Anleitung zum Ausfüllen der Kostenrechnung CURAVIVA Kanton Appenzell Ausserrhoden ab Geschäftsjahr 2014

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1 Anleitung zum Ausfüllen der Kostenrechnung CURAVIVA Kanton Appenzell Ausserrhoden ab Geschäftsjahr 2014 Alle Rechte sind bei Kanton Appenzell Ausserrhoden Departement Gesundheit Amt für Soziale Einrichtunge Kasernenstrasse Herisau Tel Copyright und Vertrieb: 1

2 Die auf der Pflegeheimliste Appenzell Ausserrhoden zugelassenen Alters- und Pflegeheime sind ab 2015 verpflichtet, ihre Kostenrechnung nach den Empfehlungen von CURAVIVA zu erstellen und dem, einzureichen. Die vorliegende Kostenrechnung basiert auf dem Grundmodul Kostenrechnung für Alters- und Pflegeheime CURAVIVA Schweiz. Dieses Modul ist auch Basis für das Ausfüllen der SOMED- Statistik und wird von den meisten Kantonen als Grundlage zur Taxberechnung empfohlen. Für den Kanton Appenzell Ausserrhoden wurden, in Abweichung zum Grundmodell, folgende Ergänzungen vorgenommen: - Ergänzung einer zusätzlichen Erfassungsmaske mit Angaben zur Taxordnung. - Erweiterung des Tabellenblattes DB-Kontrolle mit dem Nachweis von Deckungsdifferenzen für die Leistungsbereiche Betreuung und Pension. 1. Formatierung: Ein Teil der Auswertungen ist für den Ausdruck auf Grösse A3 vorgesehen, um die Lesbarkeit auf Papier zu verbessern. Können Sie keinen Ausdruck auf A3 vornehmen, passen Sie bitte die Auswertungen Ihrem Drucker an. Die Tabellenreiter sind farblich markiert. Grau hinterlegt ist das Manual, welches die Standard- Anleitung zum Kostenrechnungs-Tool CURAVIVA Schweiz enthält sowie die Plausibilisierung, mit welcher Sie die Abstimmung der eingegebenen Daten kontrollieren können. In den gelb hinterlegten Tabellenreitern befinden sich jene Tabellenblätter die Sie ausfüllen müssen. Die roten Tabellenreiter sind Auswertungen zum Beispiel Kostenträger2 sowie alle SOMED-Tabellen. 2. Automatischer Datenimport: Wenn Sie eines der gängigen Heimsoftwareprogramme für ihre Buchhaltung im Einsatz haben und die Kostenrechnung in ihrem Betrieb dynamisch geführt wird (jeder Erfolgsrechnungsbuchung wird beim Buchen eine Kostenstelle zugewiesen), dann empfehlen wir Ihnen, mit Ihrem Software-Lieferanten die Möglichkeit eines Datenexportes in die vorliegende Tabelle zu prüfen. Übertragungsfehler können so minimiert werden. Für das weitere Vorgehen füllen Sie die Tabellenblätter in der vorgegebenen Reihenfolge von links nach rechts aus. 3. Heimangaben: Geben Sie im gelben Bereich die Angaben zum Heim ein, für welches Sie die Kostenrechnung erstellen. Die BUR-Nr. ist die Identifikationsnummer des Heimes. Entnehmen Sie dies bitte der jährlichen SOMED-Statistik. Kreuzen Sie an, welche Kostenstellen Sie in Ihrem Betrieb nicht führen. Drücken Sie dann auf OK und die Tabellenblätter bzw. Zeilen werden entsprechend ausgeblendet. 4. Umlagen: In dieser Tabelle werden zum einen die angewendeten Umlageeinheiten definiert und zum anderen die Werte pro Umlageeinheit erfasst. Der für die Eingabe zugelassene Bereich ist rot gepunktet markiert. In den Zeilen 11 34, Spalte E kreuzen (x) Sie die Einheiten an, auf denen die Umlagen in Ihrem Heim basieren. Kreuzen Sie pro Hilfskostenstelle nur eine Einheit an. Im Bereich Vor- und Rückumlagen Zeilen 47 57, Spalten F AK geben Sie ihre definitiv erhobenen Werte für die Umlagen (m2 etc.) auf nachgelagerte Hilfs- und Hauptkostenstellen, sowie Umlagen auf Nebenbetriebe ein. In der "Kostenstellenrechnung" werden nun die Umlagen automatisch aufgrund der hier eingegebenen Werte vorgenommen. Copyright 2

