Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössisches Personalamt EPA. Referenzfunktionen. der Bundesverwaltung

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1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössisches Personalamt EPA Referenzfunktionen der Bundesverwaltung

2 Herausgeber: Eidgenössisches Personalamt Der Katalog der Referenzfunktionen ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung des Werks ist ohne Zustimmung des Eidgenössischen Personalamtes, Bern, unzulässig. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. 3. Auflage /117

3 Inhaltsverzeichnis 1. Grundlagen Ziel und Zweck Aufbau der Referenzfunktionen Bezeichnungen Funktionsbeispiele en Bewertung Planung / Unternehmenscontrolling Persönliche/r Mitarbeiter/in Departementschef/in Fachreferent/in Departement Personal Leiter/in Personal Departement Leiter/in Ressourcen Bundesamt Leiter/in Personal Bundesamt Spezialist/in Personal Finanzen Leiter/in Finanzen Departement Leiter/in Finanzen Bundesamt Fachexperte/Fachexpertin Finanzaufsicht Finanzcontroller/in Spezialist/in Finanzen Fachspezialist/in Finanzen Recht Leiter/in Recht Jurist/in Kommunikation / Information Leiter/in Kommunikation Departement Leiter/in Kommunikation Bundesamt Pressesprecher/in Departement Spezialist/in Kommunikation Redaktor/in Web Publisher Informatik Leiter/in Informatik Departement Integrationsmanager/in Bundesamt Accountmanager/in Informatik-Projektleiter/in Applikationsentwickler/in Informationssystem-Architekt/in Wirtschaftsinformatiker/in Systemspezialist/in IC-Berater/in IC-Techniker/in Telematiker/in Informatik-Controller/in /117

4 RZ-Koordinator/in System-Controller/in Benutzerunterstützer/in Help Desk Informatik-Sicherheitsbeauftragte/r Datenarchitekt/in Sprachdienste Leiter/in Sprachdienst Departement Leiter/in Sprachdienst Bundesamt Übersetzer/in Kaufmännische- und Verwaltungsdienste Bundesratsassistent/in Leiter/in Geschäftsverwaltung Departement Leiter/in Geschäftsverwaltung Bundesamt Direktionsassistent/in Bereichsassistent/in Fachspezialist/in Geschäftsverwaltung Weibel/in Mitarbeiter/in Post/Triage Inspektor/in Spezialist/in II Kaufm.- und Verwaltungsdienste Spezialist/in I Kaufm.- und Verwaltungsdienste Fachspezialist/in II Kaufm.- und Verwaltungsdienste Fachspezialist/in I Kaufm.- und Verwaltungsdienste Mitarbeiter/in Kaufm.- und Verwaltungsdienste Unterhalt / Handwerk Leiter/in Werkstatt Spezialist/in Unterhalt/Handwerk/Technik Fachspezialist/in Unterhalt/Handwerk/Technik Mitarbeiter/in II Unterhalt/Handwerk/Technik Mitarbeiter/in I Unterhalt/Handwerk/Technik Mitarbeiter/in im Magazin-/Lageristenbereich Fahrzeugführer/in Technik / Labor Ingenieur/in Laborant/in Wissenschaft / Forschung / Entwicklung Leiter/in Forschung/Entwicklung Leiter/in Forschungs- und Laborbereich Naturwissenschaftler/in Wirtschafts- und Sozialwissenschaftler/in Arzt/Ärztin Personen- und Gebäudesicherheit Fachspezialist/in Personen- und Gebäudesicherheit Mitarbeiter/in Logendienst/Empfang Führung Leiter/in Organisationseinheit Leiter/in Bereich Leiter/in Teilbereich Leiter/in Gruppe Leiter/in Team Übersicht Referenzfunktionen nach Sparten Übersicht Referenzfunktionen nach Lohnklassen /117

