Platin-Partner. ECM FORUM: 18. Mai 2011 Swissôtel Oerlikon 08:00 Türöffnung

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1 Ein Special in Kooperation mit der Platin-Partner Der unabhängige Kongress für Entscheidungsträger mit allen relevanten Themen zum ganzheitlichen Enterprise Information Management und neuen Formen von Social Media. Bildquelle: Fotolia Modernes Enterprise Content Management: Alles, was Sie wissen müssen ECM FORUM: 18. Mai 2011 Swissôtel Oerlikon 08:00 Türöffnung Anme via (Besucher-Anme) > > > > > > > > > > Für Kurzentschlossene: < < < < < < < < < < Der Ticketschalter im Swissôtel ist am 18. Mai ab 08:00 geöffnet Themen: Wie ECM strategisch genutzt wird Information Governance & Compliance Innovationen und Best Practices für nachhaltiges Enterprise Information Management Webportale Social Media > R und Programm Seiten 14 16

2 Special ECM forum editorial Herzlich willkommen zum 6. ECM Forum, das in diesem Jahr im Swissôtel in Oerlikon stattfindet stehen an diesem Fachkongress Themen wie Informationsmanagement, Compliance, unstrukturierte Daten, Webportale und Social Media im Zentrum. Claudio Dionisio, Geschäftsführer der uvison GmbH Wie Unternehmen internes Wissen systematisch in den Griff bekommen Moderne ECM-Systeme verschaffen Unternehmen und Behörden mehr Kontrolle, verkürzen unproduktive Vorlaufzeiten und unterstützen sie dabei, schneller auf Veränderungen im Umfeld zu reagieren. Dabei erweisen sich unstrukturierte Daten oft als «Worst Case». Immer mehr im Zentrum steht daher der kontrollierte, einfache Zugang zu Informationen und Diensten unterstützt durch Webportale, Web 2.0 und Social- Media-Applikationen. Wir alle, Personen und Unternehmen, haben heute mit einer immer grösser werdenden Menge und Vielfalt an Informationen zu kämpfen. Die Analysten von IDC bezifferten das Volumen aller digitalen Inhalte im Jahr 2009 weltweit auf Petabyte (ein Petabyte entspricht einer Million Gigabyte). Mittlerweile soll sich der Datenberg bereits auf 1,2 Millionen Petabyte (1,2 Zetabyte) aufgetürmt haben, und bis 2015 kommen bis zu 35 Zetabyte auf uns zu. Ein DVD- Stapel würde dann so hoch sein wie die halbe Strecke bis zum Mars. Da verwundert es nicht, wenn Unternehmen unter all diesen Informationen seien es Verträge, Dateien bis hin zu Dokumenten und s beinahe zusammenbrechen. IDC schätzt, dass etwa 80 Prozent aller derzeit in Firmen anfallenden Informationen unstrukturierte Daten sind. Abhilfe schafft hier ein gut durchstrukturiertes und strategisches Enterprise Content Management (ECM). Der Kern von ECM besteht darin, dass Unternehmen ihre Inhalte aktivieren müssen. Informationen und Daten werden durch verbesserte Geschäftsprozesse oder Fallmanagement in die richtige Richtung gelenkt, der Lebenszyklus von Informationen muss «gemanagt» werden, und Analysetools fördern neue geschäftliche Erkenntnisse zutage. Letztlich muss ECM den Mitarbeitenden das Leben erleichtern und zu einem höheren ROI beitragen. Früher war ECM die Verwaltung von geschäftlichen Inhalten und deren Einbindung in inhaltsbezogene Geschäftsprozesse. Doch das genügt heutzutage nicht mehr. Traditionelles ECM muss auch die soziale Komponente mit einbeziehen, denn in immer mehr Unternehmen verbreitet sich Social Media. Es müssen Instant-Messaging-Dienste, soziale Netzwerke, Wikis, Blogs und andere Onlineinhalte verwaltet und eingebunden werden. Bleibt also die Frage, wie sich Web 2.0 in aktuelle ECM-Lösungen integrieren wird. Diese und ähnliche Fragen werden am ECM Forum diskutiert und anhand von Fallbeispielen Lösungsansätze demonstriert. Dabei ist ein ganzheitlicher Ansatz über das gesamte Unternehmen hinweg wichtig. Dieser Grad der Integration ist nur mit einer Kerninfrastruktur für das Content Management möglich. Dazu gehören Repositories, Geschäftsprozessmanagement und Compliance. Wir freuen uns, Sie am ECM Forum am Mittwoch, dem 18. Mai 2011 im Swissôtel in Oerlikon begrüssen zu dürfen. Auch danken wir ganz herzlich allen Partnern für ihre grossartige Unterstützung. ECM Forum netzmedien ag 2

3 Special ecm forum fachartikel Innovationen für nachhaltiges Enterprise Information Management und Collaboration Management Kongress Forum Fachmesse Panel Diskussionen 29. April 2010 Kongresshaus Zürich Enterprise Information Management für die Zukunft gewappnet sein Aktuelles K und Top-R Informationen Partner / Aussteller: uvision GmbH Tel.: > Kongress 2010 Für Teilnehmer: > Anme Premium- und Gold-Partner AdNovum AG Advellence AG EMC AG Neue Speichermedien, Suchmaschinen und Kollaborationsplattformen haben im Jahr 2000 eine Wissensrevolution eingeleitet. Heute stehen nicht mehr reine Daten und Informationen im Vordergrund, sondern Erkenntnisse aus Analysen, persönliche Erfahrungen und der Austausch von Wissen. Clemente Minonne, Ulrich Emanuel Gysel, Carlo Colicchio Enterprise Content Management (ECM), neuerdings auch Enterprise Information Management (EIM) genannt, umfasst die Methoden und Werkzeuge für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bereitstellung und Erhaltung von strukturierten (z.b. Datenbank- Inhalte) oder unstrukturierten Informationen (z.b. Dokumente) zur Unterstützung unterschiedlicher Geschäftsprozesse einer Organisation. Heutzutage scheint es in der Phase der Strategie-Implementierung eine grosse He rausforderung zu sein, das Nutzenpotenzial von EIM mit anderen notwendigen Massnahmen zu koppeln. Doch neue Konzepte helfen nun Unternehmen, sich für die Zukunft zu wappnen. Die organisationalen Ressourcen (Wissen, Informationen) sowie Fähigkeiten und Kernkompetenzen («Humankapital»), Informationssysteme («Informationskapital») oder das Teamwork und die Kultur («Organisationskapital») weisen deutlich auf die Wichtigkeit der Disziplin EIM hin. Eine aktuelle Studie von Sieber & Partners aus dem Jahr 2010, die unter anderem in Kooperation mit der ZHAW durchgeführt wurde, widerlegt, dass das Knowledge Management, die unternehmensweite Verwaltung von Daten und die Suche (insbesondere) Dr. Clemente Minonne ist stellvertretender Leiter, Ulrich Emanuel Gysel ist Dozent und Berater, Carlo Colicchio ist wissenschaftlicher Assistent im Zentrum für Wirtschaftsinformatik, der School of Management and Law, der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften. Abbi 1: Da nicht alle Wissensarbeitenden mit denselben Hilfsmitteln situationsgerecht umgehen können, empfiehlt sich eine Kategorisierung: vier idealtypische Profile. Grafik: ZHAW (in Anlehnung an Sieber & Partners, 2010) nach elektronischen Dokumenten sowie die Automation von Geschäftsprozessen zu den grös sten He rausforderungen eines Unternehmens zählen. Diese liegen heute kaum mehr im Umfang und Tiefengrad der technischen Funktionalitäten einzelner Komponenten von EIM-Werkzeugen, sondern vielmehr auf der Verbindungsstelle zwischen den zu optimierenden, respektive zu automatisierenden Geschäftsprozessen der betroffenen Organisation. Diese Kluft kann dank der «Wirtschaftsinformatik» insbesondere mittels eines konsequenten und strukturierten Anforderungsmanagements überbrückt werden. Organisationen tun sich demzufolge heutzutage selbst einen Gefallen, wenn sie diesem Thema eine höhere Beachtung schenken. Individualität aus der Sicht von Organisation und Menschen Aus einer im Jahre 2004 durchgeführten Studie von Sieber & Partners ging hervor, dass EIM ein sogenannter «Sleeping Giant» ist. Das Thema war damals noch relativ unbekannt und hat sich nun im Verlaufe der letzten sieben Jahre zu einer nicht mehr wegzudenkenden Disziplin entwickelt. Mittlerweile sind die Investitionen in EIM-Methoden und Softwarelösungen beinahe gleich hoch, wie diejenigen in betriebswirtschaftliche Software, wie Enterprise Resource Planning (ERP), Supply Chain oder Customer Relationship Management; was zeigt, dass sich EIM in der Wachstumsphase befindet. Die Arbeit im Umgang mit Wissen und Informationen ist weniger bedeutend strukturiert als beispielsweise diejenige mit physischen Werkstoffen. Da nicht alle Wissensarbeitende mit denselben Hilfsmitteln situationsgerecht umgehen können, empfiehlt es sich in der Praxis, eine Kategorisierung der Wissensarbeitenden einzuführen. Zudem kann die Wissensarbeit anhand zweier Kriterien differenziert werden: die Komplexität der betroffenen Geschäftsprozesse und deren impliziten Aktivitäten und der Grad der Vernetzung der Wissensarbeitenden. Daraus können vier idealtypische Profile von Wissensarbeitenden abgeleitet werden (siehe Abbi 1): Experts: Sie arbeiten häufig unabhängig von anderen Mitarbeitenden und werden wenig von vorgesetzten Instanzen überwacht und gesteuert. Sie wenden vielfach für die Organisation hochwertiges Wissen an und erzeugen gleichzeitig neues. Sie besitzen ein breites und fundiertes Wissen. Zu dieser Kategorie gehö- ECM Forum netzmedien ag 3

