Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt v6.0 (Stand 21. Mai 2015)

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1 Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt v6.0 (Stand 21. Mai 2015) Copyright Across Systems GmbH Der Inhalt dieses Dokuments darf ohne die schriftlich erteilte Genehmigung der Across Systems GmbH weder kopiert noch in sonstiger Art und Weise an Dritte weitergegeben werden. Obwohl alle Anstrengungen unternommen wurden, um die Richtigkeit des Inhalts zu gewährleisten, übernimmt weder die Across Systems GmbH noch der Autor die Verantwortung für Fehler oder Inhaltslücken dieses Dokuments oder für fehlerhafte Interpretationen des Inhalts. Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber.

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 ÜBER DIESE DOKUMENTATION Einführung Symbole Konventionen Weitere Informationen Feedback Dokumentversionen ACROSS ADMINISTRIEREN Benutzer anlegen Benutzer anlegen mit Windows-Authentifizierung Gruppen und Benutzer-Crowds anlegen Gruppen anlegen Benutzer-Crowds anlegen Profile anlegen Relationen anlegen QM-Listen anlegen Softkeys erstellen PROJEKTMANAGEMENT MIT ACROSS Projekte anlegen Mehrfache Zuweisung von Aufgaben Änderung des Workflows mehrerer Dokumente Reports erstellen Dokumenteneinstellungsvorlagen anlegen und anpassen Dokumenteneinstellungsvorlagen anlegen Dokumenteneinstellungsvorlagen anpassen Anwendungsbeispiel Word-Dokument Anwendungsbeispiel XML-Dokument Anwendungsbeispiel Bedingtes XML Formatvorlagen anlegen und bearbeiten Neue Formatvorlage anlegen Vorhandene Formatvorlagen bearbeiten Projekte abschließen Dokumente auschecken Projekte archivieren Projekte exportieren und importieren Projekte in Projekt-Dateien exportieren Projekte aus Projekt-Dateien importieren crossgrid Pakete erstellen und delegieren Delegierte Pakete abholen Abgeschlossene Pakete abliefern crosswan-aufgaben exportieren/importieren crosswan-aufgaben exportieren crosswan-aufgaben importieren crossgrid/crosswan crosstank-/crossterm-pakete importieren Projekte aus dem Archiv wiederherstellen ÜBERSETZEN UND KORRIGIEREN MIT ACROSS Dokumente übersetzen Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 2

3 Inhaltsverzeichnis 4.2 Übersetzungen korrigieren Quick Translate CROSSTANK Alignment von Übersetzungen Translation Memorys importieren Translation Memorys exportieren crosstank-datenpflege Attribute ändern Attribute ändern Mehrwertige Attribute in crosstank-einträgen aufspalten crosstank-einträge löschen crosstank-einträge mit mehreren Übersetzungen bereinigen Dubletten löschen Satzdubletten entfernen Satzdubletten nach Text entfernen Übersetzungsdubletten entfernen Dubletten-Definitionen Supportaktion: Satzdubletten zählen Supportaktion: Übersetzungsdubletten zählen CROSSTERM Terminologie importieren TBX-Format CSV-Format MultiTerm-Formate Star-Martif-Format Terminologie exportieren TBX-Format CSV-Format Benutzerdefinierte Filter anlegen Filtersets anlegen Benutzerdefinierte Layouts anlegen Verwaltung bibliographischer Quellen mit Hilfe von Indexen CROSSWAN: OFFLINE ARBEITEN ÜBER DAS INTERNET crosswan-aufgaben abholen crosswan-aufgaben abliefern Fehlende Schriftarten ergänzen CROSSWEB FÜR DIE BROWSERBASIERTE ARBEIT MIT ACROSS Projekte anlegen mit crossweb Dokumente auschecken mit crossweb Übersetzungen mit crossweb lektorieren SPEZIELLE WORKFLOWS UND AUFGABEN Dokumente partitionieren Dokumente aktualisieren Dokumente oder Projekte aktualisieren Aktualisierte Dokumente übersetzen DATENÜBERNAHME AUS FREMDSYSTEMEN Translation Memorys aus Trados Workbench Translation Memorys aus Star Transit Translation Memorys aus Passolo Terminologie aus Trados MultiTerm Export im TXT-Format Export im XML-Format mit MultiTerm ix Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 3

4 Inhaltsverzeichnis Export der Termbankdefinitionsdatei Terminologie aus Star TermStar INDEX Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 4

5 1 Über diese Dokumentation Einführung 1 Über diese Dokumentation In diesem Kapitel: Einführung (siehe unten) Symbole (Seite 5) Konventionen (Seite 6) Weitere Informationen (Seite 6) Feedback (Seite 7) Dokumentversionen (Seite 7) 1.1 Einführung Das vorliegende Handbuch richtet sich in erster Linie an Anwender, die sich auf einfache Weise in die grundlegenden Arbeitsabläufe von Across einarbeiten möchten. Hierzu stehen Ihnen ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung, die Sie durch die unterschiedlichen Arbeitsabläufe führen. Bitte beachten Sie, dass die Schritt-für-Schritt-Anleitungen die Arbeitsabläufe anhand von Beispieldaten darstellen. Da die Dokumente, mit denen Sie arbeiten, mitunter unterschiedliche Formen und Inhalte haben, können sich Unterschiede zu den dargestellten Anleitungen ergeben. Allgemeine Hinweise zur Bedienung von Across sind im vorliegenden Handbuch nicht enthalten. Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem Anwender-Handbuch Across im Überblick. Zahlreiche Querverweise weisen Sie auf weitere Informationen in diesem Handbuch hin. Die Dokumentation bezieht sich grundsätzlich auf den vollen Funktionsumfang des Programms, auch wenn einzelne Features in der von Ihnen erworbenen Produktvariante nicht zur Verfügung stehen. Die betreffenden Abschnitte sind entsprechend gekennzeichnet. Installationshinweise sind in diesem Anwender-Handbuch nicht enthalten, bitte verwenden Sie hierzu die Across QuickStarts bzw. das Across Administratoren-Handbuch. Diese Dokumentation wurde mit OfficeHelp umgesetzt Symbole In diesem Handbuch finden Sie Symbole und Konventionen, die Ihnen zur schnellen Orientierung dienen. Symbol Bedeutung Achtung Mit diesem Symbol werden Hinweise und Informationen eingeleitet, die Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 5

