Wie ERP-Projekte zum Erfolg werden

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1 Wie ERP-Projekte zum Erfolg werden IT-Strategie als Voraussetzung für Projekterfolg Erfahrungen aus der Praxis IT-Projekte und Lösungen die nicht der Unternehmens- und IT-Strategie entsprechen kosten Zeit, sind Fehlerquelle und verursachen unnötige Kosten. A B Unternehmen fürchten Kostenexplosion und Ressourcenbindung der Mitarbeiter Die Ableitung von SOLL- Prozessen aus der Unternehmensstrategie macht sich bezahlt Trotzdem trifft man im Alltag häufig einen Mix aus veralteten Insellösungen an, die nicht mit der Unternehmens- und IT- Strategie konform sind. Möchte ein Unternehmen seine Systeme konsolidieren, seine Altsysteme umstellen oder anders gelagerte Optimierungen vornehmen, muss dies unbedingt mit den Prozessabläufen abgestimmt werden. All dies ist nur erfolgreich, wenn es mit der Unternehmensstrategie und IT-Strategie zusammenpasst. Es ist Fakt, dass viele Unternehmen lieber heterogene IT Landschaften mit gekapselten Insellösungen in Kauf nehmen, als ihren Mix aus Systemen auf eine integrierte Gesamtlösung umzustellen, die auch der Unternehmensstrategie entspricht, so Robin Seidelmann, geschäftsführender Senior Consultant bei secosu Consulting & Support.

2 Die Ableitung von SOLL- Prozessen aus der Unternehmensstrategie macht sich bezahlt Autor: Testen spart Zeit und Geld Robin Seidelmann Angst vor Kostenexplosion und Ressourcenbindung in IT- Projekten ist nicht unbegründet. Eine Studie von McKinsey und der University of Oxford ergab, dass 75% aller IT- Projekte eineinhalbmal länger dauern als geplant und 27 % teurer werden als vorgesehen. Eine Verteuerung um den Faktor zwei sowie Verzögerungen der Projektlaufzeit um 70 % wird bei jedem sechsten Projekt Realität. Viele Unternehmen versuchen den Zeitrückstand und die Kostenüberschreitungen durch Einsparungen bei Tests auszugleichen und erreichen damit genau das Gegenteil, weiß Robin Seidelmann aus Erfahrung. Projektlaufzeiten ziehen sich in sieben von zehn Fällen durch unzureichende interne Tests unnötig in die Länge, so die Studie. Die Beseitigung von nachträglich gefundenen Fehlern kostet in der Regel fünfmal soviel, wie wenn diese Fehler durch geplante Tests im Rahmen der Einführung gefunden und behoben werden. Um übermäßige Projektlaufzeiten zu verhindern, müssen SOLL-Prozesse vor Projektbeginn definiert sein. Dies erfordert eine umfassende Kenntnis der IST-Prozesse, die Einbeziehung der Mitarbeiter und natürlich einer Unternehmens- und IT- Strategie. Nur mit diesem Mix können sinnvolle, zielführende und nachhaltige SOLL- Prozesse abgeleitet werden. Natürlich hängen diese Prozesse auch von der einzuführenden ERP-Lösung ab. Deshalb ist es notwendig aus der Unternehmens- und IT-Strategie abzuleiten, (Fortsetzung) 2 Wie ERP-Projekte zum Erfolg werden IT-Strategie als Voraussetzung für Projekterfolg