4 Special ecm forum fachartikel ren beispielsweise Wissenschaftler, Anwälte, Ärzte, Ingenieure und Berater. Transactioners: Diese Wissensarbeitenden werden mit Informationen und Anweisungen instruiert, wie sie aus organisatorischer Sicht mit Informationen umgehen sollten. Sie konzentrieren sich primär auf die Ausführung konkreter Aufgabenstellungen. Berufsbilder, die in diesen Typ passen, sind beispielsweise Callcenter-Mitarbeitende, teils Bankangestellte und Sachbearbeiter. Collaborators: Sie sind damit beschäftigt, Arbeit zu dirigieren, zu koordinieren und zu delegieren. Der Kontakt zu anderen Mitarbeitenden, zu Kunden oder Lieferanten ist eine alltägliche Aufgabe in ihrem Beruf. Zu dieser Kategorie gehören Führungsfunktionen wie Bereichs-, Abteilungs- oder Projektleiter. Integrators: Mithilfe von Informationen und Technologien halten sie sich auf dem aktuellen Stand der Dinge, um zu erfahren, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form eine ihnen zugeteilte Aufgabenstellung zu lösen ist. Ihre Arbeit ist vielfach sehr spezialisiert und klar strukturiert. Integrators sind meistens auf die Gesamtleistung einer Arbeitsgruppe gestellt und fokussiert. Mögliche Berufe innerhalb dieser Kategorie sind Programmierer, Pflegefachassistenten oder Ingenieure. Aus den genannten Differenzierungsmerkmalen empfiehlt es sich, bei einer Entwicklung oder Evaluierung von EIM-Methoden und -Werkzeugen, die Bedürfnisse der unterschiedlichen Profile von Wissensarbeitenden in Betracht zu ziehen. Zum Beispiel können starre, transaktionale Lösungen für die einen effizient, für andere gleichzeitig nur schlecht nutzbar sein. Abhängig von der besprochenen Kategorisierung der unterschiedlichen Profile von Wissensarbeitenden entstehen unterschiedliche Organisations-Cluster und daraus abgeleitet verschiedene Herausforderungen an Unternehmen (siehe Abbi 2). Hoher Reifegrad des EIM-Einsatzes im Vergleich zu Web 2.0 Aus der erwähnten Studie geht hervor, dass die betriebswirtschaftliche Software (ERP, SCM, CRM) und EIM-Werkzeuge die am meisten verbreiteten Systemtypen sind. 76 Prozent aller befragten Unternehmen nutzen bereits betriebswirtschaftliche Software oder befinden sich gerade in der Einführungsphase. Knapp dahinter liegt mit 71 Prozent der Einsatz von EIM-Werkzeugen, wobei auch 57 Prozent der befragten Organisationen Web 2.0 anwenden. Bezüglich des Maturitätsgrades der drei Systemtypen besteht jedoch ein markanter Unterschied. Betriebswirtschaftliche Abbi 2: Abhängig von den unterschiedlichen Profilen von Wissensarbeitenden entstehen unterschiedliche Organisations-Cluster und daraus abgeleitet verschiedene Herausforderungen für Unternehmen. Quelle: ZHAW (in Anlehnung an Sieber & Partners, 2010) Software hat bereits bei 46 Prozent der Unternehmen wesentliche Verbesserungen mit sich gebracht und konnte die Organisation gewinnbringend unterstützen. Im Vergleich dazu liegen EIM-Lösungen bei 37 Prozent und Web-2.0-Anwendungen lediglich bei 14 Prozent, was wiederum suggeriert, dass diese Weiterentwicklungspotenzial besitzen (siehe Abbi 3). Ein Vergleich mit dem Jahr 2004 zeigt, dass der Einsatz von EIM-Anwendungen in Unternehmen des deutschsprachigen Europas stark zugenommen hat. Beispielsweise stieg die Anzahl an Organisationen, die Web Content Management (WCM) praktizieren, von 42 Prozent im Jahr 2004 auf 72 Prozent im Jahr Dieselbe Entwicklung kann im Bereich des Dokumentenmanagements festgestellt werden, wobei sich die Verwendung von solchen Anwendungen während der gleichen Periode von 30 Prozent auf 60 Prozent verdoppelte. Diese beiden EIM-Anwendungen sind die am stärksten verbreiteten in allen oben genannten Wissens-Clustern. Die steigenden Zahlen bestätigen die zunehmende Akzeptanz von EIM-Lösungen und weisen auf eine positive Entwicklung für die Zukunft hin. Unternehmen stehen heutzutage unterschiedlichen Herausforderungen im Umgang mit Wissen und Informationen gegenüber. Die grössten Schwierigkeiten liegen zum einen im Aufbereiten und Austauschen von Erfahrungen und (Er-)Kenntnissen (humanorientiertes Wissensmanagement) und zum anderen in der unternehmensweiten Suche nach elektronischen Inhalten und Dokumenten. Diese Tendenz zeigt sich in der Praxis in allen drei Wissens-Clustern (Industrie, Dienstleister, Experten), auch wenn beispielsweise der Experten-Cluster, im Gegensatz zum Industrie- und Dienstleister-Cluster, die unternehmensweite Datensuche noch am besten beherrscht. Web-2.0-Anwendungen müssen sich noch durchsetzen Die neu aufkommenden Web-2.0-Anwendungen sind in den meisten Unternehmen in der Experimentierphase, da sie sich noch nicht im Geschäftsalltag von Organisationen durchsetzen konnten. Sie erlauben die agile und schnelle Zusammenarbeit, bieten die Möglichkeit, Kontakte aufzubauen sowie des Austauschs von Informationen und Wissen auch über die Unternehmensgrenzen hinweg. Aus der erwähnten Studie resultiert, dass zwar bereits 57 Prozent der befragten Unternehmen solche Applikationen im Einsatz haben, aber lediglich 14 Prozent wesentliche Verbesserungen im Unternehmensgeschäft dank dieser Systeme verzeichnen konnten. Auffällig ist, dass Web- 2.0-Anwendungen am stärksten in Dienstleistungs- und Experten-Cluster verbreitet sind. Dabei sind interne Wikis und Blogs diejenigen Anwendungen, die am häufigsten eingesetzt werden oder in der Einführungsphase sind. Im Gegensatz dazu sind interne soziale Netzwerke sowie E-Foren über alle Wissens-Cluster hinweg am seltensten im Einsatz. Die technische Integration von Web-2.0- Anwendungen wird in allen Wissens-Clustern als wichtig erachtet, ist jedoch bis jetzt nur in wenigen Organisationen sinnvoll umgesetzt worden. Investitionen in EIM In den kommenden drei Jahren sind im deutschsprachigen Europa weiterhin gros se Investitionen in betriebswirtschaftliche Software und Enteprise Information Management in Planung. Abbi 4 illustriert eine Momentaufnahme, wie künftige Investitionen pro Mitarbeiter in den drei Systemtypen ausse- ecm Forum netzmedien ag 4

