Projekt Rechnungseingang E.T.I effizient transparent innovativ

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1 Projekt Rechnungseingang E.T.I effizient transparent innovativ

2 Hintergrund der Prozessverbesserung Die Workshops Buchhaltung an der TU Wien - Frust oder Lust? zeigten Bedarf für Verbesserungen Wirtschaftsprüfer kritisiert in jedem Prüfbericht die Schwächen des momentanen Prozesses Im Rahmen der SAP-Convenience Bestrebungen sollen Prozesse verbessert und die Softwarebedienung vereinfacht werden Prozess bedingt Konfliktpotential zwischen der Quästur und den OrgEinheiten Quästur 2

3 Eckpunkte der neuen Software Digitalisieren der Rechnung mittels Scan Datenextraktion mittels OCR-Erkennung und automatisches Befüllen der SAP-Eingabemasken Elektronische Weiterverarbeitung der digitalisierten Rechnung mittels eines Workflows dezentral an den Organisationseinheiten Elektronische Freigabe der digitalisierten Rechnungen über ein Web-Portal dezentral an den Organisationseinheiten Quästur 3

4 Konzept der Prozessverbesserung Der Bestellvorgang bleibt unverändert dezentral Die Rechnungsfreigabe bleibt unverändert dezentral Die Rechnungen werden gleich von den Lieferanten an die Quästur geschickt Die Rechnungen werden sofort nach dem Einlangen gescannt, die Quästur verifiziert die Rechnungsmerkmale und nimmt die Zuordnung zur Bestellung bei Rechnungen über 1.000,- vor Für Rechnungen unter 1.000,- =>Verbuchung erfolgt durch Quästur, gleich nach elektronischer Freigabe durch die OrgEinheit Quästur 4

5 Konzept der Prozessverbesserung Die Originalrechnungen werden sofort nach dem Einscannen an die OrgEinheiten gesendet Durch die Verwendung des SAP-Workflow als papierloser Prozess gestaltet Rechnungseingang in der Quästur ermöglicht den optimalen Einsatz von automatischer Rechnungserkennungssoftware Schritt weg von einer Prüfstelle Quästur hin zur Servicestelle Ziel: Entlastung der OrgEinheiten, Ausbau der Prozesseffizienz und Steigerung der Transparenz Quästur 5

6 Gegenüberstellung der Prozesse Prozess aktuell Prozess optimiert 1.) Bestellung Dezentral bei OrgE Dezentral bei OrgE 2.) Wareneingang Dezentral bei OrgE Dezentral bei OrgE 3.) Rechnungseingang - Prüfung Rechnungsmerkmale Erfolgt in OrgE Erfolgt in Quästur - Vorerfassen der Rechnung Erfolgt in OrgE Erfolgt in Quästur - Scannen der Rechnung Erfolgt in Quästur Erfolgt in Quästur - Freigabe der Rechnung Dezentral bei OrgE Dezentral bei OrgE 4.) Zahlungslauf Erfolgt in Quästur Erfolgt in Quästur Quästur 6

7 Gewinn durch Prozessverbesserung Drastische Verringerung der Unklarheiten (Warengruppen, Steuerkennzeichen, etc.) Die Wartezeit im Prozess wird verringert Die Erfassung der Belege erfolgt zeitnahe => Verbindlichkeiten gesetzeskonform ausgewiesen Die Originalbelege werden gleich nach dem Rechnungseingang gescannt, und an die OrgEinheiten retourniert Ein korrekter Obligoaufbau wird ermöglicht Der Prozess wird durch die Verwendung des Workflows transparent Die Quästur erhält die Möglichkeit sich verstärkt zum Servicepartner zu entwickeln Quästur 7

8 Gewinn durch Automatisierung Rechnungseingang in der Quästur ermöglicht den Einsatz von Rechnungserkennungssoftware Rechnungen beim Scannen der Belege bereits automatisch erfasst Abtippen der Informationen entfällt weitgehend Weitergabe der Rechnung digital im SAP-Workflow Transparenz durch Berichte Quästur 8

