Amt: 10/101 Datum: Az.: Drucksache Nummer: 099/2011

Transkript

1 Beschlussvorlage Gemeinderat Amt: 10/101 Datum: Az.: Drucksache Nummer: 099/2011 öffentlich nichtöffentlich Offenlegung BETEILIGUNGSVERMERKE EINGANGSVERMERKE Oberbürgermeister Vorberatung Amt Handzeichen Ausschuss/Ortschaftsrat Sitzungstag Abstimmung HPA einstimmig Erster Bürgermeister Bürgermeister Haupt- und Personalamt Abtl. 10/ Kämmerei Stabsstelle Recht Betreff: Einführung Ratsinformationssystem (RIS) Beschlussvorschlag: 1. Der Gemeinderat beschließt die Einführung eines Ratsinformationssystems entsprechend des erarbeiteten Konzeptes. 2. Die Verwaltung wird beauftragt, die hierfür erforderlichen Mittel für den Haushalt 2012 anzufordern. Anlagen: BERATUNGSERGEBNIS Sitzungstag: Bearbeitungsvermerk Einstimmig lt. Beschlussvorschlag abweichender Beschluss (s. Anlage) mit Stimmenmehrheit Ja-Stimmen Nein-Stimmen Enthalt. Datum Handzeichen

2 Begründung: Bereits im Jahre 2002 hat die Stadtverwaltung Lahr Überlegungen angestellt, ein Ratsinformationssystem (RIS) einzuführen. Aus finanziellen Gründen ist dies bisher nicht erfolgt. Lahr ist mittlerweile die einzige Große Kreisstadt im Ortenaukreis, die kein RIS im Einsatz hat. Nachfolgend werden die damit verbundenen Ziele, Veränderungen, Vor- und Nachteile sowie die mögliche Umsetzung dargelegt. 1. Ziele und Funktion Für gute Politik werden gute Informationen benötigt. Solche Informationen jederzeit, an beliebigem Ort und aktuell anzubieten, ist Ziel eines RIS. Damit wird die Politik transparenter und zugleich die Arbeit der Mitglieder des Gemeinderats und der Verwaltung erleichtert. Das RIS ist eine Informationsplattform für die Kommunikation der Verwaltung mit den Ratsmitgliedern, der Ratsmitglieder untereinander und darüber hinaus der Verwaltung mit Bürgerinnen und Bürgern über das Internetportal. Es verbessert und vereinfacht die Abläufe für Gemeinderat, Ausschüsse und Verwaltung. Des Weiteren entsteht durch die Archivfunktion des RIS eine Wissensdatenbank mit für die Ratsarbeit benötigten Informationen für die Verwaltung, die Mitglieder des Gemeinderats und seiner Gremien, die Fraktionen sowie für die Bürgerschaft. Die Informationen für die Bürgerschaft werden voll- und teilautomatisch aus den im System vorhandenen Daten generiert und vorwiegend über das Internet zur Verfügung gestellt. Dazu zählen regelmäßig der Sitzungskalender, die Sitzungsvorlagen (so weit rechtlich möglich) und die Sitzungsprotokolle. Durch Recherchefunktionen wird es dem Bürger ermöglicht, sich über die Entscheidungen zu informieren. 2. Bausteine 2.1 Kommunaler Sitzungsdienst Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der Sitzungen inkl. Sitzungsgeldabrechnung werden durch das RIS elektronisch unterstützt. Das bisherige weitgehend manuelle Verfahren zur Organisation des Sitzungsdienstes erfolgt über das RIS. Alle Dokumente werden elektronisch erstellt, weitergegeben, verarbeitet und für spätere Auswertungen aufbereitet. Die Arbeits- und Entscheidungswege zur Erstellung von Sitzungsunterlagen werden zukünftig im RIS abgebildet und dadurch jederzeit transparent gehalten. Die digitale Bereitstellung der Vorlagen einer Sitzung sowie der gefassten Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse erleichtert die Erstellung der Niederschriften und ihre Übernahme in die Datenbank des RIS. Auch die Berechnung und Zahlbarmachung der Sitzungsgelder kann aufgrund der hinterlegten Anwesenheit der Ratsmitglieder über das RIS erfolgen.

