Schaffen wir uns selbst ab? Das Shelf-ready-book-Projekt der Bayerischen Staatsbibliothek mit Casalini libri

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1 Schaffen wir uns selbst ab? Das Shelf-ready-book-Projekt der Bayerischen Staatsbibliothek mit Casalini libri Michael Beer, Renate Peters (BSB München) und Barbara Casalini 100. Bibliothekartag Berlin 8. Juni 2011

2 Erwerbungsvolumen der Bayerischen Staatsbibliothek 2010 Gesamtzugang Einheiten Gesamtzugang Monographien Einheiten Zugang Kauf Monographien Einheiten Monographien aus Italien (inkl. SSG-Literatur) Einheiten 2

3 Beweggründe o Qualitätsmanagement heute: neue Servicekonzepte absolut kunden- und nachfrageorientiert Personaleinsatz Verlagerung in kundennahe und neu entstehende Aufgabenbereiche notwendig Beispiel BSB: stark gestiegene Zahl an Projekten im E-Medien- und Digitalisierungsumfeld Reorganisation Inanspruchnahme von Service-Angeboten von Dienstleistern zur Rationalisierung von internen Geschäftsabläufen o Langjährige Erfahrungen mit Outsourcing-Projekten 3

4 Beispiele für Outsourcing im Bestandsaufbau der BSB Einsatz von regionalen und fachlichen Approval-Plans Einrichtung von Depotkonten Nachnutzung elektronischer Fremddaten für die Bestellung und als Erschließungsbasis für Monographien Nutzung eines Consolidation Service im Periodikabereich Auslagerung technischer Dienste (z.b. Bindung) 4

5 Vorüberlegungen Langjährige konstruktive Partnerschaft mit Casalini libri Seit 1996 Approval Plan-Auswahl Basic record-lieferungen im MARC-Format von Casalini erfolgreich eingeführt Suche nach weiterer Optimierung des Buchdurchlaufs im integrierten Geschäftsgang Erwartung geringeren Zeitaufwands pro Buch Erfahrung Casalini mit regalfertigen Lieferungen an amerikanische und italienische Bibliotheken 5

6 Nachfrage amerikanischer Bibliotheken nach Shelf-ready-Service Forderungen US amerikanischer Universitätsverwaltungen, Kosten der Arbeitsabläufe zu senken und soweit möglich outzusourcen Dringende Notwendigkeit der Bibliotheken, Personal von der Katalogisierung anderen Projekten zu überstellen (z.b. zu neuen Onlineund Digitalformaten) Mangel an Katalogisierungspersonal mit Sprachkompetenz (auch aufgrund von Pensionierungen u.a.) Notwendigkeit der Kostenreduzierung: Statistiken zeigen, dass die Ausführung von Serviceleistungen durch Buchhändler kostengünstiger sind 6

7 Beispiele für die Entwicklung des Shelf-ready-Service 1998 University of Chicago Barcode (unterschiedliche für broschierte und gebundene Bücher), Sicherheitsstreifen und Bibliotheksstempel + MARC Daten mit Library of Congress Subject Headings 2000 Stanford University Barcode, Sicherheitsstreifen, Rechnungen im EDIFACT-Format (seit 1996) + Basic-MARC Datensätze mit Rechnungsdaten 7

8 Beispiele für die Entwicklung des Shelf-ready-Service Freie Universität Bozen Bibliothekszugeschnittene Katalogisierung, Barcode, Sicherheitsstreifen, RFID-Chip, Standortetikett, Regaletikett, Eintragung der Inventar- + Standortnummer im Buch, 2 Stempel + Basic-MARC Datensätze mit Rechnungsdaten + Inhaltsverzeichnisse (Pdf) 2003 Library of Congress 2 verschiedene Barcodes, Sicherheitsstreifen, Bibliotheksstempel, Standortetikett, sowie vollständige LC Bibliographic Standard Record (vorher benannt LC Core Level record) + Inhaltsverzeichnisse (Pdf) 8

