Einrichtungs-Daten bearbeiten

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1 HOCHSCHULKOMMUNIKATION Einrichtungs-Daten bearbeiten 1. Login Öffnen Sie den Browser (Internet Explorer oder Firefox) und rufen Sie die Homepage der Universität Hohenheim auf. Klicken Sie dort auf das Schloss-Symbol, um sich einzuloggen. Es erscheint das Login-Formular. Geben Sie bitte Ihren Benutzernamen und Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden. Nach erfolgreichem Login erscheint das Mitarbeiter-Intranet. 2. Einrichtungs-Daten bearbeiten Klicken Sie im Intranet auf den Link Einrichtungs-Daten bearbeiten. Sie gelangen nun zur Übersichtsseite. Folgende Bereiche dort können bearbeitet werden:

2 - 2 - Einrichtungen: Die Grunddaten der Einrichtung: Anschrift, Telefon, Fax, Tätigkeitsbeschreibung, ggf. Link zur eigenen Homepage Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter eintragen oder vorhandene bearbeiten und archivieren. Name, Funktion, Beschreibung, Kontaktdaten, Bild, Lebenslauf, Links Veranstaltungen: Lehrveranstaltungen und Nicht-Lehrveranstaltungen können hier bearbeitet werden. Forschungsprojekte: Neue Forschungsprojekte eintragen und vorhandene bearbeiten. Publikationen: Neue Forschungsprojekte eintragen und vorhandene bearbeiten. 3. Allgemeine Bearbeitungsregeln Die Bearbeitung der Daten ist in allen Bereichen (Einrichtung, Mitarbeiter, ) ähnlich aufgebaut. Deshalb wird hier zunächst das allgemeine Vorgehen beschrieben. In den weiteren Kapiteln werden dann die Möglichkeiten für die verschiedenen Bereiche im Detail vorgestellt. 3.1 Suche Nachdem man einen Bereich ausgewählt hat erscheint die Suche. Im Feld Einrichtung ist automatisch die Einrichtung eingetragen für die Sie Bearbeitungsrechte haben. Falls Sie eine allgemeine Suche durchführen möchten klicken Sie auf Wert löschen. Geben Sie ggf. weitere Suchkriterien ein (z.b. Nachname) und klicken Sie dann auf Suche starten. Es erscheint eine Trefferliste. Um einen Datensatz zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Symbol. Mit dem Link Neue Suche gelangen Sie zurück zur Suchmaske.

3 Detail-Ansicht Nachdem Sie einen Datensatz ausgewählt haben gelangen Sie zur Detail-Ansicht. Dort sehen Sie zunächst oben die Reiter mit denen Sie zu bestimmten Bereichen springen können. In manchen Fällen befinden sich weitere Reiter auf einer zusätzlichen Ebene. Es erscheint dann rechts außen eine 1 / 2 mit denen Sie zwischen den verschiedenen Ebenen wechseln können. Darunter erscheint der Titel des Datensatzes (z.b. Name des Mitarbeiters). Dieser ist direkt mit der Web-Ansicht verlinkt, so dass Sie bei Eingaben sofort die korrekte Anzeige überprüfen können. In der Mitte werden je nach Datensatz verschiedene Felder angezeigt. Dort können Sie den Text frei eintragen oder aus einer Liste auswählen. In manchen Fällen gibt es eine Listenansicht, bei der Sie weitere Zeilen eintragen können (z.b. mehrere Einrichtungen und Funktionen eines Mitarbeiters). Um einen neuen Eintrag auszuwählen klicken Sie auf den Button Neu. Um eine Zeile zu löschen, klicken Sie das Häkchen vor der jeweiligen Zeile und klicken auf den Button löschen. Die Seite wird erneut geladen und es erscheint unten ein Button endgültig löschen. Erst wenn Sie diesen geklickt haben, wird die Zeile endgültig gelöscht. In manchen Fällen erscheint vor der Zeile zusätzlich ein Stift- Symbol. Wenn Sie dieses anklicken, wechseln Sie in den entsprechenden Bereich und können den Datensatz direkt bearbeiten. Am Ende der Seite finden Sie einen Button zum Speichern des Datensatz. Mit dem Button Neue Suche gelangen Sie zurück zur Suchmaske. Bei bestimmten Listen haben Sie die Möglichkeit weitere Einträge vorzunehmen. Es erscheint dann am Ende der Zeile ein Link (z.b. Kontaktdaten ). Wenn Sie auf diesen Link klicken wird die Seite neu geladen und es erscheint eine weitere Reiter-Ebene unterhalb der Liste. Hier können Sie nun ebenfalls Änderungen vornehmen. Nach der Eingabe klicken Sie auf den Button Speichern und dann auf Ausblenden um die zusätzliche Reiter-Ebene wieder zu schließen.

