Digitalisierung im Mittelstand: E-Rechnung, Scannen und Archivieren. Das Finanzamt spielt mit

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1 Digitalisierung im Mittelstand: E-Rechnung, Scannen und Archivieren Das Finanzamt spielt mit Vortrag der Finanzverwaltung zum Umgang mit elektronischen Daten und Dokumenten, Schwerpunkt die elektronische Rechnung Dipl. Finw. (FH) Thomas Meurer Umsatzsteuerreferat der Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen

2 Elektronische Rechnungen A Helsinki Potentielle Gefahren Kapstadt Paris Rom New York Provider von A Provider von B Sydney Berlin Washington D.C. B

3 Elektronische Rechnungen

4 Elektronische Rechnungen Neue Gesetzesgrundsätze Gleichstellung zwischen Papier- und jeglichen elektronischen Rechnungen (Empfängerzustimmungserfordernis bleibt) Beliebiges elektronisches Format reicht aus (z.b. Word, PDF ) Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit sind zu gewährleisten Gesetz legt konkreten Weg zum Nachweis von Ausstellerauthentizität und Datenintegrität nicht fest, sondern lässt alle geeigneten innerbetriebliche Kontrollverfahren zu

5 BMF-Schreiben vom und Definition der elektronischen Rechnung > zugelassen sind alle elektronischen Formate aber auch schlichte -Rechnungen > nur bei Ausstellung u. Empfang in elektronischer Form liegt E-Rechnung vor; demnach gelten auf Standard-Fax eingegangene Rechnungen als Papierrechnungen (hat Relevanz für Archivierungserfordernisse) > Keine Aufbewahrungspflicht für elektronischen Briefumschlag (Übermittlungs- ) Rz. 121 GoBD: So sind beispielsweise s mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine nur als Transportmittel, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).

6 2. Innerbetriebliches Kontrollverfahren (ibkv) BMF-Schreiben vom und > Nur bei Signaturlösung ist Form des ibkv festgelegt (durch Signaturverifizierung) > für andere Papier- u. E-Rechnungen bestimmt Unternehmer selbst Art u. Umfang des ibkv > da bei Papierrechnungen seit keine verschärften Anforderungen gelten sollen (bislang kein ibkv) muss bei elektronischen Rechnungen weitestgehend die übliche Rechnungseingangsprüfung vor Zahlungsveranlassen ausreichen (manuelles System genügt) > Überprüfung der ausstellerbezogenen Datenfelder (Firma, Adresse, USt-IdNr., Kontoverbindung) auf Richtigkeit/ Unternehmenszuordnung und Abgleich mit eigenen Kreditorenstammdaten bzw. Angaben aus Bestellung, Auftrag, Vertrag, Lieferschein ( verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistungsbezug und Beleg ) > BMF: aus inhaltlich korrekter Rechnung darf auf bejahte Ausstellerauthentizität und Datenintegrität geschlussfolgert werden ( In der Praxis werden sich die Durchführung des Kontrollverfahrens und die Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs überschneiden. Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. ) > ibkv hat demnach grundsätzlich keine Vorsteuerrelevanz > keine Dokumentionspflicht für Vorhandensein bzw. jeweilige Anwendung eines ibkv ( Das innerbetriebliche Kontrollverfahren und der verlässliche Prüfpfad unterliegen keiner gesonderten Dokumentationspflicht. )

7 BMF-Schreiben vom und Problempunkt Ordnungsmäßigkeit der Buchführung BMF: VorSt-Abzug soll durch nichtordnungsgemäße Eingangsprüfung, Belegbearbeitung oder Archivierung nicht tangiert werden Verletzungen der GoBD wirken sich ebenfalls nicht auf den ursprünglichen Vorsteuerabzug aus, sofern die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nachgewiesen werden Die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes an die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen sind erfüllt, wenn durch innerbetriebliche Kontrollverfahren die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. > Ausdruck von Eingangs-E-Rechnung und Eingangsprüfung, Kontierung u. Archivierung als Papierrechnung ist jedoch Verstoß gegen Ordnungsmäßigkeitsvorschriften lt. BMF > Medienbruch / keine ordnungsgemäße Belegfunktion / keine Speicherung auf unveränderlichem Datenträger Rz. 119 GoBD: Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege)...

8 BMF-Schreiben vom und Anwendungs- u. Übergangsregelungen > reduzierte Anforderungen an E-Rechnungen gelten grundsätzlich nur für nach dem ausgeführte Umsätze > ABER: BMF lässt nach dem auch Rechnungsberichtigungen/ -ergänzungen älterer Rechnungen nach neuen (reduzierten) Grundsätzen zu > wohl auch: Korrektur/ Ergänzung alter Papierrechnung nach dem durch neues E-Rechnungsergänzungsdokument 5. Doppelausstellung bzw. übermittlung u. 14c UStG? > insbesondere durch Systemumstellung sind künftig Doppelausstellungen oder -übermittlungen denkbar: a) Vertragsabschlussbestätigung per u. ergänzende pdf-rechnung b) Versandanzeige mit pdf-rechnung und Papierrechnung im Paket c) Mehrfachdownload der Rechnung im Webportal d) Doppelübermittlung wegen signalisiertem Übermittlungsfehler e) Papier- u. E-Rechnung in Umstellungsphase als zusätzl. Kundenservice f) ZUGFeRD-Format, da PDF/A-3-Datei + eingebettete XML-Datei > BMF relativiert Grundsatz des 14c UStG bei Doppelrechnungsstellung: > auch ohne Kennzeichnung als Kopie / Duplikat greift 14c UStG nicht, soweit Mehrfachübermittlung inhaltlich identischer Rechnungsdokumente

9 Fragen?

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