Richtige Rechnungen schreiben Teure Fehler vermeiden! Mag. (FH) Jürgen Sykora Steuerberatungskanzlei Bernd Sykora

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1 Richtige Rechnungen schreiben Teure Fehler vermeiden! Mag. (FH) Jürgen Sykora Steuerberatungskanzlei Bernd Sykora

2 1. Welches Recht kommt zur Anwendung? 2. Elektronische Rechnung 3. Was muss auf einer Rechnung stehen? 4. Anzahlungs- und Schlussrechnungen

3 Unterscheidung Lieferungen (Inland, EU, Drittland) Sonstige Leistungen: 2 Grundregeln Vermittlungsleistungen Grundstücksbezogene Leistungen (Makler, Hotel ) Personenbeförderung, Güterbeförderung Sonstige Leistungen an Privatpersonen Eintrittsberechtigungen Vermietung eines Beförderungsmittels Elektronisch erbrachte sonstige Leistungen Sonstige Leistungen an Drittstaatsangehörige Privatpersonen

4 Welches nationale Recht ist anwendbar? Innerhalb der EU gilt das nationale Recht des leistenden Unternehmers (= Rechnungsausstellter) Beispiel: Ein Österreicher stellt eine Rechnung an einen Deutschen. Der Umsatz ist (aus welchem Grund auch immer) in DE steuerpflichtig. es gilt dennoch österreichisches Umsatzsteuerrecht.

5 Was ist eine Rechnung? Als Rechnung [ ] gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. zb: Rechnung, Honorarnote, Abrechnung, Invoice

6 Was ist eine Rechnung? Als Rechnung gilt auch eine elektronische Rechnung, sofern der Empfänger der Rechnungsausstellung zustimmt. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird

7 Elektronische Rechnung liegt daher vor, wenn die Übertragung der Rechnungsdaten nicht mittels Übersendung einer Urkunde, sondern durch Datentransfer auf elektronischem Wege erfolgt zb: , Fax, Download, SMS Bund verlangt elektronische Rechnungen!

8 Elektronische Rechnung Jedes innerbetriebliche Steuerverfahren, das die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit gewährleistet. Kriterium: verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Lieferung oder sonstiger Leistung Verbindung zwischen Dokumenten muss nachvollziehbar sein

9 Vorgehensweise Eingehende Rechnungen alsbald speichern (bei Mail samt Mail an sich) Empfang von E-Rechnungen nur an einzelne vordefinierte Mailadressen zustimmen ER nachvollziehbar auf Richtigkeit (Insb. Leistungserbringer, Leistung, Preis) prüfen Rechnungsmerkmale (dokumentiert) prüfen Bei Fax: Auch Faxprotokoll aufbewahren Archivierung ev. auch durch Dritten

10 Grundsätzliches Leistet der Unternehmer an einen anderen Unternehmer (B2B) oder eine juristische Person, so ist er zur Rechnungslegung verpflichtet. Derzeit noch keine Rechnungspflicht an Private Unternehmen können ihren Anspruch auf korrekte Rechnungslegung einklagen

11 Rechnungsmerkmale 1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers 3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung 4. Tag der Leistungserbringung (bzw. Zeitraum 5. Entgelt ( 4 UStG)

12 Rechnungsmerkmale 5. und anzuwendender Steuersatz oder etwaiger Hinweis auf Steuerbefreiung, Übergang der Steuerschuld oder Differenzbesteuerung 6. Steuerbetrag 7. Ausstellungsdatum 8. Fortlaufende Rechnungsnummer 9. UID des Leistungserbringers 10. UID des Leistungsempfängers (nur bei Rechnungen über EUR ,-- verpflichtend)

13 Rechnungsmerkmale Die Merkmale können auf anderen Belegen (zb Lieferscheinen) vermerkt werden, jedoch muss die Rechnung einen Hinweis auf den anderen Beleg (zb Lieferschein Nummer) enthalten. Diese Belege können auch erst nachfolgend erstellt werden.

14 Name und Anschrift des Lieferanten jede Bezeichnung, die eine eindeutige Identifizierung ermöglicht Der Ausweis einer falschen Anschrift führt bereits zur Verwehrung des Vorsteuerabzuges. Werden Scheinnamen verwendet, wird der Vorsteuerabzug ebenfalls verwehrt. Angabe einer Postfachnummer ist nicht ausreichend Symbole oder Schlüsselzahlen können verwendet werden, wenn eindeutig zuordenbar

15 Name und Anschrift des Kunden Vorsteuerabzug nur für Empfänger der Leistung Zusätzliche Bezeichnung Firma ist unschädlich, Kurzbezeichnungen, Schlüsselzahlen, Symbole sind erlaubt Wenn nicht an Leistungsempfänger adressiert, aus Rechnung oder aus zitierten Belegen bestimmbar Alle Standortadressen sind Anschriften eines Unternehmens

16 Menge und handelsübliche Bezeichnung Sammelbegriffe oder Gattungsbezeichnungen stellen keine handelsübliche Bezeichnung dar. Begriffe wie Speisen, Fachliteratur, etc. reichen nicht aus. Bezeichnung & tatsächliche Leistung müssen übereinstimmen; ansonsten Vorsteuerabzug wird verwehrt! Unselbständige Nebenleistungen (isd USt), müssen nicht angeführt werden. Symbole und Schlüsselzahlen (zb Nummern aus Katalogen) sind zulässig.