9 Evolution der Katalogisierung bei Casalini Libri 2001: Schulung zu Library of Congress Subject Headings gehalten bei Casalini Libri vom Senior Cataloging Specialist der Library of Congress Sommer 2003 Casalini bietet Enhanced Records = Basis Marc21 Daten mit LC Subject Headings Frühling 2005: Schulung bei Casalini Libri über inhaltliche Erschliessung nach den Regeln der AACR2 gehalten vom Leiter der Katalogabteilung für Sozialwissenschaften der Library of Congress Sommer 2005: Fortführung der Schulung über Eingabe von Normdaten in die Normdatei der Library of Congress, Vorschläge zu neuen Schlagwörtern und Klassifikationsnummern gemäß des SACO-Programms 9

10 Evolution der Katalogisierung bei Casalini Libri Oktober 2005: Casalini Libri bietet LC Core Level Daten auch anderen amerikanischen Bibliotheken an April 2009: LC ändert Katalogisierungsregeln Abschaffung von Serien-Normdaten Vorgesehen für 2012: Einführung der Katalogisierung in RDA Resource Description and Access (Nachfolge von AACR2) 10

11 Monographienbearbeitung in der BSB Integrierter Geschäftsgang bei italienischen Büchern In der Aleph-Datenbank (Verbundebene): Katalogisierung auf der Grundlage der Basic records von Casalini, Ansetzung/Verknüpfung von Personennamen, Körperschaften, Serien, Vergabe der SSG-Nr. Anhängen des Besitznachweises Im Multifunktionsclient von SISIS-Sunrise (Lokalsystem): Einarbeitung als unverlangte Lieferung (da AP-Lieferung), Inventarisierung, Signaturvergabe/Aufkleben Signatur-Etikett Buchdatensatzerfassung, im Anschluss folgt: Besitzstempel anbringen und die Sacherschließung 11

12 Inhalt des Projekts Übernahme folgender Arbeitsschritte durch den Lieferanten Casalini: 1. Erstellen kompletter Titelaufnahmen 2. Vergabe der SSG-Nummer 3. Verknüpfen der beteiligten Personen mit bereits in der PND vorhandenen Sätzen 4. Eintragen der Signatur in der TA 5. Kleben der Signaturetiketten 6. Anbringen des Besitzstempels der BSB 12

13 Projektverlauf Herbst 2009 bis Frühjahr 2010: Vorbereitungen im Haus und mit Casalini, Workflow-Entwurf, Begrenzung auf Monographien der Sondersammelgebiete der BSB April 2010: Start des Projekts Bis April 2011 insgesamt 7 Testlieferungen (je 80 bis 100 Bücher) regelmäßiger Austausch BSB/Casalini (tel., per Mail, persönlich) 13

14 Testablauf MARC-Titeldaten werden vom Casalini-Server abgeholt, in MAB umgewandelt und eingespeichert Automatisches Erzeugen der Buchdaten Titeldaten und gelieferte Bücher wurden genau überprüft seit April 2011 stichprobenartig Analyse der Testlieferung Rückmeldung an Casalini 14

15 Ergebnisse der Tests Alle CASALINI-Titeldaten beruhen auf AACR2 und werden in zwei Katalogisierungslevels angeboten Für uns sind die Bibliographic standard records besser geeignet, da sie eher unseren bisherigen Standards entsprechen Die Recherchemöglichkeiten für die Benützer sind nicht eingeschränkt 15

16 Entscheidungen - Kein unbedingtes Festhalten an RAK-Regeln - Vorgriff auf Übergang zu internationalen Erschließungsregeln (RDA) - Keine Serienverknüpfung - Verzicht auf Neuansetzungen in der PND - Ergänzungen der Titelaufnahmen nur in wenigen Fällen zur Abdeckung von weiteren Rechercheoptionen (z.b. bei Festschriften; Körperschaftsansetzungen bei Urheberwerken) 16

17 Erfahrungen und Ergebnisse Sinn und Zweck der Erschließung wurden kritisch hinterfragt und neue praxisorientierte Kenntnisse gewonnen Serviceangebote von Lieferanten sollen grundsätzlich in Reorganisationsmaßnahmen als Option mit einbezogen werden Kompromisse (auf beiden Seiten!) sind notwendig Ziel = Einsparung von Arbeits- und Zeitaufwand: Erfolg zeichnet sich ab Ausdehnung auf weitere Medienbereiche möglich 17

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt BSB München: Kontakt Casalini libri: 18