Herzlich Willkommen zum 3. STIBET Workshop

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1 STIBET von A - Z (von der Antragstellung bis zum Zahlenmäßigen Nachweis) Herzlich Willkommen zum 3. STIBET Workshop Referat 512 Betreuungsprogramme, Stand: Juli 2013

2 K wie kurzer Überblick zu STIBET Was bedeutet STIBET? STIBET ist das Stipendien- und Betreuungsprogramm für deutsche Hochschulen um die Attraktivität des Hochschulstandortes Deutschland durch verbesserte Rahmenbedingungen für ausländische Studierende zu steigern. STIBET wird seit 2001 vom Auswärtigen Amt finanziert. STIBET umfasst die Varianten der allgemeinen und fachbezogenen Betreuung und die eigenständige Stipendienvergabe durch die Hochschulen.

3 STIBET STIBET I STIBET III Matching Fund - hat ein Volumen von 5,5 Mio. - ist einjährig beteiligte HS (2013) - mögliche Fördersumme: Sockelbetrag + Pro Kopf-Pauschale für anwesende bzw. eingeschriebene Bildungsausländer an der jeweiligen dt. Hochschule - zur Finanzierung von Betreuungsmaßnahmen und Stipendien - hat ein Volumen von 1,9 Mio. - ist ein-, zwei- oder dreijährig beteiligte HS (2013) - mögliche Förderhöchstsumme: pro Jahr auf der Grundlage der eingeworbenen Drittmittel - zur Finanzierung von Stipendien

4 B wie Bewilligungszeitraum 1.1. bis Anfang Dez. Kassenschluss, Fertigstellung ZV, Versand 1.1. Laufzeitbeginn ZV Mittelrückmeldung Abgabe Verwendungsnachweise der HS (bei Altverträgen ) Anfang Oktober Ausschreibung für HS, Beginn Ausarbeitung ZV Zwei-Monatsfrist + Mitteilungspflicht Neue Ausschreibung Basis: Meldebögen WS 2012/2013 Prüfung der VN Abfrage Mehr- + Minderbedarf Verteilung der Mittel

5 A wie Antragstellung Antragstellung Ausschreibung Anfang Oktober, Bewerbungsfrist bis Mitte November (ausschließlich über das DAAD- Portal) Grundlage: Anzahl der anwesenden bzw. eingeschriebenen Bildungsausländer (BA) im Meldebogen zur Studentenstruktur WS 2012/13 Mögliche Finanzierungsarten sind: Fehlbedarfsfinanzierung: Bitte wählen Sie die Fehlbedarfsfinanzierung, wenn Sie Exkursionen planen (lt. Richtlinien des Auswärtigen Amtes sind bei Exkursionen Eigenbeteiligungen zwingend vorgesehen). Vollfinanzierung: Bitte wählen Sie die Vollfinanzierung, wenn Sie alle geplanten Maßnahmen ausschließlich aus der DAAD-Zuwendung finanzieren wollen. NEU: Der DAAD-Preis wird künftig über STIBET verwaltet und auch über STIBET beantragt.

6 D wie DAAD-Preis NEU interessierte Hochschulen, die mindestens 30 Bildungsausländer (BA) nachweisen, können den DAAD-Preis (1.000 Euro) nur noch über STIBET beantragen Hochschulen, die keine 30 BA nachweisen, können den DAAD-Preis nicht beantragen! Weiterhin ist zu beachten: an den sonstigen Rahmenbedingungen/Voraussetzungen für den DAAD-Preis ändert sich nichts der DAAD-Preis von Euro wird zusätzlich zu den STIBET Mitteln gewährt erst nach Vorlage des Preisträgerformulars kann der DAAD-Preis ausgezahlt werden der DAAD-Preis wird über das STIBET Projekt per Mittelanforderung über das DAAD-Portal beantragt (bitte als Verwendungszweck: DAAD-Preis eintragen!) auch hier gilt die Zwei- Monatsfrist die Originalurkunde wird den Hochschulen in einem separaten Schreiben übersandt alle relevanten Unterlagen zum DAAD-Preis (ausgenommen die Originalurkunde) sind auf der DAAD Homepage unter zu finden der Nachweis des ausgezahlten DAAD-Preises erfolgt im Rahmen des Verwendungsnachweises zu STIBET und wird dort (im zahlenmäßigen Nachweis unter Geförderte Personen) gesondert dargestellt

