Anwender-Dokumentation GDPdU Version Version

Transkript

1 Anwender-Dokumentation GDPdU ab Version Version

2 Allgemeines Mit diesem Dokument soll die Änderungen in der Ausgabe aus FORMEL 1 Finance Classic zur Betriebsprüfung gemäß der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) beschrieben werden. Für eine Ausgabe entsprechend dieser Grundsätze ist es notwendig, dass innerhalb der Arbeitsabläufe in einem Autohaus gewisse Verhaltensregeln in der Nutzung eines Dealer Management Systems eingehalten werden, diese werden ebenfalls hier dargestellt. Rechtliche Grundlagen Erfordert eine Betriebsprüfung den Zugriff auf Daten, die beim Steuerpflichtigen gespeichert sind, kann der Betriebsprüfer laut GDPdU zwischen folgenden drei Arten des Datenzugriffs wählen: unmittelbarer Lesezugriff (Z1), mittelbarer Zugriff über Auswertungen (Z2) und Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3). Das Recht, eigene Software auf die Systeme des Steuerpflichtigen aufzuspielen, hat der Betriebsprüfer dabei nicht. Für die Datenträgerüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Mittlerweile gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für einen entsprechenden Beschreibungsstandard. Die Daten lassen sich dann vom Betriebsprüfer in eine Software (IDEA) einlesen. Technische Änderungen Allgemeine Änderungen Ab der Installation der neuen Version, werden mit dem nächsten Monat Buchungsnummern vergeben. Ferner stehen verdichtete Buchungen bzw. Sammelbuchungen auch als Einzelbuchungen zur Verfügung. Außerdem wird die Ausgabe, um die Fahrzeughistorie erweitert, damit eine Kontrolle der differenzbesteuerten Fahrzeuge erfolgen kann. Allerdings werden nur relevanten Daten ausgegeben und nicht alle. Allgemeine Anmerkungen Das Gegenkonto ist oft nicht gefüllt. Dies ist eine Eigenart der FORMEL 1 Finance Classic. Daher hat das Feld "Gegenkonto" nur informativen Charakter und darf auf keinem Fall als Buchungssatz gesehen werden. Zusammenhängende Sätze werden auf Grund der Buchungsnummer erkannt. Für die Altdaten werden die Sammelbuchungen weiterhin ohne Buchungsnummer gespeichert. Der Abgleich mit den Buchungen auf die Sammelkonten kann nur über die Summen und die Journalnummer erfolgen, ist aber somit gewährleistet. Updatedatum Beim Einspielen des Updates wird das entsprechende Datum gespeichert. Damit kann der Zeitpunkt, ab dem verdichtete Buchungen und Sammelbuchungen auch als Einzelbuchungen zur Verfügung stehen, abgefragt werden. Gleichzeitig wird damit der Ausgabezeitpunkt für die neue GDPDU-Ausgabe auf das nächste Geschäftsjahr festgelegt. Ab dem Installationsdatum werden Buchungsnummern vergeben und auch Sammelbuchungen als Einzelbuchung erfasst. Ab dem nächsten Geschäftsjahr werden zusätzliche Dateien, in einer erweiterten Ausgabe ausgegeben CARDIS Reynolds, Murnau, 2010 Seite 1 / 6

3 Ausgabeverzeichnis Das Verzeichnis für die Ausgabedateien hat sich geändert in: trans/gdpxx. (XX steht für die Firmennummer in FORMEL 1). Ausgegebene Dateien für "Altjahre" 01GDPJJJJMM_JJJJMM.csv 01GDPBS.csv 01GDPBUART.csv 01GDPDEBITOR.csv 01GDPEBJJJJMM_JJJJMM.csv 01GDPFIRMA.csv 01 GDPKREDITOR.csv 01GDPSACHKTO.csv 01GDPSKTJJJJMM_JJJJMM.csv 01GDPSTFAKT.csv 01GDPSTSSYMB.csv gdpu dtd index.html Neben der bisher schon vorhandenen Ausgabedatei für die Einzelbuchungen, werden jetzt zusätzliche Dateien ausgegeben. Bisher: XXGDP +VON_JJJJMM+ _ +BIS_JJJJMM+.csv für Einzelbuchungen. In dieser Datei gibt es folgende Änderung: In der Variable laufende Buchungsnummer wird für Sammelbuchungen ein 'S' ausgegeben. Außerdem wurden zusätzliche Ausgabevariablen in dieser Datei eingeführt: Buchungsschlüssel JournalNr (Journalnummer) Das Programm ermittelt anhand der Journalseite und einer vorhandenen Protokolldatei für die Änderung der laufenden Journalseitennummer im Firmenstamm eine laufende Journalnummer pro Jahr. JournalDatum (Journaldatum) Gemäß der oben beschriebenen Ermittlung für die laufende Journalnummer wird das entsprechende Journaldatum ermittelt. KontoNrSammelkonto (Kontonummer für das Sammelkonto Forderungen oder Verbindlichkeiten) Wird in der Buchungen ein Debitoren oder Kreditoren Konto bebucht, wird in der Buchung das entsprechende Forderungs-/Verbindlichkeitskonto in der Spalte ausgegeben. SteuerfaktorNr (Nummer des Steuersatzes) SteuerProzentsatz (Prozentsatz des Steuersatzes Buchungsperiode CARDIS Reynolds, Murnau, 2010 Seite 2 / 6

