Kredit-und Forderungsmanagement integriert mit Inhouse Cash

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1 Kredit-und Forderungsmanagement integriert mit Inhouse Cash Mirjam Vöhringer / Martin Kägi 11. April 2013

2 Agenda Agenda Vorstellung Überblick über die SAP FSCM Module und Inhouse Cash Credit Management und die Integration zu SD/FI und externe Auskunfteien Dispute und Collection Management mit Cashpooling und Zahlungsverkehr Fragerunde 2

3 Vorstellung

4 Referenten Mirjam Vöhringer Senior Manager Über 16 Jahre Erfahrung mit SAP Financialsund SAP ERP Verantwortlich für FSCM bei BearingPoint Switzerland AG Martin Kägi Manager Über 12 Jahre Erfahrung mit SAP Financialsund SAP ERP (Schwerpunkt SAP Treasury) Verantwortlich für klassisches Treasury (IHC / CM + LP / TRM) bei BearingPoint Switzerland AG Ausgewählte BearingPoint Erfahrungen für FSCM DB/Schenker: Gesamtkoordination bei einer globalen Einführung von SAP FSCM Credit-, Dispute- und Collection Management Stadtwerke Hannover: Konzeption des Kreditmanagements zur frühzeitigen Erkennung von Forderungsausfallrisiken Ausgewählte BearingPoint Erfahrungen für IHC Eidg. Finanz Verwaltung: Projektleitung bei der Einführung einer InhouseCash / Payment Factory Lösung für die gesamte Bundesverwaltung mit SAP IHC Inhouse Cash Novartis: Einführung einer globalen Inhouse Cash / Payment Factory Lösung für den Konzern mit SAP IHC InhouseCash 4

5 Überblick über die SAP FSCM Module und Inhouse Cash

6 SAP ERP- FSCM - Die Komponenten CreditManagement Kreditlimitmanagement CreditRules Engine / Kredit Scoring Anbindung externer Daten Berichtserstattung SAP ERP Financials Financial Supply Chain Management Dispute Management Analyse / Ursachen Organisation/Aufbewahrung rel. Infos Erstellung von Klärungsfällen Bearbeitung von Kundenreklamationen Abteilungsübergreifende Bearbeitung Rechnung Prüfung Reklamation Zahlung Inhouse Cash, Treasury Optimaler Finanzeinsatz Finanzierungsrisikoabsicherung Biller Direct, Biller Consolidator Rechnungssammlung / weiterleitung Rechnungsbearbeitung Collection Management Collection Worklist Zahlungsversprechen Informationsbereitstellung Zahlungsstromoptimierung Zahlungsfreigabe Stammdatenverwaltung Zahlungsverhalten Übergabe an Betreibung 6

7 Schlüsselfunktionalitäten von SAP Credit Management Bewertung der bestehenden und neuer Kunden nach standardisiertem Regelwerk und Vergabe von Scores Analyse von kundenspezifischen Risiken und entsprechendes Ranking der Kunden Zentrale Organisation der Stammdaten für die Kreditabwicklung auf unterschiedlichen Ebenen (Konzern, Verkaufsregionen, Gesellschaften, Segmente, FI Debitor) Konzernweit gültige Kreditlimits differenziert nach Kreditsegmenten entsprechend der Bonität eines Kunden Integration von internen und externen Finanz-Systemen Kredit-Scoring Ermittlung Kreditlimiten Überwachung Bewertung von neuen /existierenden Kunden Interne u. externe Informationen Differenzierte Regeln Individuelle Definition der Scorecards Automatisierte/standardisierte Ermittlung von Limiten Zentrale Verwaltung der Limiten Regel- und Ratingbasiert Workflow-unterstützt Erlaubt Ausnahmeregeln Überwachung der Kreditdaten Überwachung der Ausschöpfung, der gesamten offenen Beträge und der Altersstruktur 7

8 Schlüsselfunktionalitäten von SAP Dispute Management Schnelle, effiziente und systematische Bearbeitung, Überwachung und Eskalation direkt im SAP ERP bei den Debitoren-Positionen Ermöglicht zentralisierte Klärungsbearbeitung Reduziert die DSO durch verbesserte Qualifizierung und Priorisierung der Klärungsfälle Verbesserung der Dienstleistungsqualität und der Antwortzeiten gegenüber dem Kunden Hilft bei der Verbesserung der operativen Prozesse - Legt die Hintergründe von Zahlungsdifferenzen und -verzögerungen offen Klärungsfall Bearbeitung und Korrespondenz Eskalation Auswertung Anlegen des Klärungsfalles und Bearbeiter zuordnen Manuelle oder automatisierte Anlage von Klärungsfällen Zuordnung zu einem individuellen Bearbeiter Übergreifende Bearbeitung des Falles Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Notizen Professionelle Templatebasierte Korrespondenz mit Kunden Automatische Eskalation Eskalation basierend auf Priorisierung des Falls Basierend auf abgestimmten Eskalationsebenen und Fristen Analysieren Ursachenanalyse als Grundlage für Prozessverbesserungen Überwachung der Klärungsprozesse 8

