Exact Online Handel. Stand 06/2014

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1 Exact Online Handel Stand 06/2014

2 EXACT ONLINE 2 Inhalt Einstellungen und Stammdaten... 5 Einstellungen... 5 Finanzen... 5 Einkauf und Lager... 6 Intrastat... 7 Ausgangsrechnung... 8 Registerkarte Allgemein... 8 Stammdaten... 9 Lager... 9 Einheiten... 9 Sortimente Warengruppen Artikel Einkaufs-Prozess Eingangsbuchung Wareneingänge Eingangsrechnung Direkte Eingangsrechnung Rückgaben Bestellvorschlag Wie funktioniert das? Wichtige Einstellungen und Stammdaten Bestellvorschlag erstellen Übersichten Saldenliste für Artikel Einkaufsanalyse Statusübersicht Dashboard Verkaufs-Prozess Angebot Angebot eingeben und drucken Angebot verarbeiten Verkaufsauftrag Buchung Verkaufsauftrag Lieferung Aufträge erledigen Ausgangsrechnung erstellen Basierend auf einem Verkaufsauftrag... 43

3 EXACT ONLINE 3 Neue Ausgangsrechnung Ausgangsrechnung drucken Druckaufträge Rückgaben Preismanagement Erstellen einer Preisliste Preisliste löschen Einen Artikel an die Preisliste zufügen Artikel an Kunden koppeln Kunden von einer Preisliste entkoppeln Preisvereinbarung Preishierarchie Übersichten Statusübersicht Rechnungshistorie Dashboard Verkauf Auftragsbezogene Bestellungen Wie funktioniert die auftragsbezogene Bestellung? Streckengeschäft Wie funktioniert das? Verfahren Zurückgestellter Umsatz Bestand Bestandszählung Eine Bestandszählung eingeben Bestandszählliste Einen Anfangsstand eingeben Kostenpreisänderungen Kostenpreis ändern Neuen Kostenpreis aktivieren und Neubewertung erstellen Mehrere Artikel aktualisieren Übersichten Bestandspositionen Saldenliste Lagerhausverwaltung Einleitung Multiple Läger (Lizenz Handel Advanced) Lagerorte (Lizenz Handel Advanced) Lagerorte an Artikel koppeln (Lizenz Handel Advanced) Entnahmezettel Fertigungsaufträge (Lizenz Handel Advanced) Einleitung... 77

4 EXACT ONLINE 4 Was ist ein Fertigungsauftrag? Wie funktioniert der Fertigungsauftragsprozess? Fertigung bei Lieferung(Lizenz Handel Advanced) Was ist der Unterschied zum Fertigungsauftragsprozess? Serien- und Chargen-Rückverfolgbarkeit (Lizenz Handel Advanced) Einleitung Serien- oder Chargenartikel? Serie/Charge in Exact Online Serien- und Chargennummern aktivieren Wann ist die Zuweisung einer Serien/Chargennummer obligatorisch? Einkaufspreismanagement (Lizenz Handel Advanced) Einleitung Wie lege ich eine Preisliste an? Artikel an Einkaufspreislistenzeiträume koppeln Einkaufspreis und Mengenrabatt bestimmen Einen Zeitraum an die Preisliste koppeln Preisliste importieren... 96

5 EXACT ONLINE 5 Einstellungen und Stammdaten Bevor mit der neuen Verwaltung gearbeitet werden kann, muss diese eingerichtet werden. In diesem Kapitel werden die allgemeinen Einstellungen für Exact Online Wholesale Distribution und die Stammdaten erläutert. Einstellungen Die Einstellungen finden Sie unter [MANDANTENNAME, EINSTELLUNGEN]. Es gibt verschiedene Registerkarten, jede Registerkarte enthält spezifische Einstellungen für den jeweiligen Prozess. Finanzen Auf der Registerkarte FINANZEN befinden sich die Einstellungen für die finanzielle Verwaltung. Einige dieser Einstellungen beziehen sich auch auf die logistische Verwaltung.

6 EXACT ONLINE 6 Für die logistische Verwaltung müssen die folgenden Sachkonten verknüpft werden: RECHNUNGEN/WAREN ZU EMPFANGEN: Dieses Sachkonto wird benutzt, wenn der Empfang und die Eingangsrechnung verarbeitet werden. Normalerweise gibt es eine Zeitverzögerung zwischen dem Empfang von Waren und dem Empfang der Eingangsrechnung. Während dieser Zeitverzögerung wird das Verfahren den offenen Saldo auf diesem Zwischenkonto führen. Wenn alle Waren und Rechnungen empfangen wurden, wird kein offener Saldo auf dieser Rechnung stehen. BESTANDSNEUBEWERTUNG: dieses Sachkonto wird benutzt, wenn sich der Kostenpreis des Bestands geändert hat. GEGENKONTO BESTAND: BESTANDSZÄHLUNG: dieses Sachkonto wird benutzt, wenn Bestandskorrekturen gemacht werden. Das System wird dieses Sachkonto belasten oder dem Konto gutschreiben (abhängig von der positiven/negativen Bestandskorrektur) - durch einen Eintrag in BA-Sonstige. BUCHUNGSARTEN: Im Feld ARTIKEL BEWEGUNGEN kann die Buchung mit den Bewegungen der Artikel verknüpft werden. Es kann nur BA-Sonstige gewählt werden. Einkauf und Lager Auf den Registerkarten Einkauf und Lager können Sie die Anfangsnummern für Bestellungen, Eingänge und Rückgaben sowie Bestandszählungen eingeben.

7 EXACT ONLINE 7 Intrastat Auf der Registerkarte Intrastat können Sie angeben, ob eine Intrastat- Registrierung erfolgen soll. Intrastat-Registrierung Einkauf Markieren Sie diese Option, wenn eine INTRASTAT-Registrierung für Einkaufsbewegungen stattfinden soll. INTRASTAT-Registrierung Verkauf Markieren Sie diese Option, wenn eine INTRASTAT-Registrierung für Verkaufsbewegungen stattfinden soll. Wenn eine dieser Optionen aktiviert ist, erscheint ein weiteres Fenster in der Artikelverwaltung, in das Sie Intrastat-Daten eingegeben können. Unter SYSTEM, BEWEGUNG A und BEWEGUNGSMETHODE können Standardwerte verknüpft werden.

8 EXACT ONLINE 8 Ausgangsrechnung Zuweisen - Rechnungsnummer Diese Einstellung bestimmt, ob eine Rechnung eine Rechnungsnummer zugewiesen bekommt: während der Rechnungseingabe oder beim Drucken der Rechnung. Ertragskonto Diese Einstellung bestimmt, welches Sachkonto für die Buchung benutzt wird, wenn die Rechnung (am Ende) ausgedruckt wird. Es kann das Sachkonto des Artikels oder das des Kunden benutzt werden. Methode für Rechnungsversand Hier legen Sie die Standardmethode für den Rechnungsversand fest. In der Kundenverwaltung kann für jeden einzelnen Kunden eine abweichende Methode gewählt werden. Wenn die Option gewählt wird, kann auch die Art des Anhangs ausgewählt werden. Zurückgestellter Umsatz Es ist möglich, eine Rechnung zu erstellen, die mehrere finanzielle Perioden umfasst, aber den Umsatz gleichmäßig über diese verteilt. Um einen Zurückgestellten Umsatz einzurichten, muss diese Option aktiviert sein. Außerdem müssen auf der Registerkarte Finanziell ein Sachkonto und eine Buchung verknüpft werden und beim Artikel muss die Option Bestand deaktiviert sein. Registerkarte Allgemein Allgemeine Informationen über die Verwaltung, wie Name, Anschrift und USt.-IdNr. können hier eingegeben werden. Diese Felder können mit verschiedenen Layouts benutzt werden.

9 EXACT ONLINE 9 Stammdaten Alle Stammdaten können über [MANDANT, STAMMDATEN] gefunden werden. Darüber hinaus können Sie Stammdaten Ihrer Debitoren unter Menü VERKAUF, KUNDEN, VERWALTUNG hinterlegt werden. Für Ihre Kreditoren im Menü EINKAUF, LIEFERANTEN, VERWALTUNG. Für Stammdaten welche Kontakte wie Kunden und Lieferanten betreffen möchten wir Sie auf das Skript CRM verweisen. Lager Je nach Exact Online-Lizenz können Sie ein oder mehrere Lager verwenden. Die Adressdaten können über [MANDANTENNAME, STAMMDATEN, ARTIKEL, LAGER] eingegeben werden. Die Adressdaten können zum Beispiel für Bestellungen ausgedruckt werden, damit der Lieferant weiß, wohin die Waren geliefert werden müssen. Weitere Informationen zur Lagerhausverwaltung finden Sie in Kapitel Lagerhausverwaltung. Einheiten Einheiten können für Artikel verwendet werden. Die Einkaufseinheit kann von der Verkaufseinheit abweichen, zum Beispiel wenn ein Artikel im Karton gekauft und pro Stück verkauft wird. Es können auch unterschiedliche Verkaufspreise pro Einheit erstellt werden, wenn ein Artikel z. B. pro Flasche oder Kasten verkauft wird. Wenn bei dem Artikel eine Transaktion stattgefunden hat, kann die Einheit nicht mehr geändert werden.

10 EXACT ONLINE 10 Sortimente Sortimente können über [MANDANT, STAMMDATEN, ARTIKEL, SORTIMENTE] verwaltet werden. Sie können bis zu 5 verschiedene Sortimente definieren. Sortimente beinhalten auch Eigenschaften, zum Beispiel kann das Sortiment "Farbe" die Eigenschaften "Rot", "Blau" oder "Grün" beinhalten. Es ist möglich, einem Sortiment weitere Eigenschaften zuzufügen, über den Link HINZUFÜGEN auf der rechten Seite, das Sortiment muss dazu erst geöffnet werden. Warengruppen Warengruppen sind die Verbindung zwischen der Logistik- und der Finanzbuchhaltung. Die Artikel können in der Verwaltung in Gruppen aufgeteilt werden. Pro Warengruppe können verschiedene Berichte angefordert werden, die pro Gruppe einen Einblick in Umsatz, Kosten usw. geben. Jeder Artikel ist mit einer Warengruppe verknüpft. Warengruppen können über [MANDANTENNAME, STAMMDATEN, ARTIKEL, WARENGRUPPEN] erstellt werden. Im Finanzbereich der Warengruppe sind die Sachkonten verknüpft, die das System benutzt, wenn eine Buchung für eine logistische Handlung erstellt wird, wenn zum Beispiel eine Bestellung empfangen oder eine Ausgangsrechnung gedruckt wird. Die Art des Sachkontos, das mit BESTAND/KOSTEN verknüpft ist, ist wichtig.

11 EXACT ONLINE 11 Wenn eine Ausgangsrechnung ausgedruckt/bearbeitet wird, wird eine Buchung für den Umsatz und eine für den Bestand erstellt. Die allgemeine Buchung für den Bestand wird nur erstellt, wenn die Art des BESTAND/KOSTEN-Sachkontos mit einem Sachkonto BESTAND verknüpft ist. Wenn dieses Sachkonto ein anderer Typ ist, wird keine allgemeine Buchung erstellt, wenn die Ausgangsrechnung ausgedruckt/bearbeitet wird. Es wird nur eine Buchung für den Umsatz erstellt. Diese ist gültig, wenn Sie die Wholesale Distribution-Lizenz haben. Wenn Sie die Rechnungslizenz haben, wird die Erstellung dieser Buchung durch die aktivierte oder deaktivierte Option BESTAND (siehe unten) bestimmt. Wenn Sie die Wholesale Distribution Advanced-Lizenz haben, wird bei Abrechnung eines Artikels keine Buchung erstellt. Bestandsbewegungen werden dann nur erstellt, wenn Sie eine Warenanlieferung erstellen. Wenn Sie abrechnen und sofort eine Bestandsbuchung erstellen möchten, können Sie das Menü Direkte Rechnung benutzen. Artikel Artikel sind die Grundlage für die logistische Verwaltung in Exact Online. Sie können über [MANDANTENNAME, STAMMDATEN, ARTIKEL] erstellt werden. Allgemeiner Bereich Im Bereich ALLGEMEIN können ein Code, Suchcode und eine Beschreibung eingegeben und mit einer Artikelgruppe verknüpft werden. Die Sachkonten der Finanzbewegungen werden aus der Artikelgruppe abgerufen.

