Checkliste für Firmenkunden zur Umstellung auf SEPA-Lastschriften

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1 Checkliste für Firmenkunden zur Umstellung auf SEPA-Lastschriften Sie ziehen bei Kunden per Lastschrift mit Einzugsermächtigung ein? Damit Ihr Unternehmen fit für SEPA wird, haben wir für Sie eine Check- und Arbeitsliste entwickelt. Für Fragen steht Ihnen Ihre Nordthüringer Volksbank gern zur Verfügung und unterstützt Sie. Aufgaben Information Erledigt? Voraussetzungen 1. Beantragen einer Gläubiger- Identifikationsnummer bzw. Creditor Identifier (CI) bei der Deutschen Bundesbank Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine eindeutige ID. Dies wird über die Internetseite beantragt. Die Bundesbank teilt diese Gläubiger-ID (CI) dann per mit. 2. Teilen Sie uns die Gläubiger-ID mit Damit Sie Lastschriften einreichen können, muss die Gläubiger-ID des Unternehmens bei der Bank hinterlegt sein. 3. Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung mit uns 4. Nutzen Sie für neue Einzüge die neuen Lastschrift-Mandate Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften" erneuert werden. Hierfür benötigen wir o.g. Gläubiger-Identifikation Bislang haben Sie sich von Ihren Kunden und Geschäftspartnern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Häufig wird die Einzugsermächtigung auf den Rechnungen erteilt. Ändern Sie ggf. Ihre Formulare:» Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID» Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage» Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds oder nutzen Sie diverse Konvertierungsmodule wie z.b. dem VR-IBAN-Konverter oder die Konvertierungsfunktion Ihre Online- Banking Software Wenn Sie kein eigenes Formular für die Einzüge haben, stellen wir Ihnen alternativ gerne Mandatsformulare zur Verfügung. 5. Mandatsreferenz festlegen Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern in Ihrem Unternehmen gestaltet sein sollen. 6. keine Lastschriftbelege für SEPA!!! Sie können z.b. Kundennummern als Referenznummer verwenden. Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. Sie haben nur wenige Einzüge und deshalb für Ihren Inkasso die Lastschriften bisher beleghaft eingereicht? CI beantragt CI erhalten die CI lautet: DE CI an Bank gemeldet neue Inkasso- Vereinbarung unterschrieben Rechnungen bzw. Einzugsformulare angepasst es gibt kein eigenes Formular - Mandatsformulare wurden von der Bank besorgt Einsatztermin für die neuen Formulare (vgl. Punkte 9 und 12): Mandatsreferenz entschieden Referenz = Kundennummer Referenznummer wird wie folgt gebildet: Umstellung der beleghaften Lastschriften auf komfortable Online- Datum Checkliste für Firmenkunden mit Lastchrift zur Umstellung auf SEPA (Stand 09/2013) Seite 1 von 5

2 7. keine Einreichung von DTA- Disketten (USB-Sticks, CDs usw.) 8. SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mehr! Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit ein Online-Banking- Zugang eingerichtet werden kann. Bzw. nutzen sie alternative Verfahren wie Überweisung oder Rechnung Unter SEPA ist die Einreichung von DTA- Datenträgern nicht mehr möglich. Übertragen Sie uns die Enzüge einfach online. Sprechen Sie uns zur Umstellung an» Die VR-NetWorld-Software und ProfiCash sind dafür bereits vorbereitet» Dateien, die Sie mit Buchhaltungsprogrammen erstellen, können Sie direkt über unser Online- Banking übertragen. Die Software, mit der Sie Ihre Einzüge durchführen, muss künftig alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können wie z.b. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw. Lastschriften wurde vereinbart alternatives Verfahren: Umstellung der Datenträger auf komfortable Online- Übermittlung wurde vereinbart Software ist auf aktuellem Stand / SEPA-fähig» Die VR-NetWorld-Software und Profi Cash können ab der Version 4.4/bzw SEPA-Lastschriften verwalten In beiden Programmen werden die SEPA- Funktionen durch kostenlose Online- Updates weiter ausgebaut. 9. Zeitpunkt für die Umstellung festlegen 10. künftige Termine für den Beitragseinzug festlegen (siehe Punkt 14 ff.) Umstellung 11. Umwidmung / Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate Fortsetzung: Bei älteren Versionen wie z.b. VR- NetWorld 3.x oder ProfiCash 9.x ist ein kostenpflichtiges Update notwendig. Verwenden Sie die Software eines Drittanbieters, klären Sie bitte mit diesem, ob das Programm SEPA-fähig ist. Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Achtung! Die Umstellung muss zum abgeschlossen sein. Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa "zum Jahresanfang" / oder "Mitte November" eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der Ihren Kunden im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA-Basis-Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder von der Wandlung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Software ist veraltet / nicht SEPA-fähig Update wurde bestellt Zeitpunkt definiert. Umstellung zum: Terminierungen festgelegt auf: Einzugsermächti gungen liegen vor Benachrichtigun g der Mitglieder über die Wandlung erfolgt am / per: Checkliste für Firmenkunden mit Lastchrift zur Umstellung auf SEPA (Stand 09/2013) Seite 2 von 5