9 Schlüsselfunktionalitäten von SAP Collection Management Automatische, regelbasierte Priorisierung der Kunden auf einer Arbeitsliste für eine proaktive Ansprache von Spätzahlern Alle relevanten Informationen zum Debitoren im direkten Zugriff (z.b.: Klärungsfälle, Zahlungsverhalten, etc.) IT gestützte, zentrale Anlage von Zahlungsversprechen in SAP und Wiedervorlage bei Fälligkeit Einbezug der Ergebnisse des ordentlichen Mahnlaufs Möglichkeit der Einbindung in das SharedService Center-Framework von SAP (z.b. Aufruf aus dem CRM Callcenter) Arbeitsliste anhand der Collection Strategy Vorbereitung Kundenkontakt Folgeaktivitäten Arbeitslistezu kontaktierender Kunden erstellt und priorisiert anhand unternehmensspezifischer Regeln: Mahnstufe, Dauer der Fälligkeit Fälligkeitenraster Gebrochene Zahlungsversprechen Betrag OP überschreitet Schwelle Alle relevanten Kundendatensind zentral verfügbar für ein klares, umfassendes Bild: Offene Posten, Klärungsfälle Stammdaten Business Partner Weitere Informationen der Debitorenbuchhaltung (Mahnstufe, etc.) Dokumentation des Kundenkontaktes: Anlage Zahlungsversprechen zugeordnet zum FI-Beleg Anlage Klärungsfall Zur Mahnung oder Betreibung freigeben 9

10 Schlüsselfunktionalitäten von SAP Inhouse Cash Optimierung des Working Capitals durch Cash Pooling und zentralisiertes Zahlen Einheitliches integriertes Zahlungsverkehrssystem (transparente und zentralisierte Zahlungsströme) Reduzierung der Anzahl externer Zahlungen durch interne Verrechnung Verringerung der Zahlungsverkehrssysteme und Reduktion der Bankkonten, Bankkommunikationssysteme Weltweite Vereinheitlichung der Prozesse als Basis für weitere Prozessoptimierungen Im Zahlungsverkehr den Anspruch eines weltweit tätigen Konzerns genügen Zahlungsverkehrs Applikationen einer Unternehmung zukunftsfähig gestalten Inhouse Cash Payment Factory Cash Pooling Kontoführung der internen Bankkonten Interne und externe Gutschriften / Belastungen Spesen- und Gebührenverwaltung Zinsberechnung Interne Cash Konzentrierung Termingerechte Ausführung der externen Zahlungen Zentrale Verwaltung der externen Zahlungen Zahlungsrouting über externe Banken Freigabe der Zahlung mit Workflow Optimierung der Zahlungsströme Optimierung des Working Capitals Strukturierte Zusammenführung des verfügbaren Cash Cash Management -> zentrale und aktuelle Sicht auf Cash Positionen Liquiditätsvorschau für zent. Sicht Entwicklung der Cash Positionen 10

11 Dezentraler Geldeingang mit Cash Pooling Konto Tochter A Cash Pooling Finanzbuchhaltung Inhouse Bank Center Gutschrift/ interner Hausbank der Zentrale externer Hausbank der Tochtergesellschaft A Verrechnung (Clearing) Partnerbank Warenlieferung/Rechnung Zahlungsauftrag Tochtergesellschaft A 11 Externer Geschäftspartner

12 Zentrales internes und externes Zahlen Konto Tochter A Konto Tochter B Finanzbuchhaltung Zahlprogramm Inhouse Bank Center Zahlungsauftrag Hausbank der Zentrale Verrechnung (Clearing) Tochtergesellschaft B Zahlung Partnerbank Warenlieferung/Rechnung Warenlieferung/Rechnung Tochtergesellschaft A Externer Geschäftspartner 12

13 End-to-End Zahlungsprozess System Plattform / General Ledger Netzwerk Bank Kreditoren Debitoren Treasury Andere (HR, Travel, ) Inhouse Bank, Payment Factory Bankenkommunikation Zahlungsbündelung, Freigabe, Monitoring Zahlungsanordnung Statusnachricht Zahlungsbestätigung Intraday-Statements End-of-day Kto. Auszug Zahlungsabwicklung Konto Management Cash Management Liquiditätsplanung 13

