Verbinden von Workflows und fachlichen Prozessmodellen im Rahmen eines SharePoint Prozessportals Semtation GmbH (Henrik Strauß)

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1 Verbinden von Workflows und fachlichen Prozessmodellen im Rahmen eines SharePoint Prozessportals Semtation GmbH (Henrik Strauß)

2 Agenda 1. Hintergrund und Zielstellung 2. Prozessportal (SemTalk Services) 3. Implementierung in SemTalk 4. Implementierung in SharePoint 5. Vorteile 2

3 1. Hintergrund und Zielstellung Generierung von Workflows aus Geschäftsprozessen häufig angefragtes Thema Fachlicher Prozess und technischer Workflow befinden sich jedoch in der Regel nicht auf der selben Detailebene automatisierte Ableitung schwierig lose Verknüpfung von Prozess und Workflow als alternative Lösung Lösung basierend auf bestehenden Workflow Engines SharePoint Workflows: Mit SharePoint Designer Nintex: Flexible, konfigurierbare Workflowerstellung direkt in der Weboberfläche von SharePoint Workflow Aufgaben-Liste im Zentrum der Betrachtung Aufgaben werden durch die Workflows generiert Aufgaben können aber auch aus anderen 3rd Party Applikationen kommen, z.b. K2 oder ERP Systemen 3

4 1. Hintergrund und Zielstellung Erschaffung eines übersichtlichen Prozessportals basierend auf SemTalk Services und SharePoint, um Workflows in ihrem Geschäftsprozesskontext darstellen, überwachen und optimieren zu können. Umfangreiche technische Workflows, die ungefähre Entsprechung in modellierbaren fachlichen Geschäftsabläufen finden (Standard SharePoint Workflow, Nintex Workflow) Erstellung des Workflows SemTalk Workflow im Geschäftsprozesskontext Optimierungsvorschläge SharePoint Übersichtliche Darstellung im Prozessportal 4

5 2. Prozessportal (SemTalk Services) SemTalk: Werkzeug zur objektorientierten Prozessmodellierung Starke Integration mit Microsoft SharePoint SemTalk Prozessportal: SemTalk Services als Webservice zur Bereitstellung von Prozessinhalten, die über die Darstellung von einfachen Shapes hinausgehen Kombination aus JavaScript-Dateien bildet die Portalseite erlaubt Vielzahl an Prozessmodellen als ein großes zusammenhängendes Modell darzustellen Ideale Ergänzung zu Visio Services, um die Portale mit intelligenten Funktionen anzureichern zusätzliche Elemente zur besseren Navigation und erweiterten Darstellung von zusätzlichen Prozessinformationen 5

6 2. Prozessportal (SemTalk Services) 6

7 2. Prozessportal (SemTalk Services) 7

8 3. Implementierung in SemTalk Workflow XML/XAML nach SemTalk importieren SemTalk nutzt User Augaben aus WF Definition um SemTalk Objekte zu erstellen Workflow import in SemTalk SemTalk Explorer with workflow tasks 8

9 3. Implementierung in SemTalk Tab im Bearbeiten-Dialog der Prozessaktivität für Workflowaufgaben Zuweisung Edits Activities in SemTalk to Assign them Workflow Tasks 9

10 3. Implementierung in SemTalk Zugewiesene Workflowaufgaben mit ihrer Verbindung zur Prozessaktivität in eine SharePoint Liste exportieren Tasks und Information des Prozessmodells in einer SharePoint Liste Exportiere Verbindung in den SharePoint 10

11 4. Implementierung in SharePoint Voraussetzungen im SharePoint: Workflow Engine Workflow Aufgabenlisten SharePoint Enterprise mit aktivierten Visio Services (für Visio Web Access Webpart) Liste mit Verknüpfung von Workflowaufgaben und Geschäftsprozessaktivitäten Prozessportal mit SemTalk Services Listen und Bibliotheken, die Informationen für das Prozessportal speichern 11

12 4. Implementierung in SharePoint Visio Web Access schafft Darstellung der Workflowaufgaben im Geschäftsprozess Grüne Hervorhebung für abgeschlossene Aufgaben Rote Hervorhebung für nicht begonnene/in Bearbeitung befindliche Aufgaben Wenn sich der Status der Workflowaufgaben ändert, zeigt sich dies auch im Geschäftsprozess Klickbares Prozessmodell mit Details zu den Aufgaben Anzeige von Informationen in den Webparts passt sich an die ausgewählten Shapes an 12

13 4. Implementierung in SharePoint Webpart Seite mit Visio Access und Inhaltseditoren mit SemTalk Service Skripten Spezifische Webparts, um Workflowinformationen auf unterschiedlichen Ebenen anzuzeigen Workflow-Monitoring Navigation für Workflows und Instanzen Details (workflow) Informationen über Workflow Details (Workflow Instance) Information über spezifische Workflow Instanz Details (workflow tasks) Verlinkung der Aufgaben Zusätzliche Informationen (z.b. Verantwortlichkeiten, Status ) 13

14 4. Implementierung in SharePoint Personalisiertes Workflow Monitoring mit MyTasks Webpart Anzeige der Aufgaben des angemeldeten Users mit Verlinkung auf Aktivität im Geschäftsprozess Notwendig: Liste mit SharePoint Usern und ihren Rollen im Geschäftsprozess User Webpart zeigt aktiven User und seine Rollen Workflow Monitoring das nur die Aufgaben des Users darstellt auch möglich 14

15 4. Implementierung in SharePoint Workflow Monitoring konfiguriert sich automatisch für bestimmte Workflow Aufgaben Ein Link in WF Aufgabe mit spezifischen Parametern (Aufgabenname, Workflowname etc.) Workflow Portal konfiguriert sich automatisch entsprechend den angegebenen Parametern User bekommen schnell und einfach zusätzliche Informationen zu ihren Aufgaben (wenn im Prozessmodell annotiert) 15

16 5. Vorteile Kein End-User Training notwendig Workflow Teilnehmer und Verantwortliche benötigen kein Hintergrundwissen über die Workflow Engine Einfaches Monitoring Workflow Status und aktueller Task können leicht eingesehen werden Eindeutige Verantwortlichkeiten Verantwortliche Workflowteilnehmer, spezifische Tasks und Engpässe lassen sich schnell identifizieren Zugang zu relevanten Links oder Dokumenten Verknüpfte Informationen aus den Prozessmodellen sind so auch im Workflowkontext verfügbar 16

17 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit 17

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