TABELLENKALKULATION FÜR ECDL. Inhaltsverzeichnis

Transkript

1 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL INHALT Inhaltsverzeichnis 1 Erläuterungen zum Inhalt Tabellenkalkulation Tabellenaufbau Erste Schritte in Excel Excel starten Der Excel-Bildschirm Kontextmenüs Einstellen des Bildschirms Übung: erste Schritte Grundlagen der Tabellenkalkulation Bewegen in einer Tabelle Mit der Tastatur Mit der Maus Dateneingabe Eingabe abbrechen Eingaben bearbeiten Daten überschreiben und löschen Arbeiten rückgängig machen und wiederherstellen Zellbereiche markieren Übung: Grundlegende Arbeitsschritte Die Arbeitsmappe Neue Datei Datei öffnen Datei speichern Datei-Eigenschaften Datei schliessen Übung: Dateiverwaltung Arbeitsmappen-Aufbau Spalten- und Zeilenkopf Registerpfeile Blattregister Registerteilungsfeld Fensterteiler Arbeitsmappen-Blätter Blätter einer Arbeitsmappe Tabellenblatt Diagrammblatt Listenblätter Arbeiten mit Blättern Übung: Arbeitsmappen Mauszeiger Zellen verschieben und kopieren Mit der Maus Mit den Menübefehlen Spaltenbreite und Zeilenhöhe Spalten-/Zeilen als Überschriften festlegen Zellen einfügen und entfernen Übungen Zellen ausfüllen Datenreihen ausfüllen... 35

2 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL INHALT Reihe mit einem (Start-) Wert Reihe mit Start- und zweitem Wert Eigene Reihe definieren Übung: Kopieren und Listen ausfüllen Tabellengestaltung Ausrichtung Zellen verbinden Schriftart Rahmen Muster Formate übertragen Übung Zahlenformat Schnellformatierungen Zahlenformate zuweisen Formatsymbole Benutzerdefinierte Zahlenformate Bedingte Zahlenformate Übungen Rechnen mit Excel Formeln Eingabe einer Formel Zellbezüge Operatoren Übungen: Formeln Mathematische Grundlagen Rechenregeln Rechnen im Büroalltag Übungen Funktionen Funktionsassistent Formeln und Funktionen mit dem Rechner SUMMEN-Funktion Formeln bearbeiten Vereinfachte Formeleingabe Übungen Häufig verwendete Funktionen Übungen Rechnen mit Datum und Zeit Datum Übungen Relative und absolute Bezüge Relativer Bezug Absoluter Bezug Gemischter Bezug Übungen Runden-Funktionen er-Rundung VRUNDEN Übungen Die Funktion WENN Übungen: WENN-Funktion Fehlermeldungen in Formeln Fehlersuche... 71

3 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL INHALT 9 Hilfe Der Hilfe-Assistent Externe Bezüge D-Funktion Übungen Schutz Arbeitsmappe schützen Übungen Mustervorlage Übungen Drucken Rechtschreibung Seitenansicht Druckbereich Seite einrichten (Layout) Seitenwechsel Seitenumbruch-Vorschau Drucken Übungen Diagramme Diagramm-Assistent Diagramme bearbeiten Diagrammtyp Datenreihen bearbeiten Achsen Diagramm kopieren Übungen Suchen und Ersetzen Übungen Verwalten von Listen Listenbereich Listen-Assistent Liste während der Eingabe Listenmanager entfernen Sortieren Filtern Übungen Zusatzübungen

