Kundeninformation SEPA-Checkliste für Unternehmer

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1 Kundeninformation SEPA-Checkliste für Unternehmer

2 SEPA-Information für Unternehmer SEPA ist die Abkürzung der englischen Bezeichnung Single Euro Payments Area und soll den bargeldlosen Zahlungsverkehr harmonisieren. Ein EU-weites Projekt, das den Finanzverkehr von insgesamt 32 europäischen Ländern vereinheitlichen soll. Für die Zahlungsverkehrsabwicklung sind Formate, Regeln und Systeme notwendig, welche bisher von Land zu Land unterschiedlich waren. Mit SEPA werden diese unterschiedlichen nationalen Zahlungssysteme von einem neuen einheitlichen Standard abgelöst. Damit wird der bargeldlose Zahlungsverkehr innerhalb der Teilnehmerländer so standardisiert, dass es keine Unterschiede zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen mehr gibt. Zahlungsverkehr einheitlich, effizienter und sicherer! Teilnehmende Länder Zahlungen, die bestimmte Merkmale erfüllen, in und von folgenden Ländern sind SEPA-Zahlungen: Belgien Großbritannien Malta Schweden Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Irland Island Italien Lettland Liechtenstein Litauen Luxemburg Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Slowakei Slowenien Spanien Tschechien Ungarn Zypern 2

3 SEPA-Produkte Folgende SEPA-Zahlungsverkehrsinstrumente sind für Bankkunden bereits nutzbar: SEPA Credit Transfer (SEPA-Überweisung) SEPA Direct Debit CORE (SEPA-Lastschrift) SEPA Direct Debit B2B (SEPA-Firmenlastschrift) SEPA-Kartenzahlungen SEPA-Migration in Österreich Anfang 2012 wurde vom europäischen Gesetzgeber eine Verordnung verabschiedet, welche regelt, bis wann die jeweiligen nationalen Zahlungsverkehrsinstrumente auf die neuen SEPA-Verfahren umgestellt werden müssen. Gemäß EU-Verordnung vom muss somit auch in Österreich bis die vollständige Umstellung auf die neuen SEPA-Verfahren abgeschlossen sein. Tipps für den Umstieg Um die SEPA-Instrumente nutzen zu können, sind kundenseitig organisatorische Anpassungen notwendig. Die nachstehende Aufstellung zeigt Ihnen, welche Änderungen für Sie als Unternehmer zu beachten sind, wo Änderungen durchzuführen sind und wo Sie Informationen dazu erhalten. Was? Wo? Information bei Informieren Sie die MitarbeiterInnen in Ihrem Unternehmen schon jetzt, damit diese sich optimal auf alle Neuerungen in der Zahlungsverkehrsabwicklung vorbereiten können. MitarbeiterInnen in internen Abteilungen (z.b.: Buchhaltung, Verrechnung, etc.) Apobank Erfragen Sie von Ihren inländischen Geschäftspartnern deren IBAN und hinterlegen Sie diese in Ihren internen Systemen. Fragen Sie ausländische Geschäftspartner zusätzlich nach dem BIC deren Kreditinstitut und hinterlegen Sie diese ebenfalls in Ihren internen Systemen. Finanzbuchhaltung Electronic-Banking Apobank Software-Lieferant Erfragen Sie von Ihren Mitarbeitern deren IBAN und hinterlegen Sie diese in Ihrem Gehalts- und Lohnverrechnungsprogramm. Bei grenzüberschreitenden Überweisungen fragen Sie zusätzlich nach dem BIC der Empfängerbank und hinterlegen Sie diese ebenfalls in Ihrer Gehalts- und Lohnverrechnung. Finanzbuchhaltung Lohnverrechnung Electronic Banking Apobank Software-Lieferant 3

