Projektmanagement für New Media

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1 NewMediaPM.wordpress.com Projektmanagement für New Media 12. / 13. Juni 2008, MACE Conference, Unterföhring Stefan Hagen, startup euregio Management GmbH

2 Inhalte & Ablauf startup euregio Management GmbH,

3 Was sind Projekte? - PM Grundlagen startup euregio Management GmbH,

4 Gründe für Projektmanagement Mega-Trends Dynamik Internationalisierung Produktkomplexität Weltweite Konkurrenz wechselnde Bedürfnisse Globalisierung Speed to Market Unternehmen Käufermarkt Gesetzesflut Spezialisten Technischer Fortschritt War for Talents Preisdruck immer kürzere Produktlebenszyklen Wertewandel startup euregio Management GmbH,

5 Warum Projektmanagement? Warum gibt es Projektmanagement? Die einfachste Antwort lautet: Projektmanagement ist notwendig, weil es Aufgabenstellungen für Organisationen gibt, die nur durch Projektmanagement effizient lösbar sind. HEINTEL, Peter/KRAINZ, Ewald E. (2000). Projektmanagement. Eine Antwort auf die Hierarchiekrise? 4. Aufl. Wiesbaden: Gabler. startup euregio Management GmbH,

6 Überblick Projektkriterien Neuartigkeit Komplexität projektspezifische Organisation Projektkriterien klare Zielsetzung begrenzte Ressourcen zeitliche Befristung startup euregio Management GmbH,

7 Begriffsdefinitionen? Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation. DIN des Deutschen Instituts für Normung e.v. Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen. Project Management Body of Knowledge (PMI ) ein zeit- und kostenbeschränktes Vorhaben zur Realisierung einer Menge definierter Ergebnisse entsprechend vereinbarter Qualitätsstandards und Anforderungen (Erfüllung der Projektziele)... International Competence Baseline (IPMA ) startup euregio Management GmbH,

8 Der Komplexitätsbegriff Kompliziertheit (= Art der Zusammensetzung) ist abhängig von: Anzahl + Verschiedenheit der Elemente; Anzahl + Verschiedenheit der Beziehungen zwischen den Elementen Veränderlichkeit / Dynamik Relativ komplexes System Komplexes System Komplexität (= Veränderlichkeit im Zeitablauf ist abhängig von: Vielfalt der Verhaltensmöglichkeiten der Elemente; Veränderlichkeit der Wirkungsverläufe zwischen den Elementen Einfaches System Kompliziertes System Anzahl / Vielfalt der Systemelemente startup euregio Management GmbH,

9 Ist die Aufgabe komplex? Ist die Aufgabe neuartig? Wann ist es ein Projekt? Mögliche Projektklassen PROGRAMME PROZESSE / ROUTINEARBEIT Graubereich KLEINPROJEKTE PROJEKTE GROSSPROJEKTE KOMPLEXITÄT / NEUARTIGKEITSGRAD startup euregio Management GmbH,

10 Projektklassifizierung (Beispiel) gering Komplexität hoch Max. 2 Monate Min. 2 Monate Min. 6 Monate Min. 18 Monate oder oder oder oder Max. 3 Bereiche Min. 3 Bereiche Min. 5 Bereiche Min. 7 Bereiche und und und und Interne und externe Kosten < 2500 Interne und externe Kosten Interne und externe Kosten Interne und externe Kosten > und und und und Ressourcen (Arbeitstage) < 50 Tage Ressourcen (Arbeitstage) < 200 Tage Ressourcen (Arbeitstage) < 400 Tage Ressourcen (Arbeitstage) > 400 Tage und und Ertragspotenzial (p.a.) > Ertragspotenzial (p.a.) > Aktivität Kleinprojekt Projekt Programm startup euregio Management GmbH,

11 Projektklassifizierung (Beispiel) Kriterien A-Projekte B-Projekte C-Projekte Strategische Bedeutung bis bis Komplexität bis bis Risiko bis bis Beteiligte Personen > < 5 Beteiligte Abteilungen Kosten > < Dauer > 9 Monate 3-9 Monate < 6 Monate startup euregio Management GmbH,

12 Projektarten New Media Projekte / Business Development Projekte Kundenprojekte (komplexe Kundenaufträge) F&E-Projekte Produktentwicklungsprojekte, Innovationsprojekte IT-Projekte Organisationsprojekte Investitionsprojekte (Bau, Anlagenbau etc.) Machbarkeitsstudien / Vorprojekte Veranstaltungsprojekte, Messeprojekte nationale und internationale Förderprojekte (EU, FGÖ, FFG ) startup euregio Management GmbH,