5 Special ecm forum fachartikel Innovationen für nachhaltiges Enterprise Information Management und Collaboration Management Kongress Forum Fachmesse Panel Diskussionen 29. April 2010 Kongresshaus Zürich Informationen Partner / Aussteller: uvision GmbH Tel.: > Kongress 2010 Für Teilnehmer: > Anme Premium- und Gold-Partner AdNovum AG Advellence AG EMC AG Aktuelles K und Top-R Abbi 3: EIM-Werkzeuge und betriebswirtschaftliche Software sind die am meisten verbreiteten Systemtypen. Quelle: Sieber & Partners, 2010 hen könnten. Die aufgezeigten Resultate erläutern, wie viel im Durchschnitt pro Mitarbeiter in ICT-Lösungen investiert wird. Sie sollten den Unternehmen als Anhaltspunkt zur Evaluierung des eigenen IT-Budgets dienen. Wenn die Investitionen verglichen werden, ergeben sich unterschiedliche Schlüsse, wobei im Folgenden nur die beiden höchsten kumulierten Investitionssummen genauer in Betracht gezogen werden. Enterprise Information Management, 3090 Franken Anhand dieser Zahl kann festgestellt werden, dass die kumulierten Investitionen in diesen Anwendungen über alle Cluster hinweg am höchsten sind. Dies beweist, dass EIM in vielen Unternehmen einen grossen Stellenwert eingenommen hat und durch die Förderung dieser Systeme ein grosses Nutzenpotenzial durch die Organisationen abgeschöpft werden kann. Vor allem im Wissens-Cluster «Experten» spielt EIM eine wichtige Rolle, da sich dieser Typ von Wissensarbeitenden stark mit dem Umgang von Informationen und Wissen beschäftigt und dies eine grosse Herausforderung ihrer Arbeit ist. Experten, 3301 Franken Die Investitionssumme pro Mitarbeiter ist in diesem Cluster am höchsten. Gründe dafür sind, dass die Anzahl IT-Arbeitsplätze vielerorts bei 100 Prozent liegt. Es handelt sich in der Regel um kleine Organisationen, die bei IT-Investitionen von geringen Skaleneffekten profitieren können. Die allgemeine Entwicklung zeigt, dass die Gesamtinvestitionen in betriebswirtschaftliche Software und EIM-Systeme in den nächsten drei Jahren auf dem aktuellen Stand bleiben oder allenfalls ansteigen werden. Förderung von Nutzerkompetenz Damit sich Investitionen in die ICT-Systeme lohnen, ist es wichtig, dass Unternehmen die Kompetenzen der Benutzer in der Hand habung entsprechender Anwendungen fördern. Gemäss der aus der erwähnten Studie gewonnenen Erkenntnisse ist die Dringlichkeit für die Förderung von Nutzerkompetenz im Bereich Abbi 4: Momentaufnahme, wie künftige Investitionen pro Mitarbeiter in den drei Systemtypen aussehen werden. Quelle: ZHAW (in Anlehnung an Sieber & Partners, 2010) von EIM am höchsten, denn aktuelle Fakten weisen darauf hin, dass viele Mitarbeitende von Unternehmen, die EIM-Anwendungen im Einsatz haben, nicht wissen, wie sich solche Werkzeuge kontextuell anwenden lassen. Die befragten Unternehmen favorisieren dabei drei Massnahmen, um die Nutzerkompetenz zu fördern: 50 Prozent aller Organisationen bilden Super-User aus, 45 Prozent setzen Richtlinien für die Nutzung ein und 42 Prozent führen im Rahmen von Einführungsprogrammen, Mitarbeiterschulungen durch. EIM-Systeme haben enormes Potenzial Enterprise Information Management zählt heutzutage zu einer der fundamentalen Disziplinen, wenn es darum geht, Wissen und Informationen innerhalb von Organisationen zu erhalten und weiterzugeben. Im Verlauf der letzten sieben Jahre hat EIM eine wichtige Rolle in Unternehmen der meisten Branchen eingenommen, wobei beträchtliche Investitionen in EIM-Systeme getätigt wurden. Die Investitionen in diese Anwendungen sind bereits gleich hoch wie diejenigen in bekanntere betriebswirtschaftliche Software wie ERP, SCM und CRM. Somit haben die EIM-Lösungen die Lücke zu diesen Informationssystemen schlies sen und dank ihres Einsatzes in vielen Organisationen bereits wesentliche Verbesserungen im Alltagsgeschäft mitbringen können. Hingegen sind Web-2.0-Anwendungen, welche noch nicht den Reifegrad von EIM-Systemen aufweisen, in den meisten Organisationen nach wie vor in der Experimentierphase. Doch weisen sie ein grosses Potenzial auf, das mit der richtigen Integration und Anwendung in den Unternehmen ausgeschöpft werden kann. ECM Forum netzmedien ag 5

6 Special ECM forum Fachartikel Der Computer weiss die Antwort Watson ist der weltweit schnellste Supercomputer, der Fragen in natürlicher Sprache beantworten kann. Er stellte dies im Februar 2011 in der US-Quizshow Jeopardy unter Beweis, als er gegen die zwei besten Teilnehmer gewann. Die eingesetzten Technologien sind Grundlagen für zukünftiges Content- und Datenmanagement und Analytik-Systeme. Matthias Borer Watson setzt unter anderem auf die Inhaltsanalyse von Datenbanken, um binnen kürzester Zeit die wahrscheinlichste Antwort zu finden. Diese Technologie eignet sich für vielfältige Geschäftsanwendungen, zum Beispiel im Gesundheitswesen, bei der Kundenbetreuung oder in öffentlichen Verwaltungen. Versicherungsunternehmen verlieren viel Geld durch falsche Angaben bei der Abrechnung. Stimmen die vom Arzt aufgelisteten Positionen auf der Abrechnung und was wird von der Versicherung als Leistung anerkannt? Hier hilft Content Analytics, um medizinische Diagnose- und Behandlungsmöglichkeiten mit den Richtlinien der Versicherungsleistungen zu vergleichen. So können falsche Abrechnungen und unnötige Zahlungen vermieden werden. Ein anderes Beispiel für die Anwendung von ECM und Analytics ist der Autovermieter Hertz. Um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, verwendet Hertz eine Analytics-Software bei Kundenbefragungen. Hertz kann so zudem zielgerichtetere Marketingkampagnen gestalten und die Produkte und Dienstleistungen besser auf die Bedürfnisse der Kunden abstimmen. Wie funktioniert Watson? Doch wie funktioniert dieser Supercomputer, und wie kann ein ECM von dieser Technologie profitieren? IBMs Supercomputer Watson besteht aus Hochleistungsrechnern und verschiedenster intelligenter Software, die Inhalte von unterschiedlichen Quellen analysieren und kombinieren. Watson versucht zunächst den Inhalt der in natürlicher Sprache formulierten Frage zu verstehen, um dann eine passende Antwort zu finden, indem er zahlreiche Inhalte wie Datenbanken oder Lexika untersucht. Schliesslich führt der Supercomputer einen Test durch, ob die Antwort auch zur Frage passt. Matthias Borer, ECM Software Specialist bei IBM Schweiz Die Fähigkeiten des Supercomputers Watson las sen sich nicht nur an der Quizshow Jeopardy demonstrieren, sondern sind auch für ECM nützlich. Bildquelle: IBM Watson und die Zukunft von ECM Watson zeigt, was mit «ECM Analytics» alles möglich ist. Der Einsatz von Analytics-Software in einem ECM-System erlaubt es, Daten zu strukturieren und daraus Informationen zu erhalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob dies eigene Daten oder Daten von Kunden sind. Die Technologien hinter Watson erlauben die Aggregierung und Extraktion von Inhalt aus internen und externen Quellen, wie zum Beispiel CRM- Datenbanken, Verzeichnisse, soziale Blogs und Foren im Internet, Callcenter Aufzeichnungen, Studienberichte, s, Safety Reports oder Verträge. Die eingesetzten Content-Analyticsund Business-Analytics-Technologien verstehen, nach welcher Information man sucht und filtern die Daten so lange, bis die gewünschte Information gefunden ist. Business Analytics ermöglicht, die gesammelten Datenmengen für die Optimierung des Geschäftsbetriebs zu nutzen und Dienstleistungen für Kunden zu verbessern. Diese Datenanalysen ermöglichen binnen kürzester Zeit, Annahmen zu überprüfen oder neue Aspekte auszuprobieren. Analytics Software ist sogar fähig, Zusammenhänge zu erkennen und so Verhaltensweisen oder Trends darzustellen. Mit Hochleistungsrechnern läuft dieser Suchprozess heute innerhalb von wenigen Sekunden ab. Der Kundendienst eines Telekommunikationsunternehmens kann Content Analytics dazu nutzen, die Kundenkorrespondenz zu analysieren. So lassen sich Probleme schneller erkennen oder gar ein Wechsel zur Konkurrenz verhindern. Mit dem Computer sprechen Aus riesigen, heterogenen Datenmengen eines ECM lassen sich so effizient die richtigen Informationen herausfiltern. Angesichts der wachsenden Menge an Daten aus verschiedenen, miteinander vernetzten Systemen gewinnen Informationen für Unternehmen stark an Wert. Die Fähigkeit, Daten effizient zu bewirtschaften und Informationen zu finden, wird zu einem grossen Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Watsons Einsatz in der Jeopardy-Quizshow zeigt, dass es möglich ist, eine Frage zu formulieren und Watson im Hintergrund die Antwort suchen zu lassen. Dahinter stecken spannende Technologien; von der Spracherkennungssoftware und Content-Analytics-Software bis zur Software, die die Antwort mit der höchsten Wahrscheinlichkeit ausspricht. Als Watson übrigens mit der Antwort einmal nicht ganz sicher war, sagte er einfach nichts. Watson gewinnt «Jeopardy!» IBMs Supercomputer liess seinen Gegnern keine Chance, als er sie im Februar in der US-Quizshow «Jeopardy!» geschlagen hatte. Bei «Jeopardy!» ist nicht nur einfach Wissen gefragt. Die Teilnehmer müssen um die Ecke denken und zu einem Begriff die dazu passende Frage konstruieren. Wer glaubt, die korrekte Frage zu wissen, drückt auf e inen Knopf und gibt die Antwort. Doch auch Watson lag ein paar Mal falsch. Letztlich war er jedoch immer schneller und hatte sehr oft auch die gesuchten Antworten parat. IBM am ECM Forum Möchten Sie Watsons Wissen herausfordern? Am ECM Forum präsentieren wir eine Demoversion des Supercomputers. Besuchen Sie uns am IBM-Stand und spielen Sie eine Runde «Jeopardy!» gegen Watson. ecm Forum netzmedien ag 6

