Wachstum forcieren, Komplexität reduzieren, Kosten senken: Konsolidierung und Prozess harmonisierung von SAP-Systemen

Transkript

1 Wachstum forcieren, Komplexität reduzieren, Kosten senken: Konsolidierung und Prozess harmonisierung von SAP-Systemen

2 Führende Unternehmen setzen mehr denn je auf betriebswirtschaftliche Standardsoftware von SAP, um ihre Geschäftsprozesse IT-gestützt effizient und durchgängig abzubilden. Doch viele gewachsene SAP-Landschaften stellen nicht nur den CIO vor Herausforderungen, sondern schränken auch die Handlungsfelder von CFO und CEO ein: Die Komplexität der SAP-Systeme nimmt zu, organisatorische Neu a usrichtungen lassen sich nur schwerfällig umsetzen oder es fehlen häufig einheitliche Standards für eine schnelle IT-Integration neuer Unternehmensbereiche. Eine Konsolidierung der SAP-Systeme und -Daten hilft, Kosten bis zu 20 Prozent zu senken, die Wettbewerbs position zu verbessern und somit der IT-Organisation mehr Agilität für künftiges Wachstum zu verleihen. 2

3 Die Wirtschaftskrise setzt nach wie vor den Rahmen für unternehmerisches Handeln und erfordert insbesondere eine stetige Weiterentwicklung von Geschäftsmodellen. Langfristig ver ändern zudem die fortschreitende Globalisie rung sowie anhaltende Konsolidierung innerhalb vieler Branchen die gewohnte Wirtschaftswelt: Produktlebenszyklen verkürzen sich und Innovationsfähigkeit wird stärker als zuvor zum wichtigsten Wachstums treiber. Daneben verlangt die Revolution der Informations- und Telekommunikationstechnologien eine stetige Anpassung von Unternehmensstrategie, Produkten und Dienstleistungen. Nur so können Unternehmen ver hindern dem Wett bewerb nur noch hinterherzulaufen. Führende internationale und globale Unternehmen nutzen deshalb immer mehr betriebswirtschaftliche Standardsoftware von SAP, um sich mit softwaregestützten Geschäftsprozessen ein hohes Maß an Effizienz und Produktivität zu sichern. Damit dies gelingt, müssen zunehmend mehr Unternehmens- und Kundendaten organisationsübergreifend in Echtzeit verfügbar und ohne großen Aufwand aussagekräftig analysierbar sein. Nur wenn Softwareanwendungen diese Kriterien erfüllen, können sie eine solide Entscheidungsgrundlage für das Management liefern und einen Wettbewerbsvorteil ermög lichen. 3

4 Die Falle: SAP als Komplexitäts- und Kostentreiber Die Wirklichkeit sieht aber oftmals anders aus: Viele Unternehmen stoßen an ihre Grenzen, wenn es darum geht, ihre bestehenden SAP- Anwendungen an den neuen Anforderungen auszurichten. So sehen laut einer Umfrage des Markforschungsinstituts RAAD etwa 40 Prozent der SAP-Kunden in Deutschland einen hohen Bedarf, den Anwendungsbetrieb zu optimieren. 1 Rund 15 Prozent der SAP-Kunden sehen sogar die Notwendigkeit, ihre SAP-Softwarelandschaft zu konsolidieren. Obwohl Anwendungen von SAP einen deutlichen Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit leisten können, indem sie die Geschäftsprozesseffizienz verbessern sowie die Produktivität der Mitarbeiter und des Unternehmens insgesamt steigern, besteht vor allem in folgenden drei Bereichen steigender Handlungsbedarf: Kosten: Weniger ist mehr Der Betrieb von SAP-Anwendungen ist in vielen Unternehmen ein signifikanter Kostenblock geworden. Dieser setzt sich vor allem aus dem laufenden Anwendungsbetrieb mit dem dazugehörigen Hosting in eigenen oder externen Rechenzentren sowie dem Anwendersupport zusammen. Oftmals wachsen SAP-Landschaften im Laufe der Jahre zu einer heterogenen System landschaft zusammen und die Kosten vervielfachen sich. 1 Quelle: RAAD Research, Kostenoptimierung bei SAP-Kunden: Betrieb frisst Innovation, in Computerwoche.de,