6 1 Über diese Dokumentation Konventionen entscheidend für die richtige Bedienung von Across sind. Tipp Mit diesem Symbol werden Tipps und hilfreiche Ratschläge gekennzeichnet, die die Arbeit mit Across erleichtern. Zusätzliche Informationen Dieses Symbol weist auf zusätzliche Informationen und Erklärungen hin, die dem besseren Verständnis des Gesagten dienen. Verweis Dieses Symbol weist auf weiterführende Informationen in anderen Kapiteln oder Dokumenten hin. Across Language Server Die mit diesem Symbol gekennzeichneten Funktionen stehen ausschließlich für den Across Language Server zur Verfügung, jedoch nicht für die Across Personal Edition. Optionale Komponenten Die mit diesem Symbol gekennzeichneten Funktionen stehen nur bei einer entsprechend ausgestatteten Lizenz des Across Language Server zur Verfügung. Neuerungen und Änderungen in Across v6.0 Dieses Symbol kennzeichnet Neuerungen und Änderungen in der Version 6.0 von Across. Zudem weist es auf Erweiterungen in der Dokumentation (z.b. hinzugefügte Kapitel) hin. YouTube-Videos und interaktive Tutorien Dieses Symbol verweist auf YouTube-Videos sowie auf interaktive Tutorien, die zum entsprechenden Thema im Internet unter zur Verfügung stehen. 1.3 Konventionen Zur besseren Lesbarkeit und Verdeutlichung wurden in diesem Handbuch folgende Schreibweisen gewählt: Tastenbezeichnungen, Namen von Menüs und Befehle werden fett und gesperrt dargestellt. Fachausdrücke sind kursiv gedruckt. 1.4 Weitere Informationen Across wird als Produkt kontinuierlich weiterentwickelt. Im Zuge dessen wird auch die Dokumentation stetig erweitert und aktualisiert. Die jeweils letzte Fassung sowie weitere Informationen rund um Across finden Sie unter Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 6

7 1 Über diese Dokumentation Feedback 1.5 Feedback Unser Ziel ist es, allen Across-Anwendern optimale Arbeitsbedingungen zu ermöglichen. Aus diesem Grund freuen wir uns über jegliche Anregung. Alle Angaben, Texte und Abbildungen wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und zusammengestellt. Trotzdem sind Fehler nie ganz auszuschließen. Bitte wenden Sie sich ggf. per an 1.6 Dokumentversionen Across-Version Dokument- Datum Änderungen Version Aktualisierung der Inhalte Erweiterung einzelner Inhalte Erweiterung einzelner Inhalte Erweiterung einzelner Inhalte Erweiterung einzelner Inhalte Aktualisierung einzelner Inhalte Aktualisierung der Inhalte Aktualisierung einzelner Inhalte Aktualisierung einzelner Inhalte Aktualisierung einzelner Inhalte Aktualisierung einzelner Inhalte Erweiterung einzelner Inhalte Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 7

8 2 Across administrieren Benutzer anlegen 2 Across administrieren In diesem Kapitel: Benutzer anlegen (siehe unten) Benutzer anlegen mit Windows-Authentifizierung (Seite 15) Gruppen anlegen (Seite 21) Profile anlegen (Seite 28) Relationen anlegen (Seite 31) QM-Listen anlegen (Seite 35) Softkeys erstellen (Seite 38) Allgemeine Informationen zur Administration in Across erhalten Sie in Kapitel 3 des Handbuchs Across im Überblick. 2.1 Benutzer anlegen Anhand der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie auf einfache Weise nachvollziehen, wie Sie in Across einen neuen Benutzer anlegen. Der User Wizard hilft Ihnen, einen neuen Benutzer anzulegen. Bitte beachten Sie, dass Sie über die entsprechenden Rechte verfügen müssen, um einen neuen Benutzer anlegen zu können. Standardmäßig ist der Supervisor für die Anlage von Benutzern vorgesehen. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung beschreibt die Anlage eines Benutzers mit Across Login (siehe Schritt 4). Informationen zur Anlage von Benutzern mit Windows-Authentifizierung erhalten Sie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung ab Seite 15. Allgemeine Informationen zu Benutzern in Across erhalten Sie in Kapitel 3.2 des Handbuchs Across im Überblick. Benutzer-Modul 1. Wechseln Sie in der Modulleiste links über >>Administration >>Benutzer in das Benutzer-Modul. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 8

9 2 Across administrieren Benutzer anlegen User Wizard 2. Klicken Sie unterhalb des rechten, oberen Fensters auf Neu..., um den User Wizard zur Anlage eines neuen Benutzers zu starten. Sie können den User Wizard auch außerhalb des Benutzer-Moduls starten. Klicken Sie hierzu auf das -Icon in der Wizard-Symbolleiste. 3. Klicken Sie nach Start des Wizards auf Weiter >. 4. Das Dialogfenster Grundlegende Informationen wird eingeblendet. Geben Sie Namen und ggf. -Adresse des neuen Benutzers ein. Vergeben Sie zudem den gewünschten Benutzernamen und ggf. ein Passwort. Über den Button Erweitern >> können Sie festlegen, dass Sie im Anschluss an die Benutzeranlage einen Softkey für den neuen Benutzer erstellen möchten. Klicken Sie anschließend auf Weiter >. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 9

10 2 Across administrieren Benutzer anlegen 5. Wählen Sie aus, ob der neue Benutzer ein Online- oder Offline-Benutzer sein soll. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Einstellungen später nicht mehr ändern können. Online-Benutzer greifen über das lokale Netzwerk (LAN) oder von außerhalb des LAN über eine Standleitung (crosswan online-zugriff) direkt auf den Across-Server zu. Offline-Benutzer befinden sich außerhalb des LAN und greifen indirekt auf den Across- Server zu. Während Online-Benutzer allen Benutzergruppen angehören können, können Offline- Benutzer lediglich als Terminologen, Übersetzer, Korrektoren oder als Nutzer von crossterm Web in das Team eingebunden werden. Weitere Informationen zu den Benutzern in Across erhalten Sie in Kapitel 3 des Handbuchs Across im Überblick. 6. Weisen Sie die Benutzergruppen zu, denen der neue Benutzer angehören soll. Wählen Sie hierzu nacheinander die gewünschten Gruppen im linken Fenster aus und klicken Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 10