9 Eckpunkte der bisherigen Arbeit Erhebungen an 4 anderen Universitäten und 2 Unternehmen zum Rechnungseingangsprozess und verwendeter Software Schaffung einer Projektgruppe aus AnwenderInnen aller Fakultäten, der großen Dienstleistern und dem CCC Gemeinsame Erarbeitung eines Pflichtenheftes in der Projektgruppe, als Anforderungsdokumentation an den neuen Prozess und die neue Software Laufende Fortschrittsberichte an die Universitätsleitung Finden von 4 Musterinstituten für die Testphase Quästur 9

10 Was wird für Sie einfacher? Sekretariat: Wegfall der Prüfung der Rechnungsmerkmale Wegfall der verpflichtenden Anlage von Bestellungen bei Rechnungen unter 1.000,- Wegfall der Intrastat-Meldung bei Rechnungen unter 1.000,- Rechnung kommt bereits vorausgefüllt und elektronisch am Institut an, Daten können aber weiterhin dezentral ergänzt/verändert werden Elektronische statt manuelle Weiterbearbeitung und Weiterleitung der Rechnung Bei neuen Kreditoren ist das Kreditorenanlage-Formular nur noch bei vorausgehender Anlage einer Bestellung notwendig Quästur 10

11 Was wird für Sie einfacher? Freigeber/Budgetverantwortliche: Elektronische statt manuelle Weiterbearbeitung und Weiterleitung der Rechnung Elektronische Freigabe der Rechnung über ein Web-Portal Tägliche Verständigung per über neue, freizugebende Rechnungen Mehr Überblick und Transparenz dank Workflow und Berichten Quästur 11

12 Zeitplan Zeit Handlung Ergebnis Erarbeitung eines ersten Konzepts zur Prozessverbesserung, Besuch anderer Universitäten Erstes Konzept Präsentation des Konzepts in der Universitätsleitung, Freigabe zur Weiterverfolgung der Idee Feintuning Prozessvorschlag, erste Einbindung AnwenderInnen, Analyse möglicher Probleme, Befragung SekretärInnen mittels Fragebogen Ausführliches Konzept Neuerliches Feedback zur Ist- Situation Präsentation der Ergebnisse in der Universitätsleitung Konkreter Handlungsbeschluss Formulieren von Anforderungen & Bedarf der TU Wien an den Prozess und die Software gemeinsam mit der Projektgruppe Fassung des Pflichtenheft (Prozesse & tech. Umsetzung) Gesammelte Anforderungen im Detail Pflichtenheft Besprechung Abläufe Projektgruppe Doku. Abläufe Präsentation der Fortschritte in der Universitätsleitung, Projektfreigabe Informationsveranstaltung im Prechtlsaal Quästur 12

13 Zeitplan (Vorschau) Zeit Handlung Akteure Technische Umsetzung: Implementierung Software, Konfiguration Workflow, Einbindung in SAP der TUW Henrichsen/CCC Fertigstellung der technischen Umsetzung Henrichsen/CCC Information der Lieferanten Quästur, OrgEH Testbetrieb an den Musterinstituten Quästur/Musterinst Feedbackreview Musterinstitute Quästur/ Musterinst/Projektg Information der Lieferanten Quästur, OrgEH Erste technische Verbesserungen umsetzen (bei Bedarf) Schulungen der User Produktivstart des neuen Systems TU weit Henrichsen/CCC Quästur Laufende Feedbacksammlung Quästur Feedback- und Projekterfolgsreview VR Jankowitsch, Quästur > Je nach Bedarf und finanziellen Mitteln können in einem Folgeprojekt weitere Features ergänzt werden VR Jankowitsch, Quästur Der Zeitplan kann flexibel nach Bedarf nach hinten verschoben werden! Quästur 13

14 Projekt Rechnungseingang E.T.I effizient transparent innovativ Fragenbeantwortung

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