Financial Supply Chain Management mit SAP

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1 Jürgen Weiss Financial Supply Chain Management mit SAP ERP Bonn Boston

2 Auf einen Blick 1 Einleitung Betriebswirtschaftliche Grundlagen von Financial Supply Chain Management SAP Dispute Management SAP Collections Management SAP Credit Management SAP Biller Direct SAP Cash and Liquidity Management SAP In-House Cash SAP Bank Communication Management SAP Treasury and Risk Management SAP FSCM und Enterprise SOA A Glossar B Literaturverzeichnis C Der Autor

3 Inhalt 1 Einleitung Ziel dieses Buches SAP Financial Supply Chain Management Was ist das? Zielgruppen des Buches Aufbau des Buches Betriebswirtschaftliche Grundlagen von Financial Supply Chain Management Definitionen der Financial Supply Chain Indikatoren für eine ineffiziente Financial Supply Chain Optimierung von Finanzströmen durch IT-Systeme Fazit SAP Dispute Management Betriebswirtschaftliche Grundidee Funktionaler Überblick Anlegen von Klärungsfällen Suche von Klärungsfällen Automatische Erstellung von Klärungsfällen Zuordnung zu Klärungsfällen Korrespondenz Workflow Klärungsfälle schließen Weitere Funktionen Stammdaten Kopfdaten Verknüpfte Objekte Notizen Protokoll Business Package für Dispute Manager Berechtigungen Prozessintegration in die Finanzbuchhaltung Verschiedene Finanztransaktionen

4 Inhalt Fallbeispiel Vertiefte Integration Installationsoptionen von SAP Dispute Management RFC-Konfiguration Pflege des ALE-Modells Technische Grundlagen: SAP Records Management RMS-Grundlagen Erweiterung des RMS-Modells Konfiguration und Erweiterungsmöglichkeiten von SAP Dispute Management Konfiguration der Korrespondenz Workflow-Einstellungen Integration mit der Debitorenbuchhaltung Integration mit anderen Komponenten Betriebswirtschaftliche Auswertungen mit SAP NetWeaver BI Fazit SAP Collections Management Betriebswirtschaftliche Grundidee Funktionaler Überblick Aufgabenportfolio des Sachbearbeiters Managerfunktionen Stammdaten Berechtigungen Zwei-System-Szenario Technische Grundlagen: Stammdatensynchronisation Funktionen der CVI Synchronisationscockpit Postprocessing Office Konfiguration Prozessintegration mit der Finanzbuchhaltung Konfiguration und Erweiterungsmöglichkeiten von SAP Collections Management Integration mit anderen Komponenten Betriebswirtschaftliche Auswertungen mit SAP NetWeaver BI Fazit

5 Inhalt 5 SAP Credit Management Betriebswirtschaftliche Grundidee Funktionaler Überblick Operatives Credit Management Analytisches Kreditmanagement Stammdaten Kreditprofil Kreditsegmentdaten Beziehungen Business Package für Credit Manager Berechtigungen Technische Grundlagen: SAP NetWeaver Process Integration Die Architektur von SAP NetWeaver PI PI-Schnittstellen für SAP Credit Management Prozessintegration mit dem Vertrieb und der Finanzbuchhaltung Integration mit FI-AR Integration mit SD Deployment-Szenarien Konfiguration und Erweiterungsmöglichkeiten von SAP Credit Management Einstellungen in SAP Credit Management Integration mit FI-AR und SD Erweiterungen Betriebswirtschaftliche Auswertungen mit SAP NetWeaver BI Kreditprofil Kreditrisiko Neubewertungs- und Simulationsanalyse Geschäftspartnerbewertung Fazit SAP Biller Direct Betriebswirtschaftliche Grundidee Funktionaler Überblick Funktionen für Geschäftskunden Funktionen für Privatkunden Gemeinsame Funktionen für Kunden