7 Watson siegt. Der Mensch gewinnt! Der Wettkampf zwischen dem IBM Computer Watson und den beiden ehemaligen Champions im amerikanischen TV-Quiz «Jeopardy!» ist entschieden. Watson siegte. Aber Gewinner ist eindeutig der Mensch. Denn wir können Watsons Fortschritte bei der Interpretation unstrukturierter Inhalte und der Umgangssprache für die wirklich grossen Herausforderungen dieser Welt nutzen. Wir suchen nach Wegen, wie wir Watsons Kompetenz in der differenzierten und vielseitigen Sprache von Gesundheitswesen, Finanzen, Recht und Hochschulen einsetzen können. So helfen wir Menschen, Organisationen und Unternehmen, Daten zu verstehen und Fragen zu beantworten, auf die sie vorher keine Antworten hatten. Wir glauben, dass die Technologie von Watson einen wichtigen Beitrag leistet, um unser Leben, unsere Arbeit und unsere Gesellschaft intelligenter zu gestalten. Also ein Gewinn für alle. Let s Build A Smarter Planet. ibm.com/ch/watson IBM, das IBM Logo, ibm.com und das Planet Icon sind Marken oder eingetragene Marken der International Business Machines Corporation in den Vereinigten Staaten und / oder anderen Ländern. Eine aktuelle Liste der IBM Marken ist auf der Internetseite unter «Copyright und Trademark Informationen» abrufbar. Copyright IBM Corporation Alle Rechte vorbehalten _IBM_Watson_235x320_RA_d.indd :00

8 Special ECM forum CASE Statements ASA 2011: E-Government-Portal für den Agrarsektor AdNovum Informatik AG Röntgenstrasse Zürich Tel.: Fax: Das Bundesamt für Landwirtschaft (BLW) bietet zusammen mit Partnern unter ein Informationssystem an, das die administrativen Prozesse zwischen Landwirten und Behörden (Kanton und Bund) sowie privaten Organisationen erleichtert. ECM-Gedanken spielten bei der Umsetzung des Systems eine zentrale Rolle. So finden sich viele Aspekte eines Enterprise-Portals in der produktiven Lösung. Mit dem Programm ASA 2011 verfolgte das BLW das Ziel, den Aufwand für die Datenbearbeitung im Agrarsektor zu reduzieren und Kosten zu sparen. Neben Vereinfachungen für den Endbenutzer sollte ASA 2011 auch aktuellere Daten und eine zukunftssichere Basisinfrastruktur bringen. Es galt daher, Portal und Basisinfrastruktur aufzubauen, bestehende Fachapplikationen zu integrieren und neue zu implementieren. Wir fokussieren hier auf das Portal und dessen Implementierung, da sich anhand von «Agate» exemplarisch diverse Portaltypen aufzeigen lassen: Das Informationsportal definiert den Zugriff auf aggregierte und personalisierte Informationen. ASA 2011 nutzt es für die gezielte Information mit News und Fachartikeln. Das SSO-Portal ermöglicht eine einheitliche Sicherheitsinfrastruktur und eine einmalige Anme. In ASA 2011 meldet sich der Benutzer einmal mittels SuisseID an und erhält Zugriff auf berechtigte Applikationen. Identitäten, Anmeldeinformationen und Berechtigungen werden zentral verwaltet. Das Transaktionsportal erlaubt dem Benutzer, Transaktionen auszulösen und Informationen zu übermitteln. Durch die Integration der Fachapplikationen in «Agate» kann der Endbenutzer manche Tätigkeiten (z.b. Me von Tieren) direkt über das Portal ausführen. Eine zentrale und sichere Drehscheibe für E- Government-Funktionalität in der Landwirtschaft. Das Kollaborationsportal ermöglicht dem Benutzer, Informationen zu übermitteln, die anderen zugänglich sind (in ASA 2011 z.b. Label- und Kontroll-Organisationen). Durch die Strategie, eine Basisinfrastruktur zu schaffen und neben den bestehenden auch zukünftige Applikationen ins Portal einzubinden, entsteht eine zentrale und sichere Drehscheibe für E-Government-Funktionalität in der Landwirtschaft. Ruedi Wipf, CEO der AdNovum Informatik AG Otakar Tomes, Director Advellence Solutions AG und Mitglied der Geschäftsleitung von Advellence Sandra Völler, Geschäftsführerin der AGILITA AG Der Trend zur Vernetzung von Content und Services in personalisierter Form hält an. ECM-Lösungen mit sicherer Integration von Applikationen, Drittservices und Backends gewinnen damit an Bedeutung. Parallel dazu ist Web 2.0 mit Facebook und Co. nun definitiv in den Unternehmen angekommen. Portale ermöglichen das Arbeiten in ad hoc gebildeten Teams und den Dialog mit Kunden und Partnern. Grosses Potenzial sehen wir auch im Bereich Unified Communications und Multichannel-Lösungen. Wir beobachten eine hohe Nachfrage auf breiter Front, sowohl im Bereich ECM wie auch in den Bereichen IT- Sicherheit, Applikationsentwicklung, Integration und Applikations-Outsourcing. Im Markt Südostasien begegnen wir den gleichen Bedürfnissen bezüglich ECM wie in der Schweiz. Hier sind Synergien zu erwarten. Die Fähigkeit, standortübergreifend zu arbeiten, wird zunehmend zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Die Technologien rücken in den Hintergrund, der User und seine Bedürfnisse im beruflichen Umfeld stehen im Mittelpunkt. Social Media setzen sich auch im Berufsleben immer mehr durch. Die digitale Welt, nicht nur im privaten Umfeld, setzt höhere Ansprüche. Kunden mit Tablet-PCs und Smartphones erwarten ihre personalisierten Informationen situations- und bedürfnisgerecht aufbereitet und das ohne Zeitverzug. Diese Aufgabenstellungen anzupacken ist für Unternehmen jeder Grösse eine Herausforderung. Kontextualisierung, mobiles Internet, Social Media, individualisierte Informationsaufbereitung und -verteilung sind dazu nur einige Stichworte. Trotz des schwierigen Umfelds sahen wir 2009 und 2010 guten Geschäftsjahren entgegen. Dieses qualitative und quantitative Wachstum erwarten wir auch für Dank der Diversifizierung und Etablierung von neuen Kompetenzen sind wir positiv gestimmt. Für uns steht derzeit das Thema Geschäftsprozesseffizienz ganz oben auf der Liste der Themen, die unsere Kunden bewegen. Mit dem BLP (Business Logic Provider) sind wir in der Lage, ERP-Daten und Prozesse mit ECM-Funktionalität zu unterstützen. Ein weiteres Top-Thema ist noch immer der Kreditoren- Workflow, der für Kunden ein Einstieg in die ECM- Welt darstellt. Das Jahr läuft erfolgreich und beinhaltet Projekte mit allen ECM-Themen, von File-, -Archivierung bis zu BLP-Projekten findet man alles. Vor allem die Prozesskompetenz unserer Berater wird dazu sehr geschätzt. ecm Forum netzmedien ag 8

