Excelling Studio. Bedienungsanleitung. Version: 1.0

Transkript

1 Excelling Studio Bedienungsanleitung Version:

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Zielsetzung 3 2 Installation und Konfiguration Installation Konfiguration Registrierung 6 3 Bedienung Tasks konfigurieren Task anlegen Arbeitsblätter festlegen Inhalte festlegen Sprachen festlegen Daten exportieren Längenprüfung in Studio Import der Übersetzung nach Excel 14 2 Excelling Studio - Bedienungsanleitung

3 Zielsetzung 1 1 Zielsetzung Excelling Studio dient dazu, komplexe Excel-Dateien so aufzubereiten, dass Sie sinnvoll in SDL Trados Studio übersetzt werden können. Dabei werden die Daten gezielt aus Excel-Tabellenblätter und Spalten/Reihen ausgelesen und als spezielles XML an Studio übergeben. Excelling Studio besteht aus zwei Komponenten: Die Desktop-Anwendung dient dazu, Tasks zur Konvertierung von Excel nach XML zu definieren und diese durchzuführen Ein Studio-Plugin dient dazu, die XML Dateien korrekt auszulesen und die zeichen- oder pixelbasierte Längenprüfung zu ermöglichen. Bei der Vor- und Nachbereitung des Excel-Sheets durch Excelling Studio stehen verschiedenste Optionen zur Verfügung, z.b. können Sie mehrere Spalten oder Zeilen in der Ausgangs-Excel zu einem Segment zusammenfassen, etwa wenn Stammdaten-Texte aus mehreren Feldern bestehen, die aber logisch zusammengehören. Die Felder werden dann in Studio durch ein <br/>-tag repräsentiert, aber als ein zusammenhängendes Segment betrachtet. Die Längenprüfung kann dann optional für jede Zelle in Excel oder für das gesamte Segment durchgeführt werden, legen Sie fest, in welchen Spalten die Ausgangssprache zu finden ist und welche Zielsprachen in welche Spalten importiert werden sollen, kann überprüft werden, ob in den Spalten der Zielsprache schon Übersetzungen vorhanden sind. Wenn ja, kann festgelegt werden, ob diese ignoriert oder gleich als Übersetzung mit exportiert werden soll. Darüber hinaus können diese Übersetzungen auch für den Übersetzer gleich gesperrt werden. Mit dieser Funktion können Excel-Dateien auch sehr elegant alignt werden, da die resultierende SDLXLIFF-Datei ja sofort in ein TM importiert werden kann. Optional kann die Zielsprache aus einer Spalte ausgelesen und in eine andere zurückgeschrieben werden. definieren Sie, wo etwaige Kommentare zu finden sind. Diese werden als Kommentare in Studio mit angezeigt. generieren Sie für Projekte mit vielen Excel-Dateien, die immer wieder gleich sind, ein Mapping zwischen Ausgangsdateien und Tasks und können so einen kompletten Ordner auf einmal konvertieren. Excelling Studio - Bedienungsanleitung 3

4 1 Zielsetzung Diese Konfigurationen für Export und Import der Daten können als Tasks abgespeichert werden, damit bei wiederholten Projekten die gewünschten Einstellungen abgerufen werden können. Falls die Ziel-Excel gleich mehrere Sprachen umfassen soll, so kann mit den exportierten Dateien und dem eigenen Dateityp sofort ein mehrsprachiges Projekt aus den XMLs erstellt werden, da Studio die Ausgangs- und Zielsprachen aus den XMLs ausliest. In Studio erfolgt die normale Übersetzung. Mit einem eigenen Dateityp- Plugin werden gleich auch die Längenprüfungen durchgeführt und zwar auf der Basis von maximalen Zeichen oder Pixeln. Gerendert wird dabei gegen Schriftarten im Betriebssystem oder eine benutzerspezifische Zeichentabelle. Nach Fertigstellen des Studio-Projekts liest Excelling Studio alle zielsprachigen XML-Dateien gleichzeitig ein und befüllt damit die zielsprachigen Spalten in der Excel-Datei 4 Excelling Studio - Bedienungsanleitung

