Jahresabschluss 2012 im Abrechnungssystem der retailex GmbH

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1 Jahresabschluss 2012 im Abrechnungssystem der retailex GmbH I Warenwirtschaft Während des gesamten Geschäftsjahres ist eine kontinuierliche Kontrolle und Bearbeitung offener Wareneingänge, unbearbeiteter Rechnungen und offenen Gutschriftsanforderungen im System erforderlich. Hierzu können die relevanten Vorgänge durch die Filterfunktionen in den Programmen 03,01 Wareneingangsbearbeitung und 04,01 Rechnungsbearbeitung sichtbar gemacht werden und bearbeitet werden. Derartige Vorgänge können natürlich auch durch die entsprechenden Auswertungen in den Menupunkten Wareneingang und Rechnungsbearbeitung ausgefiltert und gedruckt werden. Insbesondere zum Jahresabschluss ist eine zeitnahe Bearbeitung solcher offener Vorgänge zwingend erforderlich um einen schnellen und sauberen Jahresabschluss zu ermöglichen. Da die Zuordnung der relevanten Buchungsperiode bei Wareneingängen und den dazugehörigen Rechnungen alleine nach dem im Wareneingang erfassten Wareneingangsdatum / Anlieferungsdatum erfolgt ist hier auf eine exakte WE-Erfassung zu achten. Das Geschäftsjahr kann warenwirtschaftlich und somit auch finanzbuchhalterisch erst dann abgeschlossen werden, wenn keinerlei offene Positionen des alten Geschäftsjahres mehr im WWS-System vorhanden sind. Folglich sind irrtümlich oder doppelt erfasste, oder Ohne- Bestands- Positionen zu stornieren, VK-Korrekturen und Kostenrechnungen abzugleichen, offene Gutschriftsanforderungen zu einem von Ihnen festzusetzenden Termin als Gutschriften zu Lasten des Kreditors einzubuchen und fehlende Rechnungen anzufordern um diese mit den zugehörigen offenen Wareneingängen zu verbuchen. Zur Aktivierung eines neuen Geschäftsjahres in der Warenwirtschaft ist die Neuanlage eines solchen zwingend erforderlich. Rufen Sie dazu in der WWS unter den Stammdaten 01 das Programm Firmenkalender 14 auf und legen Sie nach Betätigung der Taste F6 für jede Filiale das nächste Geschäftsjahr an. Standardmäßig wird ein neues Geschäftsjahr mit einem Kalendertagesvergleich angelegt. Da in der Regel jedoch ein Wochentags-Vergleich und Periodenvergleich gewünscht wird, stellen Sie bitte die einzelnen Monate um, indem Sie das Kalenderjahr der einzelnen Filialen mit 2 Ändern markieren und dann die einzelnen Monate durch die Eingabe der entsprechenden Monatsnummer aufrufen. Mit der Taste F15 können Sie den Tagesvergleich für den aufgerufenen Monat automatisch auf Wochentagesvergleich oder Kalendervergleich umstellen. Periodeneinstellungen müssen manuell vorgenommen werden. Seite 1 von 8

2 nventur I Alle artikelgenau geführten Bereiche müssen anlässlich der Jahresinventur per MDE aufgenommen werden, damit die Artikel-Bestände nicht durch die Inventurverbuchung auf Null gestellt werden. Die Inventurablaufbeschreibung und MDE-Beschreibung können, soweit diese nicht bereits im Unternehmen vorliegen, über die Hotline angefordert werden. Sollten Sie in diesem Jahresabschluss eine individuelle Inventurbetreuung wünschen, so ist dies früh/-rechtzeitig mit dem entsprechenden Berater abzustimmen. Desgleichen gilt für die Reservierung von MDE-Geräten, die nur in begrenzter Zahl als Leihgeräte von uns zur Verfügung stehen Wertwarengruppen-Bestandsführung Sollten Sie die Wareninventur komplett außerhalb des WWS durchführen und die Endwerte ermitteln, sind die aufgenommenen VK-Werte mit der Spanne/Warengruppe aus der KER / Warenstatistik abzuschlagen um Ihre EK-Inventur zu erhalten. Auch die Buchbestände sind dort nach Abschluss aller Eingangs- und Abgrenzungsbuchungen zu entnehmen, um eine manuelle Differenzdarstellung zu berechnen. Die Differenzen pro Fil / EAN/Art-Nr. sind unter Programmpunkt 05 = Bestands-und Preisänderungen 18 = Differenzerfassung Inventur einzugeben. Hier sind entweder der VK- --oder-- der EK- und VK- Wert anzugeben. Wird lediglich der VK-Wert angegeben, ermittelt das System den entsprechend fehlenden EK-Wert anhand der im System errechneten Spanne. Seite 2 von 8