4 Dokumente & Links bearbeiten In vielen Bereichen (z.b. bei der Einrichtungen, Mitarbeitern ) haben Sie die Möglichkeit, Bilder und Dokumente hochzuladen. Dazu klicken sie auf den Bereich Dokumente. Geben Sie einen Namen ein (dieser erscheint dann Linktitel) und wählen Sie bei Nutzung aus, ob es sich um ein Bild oder ein Dokument handelt. Klicken Sie auf Speichern. Klicken sie nun auf Datei-Upload. Es öffnet sich ein Unterbereich, dort können Sie über Durchsuchen eine Datei auswählen und klicken dann auf Upload. Um zusätzliche Dokumente hochzuladen klicken Sie auf Neu. Es erscheint eine neue Zeile. Möchten Sie einen Eintrag löschen, markieren sie diese mit einem Häkchen, klicken Sie auf Löschen und dann auf Endgültig löschen. Hinweis: Über das Feld Sortierung können Sie die Reihenfolge der Einträge bestimmen. Geben Sie dazu eine die gewünschte Sortierung ein (1, 2, 3 ) und klicken Sie auf Speichern. Falls ein Eintrag nur in deutsch oder englisch erscheinen soll, können Sie dies mit dem Feld Sprache festlegen. Standardmäßig erscheint der Eintrag immer in beiden Sprachen. Links lassen sich nach dem gleichen Schema bearbeiten. Verwenden Sie dazu den Reiter Links und geben die gewünschten Adressen ein. 3.4 Beteiligte Einrichtungen zuordnen Bei bestimmten Datensätzen (z.b. Publikationen) können Sie über eine Baumstruktur die beteiligten Einrichtungen zuordnen. Durch einen Klick auf eine Einrichtung (Fachgebiet, Institut) werden die Unter-Einrichtungen angezeigt. Ausgehend von der Universität Hohenheim finden Sie z.b. die Institute im Bereich Forschung & Lehre > Institute. Um eine oder bei Bedarf auch mehrere Einrichtungen auszuwählen, klicken Sie auf das Häkchen vor der Einrichtung und dann auf Speichern.

5 Neuen Datensatz anlegen In den meisten Bereich dürfen Sie selbst neue Datensätze (z.b. neue Mitarbeiter) anlegen. Unterhalb der Suche finden Sie dann einen Button Neue (z.b. Neue Person ). Dort geben Sie zunächst die Grunddaten ein und klicken auf Speichern. Dann können Sie alle weiteren Daten eintragen. 3.6 Bearbeitungsrechte für mehrere Einrichtungen Direkt unterhalb der Navigation wird angezeigt, für welche Einrichtung Sie gerade Bearbeitungsrechte haben. Falls Sie Bearbeitungsrechte für mehrere Einrichtungen haben, ist der Einrichtungsname verlinkt. Um eine andere Einrichtung zu bearbeiten, klicken Sie den Einrichtungsnamen an. Sie erhalten dann eine Liste aller Einrichtungen, für die Sie Bearbeitungsrechte haben. Wählen Sie dann die gewünschte Einrichtung aus, die Sie bearbeiten möchten. 3.7 Englische Texte bearbeiten Bestimmte Felder können Sie auch mit englischen Texten versehen, z.b. das Einrichtungsprofil. Um den englischen Text zu bearbeiten rufen Sie die gewünschte Einrichtung auf und klicken auf English.