4 Geben Sie auf Ihren Geschäftsunterlagen Ihre Kontoverbindungsdaten in Form von IBAN und BIC an. Damit können auch Ihre Geschäftspartner, z.b. beim Begleichen Ihrer Rechnung, die neuen SEPA-Verfahren nutzen. Geschäftsunterlagen Briefpapier Formulare etc. Versenden Sie an Kunden zur Begleichung von Rechnungen nur noch die neue SEPA- Zahlungsanweisung. Haben Sie noch Vorräte an alten Belegen? Brauchen Sie diese auf und steigen Sie rechtzeitig auf den neuen SEPA-Beleg um. Alte Belege können nur mehr in der Übergangsfrist bis spätestens verwendet werden. Bedrucken Sie Zahlungsanweisungen selbst. So stellen Sie Ihren Belegdruck rechtzeitig auf den neuen SEPA-Beleg um. Rechnungen Belege Apobank Software-Lieferant Sind Ihre Finanzbuchhaltung und sonstigen internen Systeme FIT for SEPA? Prüfen Sie, ob Ihre Systeme für SEPA gerüstet sind und besprechen Sie etwaige notwendige Anpassungen mit dem Lieferanten der jeweiligen Software. Finanzbuchhaltung Lohnverrechnung Sonstige interne Systeme Software-Lieferant Wenn Sie in Ihren internen Systemen Zahlungsaufträge im EDIFACT-Format (Paymul) erstellen, so stellen Sie diese auf die neuen SEPA-XML-Formate um. Finanzbuchhaltung Sonstige Systeme Software-Lieferant Wenn Sie Einzugsverfahren nutzen, so optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe hinsichtlich der für die neuen SEPA-Verfahren geltenden Regeln. Creditor-ID: Dient der eindeutigen Identifizierung des Zahlungsempfängers. Mandat: Autorisierungsvereinbarung zwischen Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigen Pre-Notification: Info an Zahlungspflichtigen, wie die Einzüge zukünftig erfolgen werden. Finanzbuchhaltung Electronic-Banking Apobank 4

5 IBAN International Bank Account Number Die IBAN ist die internationale Darstellung einer Bankverbindung und besteht größtenteils aus den Zahlen, die bereits heute in einem Zahlungsauftrag anzugeben sind. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass die Angaben von Empfänger (Konto) und Empfängerbank (Bankleitzahl) in einer Kolonne zusammengefasst sind und durch vier zusätzliche Stellen ergänzt wurden. Im Detail setzt sich die IBAN aus dem ISO-Länderkennzeichen, einer Prüfziffer, der Bank-Identifikation (Bankleitzahl) und der Kontonummer zusammen. Je nach nationaler Spezifikation kann die IBAN unterschiedlich lang sein, jedoch maximal 34-stellig. Eine österreichische IBAN besteht immer aus 20 Stellen. Beispiel österreichische IBAN: Länderkennzeichen Bankleitzahl AT Prüfziffer Kontonummer Die integrierte Prüfziffer ermöglicht es, die IBAN des Empfängers auf Richtigkeit zu überprüfen, noch bevor die Zahlung durchgeführt wird. Kann man eine IBAN errechnen? Bitte errechnen Sie sich die IBAN Ihrer Zahlungsempfänger nicht selbst! Wenn keine eindeutigen Angaben zur IBAN auf Drucksorten, z.b. Rechnungen, ersichtlich sind, fragen Sie lieber den Zahlungsempfänger nach seiner IBAN. Bei Überweisungen kann eine falsch angegebene IBAN zu Rückleitungen und in Folge zu Kosten führen. Die formale Richtigkeit einer IBAN können Sie unter überprüfen. Wo ist die IBAN zu finden? Die IBAN ist auf Ihrem Kontoauszug und zusätzlich in der Electronic Banking-Umsatzübersicht ersichtlich. Jederzeit griffbereit ist die IBAN auch auf Ihrer Bankomatkarte. IBAN-Konvertierungsservice: Nutzen Sie das kostenlose Konvertierungsservice im Apobank Electronic-Banking und wandeln Sie schon jetzt Kontonummer und Bankleitzahl inländischer Geschäftspartner auf IBAN und BIC um. Dieses Service ist kostenlos und Sie erhalten nach kurzer Zeit die geprüften und konvertierten Empfängerdaten direkt in Ihr Apobank Electronic-Banking retour. Natürlich kann dieses Service auch mehrmals genutzt werden, selbstverständlich immer kostenlos. 5

