträge für die Lohnzettelart 24 erfassen. Die Beträge reduzieren anschließend die Beträge des Lohnzettels Finanz der Lohnzettelart 1. Erfassen Sie diese Maske nach einer Dezember Abrechnung des betroffenen Jahres. Bei einem ausgetretenen Dienstnehmer erfassen Sie die Maske nach der Abrechnung des Monats, in dem er ausgetreten ist. Felder BEREICH Dienstnehmer und Zeitraum Dienstnehmer Beinhaltet die Personalnummer (= Dienstnehmernummer) und den Namen des Dienstnehmers. Neue Zusatzerfassungen geben Sie mit der Funktionstaste oder Symbolen [Einfügen] und [Personalnummer] ein. Bereits angelegte Lohnzettel Finanz Zusatzerfassungen können Sie mit dem LOV oder mit den Symbolen bzw. Funktionstasten [Abfrage], [Personalnummer], [Ausführen] abfragen Oktober 2014 Seite 205/245

206 Lohnzettelart Hier geben Sie die Art des Lohnzettels ein. Derzeit ist nur die Eingabe von 24 möglich. 24 bedeutet eine Auslandstätigkeit, sofern ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) mit Anrechnungsmethode dem ausländischen Staat das Besteuerungsrecht zuweist. Jahr Hier geben Sie ein Jahr ab 2014 ein. Zeitraum Hier geben Sie das Von- und Bis-Datum des Zeitraums ein (bei Lohnzettelart 24 für den Auslandsaufenthalt). Der Zeitraum muss im angegeben Jahr liegen. Der Zeitraum muss innerhalb eines Zeitraums liegen, für den auch ein Lohnzettel der Art 1 erstellt wird. Es dürfen sich keine Zeiträume mit derselben Lohnzettelart überschneiden. Staat Hier geben Sie das Kennzeichen des Staates ein (bei Lohnzettelart 24 des Auslandsaufenthaltes). Im LOV werden Ihnen alle Staaten angezeigt, auch die mit denen es kein DBA mit Anrechnungsmethode gibt. Für das Staatenkennzeichen ist im Lohnzettel Finanz- Teil Datenträger von ELDA aus derzeit noch kein Feld vorgesehen. (3-stellig / alphanumerisch / eingabepflichtig / Auswahl) Mit diesem Button ermitteln Sie die Beträge für die Monate einer Auslandsentsendung, wie dies auch für den Lohnzettel 1 der Fall ist. Ausnahme sind Beträge zu 67(1). Anschließend können Sie die vorgeschlagenen Beträge verändern. In Monaten, in denen eine Auslandsentsendung nicht über den ganzen Kalendermonat erfolgt, werden die Beträge auf die Tage der Auslandentsendung aufgeteilt (ein Monat wird immer mit 30 Tagen gerechnet). Beträge aus 67(1) (Sonderzahlungen): Es muss die Jahressumme auf die Jahrestage der Lohnzettelart 24 aufgeteilt werden. Laut den Unterlagen erfolgt eine Aufteilung der Sonderzahlung auf die Monate Inland und Ausland. Damit auch ein Übertritt innerhalb eines Monats möglich ist, wird die Aufteilung nach Jahrestagen durchgeführt. Wenn Sie einen Vorschlag starten und der Bis-Zeitraum des erfassten Lohnzettels liegt in der Zukunft, dann erscheint der Hinweis Der Bis Zeitraum liegt in der Zukunft! Es können noch nicht alle Abrechnungsdaten vorliegen!. Liegt das Ende des aktiven Zeitraumes im Kalenderjahr für diesen Dienstnehmer in der Zukunft, erscheint der Hinweis Das Ende des aktiven Zeitraumes liegt für diesen Dienstnehmer in der Zukunft! Es können noch nicht alle Abrechnungsdaten vorliegen!. Seite 206/ Oktober 2014

207 Wenn Sie Werte manuell verändert haben, erscheint die Frage Es wurden Werte manuell verändert. Ein Vorschlag überschreibt die Werte. Trotzdem fortsetzen?. Darunter sind die Beträge, die am L16 bzw. am Lohnzettel Finanz vorkommen. Die Punkte (230), (243), (245) und (260) werden errechnet und können nicht verändert werden. Wenn Sie einen Betrag manuell verändern, dann wird die Checkbox aktiviert. Ist diese Checkbox aktiviert, dann wird bei einem Vorschlag darauf hingewiesen, dass ein neuer Vorschlag die Werte überschreibt. Lohnzettelermittlung Für die Lohnzettelart, die in der Maske Lohnzettel Finanz Zusatzerfassung erfasst wurde, wird ein Lohnzettel Finanz dieser Lohnzettelart erstellt. Der Zeitraum ist nicht der erfasste Zeitraum, sondern muss für den Beschäftigungszeitraum in dem Kalenderjahr angegeben sein (ident mit dem Zeitraum für den Lohnzettel mit der Lohnzettelart 1). Die Beträge, die erfasst wurden, reduzieren die Beträge eines vorhandenen Lohnzettel Finanz der Lohnzettelart 1 in dem Zeitraum. Wenn Lohnzettelarten 1 und 23 vorhanden sind, reduzieren erfasste Beträge auch den Lohnzettel Finanz der Lohnzettelart 1. In der Regel gibt es damit mindestens zwei Lohnzettel Finanz für denselben Zeitraum. Einen mit der Lohnzettelart 1 und einen mit der erfassten Lohnzettelart (derzeit nur Lohnzettelart 24 möglich) je Staat einer Auslandsentsendung. Beispiele: Lohnzettel bis Auslandsentsendung: Schweiz bis Schweiz bis erzeugt Lohnzettel bis in Schweiz (mit den Summen aus 01,02,10,11 und ) Auslandsentsendung: Schweiz bis USA bis erzeugt Lohnzettel bis in Schweiz (mit den Summen aus 01,und ) Lohnzettel bis in USA (mit den Summen aus 10,11 und ) Oktober 2014 Seite 207/245