9 Special ECM forum CASE Statements Innovationen für nachhaltiges Enterprise Information Management und Collaboration Management Kongress Forum Fachmesse Panel Diskussionen 29. April 2010 Kongresshaus Zürich Archivdienstleistungen im Krankenversicherungsumfeld Informationen Partner / Aussteller: uvision GmbH Tel.: > Kongress 2010 Für Teilnehmer: > Anme Premium- und Gold-Partner AdNovum AG Advellence AG EMC AG Revisionssicherheit, Langzeitvisualisierung, Zugriffsschutz, Verfügbarkeit und Performance sind die Schlüsselworte für die elek tronische Dokumentenarchivierung im Kranken- und Unfallversicherungsmarkt. Archivierte Belege müssen garantiert unveränderbar und für den Unfallversicherungsbereich auch nach 30 oder mehr Jahren noch einsehbar sein. Genauso wichtig ist der Datenschutz, da Dokumente mit Diagnosen oder anderen persönlichen Daten nur von berechtigten Personen betrachtet werden dürfen. Das bei der Centris AG als Komponente der Swiss Health Platform (SHP) eingesetzte IBM-Produkt FileNet erfüllt alle diese Anforderungen. Centris AG Grabackerstrasse Solothurn Tel Kontakt: Dr. A. Wälchli Vollautomatischer Zugriff auf Dokumente In der «Verkaufssaison» der Krankenversicherer im Oktober und November werden mehrere Millionen Dokumente pro Woche verarbeitet, gedruckt und vollautomatisch im PDF-A-Format archiviert. Der Zugriff auf die archivierten Dokumente erfolgt für die Anwender der SHP vollautomatisch. Es müssen keine Suchbegriffe erfasst werden, da diese vom SHP-Workflow und vom ERP- System automatisch vorgegeben und die Treffer aus dem Archiv angezeigt werden. Prozesse wie Fallbearbeitung oder Leistungsabrechnung werden dadurch optimal unterstützt, ohne dass sich der Anwender um die archivierten Dokumente kümmern muss. Neu archivierte Dokumente können einen Geschäftsvorfall bei einem Sachbearbeiter auslösen, indem Rückläufer Dokumente, die aufgrund konkreter Anfragen eintreffen erkannt werden und daraus eine Aufgabe im SHP-Workflow generiert wird. Die neue Aufgabe wird zusammen mit den angelieferten Dokumenten dem zuständigen Sachbearbeiter automatisch vorgelegt, wodurch eine Suche nach anstehenden «Arbeiten» Aktuelles K und Top-R oder nach Dokumenten im Archiv vollständig entfällt. Der Zugriffsschutz auf die Dokumente ist mittels Benutzerrollen und nach Dokumententyp geregelt und gilt für alle auf das Archiv zugreifenden SHP-Systeme. Vertrauensärztliche Berichte oder Unterlagen versicherter Mitarbeiter besitzen beispielsweise einen sehr hohen Schutz. Langfristiger Investitionsschutz Bei Geschäftsfällen mit mehreren dutzend oder mehreren hundert Dokumenten schätzen die User das schnelle Darstellen der archivierten Unterlagen und die Möglichkeit des «Browsing», mit der die gewünschten Dokumente schnell erkannt und gefunden werden können. Zur Unterstützung werden Thumbnails zum Original abgelegt. Centris verwaltet aktuell ca. 35 bis 40 Millionen Dokumente mit FileNet. Jährlich kommen etwa 5 bis 10 Millionen neue Dokumente hinzu. Neben der Stabilität und der Leistungsfähigkeit des Systems ist für die Centris insbesondere der langfristige Investitionsschutz von hoher Bedeutung. Isabelle Welton, CEO der IBM Schweiz AG Christian Karstedt, CEO der redtoo ag Philipp Sander, Director Worldwide Marketing & Sales der Scalaris AG Unternehmen benötigen verlässliche Informationen und Daten, um korrekte Entscheidungen schnell treffen zu können. Diese zu bekommen wird immer anspruchsvoller, da unter anderem die rasante Entwicklung von Social Media und Collaboration-Lösungen einen starken Zuwachs an unstrukturierten Informationen bewirkt. Der Trend im Bereich ECM heisst deswegen «Social Content Management». Diese Lösungen kombinieren Social Media, Collaboration und ECM. Zusammen mit Content Analytics ergibt sich damit ein enormes Potenzial für Unternehmen. IBM konnte das laufende Geschäftsjahr optimistisch angehen. Positiv wirken sich auch Akquisitionen in Software und Services und damit der massive Ausbau des Portfolios aus. Ich bin daher überzeugt, mit den Themen Cloud und Analytics sowie einem Revival des Mainframes bestens gerüstet für 2011 zu sein dem Jahr unseres 100-jährigen Firmenjubliäums. Themen wie Cloud, SaaS und -Management dominieren dieses Jahr die Fachpresse. Natürlich haben diese Themen auch direkten Einfluss auf Hersteller und Implementierungspartner von DMS/ECM- Lösungen. Zudem wird es immer wichtiger, Anwendern wirklich nur die Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen und zwar zu jeder Zeit und überall. Insbesondere Smartphones und Tablet- PCs stehen im Zentrum, unabhängig vom verwendeten Betriebssystem. Trotz aller neuen Ansätze gilt es aber, klassische Themen wie beispielsweise Rechnungsarchivierung nicht aus den Augen zu verlieren. Wir sind weiter auf Wachstumskurs, als Beratungsunternehmen für anspruchsvolle IT-Lösungen planen wir dieses Jahr neben einer regionalen Diversifizierung in der DACH-Region vor allem Schritte im Zusammenhang mit der Beratung und dem Aufbau von Cloud-Lösungen für KMUs und Enterprise-Kunden. Für 2011 sehen wir eine gesteigerte Nachfrage nach gemanagten Fachabteilungs- und branchenfokussierten ECM-Services vor allem mit ebenfalls «on Demand» oder «Cloud Ready» bereitgestellten Business Process Management und Enterprise Resource Planning Services. Zudem werden Dienstleister je nach Anforderung hybride On-Demand- oder Cloud- Lösungen/Services anbieten. Des Weiteren werden die erwähnten ECM-on-Demand- oder Cloud-Services durch alle relevanten mobilen Endgeräte und deren Betriebssysteme unterstützt. In der Schweiz spüren wir ein markantes Anziehen der Nachfrage nach ECM. Aufgrund des nochmals höheren Kostendrucks gehen wir allerdings davon aus, dass die Anbieter, die in den letzten drei Jahren in Innovationen investiert und sich den erheblich veränderten Marktbedingungen angepasst haben, in Zukunft am meisten davon profitieren werden. ECM Forum netzmedien ag 9

10 Special ECM forum CASE Statements Standardisierte Input-Prozesse Ziel eines standardisierten Input-Prozesses ist es, sämtliche Eingangskanäle, auf denen Informationen ins Unternehmen fliessen, zentral zu bewirtschaften und so eine definierte Quantität von Eingangsdokumenten in einheitlicher Qualität und mit tieferen Kosten nachvollziehbar abzuwickeln. Das Scanning von Eingangspost ist dabei nur ein kleiner Baustein zur Erreichung dieses Zieles. Ebenso wichtig ist die systematische Nutzung und Integration weiterer Input-Kanäle, wie elektronischer Datenaustausch (EDI) und . Unabhängig vom Kanal werden die Input- Prozesse vereinheitlicht und optimiert. Dazu wird aus jedem Eingangsdokument je ein einheitliches Format zur Weiterverarbeitung sowie ein Standardformat zur gesetzeskonformen Dammstrasse 19 CH-6301 Zug Der ECM-Basisprozess Input-Seite. Quelle: inacta AG, 2010 Langzeitarchivierung generiert. Dies ermöglicht eine einheitliche Verarbeitung der Informationen. Ebenso muss unabhängig vom Eingangskanal die einheitliche Langzeitarchivierung sichergestellt und die fristgerechte Vernichtung der Dokumente gewährleistet werden. Wichtig ist die Erhebung von Verarbeitungskosten je Kanal, um die günstigsten Wege für den Informationsfluss zu evaluieren. Auf Basis der erhobenen Kostenstruktur können die Datenströme zielgerichtet auf günstige Kanäle gelenkt werden. Zusätzlich unterstützt eine durchgängig elektronische Verarbeitung die standortübergreifenden Abläufe und somit die optimale Steuerung von Arbeitslast und Auslastung. Digitalisierung und Standardisierung der Input-Prozesse führt zu Effizienzsteigerung und damit zur Kostensenkung! Ralf Glabischnig, Partner und Mitgründer der inacta AG Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH Michael Gerber, CEO, Partner der Valencia Kommunikation AG Es zeichnet sich ab, dass sich ECM als Begriff und eigen ständiger Trend in der Branche NICHT durchsetzt, der Begriff ECM ist in Top-Management- Kreisen oft unbekannt. Trotzdem leistet ECM in den aller meisten e ffizienzsteigerungsprojekten einen elementaren Beitrag zur Prozessoptimierung. Die Einbindung und Nutzung von ECM-Technologien und -Services werden integraler Bestandteil der grossen CRM- oder ERP-Einführungsprojekte «reine» ECM- Projekte treten in den Hintergrund. Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Wir sind mit unseren Kunden und Partnern ausgezeichnet in das neue Geschäftsjahr gestartet. Das kontrollierte quantitative und qualitative Wachstum der inacta kann erfolgreich fortgeführt werden, obwohl sich auch für uns der «War for Talents» verschärft. Es wird immer wichtiger, ECM-Funktionen für jeden Arbeitsplatz, sprich für alle gängigen Anwenderprogramme zu bieten. Es gilt die Anwender dort abzuholen, wo sie auch täglich arbeiten. In diesem Zusammenhang spielt auch die intelligente Suche und Wissenserschliessung eine grosse Rolle. Weitere Trends sind nach wie vor mobile Endgeräte wie Business-Smartphone, ipad & Co und natürlich die Cloud. Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Für uns entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr sehr gut. Es ist spürbar, dass es noch eine sehr geringe Marktsättigung an Enterprise-Content- Management-Systemen gibt. Die Nachfrage nach Lösungen zur Geschäftsprozessoptimierung ist daher sehr hoch. Welche Trends zeichnen sich 2011 ab? In der Kommunikation und der Markenführung wird das Internet immer wichtiger. Web und mobile Plattformen sind gleichzeitig wichtige Werbeträger und Kaufkanäle; zudem bilden sie gigantische Informationsnetze und dank Social Media mittlerweile unverzichtbare Ratgeber. Wie entwickelt sich das laufende Geschäftsjahr aus Das Business entwickelt sich sehr gut, vor allem auch im digitalen Bereich. In unserer Kommunikationsagentur hat die digitale Kompetenz daher in den letzten Jahren stetig zugenommen. Dazu gehören nicht nur Online- und E-Commerce-Spezialisten, sondern verstärkt auch Softwareentwickler und Screen Designer. ecm Forum netzmedien ag 10