3 Umwidmung / Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht beispielsweise während Ihrer Kudenversammlung, über Ihr Unternehmenszeitschrift oder per Brief an jeden einzelnen Kunden. Der Informationstext kann z.b. lauten: "Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab (Umstellungszeitpunkt siehe Punkt 9) als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DExxxxxxxx (siehe Punkt 1). Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Kundennummer (siehe Punkt 5)." 12. Einholen neuer SEPA-Mandate Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt (Punkt 9) nur noch SEPA-Mandate. Diese sind für alle neuen Kunden aber ggf. auch für jene notwendig die nicht gewandelt werden konnten, weil 13. Aufbewahrung der Mandate organisieren Beitragseinzug 14. Vorabinformation bzw. Pre-Notification über die Belastung die Einzugsermächtigungen nicht vorlagen. Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA-Mandate im Original vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare dementsprechend auf. Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Mitglieder, die austreten und nach mehr als 3 Jahren erneut beitreten, müssen ein neues Mandat unterzeichnen. Sie sind verpflichtet, Ihre Kunden mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin (siehe Punkt 10) über die Belastung zu informieren. Legen Sie ggf. in Ihren AGBs eine abweichende Frist für die Pre-Notification (Vorabankündigung) fest. Andernfalls gilt die Frist von mindestens 14 Tagen vor Belastungsdatum. Übermitteln Sie rechtzeitig vorab die Informationen (Vorabankündigung) zu den Zahlungseinzügen an die Zahlungspflichtigen. Idealerweise decken Sie dies zum Beispiel durch einen Hinweis auf die Fälligkeit (Belastungsdatum) und den Betrag auf Ihrer Rechnung an den Kunden ab. Fristen siehe Punkt 15 sind zu beachten. Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen: "Wir ziehen den Rechnungsbetrag monatlich zum Ersten ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag." Inhalt der Vorankündigung: neue Formulare sind im Einsatz Ablage der Mandatsformulare wurde geregelt kürzere Vorlaufsfrist wurde beschlossen und zwar: Vorabankündigu ng wurde geregelt. Mitteilung erfolgt am/per: Aufnahmeantrag wurde um Vorabankündigung ergänzt Checkliste für Firmenkunden mit Lastchrift zur Umstellung auf SEPA (Stand 09/2013) Seite 3 von 5

4 Belastungsbetrag Belastungstermin Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenznummer 15. Einreichung / Vorlaufsfristen SEPA-Lastschriften müssen mit einer Vorlaufsfrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet:» bei erstmaliger Einreichung 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin» danach 3 Bankarbeitstage Zeitvorlauf eingeplant die Einreichung bei der Bank erfolgt am Achtung! Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA-Lastschrift durch Sie als Unternehmen insgesamt. Vielmehr geht es um Ihren Kunden bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA- Lastschrift abgebucht wird. Beispiel: Sie haben 2013 für sämtliche Kunden erstmalig SEPA-Lastschriften eingereicht. Dabei haben Sie die Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeitstermin bei uns eingereicht führen Sie einen wiederholten Beitragseinzug durch. Dabei sind auch 3 neue Kunden zu belasten. Für jeden Kunden, der bereits 2013 seinen Beitrag per SEPA-Lastschrift abgebucht bekommen hat, dürfen Sie "wiederholte" Lastschriften einreichen. Diese dürfen spätestens 3 Arbeitstage vor Fälligkeit bei unserer Bank eingereicht werden. Für die o.g. 3 neuen Kunden ist es aber die "erstmalige" Belastung. Deshalb müssten diese 3 mit den vollen 6 Tagen vor Fälligkeit eingereicht werden. Da dies in der Praxis schwer zu handhaben sein könnte, empfehlen wir Ihnen grundsätzlich die Lastschriften 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. 16. Rücklastschriften mangels Deckung / erneute Einreichung Möglicherweise ergeben sich im Lauf der kommenden Monate neue Fristvorgaben seitens der Gesetzgebung. Wir halten Sie auf dem Laufenden! Trotzdem Sie Ihre Kunden per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Vorgehensweise bei Rücklastschriften geklärt Sie werden vermutlich mit dem Kunden Rücksprache halten und den Beitrag Checkliste für Firmenkunden mit Lastchrift zur Umstellung auf SEPA (Stand 09/2013) Seite 4 von 5

5 erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die Fristen gemäß der Punkte 14 u. 15 gelten. Wenn Sie wie oben empfohlen kürzere Fristen für die Vorabankündigung festgelegt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen. weitere Informationen Aktuelle Informationen und Musterschreiben finden Sie auch unter Checkliste für Firmenkunden mit Lastchrift zur Umstellung auf SEPA (Stand 09/2013) Seite 5 von 5

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