11 2 Across administrieren Benutzer anlegen Sie auf >. (Alternativ können Sie die Benutzergruppen über einen Doppelklick auf die gewünschten Benutzergruppen zuweisen.) Unter Profil können Sie ein Profil zuweisen. Defaultmäßig ist das Standard-Profil ausgewählt. Informationen zu den einzelnen Benutzergruppen erhalten Sie in Kapitel 1.8 des Handbuchs Across im Überblick, Informationen zu den Rechten der jeweiligen Benutzergruppe erhalten Sie in Kapitel 12.5 des Handbuchs Across im Überblick. Weitere Informationen zu den Profilen in Across erhalten Sie in Kapitel 3 des Handbuchs Across im Überblick. 7. Klicken Sie anschließend auf Weiter >, um die Auswahl zu bestätigen. Anlage eines Online-Benutzers: Weiter mit Schritt 9. Anlage eines Offline-Benutzers: Weiter mit dem nachfolgenden Schritt. 8. Bei der Anlage eines neuen Offline-Benutzers können Sie diesem zunächst eine so genannte crosswan-paketerstellungsvorlage zuweisen. Werden diesem Offline- Benutzer in der Folge Aufgaben zugewiesen, wird für die Paketerstellung automatisch die ausgewählte Vorlage verwendet und das Datenpaket entsprechend den Vorgaben aus der Vorlage zur Bearbeitung der Aufgabe automatisch erstellt. Die crosstank- und crossterm-einträge, die den Offline-Benutzern zur Bearbeitung ihrer Aufgaben übertragen werden, stehen den Offline-Benutzern solange zur Verfügung, bis die letzte an den jeweiligen Offline-Benutzer zugewiesene Aufgabe abgeschlossen und an den Across-Server rückübermittelt wurde. Erst im Anschluss an die Übertragung der letzten Aufgaben an den Across-Server werden die Einträge auf Seiten des jeweiligen Offline-Benutzers gelöscht. (Durch Aktivierung der Option Einträge dauerhaft verfügbar legen Sie zusätzlich fest, dass die crosstank- und/oder crossterm-einträge, die dem Offline-Benutzer zur Bearbeitung seiner Aufgaben übertragen werden, dauerhaft also auch nach Abschluss und Übertragung der Aufgabe(n) zur Verfügung stehen. Wir empfehlen, die Option in der Regel nicht zu aktivieren.) Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 11

12 2 Across administrieren Benutzer anlegen Die in diesem Dialogfenster festgelegten Einstellungen können jederzeit in den Eigenschaften der Offline-Benutzer in der Registerkarte crosswan-einstellungen geändert oder nachträglich festgelegt werden. Etwaige Änderungen wirken sich nicht auf bereits zugewiesene Aufgaben aus, sondern werden erst bei der Zuweisung neuer Aufgaben wirksam. Klicken Sie auf Weiter >. 9. Tragen Sie nun wahlweise weitere Daten wie z.b. Adresse und Telefonnummer ein. Klicken Sie danach auf Weiter >. 10. Geben Sie ggf. die Sprachen an, in denen der neue Benutzer arbeiten wird. Weisen Sie zudem für die ausgewählten Sprachen die Sprachkompetenz (Rating) zu, indem Sie in der Spalte Rating auf den entsprechenden Eintrag und in der erscheinenden Dropdown-Liste die zutreffende Sprachkompetenz auswählen. Klicken Sie anschließend auf Weiter >. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 12

13 2 Across administrieren Benutzer anlegen 11. Wählen Sie nun die der Qualifikation des Benutzers entsprechenden Fachgebiete aus. Wählen Sie hierzu im linken Fenster nacheinander die (Ober- oder Unter-)Fachgebiete aus und klicken Sie auf Hinzufügen >. 12. Across stellt die Kombination aus Fachgebieten und Sprachen zusammen. Sie haben die Möglichkeit, die Einstellungen über die entsprechenden Buttons zu bearbeiten. Falls Sie zu Beginn des User Wizard gewählt haben, dass Sie einen Softkey für den neuen Benutzer anlegen möchten, klicken Sie auf Weiter >. Klicken Sie andernfalls auf Abschluss, um die Anlage des neuen Benutzers fertig zu stellen. Fahren Sie in diesem Fall mit Schritt 15 fort. Sie können den Softkey für den neuen Benutzer zu jedem beliebigen späteren Zeitpunkt im Softkeys-Modul erstellen. (Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Softkeys erstellen ab Seite 38.) Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 13

14 2 Across administrieren Benutzer anlegen 13. Die Maske zur Erstellung des Softkeys öffnet sich. Die nötigen Einstellungen (wie z.b. die Benutzerzuweisung) sind bereits vorgenommen. Möchten Sie den Softkey nun speichern bzw. per an den neuen Benutzer schicken, klicken Sie auf Softkey speichern... bzw. Softkey en... Möchten Sie dies ggf. zu einem späteren Zeitpunkt tun, klicken Sie auf Weiter >. Weitere Informationen zu Softkeys erhalten Sie in Kapitel 3 des Handbuchs Across im Überblick. 14. Sie können nun weitere Informationen zum Benutzer des Softkeys eingeben. Alle Informationen, die im Rahmen des User Wizard angegeben wurden, sind bereits eingetragen. Klicken Sie auf Abschluss um die Anlage des neuen Benutzers abzuschließen. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 14

15 2 Across administrieren Benutzer anlegen mit Windows-Authentifizierung 15. Der neue Benutzer ist nun angelegt und wird in der Liste der Benutzer aufgeführt. Sie können die Angaben und Daten eines Benutzers jederzeit ändern, indem Sie im Benutzer-Modul den Benutzer auswählen, auf Eigenschaften... klicken und anschließend die gewünschten Änderungen vornehmen. Die Profileinstellungen eines Benutzers können Sie über Profil bearbeiten... einsehen und bearbeiten. Sie löschen einen Benutzer, indem Sie diesen auswählen, auf Löschen... und im nachfolgenden Dialog auf Ja klicken. 2.2 Benutzer anlegen mit Windows-Authentifizierung Alternativ zur normalen Anmeldung in Across mit Benutzerkennung und Passwort kann sich ein Across-Benutzer auch mit der Windows-Authentifizierung über sein Windows- Benutzerkonto im Active Directory in Across anmelden. Eine manuelle Anmeldung ist somit Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 15

16 2 Across administrieren Benutzer anlegen mit Windows-Authentifizierung nicht mehr erforderlich, da die Authentifizierung des Benutzers über die Windows- Benutzerverwaltung erfolgt. Die Anmeldung mit der Windows-Authentifizierung setzt eine entsprechend ausgestattete Lizenz des Across Language Server voraus. Anhand der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie auf einfache Weise nachvollziehen, wie Sie in Across einen neuen Benutzer mit Windows-Authentifizierung anlegen. Informationen zur Anlage von Benutzern mit dem normalen Across Login erhalten Sie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung ab Seite 8. Bitte beachten Sie, dass Sie über die entsprechenden Rechte verfügen müssen, um einen neuen Benutzer anlegen zu können. Standardmäßig ist der Supervisor für die Anlage von Benutzern vorgesehen. Sie sollten die Möglichkeit der Windows-Authentifizierung nur nutzen, wenn Sie über Erfahrungen mit der Windows-Benutzerverwaltung in Domänen verfügen. Wenden Sie sich bei Fragen ggf. an Ihren System-Administrator. Bitte beachten Sie, dass die Möglichkeit der Anmeldung mit Windows-Authentifizierung ausschließlich bei der Anlage von Online-Benutzern verwendet werden kann. (Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in Kapitel 3.2 des Handbuchs Across im Überblick.) Zur Anlage eines neuen Benutzers mit Windows-Authentifizierung muss in der Windows- Benutzerverwaltung bereits ein entsprechender Windows-Benutzer angelegt sein. Benutzer-Modul 1. Wechseln Sie in der Modulleiste links über >>Administration >>Benutzer in das Benutzer-Modul. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 16