6 Inhalt Funktionen für Lieferanten Weitere Funktionen Stammdaten Möglichkeiten der Stammdatenverwaltung Benutzerstammdaten in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Benutzerverwaltung Company Administrator Berechtigungen Technische Grundlagen: Java Technische Grundlagen der Java- Architektur Kommunikation zwischen Java und ABAP Pooled und Named Connections Prozessintegration mit der Finanzbuchhaltung und dem Vertrieb Anzeige von Debitorenrechnungen Bezahlen von Rechnungen Teilzahlungen und Restposten Weitere Funktionen Konfiguration und Erweiterungsmöglichkeiten Konfiguration in SAP Biller Direct Extended Configuration Management Konfiguration im SAP NetWeaver Application Server Visual Administrator Konfiguration im SAP-System Erweiterungsmöglichkeiten und Anpassungsmöglichkeiten Integration mit anderen Komponenten Betriebswirtschaftliche Auswertungen mit SAP NetWeaver BI Fazit SAP Cash and Liquidity Management Betriebswirtschaftliche Grundidee Funktionaler Überblick Eingangsdateien Liquiditätsmanagement Liquiditätsplanung Stammdaten Berechtigungen

7 Inhalt 7.5 Prozessintegration mit der Finanzbuchhaltung und der Logistik Konfiguration Elektronischer Kontoauszug Tagesfinanzstatus und Liquiditätsvorschau Verteiltes Cash Management Integration mit anderen Komponenten Betriebswirtschaftliche Auswertungen mit SAP NetWeaver BI Fazit SAP In-House Cash Betriebswirtschaftliche Grundidee Überblick Organisationsformen im Konzernzahlungsverkehr Funktionaler Überblick Organisationseinheiten innerhalb von SAP In-House Cash Geschäftsprozesse in SAP In-House Cash Periodische Arbeiten Informationssystem Stammdaten Geschäftspartner Definition von Produkten Einrichtung von Konten Konditionen und Konditionstypen Limite Berechtigungen Prozessintegration mit der Finanzbuchhaltung Interne Zahlungsverrechnung Zentrales Zahlen Lokales Zahlen Zentraler Geldeingang Internes Zahlen über mehrere In-House Cash Center Zentrales Zahlen über mehrere In-House Cash Center Währungstausch Konfiguration und Erweiterungen

8 Inhalt ALE-Konfiguration im System von SAP In-House Cash ALE-Konfiguration im System der Tochtergesellschaft Konfiguration der Finanzbuchhaltung in den Tochtergesellschaften Konfiguration der Finanzbuchhaltung in der Konzernzentrale Konfiguration im In-House Cash Center Erweiterungen Integration mit anderen Komponenten Konfigurationseinstellungen im In-House Cash Center Konfigurationseinstellungen in der Finanzbuchhaltung der Zentrale Fazit SAP Bank Communication Management Betriebswirtschaftliche Grundidee Funktionaler Überblick Prozesse in SAP Bank Communication Management Ablauf des Zahlungsprogramms Erzeugen von Zahlungssammlern Batching von Zahlungen Freigabemonitor für Batches und Zahlungen Freigabe von Zahlungen Aktualisierung des Zahlungsstatusmonitors Aktualisierung des Kontoauszugsmonitors Prozessintegration mit der Finanzbuchhaltung Konfiguration und Erweiterungen Batching von Zahlungen Batching von Zahlungen Freigabe von Zahlungen Authentifizierung der Benutzer Geschäftsvorfallschlüssel im Zahlungsstatusmonitor Behandlung von Ausnahmen Kontoauszugsmonitor Business Package für den Cash Manager

9 Inhalt 9.6 Integration mit anderen Komponenten Fazit SAP Treasury and Risk Management Betriebswirtschaftliche Grundidee Funktionaler Überblick Transaction Manager Market Risk Analyzer Credit Risk Analyzer Berechtigungen Stammdaten im Transaction Manager Fazit SAP FSCM und Enterprise SOA Prinzipien und Motive von SOA Überblick über SAP Enterprise SOA Enterprise Services für SAP FSCM Fazit und Ausblick Anhang A Glossar B Literaturverzeichnis C Der Autor Index