3 Finanzbuchhaltung I Die Abgrenzung der Rechnungsverbuchung erfolgt im System, wie bereits beschrieben nach dem Datum des Wareneinganges in der Warenwirtschaft. Ist es aber notwendig, den Wareneingang über das Geschäftsjahresende zu splitten, erfolgt die Verbuchung der Rechnung immer in der Jahresperiode des Rechnungsdatums. Der Wareneingang, der lt. WE- Datum nicht dieser Periode zuzurechnen ist, wird vom System automatisch über Abgrenzungskonten ( / ) dem WE-Jahr zugeordnet Voraussetzung zur Bebuchung eines neuen Geschäftsjahres in der Finanzbuchhaltung, ist die Einrichtung eines solchen unter Programmpunkt 28,12. Nach Eingabe des gewünschten neuen Geschäftsjahres wird dieses entweder angezeigt (wenn bereits angelegt) oder angelegt. Geben Sie zur Anlage das Jahr nochmals ein, tragen Sie die Anzahl der Buchungsperioden mit 12 ein und geben Sie die EB-Konten in der Reihenfolge wie 2011 (i.d.r , und ) ein. Auf der zweiten Seite werden Ihnen dann die Buchungsperioden angezeigt. Wenn Sie einzelne künftige Perioden schließen wollen (verhindern, das darauf bereits gebucht wird), ersetzen Sie in der 1. Kontierungsspalte freigegeben SFB das J durch ein N. Beachten Sie aber, das die so geschlossenen Perioden auf dem gleichen Wege für die Bebuchung rechtzeitig wieder freigegeben werden müssen, bevor die erste Periodenbuchung auf diesen Zeitraum erfolgen kann. Spätestens zu Beginn des ersten Buchungsmonats eines neuen Geschäftsjahres sollten Sie die vorhandenen Dauerbuchungen auf deren Gültigkeit für das neue Geschäftsjahr prüfen. Sowohl die Beträge als auch die Steuerschlüssel sollten bei dieser Gelegenheit nochmals auf Korrektheit geprüft werden. Rufen Sie hierzu die Dauerbuchungen im Programm 01 Buchen mit der F9-Taste auf. Mit F4 bekommen Sie dann alle vorhandenen Dauerbuchungen angezeigt, die dann einzeln aufgerufen, geprüft und ggf. geändert werden können. Dauerbuchungen mit differierenden Monatsbeträgen sind hier in gleicher Weise für die kommenden Perioden zu überprüfen / zu ändern. Wie bei der Beschreibung zur Anlage eines neuen Geschäftsjahres dargestellt, sollten Sie die Möglichkeit zum Sperrung einzelner Abschlussperioden (13-15) unbedingt nutzen um irrtümliche Buchungen in dem abzuschließenden Geschäftsjahr zu verhindern Mit dem Monatsabschluss Dezember, wird dieser Monat nicht nur für die weitere Bebuchung gesperrt, sondern auch buchungstechnisch abgeschlossen. Nachtragsbuchungen werden dann in der Periode 13 dargestellt. Wurden die Nachtragsbuchungen (Jahresabgrenzungen...) abschließend durchgeführt, ist auch diese Periode abzuschließen. Dabei sollten Sie entscheiden, ob eine Korrektur der Umsatzsteueranmeldung für Dezember zu erfolgen hat, oder ob eine solche Korrektur Bestandteil der Jahreserklärung bei der Bilanzerstellung werden soll. Seite 3 von 8

