GEVER ist auch eine ECM Lösung Topsoft

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1 GEVER ist auch eine ECM Lösung Topsoft Philippe Chanton, ELCA Zürich, 26. August 2015

2 WER SIND WIR? Grösster unabhängiger Schweizer Lösungsanbieter 700+ Mitarbeiter, 45+ Jahre Erfahrung in der Schweiz ELCA Führender Schweizer Integrator für ECM Lösungen Führende Schweizer GEVER Lösung Fokus auf Schweizer Kunden ABF Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

3 PORTFOLIO-DIENSTLEISTUNGEN Unsere Lösungen und Dienstleistungen auf einen Blick PROJEKT- SERVICES Systemintegration IT Business Consulting KOMPETENZEN Transversale Kompetenzen Projekt-Management User Experience Offshoring Technische Kompetenzen Architektur & SOA Mobile Migration Data Management BI & Big Data CRM ECM BPM Digitale Transformation IT-Strategie Informationssicherheit Application Management Cloud Collaboration & Intranet Business-Analyse ecommerce Webseiten & Portale Projekt-Management IT-Management BUSINESS-LOESUNGEN Softwareentwicklung Branchen- Lösungen Horizontale Lösungen Secutix Fraud Management Digital Mailroom edossier Invoice Mgt Back-End-Services ipension Suite Sumex Suite Marketing Automation Records-Mgt Front-End-Services Schnittstellen Life Science Quality Mgt CRM Framework for Banks Stakeholder Relationship Management Sales Force Automation ECM-Backbone vivates Crisis Management Elcard Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

4 ELCA KOMPETENZEN Überblick Geschäftsziele Business Consulting Beratung Lösungsrealisierung Wartung & Betrieb Mehrwert Qualität Ergonomie Testing Projektleitung Informationssicherheit Lösungen: Java /.Net ECM / DMS BI / MDM / Big Data CRM BPM Portale Sicherheit Mobile Lösungen Unsere Teams edossier SECUTIX ipension SUITE ELCARD SUMEX SUITE Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

5 HÄUFIGE FRAGESTELLUNGEN Unternehmen sehen oft Optimierungspotential beim Umgang mit Dokumenten Hier wird von den Kunden häufig auch die Auskunftsbereitschaft nach innen hervorgehoben. Wie kann ich sicherstellen, dass wir Dokumente revisionssicher aufbewahren? Wie kann ich die Auffindbarkeit unserer Dokumente verbessern? Wie kann ich den administrativen Aufwand für die Ablage und Verwaltung reduzieren? Wie soll ich meine Dokumentablage strukturieren? Wie kann ich die Auskunftsbereitschaft gegenüber meinen Kunden verbessern? Welche Art von Systemen unterstützt unsere Prozesse am Besten? Wie lassen sich solche Systeme in meine IT integrieren? Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

6 DIE PROZESSE ALS AUSGANGSPUNKT FÜR DEN EINSATZ VON ECM IDENTIFIKATION DER RELEVANTEN EINFLUSSGRÖSSEN BETEILIGTE AUFGABEN UMSYSTEME WORKFLOW STRUKTUR SUCHE GEVER Prozesse DOKUMENT EINGANG ABLAGE UND VERWALTUNG MAPPING AUF TECHNISCHEN DMS PROZESS UND FUNKTIONEN DOKUMENT AUSGANG Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

7 ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT ECM umfasst Strategien, Methoden und Werkzeuge, um im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen stehende Dokumente zu erfassen, verwalten, speichern, bewahren und publizieren - AIIM Verwalten Erstellen Verteilen Versionierung Kommentieren Suchen Erfassen Erfassen Indexieren Kategorisieren Weiterleiten ECM Publizieren Ausdruck «Web Service» Portal Speichern & Bewahren Verschlüsseln Aktenplan Löschfristen Zugriffsschutz Audit Trail Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

8 ECM BACKBONE: DER ANSATZ Bausteine «Klebstoff» Zugriff Struktur Liefern die Funktionalität Maskiert die Heterogenität Erweitert den Nutzen Definiert und erzwingt Regeln ECM KOMPONENTEN INTEGRATIONS- SCHICHT INTEGRIERTE ANWENDUNGEN AKTENPLAN METHODIK Vorgehen Methodologie und Erfahrung Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

9 ECM KOMPONENTEN Stellt die Funktionalität zur Verfügung ECM Komponenten sind die Bausteine für die benötigte Funktionalität eines bestimmten Kunden. Verschiedene Produkte können zum Einsatz kommen, um die Funktionalität bereitzustellen. ERFASSEN PUBLIZIEREN SPEICHERN & BEWAHREN VERWALTEN Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

10 INTEGRATIONSSCHICHT Maskiert die Heterogenität Eine einheitliche Integrationsschicht entkoppelt die Geschäftsanwendungen von der ECM-Backend Infrastruktur. Die Integrationsschicht konsolidiert verschiedene Informations-Silos und bietet einen Migrationspfad. SUCHE DMS 1 DMS 2 Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