14 CreditManagement und die Integration zu SD/FI und externe Auskunfteien

15 Integration des FSCM Credit Management Anlage neuer Kunde Bonitätsüberprüfung und Update Risikobewertung Pflege des Kreditlimits Anlage Kundenauftrag / Kredit check Freigabe / Blocken Kundenauftrag Monitoring Kreditlimit/ Kunde SAP SD Neuer Kundenstamm Customer Vendor Integration SD-Auftrag inkl. Umsatzvolumen Freigabe / Blocken Kundenauftrag SAP FSCM Credit Management Neuzuordnung zu einem Business Partner bei Konzernkunden Neuer Business Partner Zentraler Kundendatenpool Anfrage an externe Auskunfteien Risikoklasse Bewertungsregeln (Scoring Modelle) zur Ermittlung der Risikoklassedes Geschäftspartners Kreditlimit Automatische Ermittlung oder manuelle Pflege des Gesamt-und evtl. GB- Kreditlimits Fortschreibung des Obligos Kreditcheck Monitoring der Ausschöpfung des Gesamt-und evtl. GB-Kreditlimits und des Kundenrankings TR Externe Auskunftei SAP Credit Manager Portal (Netweaver BI) Berichte: Liste der Kunden mit ausgeschöpften Kreditlimit Liste der gesperrten Aufträge Systemübergreifender Kreditinformationen / allgemeiner Kundendaten Darstellung der Kredithistorie 15

16 Workflow bei Ereignissen im Kreditmanagement Ereignisse Kreditlimit Management Kreditlimit Überwachung SAP Workflow Kreditlimit überzogen Stammdaten geändert Bewertung geändert Kreditlimit geändert Neue externe Kreditauskunft erhalten Credit Eventing Folgeaktivitäten Internen Workflow auslösen z.b. Kundenanruf z.b. Anforderung Anzahlung Anwendung CRM, SD Fakturierung FI Externe Anwendungen anstoßen Kunden sperren Lieferung einstellen Rechnung erstellen 16

17 Dispute und CollectionManagement mit Cashpooling und Zahlungsverkehr

18 Dispute Management Beispielprozess Kontaktaufnahme Kunde ist mit der Rechnung nicht einverstanden Kunde 1 Kunde ruft in der Debitorenbuchhaltung oder CRM an 2 3 Dispute Agent Überprüft Kontenstand und Rechnungen Dispute Agent Schliessung Klärungsfall Kunde Legt Klärungsfall an 8 4 Dispute Agent Umsetzung der Entscheidung (Gutschrift oder Ausbuchen) bzw. Zahlungseingang Dispute Agent 7 Untersuchung des Klärungsfalls und Entscheidung Bearbeiter 6 5 Dispute Agent Klärungsfall wird an den zuständigen Bearbeiter weitergeleitet 18

19 Integration des Dispute und Collection Management Faktura Kunde reklamiert Faktura Zahlung überfällig Zahlungseingang SAP SD Faktura Gutschrift SAP Dispute Management Klärungsfall Klärung SAP Inhouse Cash Zentraler Zahlungseingang Zuordnung zu offenen Posten Interner Ausgleich/ SAP FI Offene Posten Zuordnung Klärungsfall zu offenen Posten Evtl. Mahnsperre wegen Zahlungsversprechen Ausziffern offener Posten Ausbuchen offener Posten SAP Collection Management Fortschreibung der offenen Posten und Auswertung Fortschreibung der offenen Posten und Auswertung 19 Erstellung Arbeitsliste und Kundenkontakt Anlage Notiz oder Zahlungsversprechen Zentrale Auswertung offener Posten

20 Zentraler Geldeingang mit Integration zum FSCM Konto Tochter A Konto zent. Eingang Gutschrift/ interner Finanzbuchhaltung Inhouse Bank Center Identifikation des Begünstigten Verrechnung (Clearing) Hausbank der Zentrale Zent. Auswertung off. Posten Collection Management (FSCM) Warenlieferung/Rechnung Zahlungsauftrag Partnerbank Tochtergesellschaft A 20 Externer Geschäftspartner

21 Integration Zahlungsverkehr mit Dispute und Collection Management Lieferung Rechnungsstellung Biller Direct Rechnungsansicht Lieferant Klärung von Differenzen Collection Management Überfälliger Posten / Zahlungszuordnung durch zentrale OP Liste Dispute Management Klärung von Differenzen Kunde Lastschrift SAP FSCM Zahlung Inhouse Bank Lastschrift Hausbank 21 Zahlungsverarbeitung (Lastschrift/Überweisung) Bank des Rechnungsempfängers

22 Fragen 22

23 Kontakt Mirjam Vöhringer Senior Manager Martin Kägi Manager BearingPoint Switzerland AG Pfingstweidstrasse Zürich Switzerland T F M BearingPoint Switzerland AG Pfingstweidstrasse Zürich Switzerland T F M

24

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