208 Beispiel Folgender Lohnzettel Finanz mit der Lohnzettelart 1 ist vorhanden: Seite 208/ Oktober 2014

209 Folgende Auslandsentsendung wird erfasst und der Vorschlag erstellt: Oktober 2014 Seite 209/245

210 In der Folge werden folgende Lohnzettel Finanz erzeugt: Lohnzettel Inland mit Lohnzettelart 1 reduziert um die Beträge während der Auslandsentsendung Seite 210/ Oktober 2014

211 Lohnzettel Inland mit Lohnzettelart 24 mit den Beträgen während der Auslandsentsendung Art wird lauten: Lohnzettel Ausland DBA an Gkk An den markierten Bereich wird die Ausgabe Staat hinzukommen, welcher den Staat der Auslandsentsendung angibt. Pro Staat wird ein Lohnzettel der Lohnzettelart 24 erzeugt. Ab voraussichtlich 2015 soll diese Angabe auch an das BMF weitergeleitet werden. Bei Inlands-Lohnzetteln wird diese Angabe mit A gefüllt Oktober 2014 Seite 211/245

212 Entgeltfortzahlung - Änderungen in LHR Personalverrechnung Freie Dienstnehmer BV-Beiträge während Krankheit Derzeit erhalten freie Dienstnehmer im Krankheitsfall keine Entgeltfortzahlung. Daher können diese vom Dienstgeber im Krankheitsfall von der Pflichtversicherung abgemeldet werden. Seit haben allerdings auch freie Dienstnehmer ab dem vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Krankengeld. Daher hat der Dienstgeber bei aufrechtem freiem Dienstverhältnis für die Dauer des Krankengeldbezuges nach 7 Abs. 3 BMSVG Beiträge nach dem BMSVG zu entrichten. Originalwortlaut dieses Paragraphen: "(3) Für die Dauer eines Anspruchs auf Krankengeld nach dem ASVG hat der Arbeitnehmer bei weiterhin aufrechtem Arbeitsverhältnis Anspruch auf eine Beitragsleistung durch den Arbeitgeber in Höhe von 1,53 vh einer fiktiven Bemessungsgrundlage. Diese richtet sich nach der Hälfte des für den Kalendermonat vor Eintritt des Versicherungsfalles gebührenden Entgelts. Sonderzahlungen sind bei der Festlegung der fiktiven Bemessungsgrundlage außer Acht zu lassen." Umsetzung in LHR Personalverrechnung Um die fiktive Beitragsgrundlage zu bilden, wählen Sie in der Maske Ein-/Austritt- /Unterbrechungsgründe im Feld Betriebliche Vorsorge die Option mit halber SV-Bemessung vor Unterbrechung (s) für die passende Berechnungsmethode aus: Seite 212/ Oktober 2014

213 Rechenbeispiel: Krank Bemessungsgrundlage = 1864,29 / 30 SV-Tage = 62,14 / 2 (halbe Bemessung) = 31,07 * 12 Krankenstandstage = 372,84 BVK-Bemessungsanteil für den Krankenstand Dieser Betrag wird in der Protokolldatei abrechnung.lst bei der Berechnung BVK unter Mutterschutz ausgegeben, weil dieselbe Berechnung für die Bemessung aus Vormonaten verwendet wird. Dazu wird dann die laufende BVK ( ) Bemessung addiert 2204, ,84 = 2577,13 Gesamtbemessung BVK. Diese Erweiterung haben Sie mit Updates ab erhalten. EFZ-Anspruch Vordienstzeiten von Lehrlingen richtig berücksichtigen Die Vordienstzeiten beim Wechsel vom Lehrling zum Angestellten und beim Wechsel vom Arbeiter zum Angestellten werden beim Entgeltsfortzahlungsanspruch nicht angerechnet. Bei Arbeitern werden die Vordienstzeiten (z.b. Lehrzeit) angerechnet. Ob ein Dienstnehmer Lehrling, Arbeiter, Angestellter oder Vertragsbediensteter ist, regeln Sie im Variablen Dienstnehmerstamm über das Feld Dienstnehmerart. Für jeden Dienstnehmer gilt weiterhin jene Dienstnehmerart, die am Monatsletzten gültig ist, für den gesamten Monat. Ein Wechsel der Dienstnehmerart kann daher weiterhin immer nur zum Monatsersten erfolgen. Beschreibung der gesetzlichen Anforderungen Wird ein Lehrling oder Angestellter zu einem Arbeiter, gilt für die Entgeltfortzahlung folgendes: Wird ein Lehrling nach Beendigung des Lehrverhältnisses vom Dienstgeber als Arbeiter weiter beschäftigt, beginnt der Entgeltfortzahlungsanspruch gem. 2 EFZG mit dem Zeitpunkt des Übertritts in das Arbeiterdienstverhältnis. Der erste Tag des Arbeiterdienstverhältnisses gilt als erster Tag des Arbeitsjahres. Dies gilt auch, wenn die Lehrzeit keine vollen Jahre (z.b. 3,5 Jahre) gedauert hat (HV- SVT-Protokoll, April 2009). Bei Wechsel von Lehrlingen oder Angestellten zum Arbeiter muss die Dienstzeit des Lehrverhältnisses angerechnet werden. Das ist im 2 Abs. 3, 3a EFZG festgelegt. Bei der Ermittlung der Anspruchsdauer sind Arbeitszeiten (auch einer geringfügigen Beschäftigung) beim selben Arbeitgeber, die keine längeren Unterbrechungen als jeweils 60 Tage aufweisen, zusammenzurechnen, außer die Unterbrechung wurde vom Arbeitnehmer herbeigeführt ( 2 Abs. 3 EFZG). Für die Anrechnung von Vordienstzeiten bei anderen Arbeitgebern nach Betriebsübergang u. ä. gelten Sonderregelungen ( 2 Abs. 3a EFZG). Lehrzeiten gelten als Vordienstzeiten ( 2 Abs. 3 EFZG gilt entsprechend). Das heißt, die Dienstzeit als Angestellter ist als Vordienstzeit anzurechnen Oktober 2014 Seite 213/245

