Auftragsdatenverarbeitung aus Sicht eines RZ-Anbieters. Brüssel, 27. November 2012 Rudolf Berthold Gerhard, Datenschutzbeauftragter, DATEV eg

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1 Auftragsdatenverarbeitung aus Sicht eines RZ-Anbieters Brüssel, 27. November 2012 Rudolf Berthold Gerhard, Datenschutzbeauftragter, DATEV eg

2 Themen 1. DATEV eg 2. Der Datenschutzbeauftragte bei der Auftragsdatenverarbeitung 3. Ausblick 2

3 Auftrag und Mitglieder unsere Mitglieder (ca ): Steuerberater Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer vereidigte Buchprüfer Sozietäten und Partnergesellschaften Gesellschaften der Berufsangehörigen unser Auftrag: Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit unserer Mitglieder wirtschaftliche Förderung unserer Mitglieder Unterstützung bei allen Dienstleistungen Zukunft gestalten. Gemeinsam Rudolf Berthold Gerhard, DATEV eg 3

4 Unser Angebot Kennzahlen Gründung: 1966 Anzahl Mitglieder: ca Mitarbeiter: Gehaltsabrechnungen/Monat: > 11 Mio. Finanzbuchführung: 2,5 Mio. Unternehmen Rudolf Berthold Gerhard, DATEV eg 4

5 Verhaltenskodex Code of Business Conduct Art. 2, Datenschutz und Datensicherheit Für DATEV als berufsständischen Datenverarbeitungs-Dienstleister haben Datensicherheit und Datenschutz oberste Priorität und sind von grundlegender Bedeutung. DATEV steht für außergewöhnlich hohe Standards in diesem Bereich. Dies gilt in besonderer Weise für personenbezogene Daten, aber auch für Geschäftsdaten. Allen Mitarbeitern obliegt in diesem Zusammenhang eine besondere Verantwortung. Alle Mitarbeiter wahren die strikte Vertraulichkeit von Mitglieds- und Mandantendaten, insbesondere von Auftragsdaten. DATEV verlangt von allen Geschäftspartnern die Einhaltung der Verpflichtungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sowie zur Wahrung der Vertraulichkeit. 5

6 Begleitung der Aktivitäten zur Modernisierung des EU-DS Stellungnahme zur Online-Konsultation Stellungnahme zur Online-Konsultation Position zum Entwurf DS-GVO Dezember 2009 November 2010 Oktober 2012 Vertrauen auf zuverlässigen Datenschutz einfache und transparente Regelungen gemeinsame Standards für Authentisierungs- und Verschlüsselungsverfahren Harmonisierung als Schlüssel für Markterfolg Selbstregulierung und Förderung von Verhaltenskodizes Begrüßung von Privacy by Design hohes Schutzniveau für Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen Begrenzung des administrativen Aufwands für Datenschutzfolgeabschätzungen Stellung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten zentrale Verantwortung bei Auftragsdatenverarbeitung Verhältnismäßigkeit der Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen beachten Berücksichtigung der Berufsgeheimnisträger einheitliches Konzept für Datenschutzbeauftragten Adobe Acrobat Document Adobe Acrobat-Dokument Verhaltensregeln und Zertifikate Adobe Acrobat-Dokument 6

7 Themen 1. DATEV eg 2. Der Datenschutzbeauftragte bei der Auftragsdatenverarbeitung 3. Ausblick 7

8 Aufgaben des Datenschutzbeauftragten generell grundsätzliche Pflicht des Unternehmens Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter Einführung von organisatorischen Maßnahmen und deren Kontrolle Durchführen der Vorabkontrollen (Privacy Impact Assessment) Überwachung von Maßnahmen der IT-Sicherheit Dokumentation der internen Meldepflichten (Verfahrensverzeichnis) Datenschutzbeauftragter (DSB) entlastet und unterstützt Berücksichtigung bereichsbezogenen Hintergrundwissens praxisgerechte Richtlinien und Regelungen z. B. bei Videoüberwachung, Persönlichkeitsbewertung (Fähigkeiten, Leistung, Verhalten) z. B. Kontrolle des Einsatzes von Verschlüsselungstechniken Dokumentation 8

9 Datenschutzbeauftragter bei der Auftragsdatenverarbeitung Beratung des Dienstleisters zu technischen und organisatorischen Maßnahmen Bring Your Own Device: Geschäftsdaten auf privaten Geräten strikte Weisungsgebundenheit gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen des Auftrags Hinwirken auf Dokumentation Einflussnahme auf die Umsetzung der vertraglichen Anforderungen Schriftlichkeit, Mindestinhalte Kontrolle der internen Prozesse und Maßnahmen Audit der Zutrittskontrolle für Produktionsflächen Kontrolle der eingesetzten Dienstleister Prüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Dienstleisters Steuerung und Koordination von Audits und Selbstverpflichtungen Information der Auftraggeber 9

10 Stellung und Aufgaben des Datenschutzbeauftragten Plicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten fördert Vertrauen in Datenverarbeitung Mitarbeiteranzahl kein sinnvolles Kriterium Gefährdungspotenzial einbeziehen Vertrauensstellung gegenüber Unternehmensleitung und Betroffenen erforderliche Fachkunde zielgerichtete Beratung durch Weisungsfreiheit Kündigungsschutz gewährleistet fachliche Unabhängigkeit Anspruch auf Fortbildung und Ausstattung Verschwiegenheitsverpflichtung 10

11 Nutzen durch Einsatz eines Datenschutzbeauftragten internes Fach-Know-how zu Datenschutz und IT-Sicherheit vertraut mit branchentypischen Fragestellungen vertraut mit unternehmenseigenen Prozessen und Ansprechpartnern Reduzierung der Inanspruchnahme der Aufsichtsbehörden interne Verarbeitungsübersicht statt offizielles Meldeverfahren interne Vorabkontrolle statt formelles, langwieriges Verfahren mit Aufsichtsbehörde 11

12 Themen 1. DATEV eg 2. Der Datenschutzbeauftragte bei der Auftragsdatenverarbeitung 3. Ausblick 12

13 Aspekte zur erfolgreichen Umsetzung der EU-DSGVO 1. Schutz der Berufsgeheimnisse bewahren Berufsgeheimnisschutz nicht aushebeln (z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater) 2. Auftragsverarbeitung zentrale Verantwortlichkeiten Verringerung des Dokumentationsaufwands 13

14 Aspekte zur erfolgreichen Umsetzung der EU-DSGVO 3. Zertifizierung/Verhaltenskodizes Selbstregulierung ermöglichen Festlegung von Verfahren zur Übernahme von Binding Corporate Rules 4. Datenschutzbeauftragter interne Übernahme von Kontrollaufgaben Entlastung der Unternehmen Weisungsfreiheit Verschwiegenheitsregelung Fachkundenachweis Weiterbildungsanspruch 14

15 Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? Rudolf Berthold Gerhard Datenschutzbeauftragter DATEV eg Nürnberg

16 16

17 Anhang Fundorte der veröffentlichten Stellungnahmen im Internet: Position der DATEV eg, Okt 2012: Stellungnahme der DATEV eg, Dez 2010: Stellungnahme der DATEV eg, Dez 2009: 17

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