Angewandte Kostenrechnung mit SAP Enterprise. Finance and Performance Management

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1 Angewandte Kostenrechnung mit SAP Enterprise Finance and Performance Management

2 genda Einleitung SAP im Überblick Controlling mit SAP Übungsbeispiel Prozesskostenrechnung

3 AP im Überblick SAP ist die weltweit führende Software zur Abbildung und Steuerung betrieblicher Prozesse. Was ist SAP? Integrierte Betriebliche Software zur Abbildung und Steuerung betrieblicher Prozesse (Einkauf, Materialwirtschaft, Produktionsplanung, Instandhaltung, Projektmanagement, Vertrieb, Finanzwesen, Personalwirtschaft...) Wer nutzt SAP? Wird in sämtlichen Branchen eingesetzt: vorkonfigurierte Branchenlösungen sind speziell auf die Bedürfnisse bestimmter Branchen abgestimmt Beispiele: Benetton, Samsung, Porsche, Deutsche Post, DHL, Bombardier, Öffentliche Verwaltungen, Otto Versand, Triumph,... Weitere Informationen:

4 ontrolling in SAP Einleitung SAP im Überblick Controlling in SAP Übungsbeispiel Prozesskostenrechnung

5 ontrolling in SAP Controlling (CO) ist ein Teil des Finanzwesens und deckt mit mehreren Modulen sämtliche Bedürfnisse ab. CO FI Prozesse MM PS Regionen Produkte Vertriebswege Kunden Kostenstellen Aufträge HR Profit Centre

6 ontrolling-prozess (in SAP) Controlling wird in 4 (periodischen) Aktivitäten durchgeführt. Dieser Prozess ist derselbe für alle verwendeten Module. Aktivitäten Planung Stammdaten Ist- Rechnung Periodenabschluss Berichtswesen Module Kostenarten-/ Kostenstellenrechnung Prozesskostenrechnung Produktkostenrechnung Ergebnisrechnung

7 bungsbeispiel Prozesskostenrechnung Einleitung SAP im Überblick Controlling in SAP Übungsbeispiel Prozesskostenrechnung Prozess in SAP Objekte und Wertefluss Demonstration Zusammenfassung

8 ngaben zum Übungsbeispiel Gegeben Kostenstellen- und Prozessstruktur Plandaten Mengen Aufgabenstellung Aufträge auf Basis der Prozesskosten zu berechnen

9 bjekte und Wertefluss ostenstellen Prozesse Aufträge aterial (1000) ertigung (2000) atwirtsch. (1500) ogistik (2500) &E (4000) 3.1 Marktangebot 3.2 Disposition 3.3 Bestell. (konv.) 3.4 Bestell. (neu) 3.5 Bestell. (Mail) 3.6 Bestell. überw. 3.7 Rechnung Material-EK Fertigungs-EK Prozesskosten Mat.Wirtschaft Logistik F&E Einkauf Einkauf (3333) erwaltung (9000) ertrieb (7000) LMN-Prozess 3.8 Sonstige (LMN) Herstellkosten Verwaltung (20%)) Vertrieb

10 1) Stammdaten und Strukturen anlegen Erster Schritt im System sind immer die Stammdaten. Kostenarten, Kostenstellen usw. müssen erst angelegt werden, bevor irgendwelche Buchungen durchgeführt werden können. Stammdaten anlegen Kostenarten Kostenstellen und Leistungsarten Geschäftsprozesse und Geschäftsprozess-Hierarchie Planung durchführen Istmengen buchen Periodenabschluss durchführen

11 1.1) Stammdaten Kostenarten Kostenarten werden in Primäre und Sekundäre KA s unterteilt. Die Unterteilung wird in einer Hierarchie abgebildet.

12 1.2) Stammdaten Kostenstellen / Prozesse Sämtliche Objekte müssen erst im System angelegt werden, bevor irgendwelche Buchungen durchgeführt werden können. Kostenstellen können mit einer zeitlich begrenzten Gültigkeit angelegt werden.

13 2) Planung durchführen SAP beruht auf dem Konzept der Plankostenrechnung. Die Planung beinhaltet Leistungsbeziehungen (Mengen), Kosten und Erlöse. Stammdaten anlegen Planung durchführen Leistungsaufnahme durch Prozesse Planabstimmung Kostenstellenkosten Tarifermittlung Umlage LMN-Prozesse Prozessleistung planen Prozesskostensätze ermittlen Istmengen buchen Periodenabschluss durchführen

14 2.1) Planung: Leistungsaufnahme Prozesse Zuerst wird in der Planung das Leistungsgerüst aufgebaut. Die Teilprozesse nehmen eine Leistung der Kostenstelle in Anspruch.

15 2.2) Planung: Planabstimmung Die geplanten Leistungsaufnahmen erzeugen auf der Kostenstelle die sog. Disponierte Leistung. Sie wird als Plan-Output der Kostenstelle übernommen.

16 2.3) Planung: Kostenstellenkosten Sobald der Kostenstellenverantwortliche die erforderliche Leistung kennt, kann er die (variablen) Kosten pro Kostenart planen.

17 2.4) Planung: Tarifermittlung Die Tarifermittlung dividiert die gesamten Kosten durch die gesamte Output-Leistung. Aufgrund bei sehr kleinen Outputmengen kann es zu arithmetischen Ungenauigkeiten kommen.

18 2.5) Planung: Umlagezyklus Im Umlagezyklus werden Sender und Empfänger sowie die Umlagebasis festgelegt.