5 Das gilt besonders dann, wenn bestehende SAP R/3-Systeme oder SAP ERP in unterschiedlichen Unternehmensbereichen oder Konzerntöchtern als eigenständige, so genannte Insellösungen betrieben werden. In solchen Fällen sind meist die Geschäftsprozesse nicht integriert. Ebenso werden Stamm daten mehrfach und inkonsistent gespeichert oder Systemausprägungen sind inkompatibel. Dies führt dazu, dass Anpassungen aufgrund neuer Geschäftsanforderungen mehrfach in unter schiedlichen SAP-Systemen erfolgen müssen mit zusätzlichen Kosten! Früher war der Betrieb mehrerer Instan zen einer SAP-Anwendung not wendig, weil Rechenleistung und Datenverbindungen limitiert waren. Heute lassen sich die gleichen Geschäftsanforderungen oft mit weniger Hardware und nur einer zentralen Softwareanwendung mit deutlich weniger Kosten abbilden. Wesentliche Kostentreiber sind zudem in vielen Fällen erhöhte Wartungs anforderungen und zusätzliche, durch eine unübersichtliche Benutzer verwaltung entstandene Lizenzgebühren für die eingesetzten SAP-Anwendungen. Werden Betrieb und Anwendungsunterstützung durch unternehmens eigene Mitarbeiter erbracht, müssen auch Qualifizierungs- und Weiter bildungsmaßnahmen finanziert werden. Bei veralteten Systemen kennen sich oftmals nur noch wenige Fachkräfte mit Spezialkenntnissen aus. In der Summe können die Betriebskosten für SAP-Anwendungen so schnell einen wesentlichen Teil des jährlichen IT-Budgets verbrauchen. Das bindet dringend benötigtes Kapital und Ressourcen für Investitionen in neue Technologien oder Innovationsprojekte. Komplexität: Einfach ist besser und agiler Gewachsene IT-Landschaften sind besonders bei Unternehmen mit langer Erfolgsgeschichte keine Seltenheit. Auch wenn Fremdsysteme oder Eigenentwicklungen in SAP-Lösungen und -Anwendungen umfassend integrierbar sind, existieren selten einheitliche, zentrale Softwareinstanzen. So sind für verschiedene Geschäftsbereiche, Konzerntöchter oder Auslandsgesellschaften oftmals dezentrale SAP-Anwendungen im Einsatz, die nicht nur zusätzlichen Aufwand bezüglich Wartung, Betrieb und Anwenderunterstützung schaffen, sondern auch die Effizienz der Geschäftsprozesse senken. In einigen Fällen existieren die gleichen SAP- Anwendungen in verschiedenen Geschäftseinheiten, aber mit unterschiedlichen Funktionalitäten und lokalen Ausprägungen. In anderen Fällen werden Geschäftsprozesse in der Wertschöpfungskette, wie etwa im Einkauf, Rechnungswesen oder Vertrieb, unterschiedlich abgebildet. Müssen diese unternehmensweit an neue Anforderungen angepasst werden, zum Beispiel aufgrund von Compliance-Vorgaben, kann das schnell zum komplexen Unterfangen werden. Mit jeder Anpassung und zusätzlichen Anforderungen steigt die Komplexität und die Transparenz geht schrittweise verloren. Die Globalisierung der Geschäftsmodelle stößt zudem oft bei den lokal angepassten IT-Systemen an ihre Grenzen, da mit fehlender Transparenz und Echtzeit-Verarbeitung entscheidende Wettbewerbsvorteile nicht genutzt werden können. 5