11 Special ECM forum CASE Statements Innovationen für nachhaltiges Enterprise Information Management und Collaboration Management Kongress Forum Fachmesse Panel Diskussionen 29. April 2010 Kongresshaus Zürich Weltweites Matter Management bei Informationen Credit Suisse Partner / Aussteller: uvision GmbH Tel.: > Kongress 2010 Für Teilnehmer: > Anme Premium- und Gold-Partner AdNovum AG Advellence AG EMC AG Feldeggstrasse 5 CH-8152 Glattbrugg Tel.: Fax: Credit Suisse führt zurzeit eine universell einsetzbare Document- und Matter-Management-Lösung ein. Damit wird ein fallorientiertes Dokumenten-Lifecycle-Management für die weltweit mehr als 1000 Legal- & Compliance-Mitarbeiter(innen) der Credit Suisse General Counsel Division erschlossen. Zum Einsatz kommt die flexibel erweiterbare Dokumentenmanagement-Plattform von Scalaris. Im Rahmen der Fallbearbeitung nutzen die weltweiten Legal & Compliance Units der Credit-Suisse-Gruppe bislang verschiedene Lösungen und Anwendungen. Das Informationsvolumen (Terabyte-Dimension) umfasst eine Vielzahl verschiedener Dokumententypen, die sowohl physisch als auch digital gespeichert waren. Die uneinheitliche Ablageorganisation erschwerte das Dokumenten- Handling bei der Fallbearbeitung und die Informationsbeschaffung war häufig mit hohem Aufwand verbunden. «Think One Bank» Die von Credit Suisse unter dem Motto «Think one Bank» lancierte globale Vereinheitlichung des Dokument- und Matter-Management (DMMS) steht kurz vor dem Abschluss. Dieses bildet weltweit die im Credit Suisse internen Rechtsdienst üblichen Prozessabläufe ab und unterstützt die Fallbearbeitung durch ein effizientes und kosteneffektives Dokumenten- Handling. Gefordert wurde ein leistungsfähiges, hochverfügbares DMMS, das künftig auch in weiteren Unternehmenseinheiten einsetzbar ist. Die fallorientierte Vorhaltung von Dokumenten, eingescannten Images und s, einheitliche zeit- und ortsunabhängige Zugriffsmethoden (Rechteverwaltung im Einklang mit bestehenden Sicherheits- und Datenschutzstandards) sowie die Integration Aktuelles K und Top-R in bestehende IT-Anwendungen waren weitere Systemanforderungen. Scalaris als verlässlicher Partner Beim Vergleich der evaluierten Lösungen deckte die Legal- und Compliance- Management(LCM)-Anwendung von Scalaris die Business Requirements der Credit Suisse hinsichtlich Systemarchitektur und gefordertem Funktionsspektrum am besten ab. Das System unterstützt die Integration von Microsoft-Office-Produkten und ermöglicht so die kontextorientierte Dokumentenablage mittels einfachem Drag & Drop. Das gilt auch für s und deren Anhänge. Para-intelligente, Matter-übergreifende Such- und Retrievalmethoden sichern ein schnelles Auffinden benötigter Dokumente von überall her. Enthalten sind Versionskontrolle, Vorgangshistorie, rollenbasierte Rechteverwaltung und präzise Zugangskontrolle bis auf Dokumentenebene, die effiziente Migration der auf den bestehenden Systemen gespeicherten Daten. Ausschlaggebend war auch die langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Scalaris. Stephan Loretan, lic.oec. HSG, Leiter Abteilung General Management, Mitglied der Geschäftsleitung der ZHAW School of Management and Law Jürg Schleier, Senior Director, Middleware von Oracle Schweiz Harald Schwegler, Enterprise Account Manager der EMC Computer Systems AG EIM, also Enterprise Information Management, dient der Automatisierung bestimmter Aktivitäten selektierter Geschäftsprozesse. Die reine Automatisierung von G eschäftsprozessen stellt allerdings keine ganzheitliche Betrachtung dar. Das Defizit liegt oft in der Starrheit von Prozessausführungen. Eine Möglichkeit, dieses Defizit auszugleichen, liegt in der Flexibilisierung automatisierter Prozesse. Durch unseren Beitrag in Projekten der angewandten Forschung und Entwicklung unterstützen wir aktuell Aspekte der Adaptierbarkeit und Flexibilisierung von Geschäftsprozessen. Das Business Process Reengineering hat wieder an Bedeutung gewonnen. Wir beobachten, dass heutzutage die Möglichkeiten des EIM zur Prozessunterstützung viel intensiver analysiert und entsprechend ausgeschöpft werden. Ziel ist es, den Organisationen eben nicht nur den Content, sondern auch das «Meaning» von Informationen verwertbar zu machen. Einerseits ist der Kostendruck bei Unternehmen immer noch hoch, unsere Kunden sind weiterhin bestrebt, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Andererseits beginnen einzelne Märkte wieder zu wachsen und unsere Kunden wollen ihren Marktanteil halten oder ausbauen. Dazu werden neue kundenorientierte Systeme und Lösungen aufgebaut, um sich gegenüber der Konkurrenz zu behaupten. Beide Trends verlangen nach einem optimierten und automatisierten Zugriff auf bestehende Daten und deren Weiterbearbeitung und Integration. Wir erwarten im ECM-Bereich in der Schweiz einen starken Wachstumsschub. Viele Projekte stehen zurzeit in der Anfangsphase. Erfahrungsgemäss führt das bei uns innerhalb von 6 bis 18 Monaten zu zusätzlichem Lizenzumsatz. Wir erwarten im ECM-Markt eine weitere Konsolidierung und einzelne kleinere Anbieter werden vom Markt verschwinden. Unsere Kunden benötigen in zunehmendem Masse spezialisierte Businesslösungen, die sich schnell und einfach an sich ändernde Gegebenheiten anpassen lassen. ECM- und BPM-Technologien entwickeln sich weiter zum Case Management, bei dem Personen, Prozesse, Informationen und Compliance zusammen als Einheit wirken. EMC ist zu allen diesen Themen mit seinen Produkten optimal positioniert und in der Lage, komplexe Lösungen aus einer Hand anzubieten. Parallel hierzu ist eine verstärkte Nach frage zu cloudbasierten Lösungen zu beobachten und generell die Tendenz, auch eigene Lösungen in der Cloud zu betreiben. EMC hat im ersten Quartal 2011 ein Rekordergebnis erreicht mit einem konsolidierten Umsatz, der 18 Prozent höher liegt als im gleichen Vorjahreszeitraum. Wir sind daher sehr zuversichtlich, auch in diesem Jahr ein aussergewöhnlich gutes Ergebnis zu erzielen. ECM Forum netzmedien ag 11

12 Special ECM forum CASE Statements ELO-Referenz: Steuerverwaltung Basel-Stadt Mit ELOprofessional hat die Steuerverwaltung Basel-Stadt die elektronische Steuerakte realisiert. Durchlaufzeiten wurden dadurch optimiert und der Aufwand für die Bewirtschaftung von Steuerakten konnte deutlich reduziert werden. Neben der erhöhten Arbeitsproduktivität profitieren vor allem auch die Steuerpflichtigen von einer besseren Dienstleistungsqualität. Die Steuererklärung so einfach wie möglich zu gestalten, ist das ausgesprochene Ziel der Steuerbehörde des Kantons Basel- Stadt. Die Steuerverwaltung, zuständig für die Erhebung der kantonalen Steuern und der direkten Bundessteuer, hat beschlossen, ihren Service und ihre Organisation mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) grundlegend zu verbessern. Ziel ist die Automatisierung der Erhebung der Einkommens- und Vermögenssteuer von natürlichen Personen. Vordergründiges Ergebnis sollte dabei die Steigerung der Kundenzufriedenheit durch eine qualitativ gute und zeitnahe Beratung sein, ganz nach dem Motto «Steuererklärung leicht gemacht». Kosten sparen durch eine vollständig automatisierte Verarbeitung Vor der Einführung des DMS durchliefen die Steuerakten die konventionelle Prozedur, überwiegend in Papierform. Nach der Einreichung begann der üblich lange Weg durch die einzelnen Fachabteilungen. Dort wurden die Werte abgetippt und analysiert, die Akten registriert, hin und her transportiert, getrennt und wieder zusammengeführt, um schliesslich am Ende in riesigen Aktenlagern archiviert zu werden. Die Recherche in den alten Steuerakten war demzufolge sehr aufwendig, die Kosten durch die Lagerung und den Aufwand sehr hoch und die Effizienz dementsprechend gering. Für die wichtigen Kernaufgaben blieb den Mitarbeitern kaum Zeit. Bereits 2004 hat die Steuerverwaltung mit neuen übersichtlichen und leicht verständlichen Formularen den ersten Schritt in Richtung «Steuererklärung leicht gemacht» getan. Der nächste konsequente Schritt war die ELO Digital Office CH AG Lagerstrasse Dübendorf Die Steuererklärung des Kantons Basel-Stadt geht mit ELOprofessional jetzt neue Wege. Einführung von ELOprofessional als DMS- Lösung. Dadurch wurden die Durchlaufzeiten optimiert und die Grundlage geschaffen, den Steuerpflichtigen schneller und besser Auskunft geben zu können. Der Aufwand für die Lagerung von Steuerakten konnte darüber hinaus deutlich reduziert werden. Warum ELO? «Um den Kunden und vor allem auch den Mitarbeitern das Arbeitsleben zu erleichtern, war die Bedienerfreundlichkeit des neuen DMS Grundvoraussetzung für die Steuerverwaltung», so der Projektverantwortliche bei der Steuerbehörde Herr Binggeli. «Die intuitive Oberfläche gehört zu einer der herausragenden Stärken von ELOprofessional.» Auch mit der im Standard gegebenen Funktions vielfalt konnte sich die Stuttgarter Lösung gegen die Mitbewerber durchsetzen. Insbesondere zukünftige Anforderungen, wie zum Beispiel Workflow-Management, werden heute schon standardmässig in ELO angeboten und müssen nicht individuell für die Steuerverwaltung programmiert werden. Effizient, kostengünstig und lückenlos abgewickelt. Die Steuererklärung des Kantons Basel-Stadt geht mit ELOprofessional jetzt neue Wege. Über die Scannsoftware CaptureTax werden die Formulare gescannt, die Werte erfasst und mit ELO automatisch weiterverarbeitet. ELO holt sich über die Schnittstelle zu CaptureTax die erfassten Daten ab und importiert diese in das ELO-Archiv. Als elektronische Steuerakte können die Daten jetzt von den Mitarbeitern einfach und schnell in ELO bearbeitet w erden. Die Schnittstelle zur Steuerverwaltungssoftware NEST ermöglicht über einen Button im NEST-Veranlagungs-Dialog einen direkten Zugriff auf die archivierten Daten in ELO. Der in NEST angezeigte Steuerfall bildet die Grundlage für die Suche in ELO. Die entsprechenden Suchkriterien werden automatisch übernommen. Der Output aus NEST wird über den OMRMarker für Druck und Verpackung aufbereitet. Die dabei erstellten PDF-Dateien werden im ELO-Archiv abgelegt, so dass die Mitarbeiter der Steuerverwaltung jederzeit auf die versendeten Rechnungen, Mahnungen etc. zugreifen können. Steuererklärung leicht gemacht Vom Papier zur elektronischen Akte das bedeutete für die Mitarbeiter der Steuerverwaltung zwar eine massive Umstellung, die intuitive Bedienung von ELO und die schnellere Verfügbarkeit der Informationen leistete aber schnelle Überzeugungsarbeit. Herr Binggeli fasst zusammen: «Die Aktenablage ist mit ELO jetzt sicherer und komfortabler. Die Arbeitsproduktivität wurde wesentlich erhöht. Durch die jeweils sofort elektronisch verfügbaren Steuerakten werden die Auskunftsmöglichkeiten bei telefonischen Anfragen von Steuerpflichtigen inhaltlich und zeitlich wesentlich verbessert.» Dies führt zu einer optimierten Dienstleistungsqualität und -effizienz. Ganz nach der Devise: Steuererklärung leicht gemacht. ecm Forum netzmedien ag 12

13 Special ECM forum kurzporträts Platin-Partner IBM ist heute das IT-Unternehmen mit der am breitesten gefächerten Erfahrung: Vor 100 Jahren gegründet, hat sich IBM in dieser Zeit immer wieder neu erfunden und ist durch Innovationen, die weit über Technologie hinausgehen, zu einer der stärksten Marken der Welt aufgestiegen. Dank einer kompletten Palette an Hardware, Software und Dienstleistungen kann IBM ihren Kunden das gesamte IT-Spektrum anbieten. Dabei kann IBM auf ein weltweites Team von rund Mitarbeitern zurückgreifen und Expertise aus Forschung und Entwicklung miteinbeziehen. IBM Enterprise Content Management unterstützt Unternehmen bei der Optimierung der Entscheidungsfindung, indem Content in Business Insight verwandelt wird. Dies geschieht dank branchenspezifischer Lösungen. Diese erlauben es Unternehmen, nahezu beliebige Inhalte über den gesamten Lebenszyklus zu verwalten und gemeinsam zu nutzen, vom gescannten Schriftstück über Office-Dokumente, SAP-generierte Rechnungen bis zu s und Web Content. Wenn Unternehmen unstrukturierte Inhalte in den Griff bekommen, können sie geschäftliche Abläufe vereinfachen und Kosten senken. Durch Automatisierung, Optimierung und Analyse der Daten werden organisatorische Prozesse vereinfacht. Die ECM-Lösungen von IBM bieten ein komplettes und leistungsfähiges Lösungsportfolio für das Document-, Content- und Workflow-Management. Das Zentrum für Wirtschaftsinformatik (ZWI) der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) befasst sich mit der interdisziplinären Lehre der Wirtschaftsinformatik, die ihre Wurzeln sowohl in der Betriebswirtschaftslehre als auch in der Informatik hat. Die Leistungen des ZWI sind in folgende vier Bereiche gegliedert: Lehre Weiterbi Angewandte Forschung Entwicklung sowie Beratungsdienstleistungen. Das ZWI bietet einen «Bachelor-Studiengang (BSc)» sowie einen «Master of Advanced Studies (MAS)» Studiengang in Wirtschaftsinformatik und in Business Analysis an, die sowohl die Grundausbi wie auch die Weiterbi in der Wirtschaftsinformatik adressieren. Im Fokus der Aktivitäten des ZWI steht die Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen durch deren Steigerung von Qualität, Produktivität oder Innovationsgrades. Gold-Partner AdNovum zählt zu den Schweizer Informatikunternehmen erster Wahl für die Umsetzung von IT-Vorhaben mit hohen Anforderungen an Qualität und Sicherheit. Wir bieten umfassende Betreuung, von der Analyse und Beratung über Entwicklung und Integration bis hin zu Wartung und Support. Als Gold-Partner von Oracle implementiert AdNovum sichere und skalierbare ECM-Lösungen mit Oracle UCM: ELO Digital Office entwickelt und vertreibt leistungsfähige Software für elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflow-Management und deckt das gesamte Spektrum des Enterprise-Content-Management (ECM) ab. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ist mittlerweile mit Niederlassungen in Europa, Asien und Australien international aufgestellt. Die inacta AG ist ein unabhängiges Schweizer Dienst leistungsunternehmen mit Fokus Information Management. Die dokument zentrierten Prozesse ihrer Kunden optimiert die inacta mit effizienten Lösungen, die auf aktuellen und skalierbaren Technologien basieren. Dabei kombinieren die Mitarbeitenden der inacta die umfangreichen branchenspezifischen Fachkenntnisse mit fundiertem technischem Know-how. Silber-Partner Advellence ist Ihr Spezialist und Systemintegrator für Projekte in den Bereichen ECM, SAP und Microsoft. AGILITA ist Anbieter der ELO-ECM-Lösung sowie SAP-Systemhaus und bietet daher auch ERP-Integrationswissen an. EMC unterstützt Unternehmen von der Entwicklung über den Aufbau bis hin zur Verwaltung von flexiblen, skalierbaren und sicheren Informationsinfrastrukturen. Veranstalter Anbieter der weltweit offensten und komplettesten Business- Software- und Hardwaresysteme unter anderem für höchste Qualität bei der Strukturierung von Inhalten. Branchenunabhängige ECM-Lösungen und Dienstleistungen für Vertragsverwaltung, digitales Personaldossier und SharePoint-Integration. Global-Partner Medien-Partner Scalaris bietet Software- und Beratungsdienstleistungen rund um die Sammlung, Digitalisierung, Analyse, Verwaltung und Archivierung grosser Mengen von unstrukturierten Informationen an. Valencia ist eine Full-Service-Agentur, die Gesamtlösungen im Bereich Kommunikation anbietet. Dabei denken wir auch einmal quer und auf jeden Fall immer etwas weiter. Hauptsitz Basel, Büro in Zürich. ecm Forum netzmedien ag 13