214 Wird ein Lehrling oder Arbeiter zu einem Angestellten, gilt für die Entgeltfortzahlung folgendes: Ortner 2014, Seite 672: Das AngG sieht, anders als das EFZG, keinerlei Anrechnungsbestimmungen z.b. für bei demselben Dienstgeber zurück gelegten Vordienstzeiten vor. Wird ein Dienstverhältnis nicht unterbrochen, sondern mit geänderter Arbeitszeit fortgesetzt, ist es als Einheit anzusehen. Bei Arbeitgeberwechsel durch den Übergang des Unternehmens, Betriebs oder Betriebsteils, der nach dem erfolgte, sind Dienstzeiten automatisch (als beim selben Dienstgeber zurück gelegt) zusammenzurechnen. Das heißt, die Lehrzeit ist als Vordienstzeit nicht anzurechnen. Das heißt, die Dienstzeit als Arbeiter ist als Vordienstzeit nicht anzurechnen. Umsetzung in LHR Personalverrechnung In Zukunft (ab 2015) haben Sie die Möglichkeit, mehrere fiktive Eintritte für EFZ je Dienstnehmer zu erfassen. Für die Anspruchsermittlung wird jeweils der letzte fiktive Eintritt verwendet, der sich vor dem Beginn oder am Beginn der Krankheit bzw. des Unfalls befindet. Somit können Sie für den Tag des Wechsels (z.b. vom Lehrling zum Angestellten) einen fiktiver Eintritt für EFZ erfassen und die Dienstzeitberechnung für die Angestelltenzeit beginnt an diesem Tag. Wenn Sie einen neuen fiktiven Eintritt für EFZ erfassen, werden die Krankheiten ab diesem Datum aufgerollt. Des Weiteren können Sie den Unterbrechungsgrund Vordienstzeit für EFZ in Monaten mit Von- und Bis-Datum einem bestimmten (fiktiven) Eintritt zuweisen. Diese Vordienstzeit-Monate gelten dann nur für das Dienstverhältnis, welches mit dem besagten (fiktiven) Eintritt beginnt. In Zukunft können Sie mehrere Unterbrechungsgründe Vordienstzeit für EFZ in Monaten mit Vonund Bis-Datum für den gleichen Zeitraum erfassen, da diese dann unterschiedlichen (fiktiven) Eintritten zugeordnet werden können. Weiters können Sie mehrere Vordienstzeit-Zeilen einem einzelnen (fiktiven) Eintritt zuordnen. Wird für eine Vordienstzeit für EFZ in Monaten mit Von- und Bis-Datum keine Zuordnung zu einem (fiktiven) Eintritt eingetragen, gilt diese für alle Dienstverhältnisse und darf sich nicht mit einer anderen Vordienstzeit für EFZ in Monaten mit Von- und Bis-Datum überschneiden. Zusatzinfo Karenzzeit: Es werden nur Karenzzeiten berücksichtigt/abgezogen, die sich im aktuellen Dienstzeitraum befinden, für den ein EFZ-Anspruch besteht. Seite 214/ Oktober 2014

215 Beispiel Lehrling wird zum Arbeiter Wenn ein Lehrling zum Arbeiter wird, brauchen Sie keine zusätzlichen Eingaben tätigen. Hier reicht der echte Eintritt oder Beginn der Lehrzeit, wenn diese vom Eintritt abweicht. Beispiel nach Arbeitsjahr Eintritt: (Lehrzeit 3 Jahre) Wechsel DN-Art am: Krankheit Krankheit: Krankheit: (erhöhter Anspruch) Bei der Umstellung vom Lehrling zum Arbeiter beginnt der Entgeltfortzahlungsanspruch mit dem Zeitpunkt des Übertritts in das Arbeiterdienstverhältnis. Da die Lehrzeit jedoch der Dienstzeit angerechnet wird, erfassen Sie für die Ermittlung der Dienstzeit nur den echten Eintritt. Krankheiten können Sie über einen Dienstnehmerartenwechsel hinweg erfassen. Ansicht der Krankheiten Per wird der erhöhte Anspruch (8 Wochen * 7 = 56 Tage) zugebucht. (Bei einer Entgeltfortzahlungsabrechnung nach Kalenderjahr würde der erhöhte Anspruch per zugebucht werden) Oktober 2014 Seite 215/245