10 In vielen Ländern ist es unüblich, Mahnungen an Geschäftspartner zu versenden. Dort kümmern sich Sachbearbeiter im Unternehmen aktiv um die ausstehenden Forderungen, etwa durch telefonische Nachfragen. SAP Collections Management wurde entwickelt, um diesen Prozess effizient zu unterstützen. 4 SAP Collections Management Die Komponente SAP Collections Management unterstützt Unternehmen beim Aufbau eines aktiven Forderungsmanagements und ist eng in die Debitorenbuchhaltung FI-AR (Financials Accounts Receivable) integriert. SAP hat mit dieser Komponente auf zahlreiche Entwicklungswünsche amerikanischer und europäischer Kunden reagiert, für die SAP Dispute Management funktional nicht ausreichend war. Nachdem zunächst nur eine sehr eingeschränkte Anwendung ausgeliefert wurde, steht seit Release SAP ERP 6.0 (SAP ECC 6.0) eine funktional sehr mächtige Komponente zur Verfügung. Sie können mit SAP Collections Management die ausstehenden Forderungen aufgrund eigener Strategien priorisieren und über Arbeitslisten an die Sachbearbeiter im Forderungsmanagement verteilen. In diesem Kapitel werden Sie zunächst die betriebswirtschaftliche Grundidee von SAP Collections Management kennen lernen und erhalten dann einen funktionalen Überblick über die Komponente. Ein Schwerpunkt dieses Kapitels liegt auf der technischen Integration zwischen SAP Collections Management und der Finanzbuchhaltung. Sie erfahren, wie die Debitoren in Geschäftspartner repliziert und betriebswirtschaftliche Daten synchronisiert werden. Außerdem gehe ich detailliert auf die betriebswirtschaftliche Konfiguration der Komponente und den verfügbaren Content von SAP NetWeaver BI (Business Intelligence) ein. 111

11 4 SAP Collections Management 4.1 Betriebswirtschaftliche Grundidee In Deutschland gehört es zur gängigen Geschäftspraxis, dass Lieferanten ihren Kunden eine oder mehrere schriftliche Mahnungen schicken, nachdem ein offener Posten das Fälligkeitsdatum erreicht hat. In anderen Ländern ist das völlig unüblich. Schriftliche Mahnungen gelten als Belastung für die Geschäftsbeziehung und sind darüber hinaus aus Sicht vieler Kunden wenig effektiv. Anstatt Forderungen erst dann geltend zu machen, wenn der Fälligkeitstermin eingetreten oder gar überschritten ist, kontaktieren Unternehmen ihre Debitoren bereits vorher per Telefon. Sie betreiben hauptsächlich im Businessto-Consumer-Bereich ein aktives Forderungsmanagement. Dial for Dollars Wachsender Forderungsbestand Das Eintreiben der Forderungen übernehmen nur in wenigen Unternehmen die klassischen Debitorenbuchhalter. Sie kümmern sich in der Regel nur um das Verwalten der Debitorenkonten und Verbuchen der Posten. Stattdessen betrauen viele Unternehmen spezielle Sachbearbeiter in einer dedizierten Forderungsmanagement-Abteilung, häufig Collections Management genannt, mit dieser Aufgabe. Diese Sachbearbeiter haben häufig keine besondere buchhalterische Ausbildung und werden lediglich im telefonischen Umgang mit Kunden geschult. Dabei unterliegen diese Forderungssachbearbeiter in vielen Ländern einem hohen Erfolgsdruck, da sie in vielen Unternehmen erfolgsabhängig bezahlt werden. US-Unternehmen nennen das Dial for Dollars und meinen damit sowohl das Eintreiben von Forderungen als auch die Steigerung der persönlichen Erfolgsquote, was sich unmittelbar auf den Bonus des Sachbearbeiters auswirkt. Auch wenn die Forderungsmanagement-Abteilungen in der Praxis ganz unterschiedlich organisiert sind und die dort beschäftigen Sachbearbeiter ein heterogenes Kompetenzprofil aufweisen, sind alle Unternehmen mit dem gleichen Problem konfrontiert. Prinzipiell geht es darum, mit wenigen Ressourcen möglichst effizient zu arbeiten und einen hohen, stetig wachsenden Forderungsbestand zu bewältigen. Der Manager eines US-Unternehmens, der in die Definition der Anforderungen für SAP Collections Management involviert war, sagte mir einmal, dass die 20-köpfige Forderungsmanagement-Abteilung zu jedem Zeitpunkt im Jahr eine Million offene Posten verwalten muss. 112

