PERSONALEINSATZPLANUNG

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1 10/11/46, Steyr Wissen verbreiten, Nutzen stiften! Copying is right für firmeninterne Aus- und Weiterbildung.

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3 INHALT 1. ALLGEMEIN STAMMDATEN FÜR KAPAZITÄTSBERECHNUNGSMATRIX UND PLANUNGSOBJEKTE Planungsperioden Prozesse Zusammenhang Rahmenmodell Kapazitätsmodelle Kapazitätsberechnungsmatrix Kapazitäts-Rahmenmodell Kapazitätsmodelle Vorgangsbenachrichtigungen Benutzerdefinierte Vorgangsstatus Notwendige Einstellungen in anderen Modulen Relevante Felder der Stammdaten in den Kundenstammdaten Relevante Felder der Stammdaten In den Mitarbeiterstammdaten Relevante Felder der Stammdaten In den Zuständigkeiten und Prozessen PLANUNG - KAPAZITÄTSBERECHNUNGSMATRIX PLANUNG - PLANUNGSOBJEKTE Anlage eines Planungsobjektes Anlage mittels Funktion Planungsobjekte generieren Beispiele für das Generieren von Planungsobjekten Arbeiten mit dem Kapazitätsvergleich /25

4 1. ALLGEMEIN Die Personaleinsatzplanung besteht aus zwei Bereichen: Einerseits den Planungsobjekten und andererseits der Kapazitätsberechnungsmatrix. Beide Teile werden im Kapazitätsvergleich miteinander verknüpft, können aber unabhängig voneinander genützt werden. Das Herzstück der Planung sind die sogenannten Planungsobjekte: Hier hat man die Möglichkeit, alle Geschäftsfälle eines Unternehmens übersichtlich über das ganze Jahr zu planen und darzustellen, z. B. Bilanz 2009 für Kunde Allinger. Über den Prozess, welcher die zu erfüllende Tätigkeit abbildet, wird das Planungsobjekt mit dem Kunden verknüpft. Damit die dem Planungsobjekt zugeordnete Person die ihr zugeteilte Aufgabe erledigen kann, sind Kapazitäten nötig. Über die Kapazitätsberechnungsmatrix kann die dem jeweiligen Mitarbeiter zur Verplanung zur Verfügung stehende Zeit durch ein Kapazitätsmodell berechnet werden. Sie ist von den Planungsobjekten unabhängig. 4/25

5 Ausgehend von der Soll-Arbeitszeit pro Mitarbeiter wird auf die verplanbare Leistungszeit heruntergerechnet, welche bei der exakten Verplanung des Mitarbeiters und dessen Arbeiten eine ideale Orientierungshilfe darstellt. 5/25

6 2. STAMMDATEN FÜR KAPAZITÄTSBERECHNUNGSMATRIX UND PLANUNGSOBJEKTE 2.1. Planungsperioden BMD stellt Standardperioden zur Verfügung, welche mittels <Funktionen> <Standardwerte setzen> automatisch angelegt werden. Durch Planungsperioden wird die zeitliche Darstellung bzw. die Granularität der Planungseinheit (Basis) bestimmt. Je kleiner die Planungseinheit, umso präziser ist die kapazitätsgesteuerte Planung möglich und umso größer ist die zu administrierende Datenmenge. Beispiel P1JM: Planungsperiode 1 Jahr, Einheit Monat Diese Planungsperiode P1JM wird von BMD empfohlen, da sie übersichtlich ist und ausreichend Platz für Planungsmöglichkeiten bietet. Die Kombination der Planungsperiode mit dem jeweiligen Datum/Zeitpunkt ergibt den Betrachtungszeitraum und findet Anwendung bei den Planungsobjekten und der Kapazitätsberechnungsmatrix. Bildschirmdruck Planungsobjekte: P1JM, Zeitpunkt > Betrachtungszeitraum Jahr 2010 Zum Vergleich: P1MT, Zeitpunkt > Betrachtungszeitraum Jänner 2010 Generell erfolgt eine Unterscheidung zwischen periodischer und rollierender Ausprägung: Periodisch: bedeutet immer die jeweilige Bezugsperiode, vom 1. bis zum letzten (zum Beispiel: Erster des Monats bis Monatsletzter) Rollierend: Geht von dem Datum aus, welches eingestellt ist. 6/25

