Die Sicht der Finanzverwaltung

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1 Digitalisierung im Mittelstand: E-Rechnung, Scannen und Archivieren Die Sicht der Finanzverwaltung Stefan Müller, Bayer. Landesamt für Steuern, München

2 Ihr Referent: Stefan Müller, Dipl.Finanzwirt(FH) - Referent im Betriebsprüfungsreferat des Bayer. Landesamts für Steuern in München, vorher Betriebsprüfer am FA München (II) - Bayer. Vertreter in folgenden Arbeitsgruppen des BMF Prüfsoftware IDEA SAP-Experten Datenzugriff (verantwortliche Verfasser der GoBD) E-Bilanz-Taxonomie

3 Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 2. Juli Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. - Papier-und E-Rg sind ab 1. Juli 2011gleich zu behandeln - Gleichstellung führt zu keiner Erhöhung der Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung. - Rechnungsprüfung erfolgt durch innerbetriebliches Kontrollverfahren.

4 - das innerbetrieblichekontrollverfahrendient nicht der Prüfung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit der Rg. Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt sein. BMF-S: Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. Prüfungspraxis: so wie bisher! Hier ist alles erlaubt und denkbar. Sie schauen auf die Rechnung, beurteilen diese hinsichtlich der nach 14 UStG erforderlichen Rechnungsangaben als (in)korrekt und gut ist es.

5 Behandlung von s im Unternehmen, Rz s, die die Funktion eines Handels-oder Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs umfassen, sind in elektronischer Form aufzubewahren. Mail selbst nicht aufbewahrungspflichtig, soweit sie nur als Transportmittel dient, z.b. für angehängte Rechnung Praxis: Prüfer fragen nach, ob s aufbewahrt werden. Empfehlung: -Richtlinie im Unternehmen (entsprechend der Privatnutzung des Internets) 5

6 Sind aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtige ( ) elektronische Dokumente (..) im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren ( ) (Rz. 119 GoBD). Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden Folge: Prüfer muss kein Papier akzeptieren / darf keinen vollumfänglichen Papierausdruck verlangen. Ergänzung: Prüfer darf keinen online-zugriff auf das System vornehmen und keine Daten eigenmächtig herunterladen.

7 Elektronische Rechnungsstellung nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers. Umsatzsteuerrichtlinie: Die Zustimmung des Empfängers bedarf keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Aussteller und E. darüber bestehen, dass Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt, dass die beteiligten die Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen. Falls keine elektronische Rechnung und deren Übermittlung gewünscht wird, sollte dies ausdrücklich erklärt werden (per Mitteilung; notfalls vertragliche Vereinbarung)

8 Dokumente/Dateien im Office-Format oder vergleichbar, Tz 133 GoBD Im DV-Sytemerzeugte Dokumente (z.b. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen ) sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Ssteuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handelsoder Geschäftsbriefe in Papierform aufbewahrt. Office-Formate können grundsätzlich auch weiterhin verwendet werden, auch wenn sie Belegfunktion erfüllen. Sofern jedoch keine Aufbewahrungs-bzw. Archivsysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit bzw. der Nachvollzug von Änderungen unterstützt wird (z.b. DMS), sollten ergänzende Maßnahmen getroffen werden, um die Beweiskraft der Office-Dokumente zu erhalten. Dies kann z.b. durch eine Kombination aus regelmäßigen Sicherungen, Zugriffsschutz auf die Ablageorte auf dem Rechner, die Verwendung von Schreibschutzmaßnahmen und eine Verfahrensdokumentation mit Erläuterungen der Maßnahmen erfolgen. Auch die Umwandlung und ergänzende Aufbewahrung mit Datum der Umwandlung in weniger leicht änderbare Formate (z.b. PDF) kann die Beweiskraft nachhaltig erhöhen. Quelle: DATEV; Empfehlungen zur Umsetzung der GoBD 8

9 ZugFerd-> siehe nachfolgender Vortrag! Praxis: Für den Prüfer ist zur Nachprüfung die Bilddatei wichtig! Er wird zunächst nicht den xml-datensatz anfordern, sondern wie bisher die im Buchungssatz enthaltenen Informationen.

10 Archivierung Für elektronische Dokumente muss (zusätzlich) ein elektronisches Archiv eingerichtet werden. Auffassung der Finanzverwaltung: Nein. Sie müssen nur aufbewahrt und wiedergefunden werden. Für Papierdokumente muss des Weiteren ein analoges Archiv vorgehalten werden. Handhabung wie bisher! Die Aufbewahrungspflichten werden nicht verkürzt, sondern für Anlagevermögen verlängert. Auffassung der Finanzverwaltung: Nein; die Fristen bleiben wie sie sind. Auch bzgl. des AV hat sich an den gesetzlichen Regelungen nichts geändert.

11 Ersetzendes Scannen, Vernichtung von Originalbelegen Abgabenordnung 146, BFH-Beschluss vom : Die Buchführung und sonst erforderliche Aufzeichnungen dürfen auch auf Datenträgern geführt werden. Vernichtung von Originalbelegen nach dem Digitalisieren (zb als.pdf oder.tiff) ist zulässig

12 Ersetzendes Scannen, Vernichtung von Originalbelegen GoBD: Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden. Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind. Beachte:in Ausnahmefällen ist das Original(Papier-)Dokument aufzubewahren (z.b. Zollamtliche Bestätigung bei steuerfreien Ausfuhrliegerungen im nichtkommerziellen Reiseverkehr); außersteuerliche Vorschriften

13 Ersetzendes Scannen, Vernichtung von Originalbelegen Voraussetzung: unternehmensspezifische Regelungen zur unveränderten und ordnungsgemäßen Digitalisierung sind in der Verfahrensdokumentation aufgeführt. Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und Aufbewahrung von Belegen und Vernichtung von Papierbelegen der BStBKund DStV(Stand März 2014); m.e. sehr hilfreich für die Praxis

14 Auf Verlangen der Finanzbehörde hat der Steuerpflichtige auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken ( ) (Rz. 156 GoBD). Finanzverwaltung hat hier einen Ermessensspielraum, den sie pflichtgemäß auszuüben hat. Keine Willkür! Man kann sich dagegen wehren. Hintergrund: - Beweissicherungsgründe -Erstellen von Kontrollmaterial

15 vollständige Anmeldung der Umsatzsteuer 26a UStG Bußgeldvorschriften - Eingeführt mit Schaffung des EU-Binnenmarktes zum Abs.1: Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig (= grob fahrlässig).. Nr. 2 eine Rg. nicht oder nicht mind. 10 Jahre aufbewahrt. Abs.2: Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße geahndet werden -bis zu 500 Euro für einen Nichtunternehmer -bis zu Euro für einen Unternehmer

16 Fragen? Gerne!! Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Stefan Müller Bayer. Landesamt für Steuern Betriebsprüfungsreferat München Tel. 089/ o

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