5 1. Grundlagen In der Bundesverwaltung werden die Funktionen des Lohnklassenspektrums 1 bis 27 summarisch, jene im Bereich 28 bis 38 teilanalytisch bewertet. Die Grundlage bilden die in Art. 52 Abs. 3 Bundespersonalverordnung 1 (BPV) aufgeführten Kriterien: - Unter die erforderliche Vorbildung werden das Ausbildungsniveau und die Erfahrungen subsumiert, die für die Ausübung der Funktion unerlässlich sind. - Der Umfang des Aufgabenkreises beleuchtet die Breite und Vielfalt des es. - Das Mass der betrieblichen Anforderungen zeigt den intellektuellen und physischen Schwierigkeitsgrad der zugewiesenen Aufgaben auf. - Das Mass der betrieblichen Verantwortlichkeiten erhellt die mit der Funktion verbundenen Kompetenzen, die Tragweite der Tätigkeit sowie allfällige Führungsanforderungen. - Das Mass der betrieblichen Gefährdungen gibt Aufschluss über die mit der Funktion verbundene Verantwortung für die eigene Sicherheit und das Leben und die Gesundheit anderer. Das sich daraus ergebende Bild wird im Vergleich mit anderen Funktionen (Art. 20 Abs. 2 Verordnung des EFD zur BPV 2 ) bewertet und einer Lohnklasse zugewiesen. Die Verordnung über die Funktionsbewertung in der Bundesverwaltung für die Lohnklassen 1 bis 27 3 konkretisiert die Kriterien insofern, als sie kurze Anforderungsprofile verschiedener Funktionen und eine Spanne der möglichen Einstufungen definiert. Zudem nennt sie die wesentlichsten Bewertungsgrundsätze. Der Merkmalkatalog für die Bewertung der Funktionen der Lohnklassen 28 bis 34 vom 30. Juni 2003 und die entsprechenden Erläuterungen vom 20. Februar 2004 ergänzen die Grundlagen im Bereich der höheren Kaderfunktionen. 1 SR SR nicht publiziert 5/117

6 2. Ziel und Zweck Die Praxis hat gezeigt, dass sich diese Grundlagen für eine dezentrale Anwendung nur bedingt eignen. Insbesondere für die im Bewertungsverfahren eine wichtige Rolle spielenden Quervergleiche genügen sie nicht. Die Referenzfunktionen schliessen mit ihren idealtypischen ern diese Lücke im Lohnklassenspektrum 1 bis 31 und erleichtern eine nachvollziehbare Funktionsbewertung. Die Grundlage der Referenzfunktionen bilden real existierende Stellenbeschreibungen, die sich aufgrund ihrer aufgaben-, kompetenz- und verantwortungsbezogenen Verwandtschaft zu einer Funktionsgemeinschaft vereinen lassen und zentrale Richtgrössen des Einreihungsgefüges darstellen. Im Lohnklassensegment 32 bis 38 wurde bewusst auf eine Beschreibung von Referenzfunktionen verzichtet, zumal die Individualität dieser Stellenbeschreibungen keine Typisierung zulässt. Die Referenzfunktionen bilden auch die zentralen Messgrössen für die periodischen Berichterstattungen an die Finanzdelegation der eidgenössischen Räte und den Bundesrat (siehe Auftrag FinDel vom 14. März 2007). Trotz dieser Konkretisierung der geltenden Bewertungsgrundlagen kann auf eine vertiefte Auseinandersetzung mit den individuellen Stellenbeschreibungen nicht verzichtet werden. Wenn die Konsistenz des Einreihungsgefüges erhalten bleiben soll, müssen die zuständigen Bewertungsstellen nach wie vor die in den Stellenbeschreibungen abgebildeten organisatorischen und fachlichen Besonderheiten mitberücksichtigen. 6/117

7 3. Aufbau der Referenzfunktionen Zur besseren Orientierung sind die Referenzfunktionen nach Sparten gegliedert. Die zu bewertenden Stellenbeschreibungen können in der Regel der entsprechenden Sparte zugewiesen werden. Wenn sich für eine konkrete Stellenbeschreibung keine Referenzfunktion der thematisch passenden Sparte finden lässt, wie beispielsweise Personal, Finanzen oder Planung/Unternehmenscontrolling, bieten sich gleichwertige Referenzfunktionen breiter gefasster Sparten wie beispielsweise "Wissenschaft/Forschung/Entwicklung" und "Kaufmännische- und Verwaltungsdienste" als Ersatz an. Die Stelle wird in BV PLUS in der thematisch richtigen Sparte abgelegt. Alle Referenzfunktionen sind nach dem gleichen Muster aufgebaut. Sie beinhalten das, die erforderliche Ausbildung bzw. das, die Schlüsselkompetenzen bzw. sowie, wenn es sinnvoll erscheint, konkrete Funktionsbeispiele: /117