6 Einrichtung bearbeiten Um die Einrichtungsdaten zu bearbeiten, klicken Sie von der Übersichtsseite auf Einrichtungen. Standardmäßig ist Ihre Einrichtung bereits eingetragen. Klicken Sie auf Suche starten und klicken Sie auf das Stift-Symbol. Die Einrichtung enthält folgende Felder: - Einrichtung: Status, Einrichtungs-Art, Nummer, Offizielle Bezeichnung. Diese Daten können nur von der Abteilung Personal & Organisation bearbeitet werden. Wenn Sie Änderungen wünschen, wenden Sie sich bitte an Frau Hirschle- Kuhn Tel ). - Postadresse: Offizielle Anschrift der Einrichtung - Besucheradresse: ggf. abweichende Besucheradresse - Profil: ein kurzer Beschreibungstext über die Einrichtung - Dokumente: Hier können ein Logo, Bild aller Mitarbeiter oder zusätzliche Dokumente hochgeladen werden. - Links: Links zu externen Seiten - Mitarbeiter: Liste aller Mitarbeiter der Einrichtung - Projekte: Liste aller Forschungsprojekte der Einrichtung - Veranstaltungen: Liste aller Veranstaltungen der Einrichtung - Publikationen: Liste aller Publikationen der Einrichtung 4.1 Workflow bei Einrichtungen Neu Neue Einrichtungen werden automatisch angelegt. Es werden die Grunddaten eingetragen (siehe Liste oben). Der Einrichtungsleiter benennt einen Einrichtungs-Redakteur. Dieser wird von der Web-Abteilung freigeschaltet. Änderung Alle weiteren Daten und Aktualisierungen kann der Einrichtungs- Webmaster selbst vornehmen. Löschen Existiert eine Einrichtung nicht mehr, wird sie gelöscht.

7 Mitarbeiter bearbeiten Um die Mitarbeiterdaten zu bearbeiten, klicken Sie von der Übersichtsseite auf Mitarbeiter. Standardmäßig ist Ihre Einrichtung bereits eingetragen, so dass Sie automatisch die Liste aller Mitarbeiter erhalten. Klicken Sie auf Suche starten, wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und klicken Sie auf das Stift-Symbol. Ein Mitarbeiter enthält folgende Felder: - Person: Status (aktiv / archiviert), Anrede, Nachname, Vorname - Funktionen: Einrichtung, Funktion. Unterbereich: Telefon, Fax, , Raum, Sprechzeiten, Aufgaben - Sekretariat: Falls einem Mitarbeiter eine Sekretärin zugeordnet ist, kann diese ausgewählt werden. - Bemerkung / Lebenslauf: Textfelder zur Beschreibung - Dokumente: Hier können ein Bild oder zusätzliche Dokumente hochgeladen werden. - Links: Links zu externen Seiten - Mitarbeiter: Liste aller Mitarbeiter der Einrichtung - Publikationen: Liste aller Publikationen des Mitarbeiters - Projekte: Liste aller Forschungsprojekte des Mitarbeiters - Veranstaltungen: Liste aller Veranstaltungen des Mitarbeiters - Login (Reiter 2 ): RZ-Benutzername (in Kleinbuchstaben!) Wichtig: Wird benötigt, damit sich der Mitarbeiter ins Intranet einloggen kann! - Sichtbarkeit (Reiter 2 ): Einstellung der Sichtbarkeit für die öffentlichen Seiten (siehe 5.1). Falls Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen möchten, der aber bereits bei einer anderen Hohenheimer Einrichtung arbeitet, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Wechseln Sie in den Bereich Einrichtungsdaten bearbeiten > Einrichtungen, klicken Sie dort auf Suche starten und wählen dann Ihre Einrichtung zum Bearbeiten aus (Stift-Symbol). Klicken Sie auf den Reiter Mitarbeiter und dann auf Neu, es erscheint eine Liste aller Mitarbeiter der Universität. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus, ordnen eine Funktion zu und klicken auf speichern. 5.1 Sichtbarkeiten bearbeiten Aus Datenschutzgründen werden Mitarbeiter-Daten im öffentlichen Bereich der Homepage nur angezeigt, wenn der jeweilige Mitarbeiter eine Einwilligung dazu gegeben hat. Jeder Mitarbeiter kann selbst den Umfang der öffentlichen Anzeige bestimmen. Im Bereich Sichtbarkeit kann man den gewünschten Level einstellen: - Basisdaten anzeigen - Einrichtungsdaten anzeigen - Kontaktdaten anzeigen - Bilder, Dokumente und Links anzeigen