12 EXACT ONLINE 12 Benutzen Sie die Felder AKTIV VON und AKTIV BIS, um ein Datumsintervall auszuwählen, in welchem der Artikel bereitgestellt/verkauft wird.

13 EXACT ONLINE 13 Preisverwaltungsbereich Im Bereich PREISVERWALTUNG kann eine VERKAUFSEINHEIT, die auch eine Bestandseinheit ist, eingegeben werden. Es kann auch ein USt.-Code verknüpft werden, der standardmäßig für Ausgangsrechnungen und Einträge verwendet wird. Einkaufs-Bereich Im Bereich EINKAUF können mehrere Lieferanten mit diesem Artikel verknüpft werden und einer kann als Hauptlieferant markiert werden. Der ARTIKELCODE DES LIEFERANTEN ist der Code, den der Lieferant für diesen Artikel benutzt. Die/der EINKAUFSEINHEIT, WÄHRUNG, EINKAUFSPREIS, UST.-CODE und EINKAUF VORLAUFZEIT können eingegeben werden. Aktivieren Sie die Option STRECKENGESCHÄFT wenn Sie diese Option benutzen möchten. Mit der Option Streckengeschäft können Waren direkt vom Lieferanten an den Kunden geliefert werden (siehe unten).

14 EXACT ONLINE 14 Bereich Eigenschaften Für einen Artikel können die folgenden Eigenschaften aktiviert werden: VERKAUF: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Artikel im Verkaufsprozess benutzt werden soll. BESTAND: Wenn Sie das Rechnungsmodul haben und diese Eigenschaft markieren, bekommen Sie eine allgemeine Buchung von: Kosten der verkauften Waren (Anzahl* Kostenpreis) AN Bestand (Anzahl* Kostenpreis) Wenn Sie die Wholesale Distribution-Lizenz haben und diese Eigenschaft markieren, dann wird der Artikel in der Bestandpositionen-Übersicht, den Bestandzählungen und Bewegungslisten angezeigt. Wenn Sie nicht wollen, dass eine Buchung in BA-SONSTIGE erstellt wird, dann müssen Sie das Sachkonto für BESTAND/KOSTEN auf dem Warengruppenauszug auf die Art KOSTEN statt LAGER ändern. TEILBAR: Markieren Sie diese Option, um eine Dezimalzahl für die Mengeneingabe einzugeben. Ansonsten werden nur ganze Zahlen gestattet. AUFTRAGSKONTROLLE: Der Artikel wurde aufgrund eines existierenden Bedarfs eingekauft (Verkaufsauftragszeilen). Wenn auftragsbezogene Bestellungen generiert werden (Bestellungen basierend auf Verkaufsaufträgen), ist es möglich, Auftragszeilen nach diesem Attribut zu filtern. WEBSHOP: Diese Option kann benutzt werden, um Übersichten zu filtern oder XML-Dateien zu exportieren.

15 EXACT ONLINE 15 Bereich Bestandsinformationen Wenn das Bestandsniveau unter den MELDEBESTAND fällt, wird im Dashboard eine Meldung in der AUFGABENLISTE angezeigt. Diese Meldung ist eine Erinnerung, dass die Artikel bestellt werden müssen. Wenn eine neue Bestellung erstellt wird, wird das System die Menge vorschlagen, die für den MAXIMALEN ARTIKELBESTAND BENÖTIGT WIRD. Die Grafiken können vergrößert werden, um weitere Informationen zu erhalten. Klicken Sie auf VORRÄTIG, um eine Bewegungsliste für den Artikel zu sehen, dann auf GEPLANT EINGANG, um geplante Bestellungen zu sehen, dann auf GEPLANT AUSGANG, um geplante Verkaufsaufträge zu sehen.

16 EXACT ONLINE 16 Intrastat Wenn die Option(en) für Intrastat in den Einstellungen aktiviert ist/sind, können in diesem Bereich die Daten für Intrastat eingegeben werden. Intrastat ist das Verfahren für die statistische Erfassung der Bewegung von Handelsgütern innerhalb der Europäischen Union. Die Erfassung der Daten basiert auf acht verschiedenen Informationsfeldern, vier davon wurden direkt an den Artikel gekoppelt. STATISTIK-CODE: die 8-stellige Warennummer, die der Warenart zugewiesen wurde. STATISTISCHER WERT: der fakturierte Wert des Artikels. STATISTISCHE EINHEIT: die Anzahl der Statistischen Einheiten, die der Artikel präsentiert. NETTOGEWICHT: das Nettogewicht des Artikels. Wenn Verkaufsaufträge/Rechnungen und Bestellungen/Rechnungen erstellt werden, können die Intrastat-Daten in den Bewegungszeilen über den Link ANPASSEN ergänzt werden.

17 EXACT ONLINE 17 Einkaufs-Prozess Der Einkaufs-Prozess besteht aus unterschiedlichen Schritten, die in folgendem Diagramm dargestellt sind. Zuerst werden die Schritte des Einkaufs-Prozesses erklärt, dann die direkte Eingangsrechnung, Rücksendungen und der Bestellvorschlag. Eingangsbuchung Es gibt verschiedene Wege, eine bestimmte Handlung in Exact Online durchzuführen: Vom DASHBOARD aus, über die EINSTIEGSHILFE oder direkt über den Menü Pfad. Alle Dashboards sind im Menü DASHBOARDS zu finden und die EINSTIEGSHILFE kann über den Button HILFE aufgerufen werden. Der Einkaufs-Prozess beginnt mit der Eingabe der Bestellung, dies ist auf drei Arten möglich: Über das DASHBOARD EINKAUF: wählen Sie die Grafik EINGANGSBUCHUNG Über die EINSTIEGSHILFE LOGISTIK: durch Auswahl des Bildes EINGANGSBUCHUNG und dann das Bild EINGANGSBUCHUNG. Über den Menü Pfad [EINKAUF, BESTELLUNGEN, ERSTELLEN].

18 EXACT ONLINE 18 Es wird der folgende Bildschirm angezeigt: Wählen Sie einen Lieferanten aus, bei dem die Waren bestellt werden. Es können BESCHREIBUNG, BESTELLDATUM, (erwartetes) EINGANGSDATUM und IHR ZEICHEN in der Kopfzeile eingegeben werden. Wenn Sie Informationen in den Feldern BESCHREIBUNG und IHR ZEICH. eingeben, wird die Bestellung leichter erkennbar in der Liste auf der Seite ÜBERSICHT: BESTELLUNGEN. Die ZAHLUNGSBEDINGUNG wird automatisch eingetragen (entsprechend der Verknüpfung mit dem Lieferanten), sie kann, falls nötig, für diese Bestellung geändert werden. Im Feld Artikel kann die Ware ausgewählt werden, die beim Lieferanten bestellt werden soll. Über die Taste F2 kann eine Artikelliste angezeigt werden. Wenn ein Artikel noch nicht in der Verwaltung vorhanden ist, wählen Sie NEU, um einen neuen Artikel zu erstellen. Es kann sein, dass ein Artikel in der Verwaltung vorhanden, aber noch nicht mit dem Lieferanten verknüpft ist. In diesem Fall kann mit F2 nach dem Artikel gesucht werden, allerdings muss im Suchbildschirm die Option GEKOPPELT AN: LIEFERANT auf NEIN stehen. Dies zeigt alle Artikel, die nicht mit dem ausgewählten Lieferanten verknüpft sind. Der Artikel kann ausgewählt werden und es erscheint ein

19 EXACT ONLINE 19 Bildschirm, auf dem die Artikelinformationen, wie der Preis des Lieferanten, eingegeben werden kann. Wenn alle Zeilen ausgefüllt sind, benutzen Sie SPEICHERN + NEU, um die Bestellung zu speichern und eine neue Bestellung einzugeben oder SCHLIEßEN, um die Bestellung zu speichern und zum Hauptmenü zurückzukehren. Es ist auch möglich, die Bestellung sofort über die Taste DRUCKEN auszudrucken. Es ist nicht obligatorisch, die Bestellung auszudrucken, bevor sie empfangen werden kann. Wenn eine Bestellung eingegeben und/oder ausgedruckt wird, wird keine Buchung erstellt.

20 EXACT ONLINE 20 Wareneingänge Der nächste Schritt im Einkaufs-Prozess ist der Empfang der Bestellung. Dies ist auf zwei Arten möglich: Über die Bestellung; öffnen Sie die Bestellung und wählen Sie die Taste EINGANG. Über das Menü [EINKAUF, WARENEINGÄNGE, ERSTELLEN] oder über das DASHBOARD; wählen Sie die GRAFIK EINGANG, die betreffende Bestellung und die Taste NEU. Es ist auch möglich, mehrere Bestellungen eines Lieferanten auszuwählen. In beiden Fällen erscheint der folgende Bildschirm: Die EMPFANGENE MENGE ist standardmäßig die gleiche Menge wie auf der Bestellung, dies kann eingestellt werden. Wenn weniger Waren als bestellt empfangen werden, bleibt die Bestellung für die noch zu erwartende Menge geöffnet. Es ist nicht möglich, mehr Waren als bestellt zu empfangen. Wenn mehr Waren geliefert werden, als bestellt wurden, muss für die zusätzliche Menge eine neue Bestellung oder neue Bestellzeile erstellt werden. Wählen Sie die Taste VERARBEITUNG, um den Warenempfang zu erstellen. Wenn die Taste VERARBEITEN + DRUCKEN benutzt wird, wird der Wareneingang erstellt und ein Eingangsbeleg gedruckt.

21 EXACT ONLINE 21 Eingangsrechnung Die Eingangsrechnung kann auf verschiedenen Wegen eingegeben werden: Über die Bestellung; öffnen Sie die Bestellung und wählen Sie die Taste RECHNUNG ERSTELLEN. Über das Menü [EINKAUF, EINGANGSRECHNUNG, EINZUGEHENDE RECHNUNGEN]; wählen Sie die Bestellung und die Taste RECHNUNG ERSTELLEN. Es ist auch möglich, mehrere Bestellungen eines Lieferanten auszuwählen. Über das Menü [EINKAUF, EINGANGSRECHNUNG, ERSTELLEN] oder über das Dashboard mit der Grafik EINGANGSRECHNUNG. Über die Bestellung oder das Menü [EINKAUF, EINGANGSRECHNUNG, EINZUGEHENDE RECHNUNGEN]. Bei den ersten beiden Optionen müssen die Bestellung und die Taste RECHNUNG ERSTELLEN ausgewählt werden. Wenn das Menü [EINKAUF, EINGANGSRECHNUNG, EINZUGEHENDE RECHNUNGEN] verwendet wird, ist es auch möglich, gleichzeitig mehrere Bestellungen eines Lieferanten auszuwählen. Wählen Sie im nächsten Bildschirm die Taste EINGANGSRECHNUNG ERSTELLEN. Es wird der folgende Bildschirm angezeigt: Geben Sie die Buchungsart und ein Rechnungsdatum ein. Wählen Sie auch zwischen BESTELLMENGE und EINGANGSMENGE und entscheiden Sie, wie die Zeilen auf der Rechnung angelegt werden sollen.

22 EXACT ONLINE 22 Klicken Sie auf ANLEGEN, um die Eingangsrechnung zu erstellen. Die erstellte Eingangsrechnung wird geöffnet und einige Felder können bearbeitet werden, wie Mengen, Beträge und die Zahlungsbedingung. Im Feld IHR ZEICH. kann die Rechnungsnummer des Lieferanten eingegeben werden.