4 Eine Korrektur der Dezemberanmeldung (Perioden 12-15) mit Korrekturkennung ist i.d.r. angebracht und jederzeit mit der Ihnen bekannten Vorgehensweise möglich. Wurden von Ihnen die Perioden 14 und 15 zur Erfassung gesperrt, fließen hier lediglich noch nachträglich Umbuchungen zur Bilanzerstellung und entsprechenden Korrekturbuchungen ein, die Sie nach entfernen der Sperre bewusst in diese Perioden steuern. Anschließend sind auch diese Perioden separat abzuschließen. U.U. ist auch hierbei eine neue Umsatzsteueranmeldung für erforderlich. Zum Abschluss der Periode 12. stimmen Sie sich bitte mit der Personalabrechnung ab, da bei Durchführung eines 13. Laufes in der Gehaltsabrechnung die Personalkostenbuchungen erst nach dem Abschluss der Gehaltsabrechnung in die Finanzbuchhaltung einfließen. Der 13.Lauf der Gehaltsabrechnung ist im kommenden Jahr spätestens bis zum durchzuführen. Erst anschließend kann in der Finanzbuchhaltung der Monatsabschluss Dez. erfolgen. Für den Jahresabschluss wird regelmäßig eine Umsatzsteuerverprobung durchgeführt. Hierzu können Sie sich unter 07,25,02 eine Umsatzsteuervoranmeldung mit Kontennachweis für das gesamte Geschäftsjahr ausdrucken. Geben Sie dazu in der Auswahl von Periode 01.JJ bis XX.JJ ein und stellen Sie das Kennzeichen für elektronische Steueranmeldung auf N. Sie müssen allerdings beim Aufruf der nächsten regelmäßigen USTVA die Periode aktualisieren und das N wieder durch ein J ersetzen, soweit Sie die elektronische Datenübermittlung (Elster-Connect) im System nutzen. Firmen, die im Geschäftsjahr 2012 erstmalig im System abgerechnet wurden, können die im Kontennachweis aufgeführten Konten lediglich monatsweise abgleichen, da in den aufgelaufenen Werten die Vorträge aus der Altbuchhaltung i.d.r. nicht pro Steuersatz, sondern nur salden- und kontengerecht ohne Steuerschlüsselverarbeitung vorgetragen wurde. Ein entsprechender Hinweis in dem Protokoll wird angedruckt (i.d.r. Kto und ) Der Nachweis der Steuer bis zum Anschlusstermin erfolgt dann nach den Unterlagen des Vorsystems. Nach Abschluss und Erfassung sämtlicher Jahresabschlussbuchungen des Geschäftsjahres, sollten Sie die Steuerkonten zusammenfassen (umbuchen). Buchen Sie zu diesem Zweck die Salden aller Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten auf das Konto Umsatzsteuer Vorjahr ( ). Der Saldo muss dem Saldo Ihrer Jahres- Umsatzsteuererklärung entsprechen, sofern Sie alle das alte Geschäftsjahr betreffenden Zahlungen / Zahlungsvorgänge auf diesem Konto im neuen Geschäftsjahr verbucht haben. Seite 4 von 8

5 Diese Buchungen ergeben sich i.d.r. aus den Umbuchungsliste zur Erstellung der Bilanz. Erst nach Erfassung aller bestandsverändernden Maßnahmen in der Warenwirtschaft kann für die Abschlussperiode 13 oder auch 14 eine nochmalige Wareneinsatzkorrektur (nach Periode 12) in der Finanzbuchhaltung durchgeführt werden. Anschließens sollte sich buchhalterisch keine Änderung im Wareneinsinsatz mehr ergeben. Mit dem Programm 25, 18 können Sie die EB-Buchungen in das neue Geschäftsjahr vortragen. Da das Kassenbuch diese Vorträge als Anfangsbestand benötigt, sind diese EB- Buchungen bereits zu Jahresbeginn durchzuführen. Wird kein Kassenbuch im Finanzbuchhaltungssystem geführt, ist diese Erstellung der EB- Buchungen abrechnungstechnisch erst für den Jahresabschluss zwingende Voraussetzung. Für die Aussagekraft saldofortschreibender Konten im neuen Geschäftsjahr ist die Durchführung der EB-Buchungen nicht unbedingt erforderlich, da die Buchungsveränderungen in den VJ-Bilanzkonten automatisch den Vortragssaldo für das lfd. Jahr anpassen. Mit dem Programm 25,20 kann später der Jahresabschluss endgültig durchgeführt werden. Dieses Programm sollten Sie allerdings auch nur dann starten, wenn alle o.a. Abschlussbuchungen durchgeführt sind und Sie sicher sind, das keine weiteren Buchungen/Korrekturen mehr anfallen werden. Der Jahresabschluss schließt das Jahr endgültig ab uns lässt anschließend keinerlei Buchungen in diese geschlossenen Perioden mehr zu (=bilanzfertig). Eine systembegründete Notwendigkeit der Durchführung dieses Abschlusses, ist nicht gegeben, sichert jedoch die Datenkongruenz zur letztlich erstellten Bilanz. Besondere Hinweise Umsatzsteuersystem (Jahresprüfung) Rechungserfassung von Auslands-Dienstleistungsrechnungen nach 13b Bezüglich der Dienstleistungsrechnungen der CO-EX-AG (Schweiz) verweisen wir nochmals auf die steuerliche Besonderheit, dass hier der Leistungsempfänger nach 13b UstG wie bei der Erwerbsteuer, als Steuerschuldner gilt und die Steuer abzuführen hat. Diese Besonderheit kann von Ihnen durch die Verwendung des Steuerschlüssels D in der warenwirtschaftlichen Rechnungserfassung bzw. Schlüssel 61 in der Finanzbuchhaltung gesteuert werden. Es erfolgt dann ein separater Ausweis in Ihrer Ust-Anmeldung (Pos. 74). Die Verbuchung der Steuer erfolgt auf den Konten / Seite 5 von 8