7 2.2. Prozesse Prozesse werden benötigt, um einen Bezug zwischen dem Planungsobjekt und der zu leistenden Tätigkeit herzustellen. Außerdem stellen sie die Verbindung zum verantwortlichen Mitarbeiter über die Zuständigkeiten dar. Weiters finden Prozesse in der Kapazitätsberechnungsmatrix Anwendung: Wird ein Prozess im Rahmenmodell hinterlegt, so ist es möglich, die verfügbare Zeit pro Prozess zu planen. Die Neuanlage eines Prozesses relevante Felder: ProzessNr Prozess-Bezeichnung Zuständigkeitsbereich Tätigkeit Die Nummer kann beliebig vergeben werden; BMD empfiehlt alphanummerische Prozessnummern zu verwenden, da somit eine eindeutige Erkennbarkeit gewährleistet ist. (z. B. BIL für Bilanz In diesem Feld wird der Name des Prozesses vergeben. Über dieses Feld erfolgt die Verknüpfung mit dem jeweiligen Zuständigkeitsbereich (<Stammdaten> < Zuständigkeiten> <Zuständigkeitsbereiche>) Wird dieses Feld mit einer Tätigkeit befüllt, so kann das Programm in weiterer Folge (über Regeln Arbeitsgänge) automatisch Leistungen aus der LEA dem Planungsobjekt zuordnen. Üblicherweise werden jedoch Tätigkeitshauptund Untergruppe ausreichend sein Tätigkeitsgruppe Hauptgruppe Dem Prozess kann über dieses Feld eine Tätigkeitshauptgruppe zugeordnet werden. Tätigkeitsgruppe Untergruppe Dem Prozess kann über dieses Feld einen Tätigkeitsuntergruppe zugeordnet werden. Für LEA Dieses Kennzeichen bestimmt die Verwendung des Prozesses für die LEA und muss unbedingt gesetzt werden. Kennzeichen Dieses Kennzeichen grenzt die Verwendung des Prozesses in den verschiedenen NTCS-Paketen ein. Für die Planungsobjekte ist auf ohne Kennzeichen zu stellen. Hat LEA Arbeitsgangregel Bezugsjahr Bezugsmonat Kann nicht befüllt werden. Ergibt sich, wenn eine LEA- Arbeitsgang-Regel gefunden wurde, die genau mit den Einstellungen hinsichtlich Tätigkeit/Tätigkeitshaupt-/ und untergruppe übereinstimmt. Durch die Anlage von einfachen Arbeitsgangregeln wird die Leistung der Mitarbeiteraufzeichnung mit dem dazugehörigen Planungsobjekt verknüpft Kann nicht befüllt werden. Ergibt sich, wenn eine LEA- Arbeitsgang-Regel gefunden wurde. Kann nicht befüllt werden. Ergibt sich, wenn eine LEA- Arbeitsgang-Regel gefunden wurde. 7/25

8 2.3. Zusammenhang Rahmenmodell Kapazitätsmodelle Kapazitätsberechnungsmatrix Rahmenmodell Das generelle Rahmenmodell zeigt ein realistisches Bild, wie sich innerhalb eines Jahres die Sollstunden eines Mitarbeiters verteilen können. Es gibt beispielsweise neben den produktiven Bereichen auch Feiertage, Weiterbildung, etc., für die Zeit berücksichtigt werden soll, um ein reales Bild der zur Verfügung stehenden Zeit zu erhalten. Kapazitätsmodelle Abgeleitet vom Rahmenmodell können verschiedene Kapazitätsmodelle angelegt werden. Jeder Mitarbeiter, der in der Planung berücksichtigt wird, erhält ein historisch geführtes Kapazitätsmodell. Kapazitätsberechnungsmatrix Das Rahmenmodell und das Kapazitätsmodell sind Grundlage für die Berechnung der Kapazitätsberechnungsmatrix 8/25

9 2.4. Kapazitäts-Rahmenmodell Im Rahmenmodell werden die allgemeine Darstellungsform und der allgemeine Ablauf für die Kapazitätsberechnung festgelegt. Es zeigt ein realistisches Bild, wie sich die Stunden eines Mitarbeiters verteilen können. Ausgehend von den Soll-Stunden (Soll-Arbeitszeit laut Wochenmodell) wird die Gesamt-Leistungszeit ausgerechnet und dann auf die für die zur Verplanung zur Verfügung stehende Zeit heruntergerechnet. Diese zur Verplanung zur Verfügung stehende Zeit kann wiederum auf einzelne Prozesse aufgeteilt werden. Im Rahmenmodell werden die Anordnung, die Bezeichnung und die Sortierung der einzelnen Zeilen definiert. Zeilen stellen entweder einen Wert oder eine Zwischensumme in der Berechnung dar: Das Rahmenmodell kann, wenn einmal festgelegt, nicht mehr verändert, maximal erweitert werden. NTCS liefert Standardwerte (<Funktionen> <Standardwerte setzen>), die als Anregung für verplanbare Positionen/Zeilen gesehen werden können und natürlich angepasst werden können/müssen: Es können neue, verplanbare Positionen angelegt werden, bei denen ein Prozess hinterlegt wird, um Zeiten für diese Tätigkeiten vorbelegen zu können. Somit kann beim entsprechenden Planungsobjekt, das sich auf diesen Prozess bezieht, die Zeit, die dafür dem Mitarbeiter zur Verfügung steht, angezeigt werden und erleichtert dadurch die Planung. Neuanlage einer Zeile F5 Neu 9/25