13 Wichtig: Schaffen Sie Klarheit! Nur ein Projekt benötigt auch ein Projektmanagement. In der Praxis kommen häufig Mischformen zwischen einem Prozess und einem Projekt vor (z.b. Kundenprojekte mit teilweisem Routinecharakter). Aufgaben Idee Kundenanforderung FILTER PROJEKT PROZESS startup euregio Management GmbH,

14 Projektmanagement Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Es umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen. Projekt + Management Projektmanagement startup euregio Management GmbH,

15 Internationale und nationale PM Standards Project Management Body of Knowledge (PMBOK) PM Baseline ICB International Competence Baseline ISO DIN Normen startup euregio Management GmbH,

16 9 Wissensfelder des Projektmanagements Integrationsmanagement Project Integration Management Projektumfangsmanagement Project Scope Management Zeit- und Terminmanagement Project Time Management Kostenmanagement Project Cost Management Qualitätsmanagement Project Quality Management Personalmanagement Project Human Resource Management Kommunikationsmanagement Project Communications Management Risikomanagement Project Risk Management Beschaffungsmanagement Project Procurement Management startup euregio Management GmbH,

17 Aufgaben eines Projektmanagers planen verhandeln koordinieren organisieren anweisen, führen überwachen steuern dokumentieren moderieren kommunizieren umsetzen de-eskalieren startup euregio Management GmbH,

18 Projektorganisation Wir organisieren wir unsere Projektarbeit? startup euregio Management GmbH,

19 Projektorganisation PAG - Projektauftraggeber KUNDE PL- Projektleiter PTM PTM PTM Projektteam Projektteam PTM PTM PTM sonstige Anspruchsgruppen (Stakeholder) startup euregio Management GmbH,

20 Linienorganisation vs. Projektorganisation startup euregio Management GmbH,

21 Lösungsansatz: Integrierte Prozess- und Projektmanagement Organisation (IPPM ) WERTETREIBEREBENE Leiter funktionale Kernbereiche KUNDENANFORDERUNGEN UND - BEDÜRFNISSE Prozessmanager Programmund Projektmanager Geschäftsprozess A Geschäftsprozess B Geschäftsprozess C PROGRAMM A Projekt A Projekt B Projekt C WERTSCHÖPFUNGSEBENE KUNDENERFOLG Projekt D Supportprozess A Supportprozess B Supportprozess C Supportprozess D startup euregio Management GmbH,

22 PM Methodik Die Logik des Vorgehens in Projekten. startup euregio Management GmbH,

23 Was ist eine PM Methodik? Eine Methodik ist eine festgelegte Arbeitsweise, die Modelle, Standards, Methoden, Verfahren, Instrument, Hilfsmittel, Prozeduren und Regeln enthält. Keßler/Winkelhofer 2004, S. 176 Methode 1 Instrument 1 Technik 1 Methode 2 Instrument 2 Technik Methodik: Die Logik des Vorgehens startup euregio Management GmbH,

24 Deming-Cycle Act Plan Check Do startup euregio Management GmbH,

25 Project Process Groups (PMI ) Monitoring & Controlling Processes Planning Processes Initiating Processes Closing Processes Executing Processes startup euregio Management GmbH,

26 Overlap of Process Groups Level of activity Planning Processes Executing Processes Initiating Processes Controlling Processes Closing Processes Phase start Time Phase finish startup euregio Management GmbH,

27 PM Prozess vs. Projektprozess PM-Prozess: "Prozess zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projektprozessen. (DIN ) Managementprozess Projektprozess: "Prozess, der unmittelbar die Erzielung von Projektergebnissen bewirkt. (DIN ) Vorgehensmodell startup euregio Management GmbH,

28 Stage Gate Model startup euregio Management GmbH,

29 Innovation Process startup euregio Management GmbH,

30 V-Modell 97 (IT-Projektmanagement) 30

31 Wasserfallmodell 31

32 Spiralmodell * Quelle: PMBOK 3rd Edition von PMI 32

33 Rational Unified Process (RUP) 33

34 7 W Fragen im Projektmanagement Simplify your Projects! startup euregio Management GmbH,

35 7 W Fragen im Projektmanagement startup euregio Management GmbH,

36 WO? Anforderungen verstehen Der spätere Erfolg eines Projekts wird wesentlich bereits am Beginn bestimmt. Wo stehen wir denn überhaupt? Was ist das Problem? Was möchte der Auftraggeber / Kunde? startup euregio Management GmbH,

