Ausgangsituation Problemstellung

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1 Ausgangsituation Um die technische Umsetzbarkeit und Zumutbarkeit der Anforderungen der GDPdU an die Steuerpflichtigen entwickelte sich seit der Veröffentlichung im Juli 2001 eine intensive Diskussion lesen Sie hier, was die GDPdU sind und was sie fordern. Da das Finanzministerium seine Forderungen ausschließlich nach prüfungstechnischen Erfordernissen niederlegte, ohne die systemtechnischen Hintergründe ausreichend zu berücksichtigen, ergaben sich Grauzonen und Unsicherheiten. Von interessierten Anbietern wurden und werden dabei immer wieder Lösungen präsentiert, die eine Konformität mit den GDPdU versprechen. Tatsache ist, dass das BMF keine Software-Produkte als GDPdU-konform zertifiziert oder eine pauschale Akzeptierung oder Abnahme eines Systems gewährt lesen Sie hier unter I.9 die BMF Stellungnahme zur Zertifizierung D.h. alle Aussagen von Software-Herstellern, ihre Produkte erfüllten die Anforderungen der GDPdU oder seien vom BMF zertifiziert, akzeptiert oder freigegeben sind reine Werbeaussagen. Die GDPdU-Konformität eines Systems ergibt sich immer aus der konkreten Systemausprägung und seinem Betrieb der Kauf eines Softwareprodukts gibt keine Gewähr dafür, dass die prüfende Finanzbehörde das System akzeptiert. Problemstellung Große Verunsicherung wurde v.a. durch die Implikationen der Anforderungen des unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriffs (Z1 und Z2) ausgelöst. Das Verlangen des BMF, Daten über den gesamten Aufbewahrungszeitraum der Unterlagen mit den ursprünglichen Erstellungssystemen zu überprüfen, zog mehrere potenzielle Konsequenzen nach sich. Altsysteme wären nicht mehr abzuschalten gewesen, solange sie noch Daten enthielten, die für eine ausstehende Prüfung relevant waren. Diese Systeme in Betrieb zu halten, stellte einen erheblichen Kostenfaktor dar. Laufende Buchführungssysteme sind i.d.r. nicht darauf ausgelegt, die Datenmengen derartig großer Zeiträume vorzuhalten. Das Auslagern der Daten wäre aber nur zulässig, sofern sie zum Zweck der Prüfung in das operative System hätten wiedereingespielt werden können. Häufig ist dies aus technischen Gründen nicht möglich, organisatorisch extrem aufwändig und mit großem Risiko für den laufenden Betrieb des Operativsystems verbunden. Die systemtechnisch nahe liegende Lösung der elektronischen Archivierung sei es um Daten abgeschalteter Systeme zu sichern, oder um Operativsysteme zu entlasten

2 wurde vom BMF blockiert mit der Anforderung, dass die Archivsysteme über dem Buchführungssystem qualitativ und quantitativ gleichwertige Auswertungsmöglichkeiten verfügen müssten. Derartige Funktionalitäten liegen aber jenseits der Möglichkeiten von Archivsystemen. Demgegenüber wurde der Zugriff im Rahmen der Datenträgerüberlassung (Z3) aus technischer Sicht relativ schnell geregelt. Gefordert ist die Überlassung der Daten nebst der zu ihrer Auswertung erforderlichen Informationen in maschinell lesbarer Form zur Verfügung zu stellen. Das BMF hat sich für die Durchführung der Prüfung für die Prüfsoftware IDEA, vertrieben von der Firma audicon, entschieden. Gemeinsam haben BMF und audicon einen Beschreibungsstandard im XML-Format für die mit den Daten zu liefernden Informationen entworfen, mit dem den Anforderungen entsprochen werden kann. Inzwischen hat das BMF auch beim unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff pragmatische Lösungsvorschläge, wie sie die Steuerrechtler Stefan Groß und Phillipp Matheis in Zusammenarbeit mit dem beim BMF für den GDPdU-Fragenkatalog verantwortlichen Bernhard Lindgens in Deutsches Steuererrecht (DStR 2003, Seite 921ff) machen, als zielführend und substantiiert eingestuft, allerdings in nicht-öffentlichen Schreiben des BMF. Demnach würde ein elektronisches Archiv, dessen Daten durch Zugriff eines IDEA Clients auswertbar sind, für das BMF eine mögliche Alternative zum unmittelbaren und mittelbaren Zugriff über die Ursprungssysteme darstellen. Dieses Verfahren stellt für alle Beteiligten eine große Vereinfachung dar. Die steuerpflichtigen Unternehmen müssen für die Datenträgerüberlassung ohnehin Exportmöglichkeiten und die Erstellung von Beschreibungsdateien zur Verfügung stellen. Anstatt nun den Export erst auf Anforderung des Prüfers für die Datenträgerüberlassung durchzuführen, können die Daten und Auswertungsinformationen regelmäßig aus den Operativsystemen in ein elektronisches Archiv übergeben werden. Für die Durchführung der Prüfung durch unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff werden die Daten vom Archivsystem einem auf einem Arbeitsplatzrechner des Unternehmens installierten IDEA-Client zur Verfügung gestellt. An diese Stelle muss nochmals betont werden, dass auch dieses Vorgehen nicht gewährleistet, dass das