10 Relevante Felder: Sort/Pos. bestimmt die Position/Reihenfolge Zeilentyp Ist entweder Wert oder eine Summe, die anderen Möglichkeiten sind vernachlässigbar. OP OP Kosten/OP Erlös Prozess Der Operator (OP) bestimmt, ob die Zeile addiert/subtrahiert wird. Summen-Zeilen brauchen immer den Operator + Mittels dieses Operators wird entschieden, ob die jeweilige Zeile Kosten/Erlöse verursacht und diese anhand der Stundensätze (LEA) ausgewiesen werden sollen in der Kapazitätsberechnungsmatrix. (Parameter dafür: <Planung PEP/PPS>, <10- Kostenrechnung: Stundensatz für Verf-MA-Kosten, Stundensatz für Verf-MA-Erlös>) (Verf=Verfügbar)] Soll die Zeile auch bei den Planungsobjekten Berücksichtigung finden, da eine konkrete Tätigkeit darauf geplant wird, so ist diese Tätigkeit über den Prozess zu hinterlegen. Somit wird im Kapazitätsvergleichsreiter die verplanbare Zeit pro Prozess angezeigt. Die anderen Felder sind vernachlässigbar, da sie durch den Standard richtig angelegt werden. Parametereinstellung: (Firmenbezogen hinterlegen) <LEA/ZLE> <Planung> <Stammdaten> <Parameter> <Planung PEP/PPS> <Firmenbezogene Einstellungen> <7- Verfügbare Kapazität> Parameter Firmenweites Rahmenmodell 10/25

11 2.5. Kapazitätsmodelle Konkretisiert und für den/die jeweiligen Mitarbeiter definiert wird das Rahmenmodell mit Hilfe des Kapazitätsberechnungsmodell. (Unter LEA/ZLE, Planung, Stammdaten, Modelle für Kapazitätsberechnung. Hier wird das Rahmenmodell erweitert um konkrete Berechnungs- und Vorgabewerte sowie Quellendefinitionen. Das Kapazitätsmodell wird den Mitarbeitern im Mitarbeiterstamm hinterlegt. (Achtung auf Historische Mitarbeiterdaten!) (Feld 242 Kapazitätsmodell ) Neuanlage eines Kapazitätsmodells Der Kapazitätsmodell-Master wird links angelegt. Die Nummer, die hier vergeben wird, wird im Mitarbeiter-Stamm im Feld Kapazitätsmodell hinterlegt. Wichtig ist beim Kapazitätsmodell-Master auch, die Planungsperiode zu hinterlegen (P1JM). Es können beliebig viele Kapazitätsmodelle angelegt werden. Bspw. für jeden Mitarbeiter ein eigenes (sehr aufwändig), oder jeweils für unterschiedliche Mitarbeiter-Gruppen (Bilanzierer, Buchhalter, Lohnverrechner ). Kapazitäts-Detail - Relevante Felder R-ID R-Sort/Pos PE Gültig von Gültig bis Abs.Zeit %-ID hiermit wird festgelegt, auf welche Zeile des Rahmenmodells sich die Berechnung bezieht (F8) Es wird die Nummer und Bezeichnung der Zeile des Rahmenmodells übernommen Planungseinheit. Je nachdem welche Planungsperiode für das Kapazitätsmodell hinterlegt wurde, bezieht sich die Berechnung auf diese Einheit. 0 bedeutet für jede Einheit der Periode, 1 für die erste Einheit der Periode usw. zb. 1 bei P1JM bedeutet Jänner; Bei einem normalen Wirtschaftsjahr wird der 1.1.xxxx gewählt. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr wird der 1. Tag des richtigen Monats gewählt. Das Endedatum wird in weiterer Vergangenheit gewählt. Die Zeit kann mittels Absolutem Wert festgelegt werden. Dh. es werden für einen Bereich fixe Stundenwerte hinterlegt: zb. für Bilanzierung jedes Monat 100 Stunden Auf welche Zeile des Rahmenmodells bezieht sich die Berechnung (relevant, wenn die Berechnung prozentuell erfolgt) zb. 50% der verfügbaren Leistungszeit werden für den Bereich Buchhaltung verwendet. %-Sort/Pos und %-Bez befüllen sich automatisch, wenn die Berechnung prozentuell über %- ID erfolgt. DÜ-Q Quelle (Datenherkunft). Im Normalfall nicht definiert bzw. Zeit Wenn die Zeiten von weiteren Modulen der NTCS übernommen werden, so muss dies hier eingestellt werden. Möglich ist die Ermittlung der Sollarbeitszeit, Feiertage und Urlaub (Planung) Bei den Feiertagen ist auf den Parameter der Zeit zu achten, in dem bestimmt wird, ob in der Soll-Arbeitszeit die Feiertage berücksichtigt werden oder nicht. 11/25