6 Bei dezentraler Organisation der Anwendungen entstehen zudem redundante Datenbanken für Produkt informationen, Material-, Mitarbeiter-, Organisations- oder Kundendaten. Wo welche Daten in der aktuellsten Version zu finden sind, ist oft nicht mehr eindeutig nachzuvollziehen. Sind verschiedene Software-Plattformen im Einsatz, wird auch der durchgängige Informationsaustausch selbst erschwert. Die Gefahr ist groß, denn eine unterschiedliche Datenqualität liefert keine verlässlichen Entscheidungsgrundlagen, die immer häufiger in Echtzeit per Knopfdruck vorliegen müssen. Ein kurzfristiges Reagieren auf veränderte Markt- und Käuferbedingungen wird so fast unmöglich. Das notwendige Zusammenführen von SAP-Insellösungen hilft erheblich, Schnittstellen zu minimieren und Komplexität abzubauen. Wachstum: Mehr Flexibilität und Agilität Die zunehmende Globalisierung und die Konsolidierung in reifen sowie wachsenden Märkten erfordert Flexi bilität in der Unternehmensführung und die Fähigkeit, Unternehmens bereiche zu veräußern beziehungsweise neue zu integrieren. Eine SAP-Landschaft muss somit die Fähigkeit haben, die schnelle, sichere und kostengünstige Integration oder Trennung von Unternehmensbereichen abbilden zu können. Bei solchen M&A-Transak tionen ist gerade die Trennung (Carve-Out) oder Integration von Stammdaten eine sensible Aufgabe, denn häufig sind Produkt-, Kunden- oder Forschungs daten der zentrale Vermögenswert des betroffenen Unternehmens oder Geschäftsbereichs. 6

7 Doch auch im täglichen Geschäfts betrieb von global operierenden Unternehmen sind weltweit konsolidierte Geschäftsinformationen wettbewerbsentscheidend: Uneinheitliche Geschäftsprozesse, Datenredundanz und unterschiedliche SAP-Systeme erschweren ein agiles Handeln sowie ein standardisiertes Berichts wesen im Unternehmen. Das treibt die Betriebskosten stetig in die Höhe. Nicht zuletzt bleibt die Möglichkeit ungenutzt, durch konso lidierte und integrierte SAP-Anwendun gen neben Kosteneinsparungen einen Mehrwert sowohl finanziell als auch zeitlich in der Wertschöpfungskette zu erzielen. Einheitliche und standardisierte Konfigurationen für SAP-Anwendungen erleichtern die Anbindung von Fremdsystemen, reduzieren die Anzahl von Schnittstellen, vereinfachen deren Kompatibilität und stellen die Durchgängigkeit von Geschäftsprozessen und deren Qualität sicher. Damit lassen sich Anforderungen an die Arbeitsabläufe schneller implementieren, so dass auch organisatorische Anpassungen einfacher umsetzbar sind. Mitarbeiter erhalten eine umfassende Software unterstützung, um sich in neue Organisationen und deren Anforderungen schneller einzuarbeiten und damit produktiver zu sein. 7

8 Der Ausweg: Systemkonsolidierung und Prozessharmonisierung Führende Unternehmen richten ihre IT-Organisation kontinuierlich auf neue Marktanforderungen aus und optimieren dazu auch ihre SAP-Plattformen. Accenture beobachtet weltweit einen steigenden Bedarf, bestehende SAP- Anwendungen unternehmensweit zu vereinheitlichen. Vor allem international und global tätige Unternehmen sehen in der Konsolidierung ihrer SAP-Landschaften einen wesentlichen Schritt, ihre Kosten- und Wettbewerbssituation deutlich zu verbessern: Heterogene SAP-Systeme mit unterschiedlichen Anwendungen und Lösungen, die oftmals auch mehrere unterschiedlich konfigurierte Mandanten beinhalten, lassen sich konsolidieren und die von der SAP-Lösung unterstützten Prozesse vereinheitlichen. Entscheidend für eine erfolgreiche Systemkonsolidierung ist ein starker Partner an der Seite der IT-Organisation des Unternehmens, der nicht nur eine technische sondern auch prozessbezogene SAP-Systemkonsolidierung umfassend leisten kann. Während Konsolidierungen von SAP-Systemen und -Infrastrukturen zumeist Projekte von geringerer Komplexität sind, nimmt diese massiv zu, wenn es auch um die Harmonisierung oder Optimierung von Geschäftsprozessen und Daten geht. Gleich - wohl entsteht eine höhere Wertschöpfung in der prozessbezogenen Konsolidierung durch verbesserte Effizienz und Agilität der Unternehmens-IT (Abbildung 1). 8