4 Zusätzliche Dateien Ferner werden folgende zusätzlich folgende neue Dateien ausgegeben: 1. "XXGDPSKT"+VON_JJJJMM+"_"+BIS_JJJJMM+".csv" 2. "XXGDPBS.csv" Datei für die Ausgabe der Buchungen auf Personen-Sammelkonten. Die Satzbeschreibung entspricht im Wesentlichen Nr. 1. Datei für die Ausgabe der Buchungsschlüssel. Hier werden die Buchungschlüssel mit ihren Parametereinstellungen ausgespielt. Die Buchungsschlüssel werden neuerdings mit einem Gültig-bis-Datum versehen. Wird eine Änderung der Parameter vorgenommen, wird ein Satz mit Gültig-bis-Datum mit der alten Parametereinstellung gespeichert. Für einige Parameter der Buchungsschlüssel werden beschreibende Dateien ausgegeben (siehe 7, 8, 9). 3. "XXGDPSACHKTO.csv" Ausgabedatei für Sachkonten 4. "XXGDPDEBITOR.csv" Ausgabedatei für Debitorenkonten 5. "XXGDPKREDITOR.csv" Ausgabedatei für Kreditorenkonten 6. "XXGDPFIRMA.csv" Ausgabedatei für die Parameter des Firmenstamms 7. "XXGDPSTFAKT.csv" Ausgabedatei für die Steuerfaktoren (Rückrechnungsfaktoren) 8. "XXGDPSTSYMB.csv" Ausgabedatei für die Steuersymbole 9. "XXGDPBUART.csv" Ausgabedatei für die Buchungsarten 10. "XXGDPFZH"+VON_JJJJMM+"_"+BIS_JJJJMM+".csv" Ausgabedatei für die Fahrzeughistorie Die Beschreibung aller Dateien befindet sich in der index.xml, die ebenso wie die Datei gdpdu dtd in das Ausgabeverzeichnis abgestellt wird CARDIS Reynolds, Murnau, 2010 Seite 3 / 6

5 Beschreibung der Dateien: 1. xxgdp200401_ csv Namenskonvention "Firnennummer" GDP JJJJMM_JJJJMM.csv Jahr und Monat beziehen sich auf den gewählten Zeitraum. Die Datei beinhaltet alle Buchungen auf Sachkonten, inclusive der Buchungen auf die Forderungen und Verbindlichkeiten Sammelkonten. Soll/Haben muss hier identisch sein. Die einzelnen Spalten beinhalten folgende Daten. Konto, Kontenbezeichnung, Buchungsdatum, Journalseite, Belegnummer, Belegdatum, Bezeichnung des Gegenkontos, Kontonummer Gegenkonto, Betrag Soll, Betrag Haben, Buchungsnummer, Buchungsschlüssel, Journalnummer, Verarbeitungsdatum Journal, Sammelkonto Forderung/Verbindlichkeit (durch die Selektion dieser Daten in Verbindung mit der Journalnummer, kann die Abstimmung der Buchungen auf das Sammelkonto erfolgen), Steuerschlüssel, Prozentsatz der Steuer, Buchungsmonat und Wirtschaftsjahr. 2. xxgdpbs.csv Namenskonvention "Firmennummer" GDP BS.csv. Liste der Buchungsschlüssel 3. xxgdpbuart.csv Namenskonvention "Firmennummer" GDP BUART.csv. Liste der Buchungsarten 4. xxgdpdebitor.csv Namenskonvention "Firmennummer" GDP Debitor.csv. Die Datei beinhaltet alle Kunden. Folgende Spalten sind enthalten. Kundennummer, Name1, Name2 Strasse, Ländercode,Postleitzahl, Ort, Umsatzsteueridentnummer, abweichendes Sammelkonto, Bezeichnung des Sammelkontos. 5. xxgdpeb200401_ csv Namenskonvention "Firmennummer" GDP EB JJJJMM_JJJJMM.csv. Jahr und Monat beziehen sich auf den gewählten Zeitraum. Die Datei beinhaltet alle Vortragsbuchungen. auf die Personenkonten. Soll/haben muss hier identisch sein. Die Spalten beinhalten folgende Daten: Konto, Kontenbezeichnung, Buchungsdatum, Journalseite, Belegnummer, Belegdatum, Bezeichnung des Gegenkontos, Kontonummer Gegenkonto, Betrag Soll, Betrag Haben, Buchungsnummer, Buchungsschlüssel, Journalnummer, Verarbeitungsdatum Journal, Sammelkonto Forderung/Verbindlichkeit (durch die Selektion dieser Daten in Verbindung mit der Journalnummer, kann die Abstimmung der Buchungen auf das Sammelkonto erfolgen), Steuerschlüssel, Prozentsatz der Steuer, Buchungsmonat und Wirtschaftsjahr. 6. xxgdpfirma.csv Namenskonvention "Firmennummer" GDP FIRMA.csv. Die Datei beinhaltet die Daten zu der Firma. Die Spalten beinhalten folgende Daten. Firmennummer, Name1, Name2, Strasse, Postleizahl Ort, Steuernummer, Beginn Wirtschaftsjahr, Ende Wirtschaftsjahr, Währung 7. xxgdpkreditor.csv Namenskonvention "Firmennummer" GDP Kreditor.csv. Die Datei beinhaltet alle Lieferanten. Folgende Spalten sind enthalten. Kundennummer, Name1, Name2 Strasse, Ländercode,Postleitzahl, Ort. 8. xxgdpsachkto.csv Namenskonvention "Firmennummer" GDP SACHKTO.csv. Die Datei beinhaltet alle Sachkonten. Folgende Spalten sind enthalten. Sachkontennummer, Bezeichnung des Kontos. 9. xxgdpskt200401_ csv Namenskonvention "Firmennummer" GDP SKT JJJJMM_JJJJMM.csv. Jahr und Monat beziehen sich auf den gewählten Zeitraum. Die Datei beinhaltet alle Buchungen auf die Personenkonten. Die Datei dient zur Abstimmung der Buchungen CARDIS Reynolds, Murnau, 2010 Seite 4 / 6