12 Betriebswirtschaftliche Grundidee 4.1 Diese erhebliche Arbeitsbelastung können die Mitarbeiter nur dann bewältigen, wenn sie über ein Collections-System verfügen, das es ihnen ermöglicht, täglich möglichst viele Debitoren zu kontaktieren. Die zu inkassierenden Posten werden den Sachbearbeitern daher automatisch zugeordnet und so aufbereitet, dass sie sich ganz auf ihre Arbeit fokussieren können. Die Sachbearbeiter bekommen dabei in der Regel täglich eine Arbeitsliste mit den Debitoren zugeordnet, die sie im Laufe des Tages kontaktieren sollen. Die Einträge in der Arbeitsliste sind häufig bereits nach bestimmten Regeln sortiert und in eine Reihenfolge gebracht, damit die Sachbearbeiter z. B. zuerst die Kunden mit den höchsten Außenständen ansprechen. Nachdem der Mitarbeiter mit dem Kunden gesprochen hat, dokumentiert er dieses Gespräch, und der Eintrag verschwindet dann automatisch von der Arbeitsliste. Auf diese Weise können sich die Sachbearbeiter immer ein Bild davon machen, wie viele Aufgaben sie im Laufe des Tages bereits erledigt haben. Die betriebswirtschaftliche Motivation für Forderungsmanagement ist die Reduzierung der ausstehenden Forderungen, Days Sales Outstanding, und damit eine Optimierung des forderungsbezogenen Nettoumlaufvermögens, des Working Capitals. Viele Unternehmen beginnen sogar einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum einer Forderung damit, den Kunden an die demnächst zu zahlenden Beträge zu erinnern. Andere Unternehmen nutzen das Collections Management nicht nur zum Eintreiben von Forderungen, sondern auch zur Kontaktpflege. Sie kontaktieren z. B. Debitoren, die eine Erhöhung ihrer Kreditlinie angefordert haben, und machen sich telefonisch ein Bild von deren wirtschaftlicher Leistungsfähigkeit. SAP hat beim Design der Oberflächen von SAP Collections Management auf eine intuitive und leicht erlernbare Bedienung des Systems geachtet, da, wie bereits erwähnt, die Mitarbeiter im Forderungsmanagement in der Regel keine Buchhaltungsexperten sind. Diese einfache Bedienbarkeit gilt auch für die Manager der Forderungsabteilung, damit sie die Arbeitsverteilung auf die einzelnen Mitarbeiter steuern können. Außerdem sollen die Manager bei Bedarf selbst in der Lage sein, die Regeln für die Priorisierung der Posten auf der Arbeitsliste zu verändern. Zum Beispiel intensivieren viele Unternehmen am Ende eines Geschäftsjahres ihre Bemühungen im Forderungsmanagement, um bilanzpolitisch Window Dressing zu betreiben und den Forderungsbestand zu reduzieren. Window-Dressing ist Automatische Arbeitsverteilung Kontakt- und Informationspflege SAP Collections Management 113