9 Abb. 1: Steigender Mehrwert versus zunehmendem Komplexitätsgrad einer SAP-Konsolidierung Geschäftsnutzen im Vergleich zum Grad der SAP-Rationalisierung Geschäftsnutzen Projektkomplexität Prozessorientiert Geschäftsprozess- Redesign SAP- Harmonisierung Globale Prozessharmonisierung/globales Template Einführung eines neuen Geschäftsmodells, z. B. SharedServices Integration nach einer Fusion Vereinheitlichung für SAP ERP FICO, Logistik, operativer Betrieb Adaption der SAP-Daten auf Kontenrahmen, Materialstammdaten, Landeswährungen usw. Sehr hoch Hoch Technologieorientiert SAP-Systemkonsolidierung Konsolidierung der SAP-Infrastruktur Zusammenfügen/Transfer mehrerer Kunden zu einem Kunden/in ein System Ausgliederung von Daten bei Fusionen-und Akquisitionen, beispielsweise Ausgliederung vom Buchungskreis R/3 R/3-Migration für neue SAP-Plattformstrategie Konsolidierung von regional verteilten Rechenzentren Konsolidierung von physischen Servern/virtuellen Systemen Plattformwechsel von SAP Lösungen auf OS, DB, HW Mittel Niedrig Hoher Nutzen Mittlerer Nutzen Geringer Nutzen Planen Rationalisierungsplan, Strategieformulierung Analysieren Due Diligence Detaillierte Systemanalyse Entwickeln, Erstellen, Testen, Einsetzen Implementierung, Migration Projektphasen des Accenture Delivery Models Geschäftsnutzen Führende SAP-Dienstleister verfügen über eine so genannte Consolidation Factory, in der eine SAP-Systemkon solidierung weitestgehend mit industrialisierten Prozessen, automatisierten Werkzeugen und bewährten Methoden erfolgt unabhängig von der Größenordnung der SAP- Landschaft. Das spart Kosten, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt die Transformation. Doch obwohl so von der Analyse der Bestandssysteme bis zur Planung der Konsolidierung mit bewährten Werkzeugen und Methoden teilweise nur neun Wochen notwendig sind, zählen nicht nur die technischen Ergebnisse einer Systemauswertung. Unternehmen brauchen fundierte Workshops mit ihrem IT-Dienstleister, um die Ergebnisse detailliert auszuwerten und die richtigen Maßnahmen abzuleiten. Nur dann lassen sich die Kosten-, Wachstumsund Vereinfachungspotenziale erschließen, die bei einer rein technischen Konsolidierung ungenutzt bleiben. Accenture bietet seinen Kunden zum Beispiel speziell für die prozessbezogene Konsolidierung weltweit über zehn strategische SAP-Kompetenzzentren und Zugang zu mehr als SAP-Spezialisten, um bedarfsgerecht die erforderlichen Kompetenzen und Ressourcen im On-, Near- und Offshore-Mix bereitzustellen. Eine umfassende Systemkonsolidierung und Prozessharmonisierung erfordert darüber hinaus eine Governance-Methodik, die mittels einsatzbereiter Softwarewerkzeuge eine Kon soli dierungsinitiative ergebnisorientiert und effektiv umzusetzen hilft. 9

10 SAP-Systeme in Form bringen Betriebskosten senken Ein wesentlicher Treiber für die Ver einfachung einer SAP-Landschaft ist eine zentrale Koordination von SAP-Plattformen, -Infrastrukturen und -Anwendungen, die sowohl die technische Konsolidierung als auch die Harmonisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen zum Ziel hat. Je nach erforderlichem Grad an Vereinfachung und Prozessstandardisierung können Kostensenkungen und Produktivitätssteigerungen mithilfe folgender Ansätze erzielt werden: Einzelanwendungen Mit der Vereinheitlichung von Softwareversionen einzelner SAP-Anwendungen lässt sich eine Harmonisierung auf Applikationsebene realisieren. Das spart Kosten durch eine zentrale Ver sionsführung sowie einheitliche Wartungsund Supportaufgaben. Ebenso können SAP- Systeme mit ihren verschiedenen Lösungen und Anwen dun gen in ein Rechenzentrum zentral zusammengeführt werden, um Betriebskosten einzusparen. Referenzlösungen Werden SAP-Anwendungen als unterschiedliche Instanzen ausgeführt, können sie in einem System als eigener Mandant betrieben werden. Somit verringert sich die Anzahl der SAP- Systeme im Unternehmen für die Wartung und den zu leistenden Anwendersupport. Funktionale Templates Auf der Ebene der funktional optimierten Soft ware-templates von Accenture können Geschäftsprozesse für ausgewählte SAP-Anwendungen und Funktionalitäten zusammen gefasst sowie standardisiert werden. 10