12 Beispiel: Es soll fix vorgegeben werden, dass ein Mitarbeiter 50 % seiner verplanbaren Leistungszeit für die Bilanzierung eingesetzt wird, dies soll gleich vorbelegt werden : Anmerkung: Wenn der Zeiterfassungsparameter Sollstunden an Feiertagen gesetzt ist, können über die Planung die Feiertagsstunden herausgerechnet werden, dh. Summe Gesamt-Arbeitszeit vermindert um die Feiertagsstunden des jeweiligen Monats ergibt die Summe Gesamt-Leistungszeit : Wichtig ist das Feld DÜ-Q, welches die Quelle bestimmt. Beispiel: Es können auch geplante Urlaube (dh. in der Zeiterfassung geplante Urlaube) von Programm gleich automatisch miteinberechnet werden, sofern dies im Kapazitätsmodell definiert wurde. Voraussetzung ist, dass eine Zeitbezugsart erfasst wurde mit den Nichtleistungs-KZ Urlaub ; diese Zeitbezugsart muss in weiterer Folge auf der Buchungsart hinterlegt werden Vorgangsbenachrichtigungen Mit der Vorgangsbenachrichtigung (in Form einer oder SMS) definiert man eine Regel, welche durch bestimmte Testarten (= Bedingungen) definiert wird. Mit der Testart (~Ereignis) wird demnach präzisiert, auf welches Feld der Planungsobjekte diese Vorgangsbenachrichtigung reagieren soll. Es gibt sehr viele mögliche Ereignisse, welche eine Vorgangsbenachrichtigung auslösen können, für die Planungsobjekte ist vor allem die Testart Plandauer relevant. Hiermit kann beispielsweise eingestellt werden, dass ein bestimmter Mitarbeiter eine Benachrichtigung bekommt, sobald die Plandauer eines Planungsobjekts durch die Istdauer überschritten wurde. 12/25

13 Anlegen einer Vorgangsbenachrichtigung: Achtung: Combobox auf Planungsobjekte stellen Relevante Felder Bezeichnung Testarten Art Nachricht an Bedingung, die die Benachrichtigung auslöst Vorl. Planungsobjekt Einstellung wird übernommen je nachdem was in der Combobox ausgewählt wurde. Wer soll benachrichtigt werden Testarten Hierunter versteht man quasi die Bedingung (das jeweilige Feld der Planungsobjekte), die von der Regel für die Vorgangsbenachrichtigung betroffen ist. Statusänderung (jegliche Veränderung des Status) Status=fertig (Status erreicht einen Wert zwischen 6000 und 6099) Solldauer (bei Anlage eines Planungsobjektes, wenn der Wert StD einen bestimmten Betrag übersteigt. Plandauer (StD Solldauer > ItDMA Istzeit der LEA) Hinzufügen/Aktualisieren/Löschen (eines Planungsobjektes) Mitarbeiterzuordnung: MAZ Hinzufügen/Aktualisieren/Löschen MAZ Planungsdaten (Soll): Änderung bei SAnfangMAZ, SEndeMAZ oder StDMAZ Planungsdaten (Soll): Änderung bei SAnfang, SEnde oder Std Art Wählen Sie hier Vorl. Planungsobjekt Einstellung wird übernommen je nachdem was in der Combobox ausgewählt wurde. Nachricht an Hier wird entschieden, an wen die Benachrichtigung ergehen soll. Möglichkeiten: Kunde: Kunde am Planungsobjekt Verantwortlicher: Person am Feld VntwNr. des PO Kontaktperson: Person am Feld Kontaktperson des PO Aktive MAZ: alle Mitarbeiter, die dem PO zugeordnet sind und auf der Mitarbeiterzuordnung nicht das Kennzeichen gelöscht aktiv ist Betroffene MAZ: wird bei der Mitarbeiterzuordnung ein MA gewechselt, so gibt es zwei betroffene Personen: der MA der vorher zugeordnet war und der neue. (Ausnahme: Neuanlage/Löschen) Abteilungsleiter (M) der Abteilungsleiter der zugeordneten Person, wenn es sich bei dieser MA-Zuordnung um einen MA handelt (Kennzeichen Position im MA-Stamm) Abteilungsleiter (A) der Abteilungsleiter der zugeordneten Person, auch wenn der MA selbst AL/GF ist (Kennzeichen Position im MA-Stamm) Betroffene MAZ AL (M) Der AL der betroffenen MA-Zuordnung Betroffene MAZ AL (A) Der AL der betroffenen MA-Zuordnung, auch wenn dieser AL selbst AL/GF ist (Kennzeichen Position im MA-Stamm) Aktive MAZ AL (M) Der AL der aktiven MA-Zuordnung Aktive MAZ AL (A) Der AL der aktiven MA-Zuordnung, auch wenn dieser selbst AL/GF ist (Kennzeichen Position im MA-Stamm) 13/25