3 2.2 Informationsbereitstellung für Gemeinderat und Ausschüsse Das RIS ist die Plattform für das Suchen, Finden und Bereitstellen von Dokumenten sowie das Erstellen und/oder Einlesen von Dokumenten. Es bietet den Nutzern mit entsprechender Berechtigung einen umfassenden Zugriff auf alle Vorlagen, Mitteilungen, Niederschriften, Beschlüsse etc.. Dies gilt sowohl für öffentliche als auch nichtöffentliche Sitzungen. Bei öffentlichen Informationen werden zusätzlich weitere Hinweise auf die Mitglieder in den Gremien, auf Ort und Termine der Sitzungen etc. zur Verfügung gestellt. Bei nichtöffentlichen Informationen sind die Zugänge für die Mitglieder besonders sicherheitsrelevant. Diese Zugänge bedürfen einer Absicherung gegen unberechtigten Zugang, um den Belangen des Datenschutzes und der Verschwiegenheit Rechnung zu tragen. Die Einladungen an die Gemeinderatsmitglieder zu den Sitzungen können unter Angabe von Termin, Ort und Tagesordnung per erfolgen. Voraussetzung ist, dass der Zugriff von zu Hause auch möglich ist. Die Öffentlichkeit (Bürger, Medien) hat über das Internet nur Zugriff zu den öffentlichen Inhalten im RIS. Die Einführung der elektronischen Einladung und papierlosen Übermittlung der Unterlagen soll nach dem Prinzip der Freiwilligkeit erfolgen. Zu überlegen ist, ob die Mitglieder des Gemeinderats, die sich für eine elektronische Übermittlung entscheiden, zur Deckung der Internet- und Druckkosten zusätzlich zu ihrer Aufwandsentschädigung eine monatliche Pauschale erhalten. Eine Nachfrage bei den anderen Großen Kreisstädten im Ortenaukreis hat ergeben, dass dort bisher keine Regelung dieser Art eingeführt wurde. Alle anderen Mitglieder des Gemeinderats, die dies nicht wünschen, erhalten auch weiterhin wie gewohnt die Unterlagen als Papierversion. 3. Technische Aspekte bei der Einführung Ein RIS basiert auf der Internet-Technologie. Bei Einführung wird es Bestandteil der bei der Stadt Lahr bestehenden informationstechnischen Infrastruktur. Um den Mitgliedern des Gemeinderats einen Zugriff auf das RIS per Notebook während der Sitzung zu ermöglichen, ist vorgesehen, im Gemeinderatssaal einen DSL- Anschluss mit W-LAN-fähigem Router sowie die entsprechenden Stromanschlüsse einzurichten. Über diesen Anschluss könnten dann alle Räte unabhängig voneinander ins Internet und damit auf das RIS zugreifen. Diese technische Ausstattung müsste nach Einschätzung der Abteilung Personal, Organisation und Datenverarbeitung ausreichend sein.

4 4. Rechtliche Aspekte Gem. 34 Abs. 1 Satz 1 GemO besteht die Möglichkeit, die Einberufung des Rates in elektronischer Form durchzuführen. Für die tatsächliche Umsetzung einer elektronischen Einladung nach Einführung des RIS wird die Aufnahme einer entsprechenden Regelung in die Geschäftsordnung des Gemeinderats empfohlen. Darüber hinaus ist sicher zu stellen, dass die Mitglieder des Gemeinderats wie im konventionellen Verfahren auf Papier auch vertrauliche bzw. Unterlagen für nichtöffentliche Sitzungen gemäß den rechtlichen Vorgaben behandeln. Sollten sich Ratsmitglieder ausschließlich für die elektronische Übermittlung der Unterlagen entscheiden, ist eine Anpassung der Entschädigungssatzung, wie unter 2.2 ausgeführt, gegebenenfalls erforderlich. 5. Kosten, mögliche Kosteneinsparungen und Nutzeneffekte 5.1 Kosten a) Hardware Anschaffung eines W-Lan-fähigen Routers für den Gemeinderatssaal. Dieser wird nach Auskunft der Abteilung Personal, Organisation und Datenverarbeitung in der Regel für einen geringen Preis oder sogar kostenlos vom Provider geliefert. Darüber hinaus ist eine Anpassung der technischen Ausrüstung im Gemeinderatssaal (Stromanschlüsse) notwendig. Geschätzte Kosten ca b) Software Anschaffungskosten für ein RIS inkl. Sitzungsdienst, Abrechung Sitzungsgeld einmalig einschließlich Kosten für Beratung, Schulung und Unterstützungsleistungen. Geschätzte Kosten ca c) Laufende Kosten Softwarewartungsvertrag (z. B. Support, Updates, Upgrades, Patches). Geschätzte Kosten ca / Jahr. Kosten W-LAN-Anschluss 30 / Monat. Geschätzte Kosten ca. 400 / Jahr. Gegebenenfalls monatliche Aufwandsentschädigungspauschale. 5.2 Mögliche Kosteneinsparungen und Nutzeneffekte Mit der Bereitstellung eines RIS wird in ein Infrastrukturvorhaben investiert, das kurzfristig kaum zur Haushaltskonsolidierung beiträgt, sondern sich erst mittel- bis langfristig rechnen kann. Das RIS hilft, die politische Arbeit zu verbessern und zu professionalisieren und schafft Potenzial für mehr Bürgerbeteiligung, insbesondere durch umfassendere Information der Bürgerschaft.

5 In der Verwaltung können sich daneben folgende Rationalisierungsmöglichkeiten ergeben: a) Druck- und Versandkosten Die elektronische interne Weiterleitung und Bereitstellung bzw. der schrittweise elektronische Versand der Sitzungsvorlagen wird zu Einsparungen bei Druck und Versand führen. b) Verbesserung der Arbeitsprozesse (Workflow) Durch den direkten Zugriff auf die kompletten Unterlagen zu einer Sitzung ergibt sich eine erhebliche Unterstützung der Arbeitsprozesse. Die durch ein RIS ermöglichte EDV-gestützte Abbildung der Abläufe von der Erstellung einer Vorlage bis zum Beschluss im Gemeinderat macht die Verwaltungsarbeit schneller und transparenter. 6. Schritte zur Einführung Nach Auswahl eines entsprechenden Systems in diesem Jahr könnte zu Beginn des Jahres 2012 die Software verwaltungsintern eingeführt und erprobt werden. Sobald die Abläufe verwaltungsintern optimal funktionieren, kann der Zugriff für Gemeinderat und Bürger ermöglicht werden. Eine Umfrage bei den Großen Kreisstädten des Ortenaukreises ergab eine Einführungszeit von bis zu vier Jahren bis zur Freischaltung für Gemeinderat und Bürgerschaft. Die Verwaltung geht von einer kürzeren Umsetzungszeit aus. Dr. Wolfgang G. Müller Friederike Ohnemus