6 Sollten Sie feststellen, das entsprechenden Belege in 2012 nicht in dieser Form gebucht wurden, sollten Sie die entsprechende Korrektur vornehmen bzw. mit Ihrem Steuerberater besprechen, um eine Korrektur durchzuführen. Anwendung Berliner Verfahren = Trennung der Entgelte 19% / 7% / 0% - Prüfung Wird dieses Verfahren zur Trennung der steuerlichen Entgelte im Umsatz in Ihrer Anwendung genutzt, prüfen Sie dessen korrekte Anwendung grundsätzlich zeitnah. Trotz der grundsätzlichen Verbuchung aller Umsätze aus der Kasse mit dem normalen Steuersatz, erstellt bei korrekter Steuerschlüsselnutzung in der Rechnungserfassung der Warenwirtschaft das System die entsprechenden steuerlich relevanten Umbuchungen in der Finanzbuchhaltung, um den Wareneinkauf zu VK-Werten mit vermindertem Steuersatz als entsprechenden Umsatz mit diesem Steuersatz in der Re-Eingangsperiode als steuerbegünstigten Umsatz zu erfassen und entsprechend die Steuerkorrektur zum normalen Umsatz vorzunehmen. Die Verwendeten Konten hierzu sind : = Verrechnungskonto / = Umsatz BV 0% / = Umsatz BV 7% / = Umsatzkorrektur BV 19% Durch Überprüfung der steuerfreien Wareneingänge im Konto und sind Anwendungsfehler (steuerfrei oder EG-Erwerb ohne Steuerausweis im Rechnungsbeleg) bei der Steuerschlüsselanwendung schnell zu erkennen, da der Umfang dieser Wareneingänge i.d.r. lediglich bei einzelnen Sonderfällen (Bsp.: Telefonkarten) im Handel vorkommen können und sich hier somit keinen anderen Lieferantendarstellungen im Konto ergeben sollten. Der ohne Steuerausweis erfolgte EG-Wareneingang ist i.d.r. mit dem EG-Schlüssel (06) für 19% zu erfassen ist wird somit auch im Berliner Verfahren entsprechend im Warenumsatz mit 19% zu versteuern. Sollen bestimmte/fest definierte Wareneingänge trotz grundsätzlicher Teilnahme an dem System ausnahmsweise nicht dem Berliner Verfahren unterworfen werden, ist der Steuerschlüssel 8= Inland 7% OB (ohne Berliner Verfahren) in der waren-wirtschaftlichen Rechnungserfassung zu verwenden. Der Umsatz dieses Wareneinganges bleibt dann mit den normalen Steuersatz zu ermitteln. (Bsp.: Wareneingang zu 7% Vst. für Restaurationsbetrieb mit Sitzverkauf zu 19%) Anlagenbuchhaltung Unternehmen, die die integrierte Anlagenbuchhaltung derzeit noch nicht nutzen, dies aber tun wollen, sollten sich noch im Januar mit uns in Verbindung setzen, damit wir die erforderliche Einrichtung und Schulung terminieren können. Für den Jahresabschluss in der Anlagenbuchhaltung ist es ebenfalls unbedingt notwendig, dass das neue Wirtschaftsjahr bereits angelegt wurde (Programm 28, 12 - siehe Hinweis Seite 6 von 8