14 Beispiel Die am Planungsobjekt als Verantwortlicher hinterlegte Person soll benachrichtigt werden, wenn die Istzeiten der LEA (Feld ITdMA am PO) die geplante Solldauer (StD am PO) um 5 Stunden überschreitet: Anmerkung: Prozent hat höhere Priorität als Dauer Parametereinstellung <LEA/ZLE> <Planung> <Stammdaten> <Parameter> <Planung PEP/PPS> <Allgemeine Einstellungen> <6 Vorgangsbenachrichtigung> <Allgemeine Einstellungen> Parameter Aktiviert 2.7. Benutzerdefinierte Vorgangsstatus Mittels Status kann ein Planungsobjekt = Geschäftsfall gekennzeichnet werden und ermöglichen somit Rückschlüsse auf den Zustand/Fortschritt des Planungsobjektes. Die farbliche Kennzeichnung des jeweiligen Status kann auch im Gantt angezeigt werden. Es können außerdem eigene Farben z. B. nach Sollanfang/Sollende vergeben werden. Das Programm erkennt automatisch anhand des aktuellen Tagesdatums, ob das Planungsobjekt durch den Status eine andere Kennzeichnung bekommt Notwendige Einstellungen in anderen Modulen Relevante Felder der Stammdaten in den Kundenstammdaten Die Generierung von Planungsobjekten kann anhand verschiedener Kriterien eingegrenzt werden. Einige davon sind durch Stammdaten des Kunden zu unterscheiden. Das bedeutet, sollte man bei Erzeugung der Planungsobjekte darauf Rücksicht nehmen wollen, müssen diese Felder am Kundenstamm gepflegt sein: Steuerpflicht ab STB Firma Entspricht Firma Relevante Felder der Stammdaten In den Mitarbeiterstammdaten Im Mitarbeiterstamm kann die Verknüpfung mit der Planung hergestellt werden. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter in der Planung berücksichtigt werden soll, dann muss dieser gekennzeichnet werden in welcher Form/mit welchen Stunden dieser berücksichtigt werden kann. 14/25

15 Die Kennzeichnung erfolgt durch die Zuordnung des Kapazitätsmodells. Dieses zeigt auf, in welcher Gewichtung der Mitarbeiter bzw. wie viele Stunden pro Bereich bzw. Tätigkeit zur Verfügung stehen kann/können. Natürlich kann sich dies im Laufe der Zeit verändern. Aus diesem Grund ist die Zuordnung des Kapazitätsmodells historisch zu führen. Die historische Führung ist Voraussetzung zur Berücksichtigung in der Kapazitätsmatrix Relevante Felder der Stammdaten In den Zuständigkeiten und Prozessen 1. Zuständigkeiten und Übergabe des verantwortlichen Mitarbeiters Die Zuständigkeiten sind im Paket Büroverwaltung unter <Stammdaten> <Zuständigkeiten> <Zuständigkeitsbereiche> zu finden. Darin finden Sie unter Hilfe auch eine Dokumentation zur allgemeinen Handhabung von Zuständigkeiten. Grundsätzlich kann hier je Kunde eingegeben werden, für welchen Bereich, welcher Mitarbeiter zuständig ist. Werden Zuständigkeiten OHNE Kundennummer erfasst, so gelten diese für alle Kunden, für die keine konkreten Zuständigkeiten hinterlegt sind. 15/25