11 Abb. 2: Rationalisierungseffekte in Abhängigkeit der Konsolidierungsstrategie Verschiedene Ansätze zur ERP-Konsolidierung mit unterschiedlichen Leveln der Prozessharmonisierung Hoch Komplexität Niedrig Lösungen 1 Prozessharmonisierung* Greenfield- Ansatz mit neuem Template 2 Referenzlösung (Ansatz des führenden Systems) 3 Technische Konsolidierung Beschreibung Entwicklung eines Templates basierend auf Best Practices des Unternehmens und der Branche; bestandsorientiert Aufnahme aller juristischer Einheiten des Unternehmens in das Template Vollständige Prozessharmonisierung/ -standardisierung Größtmöglicher Geschäftsnutzen Ein (führendes) System und Prozesse als Template Geschäfte anderer Systeme in führende Systeme implementieren Prozessharmonisierung auf Grundlage des führenden Systems Ein System, einen Kunden als Ziel der Landschaft Migration von ERP-Systemen auf ein System sowie Konsolidierung der Kunden Rein technische Konsolidierung; Prozessharmonisierung nur im Falle eines Konflikts zwischen den Quell-Systemen Keine Prozess-oder Datenharmonisierung Ersparnisse bei Hardware und Betriebskosten Systemkonsolidierung* % % hoch % 30 80% mittel Organisatorische Änderungen 100% 0 30% gering/keine - nur IT *Zielerreichung Globale Templates für integrierte Prozesse Sofern unternehmensweit auf globaler oder internationaler Ebene einheitlich gültige Software-Templates zum Einsatz kommen, können einheitliche und durchgängige Geschäftsprozesse entstehen. Gleichzeitig eröffnet eine Standardisierung von SAP-Konfigura tionen die Möglichkeit, ein unternehmensweites und zentrales Application Management einzuführen. Während die technische Konsolidierung von SAP-Infrastrukturen den Administrationsaufwand reduziert und einen flexibleren Einsatz von Server- und Rechenzentrumskapazitäten ermög licht, ergeben sich durch die Harmonisierung von Geschäftsprozessen in der SAP- Lösung wesentliche Rationalisierungseffekte (Abbildung 2). Einheitliche Schnittstellen und zentrale Datenbanken tragen dazu bei, dass nach Erfahrung von Accenture eine SAP-Konsolidierung in kurzer Zeit bis zu 20 Prozent der SAP-Betriebskosten ein spart. So lassen sich etwa Batchläufe zum Datenabgleich signifikant verringern oder sind gänzlich verzichtbar. Ebenso vereinfacht sich zum Beispiel die Finanzkonsolidierung durch eine einheitliche oder sogar zentrale Kontenführung in der Finanzbuchhaltung ein enormes Einsparpotenzial. Die Reduzierung und Vereinheitlichung von unterschiedlichen Prozessen steigert zusätzlich die Qualität des SAP- Systems, die Effizienz der Arbeitsabläufe und führt zu geringeren Wartungskosten. 11

12 Accenture SAP Consolidation der Schlüssel zu High Performance Neben den reinen Kosteneffekten einer Konsolidierung von SAP-Systemen stehen für Unternehmen insbesondere der Mehrwert aus gesteigerter Agilität und Qualität aufgrund verbesserter Prozessabläufe und Datenstrukturen, geringerer Komplexität ihrer Softwareplattformen sowie eine signifikant verbesserte Wachstumsfähigkeit im Fokus. Sie schaffen sich so die Grundlage, mit einer verbesserten Kostenstruktur IT-Investitionen strategischer einzusetzen und Neuausrichtungen an Markt- und Kundenanforderungen mit ihren SAP-Anwendungen schneller umzusetzen. Vor allem sind strategische M&A-Vorhaben mit einer unternehmensweit vereinheitlichten, konsolidierten SAP-Anwendungslandschaft wesentlich einfacher umzusetzen. Der Aufwand für die Integration neuer Unternehmensbereiche und die Anbindung ihrer IT-Organisation verkürzt sich durch standardisierte Schnittstellen, einheitliche Software-Konfigurationen sowie reduzierte Testaufwände um bis zu 30 Prozent. Ebenso lassen sich Geschäfts bereiche über harmonisierte und standardisierte SAP- Systeme effizient und kostengünstig separieren. 12