216 Dieses Beispiel wird derzeit bis auf die Berücksichtigung des Grunds Beginn Lehrzeit schon von der LHR Personalverrechnung richtig umgesetzt. Die Dienstzeit des Lehrverhältnisses wird bei einem Wechsel vom Lehrling zum Arbeiter angerechnet. Seite 216/ Oktober 2014

217 Beispiel Lehrling wird zum Arbeiter 3,5 Lehrjahre Wenn ein Lehrling zum Arbeiter wird, brauchen Sie keine zusätzlichen Eingaben tätigen. Hier reicht der echte Eintritt oder Beginn der Lehrzeit, wenn diese vom Eintritt abweicht. Ende Lehrzeit per erfassen Sie nur wegen der SV-Gruppenautomatik. Eintritt: (Lehrzeit 3,5 Jahre) Wechsel DN-Art am: Krankheit: Krankheit: (erhöhter EFZ-Anspruch) Bei der Umstellung vom Lehrling zum Arbeiter beginnt der Entgeltfortzahlungsanspruch mit dem Zeitpunkt des Übertritts in das Arbeiterdienstverhältnis. Krankheiten können Sie über einen Dienstnehmerartenwechsel hinweg erfassen. Ansicht der Krankheit vom bis zum Die Berechnung ist richtig: Der neue Anspruch für Arbeiter fängt mit neu an. Die EFZ- Ansicht zeigt aber noch den Zeitraum bis an -> dies wird noch optimiert Oktober 2014 Seite 217/245

218 Ansicht der Krankheit vom bis zum (erhöhter EFZ-Anspruch) Diese wird richtig abgewickelt. Die Dienstzeit des Lehrverhältnisses wird bei einem Wechsel vom Lehrling zum Arbeiter angerechnet. Im Jahr 2017 (bis zum vollendeten 5. Dienstjahr) hat der Dienstnehmer noch 6 Wochen Grundanspruch, im Jahr 2018 (ab Beginn des 6. Dienstjahres) bereits 8 Wochen. Seite 218/ Oktober 2014

219 Beispiel Lehrling wird zum Angestellten Wenn ein Lehrling zum Angestellten wird, geben Sie den fiktiven Eintritt für Entgeltfortzahlung mit dem Wechsel der Dienstnehmerart am Monatsersten ein. Eintritt: Wechsel DN-Art am: (Lehrzeit 3 Jahre) ( da Wechsel während des Monats noch nicht unterstützt wird!) Krankheit: Krankheit: (KEIN erhöhter EFZ-Anspruch) Bei der Umstellung vom Lehrling zum Angestellten beginnt der Entgeltfortzahlungsanspruch mit dem Zeitpunkt des Übertritts in das Angestelltendienstverhältnis. Da die Lehrzeit nicht zur Dienstzeit im Angestelltenverhältnis gerechnet wird, erfassen Sie für die Ermittlung der Dienstzeit den fiktiven Eintritt für Entgeltfortzahlung. Krankheiten können Sie über einen Dienstnehmerartenwechsel hinweg erfassen. Ansicht der Krankheit vom bis zum Dieses Beispiel wird mit den Updates nach richtig umgesetzt. Der Anspruch wird momentan ab nicht gerechnet Oktober 2014 Seite 219/245

220 Beispiel Arbeiter wird zum Angestellten Wenn ein Arbeiter zum Angestellten wird, geben Sie den fiktiven Eintritt für Entgeltfortzahlung mit dem Wechsel der Dienstnehmerart am Monatsersten ein. Eintritt: Wechsel DN-Art am: ( da Wechsel unterm Monat noch nicht erlaubt!) Krankheit: (Arbeiter) Krankheit: (Angestellter) Krankheit: (KEIN erhöhter EFZ-Anspruch) Bei der Umstellung vom Arbeiter zum Angestellten beginnt der Entgeltfortzahlungsanspruch mit dem Zeitpunkt des Übertritts in das Angestelltendienstverhältnis. Da die Zeit als Arbeiter nicht zur Dienstzeit im Angestelltenverhältnis gerechnet wird, erfassen Sie für die Ermittlung der Dienstzeit den fiktiven Eintritt für Entgeltfortzahlung. Ansicht der Krankheit vom bis zum (Arbeiter) Seite 220/ Oktober 2014

221 Ansicht der Krankheit vom bis zum (Angestellter) Da der fiktive Eintritt für EFZ per gesetzt wurde, hat der Dienstnehmer im Jahr 2015 noch kein Dienstjahr vollendet. Ansicht der Krankheit vom bis zum (KEIN erhöhter EFZ-Anspruch) Da der fiktive Eintritt für EFZ per gesetzt wurde, befindet sich der Dienstnehmer im Jahr 2018 erst im zweiten Dienstjahr und erhält noch keinen erhöhten EFZ-Anspruch Oktober 2014 Seite 221/245