5 Installation und Konfiguration Installation 2 2 Installation und Konfiguration Die Installation von Excelling Studio besteht aus drei Schritten: 1. Installation 2. Konfiguration 3. Registrierung 2.1 Installation Führen Sie zur Installation den Installer aus. Für die Installation sind mehrere Optionen verfügbar, daher klicken Sie bitte auf Custom: Installations-Optionen Legen Sie danach fest, ob und welche Studio Plugins Sie installieren möchten. Legen Sie fest, wo Sie ihre Task-Definitionsdateien ablegen möchten. Falls Sie mit Kollegen zusammen arbeiten, können diese auch auf einem Netzlaufwerk liegen. 2.2 Konfiguration Nach der Installation sind noch zwei Konfigurations-Schritte notwendig: Die Studio-Plugins müssen in Studio noch aktiviert werden. Dazu starten Sie bitte Studio, wechseln in die Dateitypen und klicken links oben auf Neue Dateitypen aktivieren : Excelling Studio - Bedienungsanleitung 5

6 2 Installation und Konfiguration Registrierung Neuer Studio-Dateityp verfügbar Die Liste der verfügbaren Sprachen kann von Ihnen angepasst werden. Dies erfolgt in der Datei ExcellingStudio.exe.config im Programmverzeichnis von Excelling Studio. Diese Datei können Sie mit einem Text-Editor öffnen und die von Ihnen benötigten Sprachen in der Liste hinzufügen. 2.3 Registrierung Nach der Installation und Konfiguration müssen Sie Excelling Studio noch registrieren. Dazu gehen Sie auf das Register Settings und klicken auf Register Product. Excelling Studio kann als kostenlose Basic Version, oder als Professional Version für einen Einzelplatz und als Professional Version mit Netzwerklizenz für mehrere Einzelplätze implementiert werden. Demoversion Nach der Installation läuft ExcellingStudio 30 Tage als Trial-Version. Danach können Sie entweder die Basic Version kostenlos weiternutzen, oder Sie kaufen die Professional Version (am besten noch vor dem Ablauf der Trial Version). Kostenlose Basic Version In der kostenlosen Basic Version können Sie lediglich einen Task definieren und maximal 5 Sprachen importieren. Ansonsten ist die Basic Version funktional und zeitlich uneingeschränkt. 6 Excelling Studio - Bedienungsanleitung

7 Installation und Konfiguration Registrierung 2 Professional Version In der Professional Version können Sie beliebig viele Tasks anlegen und verwenden. Beim Kauf von ExcellingStudio Version im Kaleidoscope Shop erhalten Sie eine Seriennummer. Mit dieser können sie die Professional Version freischalten. Dafür klicken Sie im Register Lizenzierung auf Registrieren, wählen die Variante Online und geben die Seriennummer sowie einen Firmennamen, Ihr Land und Ihre -adresse ein. Abschließend wird die Lizenz online aktiviert. Professional Version für serverbasierte Lizenzierung Falls Sie für eine größere Installation einen Lizenzserver verwenden möchten, gehen Sie wie folgt vor: Sie benötigen dafür eine Netzwerklizenz für die entsprechende Anzahl an Clients von Kaleidoscope. a) Installieren Sie ExcellingStudio auf einem der Rechner, oder auf dem Server selbst. b) Kopieren Sie die leere Lizenzdatei aus dem Verzeichnis C: \ProgramData\Kaleidoscope_GesmbH\ExcellingStudio auf ein zentrales Netzlaufwerk, auf das alle zukünftigen Clients Schreibzugriff haben. c) Bearbeiten Sie die ExcellingStudio.exe.config-Datei und tragen Sie im Key licensepath die zentrale Position der Lizenzdatei ein. d) Registrieren Sie nun ExcellingStudio. e) Danach wenden Sie den Aktivierungscode an, der Ihre Client-Zahl auf die entsprechende Anzahl erhöht. f) Sie haben nun die Lizenz im Netzwerk aktiviert. g) Verteilen Sie die angepasste Config-Datei an alle Clients. Alle Clients nutzen nun die zentrale Lizenzdatei. Jedes Mal, wenn ein neuer Client sich an dieser Lizenz anmeldet, wird der Client-Zähler um einen Punkt hinaufgesetzt. Achten Sie darauf, dass Sie die ausreichende Anzahl an Clients verfügbar haben. Excelling Studio - Bedienungsanleitung 7