23 EXACT ONLINE 23 Über das Menü [EINKAUF, EINGANGSRECHNUNG, ERSTELLEN] oder über das Dashboard mit der Grafik Eingangsrechnung können Sie eine Eingangsrechnung erstellen. Wählen Sie erst die Eingangsrechnung, in die der Eintrag erfolgen soll. Es wird ein Bildschirm geöffnet, in dem die Eingangsrechnung eingegeben werden kann. Das Feld LIEFERANT ist obligatorisch und Eingabe des Gesamtbetrags der Eingangsrechnung. In der/den Zeile(n) BESTELLZEILE mit der Lupe oder F2 öffnet sich ein Fenster mit allen ausstehenden Bestellungen. Wählen Sie die Bestellung, die berechnet werden soll und der Rest der Zeile wird automatisch mit den richtigen Daten ausgefüllt. Wenn der Eintrag gespeichert wird, wird die Buchung automatisch erstellt. Über das Menü [EINKAUF, EINGANGSRECHNUNG, ERSTELLEN] ist es auch möglich, eine Eingangsrechnung ohne eine Verknüpfung zu einer Bestellung zu erstellen. Dies wird eine finanzielle Rechnung, mit dem Bestand passiert nichts, weil keine Bestellung oder Empfang von Waren eingegeben werden. Die Schritte in diesem Kapitel können in unterschiedlicher Reihenfolge durchgeführt werden, es ist z. B. möglich, die Eingangsrechnung vor dem Empfang einzugeben.

24 EXACT ONLINE 24 Direkte Eingangsrechnung Wenn eine direkte Eingangsrechnung erstellt wird, werden gleichzeitig eine Eingangsrechnung und ein Eingangsbeleg erstellt, eine Bestellung ist nicht erforderlich. Auch die Bestandspositionen und Finanzbuchungen werden sofort aktualisiert. Die direkte Eingangsrechnung kann über [EINKAUF, DIREKTE EINGANGSRECHNUNG, ERSTELLEN] oder über das Dashboard durch Auswahl der GRAFIK DIREKTE EINGANGSRECHNUNG erstellt werden. Die Felder ähneln der Bestellung. Wenn alle Daten eingegeben und die Rechnung gespeichert ist, werden Buchungen erstellt.

25 EXACT ONLINE 25 Rückgaben Wenn Waren beschädigt sind, können sie an den Lieferanten zurückgeschickt werden. Um dies in der Software zu erfassen, kann eine Rückgabe über [EINKAUF, RÜCKGABEN, ERSTELLEN] oder über das Dashboard durch Auswahl der Grafik EINKAUFSRÜCKGABE eingegeben werden. Wählen Sie den Beleg des betreffenden Artikels und klicken Sie auf NEU. Auf dem Bildschirm werden die Daten des Belegs angezeigt: die/der Artikel und die erhaltene Menge. In der Spalte RÜCKGABEMENGE kann die Menge der Rückgabe eingegeben werden. Wenn eine Rechnungskorrektur erwartet wird, sollte die Spalte RECHNUNGSKORREKTUR markiert sein. Wenn Ersatzartikel erwartet werden, sollte diese Spalte deaktiviert sein.

26 EXACT ONLINE 26 Bestellvorschlag Ein Bestellvorschlag kann zur besseren Kontrolle des Bestandsniveaus benutzt werden. Er kann auch zum Erstellen von Bestellungen aus Verkaufsaufträgen (Auftragsbezogene Bestellung) verwendet werden oder sogar zum direkten Versand von Artikeln vom Lieferanten an den Kunden (Streckengeschäft). Wie funktioniert das? Für vorrätige Artikel können Bestellvorschläge aus der Bestandspositionen- Übersicht heraus erstellt werden. Sie können wählen, ob Sie aufgrund von aktuellen Bestandsniveaus oder aufgrund von erwarteten Lagerbeständen bestellen wollen. Eine Warnung namens ARTIKEL AUFSTOCKEN im Bereich AUFGABE DES EINKAUF-DASHBOARDS macht Sie darauf aufmerksam, wenn bestimmte Artikel erneut bestellt werden müssen und leitet Sie direkt zur BESTANDSPOSITIONEN-ÜBERSICHT weiter, um Bestellung(en) aus dem Bestellvorschlag zu erstellen. Wichtige Einstellungen und Stammdaten Damit ein Artikel korrekt in der Warnung ARTIKEL AUFSTOCKEN angezeigt wird, sind die folgenden Punkte wichtig: In der Artikelverwaltung der MELDEBESTAND: Wenn der Bestand bis zu diesem Level aufgebraucht wurde, dann erinnert eine Nachricht daran, eine Bestellung zu erstellen, die im Dashboard unter AUFGABEN angezeigt wird. In der Artikelverwaltung der MAXIMALER BESTAND: Wenn eine neue Bestellung erstellt wird, wird das System die Menge vorschlagen, die für das Aufstocken dieses Werts erforderlich sind. In der Artikelverwaltung müssen die Merkmale EINKAUF und LAGER aktiviert sein.

27 EXACT ONLINE 27 Der Meldebestand und das maximale Bestandsniveau können über die Artikelverwaltung [LAGER, ARTIKEL, VERWALTEN] im Bereich Bestand eingestellt werden. Wenn Sie auf BEARBEITEN klicken, können Sie die Niveaus nach Lager (Ort) einstellen. Sie können auch zur Lagerverwaltung gehen [STAMMDATEN, ARTIKEL, WARENLAGER] und einen Artikel mit dem Warenlager verknüpfen oder den Meldebestand und maximalen Bestand bearbeiten. Eine weitere Möglichkeit ist [LAGER, ARTIKEL, VERWALTEN] und die Auswahl mehrerer Artikel. Wenn Sie die Option BEARBEITEN: ALLES SIMULTAN wählen, haben Sie die Möglichkeit, den Meldebestand und den maximalen Bestand für mehrere Artikel einzugeben.

28 EXACT ONLINE 28 Bestellvorschlag erstellen Wenn das Bestandsniveau unter den Meldebestand fällt, wird die Meldung ARTIKEL AUFSTOCKEN im Bereich AUFGABEN DES EINKAUF-DASHBOARDS angezeigt. Der Link führt Sie direkt zur BESTANDSPOSITIONEN-ÜBERSICHT. In dieser Übersicht werden die Bestandsmengen, das Sollbestandniveau und der Meldebestand angezeigt über diese Übersicht kann der Bestellvorschlag erstellt werden. Die Option LAGERBESTAND kann zum Filtern von Artikeln nach Bestandsniveau verwendet werden. Es können zum Beispiel nur die Artikel angezeigt werden, deren Bestand unter null beträgt oder Artikel, bei denen das Sollbestandniveau unter dem Meldebestand liegt. Wählen Sie die zu kaufenden Artikel aus und benutzen Sie die Taste BESTELLVORSCHLAG, um zum Vorschlagfenster zu gelangen.

29 EXACT ONLINE 29 Das System wird eine zu kaufende Menge vorschlagen. Diese Menge basiert auf der Auswahl im Filter MELDEBESTAND VERGLICHEN MIT: VORRÄTIG: DAS AKTUELLE BESTANDSNIVEAU WIRD MIT DEM Meldebestand VERGLICHEN UND BIS ZUM maximalen Bestand aufgestockt. SOLLBESTAND: DER SOLLBESTAND (AKTUELLER BESTAND ZU LIEFERNDE VERKAUFSAUFTRÄGE + OFFENE BESTELLUNGEN) WIRD MIT DEM Meldebestand VERGLICHEN UND BIS ZUM maximalen Bestand AUFGESTOCKT. Es ist möglich, die vorgeschlagene Menge manuell zu überschreiben. Wenn alle Angaben korrekt sind, wählen Sie BESTELLUNGEN ANLEGEN, um die Bestellungen zu erstellen.

30 EXACT ONLINE 30 Übersichten Im Einkaufs-Prozess können verschiedene Übersichten genutzt werden. Saldenliste für Artikel Die Bewegungsliste [LAGER, BERICHTE, BESTANDSPOSITIONEN] alle Bestandsbewegungen für einen bestimmten Artikel, wie Eingänge, Lieferungen und Mengen. Alle diese Bewegungen führen zum heutigen Bestand und Bestandswert, der unten angezeigt wird. Auf der Bewegungsliste können Links angeklickt werden, um weitere Informationen zu sehen.

31 EXACT ONLINE 31 Wenn der Hyperlink mit der Anzahl ausgewählt wird, können Details der Bewegung eingesehen werden. Ein Klick auf die Auftragsnummer zeigt die Details des Auftrages.

32 EXACT ONLINE 32 Einkaufsanalyse Die Übersicht Einkaufsanalyse [EINKAUF, PROTOKOLLE, EINKAUFSANALYSE] erlaubt Ihnen Ihre Einkaufshistorie nach Kostenstelle, Kostenträger, Artikel, Warengruppe und Lieferant zu analysieren. Der Bericht basiert auf den Daten der Eingangsrechnungen. Es werden der Verkaufswert (Verkaufsbetrag vor Rabatt), die Rabatte (Betrag und Prozentsatz) und die tatsächlichen Verkaufsbeträge angezeigt. Man kann die Informationen nutzen, um bessere Bedingungen mit den Lieferanten zu verhandeln. Statusübersicht Die Statusübersicht [EINKAUF, BESTELLUNGEN, STATUSÜBERSICHT] zeigt den Bestellstatus im System an. Die Übersicht zeigt die Gesamtzahl der Bestellungen und den fakturierten Gesamtbetrag an. Sie können in der Statusübersicht drei Status-Spalten sehen: RECHNUNGSSTATUS, EINGANGSSTATUS UND AUFTRAGSSTATUS: EINGANGSSTATUS: Zeigt, ob die Bestellung erhalten wurde oder nicht. RECHNUNGSSTATUS: Zeigt, ob die Bestellung fakturiert wurde oder nicht. AUFTRAGSSTATUS: Zeigt den allgemeinen Status des Auftrags.

33 EXACT ONLINE 33 Die Werte können OFFEN, TEILWEISE oder FERTIGGESTELLT sein. Die Übersicht kann gedruckt und/oder in Excel exportiert werden. Dashboard Das DASHBOARD EINKAUF [DASHBOARDS, DASHBOARD EINKAUF] bietet eine Gesamtübersicht über die Einkaufs- und Bestandsverwaltung, es bietet eine Auswahl von sechs Webparts, die entworfen wurden, Einblick in die Kernprozesse der Einkaufs- und Bestandsverwaltung zu geben.

34 EXACT ONLINE 34 Verkaufs-Prozess Der Verkaufs-Prozess besteht aus unterschiedlichen Schritten, die in folgendem Diagramm dargestellt sind. Die Schritte im Verkaufs-Prozess müssen nicht obligatorisch befolgt werden; ein Verkaufsauftrag kann ohne ein Angebot und eine Ausgangsrechnung kann ohne einen Auftrag erstellt werden. Auch die Reihenfolge von Lieferung und Abrechnung kann verändert werden.

35 EXACT ONLINE 35 Angebot Angebot eingeben und drucken Der erste Schritt im Verkaufs-Prozess ist das Erstellen eines Angebots, dieses kann an den Kunden oder Interessenten mit einem Preisangebot für bestimmte Artikel oder Dienste geschickt werden. Angebote können über [CRM, ANGEBOTE, ERSTELLEN] ERSTELLT WERDEN. Geben Sie in der Kopfzeile einen Interessenten oder Kunden im Feld BESTELLT VON ein. Im Feld RECHNUNG AN kann der Kontakt, an den die Rechnung geschickt werden soll, eingegeben werden, dies kann ein anderer Kontakt als der Kunde oder Interessent sein. Im Feld VERKÄUFER wird der für das Angebot verantwortliche Mitarbeiter ausgewählt. In den Unterzeilen können Artikel ausgewählt werden und es ist möglich, einen Nettopreis einzugeben, der nicht dem Preis in der Artikelverwaltung entspricht. Wenn alle Daten richtig eingegeben sind, klicken Sie auf SPEICHERN + NEU oder SCHLIEßEN oder drucken Sie das Angebot direkt aus. Es ist auch möglich, ein Angebot über [CRM, ANGEBOT, DRUCKEN] auszudrucken. In diesem Menü können mehrere Angebote gleichzeitig ausgedruckt werden. Ein Angebot muss ausgedruckt werden, bevor es bearbeitet werden kann.