222 Beispiel Angestellter wird zum Arbeiter Wenn ein Angestellter zum Arbeiter wird, brauchen Sie keine zusätzlichen Eingaben tätigen. Hier reicht der echte Eintritt. Eintritt: Wechsel DN-Art am: Krankheit: Krankheit: (erhöhter EFZ-Anspruch) Bei der Umstellung vom Angestellten zum Arbeiter beginnt der Entgeltfortzahlungsanspruch mit dem Zeitpunkt des Übertritts in das Arbeiterdienstverhältnis. Da die Zeit als Angestellter zur Dienstzeit im Arbeiterdienstverhältnis gerechnet wird, erfassen Sie für die Ermittlung der Dienstzeit nur den echten Eintritt. Krankheiten können Sie über einen Dienstnehmerartenwechsel hinweg erfassen. Ansicht der Krankheit vom bis zum Seite 222/ Oktober 2014

223 Ansicht der Krankheit vom bis zum (erhöhter EFZ-Anspruch) Die Dienstzeit des Angestelltenverhältnisses muss bei einem Wechsel vom Angestellten zum Arbeiter angerechnet werden. Im Jahr 2016 (bis zum vollendeten 5. Dienstjahr) hat der Dienstnehmer noch 6 Wochen Grundanspruch, im Jahr 2017 (ab Beginn des 6. Dienstjahres) bereits 8 Wochen. Dieser Wechsel (im Fall vom Angestellten zum Arbeiter ) wird von der LHR Personalverrechnung schon jetzt richtig umgesetzt Oktober 2014 Seite 223/245

224 Beispiel AN AR AN inklusive Vordienstzeiten Dieses Beispiel zeigt, welche Daten Sie in der LHR-Personalverrechnung in Zukunft erfassen, wenn ein Angestellter zum Arbeiter und wieder zum Angestellten wird und diesem noch zusätzlich Vordienstzeiten angerechnet werden. Eintritt: (Angestellter) Wechsel DN-Art am: (wird Arbeiter) Wechsel DN-Art am: (wird Angestellter) Krankheit: (Angestellter) Krankheit: (Arbeiter) Krankheit: (Angestellter) Vordienstzeiten: Bei der Umstellung vom Angestellten zum Arbeiter ( ) beginnt der Entgeltfortzahlungsanspruch mit dem Zeitpunkt des Übertritts in das Arbeiterdienstverhältnis. Bei der Umstellung vom Arbeiter zum Angestellten ( ) beginnt der Entgeltfortzahlungsanspruch mit dem Zeitpunkt des Übertritts in das Angestelltendienstverhältnis. Da die Zeit als Arbeiter UND Angestellter nicht zur Dienstzeit im Angestelltenverhältnis gerechnet wird, erfassen Sie für die Ermittlung der Dienstzeit den fiktiven Eintritt für Entgeltfortzahlung. Gelten auch die Vordienstzeiten ( bis ) nur für das erste Angestelltendienstverhältnis, füllen Sie in der Zeile mit diesen Vordienstzeiten die Spalte gehört zu mit dem Datum Wird dieses Datum nicht gesetzt, gelten die Vordienstzeiten vom bis auch für das zweite Angestelltendienstverhältnis. Ansicht der Krankheit vom bis zum (Angestellter) Seite 224/ Oktober 2014

225 Ansicht der Krankheit vom bis zum (Arbeiter) Hier wird im Arbeiterdienstverhältnis die Zeit als Angestellter und die erfasste Vordienstzeit als Dienstzeit angerechnet Oktober 2014 Seite 225/245

226 Ansicht der Krankheit vom bis zum (Angestellter) In diesem Beispiel werden für das zweite Angestelltendienstverhältnis nur die Zeit ab dem und die Vordienstzeit ( bis ) als Dienstzeit angerechnet. Wenn die Vordienstzeit nur für das erste Angestelltendienstverhältnis und das Arbeiterdienstverhältnis gelten soll, erfassen Sie in der Spalte gehört zu das Datum des echten Eintritts Sollen im zweiten Angestelltendienstverhältnis alle Vordienstzeiten (Vordienstzeit, erstes Angestelltenverhältnis, Arbeiterdienstverhältnis) angerechnet werden, erfassen Sie für den Vordienstzeiten- Zeitraum vom bis kein gehört zu -Datum. Weiters erfassen Sie einen Vordienstzeitraum vom bis und ordnen Sie diesen dem fiktiven Eintritt vom zu. Sollen im zweiten Angestelltendienstverhältnis nur die Angestellten-Vordienstzeiten angerechnet werden, erfassen Sie dies in den Eintrittsdaten wie folgt: Zeitraum vom bis kein gehört zu -Datum zu erfassen Vordienstzeiten vom bis erfassen und dem zuordnen Seite 226/ Oktober 2014

227 Beispiel AR AN AR inklusive Vordienstzeiten Dieses Beispiel zeigt, welche Daten Sie in der LHR-Personalverrechnung in Zukunft erfassen, wenn ein Arbeiter zum Angestellten und wieder zum Arbeiter wird und diesem noch zusätzlich Vordienstzeiten angerechnet werden. (Umgekehrter Fall wie vorher) Eintritt: (Arbeiter) Wechsel DN-Art am: (wird Angestellter) Wechsel DN-Art am: (wird Arbeiter) Krankheit: (Arbeiter) Krankheit: (Angestellter) Krankheit: (Arbeiter) Vordienstzeiten: Bei der Umstellung vom Arbeiter zum Angestellten ( ) beginnt der Entgeltfortzahlungsanspruch mit dem Zeitpunkt des Übertritts in das Angestelltendienstverhältnis. Da die Zeit als Arbeiter (inkl. Vordienstzeiten) nicht zur Dienstzeit im Angestelltenverhältnis gerechnet wird, erfassen Sie für die Ermittlung der Dienstzeit den fiktiven Eintritt für Entgeltfortzahlung. Die Vordienstzeiten ( bis ) verbinden Sie mit dem echten Eintritt (Spalte gehört zu ), damit diese nicht für das Angestelltendienstverhältnis gelten. Bei der Umstellung vom Angestellten zum Arbeiter ( ) beginnt der Entgeltfortzahlungsanspruch mit dem Zeitpunkt des Übertritts in das Arbeiterdienstverhältnis. Da die Zeit als Angestellter UND Arbeiter inklusive Vordienstzeiten zur Dienstzeit im zweiten Arbeiterdienstverhältnis gerechnet wird, erfassen Sie für die Ermittlung der Dienstzeit die Zeit vor dem fiktiven Eintritt als Vordienstzeit und verbinden diese mit dem fiktiven Eintritt Oktober 2014 Seite 227/245