8 3.1 Bezeichnungen Den Referenzfunktionen sind soweit möglich allgemein anerkannte Funktionsbezeichnungen zugeordnet (z.b. Leiter/in Informatik, Leiter/in Personal, Jurist/in, Ingenieur/in etc.). Neutrale Benennungen (siehe die folgende Tabelle) treten als strukturelle Hilfskonstruktionen an deren Stelle, wenn die Funktions- und Fachrichtungsvielfalt keine klaren Begriffszuweisungen erlauben. Den Verwaltungseinheiten bleibt es unbenommen, die konkreten Stellenbeschreibungen (Planstellen) gemäss ihren Vorstellungen zu bezeichnen. Zu beachten bleibt, dass hiefür in der Regel nur Titel in den Amtssprachen verwendet werden dürfen. Lohnklassen Führungsfunktionen Bezeichnung Fachfunktionen Leiter/in Organisationseinheit Experte/Expertin Leiter/in Bereich Fachexperte/Fachexpertin Leiter/in Teilbereich Spezialist/in Leiter/in Gruppe Fachspezialist/in Leiter/in Team Fachspezialist/in 2-9 Leiter/in Team Mitarbeiter/in 1 Mitarbeiter/in 3.2 Das beleuchtet in einer neutralen Form die Ziele, Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen zu anderen Stellen. Im Gegensatz zu den konkreten, individuellen Stellenbeschreibungen, die einen zeitlich begrenzten Zustand beschreiben und periodisch überprüft werden sollten, sind die Referenzfunktionen allgemeiner gehalten und beständiger. Dies gilt insbesondere für jene Referenzfunktionen, die ein Konglomerat von Stellenprofilen bilden (z.b. Spezialist/in II Kaufmännische- und Verwaltungsdienste) oder Führungsfunktionen umschreiben (z.b. Leiter/in Bereich). 3.3 Die Rubrik beleuchtet das für die entsprechende Lohnklassengruppe ideale Anforderungsprofil. Funktionen im Spektrum 24 und höher zeichnen sich in der Regel durch konzeptionelle Grundlagenarbeiten in einem durch politische Unwägbarkeiten geprägten Umfeld aus. Adäquate Entscheidkompetenzen ergänzen diese er. Das idealtypische Anforderungsprofil sollte hierfür in der Regel der (universitäre) Masterabschluss sein. Dies zeigt sich insbesondere bei klar umrissenen Referenzfunktionen mit wissenschaftlichem Hintergrund. Anspruchsvolle Funktionen setzen komplementär zum hohen Ausbildungsniveau mehrjährige Erfahrungen in ähnlichen Positionen voraus. 8/117

9 Funktionen, welche einen Berufsabschluss (Eidg. Fähigkeitszeugnis) erfordern, sind im Lohnklassenspektrum 10 bis 15 eingestuft. Höher bewertete Funktionen setzen funktionsrelevante Erfahrung oder weiterführende Ausbildungen voraus. Das in der folgenden Tabelle definierte ideale Anforderungsprofil kann auf verschiedenen Wegen erreicht werden (siehe alternatives Anforderungsprofil). Ob Personen mit davon abweichenden Profilen den Stellenanforderungen genügen können, ist von den Führungskräften zu beurteilen. Lohnklassen Ideales Anforderungsprofil Mögliches alternatives Anforderungsprofil Hochschulabschluss (Master) mit 4-7 Jahren funktionsrelevanter Erfahrung Hochschulabschluss (Master) mit 2-3 Jahren funktionsrelevanter Erfahrung Hochschulabschluss (Bachelor) mit 2-3 Jahren funktionsrelevanter Erfahrung Höhere Berufsbildung mit 2-3 Jahren funktionsrelevanter Erfahrung. Hochschulabschluss (Bachelor) mit > 7 Jahren funktionsrelevanter Erfahrung oder höhere Berufsbildung mit > 10 Jahren funktionsrelevanter Erfahrung. Hochschulabschluss (Bachelor) mit 4-7 Jahren funktionsrelevanter Erfahrung oder höhere Berufsbildung mit > 7 Jahren funktionsrelevanter Erfahrung. Höhere Berufsbildung mit 4-7 Jahren funktionsrelevanter Erfahrung. Berufsabschluss mit 4-7 Jahren funktionsrelevanter Erfahrung Berufsabschluss mit 2-3 Jahren funktionsrelevanter Erfahrung Berufsabschluss; funktionsrelevante Erfahrung erwünscht. 2-9 Berufsabschluss erwünscht; funktionsrelevante Erfahrung erwünscht. 1 Kein Berufsabschluss erforderlich; Erfahrung erwünscht. 3.4 Diese Rubrik erfasst die Kompetenzen und, die aus Bewertungssicht die jeweilige Referenzfunktion speziell auszeichnen und Hinweise auf deren Anforderungen, Komplexität und Schwierigkeitsgrad liefern. Allgemeine Kompetenzen, die für die Bewertung irrelevant sind, werden nicht berücksichtigt. Die Verwaltungseinheiten sind frei, in den individuellen Stellenbeschreibungen die Anforderungsprofile ihren Bedürfnissen entsprechend oder in Anlehnung an das Kompetenzmodell der Bundesverwaltung detaillierter auszugestalten. 9/117