4 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL 1 1 Erläuterungen zum Inhalt Das vorliegende Lehrmittel ist auf das Modul 4 «Tabellenkalkulation» abgestimmt und basiert auf dem Syllabus Version 4.0. Es dient zur Erarbeitung der Modulziele, welche in Kategorien und Fähigkeiten aufgeteilt sind, und des dazu nötigen Fachwissens. Modulziele Das Modul «Tabellenkalkulation» erfordert von den Kandidatinnen und Kandidaten Verständnis der grundlegenden Begriffe der Tabellenkalkulation. Sie müssen die grundlegenden Arbeitsschritte zur Erstellung, Formatierung und Verwendung einer Tabellenkalkulation verstehen und ausführen können und in der Lage sein, eine Tabellenkalkulation für eine mögliche Verteilung auszudrucken. Die Kandidaten müssen mathematische und logische Standardoperationen unter Verwendung grundlegender Formeln und Funktionen durchführen können. Die Kandidaten müssen ihre Kompetenzen bei der Erstellung und Formatierung von Grafiken und Diagrammen nachweisen. Kategorien 4.1 Programm nützen 4.2 Zellen 4.3 Arbeitsblätter 4.4 Formeln und Funktionen 4.5 Formatierung 4.6 Diagramme 4.7 Ausdruck vorbereiten Symbole im Lehrmittel Fragen Sie dienen zur Repetition und zur Festigung von wichtigen Begriffen. Sie können damit Ihren Wissensstand testen und allfällige Lücken ausmerzen. Begriffe Tipps, Hinweise Wichtige Fachausdrücke, die immer wieder in der Computerpraxis auftauchen. Sie sollten diese interpretieren können. Beachten Sie die Tipps. Die erlangten Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu einem effizienten Arbeitsstil. Zusatzinfos Praxis Wertvolle Hintergrundinformationen, die zum erweiterten Verständnis beitragen. Praktische Übungen am PC. Diese sind sehr wichtig, denn Sie müssen effizient und sicher mit dem Computer umgehen können.

5 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL 2 2 Tabellenkalkulation Alle kennen Sie die elektronischen Taschenrechner, welche Ihnen bei einfachen mathematischen Berechnungen und Kalkulationen hilfreich zur Seite stehen. Nur haben diese Hilfsmittel den entscheidenden Nachteil, dass diese die angewandten Formeln anschliessend wieder vergessen und somit ein Wiederholen oder eine Korrektur des Berechneten erschweren oder verunmöglichen. Eine Tabellenkalkulation ist vergleichbar mit einem elektronischen Rechenblatt. Dieses speichert sämtliche von Ihnen eingetragenen Informationen, sowohl Werte als auch Formeln, und erlaubt somit auch ein Nachbearbeiten. Als weiterer Vorteil kommt hinzu, dass der Aufbau einer Tabellenkalkulation vollkommen variabel gestaltet werden kann. Sie brauchen bloss einen Wert (Variable) oder eine Formel zu ändern, und schon wird das neue Ergebnis berechnet. Somit können Sie mit relativ geringem Aufwand Ihre Büroarbeit rationalisieren, seien dies Budgets, Offerten, Buchhaltung, Kalkulationen, Statistiken, Trendberechnungen usw. 2.1 Tabellenaufbau Eine Tabelle besteht aus Feldern oder so genannten Zellen. Jede Zelle kann mit Hilfe einer Spalten- und Zeilenbezeichnung genau adressiert werden. Auswählen können Sie die Zellen mit der Maus oder mit den Pfeiltasten Ihrer Tastatur. Zeile 3 Spalte Zelle B3 Die hervorgehobene Zelle in unserem Beispiel hat somit die Adresse B3. Diese Adresse oder auch Bezug kann nun auch in Formeln verwendet werden. Beispiele: =A3-B3 =SUMME(B1:B3) Das erste Beispiel subtrahiert B3 von A3 und im zweiten Beispiel wird mit Hilfe der Formel SUMME die Zellen B1 bis B3 summiert. Die Formel selber schreiben Sie exakt in die Zelle, in der Sie das Resultat zu sehen wünschen. Sie könnten nach der Eingabe der Formeln nun die Zahlenwerte ändern (z.b. ersetzen Sie den Wert 10 in der Zelle B2 durch 230) und unmittelbar nach der Eingabe erhalten Sie in der Zelle mit der Formel den aktualisierten Wert.

