1 Übersicht 1 2 Pflege der Funktionenliste 1 3 Erfassung der Personaldaten (TabBlatt Datenerfassung) Das Feld Hierarchiecode 2

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1 Inhalte 1 Übersicht 1 2 Pflege der Funktionenliste 1 3 Erfassung der Personaldaten (TabBlatt Datenerfassung) Das Feld Hierarchiecode 2 4 (Mikro-)Lohnvergleiche 2 5 Pflege der Personendaten 3 6 Import der Daten in DAFLE.pfeile 4 1 Übersicht Wer die Daten manuell aufbereitet, verzichtet auf den Einsatz einer Makrounterstützten Importdatei (Automatische Generierung der Importdatei mit den eigenen Codes), des Datenkonverters DAKON.pfeile (automatisierte Datenaufbereitung mit eigener Datenbank, die zudem die Datenergänzung fehlender Felder sicherstellt) oder auf die Programmierung einer Schnittstelle. Für die manuelle Aufbereitung der Importdaten gibt es zwei Arbeitsschritte: a) Funktionenliste (ocker) mit Funktionsnummer, Funktionsbezeichnung und Lohnband (Lohnklasse, Funktionsstufe) b) Datenerfassung, bzw. Nachführung der Mutationen (grün) 2 Pflege der Funktionenliste Im Tabellenblatt Funktionenliste erfassen Sie Funktionsnummer, Funktionsbezeichnung und Lohnband (Lohnklasse, Funktionsstufe). Am einfachsten ist es, wenn Sie direkt die Funktionen für die MiLv- Lohnvergleiche von pfeile.ch verwenden. pfeile.ch AG Kernserstrasse 3, Postfach 754, 6060 Sarnen 2 1 / 5

2 3 Erfassung der Personaldaten (TabBlatt Datenerfassung) Sie erfassen nur die Daten der weissen Felder. Die gelb hinterlegten Felder werden über Formeln ausgefüllt. 3.1 Das Feld Hierarchiecode Damit DAFLE.pfeile die Führungsinformationen fehlerfrei (Bsp.: Vorgesetztenlisten zur Führungsinformation) aufbereiten kann, muss die Aufbauorganisation korrekt abgebildet sein. Der Einfachheit halber verwenden Sie direkt die Bezeichnungen für die Organisationseinheiten. Die ersten 5 Zeichen ergeben die Identifikation. Sollten die ersten 5 Zeichen für mehrere Organisationseinheiten identisch sein, müssen Sie dafür sorgen, dass die Identifikation der Organisationseinheiten eindeutig wird. Es gibt zwei Möglichkeiten: a) Sie passen die Organisationsbezeichnungen an. Beispiel: Aus "Abteilung für Statistik" wird "Statistik, Abteilung für" b) Sie passen die Formel an, damit mehr Zeichen links abgeschnitten werden. Die Codes pro Hierarchieebene müssen immer gleich viele Zeichen enthalten. Standardmässig werden gleichmässig pro Hierarcheebene 5 Zeichen bestimmt. Die Anzahl Zeichen pro Hierarchieebene erfassen Sie in DAFLE.pfeile im Tabellenblatt Grunddaten (grün). Da die Formel die einzelnen Hierarchiecodes durch einen Tiefstrich trennt (6 Zeichen), sind folgende Werte zu erfassen. Auf Hierarchiestufe 5 folgt die Funktion oder Stelle, ergänzt durch die Personalnummer ( Eindeutigkeit des Hierarchiecodes). 4 (Mikro-)Lohnvergleiche Sie lesen die eigenen Daten in DAFLE.pfeile ein. Für die (Mikro-)Lohnvergleiche allein müssen Sie nicht alle Felder der Schnitt- pfeile.ch AG Kernserstrasse 3, Postfach 754, 6060 Sarnen 2 2 / 5