17 Tag der Leistungserbringung (Zeitraum) Geliefert wird prinzipiell an einem bestimmten Tag. Eine sonstige Leistung kann über einen längeren Zeitraum erbracht werden. Zusammenfassung gleichartiger Leistungen innerhalb eines Zeitraumes von maximal einem Monat ist erlaubt Rechnungsdatum = Liefer- bzw. Leistungsdatum ist zulässig

18 Entgelt Bei nachträglicher Erhöhung des Entgelts muss eine berichtigte Rechnung ausgestellt werden. Wird das Entgelt gemindert (Skonto, Rabatt, Nachlässe) ist eine Berichtigung der Rechnung nicht notwendig. Steuersatz & Steuerbefreiungen Es genügt ein Hinweis, die gesetzliche Bestimmung muss nicht angeführt werden.

19 Steuerbetrag Stimmt der ausgewiesene Steuerbetrag nicht mit dem ausgewiesenen Steuersatz überein, so ist ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Der Steuerbetrag ist als solcher zu bezeichnen, im Zweifel inkl. Hinweis auf Nationalität des Steuerbetrages Wird ein falscher (zu hoher) Steuerbetrag ausgewiesen, schuldet der Rechnungsaussteller diesen Betrag. Man kann eine Berichtigung durchführen (Problem bei zeitlichem Abstand)

20 Ausstellungsdatum Vorsteuerabzug im Monat des Ausstellungsdatums Vorsteuerabzug nur bei richtigem Ausstellungsdatum Nur bei offensichtlicher (erkennbarer) Unrichtigkeit relevant Vorsteuerabzug bei rückdatierten Rechnungen erst im Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bzw. des Zugangs der Rechnung

21 Fortlaufende Nummer Muss nicht zwangsläufig mit 1 beginnen. Kann aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen, verschiedene Abrechnungskreise sind erlaubt Buchstaben sind erlaubt Falsche Rechnungsnummer schließt den Vorsteuerabzug nicht aus Fehlende Rechnungsnummern werfen lediglich Fragen zur Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen auf

22 UID des leistenden Unternehmers Anzugeben, wenn für Leistungen das Recht auf Vorsteuerabzug besteht Keine Kontrollpflicht, aber Indiz für Sorgfaltspflicht bei nachträglicher Feststellung der Unrichtigkeit

23 UID des Leistungsempfängers Gesamtbetrag der Rechnung ab Leistender Unternehmer mit Sitz, gewöhnlichem Aufenthalt oder Betriebsstätte im Inland und Leistung an andere Unternehmer für dessen Unternehmen Wenn keine bekannt, Hinweis darauf angeben Wichtig bei Übergang der Steuerschuld

24 Kleinbetragsrechnung Rechnungen deren Gesamtbetrag EUR 400,-- nicht übersteigen, müssen keine Angaben zu Name und Anschrift des Leistungsempfängers Getrennter Ausweis von Entgelt und Steuerbetrag Fortlaufende Nummer UID des Leistenden enthalten

25 UID-Nummer UID für Unternehmer, wenn Recht auf Vorsteuerabzug für Leistungen im Inland besteht Dient dem Nachweis der Unternehmereigenschaft Ein Unternehmer kann UID-Nummern verschiedener Mitgliedstaaten besitzen EU-weites Bestätigungsverfahren

26 UID Nummer Beispiel: ATU AT: Staatskennzeichnung Österreich U: Umsatzsteuer : Laufende Nummer 8: Prüfziffer

27 Überprüfung der UID Gebührenfreie Bestätigung der Finanzverwaltung Indiz für unternehmerische Sorgfalt Anfrage hat verpflichtend über Finanzonline zu erfolgen Wenn unzumutbar, Anfrage an UID-Büro schriftlich, telefonisch oder per Fax bzw. über EU-Server

28 Überprüfung der UID Zwei Anfragestufen: Stufe 1: Existenz der UID wird bestätigt Stufe 2: Gültigkeit auf einen bestimmten Namen und Anschrift wird bestätigt Bestätigungen (bzw. Ausdrucke) sind Belege im Sinne der BAO und daher sieben Jahre aufzubewahren

29 Vorsteuerabzug Ein Vorsteuerabzug ( 12) ist nur möglich, wenn eine Leistung erbracht wurde und eine Rechnung nach 11 vorliegt formale Prüfung Einzige Ausnahme: Anzahlungsrechnung isd 11 und geleistete Anzahlung

30 Vorsteuerabzug Weist die Rechnung Mängel aus Vorsteuerabzug erst nach Erhalt der berichtigten Rechnung möglich (keine Rückwirkung) Eigenmächtige Änderungen durch den Empfänger sind unzulässig (Rz UStR)

31 Anzahlungsrechnungen Geld vor Ausführung der Leistung, Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung Sog. Anzahlungs-/Vorauszahlungsrechnung Nur wenn bestimmte Leistung in der Zukunft Rechnungsstellung nach Ausführung der Lieferung oder Dienstleistung Teilrechnung Prinzipiell gleiche Regeln wie für andere Rechnung

32 Anzahlungsrechnungen Zu beachten: Vorsteuer, sobald Anzahlungsrechnung bezahlt, in Höhe des bezahlten Betrages Steuerschuld nur in Höhe der bezahlten USt Bezeichnung als Voraus-/Anzahlungsrechnung Statt Leistungsdatum voraussichtliches Leistungsdatum od. Hinweis, dass noch nicht vereinbart Voraussichtliche Leistung beschreiben

33 Schlussrechnungen Jedenfalls erforderlich, wenn noch Verrechnungen nach Leistungserbringung Bezahlte Anzahlungs- und Umsatzsteuerbeträge offen in Abzug bringen Achtung: Sonst Schuld des gesamten überhöhten Steuerbetrages Alternativ: Restrechnung nur Restbetrag, kein Abzug von Anzahlungsrechnungen

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