ARIS II - Modellierungsmethoden, Metamodelle und Anwendungen

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1 ARIS II - Modellierungsmethoden, Metamodelle und Anwendungen E: Einführung in die Prozessmodellierung Lernziele: Nach der Bearbeitung dieser Lektion haben Sie folgende Kenntnisse erworben: Sie können die Schwerpunkte der Geschäftsprozessorientierung und des Business Process Reengineering aufzählen sowie beschreiben. die wichtigsten Prozessmodellierungsmethoden und deren Konstrukte nennen und erläutern. den Zusammenhang zwischen Wertschöpfungskette, Prozessen, Organisation, Daten, und Produkten beschreiben. Prozessmodelle mit ereignisgesteuerten Prozessketten erstellen. betriebliche Anwendungsfelder analysieren, modellieren und optimieren. Keywords: Geschäftsprozess, Modellierung, Wertschöpfungskette, ereignisgesteuerten Prozessketten, Organisation, Business-Process Re-engineering, Prozessmanagement, Geschäftsprozessorientierung Einleitung Die durch ein Unternehmen in einem bestimmten Geschäft erzielbaren Wettbewerbspositionen werden durch unterschiedliche, strategisch relevante Tätigkeiten bestimmt. Diese generischen Aktivitäten eines Unternehmens werden in der Wertschöpfungskette zusammengefasst [30], aus der die Geschäftsprozesse eines Unternehmens abgeleitet werden können. Diese bietet eine Gliederung an, die als Ausgangspunkt für die zielgerichtete Organisation von Geschäftsprozessen dient. Basis dieser Organisation sind umfangreiche Geschäftsprozessbeschreibungen, die mit Modellierungsmethoden strukturiert in Modellen wiedergegeben werden können. Ein betriebswirtschaftliches Anwendungsfeld wird somit genau auf die Fragen untersucht: "WER (Organisation) führt WAS (Funktion) WANN (Zeitpunkt, Reihenfolge im Prozeß) mit WELCHEN Daten bzw. Leistungen aus?" Porter unterteilt die Wertschöpfungskette in fünf Primäraktivitäten (Beschaffungslogistik, Produktion, Marketing & Vertrieb, Vertriebslogistik und Kundendienst) und vier unterstützende, sekundäre Aktivitäten (Unternehmensinfrastruktur, Personalwirtschaft, Technologieentwicklung, Beschaffung). Version vom Seite 1 von 11

2 Im Hinblick auf den Wettbewerb sollte sich ein Unternehmen auf die für seinen Erfolg maßgeblichen (Kern-) Geschäftsprozesse konzentrieren und alle ineffizienten Abläufe optimieren. Die Gliederung der Wertschöpfungskette bietet einen Ausgangspunkt für die zielgerichtete Ableitung und Organisation von Geschäftsprozessen. Bezeichnend für die Geschäftprozessorientierung ist, dass sie im Gegensatz zum Taylorismus Geschäftsprozesse als zusammenhängende Abläufe betrachtet, die über verschiedene betriebliche Funktionsbereiche, also quer zu den Organisationseinheiten verlaufen. Damit wird angestrebt, die Organisationseinheiten eines Unternehmens nach Prozessen bzw. den zugehörigen Leistungen zu gliedern [37] und damit Vorgänge möglichst ganzheitlich von einzelnen Mitarbeitern bearbeiten zu lassen. In dieser Konsequenz werden Mitarbeiter mit breiten Aufgabenspektren betraut, was entsprechende fachliche Qualifikationen, aber auch insbesondere die Unterstützung durch prozeßorientierte Informationssysteme voraussetzt [51]. Geschäftsprozesse können in zusammengehörende Elemente aufgespalten werden. Dies kann in vertikaler Richtung erfolgen, d. h. auf unterschiedlichen Aggregationsstufen. Zum Beispiel werden verschiedene untergeordnete Elementarfunktionen zu einem Hauptprozess oder mehrere Hauptprozessschritte zu einer Wertschöpfungskette zusammengefasst. Mit der horizontalen Prozessauflösung wird die inhaltliche Trennung von Geschäftsprozessen der gleichen Abstraktionsebene vorgenommen. Letztlich können die Elemente von Geschäftsprozessen nach dem gleichen zu bearbeitenden Objekt gegliedert werden. Ein solches Objekt ist beispielsweise ein Auftrag, ein Werk Version vom Seite 2 von 11