36 EXACT ONLINE 36 Bei den Einstellungen in der Registerkarte Ausgangsrechnung kann der RECHNUNGSVERSAND eingegeben werden, dies ist auch die Standardmethode für Angebote. Wenn in der Kontenverwaltung ein RECHNUNGSVERSAND definiert ist, wird die Methode aus den Einstellungen überschrieben. Angebot verarbeiten Wenn der Kunde oder Interessent ein Angebot erhält, kann er es akzeptieren oder eine geänderte Version anfordern. In beiden Fällen muss das Angebot verarbeitet werden. Dies ist über [CRM, ANGEBOTE, VERARBEITEN] möglich. Wählen Sie ein Angebot aus und öffnen Sie es in dem Sie auf die Angebotsnummer oder die Beschreibung klicken.

37 EXACT ONLINE 37 Die folgenden Optionen stehen nun zur Verfügung: KOPIEREN: Das Angebot kann kopiert werden, wenn z. B. das gleiche Angebot für einen anderen Kunden erstellt wird. Wählen Sie KOPIEREN und es erscheint ein Fenster, in dem einige Daten geändert werden können: Kunde, Beschreibung, Angebotsdatum und Zahlungsbedingung. KOPIE DRUCKEN: Das Angebot kann erneut ausgedruckt werden, z. B. dann, wenn der Kunde das Angebot noch nicht erhalten hat. ANNEHMEN: Wählen Sie diese Option, wenn der Kunde den Angebotsbedingungen zustimmt und es akzeptiert.

38 EXACT ONLINE 38 Wählen Sie einen GRUND für die Annahme und die nächste Handlung aus. Standardmäßig ist die Option VERKAUFSAUFTRAG ausgewählt, damit ein Verkaufsauftrag erstellt werden kann. Es ist auch möglich, direkt eine AUSGANGSRECHNUNG zu erstellen oder KEINE AKTION zu wählen. WIEDERANSCHAUEN: Benutzen Sie diese Option, um ein vorhandenes Angebot zu ändern. Das Angebot wird geöffnet und kann geändert werden. Es muss am Schluss erneut ausgedruckt werden, bevor es verarbeitet werden kann. Die möglichen Änderungen betreffen sowohl den Ansprechpartner als auch die Preise. Eine Versionsnummer informiert Sie über die Anzahl der Änderungen. ABLEHNEN: Wenn der Kunde das Angebot nicht akzeptiert, kann es abgelehnt werden. Auch in diesem Fall muss ein GRUND für die Ablehnung eingegeben werden.

39 EXACT ONLINE 39 Verkaufsauftrag Wenn ein Angebot akzeptiert wird, wird ein Verkaufsauftrag erstellt. Es ist auch möglich, manuell einen Verkaufsauftrag zu erstellen, ohne Angebot. Buchung Verkaufsauftrag Ein Verkaufsauftrag kann über [VERKAUF, VERKAUFSAUFTRAG, ERSTELLEN] erstellt werden. Die Felder ähneln denen der Angebotserstellung, mit einigen zusätzlichen Feldern: LIEFERN AN und das LIEFERDATUM. DAS LIEFERDATUM ist das Datum, an dem die Waren zum Kunden geliefert werden. Der Verkaufsauftrag kann für den Kunden und die eigene Verwaltung ausgedruckt werden (nicht obligatorisch). Wenn ein Verkaufsauftrag erstellt wird, wird keine Buchung erstellt. Lieferung Die Lieferung des Verkaufsauftrags kann über den Verkaufsauftrag mit der Taste LIEFERUNG oder über [VERKAUF, WARENLIEFERUNGEN, ERSTELLEN] geschehen, wählen Sie den Verkaufsauftrag und die Taste NEU. Über dieses Menü ist es auch möglich, mehrere Verkaufsaufträge für den gleichen Kunden auszuwählen und liefern zu lassen.

40 EXACT ONLINE 40

41 EXACT ONLINE 41 Im Bildschirm kann das Lieferdatum eingestellt werden, eine SENDUNGSVERFOLGUNGSNUMMER und die Liefermenge können eingegeben werden(spalte LIEFERMENGE) kann geändert werden, wenn nur ein Teil des Auftrags geliefert wird. Ferner können die Tasten VERARBEITUNG oder VERARBEITEN + DRUCKEN ausgewählt werden.

42 EXACT ONLINE 42 Aufträge erledigen Wenn ein Auftrag nicht mehr geliefert wird, kann man den Auftrag erledigen, um den Verkaufsauftrag abzuschließen. Dies geschieht im gleichen Menü, in dem die Verkaufsaufträge geliefert werden [VERKAUF, WARENLIEFERUNG, ERSTELLEN]. Wählen Sie die Auftragszeilen, die Sie abschließen möchten aus und klicken Sie auf den LINK ERLEDIGEN in der rechten oberen Ecke der Liste, um die Dialogbox ERLEDIGEN BESTÄTIGEN zu öffnen. Wählen Sie JA, um die Auftragszeile zu vervollständigen. Wenn Sie den Verkaufsauftrag vervollständigen möchten, öffnen Sie den Verkaufsauftrag [VERKAUF, VERKAUFSAUFTRÄGE, ÄNDERN] und klicken Sie auf die Taste ERLEDIGEN. Der Status ERLEDIGEN kann nicht rückgängig gemacht werden.

43 EXACT ONLINE 43 Ausgangsrechnung erstellen In Exact online können eine Ausgangsrechnung basierend auf einem Verkaufsauftrag oder eine neue Ausgangsrechnung erstellt werden. Basierend auf einem Verkaufsauftrag Wenn ein Verkaufsauftrag eingegeben wird, kann dieser über [VERKAUF, WARENLIEFERUNGEN, NOCH ZU FAKTURIEREN] abgerechnet werden. Wählen Sie aus den RECHNUNGSOPTIONEN die BESTELLMENGE aus, wenn Sie den aktuellen Auftragsbetrag fakturieren wollen oder wählen Sie LIEFERMENGE, wenn Sie die aktuell gelieferte Anzahl fakturieren wollen. Wählen Sie dann den Verkaufsauftrag und AUSGANGSRECHNUNG ERSTELLEN, um die Ausgangsrechnung zu erstellen. Es können mehrere Bestellungen ausgewählt werden; wenn Bestellungen von mehreren Kunden ausgewählt werden, wird für jeden Kunden eine Rechnung erstellt, wenn mehrere Bestellungen eines Kunden ausgewählt werden, wird eine Sammelrechnung erstellt.

44 EXACT ONLINE 44 Neue Ausgangsrechnung Eine neue Ausgangsrechnung (ohne Verkaufsauftrag) kann über [VERKAUF, AUSGANGSRECHNUNG, ERSTELLEN] erstellt werden. Im Feld BESTELLT VON werden der Kunde und das Bestelldatum eingegeben, dieses kann gleich dem Rechnungsdatum sein, aber es ist auch möglich, das Rechnungsdatum beim Drucken der Rechnung festzulegen. Geben Sie in der/n Zeile(n) die Artikel und Menge an. Ändern Sie ggf. den Preis und USt.-Code und schließen, speichern oder drucken Sie die Rechnung.

45 EXACT ONLINE 45 Ausgangsrechnung drucken Die Ausgangsrechnung kann direkt aus dem Rechnungseingabebildschirm gedruckt werden, aber auch über [VERKAUF, AUSGANGSRECHNUNG, DRUCKEN]. Über das letztgenannte Menü können mehrere Rechnungen zugleich ausgewählt werden. Die Ausgangsrechnung kann auf Papier ausgedruckt oder per gesendet werden, auch das Layout kann ausgewählt werden. Das Layout ist voreingestellt, dies ist an verschiedenen Stellen möglich. Das System wird das Layout anhand der folgenden Priorität auswählen: 1) Im Übersichtfenster Rechnungsdruck kann ein Layout ausgewählt und wenn die Option GEWÄHLTES LAYOUT IMMER VERWENDEN markiert ist, wird dieses Layout immer verwendet werden. 2) Ein Layout kann an einen Mandanten gekoppelt werden. 3) Ein Layout kann an eine Sprache gekoppelt werden. Wenn alle Daten ausgewählt sind, kann die Rechnung gedruckt werden. Eine Ausgangsrechnung muss am Schluss ausgedruckt werden, um die finanzielle Buchung zu erstellen. Druckaufträge Wenn Sie mehr als zehn Rechnungen drucken, dann generiert das System einen Lauf für die Druckabwicklung im Hintergrund, damit Sie weiterhin Ihre Arbeit auf den anderen Seiten aufnehmen können. Sie können auch in einer Statusanzeige oben auf der Seite sehen, wie viele Rechnungen gerade verarbeitet wurden.

46 EXACT ONLINE 46 Rückgaben Wenn ein Kunde Waren zurücksendet, kann eine Rückgabe in Exact Online erstellt werden. Dies geschieht über [VERKAUF, RÜCKGABEN, ERSTELLEN]. Es wird eine Liste der gelieferten Waren angezeigt; wählen Sie die Rücksendung aus und klicken Sie auf NEU. Auf dem Bildschirm wird die Lieferung angezeigt. Die LIEFERMENGE zeigt die tatsächlich gelieferte Menge an. Geben Sie die zurückgegebene Menge in der Spalte RÜCKGABEMENGE ein.

47 EXACT ONLINE 47 Es gibt zwei Möglichkeiten: Die zurückgegebenen Waren werden erneut an den Kunden geliefert. In dem Fall muss nur die RÜCKGABEMENGE eingegeben und VERARBEITUNG oder VERARBEITEN UND DRUCKEN können ausgewählt werden. Die ursprüngliche Bestellung hat wieder den Status Offen und die Artikel können geliefert werden. Es werden keine neuen Waren an den Kunden geliefert, aber der Kunde erhält eine Rechnungskorrektur. In dem Fall muss die Spalte RÜCKGABEMENGE ausgefüllt werden und die Option RECHNUNGSKORREKTUR ERSTELLEN muss aktiviert sein. Wenn VERARBEITUNG oder VERARBEITEN + DRUCKEN ausgewählt sind, bleibt die ursprüngliche Bestellung unverändert, aber es wird eine Rechnungskorrektur für die zurückgeschickten Waren erstellt. Die Rechnungskorrektur kann über [VERKAUF, RÜCKGABEN, GUTZUSCHREIBEN] erstellt werden.

48 EXACT ONLINE 48 Preismanagement Preislisten ermöglichen, Preise für verschiedene Artikel und Kunden zu verwalten. Wenn die Preise angelegt sind, beeinflussen sie Verkaufsaufträge, Ausgangsrechnungen und Angebote. Es ist auch möglich, ein Sonderangebot zu erstellen, also eine Preisliste für einen bestimmten Zeitraum. Es können auch Mengenrabatt-Tabellen für einen bestimmten Zeitraum und bestimmte Kunden angelegt werden. Erstellen einer Preisliste Eine Preisliste kann angelegt werden über [VERKAUF, PREISMANAGEMENT, PREISLISTEN] und die Taste NEU. Wenn kein AKTIV BIS -Datum markiert ist, ist die Preisliste dauerhaft gültig. Preisliste löschen Die Preisliste kann im gleichen Menü gelöscht werden. Die Preisliste kann ausgewählt und mit der Option LÖSCHEN auf der rechten Bildschirmseite gelöscht werden. Eine Preisliste kann nicht gelöscht werden, wenn sie in irgendwelchen Transaktionen benutzt wird.