6 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL 3 3 Erste Schritte in Excel In diesem Kapitel sehen wir uns einmal die wichtigsten Elemente des Excel-Bildschirms an. Falls Sie Excel noch nicht gestartet haben, tun Sie das auf eine der folgenden Arten: 3.1 Excel starten Vorgänge Starten via Festplatte 1. Klicken Sie auf das Symbol des FINDER auf dem Dock. 2. In dem nun geöffneten Fenster klicken Sie auf das Symbol PROGRAMME. 3. Öffnen Sie den Ordner Microsoft:Microsoft Office X. 4. Doppelklicken Sie auf das Excel-Symbol. Andere Möglichkeiten Beim häufigen Gebrauch von Excel lohnt es sich, das Dock mit dem Symbol für Excel zu erweitern. Ziehen Sie dazu das Programmsymbol mit der Maus auf das Dock. Sie können Excel auch über das Apfelmenü mit dem Befehl BENUTZTE OBJEKTE starten, sofern Sie kürzlich mit Excel gearbeitet haben. Via Apfelmenü können Sie mit dem Befehl BENUTZTE DOKUMENTE schnell und direkt auf ein schon bearbeitetes Dokument zurückgreifen. Klicken Sie auf das gewünschte Dokument und Excel wird zusammen mit dem Dokument aktiviert.

7 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL Der Excel-Bildschirm Nach dem Start sehen Sie den Excel-Bildschirm, auf dem automatisch ein neues Dokument geöffnet wird. Die folgende Abbildung zeigt die wichtigsten Elemente des Excel- Bildschirms. Symbolleiste Funktionsleiste Menüleiste Namensfeld Formatierungspalette Titelleiste Tabellenblatt Bildlaufleisten Statuszeile Das Tabellenblatt Das Tabellenblatt ist das wichtigste Bildschirmelement, das gleichzeitig auch den grössten Platz einnimmt. Hier geben Sie Zahlen, Texte und Formeln ein. Titelleiste In der Titelleiste finden Sie das Symbol von Excel und den Namen der aktuellen Arbeitsmappe. In der Abbildung oben ist es die Bezeichnung Arbeitsmappe1. Menüleiste

8 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL 5 Die Menüs funktionieren nach dem Prinzip von Pulldown-Menüs. Sie klicken eines der Menüs an und eine Auswahl von Befehlen klappt herunter. Wollen Sie ein Menü schliessen, ohne einen Befehl auszuwählen, klicken Sie an beliebiger Stelle ausserhalb des Menüs. Nur die schwarz erscheinenden Menüoptionen sind anwählbar. Optionen mit grauer Schrift können Sie im Augenblick nicht aktivieren, weil in der aktuellen Arbeitssituation die dafür notwendigen Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Bildlaufleisten Bildlaufleisten benötigen Sie zum Verschieben des Ausschnittes. Sie finden sie am rechten beziehungsweise unteren Rand des Bildschirms. Ein Klick auf einen der Pfeile rollt den Text eine Zeile nach oben oder unten oder verschiebt ihn nach links oder rechts. Mit dem horizontalen oder vertikalen Rollbalken können Sie den Ausschnitt kontinuierlich bewegen. Für seitenweises Blättern klicken Sie in der rechten Bildlaufleiste auf die Doppelpfeile. Die Symbolleisten Über die verschiedenen Schaltflächen können viele Funktionen per Mausklick aktiviert werden. Wenn Sie mit der Maus auf eine Schaltfläche zeigen, zeigt Excel deren Namen/Funktion an. Wird keine Symbolleiste angezeigt, können Sie die Symbolleisten über das Menü ANSICHT/ SYMBOLLEISTEN aktivieren. Funktionsleiste Eingaben und Korrekturen können Sie sowohl in der Funktionsleiste als auch direkt in der Zelle tätigen. Befindet sich in einer Zelle eine Formel, so sehen Sie in der Zelle selber das Resultat und in der Bearbeitungsleiste die zugehörige Formel. Mit der Tastenkombination [Befehl] + [j] aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus. Dann erscheinen zwei Symbole mit folgender Bedeutung: Verwerfen der letzten Änderung (gleichbedeutend mit [Esc]) Akzeptieren der letzten Änderung (gleichbedeutend mit [Return]) Namensfeld In der Bearbeitungsleiste finden Sie zudem das Namensfeld, in welchem die Adresse oder der Name der aktiven Zelle oder des aktiven Bereiches steht. Mit dem damit verbundenen Listenfeld steuern Sie Zellen, Bereiche oder einen benannten Bereich an. Geben Sie dazu den gewünschten Zellbezug oder Namen im Namensfeld ein.