Prozesssteuerung mit S-Prozess. Ihre Prozesse. Ihre Sprache.

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1 Ihre Prozesse. Ihre Sprache. Prozesssteuerung mit S-Prozess. Kontinuierliche Beobachtung und konsequente Steuerung von Prozessen sind entscheidende Erfolgsfaktoren für nachhaltige Prozessoptimierung. S-Prozess bietet daher nicht nur Momentaufnahmen, sondern jederzeit verfügbare Analysen mit Steuerungsimpulsen für Organisatoren und Führungskräfte. Dabei sorgt die einfache Integration der Lösung in den Arbeitsalltag der Anwender für eine hohe Akzeptanz bei unseren Kunden. Björn Hendryk Skall, Projektleiter/Berater für Lösungsintegration

2 Die Lösung. Häufige Zielsetzung organisatorischen Wandels ist die Verkürzung von Bearbeitungszeiten: Modellorganisationen wie Modell K, P oder S, flankiert durch Benchmarks wie PARES Kompakt, geben Handlungsimpulse, die durch engagierte Projekte in entsprechende Effizienzgewinne überführt werden. Aufgrund des hohen Erhebungsaufwands werden Bearbeitungszeiten und Mengentreiber zumeist nur einmalig als Ausgangsbasis geschätzt. Bereits auf das Überprüfen der Optimierungseffekte wird oftmals verzichtet, da Schätz verfahren noch nicht greifen und Mitarbeitern eine weitere Erhebung nicht zugemutet werden kann. Dabei birgt eine kontinuierliche Prozesssteuerung zahlreiche weitere Potenziale. Prozesseffizienz nachhaltig etablieren. S-Prozess schafft in der gesamten Sparkasse Transparenz ohne auf Schätzverfahren zurückzugreifen: Die Erhebung und Auswertung von Bearbeitungszeiten und Mengentreibern ist so effizient, dass diese laufend zur Verfügung stehen. Organisatoren, Prozessverantwortliche sowie Leiter von Organisationseinheiten und Tochterunternehmen erhalten damit ein Instrument zur kontinuierlichen Prozessoptimierung und Kapazitätssteuerung bis hin zur Unterstützung ihrer Mitarbeiterführung. Darüber hinaus werden Prozesskosten sichtbar und eine Steuerung der Einheiten als Profitcenter möglich. Bearbeitungszeiten, Stückzahlen und Leistungsnehmer zeitsparend erheben Messen Steuern Modellierung neuer Abläufe, Benchmarking, Profitcenter-Steuerung und vieles mehr Prozesse Bearbeitungszeiten Mengentreiber Leistungsgeber Prozesskosten Deckungsbeiträge Preise Personal- und Sachkosten sowie interne Leistungen zu Prozesskosten verdichten Bewerten Analysieren Erkennen von Potenzialen für Prozessgestaltung, Kapazitätssteuerung und Mitarbeiterführung S-Prozess ermöglicht kontinuierliche und detaillierte Steuerung von Prozessen durch effiziente Erhebungsmöglichkeiten: Profilbasierte Tätigkeitsfelder pro Mitarbeiter, Schnellzugriffsnummern, Favoritendefinitionen für Tätigkeiten und Leistungsnehmer bei einer maximal intuitiven Bedienung der Anwendung. Mit minimalem Aufwand erzielt S-Prozess lückenlose Transparenz zu Bearbeitungszeiten, Mengentreibern und Prozesskosten und wird damit zu einem mächtigen, von allen Beteiligten akzeptierten Steuerungsinstrument. Minimaler Aufwand höchste Akzeptanz. Ohne manuelle Aufbereitung werden Auswertungen nach Prozess-, Mitarbeiter- oder OE- Sicht, Zeitablauf oder Stichtagsbezug, Bearbeitungszeiten oder Kosten, Stück- oder Zeitbezug sowie Leistungsgebern oder Leistungsnehmern bereitgestellt. Neben internen Benchmarks lassen sich ebenso etablierte Konzepte wie PARES Kompakt oder Prozesslandkarten abbilden und reibungslos mit individuellen Tätigkeitskatalogen kombinieren. Hohe Informationsqualität für laufende Steuerungsimpulse. Zentrale Organisatoren profitieren von S-Prozess ebenso wie dezentral tätige Leitungskräfte: Die hohe Verfügbarkeit der Informationen, kombiniert mit dem hohen Detailgrad und Möglichkeiten zur Zeitreihenanalyse, führen zu laufenden Impulsen für Prozessoptimierung (z.b. auffällige Bearbeitungszeiten oder Effekte von Prozessveränderungen), Kapazitätssteuerung (z.b. durchschnittliche Bearbeitungszeiten oder Wochentagsauslastung) und Mitarbeiterführung (z.b. Transparenz zu Aufgabenprofil und erbrachten Leistungen). Dabei stellt S-Prozess sämtliche Auswertungen rollenbasiert und sicher zur Verfügung, um so Leitungskräften Informationen ihrer unmittelbaren Führungsspanne bereitzustellen. Mit S-Prozess ermöglichen wir Prozesssteuerung auf einer validen, akzeptierten Basis und sorgen damit nachhaltig für die Verankerung effizienter Prozesse in Ihrer Sparkasse. Sprechen wir über die Möglichkeiten!