17 2 Across administrieren Benutzer anlegen mit Windows-Authentifizierung User Wizard 2. Klicken Sie unterhalb des rechten, oberen Fensters auf Neu..., um den User Wizard zur Anlage eines neuen Benutzers zu starten. Sie können den User Wizard auch außerhalb des Benutzer-Moduls starten. Klicken Sie hierzu auf das -Icon in der Wizard-Symbolleiste. 3. Klicken Sie nach Start des Wizards auf Weiter >. 4. Das Dialogfenster Grundlegende Informationen wird eingeblendet. Geben Sie Namen und ggf. -Adresse des neuen Benutzers ein. Wählen Sie zusätzlich die Windows- Authentifizierung aus und klicken Sie auf Durchsuchen Der Dialog zur Auswahl des Windows-Benutzers wird eingeblendet. Geben Sie den Namen des Benutzers ein. Alternativ zur manuellen Eingabe des Benutzers können Sie über den Button Erweitert... eine Suche durchführen und den Benutzer übernehmen. Prüfen Sie zur Sicherheit den Namen über den entsprechenden Button auf seine Richtigkeit hin und klicken Sie auf OK. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 17

18 2 Across administrieren Benutzer anlegen mit Windows-Authentifizierung 6. Sie kehren zum Dialogfenster Grundlegende Informationen zurück. Der Benutzername ist automatisch nach dem Muster DOMÄNE\Windows-Benutzername eingetragen. Sie sollten den automatisch eingefügten Benutzernamen nicht ändern, um die korrekte Funktionsweise der Anmeldung mittels Windows-Authentifizierung zu gewährleisten. Vergewissern Sie sich über den Button Erweitern >>, dass die Option zur Anlage eines Softkeys aktiviert ist, um im Anschluss an die Benutzeranlage einen Softkey für den neuen Benutzer zu erstellen. Klicken Sie nun auf Weiter >. 7. Als Benutzertyp ist Online-Benutzer bereits automatisch ausgewählt. Weisen Sie nun die Benutzergruppen zu, denen der neue Benutzer angehören soll. Wählen Sie hierzu nacheinander die gewünschten Gruppen im linken Fenster aus und klicken Sie auf >. (Alternativ können Sie die Benutzergruppen über einen Doppelklick auf die gewünschten Benutzergruppen zuweisen.) Unter Profil können Sie ein Profil zuweisen. Das Standard-Profil ist in der Regel vorausgewählt. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 18

19 2 Across administrieren Benutzer anlegen mit Windows-Authentifizierung 8. Klicken Sie anschließend auf Weiter >, um die Auswahl zu bestätigen. Fahren Sie nun mit der Anlage des neuen Benutzers fort. Gehen Sie hierzu analog zur Anlage eines Benutzers mit dem normalen Across Login vor. Informationen hierzu entnehmen Sie bitte den Schritten 9 bis 12 der Schritt-für-Schritt-Anleitung ab Seite Das Dialogfenster zur Erstellung des Softkeys öffnet sich. Die nötigen Einstellungen (wie z.b. die Benutzerzuweisung) sind bereits vorgenommen. Möchten Sie den Softkey nun speichern bzw. per an den neuen Benutzer schicken, klicken Sie auf den entsprechenden Button. Klicken Sie anschließend auf Weiter >. 10. Sie können nun weitere Informationen zum Benutzer des Softkeys eingeben. Alle Informationen, die im Rahmen des User Wizard angegeben wurden, sind bereits eingetragen. Klicken Sie auf Abschluss um die Anlage des neuen Benutzers abzuschließen. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 19

20 2 Across administrieren Benutzer anlegen mit Windows-Authentifizierung 11. Der neue Benutzer ist nun angelegt und wird in der Liste der Benutzer aufgeführt. 12. Installieren Sie nun falls noch nicht geschehen den Across-Client auf dem lokalen Arbeitsplatz des neuen Benutzers. Speichern Sie zudem den Softkey des neuen Benutzers in einem Verzeichnis auf dem lokalen Arbeitsplatz. 13. Starten Sie anschließend Across und importieren Sie im Anmeldedialog den Softkey des Benutzers über den entsprechenden Button. 14. Der Benutzername ist bereits eingetragen. Eine Passworteingabe zur Anmeldung in Across ist nicht nötig, da die Authentifizierung des Benutzers über die Windows- Benutzerverwaltung erfolgt. Das Eingabefeld für das Passwort ist entsprechend ausgegraut. Klicken Sie auf Login, um sich einzuloggen. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 20

21 2 Across administrieren Gruppen und Benutzer-Crowds anlegen Ab dem nächsten Start von Across erfolgt die Anmeldung in Across automatisch und ohne dass der Anmeldedialog erscheint insofern ausschließlich der Benutzer mit Windows-Authentifizierung und kein weiterer Across-Benutzer im Anmeldedialog registriert ist. 2.3 Gruppen und Benutzer-Crowds anlegen Anhand der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen können Sie auf einfache Weise nachvollziehen, wie Sie in Across neue Gruppen (siehe unten) und Benutzer-Crowds (siehe Seite 24) anlegen. Gruppen Benutzer-Crowds Wer zuerst mahlt Gruppen dienen in Across dazu, Benutzern, die die gleichen Aufgaben in Across übernehmen sollen, einheitliche Rechte und Profile zuzuweisen. Neben den vordefinierten Standard-Benutzergruppen (wie z.b. Supervisor, Projektmanager, Übersetzer, Korrektor usw.) lassen sich auch benutzerdefinierte Gruppen anlegen. Die so genannten Benutzer-Crowds sind spezielle Gruppen, die aus Across-Benutzern zusammengestellt werden. Jeder Crowd können als Ganzer Aufgaben zugewiesen werden. Der Benutzer, der die Aufgabe als Erstes annimmt, kann diese auch bearbeiten. (Die anderen Mitglieder der Crowd gehen entsprechend leer aus.) Der Group Wizard hilft Ihnen, neue Gruppen sowie neue Benutzer-Crowds anzulegen. Bitte beachten Sie, dass Sie über die entsprechenden Rechte verfügen müssen, um neue Gruppen und Benutzer-Crowds anlegen zu können. Standardmäßig ist hierfür der Supervisor vorgesehen. Allgemeine Informationen zu Gruppen und Benutzer-Crowds in Across erhalten Sie in Kapitel 3.3 des Handbuchs Across im Überblick. Gruppen-Modul Gruppen anlegen Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung erläutert, wie Sie in Across eine neue Gruppe anlegen. 1. Wechseln Sie in der Modulleiste links über >>Administration >>Gruppen in das Gruppen-Modul. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 21

