IVR (Integrated Voice Response)

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1 IVR (Integrated Voice Response) (Auto Attendant) Bedienungsanleitung Version

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung IVR (Auto Attendant) Globale Einstellungen Events Funktionen Play Before Action File Abschluss der Konfiguration... 5 I

3 1 Einleitung Das IVR (Integrated Voice Response), auf den nachfolgenden Screens auch als Auto Attendant bezeichnet, ist eine Funktion der virtuellen PBX. Grundsätzlich handelt es sich hierbei um ein Sprachmenü, das nach Belieben konfiguriert werden kann. Das IVR wird zusammen mit der Voice- / Faxbox-Bestellung aktiviert. D.h. also, dass mind. 1 Nummer aus dem Sammelkonto oder die Hauptnummer (bei einer Einzelnummer) die Funktion Voice- / Faxbox (UM) aktiviert haben muss, damit das IVR genutzt werden kann. Sobald Ihre Voice- / Faxbox-Bestellung bearbeitet resp. die Funktion freigeschaltet wurde und Sie von uns ein Bestätigungsmail erhalten haben, können Sie Ihr IVR benutzen. Beachten Sie bitte, dass das UM/IVR auf einer einzelnen Nummer läuft und Sie sich zur Bearbeitung resp. Administration der Einstellungen mit den Daten der UM/IVR-Nummer einloggen müssen. Beispiel: Ihre für die UM/IVR registrierte Nummer: Login, um die Nummer zu administrieren: - Benutzername: Passwort: Ihr Benutzer-Passwort für diese Nummer Hinweis: Obiges Vorgehen gilt auch für Kunden, die einzelne Nummern aus einem Sammelkonto (z.b. voip.baic oder voip.kmu) für UM/IVR registriert haben. Falls Sie das my.guest-voip.ch- Passwort zur Einzeladministrierung vergessen haben oder einsehen möchten, so können Sie es in Ihrem Sammelkonto über den Pfad Konto > (Konto auswählen resp. Link anklicken) > Benutzerinformation > Passwort einsehen bzw. ein neues Passwort generieren. Nachdem Sie sich in das UM/IVR-Konto eingeloggt haben, erreichen Sie das IVR-Menü (wird in neuem Fenster geöffnet) über den Link Meldungen (siehe nachfolgenden Screenshot). Das geöffnete Fenster sollte in etwa wie folgt aussehen: 1

4 2 IVR (Auto Attendant) Um ins IVR-Menü zu gelangen, fahren Sie mit der Maus auf das im folgenden Bild Rot markierte Icon und wählen im erscheinenden Kontext-Menü den Eintrag Auto Attendant aus. Nun sollten Sie einen Bildschirminhalt sehen, der in etwa wie der nachfolgende Screenshot aussieht. Obiges Bild zeigt eine Gesamtübersicht der erstellten Sprachmenüs auf. Mit einem Klick auf den Link Hinzufügen oben links können Sie jederzeit neue Sprachmenüs erstellen und definieren. Die Administration des Menüs erfolgt mit einem Klick auf das neu erstellte Sprachmenü. Um vorhandene Menüs zu löschen, genügt ein Klick auf das entsprechende Icon. Das ROOT-Menü bildet die Wurzel der Hierarchie und kann deshalb nicht gelöscht werden. 2

5 Obiges Bild zeigt auf, welche Einstellungsmöglichkeiten Ihnen zur Bearbeitung des Sprachmenüs zur Verfügung stehen. Die einzelnen Parameter sind nachfolgend gesondert behandelt Globale Einstellungen Name Aktiv Einleitung Menu Standard Name des Menüs Dieser Parameter regelt die Aktivität des Menüs. Durch einen Klick auf den Always-Button legt man fest, dass das Menü immer aktiv ist. Ansonsten erlaubt der Wizard auf einfache Weise, Regeln für das Sprachmenü zu erstellen. Audiodatei der Ansage, die bevor dem eigentlichen Menü abgespielt wird (z.b. Herzlich willkommen bei...) Audiodatei der Ansage, die das gesprochene Menü für diese Ebene beinhaltet. Audiodatei der Ansage, die im Standard-Fall abgespielt wird Events 3