3 Kernprozesse im Fokus welche das sind, verraten IT- und Unternehmensstrategie ob eine bereits definierte ERP-Lösung eingeführt werden soll oder ob eine ERP-Lösung gesucht werden kann, die optimal zu den Prozessen passt. Es ist eher die Regel als die Ausnahme, dass entweder die SOLL-Prozesse im Projektverlauf geändert werden oder aber die strategischen Ziele nicht zu 100% erfüllt werden können, so Robin Seidelmann. Prüfen Sie, ob Prozessverbesserungen auch ohne IT-Unterstützung möglich sind. Die Ableitung von SOLL-Prozessen aus der Unternehmensstrategie macht sich bezahlt Die richtigen Prozesse im Unternehmen zu IT-Strategieentwicklung identifizieren, ist Grundvoraussetzung, um Geschäftsziele die richtigen Lösungsbausteine zu implementieren. Geraten Sie dabei aber nicht in die Falle, alles auf die IT abzuwälzen. Bevor allzu Wettbewerb Gesetze Unternehmensstrategie Geschäftsprozesse komplexe Prozesse in der ERP-Lösung Ressourcen IT-Architekturen planen und managen: abgebildet werden, sollte geprüft werden, ob nicht im ersten Schritt eine Optimierung außerhalb der IT sinnvoll ist. Denn gerade diese komplexen Prozesse sind Zeit- und Umfeldanalyse Situationsanalyse SWOT-Analyse IT-Strategie & IT Roadmap - IT-Vision und IT-Mission - Q-Ziele - Technische Standards - Systemstrategien - Organisationsstrategien - Ressourcenstrategien - IT-Infrastruktur - IT-Applikationen - IT-Prozesse - IT-Organisation Projektplanung: - Projektportfolio - Migrationsplan Kostentreiber. This document is the property of secosu Consulting & Support. All the contents in this document are confidential. Reproduction, copying, tracing, utilization for the purposes other than agreed, and disclosure to a third party are strictly subject to prior written agreement by secosu Consulting & Support. Abbildung 1 Vorgehensmodell zur IT-Strategieentwicklung 13 (Fortsetzung) 3 Wie ERP-Projekte zum Erfolg werden IT-Strategie als Voraussetzung für Projekterfolg

4 Wenn das Ziel nicht klar definiert ist, kann das ERP-Projekt kein Erfolg werden Grundvoraussetzung dafür ist wiederum, dass Ihre IST- Prozesse bekannt sind und Ihre Unternehmensstrategie und IT Strategie vorhanden und auch bekannt ist. Die Abbildung von Prozessen in einer ERP-Lösung ist nur dann sinnvoll, wenn dadurch der Beitrag zur Zielerreichung des Unternehmens gesichert oder erhöht wird. Denn auch hier gilt, wenn das Ziel nicht klar definiert ist, kann das (ERP-) Projekt kein Erfolg werden. Ist die Unternehmens- und IT- Strategie nicht klar definiert, gibt es nur zwei Wege für eine Implementierung. Der sinnvollste Weg ist eine Ableitung der IT-Strategie oder zumindest einer Roadmap aus der Unternehmensstrategie und den IST- Prozessen. Denn jedem ist bewusst, dass Änderungen, je später sie im Projektverlauf auftreten, immer teurer werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die richtigen Prozesse implementiert werden und somit auch ein Beitrag zum Unternehmenserfolg geleistet wird. Leider treffen die Berater von secosu Consulting & Support im Tagesgeschäft häufig auf einen zweiten Weg. Getrieben oder unterstützt vom ERP- Anbieter wird im ersten Schritt der Status Quo umgesetzt. Erst nach der Inbetriebnahme des neuen ERP-Systems schaut man sich die SOLL-Prozesse an und wie diese in das System integriert werden können. Dies geschieht nicht aus Böswilligkeit von ERP-Anbietern, sondern ist vielmehr ein verbreitetes und durchaus übliches Vorgehen zur Implementierung von ERP-Systemen. Nicht jeder ERP-Anbieter ist so offen und weist den Kunden darauf hin, dass es sinnvoll wäre, sich im Vorfeld Gedanken über seine SOLL- Prozesse und Strategien zu machen und nach Alternativen zu suchen. Wer lässt schon gerne einen gerade neu gewonnenen Kunden zurück ins Wasser, mit dem Hinweis sich auch bei der Konkurrenz umzuschauen ob deren Lösungen nicht besser zur Strategie passen. Schließlich widerspricht dies der Gewinnerzielungsstrategie jedes ERP Anbieters. 4 Wie ERP-Projekte zum Erfolg werden IT-Strategie als Voraussetzung für Projekterfolg

