Zusammenfassung Open Space-Workshop

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1 Zusammenfassung Open Space-Workshop Beschäftigte motivieren Unternehmenskultur in der öfentlichen Verwaltung im Rahmen des NAGU-Teilprojektes Kommunalverwaltung am 03. November2005 im Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit in Berlin. Der Nachmittag der Veranstaltung stand ganz im Zeichen der Teilnehmenden. In einer methodischen Mischung aus Workshop und open space wurde das Thema anhand moderatorischer Leitfragen in eher lockerer Atmosphäre durch die Gruppe bearbeitet. Genutzt wurde dazu eine Formdes Brainwriting : Leitfragen, die das Thema von verschiedenen Seiten beleuchten, sollten die Diskussion anregen und Zeit bieten für: Erfahrungsaustausch viele Fragen intensive Diskussion Kreativität gemeinsames Arbeiten und Gestalten Die Teilnehmenden haben an Metaplanwänden schriftlich diskutiert, ihre Gedanken zu Papier gebracht, die Ergebnisse ihrer Diskussion selbst zu visualisiert. So war es der Gruppe möglich, gleichzeitig an verschiedenen Themen zu arbeiten und unanhängige Assoziationsketten zu entwickeln. Im Folgenden sind die Ergebnisse dieser Phase in zusammengefasster Form dargestellt. 1 1 Eine Abschrift der Plakate liegt als download auf der NAGU-homepage und auf der homepage des IFGP vor. Zusammenfassung Open Space 1

2 1. Rahmenbedingungen (= Beamtenrecht, Tarifrecht, Finanzsituation, Perspektiven, Arbeitsplatzsicherheit etc.) Welche Rahmenbedingungen der öffentlichen Verwaltung erleben Sie als motivationsfördernd bzw. motivationshemmend? Die Rahmenbedingungen der öffentlichen Verwaltung besitzen sowohl motivationsfördernde als auch motivationshemmende Elemente. Mit der Stabilität einhergehenden Arbeitsplatzsicherheit und langfristig möglichen Planungen sind gleichzeitig jedoch auch z.b. fehlender Wettbewerb, teilweise reduzierte Qualität und eine geringe Veränderungsbereitschaft verbunden. Motivationshemmende Bedingungen sind ferner eine geringe Mitarbeiterbeteiligung. Häufig ist auch die öffentliche Verwaltungsstruktur mit ihren langen Dienstwegen, mangelnder Zielvereinbarungen und ihrem Beförderungssystem Anlass für weniger Spaß an der Arbeit. Damit verbunden ist das als häufig ungerecht erlebte Personalwesen. Letztlich wurde auch die Politikabhängigkeit beklagt, d.h. dass eine langfristige Zielerreichung aufgrund wechselnder Verhältnisse nicht immer gegeben sein kann. Diese motivationshemmenden Faktoren spiegeln sich letztendlich in einer geringen Identifikation wider, die u.a. auch durch eine mangelnde Bedeutsamkeit der Arbeit bedingt ist. Auf der anderen Seite kann eine hohe Identifikation jedoch auch gegeben sein durch spezifische Arbeitsinhalte (d.h. die Herstellung öffentlicher Güter und manchmal vielseitige Aufgaben). Als weitere motivationsfördernde Rahmenbedingungen wurden außerdem eine flexible und familienfreundliche Arbeitzeitgestaltung und manchmal auch hohe Partizipationsmöglichkeiten genannt. Dementsprechend wird eine hohe Identifikation mit der Arbeit erreicht, wenn Arbeitselemente persönlich derart gestaltbar sind, dass sie den Spaß und die Motivation erhöhen. Zusammenfassung Open Space 2