228 (Wird eine Vordienstzeit doppelt erfasst, ist diese verschoben einzugeben. Die Vordienstzeit vom kann nicht doppelt erfasst werden. Daher muss diese bei der zweiten Erfassung um ein Jahr verschoben werden.) Ansicht der Krankheit vom bis zum (Arbeiter) Ansicht der Krankheit vom bis zum (Angestellter) Da die Vordienstzeiten dem ersten Arbeiterdienstverhältnis zugeordnet wurden, werden diese beim Angestelltendienstverhältnis nicht angezeigt und nicht berücksichtigt. Da der fiktive Eintritt für Entgeltfortzahlung gesetzt wurde, befindet sich der Dienstnehmer im ersten Jahr des EFZ-Anspruchs für Angestellte. Seite 228/ Oktober 2014

229 Ansicht der Krankheit vom bis zum (Arbeiter) Vordienstzeiten 50 Da im zweiten Arbeiterdienstverhältnis alle Vordienstzeiten (Vordienstzeiten, erstes Arbeiterdienstverhältnis, Angestelltendienstverhältnis) angerechnet werden, beträgt die Dienstzeit 18 Jahre. Im neuen Register Vordienstzeiten wird die Zeit vom bis und die Zeit vom bis angezeigt, da diese dem fiktiven Eintritt am zugewiesen wurden Oktober 2014 Seite 229/245

230 EFZ-Anspruch Karenzzeiten richtig berücksichtigen Die Höhe des Entgeltfortzahlungsanspruchs bei einem Unfall bzw. im Krankheitsfall hängt bei Arbeitern von der Anzahl der Arbeitsjahre und bei Angestellten von der Anzahl der Dienstjahre ab. Bei der Ermittlung der Arbeits-/Dienstjahre sollen Karenzzeiten DER ERSTEN KARENZ in Zukunft nur mehr mit maximal 10 Monaten angerechnet werden. Nachfolgende Karenzen sollen nicht mehr angerechnet werden. Bildungskarenzen sollen in Zukunft nicht mehr auf die Arbeits-/Dienstjahre angerechnet werden. Bezüglich der Anzahl der anrechenbaren Monate gibt es abweichende Regelungen in unterschiedlichen Kollektivverträgen. Bei Vertragsbediensteten wird jede Karenzzeit (auch eine zweite oder dritte Karenz sowie jede Bildungskarenz) weiterhin voll angerechnet. Eine Übersteuerungsmöglichkeit je Dienstnehmer wird später implementiert. Umsetzung in LHR Personalverrechnung Diese Erweiterung erhalten Sie mit den Updates ab Kollektivvertrag Beim Kollektivvertrag wird es ein neues Feld EFZ-Anrechnung Karenz geben, in dem Sie festlegen, wie viele Monate bei der EFZ-Berechnung für die ERSTE Eltern-Karenz maximal angerechnet werden. Die Zeit der Karenz wird aber nur dann von den Arbeits- bzw. Dienstjahren abgezogen, wenn diese nach dem Gültigkeitsmonat beginnt. Beginnt nach dem Gültigkeitsmonat, bei dem eine EFZ-Anrechnung für Karenz hinterlegt ist, eine Bildungskarenz, wird diese nicht auf die Arbeits- bzw. Dienstjahre angerechnet. Seite 230/ Oktober 2014

231 Wird im Kollektivvertrag nichts festgelegt, gilt folgende Regelung: Es werden maximal 10 Monate für die erste Eltern-Karenz angerechnet, wenn diese ab dem beginnt. Beginnt eine zweite Karenz ab dem wird diese nicht auf die Arbeitsbzw. Dienstjahre angerechnet. Bildungskarenzen, die nach dem begonnen werden, werden nicht auf die Arbeits- bzw. Dienstjahre angerechnet, wenn im Kollektivvertrag nichts festgelegt wird. Wie viele Monate für Karenzen maximal angerechnet werden, wird durch den Kollektivvertrag bestimmt, der zum Beginn-Zeitpunkt der Karenz im variablen Dienstnehmerstamm festgelegt ist. Wenn einem Vertragsbediensteten ein Kollektivvertrag mit maximaler EFZ-Anrechnung für Karenzzeiten zugeordnet wurde, wird das neue Feld bei diesem ignoriert. Bei Vertragsbediensteten wird weiterhin jede Karenz in voller Länge angerechnet. (Auch eine Bildungskarenz) Ermittlung der ersten Karenz Als erste Karenz wird immer die zeitlich erste Karenz angesehen, die bei einem Dienstnehmer in den Eintrittsdaten hinterlegt ist. Als erste Karenz gilt die erste Karenz und die darauffolgenden (man kann z.b. eine Karenz mit zwei darauffolgenden Unterbrechungsgründen eingeben). Anmerkung Konzernübertritt: Im Fall eines Konzernübertritts wird beim Zieldienstnehmer als Kommentar beim Eintritt der Ursprungsdienstnehmer hinterlegt Oktober 2014 Seite 231/245