13 4 SAP Collections Management eine gängige Methode von Unternehmen, an bestimmten Bilanzstichtagen ihr Bilanzbild in günstigerem Licht erscheinen zu lassen. Ein weiterer wichtiger Aspekt von SAP Collections Management ist es, die Manager bei der Erfolgs- und Effizienzanalyse ihres Forderungsmanagements zu unterstützen. 4.2 Funktionaler Überblick Wie bereits erwähnt, adressiert SAP Collections Management zwei unterschiedliche Zielgruppen: den Sachbearbeiter im Forderungsmanagement und den Manager der Abteilung. Während sich die Sachbearbeiter vor allem um die Bearbeitung der Arbeitslisten kümmern, beschäftigen sich die Manager mit der Definition so genannter Collection-Strategien. Sie legen dabei fest, welche offenen Posten für Collections Management selektiert werden und wie diese Posten dann auf die Sachbearbeiter verteilt werden. Wir widmen uns in diesem Abschnitt zunächst der Sicht des Sachbearbeiters und versetzen uns danach in die Managerrolle Aufgabenportfolio des Sachbearbeiters Dieser Abschnitt stellt die wichtigsten Bestandteile der Arbeit des Sachbearbeiters dar. Im Folgenden werden zunächst die Attribute der Arbeitsliste behandelt. Attribute der Arbeitsliste Als Sachbearbeiter in der Forderungsmanagement-Abteilung rufen Sie Ihren Arbeitsvorrat über die Transaktion UDM_SPECIALIST auf. Für den Aufbau der Arbeitsliste wird der ABAP List Viewer (ALV) verwendet, so dass Sie das Layout selbst steuern können. Ihnen stehen dabei die folgenden Spaltenattribute zur Verfügung: Geschäftspartner (Nummer und Bezeichnung) Debitor in der Finanzbuchhaltung Programmlauf (Erzeugung der Arbeitsliste) Systeminformation zur Anlage und Änderung des Eintrags auf der Arbeitsliste (Datum, Systembenutzer) 114

14 Funktionaler Überblick 4.2 Priorität des Eintrags auf der Arbeitsliste (die aufgrund der Collection-Strategie am höchsten priorisierten Einträge tauchen ganz oben auf der Arbeitsliste auf) Collection-Segment des Geschäftspartners und Bezeichnung des Segments (Gruppierung von Buchungskreisen aus Sicht von SAP Collections Management) Name und Benutzerbezeichnung des Forderungssachbearbeiters Collection-Gruppe des Forderungssachbearbeiters und Bezeichnung der Gruppe Collection-Strategie (Version und Bezeichnung) Währung der Collection-Strategie Außenstände als Saldo aus Forderungen und Guthaben des Geschäftspartners im Collection-Segment Summe aller Forderungen des Geschäftspartners im Collection- Segment Summe aller Guthaben des Geschäftspartners im Collection-Segment überfälliger Betrag aller Außenstände (die seit mindestens einem Tag überfällig sind) zeitliche Rasterung der überfälligen und zukünftig fälligen Beträge angewiesener Zahlungsbetrag des Geschäftspartners einzufordernder Betrag des Geschäftspartners als Summe aller überfälligen und zukünftig fälligen Posten (davon abgezogen werden alle Posten, zu denen es offene Zahlungsversprechen, nicht einzufordernde Klärungsfälle oder eine aktuelle Mahnung gibt) versprochener Betrag als Summe aller Zahlungsversprechen, die der Geschäftspartner noch nicht gezahlt hat Summe aller Zahlungsversprechen, die der Geschäftspartner nicht innerhalb des vereinbarten Zeitraums bezahlt hat (Attribut gebrochen) zu klärender Betrag (Summe aller offenen Posten, die in Klärungsfällen enthalten sind) gemahnter Betrag (Summe aller gemahnten offenen Posten) höchste Mahnstufe eines Geschäftspartners Datum (ab dem die Bearbeitung der Einträge auf der Arbeitsliste beginnen soll) Kennzeichen (ob der Eintrag bearbeitet wurde) 115