49 EXACT ONLINE 49 Einen Artikel an die Preisliste zufügen Beim Erstellen der Preisliste können Artikel mit dieser verknüpft werden. Dies geschieht über das Menü [VERKAUF, PREISMANAGEMENT, PREISLISTEN]. Wählen Sie eine Preisliste aus und öffnen Sie sie, in dem Sie auf den CODE klicken. Auf der rechten Seite der Artikelspalte werden eine Zahl und ein Hyperlink angezeigt. Beide können zum Ergänzen von Artikeln an die Preisliste und zur Verwaltung von Preisen und Rabatten benutzt werden, aber es gibt einen Unterschied:

50 EXACT ONLINE 50 Wenn Sie den HYPERLINK KOPPELN auswählen, werden alle Artikel angezeigt. In diesem Bildschirm ist es möglich, mehrere Artikel gleichzeitig an die Preisliste zuzufügen. Wählen Sie den/die Artikel aus, die der Preisliste zugefügt werden sollen und drücken Sie die Taste KOPPELN. Es wird der folgende Bildschirm angezeigt: In diesem Fenster können Rabatte und Mengenrabatte für Artikel eingegeben werden.

51 EXACT ONLINE 51 Wenn die ZAHL vor dem Hyperlink KOPPELN anklicken wird Folgendes angezeigt: In diesem Bildschirm ist es möglich, Artikel nacheinander an die Preisliste zuzufügen. Es können pro Artikel Rabatte, Mengenrabatte oder neue Preise eingegeben werden, aber auch die Eingabe nach Verkaufseinheit ist möglich. Artikel an Kunden koppeln Im gleichen Menü kann die Preisliste auch an einen Kunden gekoppelt werden, wählen Sie dazu den Link in der Spalte MANDANT. Im Fenster MANDANTEN KOPPELN können die Kunden ausgewählt und der Button Verkoppeln kann benutzt werden, um sie mit der Preisliste zu verknüpfen. Wenn in der Kundenverwaltung im Verkaufsbereich ein Rabatt eingegeben wird, wird dieser zum Rabatt in der Preisliste zugefügt.

52 EXACT ONLINE 52 Kunden von einer Preisliste entkoppeln Im Menü wird in der Spalte MANDANT die Zahl der gekoppelten Kunden angezeigt. Wenn diese HYPERLINK-NUMMER ausgewählt wird, erscheint ein Fenster, in dem der Kunde ausgewählt und die Taste ENTKOPPELN benutzt werden kann, um den Link zu löschen. Preisvereinbarung In der Artikelverwaltung kann eine Preisvereinbarung erstellt werden, in dem der Hyperlink Einfügen im Bereich Preisabsprache benutzt wird. Dies ist eine Preisvereinbarung für diesen Artikel mit spezifischen Kunden. Es können bis zu fünf Preisvereinbarungen für diesen Artikel angezeigt werden. Sie können die Pfeile in der Spaltenüberschrift verwenden, um die angezeigten Informationen zu sortieren. Preishierarchie Wichtig zu wissen ist, wie der korrekte Preis abgerufen werden kann, wenn z. B. ein Verkaufsauftrag eingegeben wird. Hierfür wird die folgende Hierarchie benutzt: 1. Preisvereinbarung 2. Preisliste 3. Verkaufspreis aus Artikelverwaltung

53 EXACT ONLINE 53 Übersichten Im Verkaufs-Prozess können verschiedene Übersichten genutzt werden. Statusübersicht Die Statusübersicht [VERKAUF, VERKAUFSAUFTRÄGE, STATUSÜBERSICHT] zeigt den Verkaufsstatus im System an. Die Übersicht zeigt die Gesamtzahl der Verkaufsaufträge und den fakturierten Gesamtbetrag an. Sie können in der Statusübersicht drei Status-Spalten sehen: RECHNUNGSSTATUS, LIEFERSTATUS und AUFTRAGSSTATUS: LIEFERSTATUS: Zeigt, ob der Verkaufsauftrag geliefert wurde oder nicht. RECHNUNGSSTATUS: Zeigt, ob der Verkaufsauftrag fakturiert wurde oder nicht. AUFTRAGSSTATUS: Zeigt den allgemeinen Status des Auftrags.

54 EXACT ONLINE 54 Die Werte können OFFEN, TEILWEISE oder FERTIGGESTELLT sein. TEILWEISE : Wenn ein Verkaufsauftrag nur teilweise geliefert wurde, oder wenn der Verkaufsauftrag komplett geliefert, aber noch nicht fakturiert wurde. VOLLSTÄNDIG: Wenn Sie den Satus auf vollständig stellen, werden der Status von Lieferung und Rechnung auch auf vollständig gestellt, auch wenn Sie noch nicht geliefert oder noch nicht die ganze Anzahl fakturiert haben. Die Übersicht kann gedruckt und/oder in Excel exportiert werden. Rechnungshistorie Die Rechnungshistorie [VERKAUF, AUSGANGSRECHNUNG, RECHNUNGSHISTORIE] gibt eine Übersicht über alle Rechnungen, die abschließend gedruckt wurden. Über diese Übersicht können Rechnungen erneut gedruckt werden (öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie KOPIEREN), wenn z. B. ein Kunde eine Kopie anfordert. Es ist auch möglich, eine Kopie zu erstellen, dies wird dieselbe Rechnung erneut erstellen, oder eine Rechnungskorrektur.

55 EXACT ONLINE 55 Dashboard Verkauf Das Dashboard Verkauf gibt Ihnen einen Gesamtüberblick über die Verkaufsverwaltung. Auf der linken Seite können alle gewöhnlichen Verkaufshandlungen über das Dashboard erledigt werden: Eingabe eines Angebots, Aufträge, Ausgangsrechnungen, Rückgaben oder Lieferungen. Es wird auch eine AUFGABENLISTE angezeigt, die Sie an die Aufgaben erinnert, die innerhalb der Verkaufsverwaltung noch vervollständigt werden müssen Mit einer klaren Arbeitsübersicht ist es einfacher, Zeit effizient zu nutzen und Zeit dort zu investieren, wo es notwendig ist. Der Webpart AUFGABE zeigt sowohl Aufgaben als auch Alarme. Aufgaben sind manuelle Folgeaktivitäten, die erst in Gang gebracht werden müssen, z. B. Verkaufsaufträge liefern oder Rechnungen drucken. Warnungen funktionieren mehr als Erinnerungen an notwendige, aber weniger dringende Arbeiten, z. B. fällige Angebote. In der Mitte zeigen zwei Grafiken den Umsatz an: TOP-10-ARTIKELUMSATZ und UMSATZ PRO PERIODE. Auf der rechten Seite wird eine Zusammenfassung des Verkauf-Prozesses gezeigt, er gibt einen Überblick über den aktuellen VERKAUF STATUS, welche Aufträge fakturiert oder geliefert werden müssen. Alle diese Übersichten sind interaktiv, das bedeutet, dass man im Dashboard Hyperlinks benutzen kann, um direkt zu den darunterliegenden Übersichten zu gelangen und Handlungen durchzuführen.

56 EXACT ONLINE 56 Auftragsbezogene Bestellungen Einige Artikel werden so selten verkauft, dass sie nur eingekauft werden, wenn ein Kunde sie bestellt. Wenn der Verkaufsauftrag eingegeben wird, kann die Bestellung vom Verkaufsauftrag aus erstellt werden. Dies wird als Auftragsbezogene Bestellung bezeichnet und nachfolgend erläutert. Wie funktioniert die auftragsbezogene Bestellung? Für Artikel, die auf Nachfrage bestellt werden, muss das Merkmal AUFTRAGSKONTROLLE in der Artikelverwaltung aktiviert werden. Es gibt vier Schritte, eine auftragsbezogene Bestellung zu erstellen: VERKAUFSAUFTRAG: Ein Verkaufsauftrag kann wie gewohnt für Vorratsartikel als auch auftragskontrollierte Artikel angelegt werden. BESTELLVORSCHLAG: Der Bestellvorschlag kann über das Menü [EINKAUF, BESTELLUNG, AUFTRAGSBEZOGENE BESTELLUNG] erstellt werden. Wenn der Bestellvorschlag erstellt wird, klicken Sie einfach auf VERKAUFSAUFTRAG ANLEGEN, um die Bestellungen zu erstellen. Die Bestellnummer wird mit dem Verkaufsauftrag im Feld BESTELLUNG gekoppelt. EINGANG: Die Waren können normal empfangen werden. WARENLIEFERUNG: Im Dashboard Verkauf wird die Aufgabe AUFTRÄGE LIEFERN angezeigt und der Hyperlink kann für die Warenlieferung ausgewählt werden. Der Verkaufsauftrag kann wie gewohnt ausgewählt und geliefert werden.

57 EXACT ONLINE 57 Streckengeschäft Die Funktion Streckengeschäft geht sogar noch weiter. Bei einem Streckengeschäft wird der Verkaufsauftrag beim Lieferanten platziert und dieser liefert die Waren direkt an den Kunden. Dies kann Lager- und Versandkosten sparen. Wie funktioniert das? Wenn in der Artikelverwaltung im Bereich LIEFERANT die Option STRECKENGESCHÄFT aktiviert ist, wird der Artikel als Streckengeschäft für diesen Lieferanten behandelt. Verfahren Zum Streckengeschäft gehören die folgenden Schritte: Verkaufsauftrag anlegen Ein Verkaufsauftrag wird wie üblich erstellt. Bei der Artikelauswahl ist in den Zeilen die Option STRECKENGESCHÄFT aktiviert, um anzuzeigen, dass der Artikel ein Streckengeschäft erfordert. Wenn eine Bestellung das erste Mal als Streckengeschäft erstellt wird, muss der Hyperlink ANPASSEN ausgewählt und Streckengeschäft muss in den Buchungszeilen ausgewählt werden, um das Feld Streckengeschäft in den Verkaufsauftragszeilen anzuzeigen. Die Option kann deaktiviert werden. Eine Bestellung erstellen Im Verkaufsauftrag kann die Taste BESTELLVORSCHLAG ausgewählt werden und wenn alle Daten geprüft sind, kann die Taste BESTELLUNG ANLEGEN ausgewählt werden. Die Bestellung wird jetzt erstellt und die Lieferadresse ist die Adresse des Kunden. Wenn eine Bestellung das erste Mal als Streckengeschäft erstellt wird, muss der Hyperlink ANPASSEN ausgewählt und die Option STRECKENGESCHÄFT in den AUFTRAGSZEILEN ausgewählt werden, damit die Spalte STRECKENGESCHÄFT auf der Seite für FORTLAUFENDE BESTELLUNGEN - VERKAUFSAUFTRAG RATSCHLÄGE angezeigt wird. Auch die Spalte STRECKENGESCHÄFT muss auf der Seite ÜBERSICHT: BESTELLUNGEN ausgewählt werden.

58 EXACT ONLINE 58 Streckengeschäft verarbeiten Wenn die Einkaufsrechnung oder Bestätigung über eine gelieferte Bestellung empfangen wird, können der Wareneingang und der Auftrag verarbeitet werden [VERKAUF, STRECKENGESCHÄFT, ERSTELLEN, NEU]. Wählen Sie den Verkaufsauftrag und die Taste NEU und das Fenster Warenlieferung wird angezeigt. Wenn alle Daten richtig eingegeben sind, wählen Sie die Taste VERARBEITEN. Die Waren werden empfangen und geliefert und die finanziellen Buchungen werden erstellt. Eine weitere Möglichkeit, den Wareneingang und Verkaufsauftrag zu verarbeiten ist [EINKAUF, BESTELLUNGEN, ÄNDERN]. Öffnen Sie die Bestellung und wählen Sie die Taste STRECKENGESCHÄFT. Das Fenster Warenanlieferung wird geöffnet.