3 oder ein Produkt [36]. Geschäftsprozesse transformieren Inputfaktoren durch die Ausführung verschiedener Funktionen in Outputfaktoren. Dies geschieht innerhalb einer Prozessdurchlaufzeit. Die einzelnen Funktionen verursachen Kosten. Neben diesen Kriterien können auch die Qualität der Prozessausführung oder der Zielerreichungsgrad zur Bewertung von Geschäftsprozessen herangezogen werden [21]. Der Begriff Prozessmanagement bezeichnet schließlich alle Aktivitäten, die mit der Gestaltung (Modellierung, Reorganisation), Beurteilung und Ausführung von Geschäftsprozessen zusammenhängen und geht damit über den Aufgabenbereich des Business Process Reengineerings hinaus. Version vom Seite 3 von 11

4 1.1.2 Anwendungsnutzen Der Anwendungsnutzen der Prozessmodellierung kann in eine inhaltliche und eine technische Dimension aufgespalten werden. Die Dimensionen sind miteinander verbunden. Inhaltlich kann die Prozessmodellierung in den Bereich des Business Process Reengineerings eingeordnet werden. Damit verbundene Aktivitäten sind die Analyse der Wertschöpfungsketten und die Identifizierung der Kernprozesse eines Unternehmens. Eine so aufgestellte Gliederung dient als Ausgangspunkt für die zielgerichtete Organisation von Geschäftsprozessen. Basis dieser Organisation sind umfangreiche Geschäftsprozessbeschreibungen, die mit Modellierungsmethoden strukturiert in Modellen wiedergegeben werden können. Dadurch wird die Komplexität des Betrachtungsgegenstandes reduziert und Schwachstellen bzw. Ansatzpunkte für Verbesserungen werden sichtbar. Aber nicht nur die Abläufe stehen bei der Prozessmodellierung im Vordergrund. Insbesondere der zügige Informationsaustausch zwischen den an einem Geschäftsprozess beteiligten Mitarbeitern muss gestaltet und verbessert werden. Dazu ist der adäquate Einsatz von Informationstechnologie unabdingbar. Denn nicht zuletzt beschreiben Geschäftsprozesse die Realität des Unternehmensalltags und dienen so als Ausgangspunkt für die Einführung bzw. die Entwicklung von Anwendungssystemen in Unternehmen. Dies ist der technische Anwendungsnutzen der Prozessmodellierung. Version vom Seite 4 von 11