22 2 Across administrieren Gruppen und Benutzer-Crowds anlegen Group Wizard 2. Klicken Sie unterhalb des Gruppenfensters auf Neu..., um den Group Wizard zur Anlage von Gruppen zu starten. 3. Klicken Sie nach Start des Wizards auf Weiter >. 4. Vergeben Sie einen Namen und ggf. eine Beschreibung für die neue Gruppe. Wählen Sie zudem eine Basisgruppe aus, die als Grundlage für die neue Gruppe verwendet werden soll. Klicken Sie auf Weiter >, um die Angaben zu bestätigen. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 22

23 2 Across administrieren Gruppen und Benutzer-Crowds anlegen 5. Nehmen Sie in den unterschiedlichen Bereichen der neuen Gruppe durch Aktivierung der jeweiligen Kontrollkästchen die gewünschten Einstellungen vor. Einige Rechte in den Bereichen crosstank und crossterm können Sie über das -Icon weitergehend anpassen. Sie können dabei wählen, ob das jeweilige Recht für alle Sprachen uneingeschränkt zur Verfügung stehen soll, ob es für bestimmte Sprachen, die Sie festlegen können, verfügbar sein soll oder ob es für die Sprachen, die in den Einstellungen des jeweiligen Benutzers aktiviert sind, zur Verfügung stehen soll. 6. Klicken Sie auf Abschluss, um die Einstellungen zu übernehmen und die Anlage der neuen Gruppe abzuschließen. 7. Die neue Gruppe erscheint in der Liste der Gruppen. Sie können Benutzer nun der neuen Gruppe z.b. im Rahmen der Anlage eines neuen Benutzers zuweisen. Bereits bestehende Benutzer können Sie der neuen Gruppe im Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 23

24 2 Across administrieren Gruppen und Benutzer-Crowds anlegen Benutzer-Modul zuweisen, indem Sie dort den entsprechenden Benutzer auswählen, auf Eigenschaften... klicken und in der Registerkarte Mitgliedschaft die neue Gruppe im linken Fensterbereich auswählen. Klicken Sie anschließend auf >. Der Benutzer ist nun Mitglied der neu angelegten Gruppe. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. Fahren Sie mit der Zuweisung fort, bis alle gewünschten Benutzer der neuen Gruppe zugewiesen sind. Neue Gruppen in Workflows integrieren Um neu angelegte Gruppen in Across bei der Aufgabenzuweisung verwenden zu können, müssen diese zunächst in die unterschiedlichen Workflows eingebunden werden. Wechseln Sie hierzu in das Workflow-Modul, wählen Sie den Workflow und anschließend die Aufgabe aus, die von der neu angelegten Gruppe bearbeitet werden soll, und klicken Sie auf Eigenschaften... Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit OK und wechseln Sie in die Registerkarte Zuweisbare Gruppen. Wählen Sie nun im linken Fensterbereich die neue Gruppe aus und klicken Sie auf >, um diese zu den zuweisbaren Gruppen hinzuzufügen. Klicken Sie anschließend auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. Die neu angelegte Gruppe kann fortan bei der Zuweisung von Aufgaben ausgewählt werden. Sie können nun mit der Einbindung der neuen Gruppe fortfahren, bis diese in alle gewünschten Workflows bzw. Aufgaben integriert ist. Sie können die Einstellungen einer Gruppe jederzeit bearbeiten, indem Sie die gewünschte Gruppe auswählen, auf Eigenschaften... klicken und anschließend die neuen Einstellungen vornehmen. Benutzer-Crowds Gruppen-Modul Benutzer-Crowds anlegen Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung erläutert, wie Sie in Across eine neue Benutzer- Crowd anlegen. 1. Wechseln Sie in der Modulleiste links über >>Administration >>Gruppen in das Gruppen-Modul. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 24

25 2 Across administrieren Gruppen und Benutzer-Crowds anlegen Group Wizard 2. Klicken Sie unterhalb des Gruppenfensters auf Neu..., um den Group Wizard zur Anlage von Gruppen und Benutzer-Crowds zu starten. 3. Klicken Sie nach Start des Wizards auf Weiter >. Crowd- Eigenschaften 4. Vergeben Sie einen Namen und ggf. eine Beschreibung für die neue Benutzer-Crowd. Wählen Sie nun durch Aktivierung der entsprechenden Option, dass Sie eine Benutzer- Crowd anlegen möchten. Über die Option Kann Offline-Benutzer enthalten wird festgelegt, ob Offline-Benutzer Mitglieder der Crowd sein dürfen. Falls dem so ist, kann über die Dropdown-Liste eine crosswan-paketerstellungsvorlage ausgewählt werden. (Ist eine Vorlage ausgewählt, wird bei Zuweisung einer Aufgabe an die Crowd das entsprechende crosswan-paket automatisch auf Grundlage dieser Vorlage erstellt. Wird keine Vorlage ausgewählt, wird bei Zuweisung einer Aufgabe an die Crowd hingegen das Dialogfenster zur Zusammenstellung der Daten für die Offline-Benutzer eingeblendet.) Über die Option Nicht für Zuweisungen anbieten kann festgelegt werden, dass eine Benutzer-Crowd bei der Aufgabenzuweisung nicht angezeigt wird. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 25

26 2 Across administrieren Gruppen und Benutzer-Crowds anlegen Klicken Sie auf Weiter >, um die Angaben zu bestätigen. 5. Legen Sie nun die Sprachen (und ggf. das Rating) fest, mit denen die Crowd arbeiten soll. (Bei der Zuweisung von Aufgaben wird die Crowd nur dann für die Zuweisung angeboten, wenn Quell- und Zielsprache der Aufgabe mit denen der Crowd übereinstimmen.) Im vorliegenden Beispiel wird eine Übersetzer-Crowd in der Sprachkombination Englisch Deutsch angelegt. Klicken Sie anschließend auf Weiter >. 6. Die ausgewählten Sprachen werden in einer Übersicht angezeigt. Klicken Sie auf Weiter >. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 26