10 3.5 Funktionsbeispiele In der Regel sind die gewählten Referenzfunktionsbezeichnungen selbstredend. Die Rubrik "Funktionsbeispiele" verweist daher jeweils auf den Titel. Wenn Funktionsbezeichnungen zum besseren Verständnis des es beitragen (z.b. Schreiner/in, Steuerexperte/Steuerexpertin etc.) bzw. dieses konkretisieren (z.b. Funktion auf Stufe Departement, Funktion in einem mittleren bis grossen Bundesamt etc.), werden sie aufgeführt. Die Aufzählungen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. 3.6 en Diese Rubrik nennt ausgewählte Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten die vom näher umschriebenen abweichen und eine Höher- oder Tieferbewertung rechtfertigen. Diese schaffen den zuständigen Bewertungsstellen den notwendigen Spielraum, um departementspezifische, organisatorische, hierarchische, fachliche und führungsmässige Besonderheiten angemessen in die Bewertung einfliessen zu lassen. Die aufgeführten Abweichungen von den in den Ziffern 3.2 bis 3.5 aufgeführten Kriterien sind nicht in jedem Fall trennscharf und müssen nicht immer kumulativ auftreten. 3.7 Bewertung Wie bereits erwähnt stellen die Referenzfunktionen mit wenigen Ausnahmen (z.b. Persönliche/r Mitarbeiter/in Departementschef/in, Fachreferent/in Departement) ein Konglomerat von Stellenprofilen dar. Einreihungsrelevante Merkmale, wie beispielsweise die organisatorische Eingliederung, Aufgabenschwerpunkte und Kompetenzen, lassen sich von diesen abstrahierten ern nur bedingt erfassen. Die Zuweisung zu einer bestimmten Lohnklasse ist vielfach nicht vorbehaltlos möglich. Die unterstrichene Lohnklasse entspricht der Standardeinreihung des jeweiligen es. Ob die individuellen Stellenbeschreibungen eine Höher- oder Tiefereinreihung rechtfertigen, müssen die zuständigen Bewertungsstellen auf der Basis der massgebenden Referenzfunktion beziehungsweise deren sowie der realen Verhältnisse entscheiden. 10/117

11 4. Planung / Unternehmenscontrolling Folgende Funktionen sind der Sparte Planung / Unternehmenscontrolling zugeordnet. Nr. Referenzfunktionen LK 1 Persönliche/r Mitarbeiter/in Departementschef/in Fachreferent/in Departement /117

12 1 Persönliche/r Mitarbeiter/in Departementschef/in LK 30/31 - Ist die/der persönliche Mitarbeiter/in der Departementsvorsteherin/des Departementsvorstehers. - Pflegt die Beziehungen zur Parlamentsfraktion, Partei und weiteren Interessengruppen (national und international) im Sinne der politischen Ausrichtung der Departementsvorsteherin/des Departementsvorstehers. - Organisiert und begleitet die Aktivitäten der Departementsvorsteherin/des Departementsvorstehers; verfasst Reden, Korrespondenzen, Berichte, Stellungnahmen, etc. - Begleitet fallweise Abstimmungskampagnen. - Nimmt besondere Aufgaben wahr, leitet Projekte und steht interdepartementalen Arbeitsgruppen vor. - Beobachtet die nationalen und internationalen Entwicklungen und erarbeitet Entscheidgrundlagen zuhanden der Departementsvorsteherin/des Departementsvorstehers. - Berät die/den Departementsvorsteher/in bei Bundesrats- und Parlamentsgeschäften. - Hochschulabschluss (Master) Jahre funktionsrelevante Erfahrung. - Sehr gute Kenntnisse des politischen Systems und ausgeprägtes politisches Gespür. - Verfügt über ein gut ausgebautes und funktionierendes Beziehungsnetz. - Ausgeprägtes analytisches, abstraktes und vernetztes Denkvermögen. - Stellt ökonomische, politische, kulturelle, etc. Frage- und Aufgabenstellungen in einen grösseren Kontext und analysiert bzw. beurteilt diese (z.b. Berücksichtigung internationaler Entwicklungen und Interpendenzen). - Zeichnet sich durch ausgeprägte Verlässlichkeit und konstante Werthaltungen und Handlungen aus (Integrität, Loyalität). 12/117

