POP Personal-Optimierungs-Projekt. Optimierung des Personaleinsatzes in frequenzabhängigen Betrieben. Entwicklung begleiten

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1 POP Personal-Optimierungs-Projekt Optimierung des Personaleinsatzes in frequenzabhängigen Betrieben

2 was man alles braucht und tun muss... Personaleinsatzplanung Zeitsalden berechnen Zeitsalden optimieren (Kostengünstige Zeiten) Frequenz Bedarfsvorhersage ermitteln Personal Einsatzpläne Personal Verfügbarkeit Qualifikation Ausfall- Urlaubszeiten erfassen Personal aktivieren produktive Zeiten erfassen überwachen

3 POP Definition PERSONALOPTIMIERUNGSPLANUNG Planung des Personalbedarfes und kurzfristig bedarfsabhängiger Einsatz des Personals bezogen auf den Bedarf welcher sich aus dem Verlauf der Kundenanforderung (-Frequenz tagsüber) und der Kundenerwartung ergibt.

4 Warum POP Personalkosten sind meistens der größte Kostenfaktor in Dienstleistungs-Unternehmen. Die Optimierung dieser Kosten ist daher betriebswirtschaftlich effektiv. Durch Einsatz moderner Methoden kann die Personaleinsatzplanung im Rahmen von POP rationell abgewickelt werden. Im Rahmen des POP Entwicklungsprojektes ist es sinnvoll darauf zu achten, dass die laufenden Kosten an den erzielbaren Rationalisierungseffekt angepasst sind. Stufenplan der Umsetzungsmöglichkeiten, da zu erwarten ist, dass personalrechtliche Fragen geändert und umgesetzt werden müssen. Datengestützt: Planung durch Tool -> Daten (Computer) liefert objektiviertes Ergebnis -> stabil gegen persönlich motivierte Argumente

5 Ziele von PEP ERGEBINISVERBESSERUNG (Relatives) Einsparen von Personalkosten QUALITÄTSVERBESSERUNG Konzentration von freiwerdendem Personal am Kundenbedarf zur Qualitätserhöhung MITARBEITER/INNEN-MOTIVATION Persönliches Wertempfinden Nicht Stunden sparen, sondern optimal einsetzen RISIKO MINIMIERUNG Planbarkeit erhöhen, Reaktionsfähigkeit bei Kosten erhöhen

6 Ergebnisverbesserung durch Budget Zielerreichung abgesichert durch detaillierte VORAUSplanung Korrekturwinkel werden kleiner POP ist eingebettete Funktion in die Betriebsplanung. JAHRESPLANUNG Monats / Wochenplanung Tagesplanung Steuerung strategisch 1 mal pro Jahr planerische Anpassung Bedarfsanpassung permanentes Tuning

7 Ergebnis- /Qualitätsverbesserung durch Minimieren von Sonderzeiten (Ausgleichen) Vermeiden von Unterbelastung / Leerzeiten Abstimmen der POP auf Betriebstypen / Teilbetriebe Geschicktes Einplanen von Service-Arbeiten durch MA Betriebswirtschaftliche Personalkostenreduktion von mind. 8% (Erfahrungswerte) kann angenommen werden!

8 MitarbeiterInnen-Motivation durch Selbststeuerung Die MitarbeiterInnen sind in Dienstleistungsunternehmen meist ein sehr wichtiger Produktionsfaktor. Eine Personaleinsatzplanung hilft die einzelnen Qualitäten optimal einzusetzen. Im Rahmen des POP Entwicklungsprojektes muss darauf geachtet werden, dass die für die Mitarbeiter motivierenden Komponenten herausgearbeitet werden. Vom Schichtdienst zum POP Änderung der Einstellung es soll sich lohnen Freizeit zu haben. anstelle u.u. nur Fixkosten zu verursachen.