27 2 Across administrieren Gruppen und Benutzer-Crowds anlegen 7. Wählen Sie anschließend die Benutzergruppe(n) aus, für die die Crowd erstellt werden soll, also z.b. eine Crowd aus Übersetzern und/oder Korrektoren (im vorliegenden Beispiel eine Crowd aus Übersetzern). Doppelklicken Sie hierzu auf die gewünschte(n) Gruppe(n) oder wählen Sie diese aus und klicken Sie auf den Button >. Klicken Sie auf Weiter > um fortzufahren. 8. Wählen Sie nun die Benutzer aus, die Bestandteil der Crowd sein sollen. Es werden dabei nur die Benutzer zur Auswahl angeboten, denen in den Benutzereigenschaften zum einen die entsprechende Sprachkombination zugeordnet ist (im vorliegenden Beispiel Englisch Deutsch). Zum anderen müssen die Benutzer Mitglieder der entsprechenden Benutzergruppen sein (im vorliegenden Beispiel die Benutzergruppe Übersetzer ). Die Benutzer müssen Mitglieder in allen Benutzergruppen sein, die der Crowd zugeordnet sind. Bei einer Crowd für Übersetzer und Korrekturen werden daher nur die Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 27

28 2 Across administrieren Profile anlegen Benutzer zur Auswahl angeboten, die Mitglieder der Benutzergruppe Übersetzer und der Benutzergruppre Korrektoren sind. Doppelklicken Sie zur Auswahl der Benutzer nacheinander auf die gewünschten Benutzer oder wählen Sie den oder die gewünschten Benutzer aus und klicken Sie auf den Button >. Klicken Sie auf Abschluss, um die Anlage der neuen Benutzer-Crowd fertig zu stellen. 9. Die neue Crowd wird inklusive der Mitglieder im Gruppen-Modul angezeigt. Eine neu erstellte Crowd wird automatisch bei der Zuweisung der entsprechenden Aufgaben (also z.b. Übersetzungen) angeboten. Soll eine Crowd (vorübergehend) nicht mehr für die Aufgaben-Zuweisung angeboten werden, so kann dies in den Crowd- Eigenschaften über die Option Nicht für Zuweisungen anbieten festgelegt werden. 2.4 Profile anlegen Anhand der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie auf einfache Weise nachvollziehen, wie Sie ein neues Profil anlegen. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 28

29 2 Across administrieren Profile anlegen Der Profile Wizard hilft Ihnen, ein neues Profil anzulegen. Bitte beachten Sie, dass Sie über die entsprechenden Rechte verfügen müssen, um ein neues Profil anlegen zu können. Standardmäßig ist der Supervisor für die Anlage von Profilen vorgesehen. Allgemeine Informationen zu Profilen in Across erhalten Sie in Kapitel 3.4 des Handbuchs Across im Überblick. Profile-Modul 1. Wechseln Sie in der Modulleiste links über >>Administration >>Profile in das Profile-Modul. Profile Wizard 2. Klicken Sie unterhalb des Profilefensters auf Neu..., um den Profile Wizard zur Anlage von Profilen zu starten. 3. Klicken Sie nach Start des Wizards auf Weiter >. 4. Vergeben Sie einen Namen und ggf. eine Beschreibung für das neue Profil. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 29

30 2 Across administrieren Profile anlegen Wählen Sie zudem ein Basisprofil aus, das als Grundlage für das neue Profil verwendet werden soll. Klicken Sie auf Weiter >, um die Angaben zu bestätigen. 5. Nehmen Sie in den unterschiedlichen Bereichen des neuen Profils die gewünschten Einstellungen vor. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 30

31 2 Across administrieren Relationen anlegen 6. Klicken Sie auf Abschluss, um die Einstellungen zu übernehmen und die Anlage des neuen Profils abzuschließen. 7. Das neue Profil erscheint in der Liste der Profile. Sie können die Einstellungen eines Profils jederzeit bearbeiten, indem Sie das gewünschte Profil auswählen, auf Eigenschaften... klicken und anschließend die neuen Einstellungen vornehmen. 2.5 Relationen anlegen Anhand der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie auf einfache Weise nachvollziehen, wie Sie in Across eine neue Relation anlegen. Eine Relation in Across ist klassischerweise ein Auftraggeber, kann aber auch ein Partner, eine Landesgesellschaft oder ein Produkt bzw. eine Produktgruppe sein. Der Relation Wizard hilft Ihnen, eine neue Relation anzulegen. Bitte beachten Sie, dass Sie über die entsprechenden Rechte verfügen müssen, um eine neue Relation anlegen zu können. Standardmäßig ist der Supervisor für die Anlage von Relationen vorgesehen. Allgemeine Informationen zu Relationen in Across erhalten Sie in Kapitel 3.5 des Handbuchs Across im Überblick. Relationen- Modul 1. Wechseln Sie in der Modulleiste links über >>Administration >>Relationen in das Relationen-Modul. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 31

32 2 Across administrieren Relationen anlegen Relation Wizard 2. Klicken Sie unterhalb des rechten, oberen Fensters auf Neu..., um den Relation Wizard zur Anlage einer neuen Relation zu starten. Sie können den Relation Wizard auch außerhalb des Relationen-Moduls starten. Klicken Sie hierzu auf das -Icon in der Wizard-Symbolleiste. 3. Klicken Sie nach Start des Wizards auf Weiter >. 4. Das Dialogfenster Relations-Eigenschaften wird eingeblendet. Geben Sie in der Registerkarte Allgemein den Namen und ggf. die Internet-Adresse der Relation ein. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 32

33 2 Across administrieren Relationen anlegen 5. In den Registerkarten Hauptkontakt und Kontakt 2 können Sie die Stammdaten der Kontaktperson(en) eingeben. 6. In der Registerkarte Adresse können Sie die Adresse der Relation eintragen. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 33

34 2 Across administrieren Relationen anlegen 7. In der Registerkarte Projekte kann über die Dropdown-Liste ein bevorzugter Projektmanager ausgewählt werden, der bei der Anlage eines Projekts für diese Relation standardmäßig vorausgewählt wird. Unter Relationen-Projekte werden später die Projekte aufgelistet, die zu dieser Relation angelegt wurden. 8. In der Registerkarte Kommentare können Sie über Hinzufügen relationenbezogene Kommentare hinzufügen. Über Bearbeiten... können Sie Kommentare einsehen und ggf. bearbeiten, über Entfernen können Kommentare gelöscht werden. 9. Klicken Sie auf OK, um die Anlage der neuen Relation abzuschließen. Die neue Relation erscheint in der Relationen-Liste im Relationen-Modul. Sie können die Angaben und Daten einer Relation jederzeit ändern, indem Sie im Relationen-Modul die gewünschte Relation auswählen und auf Eigenschaften... klicken. Sie löschen eine Relation, indem Sie diese auswählen, auf Löschen und im nachfolgenden Dialog auf Ja klicken. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 34