13 2 Fachreferent/in Departement LK 28/29 - Gehört zum persönlichen Stab der Departementsvorsteherin/des Departementsvorstehers. - Berät die Departementsvorsteherin/den Departementsvorsteher in den zugewiesenen Fachbereichen und überprüft sämtliche Geschäfte der zugewiesenen Bundesämter bevor sie der Departementsvorsteherin/dem Departementsvorsteher vorgelegt werden. - Konzipiert Anweisungen an die zugewiesenen Bundesämter im Sinne der Vorgaben der Departementsvorsteherin/des Departementsvorstehers. - Nimmt zuhanden der Departementsvorsteherin/des Departementsvorstehers Stellung zu Bundesratsgeschäften anderer Departemente und bereitet Stellungnahmen vor. - Bereitet fachspezifische Referate, Korrespondenzen, Berichte, Stellungnahmen, etc. vor. - Plant und organisiert Sitzungen mit den Direktionen der zugewiesenen Bundesämter. - Beobachtet die nationalen und internationalen Entwicklungen in den zugewiesenen Fachbereichen und veranlasst die Erarbeitung von Entscheidgrundlagen zuhanden der Departementsvorsteherin/des Departementsvorstehers. - Arbeitet in überdepartementalen Ausschüssen, Arbeitsgruppen, u.ä. mit. - Hochschulabschluss (Master) Jahre funktionsrelevante Erfahrung. - Ausgeprägtes politisches Gespür. - Analytisches, abstraktes und vernetztes Denkvermögen. - Stellt ökonomische, politische, kulturelle, etc. Frage- und Aufgabenstellungen in einen grösseren Kontext und analysiert bzw. beurteilt diese (z.b. Berücksichtigung internationaler Entwicklungen und Interpendenzen). - Zeichnet sich durch ausgeprägte Verlässlichkeit und konstante Werthaltungen und Handlungen aus (Integrität, Loyalität). 13/117

14 14/117

15 5. Personal Folgende Funktionen sind der Sparte Personal zugeordnet. Nr. Referenzfunktionen LK 3 Leiter/in Personal Departement Leiter/in Ressourcen Bundesamt Leiter/in Personal Bundesamt Spezialist/in Personal /117

16 Funktionsbeispiele 3 Leiter/in Personal Departement LK 28/29 - Leitet den Bereich in fachlicher, organisatorischer, personeller und finanzieller Hinsicht. Zentrale Koordinations- und Fachstelle für Personal- und Personalführungsfragen des Departements. - Verantwortet und steuert die Personalprozesse auf Stufe Departement: Personalbedarfsplanung, -gewinnung, -führung, -honorierung, -vorsorge, Personal- sowie Organisationsentwicklung und Personalaustritt. - Ist verantwortlich für die Erarbeitung und Umsetzung der Personalpolitik des Departements und koordiniert diese. - Trägt die Verantwortung für die Personalkostenplanung und Budgetierung im Personalbereich. Plant und führt das Personalcontrolling und -reporting auf Stufe Departement. - Definiert die entsprechenden Standards und Richtlinien für die Ämter. - Ist Mitglied der Geschäftsleitung des Generalsekretariats und in der Regel in der Linie der/dem GS unterstellt oder berichtet dieser/diesen in Personalbelangen als Alleinverantwortliche/r. - Berät die Departementsführung, die Chefs der Gruppen, die Direktorinnen/Direktoren und Personalverantwortlichen der Bundesämter in Personalangelegenheiten. - Erarbeitet und beurteilt Bundesratsanträge von personalpolitischer Relevanz. - Vertritt das Departement in Personalfragen; in der HRK-Bund und gegenüber Dritten. - Ist verantwortlich für die Stellenausschreibungen der Ämter und die Funktionsbewertungen. - Leitet Projekte und arbeitet in Arbeitsgruppen mit. - Hochschulabschluss (Master) Jahre funktionsrelevante Erfahrung. - Sehr gute Kenntnisse der bundesinternen Abläufe, Prozesse und Strukturen, welche den Bereich Personal tangieren. - Vertritt glaubwürdig die Personalpolitik der Departementsführung und schafft langfristig eine positive Grundeinstellung für das Erreichen der Ziele. - Hohe Sozialkompetenz. - Erreicht durch sein Einwirken bei den Mitarbeitenden eine positive Grundeinstellung, so dass diese sich für die formulierten kurz-, mittel-, und langfristigen Ziele vollumfänglich einsetzen. - Fähigkeit, ein Netz von Personen über die unmittelbare Arbeitssituation aufzubauen und zu pflegen und zur Unterstützung der eigenen Vorhaben einzusetzen. LK 30/31 - Ist Mitglied der departementalen Geschäftsleitung. - Ist für besondere Personalkategorien (Monopolberufe) wie Karrierepersonal, Instruktionspersonal verantwortlich. - Führt eine grosse Organisationseinheit /117