13 Accenture unterstützt Unternehmen auf dem Weg zum High Performance Business mit Accenture SAP Consolidation, einem umfassenden Leistungspaket aus Services, Tools und Methoden für die Konsolidierung von SAP-Systemen. Auf ihrem Weg zum Spitzenunternehmen ihrer Branche setzen viele auf den ganzheitlichen Ansatz von Accenture als führendem SAP-Dienstleister, der Prozesse, Daten, Anwendungen und Infrastruktur bei der Umsetzung von SAP-Konsolidierungen berücksichtigt. Dazu gehört auch ein begleitendes Change Management, um Organisationsänderungen und optimierte Arbeitsabläufe von Anwendern effektiv in den Praxis alltag zu überführen. Die System- und Prozessharmonisie rung aus einer Hand, verbunden mit stan dardisierten Werk zeugen und Methoden, schafft so die Voraussetzung, das Kernstück in der Unternehmens-IT nämlich die SAP-Landschaft sicher, nachhaltig und erfolgreich für Wachstum und Agilität auszurichten. 13

14 Mit Accenture SAP Consolidation nutzen Unternehmen einen individuellen Mix aus industrialisierten Services, Best-of-breed-Methoden und standardisierten Werkzeugen. Dabei erfolgt die Leistungserbringung für die SAP-Services und -Beratung über das Accenture Global Delivery Network, das On-, Near- und Offshore-Ressourcen kostenoptimal einsetzt und ein hohes Maß an Effizienz sowie Standardisierung gewährleistet. Laut Analystenhaus PAC macht das tiefe Prozesswissen in nahezu allen Branchen Accenture für Unternehmen in Deutschland zur ersten Wahl, wenn es um die Umsetzung von SAP- Projekten oder SAP-Implementierungen geht. 2 Dabei setzen diese Unternehmen auf die über 30-jährige Erfahrung von Accenture aus weltweiten SAP-Projekten jeder Größenordnung. Mit der Konsolidierung ihrer SAP-Systeme forcieren High Performance-Unternehmen die Optimierung ihrer Anwendungslandschaft, schaffen sich durch Kosteneinsparungen neuen Gestaltungsspielraum und die Chance, neue Geschäftsmodelle mit ihren Geschäftsanwendungen von SAP jederzeit optimal und kosteneffizient unterstützen zu können. 2 Quelle: Pierre Audoin Consultants, PAC Radar Kurzreport, SAP Consulting & Systems Integration 2010, März

15 Informationen zu Accenture Accenture ist ein weltweit agierender Managementberatungs-, Technologie- und Outsourcing-Dienstleister mit rund Mitarbeitern, die für Kunden in über 120 Ländern tätig sind. Das Unter nehmen bringt umfassende Pro jekt er fahrung, fundierte Fähigkeiten über alle Branchen und Unter nehmensbereiche hinweg und Wissen aus qualifizierten Analysen der weltweit erfolgreichsten Unternehmen in eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit seinen Kunden ein. Accenture erwirtschaftete im ver gangenen Fiskaljahr (zum 31. August 2010) einen Nettoumsatz von 21,6 Mrd. US-Dollar. Die Internetadresse lautet Kontakt Dr. Max Schaifers Executive Partner Campus Kronberg Kronberg Ts Daniel Baur Partner Börsegebäude, Schottenring 16 A-1010 Wien Stefan Waelchli SAP Lead Schweiz Fraumünsterstrasse 16 CH Zürich sapconsolidation@accenture.com 15

16 Copyright 2011 Accenture All rights reserved. Accenture, its logo, and High Performance Delivered are trademarks of Accenture.