3 Die Details. Zeitsparende, akzeptierte Erhebung. Die vollständige, kontinuierliche Erhebung ermöglicht eine lückenlose Erfassung von Arbeitszeiten simultan zur ausgeführten Tätigkeit. Der minimale Erfassungsaufwand wird durch funktionsbezogene Aufgabenlisten, individuelle Favoriten und intelligente Formularsteuerung ermöglicht. Der Verzicht auf Schätzverfahren und die laufende Transparenz der Erfassungen sorgen dabei für hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten. Zeitreihen als wichtiger Impulsgeber. Die kontinuierliche Erhebung ermöglicht Zeitreihenanalysen, die Effekte von Prozessveränderungen und die laufende Einhaltung von Soll-Vorgaben unmittelbar transparent werden lassen. Flexible, sichere und rollengerechte Auswertungsmöglichkeiten. Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten zur Prozessanalyse und Prozesskostenrechnung stehen zur Verfügung. Dabei können nur die Organisationseinheiten ausgewertet werden, für die der angemeldete Benutzer verantwortlich ist. Um die Weiterverarbeitung zu vereinfachen, werden die Auswertungen direkt in Excel bereitgestellt. Tätigkeitsprofile als Führungsinstrument. Die jederzeit aktuellen Tätigkeitsprofile von Mitarbeitern im Verantwortungsbereich ihrer Leitungs- und Führungskräfte unterstützen effektiv die Führung einzelner Mitarbeiter sowie die Koordination von Teams. Bearbeitungszeiten und Mengentreiber pro Organisationseinheit. Eine grundlegende Auswertung stellt die Bearbeitungszeiten und Mengentreiber sowie die pro Stück benötigte Zeit in dynamischen Übersichten zur Verfügung. So erhalten Sie erste Anhaltspunkte für Optimierungsansätze beispielsweise durch Identifikation der hinsichtlich der Bearbeitungsintensität bedeutendsten Prozesse. Transparente Prozesskosten. Prozesse werden mit Personalkosten, direkten Sachkosten und intern in Anspruch genommenen Leistungen bewertet. So erhalten Sie jederzeit transparente Prozesskosten und identifizieren kurz- und langfristige Preisuntergrenzen. In einer weiteren Ausbaustufe ermöglicht eine differenzierte Deckungsbeitragsrechnung echte Profitcenter-Steuerung.

4 Die Vorteile. Transparenz schaffen. > Signifikante Verbesserung der Verfügbarkeit und Qualität von Informationen gegenüber herkömmlichen Erhebungsverfahren > Einsatzmöglichkeit in allen Institutsbereichen > Rollenbasierte Zugriffsrechte auf das Auswertungsmodul (Organisator, Leitungs - kraft etc.) > Auswertungsmöglichkeiten zu Leistungen (Menge, Zeit) und Tätigkeitsprofilen von Mitarbeitern und Kostenstellen > Flexible Zeitreihenanalysen > Definition interner Benchmarks zur laufenden Messung der Prozesseffizienz > Möglichkeiten zur intelligenten Kombination von individuellem Tätigkeitskatalog und Konzepten der S-Finanzgruppe wie PARES Kompakt oder der Prozesslandkarte ohne Zusatzerfassung > Verankern der eingesetzten Prozessmanagement-Methodik durch laufende Steuerung Zeit sparen. > Automatische Aufbereitung und Bereitstellung von Auswertungen > Individuelle Favoriten für Kostenstellen und Tätigkeiten > Komfortable Unterstützung von Stellvertretungsregelungen > Funktionsorientierte Tätigkeitsfelder für schnelle Tätigkeitsauswahl > Bis ins letzte Detail ausgearbeitete Komfortfunktionen zur zeitsparenden Erhebung von Tätigkeiten durch z.b. Schnellzugriffsnummern > Möglichkeit digitaler Mulimomentaufnahmen ohne Einsatz von Beobachtern > Personenstammdaten-Schnittstelle für Import von PARISplus-Daten > Auf Wunsch Anbindung weiterer Datenquellen z.b. aus dem OSPlus Entscheidungen stützen. > Transparente Prozesskosten durch Berücksichtigung von Personalkosten sowie indirekten und direkten Sachkosten inklusive intern in Anspruch genommener Leistungen > Unterstützung der Ermittlung von Stückkosten und Preisuntergrenzen > Ausweis durchschnittlicher Bearbeitungszeiten pro Kostenstelle als Ausgangsbasis zur Definition von Soll-Werten > Detaillierte Deckungsbeitragsermittlung zur Profitcenter-Steuerung

5 Systemvoraussetzungen. Client: > Betriebssystem: Microsoft Windows/Terminal Server > Anwendungen: Adobe Reader > Zusätzliche Anwendungen (Fachliche Administratoren und Führungskräfte): Microsoft Excel Server: > Betriebssystem: Microsoft Windows Server > Datenbank: Microsoft SQL Server > Die Anwendung ist auf die IT-Landschaft des Rechenzentrums abgestimmt. > Der Einsatz ist sowohl im Eigenbetrieb als auch in einer IT-konsolidierten Umgebung möglich. > Ergänzend werden weitere Systemumgebungen unterstützt. Ihr Ansprechpartner. Robin Wunsch Fachbereichsleiter Personal & Organisation Fon: +49 (251) robin.wunsch@guidecom.de Wir bieten noch mehr. Heben Sie weitere Potenziale zur Unterstützung des Prozessmanagements: > Kreditantragmanagement mit Credo > Stellenmanagement mit Magellan Stellen Banksteuerung l Marktservice l Organisation l Personal l Revision l Vertrieb GuideCom GmbH Hafenweg Münster Fon: +49 (251) Fax: +49 (251) info@guidecom.de Website: