Der Weg zur erfolgreichen Arbeit virtueller Teams

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1 Der Weg zur erfolgreichen Arbeit virtueller Teams Dipl. Inform. univ. Erika Grau GrauConsult GmbH

2 Inhalt 1. Einführung 2. Beispiele virtueller Teamarbeit 2.1 Virtual University im PMW (Projektmanagement Weiterbildungsstudiengang) 2.2 Workflow eines CMS (Content Management System) 3. Zusammenfassung 2

3 1. Einführung Virtuelles Team Eine Organisationsform, deren Mitglieder i.d.r. zeitlich befristet, gelegentlich dauerhaft zur Bewältigung einer herausfordernden Aufgabe an verschiedenen Orten zu verschiedenen Zeiten zusammenarbeiten Kommunikation oft über elektronische Kommunikationsformen 3

4 1. Einführung Multimediale Telekooperationsplattform für virtuelle Projektteams, M.Soy 4

5 1. Einführung Herausforderungen an virtuelle Teams begrenzter direkter persönlicher Kontakt Herausbildung des Vertrauens (Trustmanagement) kulturelle Unterschiede Unterstützung der Kommunikation durch verschiedene technische Hilfsmittel Kommunikation oft über Zeitgrenzen hinweg 5

6 Inhalt 1. Einführung 2. Beispiele virtueller Teamarbeit 2.1 Virtual University im PMW (Projektmanagement Weiterbildungsstudiengang) 2.2 Workflow eines CMS (Content Management Systems) 3. Zusammenfassung 6

7 2.1 Virtual University bei PMW (Projektmanagement Weiterbildungsstudiengang) Zusammenarbeit von Studierenden und Dozenten außerhalb der Präsenzzeiten Teilnehmer aus In- und Ausland Forum, Chat, Dokumentenaustausch, Terminverwaltung, Kurse keine spezielle Software bzw. Hardware notwendig stabiles System 7

8 Blended Learning bei PMW Selbstlernen E-Lernen VU Präsenzlernen Informations- Komponente Schwarzes Brett Hochschule Studierende Prüfungs-/ Studienordnung, Zeitpläne, Bilder Noten Kommunikations- Komponente Hochschule Studierende Studierende Studierende Chat, Diskussionsforum, Kurse, Paßwort 8

9 2.1 Virtual University bei PMW im 1.Semester verbesserungsfähige Nutzung Untersuchung der Beiträge und Evaluationen (Diplomarbeiten von Bauer, Zoppke) Ergebnis: im Chat: (zu) wenig Teilnehmer (zu) wenig Wortmeldungen (zu) geringer Anteil fachlicher Beiträge (zu) hoher Anteil organisatorischer Beiträge (zu?) hoher Anteil sozialer Beiträge im Diskussionsforum (zu) wenig Beiträge (teilweise) unzufriedene Studierende und Dozenten 9

10 Chatverhalten Themenverteilung PMW (Anzahl Wortmeldungen in %) Team 01 Team 02 Professoren 31% 36% 27% 57% 33% 16% Studierende 42% 25% 33% 44% 13% 43% sozial organisatorisch fachspezifisch 10

11 2.1 Virtual University bei PMW Beispielhaft Gründe für die Unzufriedenheit: teilweise organisatorische Unklarheiten fehlende Kenntnisse über das System Informationen zu Terminen an unterschiedlichen Stellen abgelegt zu wenig fachliche Diskussionen keine aktive Kommunikation von veränderten Inhalten fehlende Richtlinien z.b. für den Chat 11

12 2.1 Virtual University bei PMW einige Beispiele für Verbesserungen: ausführliche Einweisung in das System für Erstsemester nach 2-wöchiger Eingewöhnung Chat mit dem Administrator Hotline während des ganzen Semesters zur Klärung von technischen bzw. organisatorischen Problemen moderierter Chat mit Themenvorgabe (eventuell am Anfang des Semesters Ablaufplan) Nutzung des Forums für wiederkehrende Fragen 12

13 2.2 Workflow eines CMS CMS (Content Management System) Text- und Multimedia-Dokumente in digitalisierter Form medienneutrale Datenhaltung (z.b. pdf oder html-dokument) Formate zur Laufzeit z.b. aus einer Datenbank generiert Unterstützung des Lebenszyklus der Dokumente (erzeugen, überarbeiten, veröffentlichen, übersetzen, archivieren, löschen) 13

14 2.2 Workflow eines CMS Workflow Unterstützungssystem für die Abwicklung von arbeitsteiligen Geschäftsprozessen oder Vorgängen - Aufgaben Teammitglieder eventuell geographisch und zeitlich von einander getrennt teilweise sequentiell oder parallel Ad-hoc-Workflow strukturierter Workflow gemeinschaftlich nutzbare Systemumgebung 14

15 2.2 Workflow eines CMS Anforderungen bei PMW Erstellung von Dokumenten (z.b. Termine, News, Bilder, ) durch Sachbearbeiter nur Verantwortlicher darf auf der Homepage veröffentlichen (Internet oder Intranet) Verbesserung der Richtigkeit der Daten (4-Augen-Prinzip) bessere Wirtschaftlichkeit (Zeitersparnis bei Verantwortlichen) 15

16 2.2 Workflow eines CMS Rollen (anfängliche Systemkonfiguration) Redakteur News erstellen News bearbeiten eigene News löschen Chefredakteur News erstellen News bearbeiten eigene News löschen News ins Intranet stellen Webmaster s.chefredakteur administrative Aufgaben News ins Internet stellen 16

17 vereinfachter Ausschnitt des Workflows für die Erstellung von News ungewohnt: 1. strikt vorgegebene Arbeitsteilung 2. Rollenbezeichnungen R1 CR1 R2 CR2 Intranet WM Internet 17

18 2.2 Workflow eines CMS - korrigierte Rollen Redakteur News erstellen News bearbeiten eigene News löschen Chefredakteur News erstellen News bearbeiten eigene News löschen News ins Intranet stellen News ins Internet stellen Webmaster administrative Aufgaben s. Chefredakteur 18

19 korrigierter Workflow für die Erstellung von News genaue Abgrenzung der Aufgaben R1 R2 CR1 CR2 Intranet WM Internet 19

20 2.2 Workflow eines CMS Lessons learned 1. Anfangen: Pilotphase 2. großes Optimieren nach sehr genauer Analyse interner Prozesse 3. Kontinuierliche Evaluation und Anpassung in kleinen Schritten 20

21 3. Zusammenfassung Virtuelle Teams sind durch Globalisierung nicht mehr wegzudenken. Fehler sind zu kostspielig, um durch trial and error zu lernen. Arbeit in virtuellen Teams muss gelernt und gelehrt werden. 21

22 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 22

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