9 Risikominimierung durch PEPonDemand als Führungsinstrument Planen Steuern Kontrollieren Daten vorb. Mittelfrist-Plan (Jahr; 12 Monatswerte) Umsatzplan (Produktiv- Stunden-Plan) Umsatzergebnis Produktiv-Stunden- Einsatz (Vertragsstd. als Näherungswert ) Daten vorb. Kurzfrist-Ergebnis (Tageswerte 6-8 Wochen) Umsatzergebnis Produktiv-Stunden- Einsatz PEP Betrieb (6-8 Wochen prov. Betrieb in definierten Shops) Tagesumsatzplan einführen Bedarfsorientierte Tagessteuerung mit PEPonDemand Ergebnisanalyse: Umsatz zu Produktiv-Stunden- Einsatz Potenzialanalyse Leistungsvorgabe Analyse Ziele Stundenleistung als Planinstrument Unternehmensweiter Plan für Tagesumsatz und Leistung PEPonDemand als Steuerinstrument in allen Shops Ergebnisanalyse als kurz- und mittelfristiges Kontrollinstrument

10 PEPonDemand die modulare Lösung PEP-COSTING plant Umsatz & Kosten nutzt PEP-OPTIMIZER Basis für die bedarfsorientierte Planung Personalbedarf PEP-BASIC PEP-PAYROLL nutzt optimiert plant und steuert bewertet und verrechnet Personaleinsatz kontrolliert PEP-ACTUAL

11 PEPonDemand Stufenplan Ein Stufenplan unterstützt die Einführung und jede Erweiterung mit fixen Meilensteinen: Stufe 1 Potenzialanalyse Stufe 2 Entscheidung Stufe 3 Pilotierung Stufe 4 Betrieb

12 PEPonDemand Stufenplan - Vorteile Nach jeder Stufe liegt ein nutzbares Ergebnis vor Die Teilergebnisse sind kontrollierbar Jede Stufe setzt auf den Erfahrungen der vorigen auf kann bei Bedarf nachjustiert werden

13 Analyse der Produktivität - der erste Schritt Ergebnis: Analyse der Personalbedarfs-Parameter Potenzialanalyse (Verbesserungspotenzial) Umsetzungsvorschlag Methode: Modellierung des Planungs-Ablaufes mit PEPonDemand Durchführung & Analyse durch OPS und KOMUNARIKO Eigener Beitrag: Information bereitstellen

14 Potenzialanalyse Muster Datenanalyse Tages- Ergebnisse 4 Wochen Ausgewählte Planungs- Einheit Personal- Einteilung & Leistung

15 Potenzialanalyse Muster - Ergebnis Potenzialanalyse 1200,0 1000,0 800,0 IST- Einteilung 600,0 400,0 200,0 Bedarf Potenzial (Qualität berücks) Potenzial absolut Stunden zu planen Stunden geplant 0,0 Stunden zu planen Potenzial absolut Stunden geplant Potenzial (absolut) Potenzial (Qualität berücks) Potenzial & Qualität Stunden

16 Der zweite Schritt: Entscheidung zur Pilotierung auf Basis der Potenzialanalyse Ihre Entscheidung Umsetzungsplan laut Vorschlag Verbesserungsziel für Produktivität Begleitende Maßnahmen zur Mitarbeiter- Motivation In einem Teilbereich Ihres Unternehmens Betrieb der PEPonDemand Lösung über Internet-Browser Wir unterstützen Sie durch den OPS- Power- Helpdesk

17 PC Example Screenshots

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20 Roll-Out der Lösung Ihre Ziele mit PEPonDemand erreichen Ergebnisse des Pilotbetriebes für das Unternehmen formulieren Umsetzung und Know-how von KOMUNARIKO und OPS Verbesserte Planungsqualität umsetzen Roll-Out (Freischaltung, Schulung, Helpdesk und Coaching) für die gewählten PEPonDemand Module Unternehmensweiter Betrieb

21 PEPonDemand Ihre Entscheidung Entscheiden Sie sich für den organischen Weg zur Produktivität Den ersten Schritt können wir morgen gemeinsam tun