7 F wie Finanzierungsarten und F wie Finanzierungsplan Finanzierungsarten Vollfinanzierung Nur bei STIBET I, wenn alle Ausgaben durch die DAAD-Zuwendung finanziert werden und keine Exkursionen geplant sind. Eigen- oder Fremdmittel kommen NICHT zum Einsatz! Fehlbedarfsfinanzierung Bei STIBET I, wenn Exkursionen geplant und nach den AA-Richtlinien Eigenanteile der Teilnehmer/innen eingebracht werden sowie bei STIBET III, weil auf Grundlage eingeworbener Drittmittel die DAAD- Zuwendung im Verhältnis 1 : 1 gewährt wird Finanzierungsplan Der Finanzierungsplan ist verbindlich, er ist Bestandteil des Zuwendungsvertrages und Grundlage für die Bewilligung. Bei einer Fehlbedarfsfinanzierung müssen bei STIBET I neben der DAAD-Zuwendung auch die Eigenmittel (Teilnehmerbeiträge bei Exkursionen) und bei STIBET III die eingeworbenen Drittmittel eingetragen werden. Reduzieren oder erhöhen sich diese Eigen- oder Drittmittel muss 1. der DAAD informiert werden und 2. der Finanzierungsplan angepasst werden. Diese Änderungen müssen innerhalb des Bewilligungszeitraums (bis spätestens ) dem DAAD mitgeteilt werden. Die Gesamteinnahmen im Finanzierungsplan müssen mit den tatsächlichen Einnahmen im zahlenmäßigen Nachweis übereinstimmen besonders die Eigen- und Drittmittel! Nicht mitgeteilte Abweichungen führen zu Rückzahlungen.

8 E wie Einsatz der STIBET Mittel a) Betreuungsmaßnahmen (hier einige Beispiele für VA) Einführungsveranstaltungen oder Orientierungstage bzw. -wochen pro Semester, i.d.r. mit Begleitprogramm wie Campusrallye, Stadtführung, Welcome Party sowie andere Informationsveranstaltungen Fachbezogene VA wie Fachtutorien, studienbegleitende Intensiv-Sprachkurse (Deutsch/ Englisch), gezielte VA für bestimmte Fachgruppen, Betriebs- und Messebesuche, Workshops zu ausgewählten Themen, Schreibwerkstatt Exkursionen zu ausgewählten Orten innerhalb Deutschlands (Berlin, Dresden, München o.a. deutsche Städte) Exkursionen ins benachbarte europäische Ausland nur an Zielorte mit deutlichem EU-Bezug (z.b. Strasbourg, Brüssel, Den Haag) und nur dann, wenn sie vorher mit dem DAAD abgestimmt wurden Deutschlandkundliche VA wie Besuch von Gedenkstätten, Ausflüge in die nähere Umgebung am Hochschulschulstandort, Feste im Jahresablauf (Sommerfest, Weihnachtsfest, Neujahrsfest u.a.) Kulturelle Veranstaltungen wie Theater-, Film-, Opern- u. Museumsbesuche Länderkundliche VA wie Länderabende, internationale Wochen oder Tage, Internationales Kochen, Fest der Kulturen Unterstützung bei der Wohnraumbeschaffung durch Schalten von Inseraten, Akquise von privatem Wohnraum, Flyer Bereitstellung und Druck von Informationsmaterialien z.b. Leitfäden/Broschüren/Flyer für internationale Studierende, Pflege der Internetseiten Einsatz von stud. Hilfskräften oder Buddies, Mentoren, Tutoren

9 Kontaktstipendien Für ausländische Studierende und Doktoranden, insbesondere von Partnerhochschulen, um ihre internationalen Hochschulpartnerschaften zu stärken (Laufzeit: max. 10 Monate). Studienabschluss-Stipendien Ausländischen Studierenden und Doktoranden, die ohne eigenes Verschulden in Not geraten sind, deren Abschluss jedoch absehbar erreicht werden kann, durch finanzielle Unterstützung die Konzentration auf ihr Studium und den Studienabschluss zu ermöglichen (Laufzeit 6 Mon., verlängerbar auf max. 12 Monate). Betreuungsstipendien Voraussetzung für eine Förderung ist das dem internationalen Austausch dienliche Engagement der Stipendiaten bei der Betreuung internationaler Studierender und Doktoranden (keine Laufzeitbegrenzung) Sonstige Matching Fund Stipendien Für den Fall, dass keine der drei Stipendienarten im Rahmen von Matching Funds passt, kann diese vierte Stipendienart vergeben werden. Über die Vergabedauer entscheiden die Hochschulen.

