Mehr Transparenz und effizientere Prozesse mit i.s.h.med. Medizinische Hochschule Hannover führt neues KIS ein. Answers for life.

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1 Mehr Transparenz und effizientere Prozesse mit i.s.h.med Medizinische Hochschule Hannover führt neues KIS ein Answers for life.

2 Medizinische Hochschule Hannover: Ein Zentrum der Supramaximalversorgung mit über Mitarbeitern. i.s.h.med wird langfristig die komplette patientenorientierte Prozesskette der Medizinischen Hochschule Hannover abbilden. Inzwischen gibt es erste Erfolge. Die meisten der über Mitarbeiter der Medizinischen Hochschule Hannover (MHH) haben schon davon gehört: Die MHH führt i.s.h.med als neues Krankenhausinformationssystem (KIS) ein. Nur wenige aber haben bisher eine Vorstellung von den Dimensionen dieses Projektes. Die 1965 gegründete Medizinische Hochschule Hannover, eine der führenden Universitätskliniken Deutschlands, positioniert sich als Zentrum der Supra maximal versorgung, das sich auf besonders schwere Erkrankungen konzentriert. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an eine optimale Versorgung, bei der trotz des steigenden Kostendrucks im Gesundheitswesen konsequent der Patient im Mittelpunkt steht. Die MHH behandelt in ihren 75 zum Teil hochspezialisierten Abteilungen jährlich ca Patienten und schreibt dabei schwarze Zahlen. Das Erfolgsrezept der MHH ist eine Gesamtkomposition aus größtmöglicher Transparenz und einer ausgefeilten Strate gie, sagt Dr. Andreas Tecklenburg, Vize präsident der MHH für die Krankenversorgung. Bei der Umsetzung dieser Strategie spielt auch die IT-Landschaft der MHH eine wichtige Rolle. Systeme vereinheitlichen Die MHH besteht seit über 40 Jahren und hat in dieser Zeit eine Unzahl an Spezialsystemen für die einzelnen Abteilungen eingeführt oder selbst entwickelt, erzählt Bärbel Graus, Mitarbeiterin der Abteilung Unternehmensentwicklung und für das KIS-Projekt verantwortlich. Zwar sind die einzelnen Systeme gut vernetzt, aber die zahlreichen dafür notwendigen Schnittstellen sind immer auch Fehlerquellen, und ihre Pflege ist extrem aufwendig. Wir stehen daher jetzt vor der Herausforderung, unternehmensweit ein zentrales Krankenhausinformationssys tem einzuführen, das diese Speziallösungen ersetzt oder einbindet. Deshalb begab sich die MHH im Herbst 2005 auf die Suche nach einem geeigneten System. Die wichtigsten Anforderungen: Das KIS muss die gesamte patientenorientierte Prozesskette abbilden und transparent machen, die vorhandenen Altdaten komplett integrieren und an die Erfordernisse der verschiedenen Abteilungen angepasst werden können. Nach zahlreichen Präsentationen und Referenzbesuchen fiel im März 2006 die Entscheidung für i.s.h.med, das KIS der Siemens Medical Solutions GSD GmbH auf der Basis von SAP for Healthcare. Keine Alternative zu i.s.h.med Weil unser Patientenadministrations - sys tem nach dem nicht mehr weiter gepflegt wurde, brauchten wir schnell eine funktionstüchtige Lösung, berichtet der Internist Dr. Peter 2

