ANLEITUNG FÜR RÜCKWÄRTSAUKTIONEN

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1 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 1 ANLEITUNG FÜR RÜCKWÄRTSAUKTIONEN Dokumentation für Teilnehmer an Rückwärtsauktionen Erster Schritt: Vorbereitungen Zunächst legt der Auftraggeber einen Auktionstermin und eine interne Angebotsliste fest. Die Angebote aus dieser Liste werden beginnend mit dem Zeitpunkt des Auktionstermins der Reihe nach von oben nach unten ausgeschrieben. Jedes neue Angebot ist vom Betrag her höher als die vorhergehenden Angebote. Bitte beachten Sie: Die ersten beiden Angebotspreise dienen zur System- und Verständnisprüfung und sollten abgelehnt werden. Eine mögliche Angebotsliste könnte so aussehen: Während der Auktion haben die Anbieter bei jedem Angebot zwei Möglichkeiten: Der Anbieter kann das gegenwärtig ausgeschriebene Angebot annehmen. Der Anbieter kann das gegenwärtig ausgeschriebene Angebot ablehnen. Fällt ein Anbieter innerhalb einer vorab festgelegten Zeitspanne keine Entscheidung, wird dies als Ablehnung des gegenwärtig ausgeschriebenen Angebots betrachtet. Der Auftraggeber entscheidet über das weitere Teilnehmen bzw. Ausscheiden dieses Anbieters. Beide Entscheidungen sind bindend und müssen deshalb im betreffenden Eingabebildschirm mit einer Texteingabe ( ja bzw. nein ) bestätigt werden. Die Auktion endet, wenn einer folgender beiden Fälle eintritt: Ein Anbieter erteilt bei einem Angebot einen Zuschlag Alle Anbieter haben auch das letzte (höchste) Angebot abgelehnt. Im zweiten Fall behält sich der Auftraggeber vor, nur noch mit ausgewählten Bietern zu verhandeln oder eine neue Ausschreibung mit einem anderen Bieterkreis durchzuführen. Außerdem teilt der Auftraggeber den Anbietern folgende Daten mit: Auktionstermin Internetadresse Benutzerkennung Reaktionsfrist im Minutenbereich, innerhalb derer die Anbieter einen ausgeschriebenen Betrag annimmt oder ablehnt In einem Beispiel könnten die Informationen also folgendermaßen aussehen: Die Auktion findet am um 18:00 Uhr statt. Die Internetadresse lautet dort finden Sie ein Hyperlink mit dem Auktionstitel, der Sie zur Anmeldeseite führt. Sie haben bei dieser Auktion die Benutzerkennung eins, mit der Sie sich auf der Anmeldeseite anmelden können. Die Reaktionszeit beträgt 3 Minuten.

2 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 2 Zweiter Schritt: Internetzugang Sie benötigen einen handelsüblichen Internetzugang mit einem beliebigen Internet Service Provider. Sie sollten schon vor dem Auktionstermin Ihren Internetzugang testen. Als weitere Vorsichtsmaßnahme können Sie Ihren Internetzugang mit einer allgemein bekannten Internetadresse prüfen, z.b. der eines aktuellen Ereignisses oder einer der großen Zeitschriften. Sollte z.b. ein Proxy-Server falsch eingerichtet sein, können Sie so rechtzeitig entsprechende Maßnahmen ergreifen.

3 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 3 Dritter Schritt: An emaks anmelden Geben Sie die Internetadresse ein, die Sie vom Auftraggeber mitgeteilt bekommen haben. Wenn Ihr Internetzugang korrekt installiert ist, sehen Sie die Login-Seite von emaks für Rückwärtsauktionen. Geben Sie im Eingabefeld die Benutzerkennung ein, die Ihnen vom Auftraggeber mitgeteilt worden ist, und klicken Sie auf Anmelden. Wenn die Benutzerkennung korrekt ist, zeigt emaks den Auktionsbildschirm (siehe Vierter Schritt: Angemeldet vor Auktionsbeginn und Fünfter Schritt: Auktion ). Sollte die eingegebene Benutzerkennung nicht gültig sein, erhalten Sie folgenden Bildschirm: Sie können sich in diesem Falle ggf. mit dem Auftraggeber in Verbindung setzten, um Ihre Zugangsdaten zu verifizieren.

4 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 4 Vierter Schritt: Angemeldet vor Auktionsbeginn Wenn Sie sich rechtzeitig vor Beginn der eigentlichen Auktion anmelden, zeigt Ihnen emaks den genauen Termin der Auktion und die Uhrzeit des Servers bei Aufruf der Internet-Seite. Sie können nun auf den Auktionsbeginn warten (sinnvoll wenige Minuten vor Auktionsbeginn) oder sich abmelden (sinnvoll z.b. am Tag vor der Auktion; siehe Zusatzschritte: Abmelden und Informationen ). Zusatzschritte: Abmelden und Informationen Falls Sie sich bereits am Vortag an emaks anmelden, um die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu überprüfen, sollten Sie sich nach dem Test abmelden. Wenn Sie sich abmelden möchten, klicken Sie einfach Logout in der linken, lavendelfarbigen Spalte. emaks meldet Sie daraufhin ab und zeigt wieder den Anmeldebildschirm (ergänzt um eine Bestätigung der Abmeldung). Sie können sich jederzeit wieder anmelden, solange Ihre Benutzerkennung gültig ist.

5 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 5 Sie können mit der linken, lavendelfarbigen Spalte die neueste Version dieser Anleitung abrufen, indem Sie auf Anleitung klicken. Sie können mit der linken, lavendelfarbigen Spalte technische Informationen abrufen, indem Sie auf Informationen klicken (entspricht den Befehlen Hilfe, Über bzw. About in Windows- Programmen).

6 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 6 Fünfter Schritt: Auktionsphase Während der Laufzeit der Auktion zeigt emaks die folgende Seite: Es empfiehlt sich, diese Seite während der eigentlichen Auktionsdurchführung regelmäßig (mehrmals pro Minute; Hyperlink rechts oben auf der Seite) per Mausklick zu aktualisieren. Hier erhalten Sie folgende Informationen: Genaue Zeit beim Abrufen der Seite vom Server (in der linken, lavendelfarbenen Spalte unten) Gegenwärtig ausgeschriebener Betrag Möglichkeit zum Annehmen bzw. Ablehnen (im folgenden beschrieben) Unten auf der Seite finden Sie ggf. weitere aktuelle Informationen und folgende beiden Hinweise. und Beachten Sie, dass ein anderer Bieter die Auktion bereits für sich entschieden haben kann, wenn Sie erst gegen Ende der jeweiligen automatischen Aktualisierungszeit Ihren Zuschlag abgeben wollen. Diese Seite wird automatisch alle 60 Sekunden aktualisiert!

7 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 7 Ein Angebot ablehnen Wir bitten Sie dringend, Angebote, die Sie nicht annehmen wollen, abzulehnen. Erst wenn alle Anbieter einen bestimmten Betrag abgelehnt haben, wird der folgende, höhere Betrag ausgeschrieben! Um den aktuell ausgeschriebenen Betrag abzulehnen, sind zwei Schritte erforderlich: 1. Geben Sie im oberen, mit Ablehnen gekennzeichneten Bereich im Bestätigungsfeld das Wort nein ein. Groß- und Kleinschreibung werden nicht unterschieden. 2. Klicken Sie im oberen, mit Ablehnen gekennzeichneten Bereich im Bestätigungsfeld den Knopf Angebot ABLEHNEN an. Die folgende Abbildung zeigt das eingegebene nein im Bereich Ablehnen. emaks registriert Ihre Ablehnung. Nun sind zwei Fälle denkbar: 1. Sie sind der erste Anbieter, der den aktuell ausgeschriebenen Betrag ablehnt. Dann haben die anderen Anbieter noch nicht abgelehnt. Die Auktion hält aus Ihrer Sicht nun an, bis diese anderen Anbieter den ausgeschriebenen Betrag entweder annehmen oder ablehnen oder von emaks in Rücksprache mit dem Auftraggeber wegen Zeitüberschreitung ausgeschlossen werden. Wenn ein anderer Anbieter den ausgeschriebenen Betrag nicht innerhalb einer vorgegebenen, im Minutenbereich angesiedelten Reaktionsfrist entweder annimmt oder ablehnt, entscheidet der Auftraggeber über die weitere Teilnahme dieses anderen Anbieters und die Auktion wird fortgesetzt. Die angezeigte Seite informiert Sie darüber, wann Sie den ausgeschriebenen Betrag abgelehnt haben. Diese Seite ist nur eine Minute gültig und wird nach Ablauf dieser Zeit von Ihrem Internet- Browser automatisch neu vom Server angefordert. So erfahren Sie, wenn sich der Status der Auktion ändert.