15 4 SAP Collections Management Priorität des Eintrags auf der Arbeitsliste Bewertung eines Eintrags aufgrund der Collection-Strategie (absolut und prozentualer Anteil an der maximal möglichen Bewertung) Collection-Regel mit der höchsten Bewertung Voraussetzung und Bedingung zur Collection-Regel mit der höchsten Bewertung Datum der letzten Mahnung Datum der letzten Zahlung des Geschäftspartners Wiedervorlagedatum und Zeit, die der Sachbearbeiter gepflegt hat, und Grund für die Wiedervorlage letzter Kundenkontakt (Datum und Zeitstempel) Hauptansprechpartner des Geschäftspartners (wird ausschließlich automatisch durch das System gefüllt) Besuchszeiten des Hauptansprechpartners Telefonnummer und mögliche Anrufzeiten des Hauptansprechpartners Ergebnis und Bezeichnung des Kundenkontakts technischer Schlüssel des Arbeitslisteneintrags Bezeichnung des Kreditsegments (aus SAP Credit Management) Risikoklasse (Schlüssel für die interne Bonität aus SAP Credit Management) interne Bonität aus SAP Credit Management externe Bewertung, Bewertungsverfahren und Gültigkeit der Bewertung für die Bonität eines Geschäftspartners (z. B. Kreditauskunft von Dun & Bradstreet) Kreditlimit des Geschäftspartners in einem Kreditsegment von SAP Credit Management (berechnet oder manuell erfasst) prozentuale Ausschöpfung des Kreditlimits in SAP Credit Management In der folgenden Übersicht (siehe Abbildung 4.1) sehen Sie alle Geschäftspartner, die aufgrund der Collection-Strategien SAP Collections Management zugeordnet wurden. Alle kreditmanagementspezifischen Attribute werden nur aus der FSCM-Komponente SAP Credit Management und nicht aus dem klassischen R/3-Kreditmanagement übernommen. 116

16 Funktionaler Überblick 4.2 Abbildung 4.1 Arbeitsliste des Forderungssachbearbeiters Personalisierung der Arbeitsliste Als Sachbearbeiter stehen Ihnen neben dem ALV weitere Funktionen zur Verfügung, um die Arbeitsliste zu personalisieren oder zu verändern. Sie können über den Menüpfad ARBEITSLISTE ANDERE ARBEITS- LISTE oder das Icon SPRINGEN oben rechts die Arbeitsliste eines anderen Sachbearbeiters aufrufen oder sich die keinem Sachbearbeiter zugeordneten Einträge aus SAP Collections Management anzeigen lassen (siehe Abbildung 4.2). Dabei können Sie sowohl einzelne als auch mehrere Sachbearbeiter, Collection-Gruppen oder Prioritäten auswählen. Einsicht und Zuordnung Abbildung 4.2 Zusatzfunktionen in der Arbeitsliste 117

17 4 SAP Collections Management Anzahl der Einträge Einträge verschiedener Collection- Gruppen Mögliche Funktionen Darüber hinaus können Sie über den Menüpfad EINSTELLUNGEN PER- SONALISIERUNG festlegen, wie viele Einträge angezeigt werden sollen, wenn Sie zum ersten Mal Ihre persönliche Arbeitsliste aufrufen. Über das Menü ARBEITSLISTE WEITERE EINTRÄGE HOLEN erweitern Sie die Anzahl der Einträge. Außerdem können Sie festlegen, ob beim Aufruf der Arbeitsliste auch die erledigten Einträge angezeigt werden sollen. Wenn Sie als Sachbearbeiter im Forderungsmanagement organisatorisch mehreren Collection-Gruppen zugeordnet sind, können Sie als weitere Option festlegen, ob die Arbeitsliste alle Einträge dieser verschiedenen Collection-Gruppen enthalten soll. Alternativ wählen Sie beim Aufruf der Arbeitsliste nur die Collection-Gruppen aus, deren Einträge Sie bearbeiten wollen. Über das Menü ARBEITSLISTE AUFFRI- SCHEN können Sie die Ansicht auf die Arbeitsliste jederzeit aktualisieren, um z. B. die bereits bearbeiteten Einträge vom System ausblenden zu lassen. Beim Auffrischen der Arbeitsliste werden allerdings keine Daten mit der Finanzbuchhaltung ausgetauscht, d. h., Sie sehen z. B. nicht, ob zwischenzeitlich Zahlungseingänge des Debitors erfolgt sind. Nachdem Sie die Arbeitsliste aufgerufen haben, können Sie sich einen ersten Überblick über Ihren Arbeitsvorrat verschaffen. Es stehen Ihnen die folgenden Funktionen für die weitere Bearbeitung zur Verfügung: Stammdaten des Geschäftspartners ansehen Detailinformationen über die Bewertung des Geschäftspartners im Collection-Segment anzeigen lassen (siehe Abbildung 4.3) Einträge der Arbeitsliste einem anderen Sachbearbeiter in Ihrer Collection-Gruppe zuordnen oder bei entsprechender Berechtigung diese Zuordnung widerrufen Arbeitsliste eines anderen Sachbearbeiters ansehen Statistik über den Bearbeitungsgrund der Arbeitsliste abrufen, z. B. die Anzahl der erreichten Geschäftspartner Eintrag in der Arbeitsliste aufrufen und die ausstehenden Forderungen des Geschäftspartners bearbeiten nach einem Geschäftspartner suchen, auch außerhalb Ihrer Arbeitsliste Forderungen bearbeiten 118