8 - 8 - Dieser Bereich soll vom Mitarbeiter selbst über das Intranet "Persönliche Daten bearbeiten" verwaltet werden. Alternativ können Sie das Formular "Einwilligung zur Veröffentlichung von MA-Daten" vom Mitarbeiter ausfüllen lassen und können dann in seinem Auftrag die Einträge vornehmen. Bitte bewahren Sie in diesem Fall die unterschriebene Einwilligung bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters auf. 5.2 Workflow bei Mitarbeitern Neu Neuer Mitarbeiter beantragt Hohenheimer Account Mitarbeiter-Grunddaten (Status, Name, Einrichtung, Funktion, Benutzername) werden vom Einrichtungs-Redakteur angelegt. Alle weiteren Daten kann der Mitarbeiter selbst über das Uni-Intranet bearbeiten. Änderung Änderungen können vom Mitarbeiter selbst vorgenommen werden. Änderungen an den Grunddaten kann nur der Einrichtungs- Redakteur vornehmen. Löschen Ist ein Mitarbeiter ausgeschieden, wird er vom Einrichtungs- Redakteur archiviert. Alle Daten (Fotos, Lebenslauf...) müssen gelöscht werden. Ausgenommen sind die Grunddaten und Zuordnung zu Veranstaltungen, Projekten und Publikationen. 6. Veranstaltungen bearbeiten Um die Veranstaltungsdaten zu bearbeiten, klicken Sie von der Übersichtsseite auf Veranstaltungen. Standardmäßig ist Ihre Einrichtung bereits eingetragen, so dass Sie automatisch die Liste aller Veranstaltungen erhalten. Klicken Sie auf Suche starten, wählen Sie die gewünschte Veranstaltung aus und klicken Sie auf das Stift-Symbol. Die weiteren Bearbeitungsschritte sind identisch mit der Bearbeitung der Veranstaltungen für Mitarbeiter der Universität. Sie finden die Anleitung im Intranet im Bereich Einrichtungsdaten bearbeiten, rechts in der Kontext-Spalte. Direktlink:

9 Forschungsprojekte bearbeiten Um die Projektdaten zu bearbeiten, klicken Sie von der Übersichtsseite auf Forschungsprojekte. Standardmäßig ist Ihre Einrichtung bereits eingetragen, so dass Sie automatisch die Liste aller Forschungsprojekte erhalten. Klicken Sie auf Suche starten, wählen Sie das gewünschte Forschungsprojekt aus und klicken Sie auf das Stift- Symbol. Ein Forschungsprojekt enthält folgende Felder: - Projekt: Status, Projektbeginn, Projektende, Förderkennzeichen, Kurzbeschreibung, Projekt-Homepage, Externe Personen, Externe Institutionen - Langbeschreibung: ausführliche Beschreibung des Projekts - Beteiligte Einrichtungen: Auswahl der beteiligten - Beteiligte Personen: Auswahl der Person und ihrer Funktion in dem Projekt - Schlagworte: Schlagworte zum Projekt - Publikationen: Publikationen, die im Rahmen des Projekts entstanden sind - Förderer: Sponsoren (öffentliche / private) - Dokumente: Hier können ein Logo, Bild oder zusätzliche Dokumente hochgeladen werden. 7.1 Workflow bei Forschungsprojekten Neu Neue Projekte werden vom Einrichtungs-Redakteur angelegt. Änderung Alle Projekt-Daten können vom Einrichtungs-Redakteur bearbeitet werden. Löschen Alte Projekte können vom Einrichtungs-Redakteur archiviert (Status: abgeschlossen) oder gelöscht werden.

10 Publikationen bearbeiten Um die Publikations-Daten zu bearbeiten, klicken Sie von der Übersichtsseite auf Publikationen. Standardmäßig ist Ihre Einrichtung bereits eingetragen, so dass Sie automatisch die Liste aller Publikationen erhalten. Klicken Sie auf Suche starten, wählen Sie die gewünschte Publikation aus und klicken Sie auf das Stift-Symbol. Eine Publikation enthält folgende Felder: - Publikation: Publikations-Art, Autoren, Titel, veröffentlicht in..., Herausgeber/Betreuer, Seitenzahl, Verlag, Verlagsort, Erscheinungsjahr, Band/Jahrgang/Volume, Serie/Bezeichnung, Band-/Heft-/Berichts-Nr, ISBN, Name der Konferenz/Veranstaltung, Tagungsort, Tagungsdatum - Abstract: Beschreibung der Publikation - Einrichtungen: Hier können die beteiligten Einrichtungen ausgewählt werden. - Autoren: Auswahl der Person und ihrer Reihenfolge - Projekte: Falls eine Publikationen im Rahmen eines Projekts entstanden ist, kann dieses ausgewählt werden - Schlagworte: Schlagworte zur Publikation 8.1 Workflow bei Publikationen Neu Neue Publikationen werden vom Einrichtungs-Redakteur angelegt. Änderung Alle Publikations-Daten können vom Einrichtungs-Redakteur bearbeitet werden. Löschen Publikationen können vom Einrichtungs-Redakteur gelöscht werden. Falls Sie Probleme beim Bearbeiten von Einrichtungs-Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Webmaster, Daniel Fehrle, Tel ,

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