3 2. Instrumente Welche Instrumente (z.b. Beteiligungsinstrumente) befördern das Herausbilden von Motivation? (Erfahrungen und Tipps) Auch hinsichtlich der Sammlung von Instrumenten zur Steigerung der Arbeitsmotivation wurden Partizipation und Information häufig von den Teilnehmern genannt. Angegeben wurden beispielsweise ein eigenverantwortliches Projektmanagement, das betriebliche Vorschlagswesen oder eine detaillierte und schnelle Informationsvermittlung. Durch diese strukturellen Veränderungen könnten sich die Identifikation, die Arbeitsmotivation und das Selbstwertgefühl der Beschäftigten erhöhen. Durch ein umfassendes Informationsmanagement würden sich die Mitarbeiter wiederum stärker einbezogen fühlen und eine Wertschätzung ihrer Person und ihrer Arbeit empfinden. Häufig genannt wurden Instrumente der Führung. Zielvereinbarungsgespräche, regelmäßige Mitarbeitergespräche und konstruktives Feedback könnten die Bewertungstransparenz und eine Wertschätzung erhöhen. Außerdem könnten flexible Arbeitszeiten wie schon oben erwähnt eine Passung an persönliche Umstände verbessern. Zusammenfassung Open Space 3

4 3. Motivation Erfahrungen mit motivationsfördernden Maßnahmen: Ihre Highlights Motivation kann auch klappen (einschlägige Erfahrungen sind gefragt!) Zu diesem Abschnitten wurden insbesondere zwei Aspekte herausgehoben, die die Motivation der Beschäftigten steigerten: Einstellung der Mitarbeiter (z.b. intrisische Motivation, Interesse, Selbstverantwortung) und Kompetenzen der Führungskräfte (Mitarbeiterorientierung, Anerkennung, Wertschätzung, konstruktive Rückmeldung). Darüber hinaus haben die Teilnehmer auch mit Partizipationsmöglichkeiten (z.b. Freiheitsgrade zulassen) und der Arbeitsorganisation (z.b. job enrichment, ganzheitliche Aufgabenorganisation) gute Erfahrungen gemacht. 4. Interne Strukturen und Abläufe Wie kann Ihre Organisation durch die Gestaltung von internen Strukturen und Abläufen die Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten erhöhen? In diesem Abschnitt wurden die Teilnehmer gebeten, Ihre Erfahrungen und Anregungen zu nennen bezüglich einer Struktur und Ablaufoptimierung. Partizipation scheint ein Element zu sein, welches die Arbeitszufriedenheit bei Mitarbeitern der öffentlichen Verwaltung erhöhte. Dazu gehören z.b. eine Steigerung von Eigenverantwortung oder eine frühe Beteiligung bei der Gestaltung und Umsetzung von Veränderungen. Ein weiterer Aspekt umfasst den Bereich der Führung. Gewünscht und gute Erfahrungen wurden gemacht hinsichtlich klarer (gemeinsamer) Zielvereinbarungen, Job Rotationen, positiver Fehlerkultur, visionärem Führungsverhalten und einer Institutionalisierung von betrieblicher Gesundheitsförderung in allen Bereichen. Ferner tragen eine gute und effektiv kanalisierte Information und transparente Kommunikation im Amt und in den Abteilungen zu einer erhöhten Arbeitszufriedenheit bei. Darunter lassen sich u.a. auch die guten Erfahrungen mit Teamarbeit und regelmäßigen Teambesprechungen und klaren Zielabsprachen fassen. Zusammenfassung Open Space 4