3 5. Kostenstellenrechnung: Das Abfüllen kann entweder automatisch durch Ihre Software erfolgen oder Sie müssen das Ausfüllen manuell vornehmen. Der mögliche Eingabebereich ist auch hier rot gepunktet hinterlegt. Aufwand und Ertrag werden aus der Finanzbuchhaltung des Betriebes in der Spalte C eingegeben. Aufwand und Ertrag werden nach sachlichen und zeitlichen Kriterien abgegrenzt und die sich daraus ergebenden Kosten den Kostenstellen zugeteilt. Prüfen Sie, ob das Ergebnis gemäss Finanzbuchhaltung mit dem Total Spalte C / Zeile 69 übereinstimmt. In der Spalte D wird die Abgrenzung zwischen der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung eingesetzt. In der Regel ist das der Unterschied zwischen den kalkulatorischen Abschreibungen und Zinsen (Vollkostenrechnung) und den in der Finanzbuchhaltung effektiv verbuchten Abschreibungen und Zinsen. In der Kostenrechnung setzen Sie die Abschreibungen und Zinsen gemäss Ihrer Auswertung Anlagebuchhaltung ein. Sollten Sie trotz gesetzlicher Vorschrift die Anlagebuchhaltung noch nicht erstellt haben, bietet Ihnen das Amt für Soziale Einrichtungen eine Hilfstabelle an, mit welcher Sie die Werte gemäss Gebäude- und Sachversicherungssumme grob ermitteln können. Diese Tabelle können Sie beim Amt für Soziale Einrichtungen beziehen. Sozialleistungen: In der Zeile 21 ist eine Formel eingegeben, welche die Sozialleistungen gemäss den Lohnanteilen verteilt, die der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet werden. Diese Formel kann überschrieben werden, wenn Sie die Sozialleistungen gemäss Ihrer dynamisch geführten Kostenrechnung effektiv verteilen möchten. Sämtlichen Erlöspositionen muss ein Minuszeichen vor dem Betrag vorangestellt werden. Beachten Sie, dass die Erlöse aus Nebenleistungen in den Zeilen eingetragen werden, jene der Hauptleistungen (inkl. MiGeL und SL) in den Zeilen Kosten und Leistungen für alle Nebenbetriebe sind unter der Spalte AK einzutragen. Kontrollieren Sie, dass das Ergebnis Finanzbuchhaltung +/- Abgrenzung mit dem Ergebnis nach Kostenrechnung übereinstimmt (Spalte AM/Zeile 69). 6. Kostenträger1 stat. APH: In der Kostenträgerrechnung Stufe 1 wird ausschliesslich die Verteilung zwischen KVGpflichtigen und nicht KVG-pflichtigen Kosten mittels Zuweisung in % vom Total pro Kostenart der Kostenstelle 110 Pflege und Betreuung vorgenommen. Als Verteilschlüssel sind die Vorgabewerte gemäss Richtlinien zur Kostenrechnung des Departementes Gesundheit, Amt für Soziale Einrichtungen hinterlegt. Wenn Sie eine fundierte Erhebung in Ihrem Betrieb vorgenommen haben (z.b. CURAtime) können Sie den Prozentanteil KVG-pflichtig (Spalte M) bei den Kostenarten des Pflegepersonals (Zeile 12-15) überschreiben. Die Aufteilung auf die beiden Kostenträger KVG-pflichtige Pflege und nicht KVG-pflichtige Pflege und Betreuung ergibt immer 100%. Die nachfolgenden Sachkosten und Umlagen werden automatisch im gleichen Verhältnis der Lohnsumme verteilt. Wenn Sie aus Ihrer Anlagebuchhaltung einen anderen Verteilschlüssel für Abschreibungen und Zinsen ermittelt haben, kann dieser überschrieben werden. Felder, die nicht gelb markiert sind, beinhalten keine KVG-pflichtigen Kosten. Daher ist keine Eingabe auf diesen Zeilen möglich. Copyright 3