3 Nur i.s.h.med vermittelte den Eindruck, erprobte Funktionen und genügend Flexibilität für spezifische Erweiterungen zu bieten. Dr. Peter Lippolt, Internist und verantwortlich für die Einführung des medizinischen Arbeitsplatzes Lippolt, verantwortlich für die Einführung des medizinischen Arbeitsplatzes. Nur i.s.h.med vermittelte den Eindruck, erprobte Funktionen und genügend Flexibilität für spezifische Erweiterungen zu bieten. Ein weiterer Grund für unsere Entscheidung war die Chance auf eine fruchtbare Entwicklungspartnerschaft mit der Siemens Medical Solutions GSD. Als erster Schritt sollte das alte Patientenadministrationssystem prokim durch SAP for Healthcare abgelöst und zeitgleich bereits ein Teil des medizinischen Arbeitsplatzes mit i.s.h.med eingeführt werden. Die Zeit drängte, und schon im Mai 2006 fiel der Startschuss für die Implementierung. Wir haben teilweise rund um die Uhr gearbeitet, und auch die Siemens Medical Solutions GSD hat einen Riesenanteil geleistet, erinnert sich Bärbel Graus. Pünktlich am 1. Januar 2007, nach nur sieben Monaten, war die Patientenverwaltung komplett umgestellt, 1,3 Millionen Patientendaten waren ins Sys tem übernommen und die wichtigs - ten Syste me angeschlossen. Flächendeckend hat jetzt jede Station und jede Ambulanz den klinischen Arbeitsplatz, sagt Dr. Lippolt. Sie können damit Patienten aufnehmen, verwalten und abrechnen und auf zentral verfügbare Datenbestände aus Patientenarchiv, Radiologie und Laboren zugreifen. Besonders praktisch: das Single Sign-on. Früher musste man sich in jedem dieser Systeme separat anmelden. Wer jetzt das zentrale System benutzt, hat mit einer einmaligen Anmeldung patientenbezogen Zu griff auf alle angeschlossenen Subsysteme. Entwicklung direkt am System Nachdem SAP for Healthcare hausweit installiert war, wurde Anfang 2007 die weitere Einführung von i.s.h.med in Angriff genommen. Zunächst mussten sich beide Partner auf eine für die MHH geeignete Einführungsstrategie verständigen. Nach ersten Anlaufproblemen einigten sich die MHH und Implementierungspartner Siemens Medical Solutions GSD darauf, zunächst in ausgewählten Bereichen Pilot anwendungen gemeinsam am Sys tem zu entwickeln, die dann Schritt für Schritt ausgerollt werden. Hintergrund: Die in den Abteilungen vorhandenen Spezialsysteme bieten zahlreiche auf die etablierten Abläufe der MHH zugeschnittene Funktionen, die zunächst soweit sinnvoll auch in i.s.h.med realisiert werden sollen, um den Anwendern den gewohnten Funktionsumfang zu erhalten eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz des neuen Systems. Der Nachteil dieses Vorgehens: Es kostet Zeit. Auch das Erlernen der flexiblen Entwicklungswerkzeuge für i.s.h.med ist aufwendig. Die MHH hat sich entschlossen, mit Hilfe von Siemens Medical Solutions GSD möglichst viel eigenes Know-how aufzubauen, um Entwicklung und Einführung selbst federführend vorantreiben zu können. Wir haben die Dinge gern selbst in der Hand, auch wenn es so länger dauert, sagt Bärbel Graus. 3

4 Zahlreiche Pilotprojekte In einem ersten Pilotprojekt wurden bis Mai 2007 die i.s.h.med-module basis und ambulanz in zwei Ambulanzen der Kinderklinik und in zwei Leistungsstellen in Gastroenterologie und Anästhesie implementiert. Weitere Ambulanzen wurden von der MHH weitgehend eigenständig angebunden im September 2008 nutzten bereits 17 Ambulanzen das System. Ein zweites Projekt umfasste die Entwicklung einer elektronischen Laboranforderung im Modul i.s.h.med basis. In der Pilotstation 42 der Hämatologie wurde die Anwendung im August 2008 produktiv gesetzt, Station 11 aus der Gastroenterologie folgte wenig später. Parallel fand die Einführung des Moduls i.s.h.med op für die OP-Befunddokumentation in der Viszeralchirurgie statt. Außerdem wurde von Januar bis Juli 2008 mit i.s.h.med connectivity ein Portal aufgebaut, mit dem die MHH und zunächst ein Kooperationspartner, die Reha-Klinik Fallingbostel, im Rahmen der integrierten Versorgung gemeinsam eine einrichtungsübergreifende elektronische Patientenakte führen können. Zentrale Terminplanung in der Ambulanz Die Pilotanwender haben die Einführung des Systems mit hohem persönlichem Engagement und zusätzlich zu ihrer täglichen Arbeit begleitet. Das sagt auch Dr. Angelika Thon, Leiterin der Ambulanzen für Kinderrheumatologie und Diabetes an der Kinderklinik und erste Pilotanwenderin der Ambulanzlösung. Doch inzwischen sieht sie auch die Vorteile: Jetzt, anderthalb Jahre später, kann man schon sagen, dass wir einiges erreicht haben, was die Arbeit in der Ambulanz erleichtert, vor allem die Terminplanung. Da sie als Oberärztin auch eine Station betreut, kann sie jetzt dank der zentralen Patientenverwaltung auch direkt auf Station Ambulanztermine machen, wenn etwa ein Kind entlassen und in der Rheumaambulanz weiter behandelt werden soll. Auch das Pflegepersonal erkennt jetzt, dass das System seine Arbeitsabläufe einfacher und schneller gestaltet, berichtet Dr. Thon. Das kann ich daran erkennen, dass nun andere Ambulanzen kommen und fragen: Können wir uns das mal angucken, und wann kriegen wir das denn? Mehr Transparenz im OP Die zentrale Terminplanung ist nicht nur bequem, sie erspart auch stundenlanges Suchen: Ist ein Patient gerade bei einer Untersuchung, im OP oder in der Röntgenabteilung? Aber nicht nur die An wender auf den Stationen profitieren vom neuen System mindestens genauso wichtig ist die neue Transparenz für Controlling, Einkauf oder Personalmanagement. Das wird etwa am neuen OP-System i.s.h.med op deutlich, das es erlaubt, alle OP-relevanten Daten wie Zeiten oder verbrauchte Materialien lückenlos zu dokumentieren: Die Verbesserungen durch das neue System liegen deutlich auf der administrativen Ebene: Das, was im OP stattfindet, wird für die Arbeitsbereiche außerhalb des OPs transparenter, sagt Dr. Albrecht Bornscheuer, der OP-Koordinator der MHH. Optimierte Prozesse im Labor Besonders stolz sind die Projektverantwortlichen in Hannover auf die komplett neu entwickelte elektronische Laboranforderung. Wenn früher Laborwerte Langfristig bietet der großflächige Ausbau des KIS uns die Chance, Prozesse zu optimieren und unsere Patienten noch besser zu versorgen. Bärbel Graus, Mitarbeiterin in der Unternehmensentwicklung und für das KIS-Projekt verantwortlich 4

