Organisation und Projektmanagement. Marketingleiter - Verkaufsleiter 2015/2016. Modul 5. Samstag, 28. November 2015

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1 Organisation und Projektmanagement Marketingleiter - Verkaufsleiter 2015/2016 Modul 5 Samstag, 28. November 2015

2 Agenda Modul 5 Lernziele Nach der Bearbeitung dieses Moduls können Sie anhand von Beispielen die typischen Merkmale eines Projekts bestimmen die wichtigsten Aspekte des Projektmanagements und die Erfolgsfaktoren für Projekte beschreiben ein einfaches Projekt in sinnvolle Teilschritte (Phasen) gliedern sie sechs Teilschritte des Planungszyklus beschreiben die Teilschritte des Initialisierungsprozesses bestimmen die Anforderungen an einen vollständigen Projektantrag nennen Projektziele bewerten sowie die Bedeutung der Zielgewichtung erklären Compendio «Organisation und Projektmanagement», Auflage 2014, Kapitel 6-9 2

3 Projektmanagement Auszug der Wegleitung Der Kandidat kann die spezifischen Merkmale und Erfolgsfaktoren von Projekten sowie des Projektmanagement erklären und fallbezogen anwenden die verschiedenen Projektorganisationsformen sowie deren Vor- und Nachteile erklären und begründete Empfehlungen für die Gestaltung von Projektorganisationen und die Zusammensetzung des Projektteams abgeben für ein spezifisches Projekt den Projektauftrag formulieren und einen detaillierten Projektplan erstellen geeignete Methoden und Instrumente vorschlagen und einsetzen sinnvolle Massnahmen der Berichterstattung und des Controllings erarbeiten die im Zusammenhang mit der Einführung eines Projekts zu erwartenden Schwierigkeiten abschätzen und sinnvolle Einführungsmassnahmen erarbeiten 3

4 Transferaufgaben Modul 3 und 4 Nachbearbeitung des Stoffes aus Modul 3 und Modul 4 Bearbeiten der Wiederholungsfragen zum Kapitel 4, Seite 60 Bearbeiten der Wiederholungsfragen zum Kapitel 5, Seiten 78/79 Lesen der Seiten «Grundlagen Projektmanagement» Lösen der Einstiegsfallstudie «Aktuell Verlags AG» - Vorbereitungszeit 40 Minuten 4

5 Organisationsmethodik - Projektmanagement Projektstrukturplan Elemente des Planungsprozesses 5

6 Grundbegriffe des Projektmanagements Projektmerkmale Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Geld bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal) und Qualität ein Ziel zu erreichen. Projectum = nach vorne geworfen Quelle: Wikipedia 6

7 Grundbegriffe Projektmanagement Gründe für die Problemlösung im Rahmen des Projektmanagements: technischer Fortschritt und Zeitdruck durch kürzere Innovationszyklen Schnelligkeit ist ein entscheidender Erfolgsfaktor steigende Komplexität, welche die Linienorganisation überfordern kann notwendiges Wissen zur Problemlösung steigt laufend steigende Erwartungen des Kunden Personalentwicklung (Lohnentwicklung, Mangel an Fachmitarbeitenden, Steigende Anforderungen an Mitarbeitende) Wertewandel der Mitarbeitenden (Selbstverwirklichung, Selbstentfaltung) hohe Arbeitsteilung und Vernetzung 7

8 Grundbegriffe des Projektmanagements Projektmerkmale 8

9 Grundbegriffe des Projektmanagements Einteilungskriterien eines Projektes Projektinhalt: Grösse und Umfang: Komplexität: Laufzeit: Strategische Bedeutung: Reichweite: Investition, F&E, Organisation, IT usw. klein, mittel, gross gering, mittel, hoch kurz, mittel, lange mässig bis sehr hoch Stellung des Auftraggebers: extern, intern regional, national, international Abteilung, Unternehmen, Konzern 9

10 Grundbegriffe des Projektmanagements Projektphasen gemäss neocon GmbH 10

11 Grundbegriffe des Projektmanagements Typische Aufgaben 11

12 Grundbegriffe des Projektmanagements Projektkomponenten Initialisierung Projektidee konkretisieren, um somit Entscheidungsgrundlage für Projektantrag und auftrag zu schaffen. Planung Steuerung Der Projektstrukturplan (PSP) zeigt die Zeit-, Kostenund die Ressourcenplanung auf. Er bildet wesentliche Grundlage für die Projektsteuerung. Hauptzielsetzung ist das Projekt gemäss Planung auf «Kurs» zu halten. Relevante Informationen werden im Statusbericht gesammelt und mit Planwerten verglichen. Bei Abweichungen werden Steuerungsmassnahmen ausgelöst, wobei mit einer Risikoanalyse auch die zukünftigen Entwicklungen abgeschätzt werden. 12

13 Grundbegriffe des Projektmanagements Projektkomponenten Führung Marketing Dokumentation Abschluss Projektführung hat das Ziel, eine optimale Gesamtleistung des Teams zu erreichen. Der Projektleiter muss über gute Leader-Ship-Fähigkeiten verfügen. Das Stakeholdermanagement bildet ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Projekte. Eine gute Information aller Projektbeteiligten ist wichtig, weil Projekte ausserhalb der Linienorganisation abgewickelt werden. Zusammenfassung aller Aufgaben, welche mit dem Projektende und Übergabe an den Auftraggeber zusammenhängen. Wichtig dabei sind auch die «Lessons Learned». 13