3 Buchführungssystem von der prüfenden Finanzbehörde automatisch als GDPdU-konform eingestuft wird. Neben dem systemtechnischen Rahmen spielen weitere Faktoren, u.a. die Vollständigkeit der Daten und der Betrieb des Gesamtsystems entsprechend den GoBS, eine entscheidende Rolle. Kein Unternehmen wird um die Notwendigkeit herum kommen, sich intensiv auseinander zu setzen mit der Identifizierung seiner steuerrelevanten Daten, der Erzeugung der entsprechenden Beschreibungsdateien, und der Bereitstellung dieser Daten für die Archivierung. Lösung mit HYPARCHIV Enterprise Mit HYPARCHIV Enterprise kann der oben skizzierte Lösungsweg uneingeschränkt umgesetzt werden. Dazu müssen vom ERP und anderen für die Buchführung relevanten Systemen die steuerlich relevanten Daten und die dazugehörigen Datensatzbeschreibungen bereitgestellt werden. Aus Gründen der Praktikabilität empfehlen wir den in Zusammenarbeit mit dem BMF entwickelten Beschreibungsstandard. Die Daten müssen in einem Format vorliegen, auf das der IDEA-Client aufsetzen kann. Hierfür steht eine nach allen Erfahrungen ausreichende Menge an möglichen Formaten zur Verfügung: ASCII fest und delimited (CVS!), ASCII Druckdateien EBCDIC fest und variabel Excel, Access dbase, Lotus 123 SAP/AIS A/S400 konvertiert zu RDE Die Daten und ihre Beschreibungsinformationen werden in HYPARCHIV Enterprise unter demselben Index archiviert. Eine Recherche im Archiv gibt als Resultat immer die Daten und die dazugehörigen Informationsdateien zurück. Über den standardmäßigen Exportmechanismus werden die Recherche-Ergebnisse in frei wählbare File-Verzeichnisse exportiert und stehen dort dem IDEA-Client zur Verfügung.

4 Je nach den Exportmöglichkeiten der erzeugenden Systeme, den unternehmerischen Erfordernissen an die Datenhaltung und den gewachsenen Archivstrukturen stellt HYPARCHIV Enterprise Mechanismen zur Verfügung, um den Zugriff des Prüfers auf die Daten des Prüfungszeitraums zu begrenzen. Diese reichen von der einfachen Einrichtung eines Windows-Benutzers mit Lese-Zugriff auf eine Archivabteilung bis hin zur Sperrung bestimmter Indexkriterien oder ihrer Begrenzung auf bestimmte Werte.

5 Wir empfehlen, bei der Implementierung einer derartigen Lösung frühzeitig Kontakt zu Ihrer prüfenden Finanzbehörde aufzunehmen. So stellen Sie die grundsätzliche Akzeptanz Ihrer gewählten Lösung sicher und können sie nach der ersten Steuerprüfung ggfs. als konform abnehmen lassen.

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