5 Die elektronische Laboranforderung mit i.s.h.med hat auf Station 11 die Laborkarten vollständig abgelöst. Eine Menge Übertragungsfehler fallen weg. Außerdem lassen sich Anforderungen damit lückenlos nachvollziehen. Burkhard Hidde, Pflegeleiter Station 11 Gastroenterologie benötigt wurden, füllte der Arzt zunächst handschriftlich einen Verordnungsbogen aus. Eine Pflegekraft übertrug dann die Anforderung auf verschiedene Laborkarten, klebte Etiketten auf die Röhrchen für die Proben und schickte nach der Proben entnahme alles zusammen ins Labor ein fehleranfälliges und wenig transparentes Verfahren. Mit dem neuen System erfolgt die Anforderung komplett papierlos in i.s.h.med: Der Arzt markiert am Bildschirm seines medizinischen Arbeitsplatzes bequem die gewünschten Ana lysen, und i.s.h.med übermittelt den Auftrag direkt an das Laborsystem. Die Pflegekräfte müssen nur noch den zugehörigen Aufkleber auf das Röhrchen mit der passenden Probe kleben. Im Labor wird der Barcode auf dem Aufkleber gescannt, das Laborsystem bestätigt den Empfang der Probe und ordnet die angeforderten Analysen automatisch zu. Eine Menge Übertragungsfehler fallen weg, sagt Burkhard Hidde, Pflegeleiter der Station 11. Außerdem lassen sich Anforderungen damit lückenlos nachvollziehen. Rückmeldungen und Ergebnisse vom Labor können nach Freigabe von jedem Arbeitsplatz aus eingesehen werden. Auch in den Laboren macht das neue Sys tem die Arbeit leichter und sicherer. Die Laboratorien der Klinischen Chemie führen bereits heute etwa vier Millionen Analysen im Jahr durch Tendenz steigend. Prof. Dr. Gerhard Schumann, Ober assistent im Institut für Klinische Chemie, ist optimistisch: Die elektronische Auftragserfassung passt sehr gut in das Schema der vollautomatischen Präanalytik, die wir mittelfristig reali sieren wollen. Erfolgreicher Wissenstransfer Inzwischen ist schon einiges erreicht, aber noch längst nicht genug so lautet das Zwischenfazit von Projektleiterin Bärbel Graus: Wesentliche Vorteile für den stationären Arbeitsplatz erwarten wir erst, wenn die wichtigsten Leistungsstellen umgestellt sind und auch die Anordnungsdokumentation sowie die Pflegeplanung und -dokumentation durch i.s.h.med unterstützt werden. Viele ihrer Ziele wird die MHH mit Unterstützung von Siemens Medical Solutions GSD in Zukunft eigenständig umsetzen können. Es ist der Siemens Medical Solutions GSD gelungen, im Rahmen des Projektes bereits einiges an Wissen zu transferieren, sagt Dr. Lippolt. Ein Vorstandsauftrag, dem wir uns 2009 intensiv widmen werden, ist die Einführung von Behandlungspfaden, blickt Bärbel Graus voraus. Langfristig bietet der großflächige Ausbau des KIS uns die Chance, Prozesse zu optimieren und unsere Patienten noch besser zu versorgen. 5

6 Aufgrund lokaler Einschränkungen von Vertriebsrechten und Serviceverfügbarkeiten können wir leider nicht gewährleisten, dass alle in dieser Broschüre auf geführten Produkte weltweit gleichermaßen durch Siemens vertrieben werden können. Die Informationen in diesem Dokument beinhalten allgemeine technische Beschreibungen von Leistungen und Ausstattungsmöglichkeiten, die nicht in jedem Einzelfall vorliegen müssen. Verfügbarkeit und Ausstattungspakete können sich von Land zu Land unterscheiden. Aus diesem Grund sind die gewünschten Leistungen und Ausstattungen im Einzelfall bei Vertragsschluss festzulegen. Siemens behält sich das Recht vor, Konstruktion, Ausstattungspakete, Leistungsmerkmale und Ausstattungsmöglichkeiten ohne vorherige Bekanntgabe zu ändern. Bitte wenden Sie sich für die neuesten Informatio nen an Ihre Siemens Vertretung. Hinweis: Innerhalb definierter Toleranzen kann es Abweichungen von den technischen Beschreibungen in diesem Dokument geben. Local Contact Information Siemens Medical Solutions GSD GmbH Riedemannweg Berlin Telephone: Global Siemens Headquarters Siemens AG Wittelsbacherplatz München Global Siemens Healthcare Headquarters Siemens AG Healthcare Sector Henkestr Erlangen Telephone: Legal Manufacturer Siemens Medical Solutions GSD GmbH Riedemannweg Berlin Siemens AG