59 EXACT ONLINE 59 Zurückgestellter Umsatz Wenn sich ein Rechnungsbetrag auf einen generierten Umsatz auf mehr als eine finanzielle Periode bezieht, dann ist es möglich, den Wert der Rechnung über die passende Zeitspanne zu verteilen. Dieser Prozess ist als zurückgestellter Umsatz bekannt (statt einen großen Betrag zu dem Zeitpunkt der Erstellung der Rechnung zu buchen). Oben im Abschnitt zu den Einstellungen der Ausgangsrechnung wurden die wichtigen Einstellungen und Optionen für den zurückgestellten Umsatz beschrieben. Wenn eine Ausgangsrechnung mit verschiedenen Daten in den Zeilen verarbeitet wird, wird der Umsatz automatisch auf die verschiedenen Daten verteilt. Beispiel: Ein Unternehmensberater arbeitet drei Monate an einem Projekt (15. September bis 15. Dezember - 3 Monate oder 92 Arbeitstage gesamt), schickt aber eine Rechnung am Ende der Periode. Seine monatliche Gebühr ist 5.000, der Gesamtbetrag ist Wenn die Rechnung in Exact Online verarbeitet wird, werden für diesen Kunden die folgenden finanziellen Buchungen in der BA-Ausgangsrechnung erstellt: Debitoren (Soll) AN Umsatz (Haben) Wenn ein zurückgestellter Umsatz aktiviert worden ist, kann die Gesamtsumme der Rechnung pro-rata - gemäß den Zeiträumen, die in der Rechnung angegeben sind - verteilt werden. In diesem Fall wird der Umsatz zu gleichen Teilen über die drei Kalendermonate verteilt, die in Rechnung gestellt wurden.

60 EXACT ONLINE 60 In diesem Fallbeispiel werden die folgenden zusätzlichen Buchungen erstellt, wenn die (abschließende) Rechnung gedruckt wird: BA-Ausgangsrechnung: Debitoren (Soll) AN Umsatz (Haben) BA-Sonstige (Umsatz zum Zwischenkonto bewegt): Umsatz (Soll) AN Zurückgestellter Umsatz (Haben) Umsatz September: 16/92 * = Zurückgestellter Umsatz (Soll) AN Umsatz (Haben) Umsatz Oktober: 31/92 * = Zurückgestellter Umsatz (Soll) AN Umsatz (Haben) Umsatz November: 30/92 * = Zurückgestellter Umsatz (Soll) AN Umsatz (Haben) Umsatz Dezember: 15/92 * = Zurückgestellter Umsatz (Soll) AN Umsatz (Haben)

61 EXACT ONLINE 61 Bestand Das Bestandsmodul von Exact Online besteht aus drei Hauptkomponenten, die im folgenden Diagramm dargestellt werden. Bestandszählung Abgesehen von Wareneingang und Lieferungen wird das Bestandsniveau auch anderweitig beeinflusst, nämlich über die Bestandszählung. Eine Bestandszählung kann zur Bestandskorrektur dienen, aber auch zur Eingabe von Anfangsbeständen. In Exact Online kann eine Bestandszählung über [LAGER, BESTANDSINVENTUR, ANLEGEN] oder über das DASHBOARD LAGER mit der GRAFIK INVENTURAUFNAHME erfolgen. Es wird der folgende Bildschirm angezeigt:

62 EXACT ONLINE 62 Eine Bestandszählung eingeben Um eine Bestandszählung einzugeben, klicken Sie auf die Taste NEU. Das GEGENKONTO BESTAND wird aus den finanziellen Einstellungen übernommen, es kann aber geändert werden. Die Bestandsmenge kann in der Spalte NEU eingegeben werden oder die Differenz in der Spalte DIFFERENZ. Wenn alle Daten korrekt eingegeben sind, können die Taste VERARBEITEN nutzen um das Bestandsniveau einzustellen und eine Finanzbuchung zu erstellen. Wenn eine positive Bestandszählung verarbeitet wird, wird die

63 EXACT ONLINE 63 folgende Buchung erstellt: Bestand (Soll) AN Gegenkonto Bestand (Haben) Die Taste ALS ENTWURF SPEICHERN kann zum Speichern der Bestandsmenge benutzt werden, um die Zählung zu einem späteren Zeitpunkt mit [LAGER, BESTANDSINVENTUR, ÄNDERN] fortzusetzen. Bestandszählliste Es ist möglich, eine Bestandszählliste zu drucken. Diese Liste kann von den Lagermitarbeitern benutzt werden, die gezählten Bestandsmengen manuell einzugeben. Klicken Sie auf DRUCKEN um die Bestandszählliste zu drucken. Einen Anfangsstand eingeben Wenn die Verwaltung zum ersten Mal eingerichtet wird, müssen die Eröffnungsbilanz und der Anfangsstand eingegeben werden. Die Eröffnungsbilanz kann auf dem gleichen Weg wie die normale, oben beschriebene Bestandszählung eingegeben werden. Die Eröffnungsbestände können in der Spalte NEU eingegeben werden. Es ist auch möglich, den Eröffnungsbestand über [FINANZEN, BUCHUNGEN, BUCHUNGEN ERFASSEN] einzugeben. Wählen Sie den Reiter ERÖFFNUNGSBILANZ aus.

64 EXACT ONLINE 64 Wählen Sie nun die Buchungsart ERÖFFNUNGSBILANZ aus. Klicken Sie nun bitte auf BA-SONSTIGE ERÖFFNUNGSBILANZ.

65 EXACT ONLINE 65 Öffnen Sie den Hyperlink BA-SONSTIGE und blättern Sie zu einem Bestand- Sachkonto, bei dem die Taste BESTAND auf der rechten Seite angezeigt wird. Drücken Sie diese Taste um die Anfangsbestände einzutragen. Kostenpreisänderungen In Exact Online wird der Bestandswert durch die Menge x Kostenpreis bestimmt. Wenn der Kostenpreis in der Artikelverwaltung von Exact Online verändert wird, wird der neue Kostenpreis nicht automatisch aktiviert. Wenn Sie bereits Transaktionen erstellt haben, wird auch der Bestandswert nicht automatisch aktualisiert. Es ist eine Zusatzoption, den neuen Kostenpreis zu aktivieren und den Bestandswert zu aktualisieren, dies geschieht über [LAGER, ARTIKEL, KOSTENPREISÄNDERUNG]. Schritte zur Änderung des Kostenpreises sind: Kostenpreis ändern Kostenpreis aktivieren und Neubewertung erstellen Kostenpreis ändern Der neue Kostenpreis kann pro Artikel oder für mehrere Artikel gleichzeitig geändert werden.

66 EXACT ONLINE 66 Pro Artikel In der Artikelverwaltung [LAGER, ARTIKEL, VERWALTUNG] den Artikel öffnen und die Option BEARBEITEN wählen. Im Bereich PREISE den NEUEN KOSTENPREIS EINGEBEN und SPEICHERN.

67 EXACT ONLINE 67 Mehrere Artikel In der Artikelverwaltung kann auch der Kostenpreis für mehrere Artikel geändert werden. Wählen Sie die zu ändernden Artikel aus und wählen Sie auf der rechten Seite BEARBEITEN und (vor dem Klicken) werden zwei Optionen angezeigt: Wählen Sie die Option ALLES SIMULTAN und im nächsten Bildschirm kann unter PREISE der Kostenpreis geändert werden. Es gibt drei Optionen: AKTUALISIERUNG NACH PROZENTSATZ: Die Kostenpreise werden nach einem Prozentsatz angepasst, dieser kann in einem extra Feld eingegeben werden, der beim Wählen dieser Option erscheint. LETZTER EINKAUFSPREIS: Der Kostenpreis wird anhand des Einkaufspreises des Hauptlieferanten verändert, der mit dem Artikel gekoppelt ist.

68 EXACT ONLINE 68 MANUELL: Wenn diese Option und AKTUALISIEREN ausgewählt wird, erscheint ein weiteres Fenster, in dem der neue Kostenpreis pro Artikel eingegeben werden kann. Neuen Kostenpreis aktivieren und Neubewertung erstellen Wenn der Kostenpreis geändert wird, muss er aktiviert werden, damit er für Lieferungen benutzt wird. Dies geschieht über [LAGER, ARTIKEL, KOSTENPREISÄNDERUNGEN]. Es wird eine Übersicht aller Artikel angezeigt, die einen neuen Kostenpreis haben. Die Übersicht zeigt den aktuellen Bestand, aktuellen Kostenpreis und Bestandswert sowie den neuen Kostenpreis und Bestandswert basierend auf dem neuen Kostenpreis. Wenn ein Artikel nicht vorrätig ist, wird er nicht in dieser Übersicht gezeigt. Wählen Sie die Option NEUBEWERTUNG ANLEGEN, um den neuen Kostenpreis zu aktivieren. Der neue Kostenpreis wird jetzt aktiviert und es findet eine Neubewertung zur Anpassung des Bestandswertes statt. Wenn eine (positive) Neubewertung durchgeführt wurde, wird die

69 EXACT ONLINE 69 folgende Buchung erstellt: Bestand (Soll) AN Bestandsneubewertung (Haben) Mehrere Artikel aktualisieren Im gleichen Menü (ARTIKELVERWALTUNG), in dem der Kostenpreis für mehrere Artikel geändert werden kann, können auch andere Kriterien für mehrere Artikel gleichzeitig geändert werden. Wählen Sie die zu aktualisierenden Artikel aus und wählen Sie auf der rechten Seite BEARBEITEN und (vor dem Klicken) die Option ALLES SIMULTAN.

70 EXACT ONLINE 70 Übersichten Für eine gute Bestandsübersicht können im Bestandsmodul zwei Bestandsübersichten genutzt werden: die Bestandspositionen-Übersicht und die Bewegungsliste. Bestandspositionen Die Übersicht Bestandspositionen [LAGER, PROTOKOLLE, BESTANDSPOSITIONEN] gibt eine aktuelle Übersicht über den Bestand pro Artikel. Die Spalte VORRÄTIG zeigt den aktuellen Bestand. Daneben zeigt die Spalte GEPLANTER EINGANG die Anzahl der Bestellungen an (die empfangen werden müssen) und die Spalte GEPLANTER AUSGANG zeigt die Anzahl der Verkaufsaufträge (die geliefert werden müssen). Der SOLLBESTAND ist VORRÄTIG + GEPLANTER EINGANG GEPLANTER AUSGANG. Der BESTANDSWERT steht in der letzten Spalte (wenn dieser nicht angezeigt wird, benutzen Sie die Option ANPASSEN, um die angezeigten Spalten einzustellen). Dieser sollte dem Bestandswert des Saldos entsprechen (Menge * Kostenpreis).

71 EXACT ONLINE 71 Die Spalte MELDEBESTAND kann mit dem AKTUELLEN oder SOLLBESTAND des Artikels verglichen werden, um zu sehen, ob der Artikel eingekauft werden muss. Wenn die Option MENGE in der Spalte VORRÄTIG gewählt wird, wird die Bewegungsliste für den Artikel geöffnet. Saldenliste Die Saldenliste ist eine Übersicht pro Artikel. Sie zeigt alle Bestandsbewegungen für den Artikel, wie Eingänge, Lieferungen und Zählungen. Alle diese Bewegungen führen zum heutigen Bestand und Bestandswert, der unten in der Übersicht angezeigt wird.