17 Funktionsbeispiele 4 Leiter/in Ressourcen Bundesamt LK 26/27 - Ist Ressourcenverantwortliche/r in einem mittleren bis grossen Bundesamt. - Leitet zwei bis drei der qualifizierenden Bereiche wie das Personal, die Finanzen, die Informatik (Leistungsbezug) und weitere Bereiche wie den Sprachdienst, die Bibliothek, die Logistik, das Dienstleistungszentrum (DIZ), etc. - Ist Mitglied der Geschäftsleitung eines Bundesamtes. - Ist verantwortlich für die Erarbeitung und für die Umsetzung der Politik und Strategie in den unterstellten Bereichen. - Ist der/dem Direktor/in unterstellt oder berichtet dieser/diesem als Alleinverantwortliche/r in allen Belangen, welche den Bereich Ressourcen betreffen. - Arbeitet in amts- und departementsübergreifenden Projekten mit. - Hochschulabschluss (Master) Jahre funktionsrelevante Erfahrung. - Erfasst als Generalist/in die Frage- und Aufgabenstellungen der unterschiedlichen Bereiche in mehreren Dimensionen, d.h. keine isolierte Betrachtung nur eines Bereichs. Besitzt die Fähigkeit, mehrschichtige Problemstellungen zu erfassen, zu analysieren und Handlungsempfehlungen auszuarbeiten. - Fähigkeit, integrierend zu wirken, d.h. einen Ausgleich unterschiedlicher Interessen zu erreichen. - Erreicht durch sein Einwirken bei den Mitarbeitenden eine positive Grundeinstellung, so dass diese sich für die formulierten kurz-, mittel-, und langfristigen Ziele vollumfänglich einsetzen. - Fähigkeit, ein Netz von Personen über die unmittelbare Arbeitssituation aufzubauen und zu pflegen und zur Unterstützung der eigenen Vorhaben einzusetzen. LK 28/29 LK 24/25 - Leitet vier und mehr der qualifizierenden Bereiche wie Personal, Finanzen, Recht, Informatik, Kommunikation/Information, Stab/(Amts-) Planung, (Amts-)Controlling und weitere Bereiche wie den Sprachdienst, die Bibliothek, die Logistik, das DIZ, etc. - Ist Ressourcenverantwortliche/r in einem sehr grossen Bundesamt. - Ist Ressourcenverantwortliche/r in einem Bundesamt mit spezieller Organisationsstruktur (z.b. FLAG-Bereiche). - - Leiter/in Ressourcen in einem kleinen Bundesamt. 17/117