18 Funktionaler Überblick 4.2 Abbildung 4.3 Anzeige der Bewertung einer Collection-Strategie Die letzte Funktion, BEARBEITEN VON FORDERUNGEN, bietet Ihnen eine detaillierte Übersicht über die wirtschaftliche Situation des Geschäftspartners. Dazu gehören die ausstehenden Rechnungen, Zahlungen, Zahlungsversprechen, Klärungsfälle, Kontakte mit dem Kunden und Wiedervorlagen (siehe Abbildung 4.4). Abbildung 4.4 Detailsicht in der Forderungsbearbeitung Rechnungen Auf der Registerkarte RECHNUNGEN erhalten Sie als Sachbearbeiter keine Darstellung der offenen Posten wie in FI-AR, sondern sehen eine Übersicht der Rechnungen des Geschäftspartners mit ihrem jeweiligen Status. Das ist ein erheblicher Vorteil für einen Sachbearbei- 119

19 4 SAP Collections Management ter, der kein Buchhalter ist, sondern den Kunden wegen einer offenen Rechnung anruft. Sie sehen auf der Registerkarte die folgenden Attribute: Belegnummer Buchungsdatum Nettofälligkeitsdatum Verzugstage (zwischen dem Nettofälligkeitsdatum und dem aktuellen Datum) Währung Originalbetrag der Rechnung offener Betrag gezahlter Betrag Datum der letzten Zahlung angewiesener Betrag Skontobetrag Betrag im Zahlungsversprechen noch ausstehender Betrag aus Zahlungsversprechen Fälligkeit des Zahlungsversprechens samt Datum Stufe eines Zahlungsversprechens Status des Zahlungsversprechens (Icon und Text) zu klärender Betrag (aus SAP Dispute Management) Klärungsfall-ID Status des Klärungsfalls Referenz im Klärungsfall Ursache des Klärungsfalls Anlagedatum des Klärungsfalls gemahnter Betrag Mahnstufe Mahnsperre letzte Mahnung Datum der letzten Mahnung Buchungskreis Debitor 120

20 Funktionaler Überblick 4.2 Sie können in dieser Sicht direkt in die Beleganzeige navigieren. Außerdem können Sie sich direkt im unteren Bildschirmabschnitt den Klärungsfall, das Zahlungsversprechen oder die Rechnungshistorie ansehen. Beim Design der Anwendung SAP Collections Management wurde großer Wert darauf gelegt, dass alle Informationen mit wenigen Klicks erreichbar sind. Die Rechnungshistorie visualisiert in einer hierarchischen Übersicht alle Belege, die zu einer Rechnung gehören (siehe Abbildung 4.5). Dazu gehören Teilzahlungen (mit oder ohne Restposten), Gutschriften mit Rechnungsbezug oder andere Klärungsvorgänge. Auch diese Sicht, die an eine ähnliche Funktionalität in SAP Biller Direct angelehnt ist, zeigt das Bestreben von SAP Collections Management, komplexe buchhalterische Vorgänge möglichst einfach darzustellen. Rechnungshistorie Abbildung 4.5 Anzeige der Rechnungshistorie Aus der Rechnungssicht können Sie auch sofort einen Klärungsfall oder ein Zahlungsversprechen anlegen. Wenn es für einen Geschäftspartner sehr viele offene Posten gibt, dann können Sie über den Button FREIE ABGRENZUNGEN die ausgewählten Rechnungen einschränken. Als Parameter stehen Ihnen die folgenden Attribute zur Verfügung: Zugriff einschränken Belegnummer Buchungsdatum Belegdatum Erfassungsdatum 121