16 Die zuständigen Mitarbeiter können in der Planung genutzt werden, sobald diese in den Zuständigkeiten angelegt werden. Das bedeutet, dass bei der Planung automatisch die Zuständigen eines bestimmten Bereiches ermittelt werden können. Für die Planung sind allerdings die Zuständigkeiten nach Kunde (konkret) relevant, es gibt keine Rückfallsebene auf die Allgemeine Zuständigkeit. Zusätzlich kann über das Feld Planstunden bereits eine Schätzung der benötigten Stunden erfolgen. Werden diese in das Feld Planstunden eingetragen, kann bei der Ermittlung der Planstunden pro Planungsobjekt = Geschäftsfall diese verwendet werden. Je nachdem, ob die dahinterstehende Tätigkeit einen monatlichen (zb. Buchhaltung) oder jährlichen Bezug (z. B. Bilanzierung) hat, ist hier die entsprechende Stundenanzahl monatlich oder jährlich einzutragen. 2. Arbeitsgänge und Verknüpfung mit Prozessen zur Anzeige in der Mitarbeiteraufzeichnung Regeln Arbeitsgänge Unter Stammdaten LEA Regeln Arbeitsgänge wird das Regelwerk definiert, welches letztlich die in der Leistungserfassung eingegebenen Tätigkeiten auf das jeweilige Planungsobjekt zurückschreibt. D.h. anhand der Granularität hinsichtlich Tätigkeitshauptgruppe, Tätigkeitsgruppe/Tätigkeit, BJ und BM findet das Programm das dazugehörige Planungsobjekt. Wenn hier das Feld Ist Planungsrelevant angehakt wird, so wird der Anwender bei der Leistungserfassung (Autorisierung) gewarnt, wenn eine Leistung erfasst wurde, für die ein Regelwerk gefunden wurde, aber noch kein dazugehöriges Planungsobjekt existiert. 3. PLANUNG - KAPAZITÄTSBERECHNUNGSMATRIX In der Matrix findet die eigentliche Berechnung statt, die sich aufgrund des Rahmenmodells und dem Modell für Kapazitätsberechnung ergibt. Hier werden die Zeiten für die jeweiligen Zeilen und Einheiten (Planungsperiode) berechnet. Die Daten werden immer pro Mitarbeiter angezeigt. Voraussetzung für die Nutzung sind folgende Stammdaten-Felder beim Mitarbeiter: Kapazitätsmodell, Wochenmodell, evt. Stundensätze. 16/25

17 Horizontal werden die Planungseinheiten der Planungsperiode angezeigt und vertikal die Positionen des Kapazitätsmodells und deren Berechnung. Es werden ausgehend von der Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters die Leistungszeiten/Nichtleistungszeiten auf die für die Verplanung zur Verfügung stehende Zeit heruntergerechnet. Berechnung der Matrix: Zuerst müssen dem Programm Mitarbeiter und Datum bekannt gegeben werden, dann kann unter <Funktionen> <Matrix neu berechnen> die eigentliche Berechnung erfolgen. Dies ist pro Mitarbeiter durchzuführen. Alternativ kann diese Berechnung für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig durchgeführt werden durch <Extras> <Matrix vorbelegen/berechnen>. Wenn sich die Stammdaten geändert haben oder manuelle Änderungen in der Matrix vorgenommen wurden, die korrigiert werden sollen, ist diese Funktion ebenfalls durchzuführen und das Kennzeichen Planungen löschen zu setzen. Anschließend ist die Berechnung erneut durchzuführen mit Setzen des Kennzeichens bei Planung anlegen/ergänzen/aktualisieren. Anschließend kann für jeden Mitarbeiter die Kapazitätsplanung überarbeitet werden (wenn gewisse Werte nicht berechnet werden, können sie händisch überschrieben werden durch Eingabe einer Absoluten Zeit). Mittels der Funktion <Werte in weitere Planungsperioden übernehmen> kann dieser Wert dupliziert werden. 17/25

18 Hinweis Die Zeit in der Zeile Summe verplanbare Leistungszeit wird am Karteireiter Kapazitätsvergleich der Planungsobjekte in der Spalte Eff. Zeit ausgewiesen und kann als Hilfestellung für die Verplanung des Mitarbeiters herangezogen werden. Ebenso können die Zeiten von Zeilen, bei denen ein Prozess hinterlegt ist, am Karteireiter Kapazitätsvergleich der Planungsobjekte angezeigt werden. Anmerkung: Je nach Parameter-Einstellung (<LEA/ZLE> <Stammdaten> <Parameter> <Planung PEP/PPS> <Verfügbare Kapazität> <Kapazitätsvergleich bei Planung>) kann entschieden werden, welche Zeit der Kapazitätsberechnungsmatrix als Hilfestellung/Anhaltspunkt bei der Planung der Planungsobjekte herangezogen werden soll: Gesamte, Planbare oder Produktive Leistungszeit. Empfehlung: Planbare Leistungszeit) Es ist möglich, aus den LEA-Stundensätzen (Selbstkosten, Verrechnungssätze) Erlöse und Kosten in der Kapazitätsberechnungsmatrix zu berechnen, sofern für die jeweilige Position im Rahmenmodell der Operator bei Kosten/Erlös gesetzt ist und die nötigen Parameter (Planung PEP/PPS) gesetzt wurden. Dafür nötige Parameter (<LEA/ZLE> <Stammdaten> <Parameter> <Planung PEP/PPS> <Kostenrechnung> Parameter Stundensatz für Verf-MA-Kosten bzw. Stundensatz für Verf-MA-Erlös 18/25