35 2 Across administrieren QM-Listen anlegen 2.6 QM-Listen anlegen Anhand der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie auf einfache Weise nachvollziehen, wie Sie eine neue Qualitäts-Management-Liste anlegen. Der QM Criteria List Wizard hilft Ihnen, eine neue QM-Liste zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass Sie über die entsprechenden Rechte verfügen müssen, um eine neue QM-Liste erstellen zu können. Standardmäßig ist der Supervisor für die Erstellung von QM-Listen vorgesehen. Sie können bei der Erstellung einer neuen QM-Liste lediglich bereits bestehende Kriterien integrieren. Möchten Sie neue Kriterien in die Liste aufnehmen, müssen Sie diese zuvor anlegen. Wechseln Sie hierzu über >>Tools >>Systemeinstellungen... >>Allgemein >>Qualitätssicherung in die Systemeinstellungen der Qualitätssicherung, klicken Sie auf QM-Kriterien verwalten und anschließend auf Neu... Legen Sie nun die gewünschten Kriterien an. Anschließend können Sie gemäß der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung die neue QM-Liste erstellen. Allgemeine Informationen zur Qualitätssicherung in Across erhalten Sie in Kapitel 4.5 des Handbuchs Across im Überblick. 1. Wechseln Sie in die Systemeinstellungen der Qualitätssicherung über >>Tools >>Systemeinstellungen... >>Allgemein >>Qualitätssicherung. QM Criteria List Wizard 2. Klicken Sie auf QM-Listen verwalten. 3. Klicken Sie auf Neu..., um den QM Criteria List Wizard zur Erstellung einer neuen QM- Liste zu starten. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 35

36 2 Across administrieren QM-Listen anlegen 4. Klicken Sie nach Start des Wizards auf Weiter >. 5. Vergeben Sie einen Namen und ggf. eine Beschreibung für die neue QM-Liste. Klicken Sie auf Weiter >, um die Angaben zu bestätigen. 6. Stellen Sie nun die Kriterien der neuen Liste zusammen. Klicken Sie hierzu auf Hinzufügen... Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 36

37 2 Across administrieren QM-Listen anlegen 7. Wählen Sie ein Kriterium aus, das Sie in die neue Liste aufnehmen möchten, und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle gewünschten Kriterien in der neuen Liste enthalten sind. Sie können ein Kriterium aus der neuen Liste wieder löschen, indem Sie es in der neuen QM-Liste markieren und auf Löschen klicken. 8. Klicken Sie auf Abschluss, um die Erstellung der neuen QM-Liste abzuschließen. 9. Die neue Liste erscheint in der Liste der QM-Listen. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 37

38 2 Across administrieren Softkeys erstellen 10. Klicken Sie auf OK, um zu den Systemeinstellungen der Qualitätssicherung zurückzukehren. Sie können benutzerdefinierte QM-Listen jederzeit bearbeiten, indem Sie in den Systemeinstellungen der Qualitätssicherung auf QM-Listen verwalten klicken und anschließend die gewünschte Liste auswählen. Klicken Sie danach auf Bearbeiten und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. 2.7 Softkeys erstellen Für jeden Client-Arbeitsplatz muss ein Softkey erstellt und dem jeweiligen Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Softkeys dienen der einfachen Verbindung von Clients mit dem Server sowie der Authentifizierung von Benutzern am Server. Durch Auswahl eines Softkey beim Login weiß der Client-Arbeitsplatz, auf welche Weise er Daten mit den Across-Servern austauschen kann. Zwei unterschiedliche Arten von Lizenzen können erstellt werden: Online- und Offline- Lizenzen. Für crosslan- und crosswan online-arbeitsplätze müssen Online-Lizenzen erstellt werden, für crosswan load- und crosswan classic-arbeitsplätze legen Sie Offline-Lizenzen an. Bitte beachten Sie, dass Sie über die entsprechenden Rechte verfügen müssen, um Softkeys anlegen zu können. Standardmäßig ist der Supervisor für die Anlage von Softkeys vorgesehen. Allgemeine Informationen zu Softkeys erhalten Sie in Kapitel 3.8 des Handbuchs Across im Überblick. Softkeys-Modul Gehen Sie wie folgt vor, um einen Softkey zu erstellen: 1. Wechseln Sie in der Modulleiste links über >>Administration >>Softkeys in das Softkeys-Modul. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 38

39 2 Across administrieren Softkeys erstellen 2. Klicken Sie unterhalb des rechten, oberen Fensters auf Neu Geben Sie in der sich öffnenden Maske den Namen des Across-Benutzers oder des Computers ein, der mit dem Softkey arbeiten soll. 4. Wählen Sie unter Modus die Art der gewünschten Lizenz aus: Für crosslan- und crosswan online-arbeitsplätze müssen Online-Lizenzen erstellt werden, für crosswan load- und crosswan classic-arbeitsplätze müssen Offline- Lizenzen angelegt werden. Anschließend muss der Softkey dem vorgesehenen Online- bzw. Offline-Benutzer zugewiesen werden. Aktivieren Sie hierzu Lizenz zuweisen an:, und wählen Sie in der darunter liegenden Dropdown-Liste einen Benutzer aus. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 39

40 2 Across administrieren Softkeys erstellen Vor der Zuweisung eines Benutzers muss dieser zuvor in der Benutzerverwaltung unter >>Administration >>Benutzer angelegt worden sein. Die Zuweisung der Softkeys an einen Benutzer kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Fahren Sie in diesem Fall zunächst mit der Anlage des Softkeys fort. Später wählen Sie den jeweiligen Softkey aus und weisen über Eigenschaften... den gewünschten Benutzer zu. 5. In der Registerkarte Verwaltet von können Sie weitere Angaben zum Benutzer eintragen. 6. Mit Softkey speichern... speichern Sie den Softkey in einem Ordner auf Ihrer lokalen Festplatte oder auch in einem Netzwerk-Ordner. Mit Softkey en... wird der Softkey unmittelbar durch Across per verschickt. Sie können den Dialog auch mit OK verlassen und den Softkey zu einem späteren Zeitpunkt über Eigenschaften... speichern bzw. verschicken. Für den Versand des Softkey per muss in der Registerkarte Verwaltet von die -Adresse des Benutzers eingetragen sein, der den Softkey verwenden soll. Zudem ist die Angabe Ihres SMTP-Servers notwendig. Geben Sie hierzu unter >>Tools Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 40

41 2 Across administrieren Softkeys erstellen >>Profileinstellungen... >>Allgemein >> die erforderlichen Parameter ein. Bitte beachten Sie, dass Across bei Verbindungen über SSL nur explizites SSL unterstützt. 7. Der neue Softkey erscheint in der Liste der erstellten Softkeys. Der Benutzer, für den der Softkey erstellt wurde, kann sich fortan mit dem Softkey von seinem Arbeitsplatz aus in Across einloggen. Nach der Änderung der Benutzer-Zuweisung innerhalb eines Softkeys muss dieser Softkey neu erstellt werden. Dies gilt ebenfalls, falls in crossadmin die Einstellungen zur Netzwerkkonfiguration des Across-Servers geändert wurden (z.b. Änderung der IP- Adresse oder URL des Across-Servers). Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 41