21 4 SAP Collections Management Referenz Belegart Mahnsperre Mahnstufe Faktura Referenzschlüssel des Geschäftspartners Eine weitere sehr sinnvolle Funktionalität ist die Anzeige einer Faktura oder Gutschrift aus dem optischen Archiv (siehe Abbildung 4.6). Auf diese Weise haben Sie stets Zugriff auf die im System archivierten Dokumente und haben die gleiche Sicht wie Ihre Kunden. Abbildung 4.6 Fakturaanzeige aus dem optischen Archiv Wenn Sie die Funktion Beanstandete Objekte in Klärungsfällen (siehe Kapitel 3,»SAP Dispute Management«) verwenden, dann werden Ihnen auf der Registerkarte Rechnungen auch offene Haben- 122

22 Funktionaler Überblick 4.2 Posten (z. B. Gutschriften ohne Rechnungsbezug) angezeigt. Sie haben auch die Möglichkeit, sich bereits ausgeglichene Rechnungen und Haben-Posten anzeigen zu lassen, um hierfür gegebenenfalls einen Klärungsfall anzulegen. Zahlungen und Zahlungsversprechen Auf der Registerkarte ZAHLUNGEN erhalten Sie eine Übersicht aller Zahlungen des Geschäftspartners zu einem Stichpunkt. Von hier können Sie in die Zahlungshistorie navigieren. Eines der zentralen Elemente von SAP Collections Management sind die Zahlungsversprechen, die auf der entsprechenden Registerkarte angezeigt werden (siehe Abbildung 4.7). Abbildung 4.7 Anzeige von Zahlungsversprechen Das Zahlungsversprechen dokumentiert die Zusage eines Debitors, eine ausstehende Rechnung künftig zu bezahlen. Dabei handelt es sich nicht um eine Online-Zahlung. Das Zahlen der offenen Posten kann der Debitor wie bisher selbst (per Überweisung) oder vom Kreditor (durch Lastschrift) initiieren. Technisch verbirgt sich hinter dem Zahlungsversprechen ebenfalls eine bestimmte Fallart aus dem Case Management. Jedes Zahlungsversprechen ist genau einer Rechnung zugeordnet, wobei es zu jeder Rechnung stets nur ein einziges Zahlungsversprechen geben kann, das nicht erledigt (quittiert) ist. Auf der Registerkarte ZAHLUNGSVERSPRECHEN finden Sie alle noch be- Attribute des Zahlungsversprechens 123

23 4 SAP Collections Management stehenden Zahlungsversprechen zu Rechnungen, die noch nicht ausgeglichen sind. Folgende Attribute werden in der Liste angezeigt: Stand des Zahlungsversprechens (Icon und Text) Stufe des Zahlungsversprechens Fall-ID Belegnummer des Buchhaltungsbelegs Referenz-Belegnummer des Geschäftspartners Währung zur Zahlung versprochener Betrag samt Datum Ansprechpartner, der das Zahlungsversprechen abgegeben hat Telefonnummer des Ansprechpartners Faxnummer (und Land) des Ansprechpartners -Adresse des Ansprechpartners Datum der Fälligkeit des Zahlungsversprechens gezahlter Betrag des Zahlungsversprechens Datum der letzten Zahlung Buchungskreis Nummer der Buchungszeile im Buchhaltungsbeleg Geschäftsjahr Fakturanummer Debitorennummer Sie können aus dieser Übersicht direkt in das Zahlungsversprechen navigieren (siehe Abbildung 4.8). Das Zahlungsversprechen ist ähnlich wie der Klärungsfall strukturiert und besteht aus Kopfdaten, Notizen und einem Protokoll, das alle Aktionen zum Zahlungsversprechen anzeigt. Status und Bewertung Ein Zahlungsversprechen kennt prinzipiell nur zwei Status. Entweder ist es aktiv, d. h., der Geschäftspartner hat die versprochene Zahlung nicht oder nur teilweise beglichen, oder das Zahlungsversprechen ist quittiert, und es bestehen somit keine Forderungen mehr. Daneben zeichnen sich Zahlungsversprechen durch einen spezifischen Bewertungsstand aus, den das System automatisch setzt. 124

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