19 4. PLANUNG - PLANUNGSOBJEKTE Geschäftsfälle werden durch sogenannte Planungsobjekte dargestellt z. B. Bilanz 2009 für Kunde XY. Planungsobjekte sind die Verbindung zwischen Kunde, Zuständigkeit (Mitarbeiter und Zuständigkeitsbereich), Durchführungszeit, Bezugsjahr/Bezugsmonat (bei wiederkehrenden Tätigkeiten) und der zu tätigenden Arbeit, welche über Prozesse abgebildet werden. Dem Planungsobjekt können ein oder mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden. Im Fenster Planungsobjekte werden links die Objekte angezeigt, rechts kann dazu das Gantt- Diagramm eingeblendet werden (Ansicht), welches die verplante Zeit des jeweiligen Planungsobjekts als Balken darstellt. BA-Input Planungsobjekte Gantt Karteireiter Unten werden die dem jeweiligen Planungsobjekt zugeteilten Mitarbeiter angezeigt (MA-Zuordnung), des Weiteren können verschiedene Karteireiter eingeblendet werden, die für das Planungsobjekt relevant sind: Mit Klick rechte Maustaste auf einem beliebigen Karteireiter können Karteireiter ein- /ausgeblendet/verschoben werden. Die Spalteneinstellungen des Kapazitätsvergleichs sind unter Registerkarten Kapazitätsvergleich FB Master/FB Data einstellbar; Je nachdem, auf welchem Karteireiter der Fokus ist, sind unter Registerkarten die jeweiligen Funktionen verfügbar; Ad FB Master: PersNr und ProzessNr einblenden; ad FB Data: Verfügbare Zeit (Eff. Zeit aus Kapamatrix), Verplante Zeit, Diff. Verf./Verpl) einblenden) Mitarbeiter-Aufzeichnung (Leistungen, die der Mitarbeiter auf das Planungsobjekt erfasst hat), Kapazitätsvergleich (Vorbelegte Zeiten aus der Kapazitätsberechnungsmatrix können hier eingeblendet werden; ermöglicht so einen Vergleich zwischen verfügbarer und verplanter Zeit), Dokumentzuordnung (zu dem Planungsobjekt archivierte Dokumente) Termine zu dem Planungsobjekt Quoten findet das Programm anhand von Kunde/BJ am jeweiligen Planungsobjekt einen dazugehörigen Quotenfall mit entsprechendem Abgabejahr, wird dieser Quotenfall unten angezeigt. Über die Combobox-Einstellung Kunde können sämtliche Quoten-Abgabejahre zum jeweiligen Kunden des Planungsobjektes gelistet werden. Steuererklärungen findet das Programm anhand von Kunde/BJ am jeweiligen Planungsobjekt einen dazugehörigen Quotenfall und Steuererklärungen, werden diese Steuererklärungen unten angezeigt. 19/25

20 Über die Combobox-Einstellung Kunde können die Steuererklärungen sämtlicher Quoten- Abgabejahre des jeweiligen Kunden angezeigt werden) RTF-Text, Notiz, Im Planungsobjekte-Fenster kann durch diverse Filterfelder die Liste der Planungsobjekte je nach Bedarf eingeschränkt werden. Diese Filterfelder sind über die Feldauswahl des BA-Input (Felderauswahl, Layoutinstellungen) einzustellen. Sinnvolle Felder sind Firma, Mitarbeiter, Kunde, Verantwortlicher, Prozess, Zeitpunkt, Planungsperiode, Statuskombination; 4.1. Anlage eines Planungsobjektes Relevante Felder/Spalten (Achtung: Wenn das Gantt eingeblendet wird, gilt eine eigene Feldauswahl, wenn der dazugehörige Parameter gesetzt ist: <LEA/ZLE> <Planung> <Stammdaten> <Parameter> <Planung PEP/PPS> <Allgemeine Einstellungen> <2 Darstellungsoptionen für BMD NTCS> Parameter Eigene Feldauswahl bei aktivierter Gantt-Ansicht ) Firma KundenNr Kunde ProzessNr Hauptfirma Der Kunde, der mit diesem Planungsobjekt abgebildet wird. Name des Kunden Prozess (~Tätigkeit) der mit diesem Planungsobjekt abgebildet wird. BJ Jahr, auf das sich das Planungsobjekt bezieht (zb. Bilanz 2009) Bez. Ma-Nr Name SAnfang SAnfang-Tg SEnde Sende-Tg StL StD ItDMA Bezeichnung, setzt sich automatisch zusammen Mitarbeiternummer des Mitarbeiters, der dem Planungsobjekt zugeordnet wird Name des Mitarbeiters, der dem Planungsobjekt zugeordnet wird. Gibt an, wann mit dem Planungsobjekt begonnen werden soll. Gibt an, wann mit dem Planungsobjekt begonnen werden soll. (Taggenau, ohne Uhrzeit) Gibt an, wann das Planungsobjekt beendet werden soll. Gibt an, wann das Planungsobjekt beendet werden soll. (Taggenau, ohne Uhrzeit) Soll-Durchlaufzeit (berechnet sich aus der Differenz von SAnfang und SEnde) Soll-Durchführungszeit (wie lange soll gebraucht werden für dieses Planungsobjekt) Vom MA auf das jeweilige Planungsobjekt erfasste Leistungszeit. Kann 20/25