8 3 Bedienung Tasks konfigurieren Bedienung Tasks konfigurieren Die Konfiguration eines Tasks besteht aus mehreren Schritten: Anlegen auf Basis einer bestehenden Excel, optional mit einem Mapping auf einen bestimmten Dateinamen zur vollautomatischen Konvertierung Festlegen, welche Tabellenblätter konvertiert werden sollen Festlegen, welche Informationen wo in diesen Tabellenblättern enthalten sind Festlegen, wie die übersetzten XMLs wieder nach Excel importiert werden sollen Task anlegen Wechseln Sie dazu in den Bereich Configuration und klicken Sie auf New. Es erscheint der Task Definition Wizard : Task Configuration Wizard, Schritt 1 Hier können Sie folgende Informationen eingeben: Name of the task : Den Namen des Tasks. Wählen Sie einen sprechenden Namen, aus dem Sie erkennen können, für welche Art von Excel-Datei Sie ihn angelegt haben. Sample XLS file : Eine Excel-Datei als Beispiel. Sie können per Drag&Drop ein Datei einfügen oder mit Durchsuchen nach einer bestehenden Datei suchen. 8 Excelling Studio - Bedienungsanleitung

9 Bedienung Tasks konfigurieren 3 Source File Pattern : Hier können Sie mit der Hilfe von Sternchen ein Muster für einen Dateinamen festlegen. Falls Sie mehrere Tasks definiert haben und eine Datei zum Export wählen, versucht Excelling Studio automatisch anhand des hier hinterlegten Musters zu erkennen, welcher Task für diese Excel-Datei passen könnte. Klicken Sie abschließend auf Next Arbeitsblätter festlegen Excelling Studio liest nun aus der Beispiel-Excel-Datei aus Schritt 1 die enthaltenen Tabellenblätter aus und zeigt diese an: Task Configuration Wizard, Schritt 2 Wählen Sie hier jene Tabellenblätter aus, die Sie konvertieren möchten. Klicken Sie abschließend auf Next Inhalte festlegen Excelling Studio liest nun alle Daten aus den Tabellenblättern aus und bietet diese als Optionen und Parameter zur Definition des Exports an: Task Configuration Wizard, Schritt 3 Excelling Studio - Bedienungsanleitung 9

10 3 Bedienung Tasks konfigurieren Hier können Sie folgende Optionen einstellen: Headers in row : Legen Sie für die weiteren Optionen fest, in welcher Zeile der Excel-Datei die Spaltenüberschriften stehen, die Excelling Studio anzeigen soll. In aller Regel ist dies die Zeile 1. Source text : Hier definieren Sie, wo Excelling Studio in der Datei die ausgangssprachlichen Daten finden kann. Wählen Sie dazu aus der Drop-Down Liste die entsprechende Spalte aus. Unter Language legen Sie fest, welcher Sprache diese Spalte in Studio entspricht. Es ist nicht notwendig, dass die Spaltenüberschrift den Namen einer Sprache trägt. Das könnte beispielsweise auch Bezeichnung heißen. Die vorhandenen Sprachen sind in der Konfiguration von Excelling Studio einstellbar. Multi-cell segments : In manchen Excel-Dateien ist der Ausgangstext nicht nur in einer Spalte oder Zeile enhalten, sondern zieht sich über mehrere Spalten oder Zeilen. Falls dies der Fall ist, wählen Sie diese Option aus. In der Folge hängt die Definition der Optionen davon ab, was Sie gewählt haben (Spalte oder Zeile): Mehrere Spalten: Markieren Sie Column, um festzulegen, dass sich der Text in die angrenzende(n) Spalte (Column) weiterzieht. Und definieren Sie, wie viele Spalten oder Zeilen der Text lang ist. Ein Beispiel: Wenn Ihr Ausgangstext in Spalten B, C und D enthalten ist, so definieren Sie Spalte B als Ausgangstext. Wählen Sie Multicell segment und definieren Sie Column (also Text geht weiter in der nächsten Spalte) und die Maximum number of columns mit 3. Das bedeutet, dass ausgehend von Spalte B immer insgesamt 3 Spalten augeinanderfolgende Spalten EIN Segment bilden. Mehrere Zeilen: Markieren Sie Line, um festzulegen, dass das Segment in der nächsten Zeile weiterläuft. Excelling Studio geht in diesem Szenario davon aus, dass es eine Spalte ID gibt, in der zu erkennen ist, wann der nächste Datensatz beginnt. Daher wählen Sie in diesem Fall auch die Spalte aus, in der die ID enthalten ist. In beiden fasst Excelling Studio beim Export die entsprechenden Zellen zu einem Segment zusammen und trennt es in Studio durch einen Zeilenumbruch. Der Übersetzer kann dann diesen Zeilenumbruch in Studio mit Umschalt-Eingabetaste auch in der Zielsprache einfügen. Das bewirkt, dass auch genau gesteuert werden kann, in welche Spalte beim IMPORT wieder zurückgelesen werden soll. 10 Excelling Studio - Bedienungsanleitung