10 M wie Mitteilungspflicht SEHR WICHTIG! Jede Hochschule = Zuwendungsempfänger ist gem. Nr. 5 des Zuwendungsvertrages verpflichtet, dem DAAD jede Änderung sofort, schriftlich und innerhalb des Bewilligungszeitraums anzuzeigen. Eine abschließende Aufzählung aller vom Zuwendungsempfänger dem DAAD gegenüber abzugebenden Mitteilungen ist nicht möglich. Einige fassen wir dennoch hier zusammen! Vorzeitiger Maßnahmenbeginn Änderung oder Wegfall des Zuwendungszwecks Beantragt oder erhält eine HS weitere Zuwendungen für denselben Zweck bei/von anderen öffentlichen Stellen oder Dritten Änderung der Gesamtausgaben inklusive Eigen- oder Drittmittel Überschreitung eines Einzelansatzes von mehr als 20 % (Sachmittel, Geförderte Personen) Nichtverwendung der Mittel innerhalb der Zwei-Monatsfrist (möglich in der Mittelanforderung) Unter- bzw. Überschreitung der vorgegebenen Mindest- bzw. Höchstrate für Stipendien Exkursionen ins benachbarte europäische Ausland bis spätestens 15. November eines Jahres Rückmeldung nicht benötigter STIBET-Mittel Nichteinhaltung von Fristen (z.b. Vorlagefrist Verwendungsnachweis) werden inventarisierte Gegenstände innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt

11 T wie Termine Antragstermine Mitte Februar Vorlage Meldebogen Studentenstruktur WS Anfang Oktober STIBET Ausschreibung im Rahmen der zentralen Ausschreibung der DAAD Programme ( 8. November Antragschluss Einzelne Termine innerhalb des Bewilligungszeitraumes Juli evtl. Abfrage Mehr-/Minderbedarf Anfang bis Mitte November Vorlage Erhebungsbogen 15. November Mittelrückmeldung Anfang Dezember Kassenschluss im DAAD oder Vorlage Verwendungsnachweis STIBET begleitende Termine Leitertagung Jahrestagung Ausländerstudium in Würzburg Sommer STIBET Workshop Herbst 2014 evtl. Best-Practice Workshop an ausgewähltem Hochschulstandort ida-seminare

12 Z wie Zahlenmäßiger Nachweis / VOLLFINANZIERUNG Der Zahlenmäßige Nachweis ist neben der Belegliste und dem Sachbericht Bestandteil des Verwendungsnachweises. Er muss alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen und Ausgaben enthalten. S. 1 Allgemeine Angaben, Gesamt-Einnahmen Bewilligung: vertraglich vereinbarte DAAD-Zuwendung (s. Finanzierungsplan) tatsächliche Einnahmen: im Bewilligungszeitraum angeforderte DAAD-Zuwendung (wird aus SAP generiert!) zu beachten: die tatsächlichen Einnahmen können nie höher als die Bewilligung sein, aber niedriger, wenn nicht alle Mittel angefordert wurden

13 Z wie Zahlenmäßiger Nachweis / VOLLFINANZIERUNG S. 2 Gesamt-Ausgaben Die Angaben auf Seite 2 ergeben sich automatisch sobald die Seiten 4 und 5 ausgefüllt wurden. Die Abweichungen in v.h. können lt. Zuwendungsvertrag bis zu 20 % betragen. Ansatzüberschreitungen von mehr als 20 % sind dem DAAD i.d.r. vorher mitzuteilen bzw. im Rahmen des Verwendungsnachweises im Sachbericht besonders zu begründen.

14 Z wie Zahlenmäßiger Nachweis / VOLLFINANZIERUNG S. 3 Gesamt-Ausgaben / Zusammenstellung Auch die Angaben auf Seite 3 ergänzen sich automatisch durch Eingabe auf den Seiten 4 und 5!

15 Z wie Zahlenmäßiger Nachweis / VOLLFINANZIERUNG S. 4 Sachmittel Inland Auflistung zusammengefasster STIBET- Betreuungsmaßnahmen (z.b. Einführungsveranstaltungen, Exkursionen, Informationsmaterial), keine Einzelposten die lfd. Nr. aus der Belegliste ist nicht die Belegnummer selbst der Zeitraum muss im Bewilligungszeitraum = Haushaltsjahr liegen

16 Z wie Zahlenmäßiger Nachweis / VOLLFINANZIERUNG S. 5 Geförderte Personen Auflistung der Geförderten Personen (pro Person eine Zeile) die lfd. Nr. aus der Belegliste ist nicht die Belegnummer selbst nach dem Status der geförderten Person richtet sich die mögliche Stipendienrate die Stipendienrate ist der monatlich mögliche Betrag lt. Stipendien-Richtlinie

17 Z wie Zahlenmäßiger Nachweis / FEHLBEDARFSFINANZIERUNG Der Zahlenmäßige Nachweis ist neben der Belegliste und dem Sachbericht Bestandteil des Verwendungsnachweises. Er muss alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen und Ausgaben enthalten. S. 1 Allgemeine Angaben, Gesamt-Einnahmen Eigenbeteiligung der Teilnehmer: Von den Teilnehmern einer Veranstaltung oder Exkursion wird eine Eigenbeteiligung erhoben. Die tatsächlichen Einnahmen sollten mit den Angaben im Finanzierungsplan (Bewilligung) übereinstimmen. Abweichungen sind dem DAAD im Bewilligungszeitraum vorher mitzuteilen. Bewilligung: vertraglich vereinbarte DAAD-Zuwendung bzw. geplante Eigenbeteiligung der Teilnehmer (s. Finanzierungsplan) tatsächliche Einnahmen: im Bewilligungszeitraum angeforderte DAAD-Zuwendung (wird aus SAP generiert!) bzw. tatsächliche Eigenbeteiligung der Teilnehmer