5 1.1.3 Betrachtungsgegenstand Betrachtungsgegenstand der Prozessmodellierung sind betriebswirtschaftliche Anwendungsfelder eines Unternehmens (bzw. Ausschnitte daraus). Ein Anwendungsgebiet wird im Rahmen einer Geschäftsprozessanalyse genau auf die folgenden Fragen hin untersucht: "WER (Organisation) führt WAS (Funktion) WANN (Zeitpunkt, Reihenfolge im Prozess) mit WELCHEN Daten bzw. Leistungen aus?". Animation: Prozessmodellierung Betrachtungsgegenstand der Prozessmodellierung sind betriebswirtschaftliche Anwendungsfelder eines Unternehmens. Ein Anwendungsgebiet wird im Rahmen einer Geschäftsprozessanalyse genau auf die folgenden Fragen hin untersucht: WER führt WAS mit WELCHEN Daten bzw. Leistungen aus?. Der statische Aufbau der Organisationsstruktur, Funktionsstruktur, Datenstruktur und Leistungsstruktur kann separat von der Prozessbeschreibung erhoben und modelliert werden. Scheer spricht in diesem Zusammenhang auch von Sichten auf einen Geschäftsprozess. Organisationseinheiten werden gebildet, um Aufgabenträger, welche die gleiche Funktion ausführen oder das gleiche Arbeitsobjekt bearbeiten, zusammenzufassen. Deshalb werden der Organisationssicht die Aufgabenträger Menschliche Arbeitsleistung sowie die maschinellen Aufgabenträger Betriebsmittel und Computerhardware oder Kommunikationsinfrastruktur zugeordnet. In der Funktionssicht werden die Tätigkeiten zusammengefasst, die Input-Leistungen zu Output-Leistungen transformieren. Der Funktionsfluss, also die logische Abfolge von Vorgängen eines Geschäftsprozesses, ist die wichtigste Sicht für die Betrachtungen von Geschäftsprozessen. Die Datensicht umfasst die Umfelddaten der Vorgangsbearbeitung sowie die Nachrichten, die Funktionen auslösen bzw. von Funktionen erzeugt werden. Daten können hierbei in elektronischer Form oder manuell vorliegen. Den Datenbezeichnungen können auch grobe Angaben über DV-Systeme als Datenträger zugeordnet sein. Die Leistungssicht fokussiert alle materiellen und immateriellen Input- und Output- Leistungen einschließlich der Geldflüsse. Typisches Beispiel sind hier in Anspruch genommene oder erbrachte Sach- und Dienstleistungen. Mit der Prozessmodellierung werden diese getrennt voneinander betrachteten Sichten auf einen Geschäftsprozess ablaufbezogen zusammengeführt. Der Prozess bildet also den Rahmen für die systematische Betrachtung aller bilateralen Beziehungen der einzelnen Sichten und damit der vollständigen Prozessbeschreibung. Dabei kann auf bereits erhobene Bestandteile zurückgegriffen werden. Version vom Seite 5 von 11

6 1.2.1 Wertschöpfungskettendiagramm Die oben implizit beschriebene Vorgehensweise einer Prozessmodellierung im Rahmen des Business Process Reengineerings geht von einer Wertschöpfungskettenanalyse aus und leitet daraus die Geschäftsprozesse ab. Im folgenden wird daher zunächst die Methode des Wertschöpfungskettendiagramms und dann die Methode der ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) erläutert. Das Wertschöpfungskettendiagramm dient in erster Linie dazu, diejenigen Funktionen eines Unternehmens zu spezifizieren, die direkt an der Wertschöpfung beteiligt sind. Die wesentlichen Konstrukte des Wertschöpfungskettendiagramms sind Wertschöpfungsketten, die je nach Relevanz groß oder klein abgebildet werden können. Die einzelnen Elemente einer Wertschöpfungskette können eine statische Struktur abbilden - dann sind die Beziehungen vom Typ "ist prozessorientiert übergeordnet" - oder, und das ist die häufigere Form, in einer Funktionsfolge miteinander verbunden. Durch diese "Vorgänger-Nachfolger"-Beziehungen wird der Verlauf einer Wertschöpfungskette abgebildet. Es ist möglich, Wertschöpfungsketten mit Organisations- bzw. Informationsobjekten zu verbinden, um z.b. darzustellen, welche Organisationseinheiten einen bestimmten Teil einer Wertschöpfungskette ausführen und welche Daten hierbei verarbeitet werden. Wertschöpfungsketten können sich auf das gesamte Unternehmen, einzelne Teilbereiche oder auch Produkte beziehen. Zur Analyse und Bewertung von Wertschöpfungsketten können Portfolio-Matritzen [29] und kritische Erfolgsfaktoren herangezogen werden. Version vom Seite 6 von 11