232 Karenzzeiten vor dem Übertritt werden vom Quelldienstnehmer in den Zieldienstnehmer kopiert. Jedoch steht für die Zeit der Karenz vor dem Übertritt im Zieldienstnehmer kein variabler Dienstnehmerstamm zur Verfügung. Es wird daher im Quelldienstnehmer kontrolliert, wie viele Monate für die erste Karenz angerechnet werden dürfen. Der Quelldienstnehmer darf daher NICHT UMNUMMERIERT werden und der KOMMENTAR BEIM EINTRITT beim Zieldienstnehmer darf NICHT GELÖSCHT oder geändert werden! Im Fall eines echten Wiedereintritts gilt als erste Karenz die, die zeitlich nach dem Wiedereintritt bzw. dem fiktiven Eintrittsgrund für EFZ liegt. Ermittlung der Bildungskarenz Welche Unterbrechungsgründe als Bildungskarenz gelten, legen Sie über die Maske Auswertungen/Monatlich/Zahlungsverkehr/Datenaustausch ELDA fest. Alle jene Unterbrechungsgründe mit dem ELDA-Fremdschlüssel 23 und 32 werden als Bildungskarenz behandelt. Seite 232/ Oktober 2014

233 NEUES MODUL LHR ZEIT Wir freuen uns, Ihnen mit der neuen LHR Zeit eine Zeiterfassungslösung präsentieren zu können, die durch Leistungsfähigkeit, einfache Bedienung, moderne Architektur und ideale Integration in den bestehenden LHR Lohn besticht. Warum LHR Zeit Nach jahrelanger positiver Zusammenarbeit mit der Consens Zeiterfassung GmbH wurde im vergangenen Jahr beschlossen, in enger Zusammenarbeit eine neue Zeitmanagement-Lösung zu entwickeln. Hauptziele für dieses neue Produkt waren: Einheitliche Infrastruktur: Getrennte Personalverrechnungs- und Zeitmanagementlösungen verursachen in der Regel höhere Aufwände in Beschaffung und Betrieb (Investitionskosten, Wartung, Infrastruktur, Administrationsaufwand). Dies soll durch eine völlig in die Personalwirtschaft integrierte Zeitmanagement-Lösung vermieden werden. Volle Lohn-Integration: Die Kopplung getrennter Lösungen über Schnittstellen kann sehr aufwändig sein. Häufig gibt es Limitierungen beim Umfang, der Richtung oder dem Zeitpunkt des Datenabgleichs. Nur durch enge Verzahnung beider Lösungen bereits im Entwicklungsstadium (nicht erst später durch Programmierung mehr oder weniger effektiver Schnittstellen) kann wirklich ein Zusatznutzen entstehen. Eliminierung doppelter Datenpflege und Administration: Zahlreiche Daten werden sowohl in einer Personalverrechnungssoftware, als auch in einer Zeiterfassungslösung benötigt. Angefangen von Mitarbeiterstammdaten, Feiertagen über Abwesenheiten und Lohnarten, bis hin zu Benutzerdaten und Berechtigungen, gehört eine doppelte Datenpflege mit LHR Lohn und LHR Zeit künftig der Vergangenheit an. Laufende Synchronisierung von Bewegungsdaten: Bewegungsdaten, die in beiden Bereichen relevant sind, werden laufend synchronisiert, nicht erst zu einem bestimmten Zeitpunkt bzw. durch den Benutzer angestoßen. Dies betrifft sowohl die Richtung von der Personalverrechnung in die Zeiterfassung (zb Abwesenheiten, Urlaube) als auch von der Zeiterfassung in die Personalverrechnung (zb Lohnarten). SelfService-Integration: Zahlreiche wichtige und hilfreiche Funktionen der LHR Zeit sollten auch im SelfService-Modul der Lohn & HR GmbH aufgenommen werden. Erweiterung des Mitarbeiter SelfService um ein Vorgesetzten SelfService, sodass die Vorgesetzten auch ihre Kontroll- und Freigabeaufgaben wahrnehmen können. Automatische Berücksichtigung in der Abrechnung: Die Abrechnung greift automatisch auf die lt. Zeiterfassung auszuzahlenden Stunden zurück, egal ob diese beantragt und freigegeben, vom Zeitverantwortlichen für die Auszahlung vorgemerkt oder aufgrund hinterlegter Automatismen zur Auszahlung gelangt sind. Auswertungsmöglichkeiten: Durch die Aufnahme der Zeiterfassung in das Analysemodul sind die angefallenen Daten jederzeit in gewohnter Art und Weise auswertbar. Stabilität, Leistungsfähigkeit und Performance: Die Lohn & HR GmbH greift bei der LHR Zeit auf die seit mehr als 15 Jahren bei hunderten Kunden eingesetzten Berechnungs- und Bewertungsmechanismen der Firma Consens zurück. Durch enge Zusammenarbeit beider Unternehmen, konnte dieser Bereich ideal in die neue Software aufgenommen werden Oktober 2014 Seite 233/245