42 3 Projektmanagement mit Across Projekte anlegen 3 Projektmanagement mit Across In diesem Kapitel: Projekte anlegen (siehe unten) Mehrfache Zuweisung von Aufgaben (Seite 54) Änderung des Workflows mehrerer Dokumente (Seite 57) Reports erstellen (Seite 60) Dokumenteneinstellungsvorlagen anlegen und anpassen (Seite 65) Formatvorlagen anlegen und bearbeiten (Seite 80) Projekte abschließen (Seite 87) Projekte exportieren und importieren (Seite 93) crossgrid (Seite 99) crosswan-aufgaben exportieren/importieren (Seite 115) crossgrid/crosswan (Seite 120) Projekte aus dem Archiv wiederherstellen (Seite 123) Allgemeine Informationen zu Projektmanagement in Across erhalten Sie in Kapitel 4 des Handbuchs Across im Überblick. 3.1 Projekte anlegen Anhand der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie auf einfache Weise einen typischen Projektmanagement-Workflow nachvollziehen: Ein Projekt wird angelegt und die projektbezogenen Aufgaben, wie Übersetzung und Korrektur, werden den entsprechenden Benutzern zugewiesen. Zur Anlage von Projekten mit Across steht Ihnen in der Videothek auf der Across-Webseite unter das interaktive Tutorium Projekte mit Across anlegen zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass Sie über die entsprechenden Rechte verfügen müssen, um Projekte anlegen zu können. Standardmäßig ist der Projektmanager für die Anlage von Projekten vorgesehen. Im Zuge der Projektanlage können zu übersetzende Dokumente in Across eingecheckt werden. Für die Übernahme vorhandener Übersetzungen in crosstank, dem Translation Memory von Across, verwenden Sie bitte den Alignment Wizard. Informationen hierzu erhalten Sie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung ab Seite 147. Das folgende Beispiel geht davon aus, dass im Bereich Project Wizard-Einstellungen der Profileinstellungen alle Optionen aktiviert sind. Zudem ist für die Einstellung der Workflow- Vorlage in der Dropdown-Liste Projektmanager immer fragen ausgewählt. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 42

43 3 Projektmanagement mit Across Projekte anlegen Sie finden den Bereich unter >>Tools >>Profileinstellungen... >>Allgemein >>Project Wizard-Einstellungen. Sollten Sie andere Einstellungen gewählt haben, müssen Sie im nachfolgenden Beispiel die entsprechenden Schritte ggf. überspringen. Weitere Informationen zu den Einstellungen im Bereich Project Wizard-Einstellungen erhalten Sie in dem gleichnamigen Bereich der Erläuterungen zu den Profileinstellungen im Anwender-Handbuch Across im Überblick. Projekte-Modul 1. Wechseln Sie in der Modulleiste links über >>Projekte >>Projekte in das Projekte-Modul. Project Wizard 2. Klicken Sie unterhalb des rechten, oberen Projektfensters auf Neu..., um den Project Wizard zur Anlage von Projekten zu starten. Alternativ können Sie den Project Wizard z.b. in der Menüleiste über >>Datei >>Neues Projekt... oder über das -Icon in der Standard-Symbolleiste von Across starten. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 43

44 3 Projektmanagement mit Across Projekte anlegen Darüber hinaus haben Sie z.b. auch die Möglichkeit, im Dashboard ein Dashlet zum Öffnen des Project Wizard hinzuzufügen. ( Weitere Informationen zum Dashboard erhalten Sie in Kapitel des Handbuchs Across im Überblick.) 3. Klicken Sie nach Start des Wizards auf Weiter >. 4. Vergeben Sie nun einen Namen für das Projekt. Eine Projekt-ID wird automatisch zugewiesen. 5. Wählen Sie anschließend das oder die Dokumente aus, die im Rahmen des Projekts bearbeitet werden sollen. Sie möchten: ein Dokument hinzufügen: Klicken Sie auf Datei(en)..., wählen Sie das gewünschte Dokument aus und klicken Sie anschließend auf Öffnen. einzelne Dokumente eines Ordners hinzufügen: Klicken Sie auf Datei(en)..., wählen Sie die gewünschten Dokumente aus z.b. indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und klicken Sie anschließend auf Öffnen. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 44

45 3 Projektmanagement mit Across Projekte anlegen alle Dokumente eines Ordners hinzufügen: Klicken Sie auf Ordner... und wählen Sie den Ordner aus, in dem die Dokumente gespeichert sind. Legen Sie fest, ob ggf. auch die Dokumente aus Unterordnern hinzugefügt werden sollen und ob ausschließlich Dokumente, die in nativ von Across unterstützten Dokumentenformaten vorliegen (siehe Kapitel des Handbuchs Across im Überblick ), berücksichtigt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf OK. 6. Klicken Sie auf Weiter >. 7. Fügen Sie nun ggf. weitere projektbezogene Informationen hinzu. Sie können einen oder mehrere Projektmanager auswählen, wobei Sie als Projektmanager vorausgewählt sind. Zudem können Sie ein Fälligeitsdatum festlegen sowie eine Projektbeschreibung mit Anmerkungen o.ä. eingeben. (Für das Fälligeitsdatum ist bereits ein Datum vorausgewählt, das zwei Wochen nach dem Zeitpunkt der Projekterstellung liegt.) Zudem können Sie eine Reporting-Vorlage festlegen, die dadurch für alle Reports verwendet wird, die im Rahmen des Projekts erstellt werden. (Sie erstellen Reporting- Vorlagen unter >>Tools >>Systemeinstellungen >>Allgemein >>Reporting.) Weitere Informationen zu den Reporting-Vorlagen erhalten Sie in den Ausführungen zu den Systemeinstellungen im Bereich Reporting in Kapitel des Handbuchs Across im Überblick. Darüber hinaus können Sie noch eine Projekteinstellungsvorlage auswählen und das Projekt auf den Status freigegeben setzen. Durch die Verwendung von Projekteinstellungsvorlagen können Sie gewährleisten, dass alle Beteiligten eines Projekts (Übersetzer, Korrektoren etc.) mit den gleichen Einstellungen wie z.b. denen für die crosstank-penalties arbeiten. Die gesetzten Projekteinstellungen können von den Projektbeteiligten nicht geändert werden. Weitere Informationen zu den Projekteinstellungsvorlagen erhalten Sie im gleichnamigen Unterkapitel des Kapitels im Handbuch Across im Überblick. Anwender-Handbuch Across Schritt-für-Schritt 45