21 IAnfang IEnde VntwNr SteuerNr (FA) FaNr Status Verrechnungsstatus über einen Stapel auf das Planungsobjekt geschrieben werden oder durch die Funktion <Extras> <Ist-Werte von LEA aufrollen> Datum der ersten Leistungsberichtserfassung für dieses Planungsobjekt, wird vom Programm noch nicht automatisch ermittelt Datum der letzten Leistungsberichtserfassung für dieses Planungsobjekt, wird vom Programm noch nicht automatisch ermittelt. Kann vom Programm beim Generieren automatisch mitgeschrieben werden. Steuernummer des Kunden (wird automatisch befüllt, sobald ein Kunde auf dem Planungsobjekt eingeben wird) FA-Nr. des Kunden (wird automatisch befüllt, sobald ein Kunde auf dem Planungsobjekt eingeben wird) Sollte immer mitgewartet werden, damit man besser filtern kann. Offen und Fertig werden übergeben aus der LEA (Anmerkung: Wenn man beim Speichern der Feldauswahl einen neuen Speichernamen vergibt, wird ein eigener Karteireiter erstellt für diese Feldauswahl; Ist hilfreich um möglichst viele Spalten einblenden zu können, ohne unübersichtlich zu werden, da einfach zwischen den Karteireitern gewechselt werden kann; Gegebenenfalls bei den Datumsspalten ein neues Datumsformat anlegen: dd.mm.yyyy) 4.2. Anlage mittels Funktion Planungsobjekte generieren Planungsobjekte können vom Programm automatisch für ganze Perioden generiert werden. <Funktionen> <Planungsobjekte generieren> 21/25

22 Einstellungen Firma/Firmengruppe Datum Planungsperiode Prozess Ermittlung aus Für Kunden welcher Firma sollen PO s generiert werden Dieses Datum in Kombination SAnfang und Sende ermitteln aus ergibt Üblicherweise für ein Jahr, daher P1JM Welcher Prozess (~Tätigkeit) soll geplant werden Soll-Durchführungszeit (StD): SAnfang und Sende ermitteln aus: Es gibt keine Rückfallsebene Verantwortlicher Bezugszeitraum Jahr Von Monat Bis Monat Zusätzliche Kennzeichnung des PO s ist dadurch möglich Für welches BJ soll sich das PO angelegt werden Für welches BM soll das PO angelegt werden (ist nur aktiv, wenn auf Arbeitsgangregel BM eingestellt ist) Für welches BJ soll das PO angelegt werden (ist nur aktiv, wenn auf Arbeitsgangregel BM eingestellt ist) Einschränkungen Es sind diverse Einschränkungen möglich (z. B. nur bestimmte Kunden, nur für bestimmte Verantwortliche, usw.) 22/25

23 Beispiele für das Generieren von Planungsobjekten Fall 1 Erstmaliges Generieren eines Jährlichen Planungsobjekts BIL für Bezugsjahr Generierung aus dem Kundenstamm Treffen Sie folgende Einstellungen: Fall 2: Für das Jahr 2011 sollen die lfd. Buchhaltungen geplant werden: Folgende Einstellungen sind zu treffen: (Buchhaltung für BJ 2011 BM 12 wird erst 2012 gemacht, daher nicht in Planung von 2011) 23/25

24 Arbeiten mit dem Kapazitätsvergleich Damit der Kapazitätsvergleich Ergebnisse liefert, muss im BA-Input der Planungsobjekte eine Periode eingegeben werden. Im BA-Input des Kapazitätsvergleichs werden die Felder eingestellt, anhand derer die Auswertung erfolgt: Prozess Mitarbeiter Gliederung Detail Planungsperiode Vergleich auf Prozessebene Mitarbeiterauswahl Summe der Mitarbeiter Summe Gesamt Hier kann die oben eingestellte Planungsperiode übersteuert werden. Beispiel Wie viele Stunden hat ein Mitarbeiter an Kapazität insgesamt zur Verfügung, wie viel wurde er bereits verplant, z. B. für Monat Jänner? Suchen Sie ein Planungsobjekt, bei dem der auszuwertende Mitarbeiter zugeordnet ist. Prozess: Alle Mitarbeiter: Aktuelle Gliederung: Mitarbeiter Detail: Mitarbeiter 1 hat insgesamt 145,30 Stunden zur Verfügung. Insgesamt wurde er 35 Stunden im Jänner verplant, d. h., er hat noch freie Kapazitäten von 110,30 Stunden. 24/25

25 Beispiel Welcher Mitarbeiter hat noch Ressourcen frei bzw. ist überlastet? Prozess: Alle Mitarbeiter: Alle (mit Wert) Gliederung: Mitarbeiter Detail: Summe 1 25/25