234 1. Allgemeines Mit dem Modul LHR Zeit haben Sie folgende Möglichkeiten: automatische Erfassung von Beginn- und Ende-Arbeitszeit von Ihren Mitarbeitern Berechnung von Sollzeit, Istzeit, Überstunden, Zulagen etc. Aufzeichnungen von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheiten diverse Zeit-Auswertungen und Buchungsprotokolle für jeden Mitarbeiter direkte Übertragung der Salden an LHR Lohn zur Auszahlung Seite 234/ Oktober 2014

235 2. Zeitmodelle/Bewertung Die vielfältigen Anforderungen aus den relevanten Vorgaben (Arbeitszeitgesetz, Kollektivverträge, Betriebs- und Individualvereinbarungen) können durch flexible Zeitmodelldefinitionen optimal abgedeckt werden. Aufgrund dieser Einstellungen führt das System die Berechnung von Sollzeit, Istzeit, Saldo- und Überstunden sowie Zulagen voll automatisch und in Echtzeit durch. Definition beliebiger Zeitmodelle mit Fixzeit, Gleitzeit und Schichtarbeit Vollzeit-, Teilzeit-, Allin- und Pauschalmodelle Automatisch geführte Dienstnehmer-Zeitkonten Für unterschiedlichste Unternehmensgrößen und Branchen/Kollektivverträge einsetzbar Oktober 2014 Seite 235/245

236 3. Zeiterfassung Die Möglichkeiten zur Erfassung von Arbeitszeiten sind vielfältig. Egal ob Terminalbuchung, App, SelfService oder für Zeitmodul für Poweruser bzw. dem Zeitadministrator: Buchungen und Abwesenheiten werden sofort verarbeitet und mit den hinterlegten Berechnungskriterien bewertet. Buchungen und Abwesenheitserfassung am Terminal Direktbuchung und Nacherfassung/Änderung mit oder ohne Antrag im Selfservice Antrags- und Genehmigungsmöglichkeit von Korrekturen am PC, Smartphone oder Tablet Nacherfassungs- und Korrekturmöglichkeit für Poweruser im Zeitmodul Fehlbuchungen und erforderliche Korrekturen sind jederzeit transparent für Zeitverantwortlichen, Vorgesetzten und Mitarbeiter Seite 236/ Oktober 2014

237 4. Abwesenheiten Leistungsfähige Verwaltung von vergangener und zukünftiger Abwesenheiten. Mehrtägige, tageweise und untertägige Abwesenheiten Anspruchsermittlung Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten mit automatischer Berücksichtigung in der Lohn- und Gehaltsverrechnung Urlaubsverwaltung mit Aliquotierung der Ansprüche Verwaltung Oktober 2014 Seite 237/245

238 5. Mitarbeiter SelfService Bereich im SelfService Modul Mitarbeiter sind stets über ihre Arbeitszeitaufzeichnungen im Bilde. Auch ohne Terminals können über eine Webapplikation Direktbuchungen erfolgen oder Anträge für Buchungen, Korrekturen und Abwesenheiten erstellt werden. Direktbuchung ohne Antrag Buchungskorrektur (Nacherfassen, Ändern, Löschen) mit oder ohne Antrag je nach Berechtigung Beantragung von Abwesenheiten (zb Urlaub) Beantragung von Lohnauszahlungen Seite 238/ Oktober 2014

239 6. Vorgesetzten SelfService Bereich im SelfService Modul Durch den Bereich Vorgesetzten SelfService im SelfService Modul behalten die Vorgesetzten immer den Überblick über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. So können sie schnell und unkompliziert Buchungs-, Korrektur- und Abwesenheitsanträge prüfen und freigeben. Die Personalabteilung wird entlastet und die Vorgesetzten können auf einfache Art und Weise der Verpflichtung zu einer gesetzeskonformen Zeiterfassung in ihrem Wirkungsbereich nachkommen. Durch die plattformunabhängig einsetzbare SelfService-Oberfläche können die Zeiten auch unterwegs und von verschiedenen Endgeräten aus kontrolliert und freigegeben werden. Überblick über die Zeiterfassung der zugeordneten Mitarbeiter Genehmigung von Buchungs- und Korrekturanträgen Genehmigung von Abwesenheiten (Urlaub, Zeitausgleich, etc.) Genehmigung von Anträgen für Lohnauszahlung Flexibler, mehrstufiger Genehmigungsworkflow (keine Tunnelprozesse) Direkte Änderungsmöglichkeit (berechtigungsgesteuert) Übersicht über Mitarbeiter mit Fehlbuchungen Kontrolle/Freigabe von Zeiterfassungsperioden Oktober 2014 Seite 239/245

240 7. Lohn-Integration LHR Zeit besticht durch die vollständige Integration im LHR Lohn. Von der Benutzer- und Berechtigungsverwaltung bis zu den Stammdaten, alles greift auf eine einheitliche Datenbasis zu. Zeitraubende und fehleranfällige Doppelerfassung von Stamm- und Bewegungsdaten gehört der Vergangenheit an. Abwesenheiten in Zeit und Personalverrechnung sind synchron, ohne Doppelerfassung Berücksichtigung von Krankenständen und Urlaub aus der Zeit in der Personalverrechnung Anträge für Lohnauszahlung Vordefinierte Lohnauszahlung (ohne Antrag) Abrechnungsfreigabe durch den Zeitverantwortlichen, automatische Generierung von Lohnarten Seite 240/ Oktober 2014

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