18 Funktionsbeispiele 5 Leiter/in Personal Bundesamt LK 24/25 - Leitet den Bereich Personal in fachlicher, organisatorischer, personeller und finanzieller Hinsicht. Zentrale Koordinations- und Fachstelle für Personal- und Personalführungsfragen des Bundesamtes. - Verantwortet und steuert die Personalprozesse auf Stufe Bundesamt: Personalbedarfsplanung, -gewinnung, -führung, -honorierung, -vorsorge, Personal- sowie Organisationsentwicklung und Personalaustritt. - Ist verantwortlich für die Erarbeitung und Umsetzung der Personalpolitik des Bundesamtes und koordiniert diese. - Ist verantwortlich für die Funktionsbewertungen im delegierten Bereich. - Unterstützt und berät die Linie und die Mitarbeitenden in allen Personalgeschäften. - Hochschulabschluss (Master) Jahre funktionsrelevante Erfahrung. - Kenntnisse der bundesinternen Abläufe, Prozesse und Strukturen, welche den Bereich Personal tangieren. - Vertrauensperson der Linie und der Mitarbeitenden (hohe Sozialkompetenz). - Vertritt glaubwürdig die Personalpolitik der Amtsführung und schafft langfristig eine positive Grundeinstellung für das Erreichen der Ziele. - Fähigkeit, integrierend zu wirken, d.h. einen Ausgleich unterschiedlicher Interessen zu erreichen. LK 26/27 LK 22/23 - Grosse Bundesämter mit heterogenem Personalkörper und/oder dezentraler Organisation. - Ist Mitglied der Geschäftsleitung des Bundesamtes. - Ist direkt der/dem Direktor/in unterstellt. - Kleines Bundesamt mit homogenem Personalkörper. 18/117

19 Funktionsbeispiele 6 Spezialist/in Personal LK 20/21 - Plant, steuert, koordiniert und überwacht die Personalprozesse im Bereich; insbesondere: Personalbedarfsplanung, -gewinnung, -führung, -honorierung, -vorsorge und Personalaustritt. - Und/oder plant, steuert, koordiniert und überwacht die Personal- und Organisationsentwicklung (POE) in einem grossen Bundesamt. - Unterstützt und berät die Linienvorgesetzten und Mitarbeitenden bei sämtlichen Personalgeschäften (u.a. bei personalrechtlichen Fragen, in Konfliktsituationen, etc.) und sorgt für die kontinuierliche Optimierung der Effizienz der Personalprozesse zum Nutzen der Linienvorgesetzten und der Mitarbeitenden. - Unterbreitet Vorschläge für interne Human Resource Management Projekte (HRM-Projekte), setzt diese um, koordiniert und überwacht diese. - Erarbeitet Fach- und Ausbildungsunterlagen und führt Schulungen durch. - Arbeitet in Projekt- und Arbeitsgruppen auf Stufe Departement/Bund mit oder leitet diese fallweise. - Höhere Berufsbildung Jahre funktionsrelevante Erfahrung. - Kenntnisse der bundesinternen Abläufe, Prozesse und Strukturen, welche den Bereich Personal tangieren. - Vertrauensperson der Linie und der Mitarbeitenden (hohe Sozialkompetenz). - Vertritt glaubwürdig die Personalpolitik der Amtsführung und schafft langfristig eine positive Grundeinstellung für das Erreichen der Ziele. - Beherrscht die relevanten BV-PLUS-Module. - Personalbereichsleiter/in. - POE-Verantwortliche/r eines Bundesamtes. LK 22/23 LK 18/19 - Betreut innerhalb eines grossen bis sehr grossen Bundesamtes einen Personalbereich, der in der Regel >100 MA umfasst. - Teilweise dezentrale Standorte. - Verfügt über eine erweiterte bzw. abschliessende Verantwortung in ihrem/in seinem Zuständigkeitsbereich. - Personalbereichsleiter/in. - POE-Verantwortliche/r in einem grossen bis sehr grossen Bundesamt. - Bearbeitet, betreut und verantwortet Teile der Personalprozesse. - Fachverantwortliche/r personelles Rechnungswesen/Personalkostencontrolling. - Personalfachleute. - Funktionen mit tieferen Anforderungen sind mit einer Referenzfunktion aus der Sparte Kaufm.- und Verwaltungsdienste aufzufangen. 19/117

20 20/117

21 6. Finanzen Folgende Funktionen sind der Sparte Finanzen zugeordnet. Nr. Referenzfunktionen LK 7 Leiter/in Finanzen Departement Leiter/in Finanzen Bundesamt Fachexperte/Fachexpertin Finanzaufsicht Finanzcontroller/in Spezialist/in Finanzen Fachspezialist/in Finanzen /117