72 EXACT ONLINE 72 Lagerhausverwaltung Einleitung Lagerhausverwaltung ist ein wichtiges Thema für Unternehmen innerhalb des Großhandelsvertriebs. Sie müssen schnell liefern und den Bestand kreativ verwalten, um die Kosten zu optimieren. Dies erfordert auch eine Funktion, die sie in ihrem Alltagsgeschäft unterstützt. Wenn Sie z. B. an mehrere Lagerhäuser denken, die sich an unterschiedlichen Standorten befinden, damit sie nah an Kunden oder Lieferanten sind, oder an Lagerhäuser, die in verschiedene Lagerbereiche aufgeteilt sind, um die Bestandsabwicklungen innerhalb eines Lagers zu optimieren. Multiple Läger (Lizenz Handel Advanced) Sie können in Exact Online Wholesale Distribution Advanced mit multiplen Lägern arbeiten. Es ermöglicht Ihnen, multiple Lagerhäuser an unterschiedlichen physischen Standorten zu erstellen, um minimalemaximale Bestandniveaus zu haben, die je nach Lager variieren können. Ein Lagerhaus kann so groß wie ein Bulkwarenlager oder klein wie ein Showroom oder Service-Kleintransporter sein. Güter können zwischen den Lagern transportiert werden und Ein- und Verkaufsbewegungen werden sich auf das jeweilige Lager beziehen. Die Lagerverwaltung geschieht über [STAMMDATEN, ARTIKEL, LÄGER]. Sie können von hier aus Ihre Lager bearbeiten, löschen und weitere Lager hinzufügen. Lagerinformationen werden sowohl auf den Layouts der Bestellung als auch auf den folgenden Seiten angezeigt: Bestellung Wareneingang Rückgaben Direkte Eingangsrechnung

73 EXACT ONLINE 73 Wenn Sie ein neues Lager eingeben, sind der Lagercode und Name obligatorisch. Sie können auch Lagerinformationen wie Anschriften, Länder, Stadt usw. eingeben. Diese Angaben sind aber nicht obligatorisch. Lagerorte (Lizenz Handel Advanced) Lagerorte sind Behälter/Stellen im Lager, die Bestände halten und verwendet werden, um Bestandsabwicklungen innerhalb eines Lagers zu optimieren. Wenn Sie einen Artikel einem bestimmten Lagerort zuweisen, können eingehende Waren, Bestandszählung und Abholung der Waren nach Reihenfolge des Lagerortes durchgeführt werden. Dies erleichtert diese Verfahren deutlich und spart Zeit und Kosten. Wenn ein Lager Lagerorte verwendet, wird dies in der Verwaltung des Lagers festgelegt. [STAMMDATEN, ARTIKEL, LAGER]. Es wäre beispielsweise möglich, dass Sie Lager haben, die Lagerorte verwenden und Lager, die keine Lagerorte verwenden. Zum Beispiel ein kleines Lager oder ein LKW/Lieferwagen, der von einem Service-Ingenieur für Kundenbesuche benutzt wird.

74 EXACT ONLINE 74 Die Lagerorte werden im Menü [STAMMDATEN, ARTIKEL, LAGERORTE] erstellt und verwaltet: Ein Lagerort kann so kodiert werden, dass die Lagerhausmitarbeiter den Lagerort leicht finden können. Beispielsweise kann die Position des Codes das Merkmal eines Lagerorts bestimmen: Zone segmentiert das Lager, Gang Segmentiert die Zone, Regal segmentiert den Gang, Behälter segmentiert das Regal. Der Lagerort-Code kann zum Beispiel so aussehen: A A Zone A im Lager 15 Gang Regal 10 5 Behälter/Fach 5

75 EXACT ONLINE 75 Lagerorte an Artikel koppeln (Lizenz Handel Advanced) Nach dem Erstellen von Lagerorten müssen Sie sicherstellen, dass das System weiß, wo sich die Artikel genau befinden. Es gibt mehrere Möglichkeiten LAGERORTE an Artikel zu koppeln: ARTIKELVERWALTUNG: In der Artikelverwaltung [LAGER, ARTIKEL, VERWALTUNG] haben Sie die Möglichkeit, ein Lager zu verknüpfen. Wenn die Einstellung LAGERORTE VERWENDEN für dieses Lager aktiviert ist, können Sie auch einen Lagerort eingeben. LAGERVERWALTUNG: Im Bereich Artikel in der Lagerverwaltung [STAMMDATEN, ARTIKEL, LAGER] können Sie Artikel mit dem Hyperlink Neu hinzufügen ergänzen. Wenn die Einstellung Lagerorte verwenden für dieses Lager aktiviert ist, können Sie auch einen Lagerort eingeben. EINE GANZE CHARGE AKTUALISIEREN: In der Artikelverwaltung [LAGER, ARTIKEL, VERWALTEN]Wenn Sie mehrere Artikel auswählen können Sie sie alle an einen Lagerort koppeln, wenn Sie die Option: ALLES SIMULTAN, benutzen. In Exact Online kann ein Artikel an mehrere Lagerhäuser gekoppelt werden. Pro Lager kann der Artikel aber nur an einen Lagerort gekoppelt werden.

76 EXACT ONLINE 76 Entnahmezettel Sammel-Entnahmezettel können über [VERKAUF, WARENLIEFERUNG, ENTNAHMEZETTEL] ausgedruckt werden. Ein Entnahmezettel kann vom Lagerpersonal verwendet werden, um Artikel abzuhaken, wenn diese aus dem Lager geholt werden. Auf dem Entnahmezettel können auch die Lagerorte ausgedruckt werden. Damit können die Auftragssammler leichter erkennen, wo der Artikel abgeholt werden muss. Der Unterschied zwischen dem Entnahmezettel und dem Lieferschein ist, dass der Lieferschein normalerweise mit der Lieferung mitgeschickt wird, während der Entnahmezettel ein internes Dokument ist, das nur vom Lagerpersonal zur Entnahme der Artikel aus den Regalen verwendet wird. Sie können wahlweise einen normalen Entnahmezettel oder einen Sammel- Entnahmezettel drucken. Der Entnahmezettel für Gruppen ist nach LAGERORT-CODES sortiert (in alphabetischer Reihenfolge). Bedenken Sie dies, wenn Sie Lagerorte einrichten. Durch korrekte Anwendung der Codes können Sie einen logischen Weg durch das Lager einrichten.

77 EXACT ONLINE 77 Fertigungsaufträge (Lizenz Handel Advanced) Einleitung Die Fertigung von Komponenten wie auch das Umpacken von Waren ist eine Methode, wie Großhändler einmalige Produkte innerhalb eines Sortiments erstellen und Kosten sparen können. Das Modul Fertigungsauftrag ermöglicht Ihnen, Fertigungsartikel anzulegen und sie im Bestand zu führen. Fertigungsartikel haben eine Stückliste, die alle Teile aufführt, aus denen der Fertigungsartikel aufgebaut ist. Was ist ein Fertigungsauftrag? Ein Fertigungsauftrag ist ein Auftrag, um eine geplante Menge eines Fertigungsartikels zu montieren. Das kann z. B. ein Geschenkpaket sein, das aus kleineren Artikeln besteht. = Geschenkpaket Genau wie Verkaufsaufträge und Bestellungen Ihre Bestandspositionen beeinflussen, gilt dies auch für einen Fertigungsauftrag. Im Artikel im Bereich STÜCKLISTE können Sie alle Teile koppeln, aus denen ein Fertigungsartikel besteht. Wenn Sie auf BEARBEITEN klicken, gelangen Sie zur Verwaltungsseite für Stücklisten. Dies ist der eigentliche Bildschirm, in dem Sie die Artikelteile

78 EXACT ONLINE 78 und die CHARGEN-GESAMTMENGE AUSSUCHEN (dies ist die Menge der Artikel, die Sie zusammenstellen). Mit der Taste KOSTENPREIS AKTUALISIEREN können Sie den Kostenpreis für den Fertigungsartikel aktualisieren. Der gesamte Kostenpreis aller Teile wird automatisch in den Kostenpreis des Fertigungsartikels kopiert. Dies bezeichnet man als BERECHNETER KOSTENPREIS. Wie funktioniert der Fertigungsauftragsprozess? Der Fertigungsauftragsprozess ist einfach und besteht im Grunde aus zwei Schritten: Fertigungsauftrag erstellen; Fertigungsauftrag (teilweise) abschließen. Fertigungsauftrag erstellen Es gibt zwei Möglichkeiten, Fertigungsaufträge zu erstellen. Zunächst über das Menü [LAGER, FERTIGUNGSAUFTRAG, ERSTELLEN]

79 EXACT ONLINE 79 In diesem Bildschirm können Sie den Fertigungsartikel und die geplante Menge auswählen. Im Bereich TEILE können Sie automatisch alle Artikel aus der STÜCKLISTE der ARTIKELVERWALTUNG SEHEN. Erledigen Sie den Fertigungsauftrag (teilweise) Fertigungsaufträge erledigen bedeutet, dass Sie den Fertigungsauftrag (teilweise) empfangen können. Sie können den Fertigungsauftrag in [LAGER, FERTIGUNGSAUFTRAG, ÄNDERN] oder [LAGER, FERTIGUNGSAUFTRAG, FERTIGSTELLEN] abschließen. Wenn Sie den Fertigungsauftrag öffnen, können Sie ihn mit FERTIGSTELLEN (teilweise) empfangen. Wenn Sie den Fertigungsauftrag FERTIGSTELLEN können Sie die erhaltene Menge im Feld MENGE eingeben. Wenn Sie ihn teilweise erhalten haben, wird der Auftragsstatus zu TEILWEISE wechseln.

80 EXACT ONLINE 80 Wenn Sie nicht mit der Fertigung fortfahren möchten, können Sie den Fertigungsauftrag ERLEDIGEN. Der Fertigungsauftrag wird dann als erledigter Fertigungsauftrag behandelt. Wenn die geplante Menge des Fertigungsauftrags erhalten wurde, wird der Fertigungsauftrag automatisch abgeschlossen. Denken Sie daran, dass Sie die nach dem Abschluss des Fertigungsauftrags die Menge der Teile nicht ändern können. Das bedeutet, dass die geplante Menge auch die umgesetzte Menge ist. Es ist auch nicht möglich, ein Teil aus dem Fertigungsauftrag gegen ein anderes Teil auszutauschen. Wenn eine solche Funktion Exact Online Produktion. benötigt wird, brauchen Sie Wie beeinflusst ein Fertigungsauftrag meine Finanzbuchungen und Bestandspositionen? Finanzbuchungen Wenn ein Fertigungsauftrag empfangen wird, geht der Bestand des Fertigungsartikels NACH OBEN und der Bestand für die dafür verwendeten Teile wird nach UNTEN fallen.

81 EXACT ONLINE 81 Dies führt zu folgender Finanzbuchung: Sachkonto Bestand Fertigungsartikel Bestand Teil 1 Bestand Teil 2 Bestand Teil 3 Soll 100 Haben Wenn eine Wertedifferenz zwischen Fertigungsartikeln und den individuellen Artikeln, aus denen sie bestehen, besteht, wird der Unterschied auf das Sachkonto Fertigungsauftrag Differenz gebucht. Zum Beispiel: Wenn ein Fertigungsartikel aus Teil 1 und Teil 2 besteht, die beide einen Kostenpreis von 50 Euro haben und der Fertigungsartikel einen Kostenpreis von 150 Euro hat, wird die folgende Buchung erstellt. Sachkonto Bestand Fertigungsartikel Bestand Teil 1 Bestand Teil 2 Fertigungsergebnis Soll 150 Haben Das Fertigungsergebnis Sachkonto ist in den Finanziellen-Einstellungen [VERWALTUNG, EINSTELLUNGEN, FINANZIELL] verknüpft.

82 EXACT ONLINE 82 Bestandspositionen Bestandspositionen werden abhängig vom Status des Fertigungsauftrags aktualisiert. Zum Beispiel, wenn der Fertigungsartikel aus Teil 1 und Teil 2 besteht, sind die Bestandspositionen vor der Fertigung wie folgt. Artikel Vorrätig Geplanter Geplanter Eingang Ausgang Fertigungsartikel Teil Teil Wenn ein Fertigungsauftrag aus 10 Fertigungsartikeln besteht, ist der Auftragsstatus offen: Artikel Vorrätig Geplanter Eingang Geplanter Ausgang Fertigungsartikel Teil Teil Nach dem wir 5 Fertigungsartikel erhalten haben, wechselt der Auftragsstatus auf Teilweise und sind die Bestandspositionen wie folgt: Artikel Vorrätig Geplanter Eingang Geplanter Ausgang Fertigungsartikel Teil Teil

83 EXACT ONLINE 83 Sobald wir die fehlenden 5 gefertigt haben, schließen wir den Auftrag ab und der Auftragsstatus wechselt zu Vollständig. Artikel Vorrätig Geplanter Eingang Geplanter Ausgang Fertigungsartikel Teil Teil Fertigungsauftragsnummern Wenn Sie einen Fertigungsauftrag anlegen, erhält dieser eine Nummer, die FERTIGUNGSAUFTRAGSNUMMER. Wenn der Auftrag ganz oder teilweise erledigt ist, wird dieser zu Ihrem Bestand hinzugefügt. Der erledigte Auftrag hat eine separate Nummer, dies ist die FERTIGUNGSNUMMER. Wenn wir zum Beispiel einen Fertigungsauftrag für 100 Geschenkpakete anlegen und nur 50 erledigt sind, dann erhalten diese 50 erledigten Artikel eine Fertigungsnummer. Dies ist ähnlich wie beim Anlegen einer Bestellung: die Bestellung erhält eine Bestellnummer. Wenn wir die Waren erhalten haben, erhalten wir eine Eingangsnummer. Es ist also möglich, dass 1 FERTIGUNGSAUFTRAG mehrere FERTIGUNGSNUMMERN hat.