7 1.2.2 Ereignisgesteuerte Prozeßketten EPK Die folgende Animation erklärt Ihnen: Ereignissteuerung [37] Funktionen Elemente der EPK Verzweigungen und Zusammenführung vor bzw. nach Funktionen oder Ereignissen [39] Kombinationen Animation: ereignisgesteuerte Prozesskette Die Modellierungsmethode für ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) arbeitet mit den Grundbausteinen Ereignis, Kontrollfluss und Funktion. Ein Ereignis kennzeichnet einen Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt. Es ist Auslöser von Funktionen bzw. Ergebnis ausgeführter Funktionen. Eine Funktion spezifiziert, wie auf das Eintreten einer interessierenden Situation reagiert werden soll. Der Kontrollfluss, durch eine gerichtete Kante ausgedrückt, stellt die zeitlich logische Abfolge der einzelnen Vorgänge des Geschäftsprozesses dar. Der grundlegende Ablauf eines Geschäftsprozesses ist Ereignis Funktion Ereignis. Im Beispiel folgt auf das Ereignis Auftrag eingetroffen, die Funktion Auftrag erfassen. Ist die Funktion erfüllt tritt das Ereignis Auftrag erfasst ein. Der Kontrollfluss kann durch Einbinden der Konnektoren und, und/oder, entweder/oder näher spezifiziert werden. Es sind vier verschiedene Verknüpfungen möglich. Für nähere Informationen klicken sie bitte auf den entsprechenden Begriff. Eine und -Verzweigung nach einer Funktion gibt an, daß der Kontrollfluss in jeden der nachfolgenden Prozesszweige eingeht und die abgeschlossene Funktion somit drei Endereignisse hat. Eine und/oder -Verzweigung nach einer Funktion gibt an, dass der Nachrichtenfluss im oder Fall in mindestens einen der nachfolgenden Prozesszweige, bzw. in mehrere Prozesszweige eingeht. Im und-fall geht er in alle Prozesszweige ein. Eine entweder/oder -Verzweigung nach einer Funktion gibt an, dass der Nachrichtenfluss, je nach Erfüllung der Bedingungen, nur in einen der nachfolgenden Prozeßzweige eingeht. Ereignisse können jeweils einen Statuswert (Zustand) besitzen, der nachfolgend übertragen werden kann. Es ist logisch nicht möglich, dass dieser Zustand alternative Funktionen auslöst. Deshalb kann nach einem Ereignis lediglich ein und -Konnektor folgen. Ein Beispiel: Nach dem Auftragseingang wird der Auftrag sowohl elektronisch erfasst, als auch ein Bestätigungsschreiben an den Kunden versandt. Nach einer Prozessaufspaltung können unterschiedliche Prozesszweige wieder zusammengeführt werden, die gemeinsame Endereignisse besitzen. Je nach Art der Prozessverzweigung wird der entsprechende Konnektor zur Zusammenführung eingesetzt. Version vom Seite 7 von 11

8 Eine Und-Verzweigung nach mehreren Funktionen gibt an, dass alle Funktionen abgeschlossen sein müssen, damit das Ereignis in Kraft tritt. Folgender Sachverhalt verdeutlicht die Und-Verzweigung. Wenn die Waren an den Kunden ausgeliefert wurden und der Rechnungsbetrag in voller Höhe überwiesen wurde, ist der Prozess Kundenauftrag beendet. Eine und/oder Verzweigung nach mehreren Funktionen gibt an, dass eine, mehrere oder alle (besser: mindestens eine) Funktionen abgeschlossen sein müssen, damit das Ereignis in Kraft tritt. Eine entweder/oder Verzweigung nach mehreren Funktionen gibt an, dass genau eine Funktion abgeschlossen sein muss, damit das Ereignis in Kraft tritt. Mit der Zusammenführung nach Ereignissen werden diejenigen Bedingungskombinationen modelliert, die für die Auslösung von Funktionen verantwortlich sind. Eine und Verzweigung nach mehreren Ereignissen gibt an, dass alle Ereignisse eintreten müsse, damit die Funktion beginnt. Eine und/oder Verzweigung nach mehreren Ereignissen gibt an, dass eine, mehrere, oder alle Ereignisse eintreten müssen, damit die Funktion beginnt. Beispiel: ): An jedem ersten Montag oder bei besonderem Bedarf, oder bei Abschluss des Projektes setzt sich das Projektteam zu einer Abstimmungssitzung zusammen. Eine entweder/oder Verzweigung nach mehreren Ereignissen gibt an, dass genau ein Ereignis eintreten muss, damit die Funktion beginnt. Kombinationen von Konnektoren werden aus zwei Konnektoren gebildet, die zu einem Konnektor verschmolzen werden. Dabei bezieht sich der obige Teil des Konnektors auf die eingehenden, der untere Teil des Konnektors auf die ausgehenden Elemente. Im gezeigten Beispiel bedeutet die, dass alternativ ein, d.h. genau ein Ereignis eintreten muss, damit beide Funktionen ausgeführt werden. Gibt es nur ein eingehendes Element bleibt der obige Teil des Konnektors leer, denn es gibt keinen Entscheidungsbedarf. Analog bleibt bei nur einem ausgehenden Element der untere Teil des Konnektors leer. Bei den drei existierenden Konnektoren und, oder, x-or ergeben sich neun verschiedene Kombinationen. In den Fällen, in denen zwei gleiche Konnektoren aufeinandertreffen, wird die entstehende Kombination nur als einfacher Konnektor dargestellt. Version vom Seite 8 von 11