7 Finanzbuchhaltung). Ferner ist der Jahresabschluss in der Anlagenbuchhaltung = Voraussetzung, um in der Finanzbuchhaltung den Jahresabschluss durchführen zu können. Nach Abstimmung der Anlagenbuchhaltung mit Ihrem Jahresabschluss sind die Vorträge für das neue Wirtschaftsjahr zu bilden. Mit dem Programmpunkt 25, 07 in der SAB werden diese Vorträge eingestellt. Hier geben Sie das Wirtschaftsjahr an, bis zu dem die Vorträge gebildet werden sollen. Der Jahresabschluss in der Anlagenbuchhaltung (SAB) erfolgt mit Programmpunkt 25,11. Dieses Programm dient dazu das Wirtschaftsjahr in der Anlagenbuchhaltung endgültig abzuschließen, d.h. es kann danach nicht mehr bebucht werden. Sollte ein Monatsabschluss vorher vergessen worden sein, wird im Jahresabschluss noch restl. AfA gerechnet und gebucht. Die AfA muss dann noch in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. In diesem Fall wird das Jahr nicht abgeschlossen, so dass ggf. noch Korrekturen möglich sind. Im Programmpunkt 25, 11 wird durch die Angabe der letzten echten Buchungsperiode, d.h. i.d.r. 12xx (in Ausnahmefällen 13. Periode) das Jahr geschlossen. Seite 7 von 8

8 Lohn- und Gehaltsabrechnung TOPAS Der Jahresabschluss in der TOPAS Gehaltsabrechnung kann von Ihnen in Form eines 12. und/oder 13. Abrechnungslaufes abgerechnet werden. Möchten Sie diese Möglichkeit der Jahresabgrenzung nutzen, ist von Ihnen zum für Sie üblichen Abrechnungstermin lediglich die Abrechnung und Erstellung sowie Abschluss der Beitragsnachweise für die KV durchzuführen. Der Abschluss der Abrechnung wird noch nicht durchgeführt. Mit der anschließenden Zahlungsverwaltung können die dann abgerechneten Gehälter dieses 12. Abrechnungslaufes gezahlt werden. Nach der Erfassung aller noch notwendigen Korrekturen für den Dezember (12/2012), kann dann der Dezember nochmals (13. Lauf=12/2012) als Abrechnung mit Abschluss aufgerufen werden, so wie sie es in den vorherigen Monaten bereits durchgeführt haben. Lediglich die Beitragsnachweise sind nun nicht mehr zu erstellen. SV-Differenzen zur Meldung im Dezember werden mit der Januarabrechnung 2013 übermittelt. Im Zahlungslauf werden dann lediglich nur noch die Auszahlungen getätigt, die im 12. Lauf noch nicht getätigt wurden. Durchführung der Monatsabrechnung: nur 12. Lauf oder 12. und 13. Lauf siehe Anlage: Abrechnungsschema Jahresabschluss Bitte stimmen Sie sich terminlich mit der Finanzbuchhaltung dahingehend ab, dass dessen Monatswechsel im Januar erst nach der TOPAS-Abrechnung des 13. Laufes erfolgen kann, da die Finanzbuchungen aus der Lohnabrechnung noch in den Monat Dezember einfließen müssen. Um die Elsterdaten rechtzeitig versenden zu können, sollten Sie diesen Wiederholungslauf Dezember (=13.Lauf) unbedingt bis spätestens zum durchgeführt haben. Nur so kann eine zeitgerechte Abgabe der Steuermeldungen an die Annahmestelle erfolgen. TOPAS-Terminplan 2013 Der Terminplan 2013 (Jan Jan 2014) liegt als Anlage bei. Änderungen im TOPAS-System 2013 Die Änderungen im TOPAS-System werden in einem separaten Schreiben zum Releasewechsel voraussichtlich am mitgeteilt. Bitte vor diesem Termin keine Abrechnung des Monats Januar 2013 vornehmen. Stand: Seite 8 von 8

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