22 Funktionsbeispiele 7 Leiter/in Finanzen Departement LK 28/29 - Leitet den Bereich Finanzen des Departements in fachlicher, organisatorischer, personeller und finanzieller Hinsicht. - Stellt die finanzielle Führung des Departements sicher und verantwortet den Budgetierungsprozess sowie den Rechnungsabschluss im Departement. - Setzt die zentralen Vorgaben im Bereich der Finanzplanung und Budgetierung departementsspezifisch um. - Sorgt für die departementweite formelle Vorbereitung und konsolidierte Aufbereitung des Voranschlags und Finanzplans sowie dessen termingerechte Erstellung; verantwortet/ koordiniert die Arbeiten mit der Finanzcontrollerin/dem Finanzcontroller im Departement. - Stellt die departementweite formelle Vorbereitung und konsolidierte Aufbereitung von zusätzlichen Budgetbegehren (Zusatz- und Nachtragskredite, Abtretungen) sowie die termingerechte Eingabe sicher. - Steuert und beaufsichtigt den departementweiten Rechnungsabschluss im Rahmen der vorgegebenen Richtlinien und Weisungen und ist verantwortlich für die konsolidierte Berichterstattung. - Übernimmt die Koordinationsfunktion gegenüber departementalen Stellen in den Bereichen Personal, Logistik und Informatik im Hinblick auf die Anforderungen des Rechnungswesens; verantwortet/koordiniert die Zusammenarbeit mit der Controllerin/dem Controller. - Übernimmt Koordinationsaufgaben innerhalb des Departements, u.a. bezüglich Eskalationen im Rahmen der Leistungsverrechnung. - Vertritt das Departement in bundesweiten Projektgremien und Fachorganen im Bereich Finanzen. - Hochschulabschluss (Master) Jahre funktionsrelevante Erfahrung. - Sehr gute Kenntnisse des Budget- und Finanzierungsprozesses im öffentlichen Sektor sowie des öffentlichen Haushaltswesens. - Sehr gute Kenntnisse in den Bereichen Rechnungswesen und Controlling. - Ausgeprägte Kenntnisse politischer Zusammenhänge und strategischer Aspekte. - Erreicht durch sein Einwirken bei den Mitarbeitenden eine positive Grundeinstellung, so dass diese sich für die formulierten kurz-, mittel-, und langfristigen Ziele vollumfänglich einsetzen. - Fähigkeit, ein Netz von Personen über die unmittelbare Arbeitssituation aufzubauen und zu pflegen und zur Unterstützung der eigenen Vorhaben einzusetzen. LK 30/31 - Ist Mitglied der departementalen Geschäftsleitung. - Sehr grosses Führungsspektrum /117

23 8 Leiter/in Finanzen Bundesamt LK 24/25 - Leitet den Bereich Finanzen in fachlicher, organisatorischer, personeller und finanzieller Hinsicht. - Verantwortet den Budgetierungsprozess und den Rechnungsabschluss im Bundesamt sowie die Ordnungsmässigkeit der Buchführung und des Rechnungsabschlusses. - Berät die Amtsleitung in finanziellen Fragen; stellt die formelle Vorbereitung der Daten für den Finanzvoranschlag und den Finanzplan sicher und gewährleistet die termingerechte Erstellung; verantwortet/koordiniert die Arbeiten mit der Finanzcontrollerin/dem Finanzcontroller im Bundesamt. - Erstellt bereichsspezifische Vorgaben innerhalb der zentralen Richtlinien zur Buch- und Kreditführung und überwacht die Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Buch- und Kreditführung. - Bereitet zusätzliche Budgetbegehren (Zusatz- und Nachtragskredite, Abtretungen) vor und sorgt für deren termingerechte Eingabe. - Stellt das interne Kontrollsystem (IKS) sicher. - Steuert und beaufsichtigt den Rechnungsabschluss im Rahmen der vorgegebenen Richtlinien und Weisungen. - Übernimmt die Koordinationsfunktion gegenüber den Bereichen Personal, Logistik und Informatik im Hinblick auf die Anforderungen im Rechnungswesen. - Lässt entscheidungsrelevante Informationen bereitstellen (Reporting) und unterstützt die Führungskräfte bei der Entscheidfindung. - Führt den Leistungsverrechnungsprozess im Bundesamt und überwacht die Service Level Agreements (SLA). - Hochschulabschluss (Master) Jahre funktionsrelevante Erfahrung. - Gute Kenntnisse des Budgetierungs- und Rechnungsführungsprozesses im öffentlichen Sektor. - Gute Kenntnisse in Finanzbuchhaltung sowie Kosten- und Leistungsrechnung. - Gute Kenntnisse der relevanten Applikationen bzw. der Module (SAP, etc.). siehe Seite 24 23/117

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