11 INTEGRIERTE ANWENDUNGEN Erweitern des Nutzens KERN- ANWENDUNGEN BPM DOKU- MENTE INTRANET Erweiterter Nutzen Erweiterung des Umfangs von integrierten Anwendungen, wodurch der wirtschaftliche Vorteil der ECM-Infrastruktur erweitert wird: Einheitliche UX und Funktionalität in der integrierten Umgebung. Eingebetteter Einsatz in Kern-Anwendungen. DMS 1 DMS 2 Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

12 AKTENPLAN Definitionen und Regeln Ein Aktenplan umfasst mehr als nur die Definition einfacher Regeln zur Ablage eines Dokumentes. Der Aktenplan ist ein wichtiges Compliance-Werkzeug und dessen Verwaltungs-Prozesse müssen beschrieben werden. BASIS DEFINITIONEN INVENTAR ZUGRIFFSRECHTE VERWALTUNGS PROZESSE TAXONOMIE AUFBEWAHRUNGS- RICHTLINIEN LEBENSZYKLUS GOVERNANCE Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

13 ECM BACKBONE Zusammenfassung ECM KOMPONENTEN INTEGRATIONSSCHICHT INTEGRIERTE ANWENDUNGEN AKTENPLAN Der ECM Backbone ist ein ganzheitliches Konzept, um das gesamte Spektrum an ECM-Funktionalität für die Geschäftsprozesse bei einem bestimmten Kunden zu nutzen ist ein Wegbereiter bei Unternehmensinitiativen zur Digitalisierung und Automatisierung die Entkoppelung von Aktenplan, ECM-Komponenten und Geschäfts-Anwendung erhöht die Flexibilität bei Release-Zyklen und reduziert die Lieferzeit für neue Frontend Services die Einhaltung von Vorschriften wird von einem zentral gesteuerten Komponente verwaltet und durchgesetzt Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

14 ECM BACKBONE Im Projektkontext Konsumenten BETEILIGTE AUFGABEN ANWENDUNGEN PROZESSE edossier PORTAL INTRANET ERWEITERTER NUTZEN TAXONOMIE AUFBEWAHRUNGS- RICHTLINIEN INTEGRATIONSSCHICHT LEBENSZYKLUS GOVERNANCE ZUGRIFFSRECHTE VERWALTUNGS- PROZESSE KUNDEN- KOMMUNIKATION LEBENSZYKLUS ARCHIV AKTEN- VERWALTUNG DOKUMENT EINGANG UMWANDLUNG & UNTERSCHRIFT DOKUMENT MANAGEMENT SUCHE BASIS DEFINITIONEN INVENTAR ECM KOMPONENTEN AKTENPLAN Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

15 MARKTSTUDIEN ZEIGEN Auslöser für die Investition in eine neue ECM-Lösung Regulatorische Anforderungen Erfüllung von gesetzlichen Auflagen Effektivität / Wirksamkeit Bei gleichbleibenden Mitteln mehr erreichen Effizienz Wettbewerbsvorteile erhalten oder schaffen Fortbestand Schützen von Wissen und geistigem Eigentums Schlanker, schneller, besser Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

16 TRENDS (Papier-) Archiv Aktenverwaltung DMS ECM EIM Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

17 Marktgrösse EVOLUTION DES ECM MARKTES Summarische Sicht Archiv DMS WCM & BPM ECM Kollaboration EIM Ursprünglich papierbasiert wurden Archive sukzessive digitalisiert und abgelöst Mit der fortschreitenden Büroautomation stieg auch der Bedarf zur Kontrolle elektronischer Dokumente Bürotik und Web benötigten verbesserte Kontrolle von Publikationen sowie Prozessunterstützung Massive Marktkonsolidierung führte zu Entstehung von echten ECM Anbietern Das soziale Web etablierte sich in Unternehmen sowie Produkten und brach existierende Marktgefüge auf ECM entwickelt sich weiter und bildet die Basis für EIM Papier Archiv Elektr. Archiv DMS WCM Blogs & Wikis EIM COLD BPM Content Analytics Social Business Enterprise Search ~1980 ~1990 ~2000 ~ Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

18 Erfassen EIM Die Themen Governance Analytics (BigData, BI) Verwalten Identity & Access Management Steuern Ausgabe Social Business Cloud, Web X.0, Enterprise X.0 Bewahren Enterprise Search Mobile / Omni- Channel Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

19 TAKE AWAY ECM Projekte sind zu 50% Organisations-Projekte (GEVER Projekte sogar bis zu 90%) 1. Planung Nehmen Sie sich die Zeit eine ECM-Strategie und Roadmap zu erstellen Abwägung Pragmatismus versus Theorie 2. Erwägen Sie den Einsatz eines ECM Backbone Backbone versus Silo-Umsetzungen 3. GEVER ist auch ein ECM-Programm Das Programm muss geleitet und geführt werden Change-Management ist ein kritischer Erfolgfsfaktor Top-Management Unterstützung ist notwendig Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung 26. August

20 Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit Kontakt Chanton Philippe Head of Business Line ECM Paul Hostettler Verkaufsleiter ELCA Informatique SA Lausanne Genève ELCA Informatik AG Zürich Bern Topsoft: GEVER ist auch eine ECM Lösung ELCA 26. August