37 WO? Techniken zur Situationsanalyse: Wo stehen wir? Mind-Mapping Brainstorming SWOT-Analyse Gruppendiskussion Recherche (Internet, Literatur, vergangene Projekte) persönliche Gespräche (z.b. mit Fachleuten) Methode ZDF Zahlen, Daten, Fakten Morphologischer Kasten Kärtchen-Technik... startup euregio Management GmbH,

38 Situationsanalyse / Problemdiagnose Alles sollte so einfach wie möglich gemacht sein, aber nicht einfacher. Das Problem zu erkennen ist wichtiger, als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung. Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind. Inmitten des Wirrwarrs gilt es, das Einfache zu finden. Zitate von Albert Einstein WO? startup euregio Management GmbH,

39 Systemisches Denken in Projekten Über den Tellerrand hinaus schauen WO? startup euregio Management GmbH,

40 WO? Relevantes Projektumfeld MARKT relevantes Umfeld Richtlinien Institutionen Verordnungen Entwicklungskonzepte Projekt langfristige Strategien Interessensgruppen Gesetze Kosten WETTBEWERBER KUNDEN TRENDS startup euregio Management GmbH,

41 WO? Projektumfeld-/ kontextanalyse zeitlich Was ist vor dem Projekt passiert? Was passiert nachher? sachlich Welche sachlichen Faktoren beeinflussen das Projekt? sozial Welche Personen / Personengruppen beeinflussen das Projekt? Welche Anspruchsgruppen hat das Projekt? startup euregio Management GmbH,

42 WO? Zeitlicher Projektkontext Projektstart Was ist vor Beginn des Projekts passiert, was das Projekt in irgend einer Form beeinflussen könnte? Projekt Was wird nach Beendigung des Projekts passieren? Folgeprojekte? Folgekosten? etc. Projektende startup euregio Management GmbH,

43 WO? Sachlicher Projektkontext Finanzieller Rahmen Übergeordnete Ziele und Strategien Projekt A Entwicklungskonzept XY Projekt Projekt B Gutachten YZ Rechtliche Rahmenbedingungen Veranstaltung XY startup euregio Management GmbH,

44 WO? Sozialer Projektkontext / Stakeholder Analyse Politiker Zielgruppe/Kunden des Projekts Auftraggeber Projektleiter, Projektmitarbeiter etc. Projekt Steuerungsgremium Anrainer... Externe Spezialisten/ Dienstleister startup euregio Management GmbH,

45 WAS? Erfolgsfaktor Projektzielsetzung Kein Projekt ohne klare Ziele und Ergebnisse. startup euregio Management GmbH,

46 WAS? Zieldefinition Projektziel ist es, bis Oktober 2008 ein Haus zu bauen. startup euregio Management GmbH,

47 WAS? IOOI Methode (Input Output Outcome Impact) WARUM? INPUT Projekt OUTPUT OUTCOME IMPACT Anforderungen Ziele Spezifikationen Ideen Strategien Auftrag Verträge Budget Ressourcen... Initiieren Planen Durchführen Überwachen & Steuern Abschließen unmittelbare, messbare Ergebnisse / Produkte des Projekts unmittelbarer Nutzen, der für die Anspruchsgruppen durch das Projekt entsteht langfristiger Nutzen, Beitrag zur Strategieerreichung, Wirkungen startup euregio Management GmbH,

48 WAS? Messbare Ziele! (KPI s Key Performance Indicators) Wann ist das Projekt erfolgreich? Wenn ich nicht weiß, was genau heraus kommen soll, dann weiß ich auch nicht, wann ich fertig bin. QUANTITATIV QUALITATIV startup euregio Management GmbH,

49 TRIPLE CONSTRAINT Dreieck der Projektziele Qualität / Leistung Welche konkreten Ergebnisse sollen erreicht werden? Welche Qualität sollen diese Ergebnisse aufweisen? Projektumfang und inhalte? Spannungsfeld Kosten Wie hoch ist das Projektbudget? Welche Personalressourcen stehen zur Verfügung? Zeit Wann müssen die Ergebnisse spätestens vorliegen? Welche Meilensteine sind einzuhalten? startup euregio Management GmbH,

50 WAS? Zielesystem Projektgesamtziel Teilziele / Meilensteinziele Nicht-Ziele Nicht-Ziele messbare Ergebnisse / Produkte Nicht-Ziele startup euregio Management GmbH,

51 Risikoanalyse Risiken identifizieren Risiken bewerten Gegenmaßnahmen - Erfahrungswerte - Gruppendiskussion - Brainstorming - Kontextanalyse - Wahrscheinlichkeit B C A B - Risiko vermindern - Risiko vermeiden - Risiko versichern - Auftraggeber informieren - Auswirkungen startup euregio Management GmbH,