5 5. Identifikation (Einstellung und Verhalten) Was kann/könnte getan werden, um eine positive Einstellung des Einzelnen zu seiner Tätigkeit zu fördern (Identifikation mit der Aufgabe)? In diesem Themenbereich wurden die Teilnehmer gebeten, identifikationsförderliche Aspekte zu sammeln. Hier finden sich Überschneidungen zu den Arbeitsmotivations- und zufriedenheitsrelevanten Aspekten: u.a. Partizipation, Führung und Kommunikation. Eine Identifikation mit der Arbeitsaufgabe wird als wahrscheinlicher angesehen, wenn die folgenden Faktoren gegeben sind: z.b. eindeutige Ziele, bedeutsame und ganzheitliche Arbeitsaufgabe, Transparenz von Informationen, Bereitstellung von notwendigen Arbeitsmitteln, Einbeziehung der Beschäftigten in Entscheidungen, Wertschätzung vermitteln und konstruktive Rückmeldung und Qualifizierung (Passung von Arbeit und Person). 6. Führung Motivation und Arbeitszufriedenheit werden wesentlich durch Führungsverhalten beeinflusst. Welche Aspekte einer betrieblichen Gesundheitspolitik sollten in die Ausbildung von Führungskräften eingehen? Welche Inhalte sind relevant und können im Führungsalltag umgesetzt werden? Bei der Ausbildung von Führungskräften sollte insbesondere auf drei zentrale Bereiche geachtet werden: Kommunikation, Einstellungen und Wissen. Im Bereich der Kommunikation wird in erster Linie ein professioneller und sensibler Umgang mit Konflikten und eine mitarbeiterorientierter Umgang mit Mitarbeitern gewünscht. Elementar für eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit scheint zudem eine persönliche Einstellung der Führungskräfte zu sein. Dazu haben die Teilnehmer die folgenden Aspekte gesammelt: Wertschätzung der Mitarbeiter, Selbstreflexion, vertrauliche Arbeitsatmosphäre, Umgang mit der eigenen Gesundheit, Förderung von Mitarbeitern und Mensch-werden. Im Bereich der inhaltlichen Qualifizierung werden sowohl Kenntnisse im Bereich der Verhaltens- und Verhältnisprävention gewünscht als auch eine Sensibilität für das Thema betriebliche Gesundheitsförderung (auch das Erkennen von Überforderung bei Mitarbeitern), welches wenn möglich- als ganzheitlicher Ansatz in die Verwaltungsstrukturen verzahnt sein sollte. Zusammenfassung Open Space 5

6 7. Veränderungsbedarf Wo liegt der Veränderungsbedarf bei den Beschäftigten zur Bewältigung zukünftiger Aufgaben? Welchen Beitrag könnte hier eine Betriebliche Gesundheitspolitik leisten? Auch öffentliche Verwaltungen unterliegen Reformen und veränderten Anforderungsprofilen, was auch Auswirkungen auf die Beschäftigten hat und mit Veränderungsbedarfen einhergeht. Die Teilnehmer haben berichtet, welchen Beitrag die betriebliche Gesundheitspolitik dazu leisten kann. In erster Linie scheint ein Veränderungsbedarf hinsichtlich der Einstellung zu bestehen. Beschäftigte müssten z.b. eine Lernkultur verinnerlichen und mobil werden im Kopf (d.h. eine Änderung der Mentalität öfentlicher Dienst ). Bezüglich der Führungskräfte wird ein Bewusstsein zum Thema betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) geschaffen werden. Die BGF könnte in diesem Bereich helfen, diese Einstellung zu erreichen, Selbstwertgefühle von Beschäftigten zu stärken und Ängste nehmen. Auch für den Bereich des Veränderungsbedarfes werden von den Beschäftigten bzw. Tagungsteilnehmern mehr Partizipationsmöglichkeiten gewünscht. Auch die Kommunikation von anstehenden Veränderungen in jeglichen Bereichen werden als bedeutsam eingestuft. Hinsichtlich des Verhaltens der Beschäftigten wurden auch eine Reihe von Bedarfen genannt, z.b. eine optimierte Work-Life Balance, eine qualifikatorische Anpassung an neue Arbeitsformen (z.b. Medien, Flexibilität). Bei der Erreichung dieser Ziele wird der betrieblichen Gesundheitspolitik eine entscheidende Rolle zugesprochen: Mittels zielgerichtet eingesetzter Instrumente (z.b. Gesundheitszirkel, Stressmanagement, Beratungen) und kommunikativer Unterstützung (z.b. Aufklärung, Transparenz, Schaffung nachhaltiger Strukturen) ließe sich der genannte Veränderungsbedarf erfüllen. Zusammenfassung Open Space 6