18 Z wie Zahlenmäßiger Nachweis / FEHLBEDARFSFINANZIERUNG S. 2 Gesamt-Ausgaben Die Angaben auf Seite 2 ergeben sich automatisch sobald die Seiten 4 und 5 ausgefüllt wurden. Manuell sind in der Spalte Abrechnung aus DAAD-Mitteln die Ausgaben einzutragen, die aus der DAAD-Zuwendung finanziert wurden (die Differenz zu den Gesamtausgaben bei Sachmittel Inland ist die Eigenbeteiligung bei STIBET I bzw. sind die Drittmittel bei STIBET III auf Seite 1). Die Abweichungen in v.h. können lt. Zuwendungsvertrag bis zu 20 % betragen. Ansatzüberschreitungen von mehr als 20 % sind dem DAAD i.d.r. vorher mitzuteilen bzw. im Rahmen des Verwendungsnachweises im Sachbericht besonders zu begründen.

19 Z wie Zahlenmäßiger Nachweis / FEHLBEDARFSFINANZIERUNG S. 3 Gesamt-Ausgaben / Zusammenstellung Auch die Angaben auf Seite 3 ergänzen sich automatisch durch Eingabe auf den Seiten 4 und 5! Minderausgaben sind ohne Aufforderung durch den DAAD unverzüglich an den DAAD unter Angabe der Projekt ID zurückzuzahlen

20 Z wie Zahlenmäßiger Nachweis / FEHLBEDARFSFINANZIERUNG S. 4 Sachmittel Inland Auflistung zusammengefaßter STIBET- Betreuungsmaßnahmen (z.b. Einführungsveranstaltungen, Exkursionen, Informationsmaterial), keine Einzelposten die lfd. Nr. aus der Belegliste ist nicht die Belegnummer selbst der Zeitraum muß im Bewilligungszeitraum = Haushaltsjahr liegen

21 Z wie Zahlenmäßiger Nachweis / FEHLBEDARFSFINANZIERUNG S. 5 Geförderte Personen Auflistung der Geförderten Personen (pro Person eine Zeile) die lfd. Nr. aus der Belegliste ist nicht die Belegnummer selbst nach dem Status der geförderten Person richtet sich die mögliche Stipendienrate die Stipendienrate ist der mögliche Betrag lt. Stipendien-Richtlinie monatlich

22 B wie Belegliste Belegliste zu STIBET I

23 B wie Belegliste Belegliste zu STIBET III

24 I wie Informationsportal Information, Vernetzung und Austausch auf der passwortgeschützten Internetplattform OKTOPUS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Akademischen Auslandsämter / International Offices Monatlicher Newsletter Interaktiver Kalender mit aktuellen Veranstaltungen Aktuelles aus den Auslandsämtern und aus dem DAAD Adressverzeichnis der deutschen Hochschulen Downloads Möglichkeiten eigene Beiträge zu verfassen und vieles mehr! Informieren Sie sich unter und falls Sie es noch nicht sind werden Sie Mitglied bei Oktopus!

25 K wie Kontakte Referatsleitung Stephanie Knobloch STIBET I (incl. DAAD-Preis), Tagung Ausländerstudium, Oktopus STIBET I (U, KuMuHS) (incl. DAAD-Preis), AA-Preis STIBET I (FH) (incl. DAAD-Preis), Tagungen, Sprachkursstipendien Gerda Nellessen-Assenmacher Simone Marciniak Klaudia van Eyk nellessen@daad.de marciniak@daad.de eyk@daad.de STIBET Doktoranden, STIBET III Matching Fund Walburga Sturiale sturiale@daad.de STIBET III Matching Fund, Tagungen Jennifer Ipach ipach@daad.de

26 D wie Direktlinks zu Programmen und Tagungen Übersicht über die Betreuungsprogramme Zentrale Tagung der Leiterinnen und Leiter der Akademischen Auslandsämter sowie der Auslandsbeauftragten der deutschen Hochschulen, November Tagung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Leiter und Leiterinnen der Akademischen Auslandsämter der deutschen Hochschulen zum Thema Ausländerstudium, März Informationen zum DAAD-Preis und AA-Preis Informationen zu den Programmen STIBET I, III und STIBET Doktoranden Informationen zu PROFIN: Programm zur Förderung der Integration ausländischer Studierender