14 Special ECM forum r Damian Bär Head of Document Solutions Europe South Swiss Post Solutions Eckhard Herych Global Head IGM Processes & Tools Novartis AG Corporate Information Management Im Zuge der zunehmend elektronisch geführten Kommunikation und Auftragsbearbeitung kommt es immer öfter zu Medienbrüchen, die Fehlerquellen eröffnen und die Effizienz der Datenverwaltung verringern. Mit einer kontinuierlichen Digitalisierung aller Dokumente lassen sich diese Probleme lösen. Swiss Post Solutions (SPS) ist an der Schnittstelle zwischen physischen und elektronischen Dienstleistungen und bietet den Kunden auch das Outtasking der Eingangspostverarbeitung an. Information and Compliance in Lifestyle Industry Schilderung eines bahnbrechenden Ansatzes für den Aufbau eines globalen Mitarbeiterbindungsprogramms, das die konsequente Erkennung und Ablage von relevanten Inhalten ermöglicht. Weiter wird erläutert, wie es mit einem überzeugenden Business Case gelungen ist, die Unterstützung des Managements zu gewinnen. Ken Bisconti Vice President, ECM Products and Strategy IBM Dr. Peter Hogenkamp Leiter Digitale Medien NZZ Gruppe The strategic meaning of ECM in a connected World Enterprise content management has changed considerably. Today s organizations need faster and deeper insight for greater value and optimization. There are several new developments in ECM that are having significant business impact; Learn how social business and ECM are intersecting in exciting ways and how content analytics are changing the face of ECM. Social Media und die Zukunft der unstrukturierten Daten In den 1990er-Jahren war «Knowledge Management» eines der grossen Themen. Die grossen Würfe von damals gelten heute weitgehend als gescheitert; kaum eine grosse Firma behauptet heute von sich, dass sie ihr internes Wissen systematisch in den Griff bekommen hat. Doch mit dem breiten Aufkommen von Social Media gibt es eine zweite Chance für das firmenweite Management unstrukturierter Daten. Über den Umweg des «Web 2.0», also der «Consumer IT» und über Tools wie Twitter und Facebook kommen Prinzipien des Erstellens, Weiterleitens, Kommentierens, und «Tagging» von Daten wieder in den Unternehmen an. Und diesmal sind die Chancen besser, dass sie sich durchsetzen, denn der Einstieg ist sehr leicht. Christof Dornbierer CTO AdNovum AG Dirk-Alexander Kogel ECM-Projektleiter Südzucker AG Herausforderungen und Lösungsansätze für die Realisierung von sicheren Enterprise-Webportalen Enterprise Content Management bedeutet heute mehr als nur Inhalte zu verwalten. Im Zentrum steht der kontrollierte, einfache Zugang zu Informationen und Diensten, etwa in einem Portal. Viele Unternehmen haben eine klare Vision eines solchen Enterprise-Portals. Damit die Umsetzung gelingt, braucht es aber eine durchdachte Roadmap. Evolution der ECM-Umsetzung bei Südzucker Der weltweit tätige Ernährungskonzern Südzucker AG präsentiert seine Erfahrungen mit ganz verschiedenen ECM-Prozessen: von der Verschlagwortung über intelligente Stichwortlisten, protokollierte Dokumente, dynamischer Workflow bis automatisch generierte Wiedervorlagen usw. Dr. rer.pol Hans-Joachim Gerber Leiter Unternehmensentwicklung SUVA Albert Malär Abteilungsleiter Datawarehouse und Informatik Stadt Zürich Schulamt Parkring Effizienzsteigerung durch die elektronische Eingangspostverarbeitung Die Suva ist bestrebt ihre Geschäftsprozesse mit ihren Kunden, anderen Kostenträgern, Leistungserbringern und weiteren Partnern möglichst effizient zu gestalten. Mit der frühen Digitalisierung des physischen Posteingangs schliesst man eine aktuell bestehende Lücke im elektronischen Bearbeitungsprozess. Um diese Lücke nachhaltig zu schliessen, engagiert sich die Suva in der Standardisierung und Verbreitung des elektronischen Informationsaustauschs. Nutzen- und Effizienzsteigerung durch Integration von ECM- Standardlösungen Co-R: Patrik Kuster Teamleiter GEVER/SharePoint ADVELLENCE Patrick Schäublin ECM Consultant/Projektleiter ADVELLENCE ecm Forum netzmedien ag 14

15 Special ECM forum R Innovationen für nachhaltiges Enterprise Information Management und Collaboration Dr. Clemente Minonne ist stellvertretender Leiter des Zentrums für Wirtschaftsinformatik ZHAW, der School of Management and Law Management Kongress Forum Fachmesse Panel Diskussionen 29. April 2010 Kongresshaus Zürich Peter Münzenmayer Informationen Head Knowledge & Partner / Aussteller: uvision GmbH Tel.: Records 60 Service > Kongress Development 2010 Für Teilnehmer: > Anme Dr. Simon Margulies Premium- und Gold-Partner AdNovum AG Advellence AG EMC AG Aktuelles K und Top-R Senior Information Consultant Swiss Reinsurance Company Ltd Moderation Von Paris über Zürich nach Bratislava: Brief oder ? In der Swiss Re arbeiten global rund Mitarbeiter. Informationen werden auf Papier und in elektronischer Form ausgetauscht. Die dabei entstehenden Business Records müssen auf bestimmte Zeiten aufbewahrt werden. Das Referat zeigt wie Records und Knowledge Management bei der Swiss Re implementiert wird: Fokus liegt auf den Herausforderungen im Wechsel von physischem zu elektronischem Records über Landes- und Systemgrenzen hinweg und der zentralen Rolle, die Knowledge und Informationsmanagement dabei spielt. Dominic von Moos Projektleiter Web-Entwicklung Axpo Holding AG Dr. Bruno Wildhaber Geschäftsführer Wildhaber Consulting Implementierung einer geeigneten Web-to-Print-Lösung für das Corporate Publishing der Axpo Neue Corporate-Design-Richtlinien und spezifische Freigabeprozesse verlangten aufgrund von Effizienz- und Qualitätszielen nach einer geeigneten Systemunterstützung. Am Beispiel einer Web-to-Print-Lösung bei der Axpo wird aufgezeigt, welche Schritte in einem solchen Projekt besonders beachtet werden müssen und wie weitere interne Systeme angebunden werden können. Daten sind wie Wasser: Information Governance & Compliance 2011 Die Datenflut fordert die Unternehmen wie nie. Soziale Medien und Cloud Services lassen die Datenmengen explodieren? Welche Governance- & Compliance- Trends ergeben sich daraus? Platin-Partner Gold-Partner Silber-Partner Global Partner Medienpartner Veranstalter ECM Forum netzmedien ag 15

16 Special ecm forum programm Case Zeit GT GT_Einzug 08:00 Registration, Empfang mit Kaffee und Gipfeli / Networking GT_Titel GT_Link09:00 Begrüssung und Themeneinführung Claudio Dionisio CEO uvision AG ECM Forum Programm Vormittag 09:10 The strategic meaning of ECM in a connected world Ken Bisconti Vice President, IBM 09:50 Enterprise Information Management (EIM) Status quo und Zukunft Dr. Clemente Minonne Stv. Leiter des Zentrums für Wirtschaftsinformatik ZHAW School of Management and Law 10:00 Von Paris über Zürich nach Bratislava: Brief oder E Mail? Peter Münzenmayer Head Knowledge & Records Service Development, Swiss Re Dr. Simon Margulies Senior Information Consultant, Swiss Re 10:30 Kaffee Pause / Networking 11:00 Effizienzsteigerung durch die elektronische Eingangspostverarbeitung Dr. Hans Joachim Gerber Leiter Unternehmensentwicklung, Bildlegende SUVA Bildlegende. 11:30 Information and Compliance in Lifescience Industry Infobox Text Infobox Text Eckhard Herych Global Head Information Governance Management, Novartis AG 12:00 Mittags Pause / Lunch / Networking Quelle: xxxxxxxxx Case Zeit ECM Forum Programm Nachmittag GT GT_Einzug GT_Titel GT_Link Business Case Session 1: ECM aus Management Perspektive 13:00 Nutzen und Effizienzsteigerung durch Integration von ECM Standardlösungen Albert Malär Abteilungsleiter Datawarehouse und Informatik Stadt Zürich Schulamt 13:30 Evolution der ECM Umsetzung bei Südzucker Dirk Alexander Kogel ECM Projektleiter Südzucker AG 14:00 Implementierung einer modernen Web to Print Lösung Dominic von Moos Leiter Web Entwicklung Axpo Holding AG 14:30 Kaffee Pause / Networking Business Case Session 2: ECM aus technologischer Perspektive Herausforderungen und Lösungsansätze für die Realisierung von sicheren Enterprise Web Portalen Christof Dornbierer CTO AdNovum Daten sind wie Wasser Information Governance & Compliance 2011 Dr. Bruno Wildhaber IT Experte, Dozent und Unternehmer Webcontent Archivierung: Podiums Diskussion Gesprächsleitung: Dr. Bruno Wildhaber, Teilnehmer: AdNovum, Qumram, SUVA 15:00 Corporate Information/Interaction Management Damian Bär Head of Document Solutions Europe South Swiss Post Solutions 15:30 Bildlegende Social Media und die Zukunft der unstrukturierten Daten Bildlegende. Dr. Peter Hogenkamp Leiter Digitale Medien NZZ Gruppe 16:00 Infobox Text Infobox Text Fazit und Ausblick 16:10 Branchen Apéro Quelle: xxxxxxxxx ecm ECM Forum netzmedien ag 16