Kosten- und Leistungsrechnung für Kommunen mit SAP Tag der Kommune

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1 Kosten- und Leistungsrechnung für Kommunen mit SAP Tag der Kommune Idstein, 23. September 2010 Gerhard Lentz Seite 1

2 Integrationsproblematik Inkonsistente (nicht integrierte) Sicht Frontansicht Abbildung in Teilsichten Seitenansicht Komplexitätsreduktion Draufsicht Seite 2

3 Inhalt des Workshops Überblick SAP Lösungsportfolio Abbildung der KLR relevanten Verwaltungsstrukturen in SAP Kontierungs- & Verrechnungsprozesse Planung & Budgetierung Berichtswesen & Visualisierung Seite 3

4 SAP CRM customer relationship management Kunde Die SAP Business Suite bildet die Klammer um die wesentlichen Unternehmensanwendungen der SAP AG Entwicklungs-Partner SAP PLM product lifecycle management SAP ERP bildet die Kernprozesse eines Unternehmens ab SAP ERP bildet ebenfalls den Kern bzw. die erste Stufe der SAP Business Suite Lieferant supplier relationship management SAP SRM SAP ERP Financials Operations Human Capital Management Corporate Services Analytics Die SAP Business Suite stellt neben SAP ERP weitere Komponenten zur Prozessintegration interner und externer Prozessteilnehmer bereit SAP SCM supply chain management Netweaver Logistik-Partner Seite 4

5 Abstimmledger Profit Center Segment Kostenarten SAP ERP bietet vielfältige Komponenten / Funktionalitäten zur Abbildung der Prozesse des Rechnungswesens BI-IP Planung BEx Reporting SEM-BCS Konsolidierung SEM-CPM Strategic Enterprise Management Cockpit Reporting / Analyse BW Financial Analytics Financial Supply FIN-FSCM Chain Management Finanzposition PSM Finanzstelle Management Accounting MM-IM Bestände FI-GL Hauptbuch GKV CO-OM-CEL Ergebnisrechnung CO-PA FI-AP Kreditoren FI-SL Produktkosten CO-PC FI-AR FI-AA FI-BL Debitoren Anlagen Bank FI-SL UKV Ledger Konsolidierungsvorbereitung EC-PCA Kostenstellen Projekte CO-OM-CCA PS CO-OM-ABC Prozess Innenauftrag CO-OM-OPA Nebenbücher Financial Accounting Neues Hauptbuch FI-GL Konsolidierung EC-CS Investition Project & Portfolio Management IM Seite 5

6 Vorschlag eines Referenzmodells mit den zu nutzenden SAP Komponenten für das kommunale Rechnungswesen SAP BW Management Reporting, Kennzahlen, Strategische Planung, Integration von Non SAP Informationen, Analysen, Haushaltsplan EC-PCA Profit-Center Rechnung Produktbereiche Management Bereiche Ergebnisrechnung GuV, Bilanz, Cash Flow Teilrechnungen Spiegelung Aktivierung PS Projektsystem Produkte Produkthierarchie Budget/Kosten/Erlöse Investitionen* Verrechnung / Abrechnung CO-OM-CCA Kostenstellenrechnung Verantwortungsbereiche Leistungsarten Kern der Kostenrechnung *evtl IM FI Finanzbuchhaltung GuV, Bilanz, Cash Flow PSM Kameraler Haushalt, Finanzstatistik Seite 6

7 Die Abbildung des Konzerns Kommune in SAP ERP ist eine strategische Aufgabe! System Mandant: Konzern, Kommune, Verbund mit shared services Kostenrechnungskreis: einheitliche Kostenrechnung / einheitlicher Kontenplan Buchungskreis: legale Einheit (GuV, Bilanz), legale Konsolidierung Seite 7 Profit Center (-Gruppe): Managementbereich, Legale- und Managementkonsolidierung

8 Kommunale Kostenrechnungs- & Controlling Strukturen in SAP Seite 8

9 Beispiel Produktkatalog Stadt Essen Quelle: Ralf Macher, Leiter Controlling, Stadt Essen, 2009 Seite 9

10 Integrierte Kontierung von Controlling Objekten in SAP ERP Kontierung aus Geschäftsvorfall heraus auf Erfolgskonto Erfolgskonten Bestandskonten Primärkostenart vorhanden? Primäre Kostenarten Sekundäre Kostenarten Kontierung auf Kostenart verlangt zwingend die Mitkontierung auf echtes Controlling Objekt Kostenstelle (CO,SD,PP.PM.) Auftrag PSP-Element Ergebnisobjekt Prozess RE Objekt Optional können bis zu 3 statistische Objekte mitkontiert werden Kostenstelle Innenauftrag PSP-Element Profit Center Möglichkeit der Verrechnung Seite 10

11 Beispielhafte Kostenrechnungsstruktur im SAP System Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Primärkosten Primärkosten Sekundärkosten FI FiBu Ergebnisrechnung Operativer Prozess Seite 11