11 Bedienung Tasks konfigurieren 3 Length Restrictions : Falls bei der Übersetzung der Daten eine maximale Länge in Zeichen oder Pixel geprüft werden soll, markieren Sie diese Option. Sie können nun weiterführend festlegen, wie die Länge ausgelesen und geprüft wird: Zeichenzählung: Wählen Sie Character, um auf die Anzahl der Zeichen zu prüfen. In diesem Fall können Sie noch angeben, in welcher Spalte sich die maximale Länge jeweils befindet, oder aber über <fix> eine bestimmte Länge für alle Segmente definieren. Pixelzählung: Wählen Sie Pixel, um auf Anzahl der Pixel zu prüfen, die der Zieltext breit ist. In diesem Fall können Sie noch angeben: - In welcher Spalte sich die maximale Länge jeweils befindet, oder aber über <fix> eine bestimmte Länge für alle Segmente definieren. - In welcher Spalte sich der Name der Schriftart befindet, in der das jeweilige Segment gerendert werden soll, oder mit <fix> eine fixe Schriftart für alle Segmente einstellen. - In welcher Spalte sich die Schriftgröße befindet, in der das jeweilige Segment gerendert werden soll, oder mit <fix> eine fixe Schriftgröße für alle Segmente einstellen. In multi-cell mode: Hier können Sie noch festlegen, wie die Zählen bei Segmenten aus mehreren Zellen durchgeführt werden soll: Pro Zelle (by line/column) oder die Gesamtsumme aller Zellen (Sum). Ein Beispiel: Wenn Ihr Segment aus 3 Spalten besteht und Sie prüfen auf die Länge 20, so bedeutet by line/column, dass jedes der drei Teile des Segments 20 Zeichen lang sein darf, das Segment insgesamt also 60 (= 3 x 20). Sum bedeutet hingegen, dass das gesamte Segment 20 Zeichen lang sein darf, egal wie lang die einzelnen Zellen darinnen sind. Comments : Falls in der Excel-Datei auch Anmerkungen für die Übersetzer enthalten sind, können Sie hier festlegen, in welcher Spalte diese zu finden sind. Klicken Sie abschließend auf Next Sprachen festlegen Im letzten Schritt definieren Sie die Zielsprachen für Ihr Projekt. Dazu zeigt Excelling den letzten Schritt des Assistenten an: Excelling Studio - Bedienungsanleitung 11

12 3 Bedienung Tasks konfigurieren Task Configuration Wizard, Schritt 4 Hier können Sie festlegen, in welche Zielsprachen die Excel-Datei übersetzt werden soll, und in welche Spalten Sie diese Übersetzung danach wieder in Excel importieren möchten. Dabei ist es möglich, dass Sie etwaige bestehende Übersetzungen bereits mit exportieren und nach der Übersetzung (oder Prüfung) wieder in Excel zurück importieren, wahlweise in dieselbe Spalte, oder in eine andere Spalte (Target Column). In aller Regel sind dies aber dieselben Spalten. Gehen Sie wie folgt vor: a) Klicken Sie auf Add new. Dies fügt eine neue Zeile ein. b) Wählen Sie unter Language die Zielsprache für Studio aus. Die verfügbaren Zielsprachen sind in der Konfiguration von Excelling Studio angegeben. c) Wählen Sie unter Column aus, aus welcher Spalte bereits vorhandene Übersetzungen gegebenenfalls ausgelesen werden sollen. d) Wählen Sie unter Target Column aus, in welche Spalte nach der Übersetzung die Zielsprache importiert werden soll. Klassischerweise sind diese beiden Spalten ident. Darüber hinaus haben Sie folgende Optionen: Ignore existing translations at export : Wenn Sie diese Option markieren, ignoriert Excelling Studio, ob in der Excel-Dateien in den Spalten der Zielsprache bereits Inhalte vorhanden sind. Excelling Studio läßt die Zielsprache dann leer, egal ob bereits übersetzte Daten in der Datei enthalten sind. Markieren Sie diese Option nicht, so werden die Zielsprachen mit exportiert. 12 Excelling Studio - Bedienungsanleitung