8 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 8 Sie können auch selbst jederzeit mit dem Hyperlink Aktualisieren rechts oben neben der Seitenüberschrift die Seite neu vom Server anfordern. 2. Sie sind der letzte Anbieter, der den aktuell ausgeschriebenen Betrag ablehnt. Wenn der aktuell ausgeschriebene Betrag von allen Anbietern abgelehnt wurde, wird die Auktion mit dem nächst höheren Ausschreibungsbetrag fortgesetzt.

9 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 9 Ein ausgeschriebenes Angebot annehmen Um den aktuell ausgeschriebenen Betrag anzunehmen, sind zwei Schritte erforderlich: 1. Geben Sie im oberen, mit Annehmen gekennzeichneten Bereich im Bestätigungsfeld das Wort ja ein. Groß- und Kleinschreibung werden nicht unterschieden. 2. Klicken Sie im oberen, mit Annehmen gekennzeichneten Bereich im Bestätigungsfeld den Knopf Angebot ANNEHMEN an. Die folgende Abbildung zeigt das eingegebene ja im Bereich Annehmen. emaks registriert Ihr Angebot. Die Auktion wird mit Annahme eines ausgeschriebenen Betrags durch einen Anbieter sofort beendet. emaks informiert Sie auf der Bieterseite, wann und zu welchem ausgeschriebenen Betrag Sie das Angebot angenommen haben. Bitte beachten Sie, daß Ihre Zugangsdaten eine Woche nach Ende der Auktion ungültig werden und Sie sich nach Ablauf dieser Woche nicht mehr mit der ursprünglichen Benutzerkennung an emaks anmelden können.

10 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 10 Der Auftraggeber wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen und den ausführlichen, schriftlichen Auftrag zuleiten.

11 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 11 Fehlerhafte Ablehnung Falls Sie ein Angebot nicht korrekt ablehnen (also insbesondere nicht nein im Bestätigungsfeld eingegeben haben), verwirft emaks Ihre Ablehnung und informiert Sie über diesen Vorgang. Die folgende Abbildung zeigt eine fehlerhafte Ablehnung: Die folgende Abbildung zeigt, daß diese (fehlerhafte) Ablehnung NICHT von emaks registriert worden ist:

12 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 12 Fehlerhaftes Annahmen Falls Sie ein Angebot nicht korrekt annehmen (also insbesondere nicht ja im Bestätigungsfeld eingegeben haben), verwirft emaks Ihre Annahme und informiert Sie über diesen Vorgang. Die folgende Abbildung zeigt eine fehlerhafte Annahme des Angebots: Die folgende Abbildung zeigt, daß diese (fehlerhafte) Annahme des Angebots NICHT von emaks registriert worden ist: Wenn Sie ein ausgeschriebenes Angebot annehmen möchten und sich beim Bestätigungstext verschreiben, geht Ihnen leider Zeit verloren, in der ein Konkurrent das ausgeschriebene Angebot angenommen haben könnte! Aus diesem Grunde verwendet emaks das recht gut einzugebende, kurze Wort ja als Bestätigungstext für Rückwärtsauktionen.

13 Anleitung für Rückwärtsauktionen Seite 13 Schritt fünf: Nach der Auktion Nach Ende der Auktion sind zwei Fälle möglich: 1. Wenn Sie einen ausgeschriebenen Betrag angenommen haben (die Auktion für sich entschieden haben), zeigt Ihnen emaks, wann und zu welchem ausgeschriebenen Betrag Sie das Angebot angenommen haben. 2. Wenn ein anderer Anbieter einen ausgeschriebenen Betrag angenommen hat (die Auktion für sich entschieden hat), zeigt Ihnen emaks, wann und zu welchem ausgeschriebenen Betrag das Angebot vergeben worden ist.

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