6 auf die Sammelkonten Forderungen/Verbindlichkeiten. Soll/Haben sind nicht identisch. Die Spalten beinhalten folgende Daten: Konto, Kontenbezeichnung, Buchungsdatum, Journalseite, Belegnummer, Belegdatum, Bezeichnung des Gegenkontos, Kontonummer Gegenkonto, Betrag Soll, Betrag Haben, Buchungsnummer, Buchungsschlüssel, Journalnummer, Verarbeitungsdatum Journal, Sammelkonto Forderung/Verbindlichkeit (durch die Selektion dieser Daten in Verbindung mit der Journalnummer, kann die Abstimmung der Buchungen auf das Sammelkonto erfolgen), Steuerschlüssel, Prozentsatz der Steuer, Buchungsmonat und Wirtschaftsjahr. 10. xxgdpstfakt.csv 11. xxgdpstssymb.csv Namenskonvention "Firmennummer" GDP STSSYMB.csv Die Datei beinhaltet die Schlüsselungen für die Steuerarten. Die Spalten beinhalten Kürzel, Steuerart. 12. index.html Die entsprechende Indexdatei mit den Feldbeschreibungen der einzelnen Dateien CARDIS Reynolds, Murnau, 2010 Seite 5 / 6

7 Wichtige Voraussetzungen Für die korrekte Funktionsweise gilt es für den Anwender einige Verhaltensregeln einzuhalten. Nachstehend sind die wichtigsten festgehalten. Diese sind Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Ausgabe der Daten. Nur so ist sichergestellt, dass alle Informationen in der gewünschten Form dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden können. 2.1 Abschließen der Personenkonten Die Personenkonten sollten, ebenso wie die Sachkonten, unbedingt monatlich abgeschlossen werden, da sonst Probleme bei der Zuordnung der Buchungen auftreten können. 2.2 Erfassung aller Fahrzeugankäufe über das Formel I - System Der Ankauf von Gebrauchtfahrzeugen muss ausschließlich über das FORMEL 1 System mit der dafür vorgesehenen Auftragsart (97) erfolgen. 2.3 Buchungsschlüssel Buchungsschlüssel dürfen auf keinen Fall ohne Rücksprache mit der Hotline verändert werden. 2.4 Korrekturen von Buchungen Buchungskorrekturen sollten grundsätzlich 1:1 erfolgen, das heißt, dass die fehlerhafte Buchung komplett storniert und neu eingebucht werden muss. Korrekturen mit abweichenden Buchungsschlüsseln als den ursprünglich verwendeten, können zu Differenzen führen. 2.5 Einseitige Buchungen Einseitige Buchungen sind in der FORMEL 1 Finance Classic nicht zulässig. Das Programm generiert in diesen Fällen automatisch eine Gegenbuchung in gleicher Höhe auf dem Maschinendifferenzkonto. 2.6 Abweichendes Sammelkonto Den Personenkonten kann ein abweichendes Sammelkonto zugeordnet werden. Die entsprechende Vorgehensweise wird in unserem Online-Handbuch beschrieben. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie bitte die Hotline. 2.7 manuelles Buchen auf Sammelkonto Manuelle Buchungen auf den Sammelkonten sollten unterbleiben, da diese regelmäßig zu Differenzen in den Abstimmungen und Listen führen CARDIS Reynolds, Murnau, 2010 Seite 6 / 6