13 Bedienung Daten exportieren 3 Disable writing into cells with specific background : Mit dieser Option und der Wahl der entsprechenden Farbe können Sie festlegen, dass eine Zeile, die in der jeweiligen Sprache farbig markiert ist, NICHT zu übersetzen ist (oder bei multi-cell Segmenten die Zielsprachen entsprechend kürzer sind). Enable writing into cells with specific background : Mit dieser Option und der Wahl der entsprechenden Farbe können Sie festlegen, dass NUR jene Zeilen aus der Excel exportiert werden, die mit dieser Farbmarkierung in der entsprechenden Zielsprachen versehen ist. Approve and lock translated segments : Mit dieser Option legen Sie fest, dass die extrahierten Übersetzungen in Studio bestätigt und gesperrt werden sollen. Markieren Sie diese Option nicht, so werden die Zielsprachen dennoch exportiert, aber nicht bestätigt und nicht gesperrt. Klicken Sie abschließend auf Next. Sie haben den Task erfolgreich definiert. Klicken Sie auf Finish, um zu Excelling Studio zurückzukehren. 3.2 Daten exportieren Mit Hilfe der erstellten Task-Definitionen können Sie nun konkrete Excel- Dateien in XML für Studio exportieren. Gehen Sie wie folgt vor: a) Wechseln Sie in das Register Export b) Fügen Sie die entsprechende Ausgangsdatei hinzu. Mit Drag & Drop können Sie auch mehrere Dateien auf einmal hinzufügen. c) Falls Excelling Studio zu dieser Datei eine Taskdefinition automatisch findet, zeigt er dies in einem Dialogfeld an. Sie können diese automatisch Zuordnung immer noch nachträglich ändern. Oder, wenn Excelling Studio keine automatisch Auswahl vorschlägt, markieren Sie den entsprechenden Task in der Liste im oberen Bildschirmbereich. d) Danach legen Sie einen Ziel-Ordner für die exportierten XML-Dateien fest. e) Klicken Sie auf Export. Der Export wird durchgeführt. Im Ziel-Ordner wird für jede Zielsprache ein Unterordner mit dem entsprechenden Sprachkürzel erstellt. Diese Ordnerstruktur ist in Studio hilfreich bei der Erstellung eines mehrsprachigen Projekts. Definieren Sie im Studioprojekt die Zielsprachen und fügen Sie den gesamten Zielordner ein, nicht die einzelnen Dateien. Excelling Studio - Bedienungsanleitung 13

14 3 Bedienung Längenprüfung in Studio Studio kann dann aus den XML-Daten auslesen, welche Datei in welche Zielsprache übersetzt werden soll und fügt nur die jeweilige Datei pro Zielsprache in das Projekt ein. Danach übersetzen Sie die Dateien wie gewohnt in Studio. 3.3 Längenprüfung in Studio Das Excelling Studio Plugin wird als Dateityp angezeigt und prüft während der Bearbeitung in Studio automatisch auf die Einhaltung der Längenbeschränkung. Hält sich der Übersetzer nicht an die Beschränkung, so erhält er eine entsprechende Meldung direkt in Studio: 3.4 Import der Übersetzung nach Excel Vor dem Import der Übersetzung in die Excel-Datei stellen Sie bitte sicher, dass alle Änderungen in Studio angenommen sind, und dass die zielsprachlichen Dateien erstellt wurden. Gehen Sie wie folgt vor: a) Wechseln Sie in das Register Import. b) Wählen Sie gegebenenfalls die entsprechende Import-Definition, wenn dies nicht über ein Dateimuster automatisch erfolgt (Siehe auch Export). c) Wählen Sie als Source XLS file jene Datei, in die importiert werden soll. Umbenennen von Dateien Excelling Studio weist die übersetzten XML-Dateien über den Dateinamen der Excel-Datei zu. Die Excel-Datei und die XML-Dateien müssen daher denselben Namen haben, den Sie beim Export hatten. Andernfalls erkennt Excelling Studio keine Zuordnung zwischen den Dateien. d) Wählen Sie den Projektordner Ihres Studio-Projekts, in dem auch die zielsprachlichen XML-Dateien erstellt wurden. e) Klicken Sie auf Import. Excelling Studio sucht nun in der Verzeichnisstruktur des Studio-Projekts nach den zu importierenden XML-Dateien und liest diese gemäß der Taskdefinition in die Excel-Datei ein. Nach erfolgtem Import wird der Status in einer Meldung angezeigt. Die zielsprachliche Excel-Datei ist damit fertig. 14 Excelling Studio - Bedienungsanleitung