84 EXACT ONLINE 84 Fertigung bei Lieferung(Lizenz Handel Advanced) Zusätzlich zu den vorrätigen Fertigungsartikeln ist es möglich, am letztmöglichen Zeitpunkt zu fertigen. Dies ist besonders dann erwünscht, wenn es mehrere Arten des Fertigungsartikels gibt und eine Lagerung zu teuer wäre. Die Abholung und Kombination (Rüsten) der Komponenten zum letztmöglichen Zeitpunkt ist dann der Fall, wenn Sie die Produkte physisch an Ihren Kunden liefern. Ein Fertigungsartikel hat eine Stückliste, die eine Reihe von Komponenten beinhaltet, die den Artikel darstellen. Wenn der Artikel mit "Fertigung bei Lieferung" in der STÜCKLISTEN-VERWALTUNG markiert ist, werden die Komponenten automatisch bis zum Eingang des Verkaufsauftrags reserviert und ab Lager ausgeliefert. Fertigung bei Lieferung wird auch Rüsten genannt.

85 EXACT ONLINE 85 Was ist der Unterschied zum Fertigungsauftragsprozess? Der große Unterschied zum Fertigungsauftragsprozess aus dem vorherigen Abschnitt ist, dass Sie keinen Fertigungsauftrag erstellen, wenn Sie die Einstellung Fertigung bei Lieferung aktivieren. Es werden nur Verkaufsaufträge erstellt und sobald die Artikel vom Verkaufsauftrag aus dem Lager geholt werden, werden wir einen Entnahmezettel für den Auftragssammler drucken, auf dem die Fertigungsartikel und Teilartikel stehen. Der Auftragssammler weiß dann, welche einzelnen Komponenten geholt werden und zum Fertigungsartikel kombiniert werden müssen. Sobald der Verkaufsauftrag geliefert wird, nimmt der Bestand der einzelnen Artikel ab und nicht der des Fertigungsartikels, den der Kunde bestellt hat. Denken Sie daran, die Einstellung FERTIGUNG BEI LIEFERUNG zu aktivieren, oder Sie werden den Fertigungsartikel nicht selber im Bestand haben!

86 EXACT ONLINE 86 Serien- und Chargen-Rückverfolgbarkeit (Lizenz Handel Advanced) Einleitung Eine (Rück) -Verfolgbarkeit von Produkten ist in jeder Branche wichtig. Sie kann unter bestimmten Bedingungen erfolgen oder wann immer ein Bedarf vorhanden ist, basierend auf spezifischen Handlungen innerhalb der Versorgungskette. Sie kann sich sowohl auf interne als auch auf externe Aktivitäten beziehen. Rückverfolgbarkeit erfordert die Kennzeichnung von Produktbewegungen, in anderen Worten: die Identifizierung einzelner Produkte oder Produktchargen. Gründe für eine Rückverfolgbarkeit können sein, Informationen über den Produktstandort zu erhalten (ein Lagerort oder ein externer Lieferort), zu Produktmerkmalen (oft qualitätsbezogen), der Produktherkunft (Lieferant oder Fertigungsauftrag) oder zum Konsumenten des Produkts. Dieser Konsument kann auch einen internen Gebrauch, z. B. einen Produktionsauftrag bedeuten, dann betrifft die Verfolgung mehrere Produkte mit mehreren Identifikationsmarken. In einigen Branchen erfordert das Gesetz oder die Kundennachfrage eine Rückverfolgbarkeit, wie in der Pharmazie-, Lebensmittel- und Getränke-, Automobil- und Elektroindustrie. Bei Rückrufen ist es von Vorteil, die betroffene Charge zu kennen, so dass nur die Charge und nicht alle Produkte zurückgerufen werden müssen, wodurch sämtliche Parteien der Versorgungskette geschädigt würden.

87 EXACT ONLINE 87 Serien- oder Chargenartikel? Ein Serienartikel ist ein Artikel mit einer einzigartigen Nummer, die zur Identifikation dient. Seriennummern sind so aufgebaut, dass sie für jeden einzelnen Artikel einzigartig sind. Denken Sie zum Beispiel an die Batterie in Ihrer Kamera, die eine einzigartige Nummer hat oder die Seriennummer auf dem Boden Ihres Laptops. Ein Chargenartikel ist ein allgemeiner Artikel, der aus einer größeren Artikelcharge stammt, die die gleichen Spezifikationen haben. Die Chargennummer dieser Artikel dient der Abgrenzung von anderen Chargen. Ein Beispiel könnte die Lebensmittel-, Pharma- oder Chemische Industrie sein, in denen Produkte der gleichen Charge dieselbe Nummer erhalten. Serie/Charge in Exact Online Die Funktionalität der Serien- und Chargennummern ermöglicht die Identifikation eines einzelnen (Serien-) Artikels oder einer Artikelgruppe (Chargenregistration) für verschiedene Zwecke. Serienartikel müssen oft wegen Garantiefällen oder Serviceanfragen identifiziert werden. Die Chargenregistrierung ist erforderlich, um das Ablaufdatum (z.b. bei verderblichen Artikeln) zu erkennen oder um zur Qualitätssicherung eine gewisse Lieferung verfolgen zu können (z.b. wegen Vorschriften der Lebensmittelgesetze). Serien- und Chargennummern aktivieren Zur Aktivierung der Serien- und Chargenfunktion gehen Sie wie folgt vor: Auf der Seite Verwaltung: Einstellungen gehen Sie zu Registerkarte Lager und markieren das Serien- oder Chargennummernkästchen.

88 EXACT ONLINE 88 Für die Artikel mit den Serien- oder Chargennummern gehen Sie zum Artikelauszug und markieren Serie oder Charge im Bereich Eigenschaften Nachdem Sie das Serien- oder Chargennummernkästchen auf der Seite Verwaltungen: Einstellungen markiert haben, erscheint die Seriennummer- Spalte auf allen entsprechenden Seiten, wenn es sich um einen Artikel handelt, dessen Serieneigenschaft auf dem Artikelauszug angewählt wurde. Wann ist die Zuweisung einer Serien/Chargennummer obligatorisch? Eine Serien- oder Chargennummer kann zu verschiedenen Zeitpunkten im Verkaufs- und Einkaufsprozess zugewiesen werden. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, wann es optional und wann es obligatorisch ist.

89 EXACT ONLINE 89 Verkaufs- Einkaufsprozess Seriennummer obligatorisch Chargennummer obligatorisch Wareneingang Nein Ja Einkaufsrückgabe Nein Ja Bestandszählungen Nein Ja Warenlieferung Ja Ja Rückgabe Verkauf Nein Ja Bezüglich der Implementierung werden Serien/Chargennummern normalerweise beim Wareneingang zugewiesen (von Einkauf oder Herstellung) und bei Lieferungen verwendet werden (Verkaufslieferungen oder Fertigungseinsatz). Klicken Sie auf die Null um eine SERIENNUMMER zu zuweisen.

90 EXACT ONLINE 90 Es wird eine Serien/Chargen-Stammkarte (z. B. Ablaufdatum) mit Daten bezüglich einer spezifischen Nummer erstellt [LAGER, SERIENNUMMER, BEWEGUNGEN].

91 EXACT ONLINE 91 Einkaufspreismanagement (Lizenz Handel Advanced) Einleitung Lieferanten können pro Artikel unterschiedliche Preise anbieten. Diese Preise hängen vom Zeitpunkt und von der eingekauften Menge pro Auftrag ab. Deshalb sind rechtzeitige Preisvereinbarungen eine Bedingung, wenn es möglich ist, den Preis pro Einkaufsmenge zu erfassen. Dies nennt man mengenbasierte Preise. Diese Preise werden oft digital geteilt. Wie lege ich eine Preisliste an? Sie können hier Preislisten anlegen, bearbeiten und löschen: [EINKAUF, PREISMANAGEMENT, EINKAUFSPREISLISTEN]

92 EXACT ONLINE 92 Klicken Sie auf NEU um eine Preisliste anzulegen: Artikel an Einkaufspreislistenzeiträume koppeln Wenn Sie die Preisliste gespeichert haben, können Sie Artikel von diesem Lieferanten an Einkaufspreislistenzeiträume koppeln, in dem Sie auf den zunächst auf den NAMEN DER PREISLISTE klicken. In dem nächsten Bildschirm klicken Sie bitte auf KOPPELN in der Artikelspalte klicken. Sie gelangen zu einem Bildschirm, in dem Sie die Artikelauswahl und die Verknüpfung zur Preisliste durchführen können.

93 EXACT ONLINE 93 Es ist wichtig zu erkennen, dass die Preisliste aus Perioden besteht und dass Artikel mit diesen Perioden gekoppelt werden und nicht an die eigentliche Preisliste. Das bedeutet, dass eine Preisliste mehrere Zeiträume/Perioden mit verschiedenen Artikeln und (Mengen)Preise haben kann.

94 EXACT ONLINE 94 Einkaufspreis und Mengenrabatt bestimmen Sobald Sie die Artikel mit der Preisliste verknüpft haben, bestimmen Sie, ob der Standard-Einkaufspreis des Artikels verwendet werden soll oder ein Rabattpreis, der auf dem Standard-Einkaufspreis basiert. Es ist auch möglich, Mengenrabattzeile hinzuzufügen. Zum Beispiel dann, wenn Ihr Lieferant einen Rabatt gewährt, wenn Sie größere Mengen bestellen. Das System wird automatisch den Preis bestimmen, der anhand der Bestellmenge für diese Bestellung verwendet werden soll. Einen Zeitraum an die Preisliste koppeln In der Verwaltung der Preisliste können Sie mit PERIODE HINZUFÜGEN einen Zeitraum angeben. Damit haben Sie die Möglichkeit, den neuen Einkaufspreis des Artikels einzugeben. Wenn Ihnen Ihr Lieferant z. B. eine Preisliste mit den Einkaufspreisen für das neue Jahr zuschickt. Sie können diese Preise dann bereits eingeben und es werden automatisch diese Preise verwendet, wenn die Bestellungen in den betreffenden Zeitraum fallen.

95 EXACT ONLINE 95 Es ist auch möglich, eine Preisliste für ein Sonderangebot einzugeben. Dies kann zum Beispiel ein spezieller Rabattpreis für einen bestimmten Zeitraum sein. Es wird automatisch der Rabattpreis verwendet, wenn eine Bestellung für den betreffenden Angebotszeitraum eingegeben wird. Wenn das Angebot nicht mehr gültig ist, wird das System automatisch mit den normalen Einkaufspreisen des Lieferanten fortfahren.

96 EXACT ONLINE 96 Preisliste importieren Da Preislisten oft digital mitgeteilt werden, ist es auch möglich, Preislisten aus anderen Quellen (z. B. eine CSV-Datei) zu importieren. Dies ist auf verschiedene Art und Weise möglich. Sie können in einer vorhandenen Preisliste auf IMPORTIEREN klicken. Dies öffnet den Import-Assistent. Wenn Sie aus einer Preisliste auf IMPORTIEREN klicken, werden die Zeiträume automatisch an diese Preisliste und den beim Import gewählten Zeitraum gekoppelt. Es ist auch möglich, eine Preisliste über die Import/Exportseite zu importieren [MANDANTENNAME, IMPORT/EXPORT]. Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie den Lieferanten und den Zeitraum der zu importierenden Preisliste angeben.