19 2.5) Planung: Prozesse vor/nach Umlage LMN Der nachstehende Bericht zeigt die Prozesskosten vor und nach der Umlage des LMN-Teilprozesses. NACHHER VORHER

20 2.6) Planung: Prozess-Output (Leistung) Um die Plan-Prozesskostensätze ermitteln zu können, muss auf den Prozessen eine Output-Leistung geplant werden.

21 2.7) Planung: Prozesskostensatz Durch Anstoßen der Plantarifermittlung werden die Prozesskostensätze berechnet.

22 Nach oben, bitte!

23 gegründet im Jahr 1989 mehr als Mitarbeiter weltweit 110 Büros in 47 Ländern mehr als Mitarbeiter in 6 Büros in Österreich, Deutschland und der Schweiz 11,8 Milliarden US-Dollar Umsatz für das am 31. August 2003 beendete Fiskaljahr jährliches Durchschnittswachstum bei 17,9% Copyright 2003 Accenture All Rights Unser Unternehmen

24 Was machen wir? Management-, Technologie- und Outsourcing- Dienstleistung weltweit Mit umfangreichem Branchenwissen, Geschäftsprozess-Know-How und hoher Umsetzungskompetenz helfen wir unseren Kunden, leistungsfähiger zu werden. Unser Leistungsspektrum umfasst: Strategieberatung Geschäftsprozessentwicklung Systemintegration IT-Implementierung Outsourcing Copyright 2003 Accenture All Rights

25 Über Beratung: Wer macht was bei Accenture? umfassende und individuelle Beratung unserer Kunden in allen betriebswirtschaftlichen und IT-Themen Analyse und Optimierung der Prozesse unserer Kunden Schnittstelle zwischen IT und Betriebswirtschaft Über Accenture Technology Solutions: zuständig für die Realisierung von Technologielösungen Programmierung/Anwendungsentwicklung und Implementierungen in komplexen Umgebungen Copyright 2003 Accenture All Rights

26 3) Istrechnung durchführen Die Ist-Rechnung im Sinne von SAP besteht aus der kontinuierlichen Erfassung von Kosten und Mengen. Häufig werden Werte per Schnittstelle automatisch verbucht (z.b. Produktionsmengen) Stammdaten anlegen Planung durchführen Istmengen buchen Aufträge (als Prozesse) erstellen Kalkulationsschema pflegen (für Prozesskosten und Zuschläge) Einbuchung der Menge 1 pro Auftrag Buchung der Istkosten Periodenabschluss durchführen

27 3.1) Ist-Rechnung: Aufträge erstellen Im Lauf des Jahres werden immer wieder neue Aufträge angelegt, mit Kosten bebucht und wieder geschlossen. Auch in diesem Fall müssen erst die Stammsätze eingestellt werden.

28 3.2) Ist-Rechnung: Kalkulation Prozesse Jedem der Aufträge wird nun ein individuelles Kalkulationsschema zugeordnet. Die Zahlen kann fest eingestellt sein (wie in unserem Beispiel) oder dynamisch aufgrund verschiedener Parameter ermittelt werden.

29 3.2) Ist-Rechnung: Zuschlagsschema Die Verwaltungskosten werden auf Basis eines Zuschlagsschemas auf die Aufträge verrechnet. Der Zuschlag von 20% wird fest eingestellt.

30 3.3) Ist-Rechnung: Auftragsmengen erfassen Wir betrachten in unserem Beispiel nur die Mengenseite (in der Angabe sind keine Angaben zu Istkosten vorhanden) und buchen entsprechend jeweils 1ST als Auftragsmenge auf die Prozesse.

31 3.4) Ist-Rechnung: Istkosten erfassen Istkosten werden im Lauf des Monats erfasst und auf Kostenstellen oder direkt auf Aufträge gebucht. Auftrag A Auftrag B

32 4) Periodenabschluss durchführen Die Ist-Rechnung im Sinne von SAP besteht aus der kontinuierlichen Erfassung von Kosten und Mengen. Häufig werden Werte per Schnittstelle automatisch verbucht (z.b. Produktionsmengen) Stammdaten anlegen Planung durchführen Ist-Rechnung durchführen Periodenabschluss durchführen Auftragskalkulation einrichten Zuschläge verrechnen

33 4.1) Periodenabschluss: Prozesskosten Im Rahmen des Periodenabschlusses werden die Auftragskosten über das Kalkulations-Template von den Prozessen gezogen (Pull- Prinzip).

34 4.2) Periodenabschluss: Zuschläge Sobald sämtliche Kosten auf den Aufträgen gesammelt sind, kann mit Hilfe der Zuschlagskalkulation noch der Anteil an Verwaltungskosten auf die Aufträge verrechnet werden.

35 usammenfassend Wer heute im Controlling arbeitet, kommt um SAP (fast) nicht herum. Nur wer SAP-CO auch versteht, wird es wertbringend einsetzen und erfolgreich nutzen. Ein Kostenrechnungssytem beruht auf klaren Strukturen (AUFBAU): Kostenstellen, Prozesse, Aufträge,... Verrechnungsbeziehungen, Kalkulationsschemata Der Wertefluß beruht auf diesen Strukturen (ABLAUF). Er spiegelt wider: Kostenherkunft und Verantwortungsbereiche Leistungsbeziehungen (Mengen sind genauso wichtig wie Kosten!) Nur wer Aufbau und Ablauf der Kostenrechnung jederzeit überblickt und im Detail vertsteht, kann ein komplexes System beherrschen Zahlen verstehen und damit ein Unternehmen erfolgreich steuern.

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