4 7. Kostenträger2 stat. APH: Geben Sie in den rot gepunkteten Feldern in Spalte C die Anzahl Pensions- und Pflegetage ein. Unterscheiden Sie zwischen Abwesenheit und "Anwesend, nicht eingestuft" = Stufe 0. Für die Berechnung der Pflegeminuten ist eine Formel hinterlegt mit den Durchschnittswerten pro Stufe. Wenn Sie die effektiven Pflegeminuten pro Stufe haben, überschreiben Sie diese Formeln. Wenn Sie aus Ihrem Pflegeaufwanderfassungssystem nur eine Auswertung mit BESA-Punkten erhalten, so rechnen Sie die Punkte um in Minuten. Der Wert pro Punkt beträgt aktuell 3 Minuten. (Berechnungsbeispiel Punkte = Minuten). Prüfen Sie das Total mit Ihren Angaben. Das Total der verrechneten Pensionstage muss mit Ihren Angaben in der SOMED-Statistik übereinstimmen. Die Totalisierung und Kostenberechnung wird vom System vorgenommen. Die Auswertung dient der Überprüfung der Taxen für die einzelnen Leistungen. 8. Plausibilisierung: Kontrollieren Sie nach Abschluss Ihrer Eingaben in den nachfolgenden Tabellen, ob alle Einträge rechnerisch richtig erfolgt sind. Sind hier alle Felder im grünen Bereich mit OK bezeichnet, so wurden alle Kosten und Nebenerlöse richtig verteilt und die Umlagen korrekt berechnet. Sind hier jedoch einige Felder im roten Bereich mit Fehler gekennzeichnet so liegt ein rechnerisches Problem vor. Tritt der Fehler im Bereich der Kontenzeilen auf, so prüfen Sie in der Tabelle Kostenstellenrechnung, ob nicht alle Kosten gemäss Erfolgsrechnung auf die Kostenstellen verteilt wurden (Kontrolltotal Spalte AM). Möglicherweise handelt es sich nur um Differenzen im Rappenbereich, welche Sie dann auf einer der Kostenstellen entsprechend ausgleichen müssen. Wir empfehlen daher die Werte immer in Franken und Rappen zu erfassen. Tritt ein Fehler im Bereich der Umlagen auf, prüfen Sie ob für alle Kostenstellen mit Beträgen auch ein Umlageschlüssel definiert wurde. 9. Taxordnung: Geben Sie in dieser Tabelle Ihre Pflegetaxen, Betreuungstaxen und Pensionstaxen gemäss Ihrem Taxreglement ein. Die Tabelle dient zum Vergleich der Kosten pro Leistungsbereich mit den verrechneten Taxen. 10. DB-Kontrolle stat. APH: Die Auswertung ist informativ zur Kontrolle der Kostendeckung der Leistungsbereiche KVGpflichtige Pflege, Betreuung und Pension. 11. E0 Hilfs-KST & Tages-Nacht-Str. / E1 Kosten APH / E2 Ertrag APH / E3 Ergebnis + Defizitdeckung: Wenn die Plausibilisierung keine Fehler ausweist, können Sie die Tabellenblätter E0 / E1 / E2 und E3 ausdrucken. Die Darstellung ist identisch mit den Tabellen der SOMED-Statistik, so dass Sie die Daten 1:1 übertragen können. 12. Leistungen der Akut- und Übergangspflege: Erbringen Sie in Ihrem Betrieb Leistungen im Bereich der Akut- und Übergangspflege, so sind die Tabellenblätter Kostenträger1 Akut+Überg / Kostenträger2 Akut+Überg auszufüllen. Das Vorgehen hierbei ist identisch mit den oben aufgeführten Punkten für den Bereich Langzeitpflege. Copyright 4

5 13. Ausgeblendete Tabellenblätter: In der Datei bestehen ausgeblendete Tabellenblätter. Bitte lassen Sie diese auch ausgeblendet. Sie sind für Heime im Kanton Appenzell Ausserrhoden nicht relevant und müssen nicht ausgefüllt werden. 14. Weitergehende Informationen: Die Tabellenblätter sind mit einem Passwortschutz versehen um das Überschreiben von Formeln zu vermeiden. Für weitergehende Informationen verweisen wir auf das detaillierte Handbuch der Koordinationsgruppe Langzeitpflege Schweiz (KGL), welches beim Verband CURAVIVA Schweiz bezogen werden kann. Der Verband bietet auch Kurse zu den Themen Kostenrechnung und Anlagebuchhaltung an. Für Fragen steht den Mitgliedern von CURAVIVA Schweiz die kostenlose* Hotline für Fragen zum Rechnungswesen unter Tel. 031 / zur Verfügung. *15 Minuten gratis Copyright 5