14 Grundbegriffe des Projektmanagements Erfolgsfaktoren für Projekte Beziehungsgeflecht 14

15 Grundbegriffe des Projektmanagements Teamarbeit (60 Minuten), Compendio S. 86 S. 89 Team 1: «Projektleiter» Team 2: «Topmanagement» Team 3: «Projektteam» Team 4: «Methodik» Team 5: «Kommunikation» Team 6: «Information» Team 7: «Projektidee» Aufgabe: Zeit: Den Kommilitonen die wichtigsten Kernaussagen verständlich, kurz und prägnant näherbringen. 20 lesen und Merkmale auf Flip festhalten 40 Präsentation 15

16 Projektmanagement Vorgehensmethodik - Phasenkonzept Lösungsvarianten Grundsätze der methodischen Vorgehensweise: Top down (vom Groben ins Detail) Vorgehen in 6 Phasen Trennung von Planung, Realisierung, Einführung und Erhaltung Compendio Kapitel 7, Seite 91 16

17 Projektmanagement Ziele und Ergebnisse der 6 Projektphasen Compendio Kapitel 7, Seite 92, siehe auch Abb. 7-3 «Typische Aufgaben» 17

18 Projektmanagement Organisationszyklus - Planungszyklus Vorstudie Hauptstudie Teilstudien 18

19 Projektmanagement Organisationszyklus - Planungszyklus Auftrag Analyse Würdigung Lösungssuche Bewertung Auswahl verständlich und abgeglichen, akzeptiert sammeln und ordnen der relevanten Informationen z.b. mittels SWOT-Analyse Varianten z.b. mittels Nutzwertanalyse usw. Entscheid wird vom Auftraggeber, Entscheidungsteam oder Steuerungsausschuss gefällt. 19

20 Projektinitialisierung Projektidee Projektantrag - Antragsprüfung reaktive Ideen visionäre Ideen einheitliche Form 1 Seite Empfänger: Auftraggeber, Projektbewilligungsgremium, -servicestelle Compendio Kapitel 8 20

21 Projektinitialisierung Projektantrag siehe Teilnehmerunterlagen 21

22 Projektinitialisierung Projektidee Projektantrag - Antragsprüfung 1. Ist das beantragte Vorhaben ein Projekt? 2. Ist das Projekt mit der Strategie vereinbar? 3. Wie hoch ist das Risiko? 4. Stehen ausreichend Ressourcen zur Verfügung? 5. Besteht der grundsätzliche Wille für eine Veränderung im Sinne des Projektantrages? 6. Ist das benötigte Wissen vorhanden oder beschaffbar? 7. Ist der wirtschaftliche Nutzen abschätzbar? 8. Welche Konsequenzen hat eine allfällige Nicht- Durchführung? Compendio Kapitel 8 22

23 Projektinitialisierung Projektauftrag als «Zielvereinbarung» Compendio Kapitel 8, Seite 102 sowie Teilnehmerunterlagen 23

24 Projektziele Systematischer Zieldefinitionsprozess Ein echtes Ziel liegt in der Zukunft ist vorstellbar ist realistisch kann nur durch aktives Handeln erreicht werden wird bewusst angestrebt will erreicht werden ist lösungsneutral formuliert 24

25 Projektziele Ziele SMART formulieren Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg (Lao-tse). 25

26 Projektziele Ziele analysieren Muss-Ziele gesetzliche Anforderungen übergeordnete Unternehmensziele zwingende Vorgaben des Entscheiders/Auftraggebers Kann-Ziele können mehr oder weniger erfüllt sein kommen in unterschiedlicher Gewichtung zum Ausdruck Zielkonflikte gegenseitige Konkurrenzierung Widerspruch 26

27 Projektziele Ziele klassifizieren 27

28 Projektziele Ziele gewichten 28

29 Projektziele Ziele gewichten (Präferenzmatrix) 29

30 Projektziele Ziele gewichten (Präferenzmatrix) Einzelarbeit, 15 Minuten: erstellen Sie eine Präferenzmatrix mit 7 Qualitätskriterien Ihrer Wahl 30

31 Zielkreuz [Projekt] Sinn und Zweck: Warum machen wir das? Was soll am Ende entstanden sein? Was ist das Ergebnis? Warum? Was genau? Wie gut? Für wen? In welcher Qualität soll es entstehen? Woran messe ich das Ergebnis? Stakeholder: Für wen machen wir das? 31

32 Projektziele kommunizieren Kick-off-Meeting (Projektstart-Sitzung) Inhalte über Ziel, Umfang und Dauer des Kick-off-Meetings informieren präsentieren der Projektziele vorstellen der Projektmitglieder und ihrer Rollen festlegen der Regeln zur Zusammenarbeit herstellen eines gleichen Informationsstandes siehe Teilnehmerunterlage «Traktanden Kick-off-Meeting» 32

33 Mittagspause Organisation und Projektmanagement - Marketing-/Verkaufsleiter - Block 3 Rico Bossi 33

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