6 Not Active Ziffern [0-9] * # Timeout FAX Dieser Menüpunkt wird abgearbeitet, falls sich das Menü aufgrund der Regeln bezüglich der Aktivitäten inaktiv ist. Dabei sind alle anderen Menüpunkte nicht anwählbar. Dies sind die Menüpunkte, welche der Anrufende aktiv mit seiner Telefontastatur anwählen kann und sich damit durch das Sprachmenü navigiert. Wird vom Benutzer nach Ablauf des Timers keine Eingabe getätigt, so wird dieser Menüpunkt abgearbeitet. Handelt es sich beim Anruf um eine Faxübermittlung, wird dieser Menüpunkt abgearbeitet. Die Aktivierung dieses Menüpunktes macht nur im ROOT-Menü Sinn Funktionen Standard Transfer Transfer to E.164 Transfer to voic Transfer to extension Es wird die im globalen Teil angegebene Standard-Audiodatei abgespielt. Der Anruf wird an eine beliebige Nummer im gewohnten Format weitergeleitet (z.b.: ) Der Anruf wird weitergeleitet an eine Nummer im E.164-Format (Internationaler Rufnummernplan). Bsp.: Dies ist wichtig, wenn Anrufe ins Ausland umgeleitet werden. Es wird in den Voic -Modus gewechselt, wobei dies nur für diesen Anrufer gilt. Generell befindet sich das System immer noch im Auto Attendant-Modus. Der Anruf wird an die Nummer weitergeleitet, welche der Anrufende nach der Ansage am Telefon eingibt (für Kurzwahlen). Die Länge der Rufnummer kann im aktivierten Feld Max Size eingeschränkt werden (Gültige Eingaben sind [1-32]). Hinweis: Wird die MaxSize zu gross gewählt, so kann der Benutzer auf Kosten des IVR-Inhabers nach aussen ins öffentliche Netz telefonieren. Sind Ihre internen Nummern z. B. 4-stellig, so beschränken sie die MaxSize auf 4. Menu MENU_XY Es wird ins Sprachmenü mit dem Namen MENU_XY gewechselt. 4

7 Diese Menüs können Sie selber einrichten Play Before Action Wenn gewünscht, kann vor dem Abarbeiten der eigentlichen Funktion über den Play Before Action-Parameter eine Ansage eingespielt werden. Aktivieren Sie dazu beim entsprechenden Event die Play Before Action-Funktion und nehmen Sie entweder mit der eingebetteten Aufnahmefunktion via Mikrophon einen Ansagetext auf oder wählen sie eine Audiodatei mit der gewünschten Ansage aus. Um eine Aufnahme mit dem Mikrophon zu tätigen, klicken Sie bei der zu verändernden Ansage auf den roten Kreis, sprechen den Ansagetext und beenden die Aufnahme mit dem schwarzen Viereck. Sind Sie mit der Ansage nicht zufrieden, wiederholen Sie einfach die obigen Punkte. Möchten Sie dennoch die ursprünglich gespeicherte Aufnahme beibehalten, klicken Sie auf den geschwungenen Pfeil File Um eine Audiodatei hochzuladen, klicken Sie bei der zu verändernden Ansage auf den Durchsuchen-Knopf und wählen eine Audiodatei auf Ihrem Rechner aus. Klicken sie im Anschluss links oben auf Speichern. Bitte beachten Sie, dass nur folgende Audio-Formate unterstützt werden: MP3, WAV, OGG, AIFF, AU, GSM Abschluss der Konfiguration Klicken Sie nach dem Erstellen oder Editieren des Menüs unbedingt links oben auf den Speichern-Link, ansonsten gehen die eben getätigten Einstellungen verloren. 5

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