6 BIC Bank Identifier Code Der BIC ist die weltweit gültige und eindeutige Kurzbezeichnung einer Empfängerbank und ersetzt Bankleitzahl inkl. Name und Adresse einer Bank im Langtext. Zahlungsempfänger können den BIC ihrer kontoführenden Bank auch unter der Bezeichnung SWIFT-Code oder SWIFT-Adresse angeben. Der BIC besteht immer aus 8 bzw. mit Angabe einer Bankstelle aus 11 Stellen, z.b.: Beispiel 11-stellig: Bankidentifizierung Regionscode VBXYATXYABC Länderkennzeichen Bankstelle Wo ist der BIC der kontoführenden Bank zu finden? Er ist auf Ihrem Kontoauszug und zusätzlich in der Electronic-Banking-Umsatzübersicht ersichtlich. Jederzeit griffbereit ist der BIC auch auf Ihrer Bankomatkarte. BIC bei Inlandszahlungen Bei Zahlungen innerhalb von Österreich ist die Angabe des BIC nicht notwendig, da die IBAN auch die Bankleitzahl enthält, woraus die Empfängerbank eindeutig identifiziert werden kann. BIC bei Auslandszahlungen Bei grenzüberschreitenden Zahlungen innerhalb der EU muss noch bis zusätzlich zur IBAN auch der BIC angegeben werden. 6

7 SEPA Credit Transfer Der SEPA Credit Transfer (SEPA-Überweisung) ähnelt in weiten Bereichen der früheren EU-Standard- Überweisung, jedoch entfällt dabei seit die Betragsobergrenze von Euro ,00. Diese elektronischen Zahlungen basieren auf den neuen XML-Formaten. Dabei wird der Überweisungsbetrag unter Berücksichtigung der Cut-off-Zeiten bereits am nächsten Bankarbeitstag auf dem Empfängerkonto gutgeschrieben. Seit Jänner 2008 wird die SEPA-Überweisung (XML-Formate) von den Kreditinstituten parallel zu den bisherigen nationalen Überweisungen (EDIFACT-Formate) angeboten. Wie kann eine SEPA-Überweisung beauftragt werden und was ist dabei zu beachten? Eine SEPA-Überweisung kann elektronisch direkt im Apobank Electronic-Banking beauftragt werden. Dabei ist zu beachten, dass das Konto des Begünstigten mittels IBAN (International Bank Account Number) und dessen Kreditinstitute durch den BIC (Bank Identifier Code), an Stelle der Bankleitzahl, identifiziert werden. Merkmale einer SEPA-Überweisung: Bankverbindung von Auftraggeber und Empfänger ist in Form von IBAN und BIC anzugeben Überweisungsbetrag in Euro Überweisung auf Konten in Länder der EU, Island, Monaco, Norwegen, Liechtenstein oder der Schweiz Auftraggeber und Empfänger tragen jeweils nur die Spesen der eigenen Bank Garantierte Durchführungsfrist bis zur Gutschrift beim Empfänger-Kreditinstitut bei elektronischer Anlieferung max. ein Bankarbeitstag (in Papierform max. zwei Bankarbeitstage) Was ist bei grenzüberschreitenden SEPA-Überweisungen zu beachten? Bei grenzüberschreitenden Zahlungen ist die BIC noch bis verpflichtend anzugeben. Es ist nur die Spesenoption Spesenteilung (SHA) zulässig. Verwendungszweck vs. Zahlungsreferenz: Seit 2011 gilt für den österreichischen Zahlungsverkehr eine SEPA-bedingte Änderung bei Zahlungsaufträgen. Die Zahlungsreferenz (ehem. Kundendaten) kann nicht mehr gemeinsam mit einem Verwendungszweck zur Empfängerbank weitergeleitet werden. Ist keine Zahlungsreferenz angegeben, wird der Verwendungszweck übertragen. 7

8 SEPA-Zahlungsanweisung Dieser österreichische Einheitsbeleg für Überweisungen löst die bisher gebräuchlichen Belege vollständig ab. Damit verlieren Zahlschein, Überweisung, Erlagschein und EU-Standard-Überweisung spätestens mit ihre Gültigkeit. Wichtigste Neuerungen: Bankverbindung von Auftraggeber und Empfänger ist in Form von IBAN und BIC anzugeben Aus Mehrzweckfeld zur Zahlungsreferenz Kodierzeile enthält nur noch Information zu Belegart und Betrag Neue Zahlungsanweisung: Apobank-Tipp! Wenn Sie an Kunden zur Begleichung von Rechnungen Belege verschicken, so beachten Sie bitte, dass die bisherigen alten Belege nur mehr in der Übergangsfrist bis maximal verwendet werden können. Wenn Sie noch Vorräte an alten Belegen haben, so brauchen Sie diese auf und steigen Sie so schnell wie möglich auf den neuen SEPA-Beleg um. Bedrucken Sie Zahlungsanweisungen selbst, so stellen Sie Ihren Belegdruck rechtzeitig auf den neuen SEPA-Beleg um. Die technische Spezifikation zur SEPA-Zahlungsanweisung steht Ihnen unter als Download zur Verfügung. Lassen Sie vor einer Massenproduktion einen Testdruck durch Ihre Bank überprüfen. 8