5 Die Unternehmensstrategie und die IT Strategie bilden die sinnvollen Leitplanken für eine erfolgreiche Auswahl und Einführung des passenden ERP Systems. Nur durch diese Leitplanken lassen sich Änderungen an den Applikationsanforderungen in einem sinnvollen Rahmen halten. Der Fokus kann nun voll auf die zu implementierenden secosu Phasenmodell Projektvorbereitung Systemauswahl weise der IT- IT-Strategie / Roadmap Konzeption Realisierung This document is the property of secosu Consulting & Support. All the contents in this document are confidential. Reproduction, copying, tracing, utilization for the purposes other than agreed, and disclosure to a third party are strictly subject to prior written agreement by secosu Consulting & Support. Abbildung 2 secosu Phasenmodell Robin Seidelmann Projektleiter ERP & IT-Systeme secosu Consulting & Support oder zu optimierenden SOLL- Prozesse gelegt werden. Im nächsten Schritt ist sicherzustellen, dass die Prozesse durchgängig, sprich vom Kunden durch das komplette Unternehmen und die eventuell notwendige supply chain mit Lieferanten und Dienstleistern wieder hin bis zum Kunden, umgesetzt wird. Mobile Endgeräte wie ipad & Co ermöglichen heute, Medienbrüche zu überbrücken, die vor fünf Jahren noch als unüberwindbar galten. Aber auch hier gilt es, diese mit Bedacht und Maß umzusetzen und nicht als Allheilmittel zu verstehen. Hier muss insbesondere auf die Eignung der ERP-Lösung sowie auch auf die Sicherheit geachtet werden. Beides Go Live Vorbereitung Go Live Support 2 Strategie sollte sich wiederum aus der IT- beziehungs- Roadmap ergeben. Unternehmen müssen darauf achten, einen Anbieter zu finden, der ihnen hilft effiziente Prozesse im Unternehmen zu definieren und die passenden Brücken zwischen den einzelnen Versatzstücken zu bauen. Nur dadurch entstehen integrierte Systeme mit durchgängigem Datenfluss, rät Robin Seidelmann. Achten Sie auch darauf die richtigen Partner für die entsprechenden Themen zu wählen. Der Berater für die Auswahl und Einführung des ERP-Systems sollte unbedingt neutral und nicht vom ERP- Lösungsanbieter gestellt werden. Genauso wie der Logistik-Experte nicht zwingend ein Software- Experte sein muss, sondern eben ein Profi im Logistikumfeld. Um alle beteiligten Parteien und Lösungsanbieter zu koordinieren und die richtigen Methoden der Unterstützung Ihrer Mitarbeiter einzusetzen, sowie das Projekt entsprechend zu vermarkten, stehen Ihnen unsere Experten von secosu Consulting & Support gerne zur Verfügung. 5 Wie ERP-Projekte zum Erfolg werden IT-Strategie als Voraussetzung für Projekterfolg

6 Ihr kompetenter Lösungspartner für IT-Strategie, ERP-Auswahl und ERP- Einführungen sowie ERP- Prozessberatung secosu Consulting & Support Wir unterstützen Sie, häufige Fallstricke und Komplikationen zu vermeiden und Ihre Ressourcen mit möglichst geringem Aufwand maximal gewinnbringend einzusetzen. Dabei setzen wir bereits einen Schritt vorher an, um Ihre Projekte mit maximaler Effektivität und höchster Effizienz umzusetzen. Die vollständig dokumentierte Sammlung, Sichtung und Konsolidierung aller relevanten Unternehmensprozesse ist einer der zentralen Erfolgsfaktoren für alle Projekte im ERPund MES-Umfeld. Der sinnvolle und effiziente Einsatz von Entwickler- Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt im Projektverlauf sichert Ihnen die Gewissheit, dass alle wichtigen Aspekte nur einmal bearbeitet werden müssen. Nach wie vor stoßen wir immer wieder auf Projekte, in denen Unternehmen versuchen, sich die Konsolidierung und Vorbereitungsphase "weg zu sparen", fast immer mit verheerenden (Budget-) folgen. Die Projektbeteiligten wissen in solchen Projekten meist sofort, warum es angeblich gescheitert ist: schlechte Umsetzung der Anforderungen durch den Implementierungspartner, falsches Interpretieren von Informationen, mangelndes Eigeninteresse der Beteiligten,... Allerdings erkennen die wenigsten Personen, dass die häufigsten Probleme noch vor ihrem Auftreten eliminiert werden können. Sie denken an professionelle und erfahrene Beratung oder Unterstützung? Denken Sie an secosu Consulting & Support! secosu Consulting & Support Untere Seestrasse Ermatingen Schweiz