3 stelle erfassen (Daten zur Aufbauorganisation). Sie verzichten so aber auf zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten (Lohnstrukturbilder und Listen pro Organisationseinheit). Wenn Sie sich auf diejenigen Daten beschränken, die Sie für die (Mikro- )Lohnvergleiche benötigen, orientieren Sie sich an der Schnittstelle für die (Mikro-)Lohnvergleiche: Die minimal notwendigen Daten sind blau markiert. Die weiter oben beschriebene Importdatei sieht zusätzlich die Erfassung des Hierarchiecodes vor. Dies empfehlen wir Ihnen, damit Sie zusätzlich die Funktion "Führungsinformation" nutzen können. 5 Pflege der Personendaten Zu Beginn können Sie bestimmte Personaldaten vermutlich aus der Lohnverwaltung kopieren (PNR, Name, Vorname). Erstellen Sie dafür zum voraus die notwendige Anzahl von Eingabezeilen (gelb markierte Felder mit Formeln) durch Kopieren und Einfügen. Sind die Grunddaten zu Beginn erfasst, pflegen Sie die Daten anschliessend von Hand durch: a) Zeilen löschen (Austritte) b) Zeilen überschreiben bei Austritten und gleichzeitigen Neueintritten c) Zeilen kopieren, einfügen und ausfüllen bei Eintritten pfeile.ch AG Kernserstrasse 3, Postfach 754, 6060 Sarnen 2 3 / 5

4 Sie wollen eine bequemere Datenerfassung! Kein Problem. Dafür hat pfeile.ch AG eine makrounterstützte Importdatei oder den Datenkonverter DAKON.pfeile programmiert! Bei DAKON.pfeile können Sie die Mutationen direkt aus der Lohnverwaltung übernehmen. Wir beraten Sie gerne. 6 Import der Daten in DAFLE.pfeile Löschen Sie alle allfällig überzähligen Zeilen mit gelben Farbcodierungen. Die letzte Zeile enthält Daten und Farbcodierungen. Danach dürfen nur völlig leere Zeilen folgen. Speichern Sie die Datei unter diesem Tabellenblatt (Datenerfassung)! Das ist alles. Sie wählen das Menü Schnittstelle aus der Symbolleiste. oder in Excel 2007: Das Fenster "Einlesen Eigene Daten" ist für Lohnvergleiche gemäss folgender Abbildung auszufüllen. pfeile.ch AG Kernserstrasse 3, Postfach 754, 6060 Sarnen 2 4 / 5

5 Über den Knopf Suchen wählen Sie die vorhergehend bearbeitete und abgespeicherte ( TabBlatt Datenerfassung!) Importdatei aus. Sie drücken auf OK. DAFLE.pfeile importiert nun die Daten und prüft, sofern die Checkbox Schnellimport nicht aktiviert wurde, deren Gültigkeit. Bei ungültigen Daten wird der Import mit einer Fehlermeldung abgebrochen. Der Fortschritt der Aktionen wird Ihnen in der Statuszeile links unten angezeigt. Protokoll nach Abschluss des Datenimportes: Das Protokoll nach Abschluss des Datenimportes informiert Sie über die Qualität der Daten. Sind Mandantennummer, Personalnummer und Hierarchiecode von zwei Datensätzen identisch, liegt ein identischer Primärschlüssel vor. Praktisch heisst dies, dass einer Person zwei Mal dieselbe Funktion (2 identische Stellen) in derselben Organisationseinheit zugeordnet wurde. Dies ist meist ein Hinweis auf einen Datenmangel. In diesen Fällen wird der vorher importierte Datensatz überschrieben. Dies trifft oben nicht zu ( 0 Überschreibvorgänge ) Hingegen traf es ein Mal zu, dass ein/e Mitarbeiter/-in zwei Stellen (meist in unterschiedlichen Organisationseinheiten) besetzt ( 1 Datensätz(e) mit einer Stellennummer grösser > 1 - gleiche MNR und PNR). Haben Sie Fragen? Schreiben Sie uns ein Mail und fügen Sie dem Mail die Importdatei als Beilage zu: Vielen Dank pfeile.ch AG pfeile.ch AG Kernserstrasse 3, Postfach 754, 6060 Sarnen 2 5 / 5

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