9 SEPA-Lastschriften Mit SEPA-Lastschriften können Sie als Unternehmer Euro-Beträge nun auch grenzüberschreitend von Konten Ihrer Kunden einziehen. Ihre Bank unterstützt dazu zwei unterschiedliche Verfahren: SEPA Direct Debit CORE Die Abwicklung von SDD CORE ist ähnlich dem österreichischen Einzugsverfahren. Jedoch muss der Zahlungsempfänger (Creditor) vom Zahlungspflichtigen (Debitor) ein Mandat (Auftrag) einholen und dafür eine eindeutige Mandatsreferenz vergeben. SEPA Direct Debit B2B Die SEPA-Firmenlastschrift ermöglicht Einzüge in Euro ausschließlich zwischen Unternehmen. Der Unterschied zu SEPA Direct Debit CORE besteht darin, dass der Zahlungsempfänger das Mandat nach Unterfertigung bei seiner Hausbank eintragen lassen muss. Ist am Fälligkeitstag ( due-date ) kein Mandat bei der Bank des Zahlungspflichtigen gespeichert, wird der Einzug automatisch abgelehnt. Weiters hat der Zahlungspflichtige bei SEPA-Firmenlastschriften kein Einspruchsrecht. Nur seine Bank kann z.b. mangels Deckung eine Rückrechnung vornehmen. Die Merkmale einer SEPA-Lastschrift: Bankverbindung von Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem sind in Form von IBAN und BIC angegeben. Zahlungsempfänger benötigt eine Creditor-ID (CID). Das SEPA-Lastschriftverfahren sieht zusätzlich zur Übermittlung eines Mandats auch die Übermittlung einer Creditor-ID vor. Die Vergabe und Verwaltung der Creditor-ID s an den Zahlungsempfänger erfolgt durch die Österreichische Nationalbank (OeNB). Ihre Apobank unterstützt Sie gerne bei der Beantragung einer Creditor-ID. Für den Einzug muss der Zahlungsempfänger ein Mandat vom Zahlungspflichtigen einholen und dafür eine eigene Mandatsreferenz vergeben. Bei strittigen Einzügen kann vom Zahlungspflichtigen innerhalb einer Frist von 8 Wochen ab Einzugsdatum ohne Angabe von Gründen Einspruch eingelegt werden. Bei nicht autorisierten Einzügen, z.b. kein Mandat vorhanden, gilt eine Frist von bis zu 13 Monaten. Unternehmen können mit ihren Kunden einen Fälligkeitstermin vereinbaren, womit dem Zahlungspflichtigen der Tag der Kontobelastung bekannt ist und er für entsprechende Kontodeckung sorgen kann. Der Zahlungsempfänger ist verpflichtet, spätestens 14 Tage vor Fälligkeit der SEPA- Lastschrift, den Zahlungspflichtigen, z.b. mittels einer Rechnung, über Höhe und Termin des einzuziehenden Betrages zu informieren. Die Basis für einen Einzug ist jeweils ein Mandat, das der Zahlungspflichtige dem Zahlungsempfänger erteilt. Das Mandat ist die Autorisierungs-Vereinbarung zwischen Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigen. Es ist in Schriftform und in der Landessprache des Debitors und in Englisch auszufolgen. 9

10 Das Mandat muss folgende Punkte enthalten: Bezeichnung SEPA Direct Debit Mandat Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers (Creditor) Creditor-ID Mandatsreferenz Name und vollständige Anschrift des Zahlungspflichtigen (Debitor) IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen Zahlungsart: einmalig oder wiederkehrend, erster bzw. letzter Einzug Ort und Datum der Unterschrift inkl. einem Unterschriftsfeld für den Zahlungspflichtigen 10

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