12 Das SAP ERP bietet eine Vielzahl von Kostenverrechnungsverfahren, hier gilt weniger ist mehr Sender Empfänger Verarbeitung S H S H Umbuchung Umlage Verteilung Zuschlagsverrechnung Abrechnung Indirekte Leistungsverrechnung Direkte Leistungsverrechnung Korrektur von Fehlbuchungen auf primärer Originalkostenart. Kosten einer Kostenstelle werden auf Basis frei definierter Schlüssel sekundär verrechnet. Kosten werden über primäre Originalkostenart via Schlüssel verrechnet. Pauschaler, prozentualer oder betragsmäßiger Aufschlag auf Einzelkosten. Weiterverrechnung der ermittelten Kosten eines Objektes (keine Kostenstelle) an ein anderes Objekt. Leistungsbezug wird auf Empfänger retrograd ermittelt. Verrechnung eines internen Tarifes Direkter Leistungsbezug wird mit Tarif verrechnet (z.b. /h). Trennung in fix/prop Kosten möglich. primär sekundär Leistungsart Seite 12

13 Beispiel Verrechnungsprozess des Landes Hessen (SAP) Quelle: Kai Krüger, Leiter Controlling, Hessisches Ministerium der Finanzen, 2009 Seite 13

14 Versionen Beispielhafter integrierter Planungsprozess in SAP ERP FI-AA / IM / PS Anlagenstämme Investitionsobjekte Neu-Investitionen Afa CO-OM-CCA Kostenstellen Kostenarten (prim/sek) Leistungsarten Verrechnungen Kostenspaltung (fix/var) Personal kosten HR Personalstämme HR-Organisation Tarife Materialpreise Leistungsmengen MM Materialstämme Einkaufs-Infosätze PS/CO-OM-OPA Kostenträger (Produkt) Sonst. Maßnahmen Das SAP System stellt keine geschlossene Planungsanwendung zur Verfügung. Die vielfältigen Planungsfunktionalitäten sind über die Komponenten verteilt und müssen zu einem Planungsprozess organisatorisch integriert werden! EC-PCA Profit Center Rechnung Bilanz GuV Cash Flow EC-CS / SEM BCS Konsolidierung Bilanz GuV Cash Flow Plans are nothing; planning is everything. Dwight D. Eisenhower ( ) amerikanischer General und 34. Präsident der USA Seite 14

15 Planung: Beispielhafte Planungslayouts für die Kostenstellenplanung Leistungsunabhängige Planung (fix) Leistungsabhängige Planung (fix/var) Seite 15

16 Budgetierung Als Basis kann die Plansumme übernommen werden Das Budget ist der vorgegebene Kostenrahmen für eine Maßnahme (CO-Innenauftrag) oder ein Projekt (PS PSP-Element). Die Budgetierung unterscheidet sich von der Kostenplanung durch ihre Verbindlichkeit ( Verfügbarkeitskontrolle). Kleinste Zeiteinheit = Jahr PS CO-OM-OPA Umbuchung Kosten- Planung Original Budget Rückgabe Aktuelles Budget Nachtrag Budgetverwaltung Seite 16

17 Budgetverfügbarkeitsprüfung PS CO-OM-OPA Das System kann auf Budgetüberschreitungen flexibel reagieren Überschreitungen werden während des Prozesses transparent Seite 17

18 Berichtswesen Listenorientiert Absprung auf Belegebene Standardreporting Soll/Ist/Plan/Budget Relativ Starr Keine Fremddaten Keine Cockpits Multidimensional / Analyseorientiert Flexibel / Schnell Offen für Integration von Fremddaten & Analyseanwendungen Basis für Cockpit Reporting Data Warehouse (SAP BW) SAP System Nicht SAP Systeme Seite 18

19 Berichtswesen Seite 19

20 Berichtswesen Beispiel Stadt Essen Quelle: Ralf Macher, Leiter Controlling, Stadt Essen, 2009 Seite 20

21 Exkurs: Visualisierung Aufbereitung, Visualisierung, Empfängerorientierung, Wirkung Seite 21

22 Visualisierung Sparklines (Edward R. Tufte) Der OMV-Konzern erzielte im Jahr 2006 einen Gesamtumsatz von fast 19 Mrd. Euro. Seite 22

23 Visualisierung Sparklines (Edward R. Tufte) Der OMV-Konzern erzielte im Jahr 2006 einen Gesamtumsatz von fast 19 Mrd. Euro. Seite 23

24 Visualisierung Schlusstabelle der 1. Fußball-Bundesliga, Saison 2006/2007 Seite 24

25 Visualisierung Schlusstabelle der 1. Fußball-Bundesliga, Saison 2006/2007 Seite 25

26 Ihr Kontakt zu uns Andy Draxinger Diplom-Kaufmann Controller in der Industrie Consultant in einer Management-Beratung 13 Jahre Beratungspraxis Gerhard Lentz DV-Kaufmann Diplom-Wirtschaftsinformatiker IT-Koordinator Controlling und Leiter Investitions- und Projektcontrolling in der Industrie 12 Jahre Beratungspraxis mail: mobil: 0172/ web: Regensburg Im Gewerbepark C Regensburg fon: 0941/ fax: 0941/ mail: mobil: 0172/ web: Wiesbaden Gustav-Stresemann-Ring Wiesbaden fon: 0611/ fax: 0611/ Seite 26

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