9 1.2.3 Erweiterte ereignisgesteuerte Prozessketten (eepk) Die bereits vorgestellte Methode der ereignisgesteuerte Prozessketten bildet lediglich den logischen Ablauf eines Geschäftsprozesses ab. In Kapitel 10.1 wurde der Betrachtungsgegenstand einer Geschäftsprozessbeschreibung genau festgelegt. Insofern wird die EPK-Methode um Elemente der Organisations-, Daten- und Leistungsmodellierung erweitert. Die Abbildung zeigt diese Erweiterungen auf, mit denen diese getrennt voneinander betrachteten Sichten auf einen Geschäftsprozess ablaufbezogen zusammengeführt werden. Im grünen Kasten sehen Sie auch die dazugehörigen Elemente, um die das EPK zum eepk erweitert wird. Version vom Seite 9 von 11

10 1.2.4 Vorgehensweise Die Vorgehensweise zur Modellierung (erweiterter) ereignisgesteuerter Prozessketten wurde durch die bisherigen Erläuterungen implizit dargestellt. Zunächst wird der grobe Verlauf des Geschäftsprozesses mit einer EPK abgebildet. Dieser wird im Modellierungsverlauf Schritt für Schritt verfeinert. Steht ein konsistentes Prozessmodell, so werden die erweiterten Konstrukte der eepk hinzugefügt. Als Abfolge kann die Reihe Organisationseinheiten, Daten und Leistungen dienen. Dabei bietet es sich an, auf bereits erstellte Strukturmodelle, z.b. Organigramme, zurückzugreifen und bestehende Elemente zu übernehmen. Dies gilt insbesondere beim Einsatz rechnergestützter Modellierungstools. Jedoch müssen nicht alle Sichten auf einen Geschäftsprozess in einer eepk aufgeführt werden. Lediglich die Angabe von Organisationseinheiten sollte als obligatorisch erachtet werden. Komplexitätsreduktion Durch die Zusammenführung der 4 Prozesssichten können bei der Modellierung umfangreicher Geschäftsprozesse leicht unübersichtliche Modelle entstehen. Ziel der Modellierung ist es jedoch, die Komplexität der Unternehmensrealität durch die Erstellung wirklichkeitsgetreuer Modelle zu reduzieren. Um dies zu erreichen, können Prozessmodelle modular, d.h. in einzelne Teile, aufgespalten werden. Auf der obersten Vereinfachungsebene wird aus der Wertschöpfungskette ein Hauptprozess abgebildet und in verschiedene Teilprozesse aufgespalten (Prinzip der sukzessiven Verfeinerung). Dazu kann der Verlauf des Hauptprozesses in einer EPK dargestellt werden. Für jeden Teilprozess wird zusätzlich ein (Teil-) Prozessmodell angelegt. Die Teilprozessmodelle werden mit ihrem detaillierten Prozessverlauf in Form einer eepk mit Organisationseinheiten modelliert. Die Prozessmodelle werden dann miteinander verknüpft. Version vom Seite 10 von 11

11 Um die Komplexität weiter zu reduzieren, kann für jede einzelne Funktion bei Bedarf ein sogenanntes Funktionszuordnungsdiagramm "hinterlegt" werden. In diesem Diagramm werden die Details der jeweiligen Funktionsausführung, also Daten (evtl. unter Angabe von Attributen), Leistungen und die Input-Output-Beziehungen (Pfeilrichtung) festgehalten. Version vom Seite 11 von 11

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