52 Risikoarten Akzeptanzrisiken Lösung wird von Betroffenen abgelehnt Qualitätsrisiken Ergebnis entspricht nicht der geforderten Qualität Auslastungsrisiken Personalressourcen sind nicht in ausreichendem Maße verfügbar (z.b. zeitliche Überlastung, Krankheit, vorrangige Linienarbeit) Kostenrisiken Projektbudget reicht nicht aus Terminrisiken Terminvorgaben können nicht gehalten werden startup euregio Management GmbH,

53 Ziele (WAS?) Aufgaben (WIE?) AUFGABENorientiertes Vorgehen unfokussierte Aufgaben unklare Ziele IST SOLL Zuerst die Ziele, dann die Aufgaben! ZIELorientiertes Vorgehen fokussierte Aufgaben klare Ziele IST SOLL startup euregio Management GmbH,

54 WIE? Projektstrukturplan (PSP) zentrales Planungsinstrument im Projektmanagement beantwortet Frage nach dem WIE im Projekt Strukturierung in mehrere Ebenen Projekttitel Teilaufgaben (TA) Arbeitspakete (AP) startup euregio Management GmbH,

55 WIE? Projektstrukturplan 1. Ebene Projekttitel 2. Ebene 1 PM 2 TA 3 TA 4 TA 5 TA 3. Ebene 1.1 AP 2.1 AP 3.1 AP 4.1 AP 5.1 AP 1.2 AP 2.2 AP 3.2 AP 4.2 AP 5.2 AP 1.3 AP 2.3 AP 3.3 AP MS AP 1.4 AP 2.4 AP 3.4 AP 4.4 AP 5.4 AP MS 2.6 MS 3.6 MS 4.6 MS 5.6 PM = Projektmanagement TA = Teilaufgabe AP = Arbeitspaket MS = Meilenstein startup euregio Management GmbH,

56 WIE? PSP-Richtwerte 5-10 logische Teilaufgaben 5-10 Arbeitspakete pro Teilaufgabe Arbeitspakete: 1 Verantwortlicher Mitarbeit: < 8 Personen Arbeitsaufwand: < 1 Monat (ca. 160 h) Bearbeitungsdauer: < 3 Monate 5-7 Meilensteine startup euregio Management GmbH,

57 WANN? Meilensteine Meilensteine wichtige Zeitpunkte (= Soll -Termine) im Projekt, die Orientierung geben Meilensteine sind wesentliche Zwischenergebnisse, die häufig als Stop-or-Go Punkte dienen (auch Quality Gates, Gateways...) Meilensteine sollten mit messbaren Zwischenergebnissen (Deliverables) konkretisiert werden startup euregio Management GmbH,

58 WANN? Termin- und Meilensteinplan Festlegung von Meilensteinen und deren geplante Eintrittsdaten: Wann müssen die diversen Meilensteine abgeschlossen sein? Ermittlung von logischen Verknüpfungen zwischen den Arbeitspaketen: Welche AP müssen abgeschlossen sein, bevor das AP beginnen kann? Bearbeitungsdauer je Arbeitspaket (in Tage oder Wochen): Wie lange wird die Erledigung des AP dauern? Auslastungsgrad der beteiligten Personen berücksichtigen nicht zu optimistisch planen (Puffer einplanen Urlaubs- und Abwesenheitszeiten berücksichtigen gegebenenfalls: Reduktion der Bearbeitungsdauer durch Zuteilung weiterer Personalressourcen zu einem AP Feinabstimmung und Überarbeitung: Ist der Terminplan realistisch? Müssen sonstige Fixtermine berücksichtigt werden? startup euregio Management GmbH,

59 WANN? Balkenplan startup euregio Management GmbH,

60 WIEVIEL? Kosten- und Ressourcenplan Überarbeitung der Aufwandsschätzung des Projektauftrags: Ergeben sich aus dem detaillierten PSP weitere Aufwände, die bisher nicht geplant waren? interne Personalkosten: Stundenaufwand mit jeweiligen Stundensätzen multiplizieren externe Projektkosten je Arbeitspaket bzw. in Summe Beratungskosten externe Dienstleistungen Veranstaltungskosten Materialkosten Reisekosten Druckkosten Sonstige Kosten startup euregio Management GmbH,

61 Kontakt startup euregio Management GmbH Stefan Hagen Rheinstraße A-6890 Lustenau +43 (0) Kostenloses PM-Know-How: startup euregio Management GmbH,

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