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1 Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB) November 2008, Version 1.4 Applikation WebDatareg Internet Handbuch für Benutzer

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Information über das vorliegende Dokument Allgemeines und Grundlagen Internet Bereich Sprachauswahl Blättern Schaltflächen Internet -> Anmelden Neuanmeldung Register Inbetriebnahme / Bezeichnung Register Zweck Register Inhaber / Auskunft - Privatpersonen Register Inhaber / Auskunft - Bundesorgan Register Personendaten / Datenempfänger / Beteiligte Register Rechtsgrundlagen SR - Bundesorgan Register Rechtgrundlagen Eigene - Bundesorgan Sicherheitselement (captcha) Übersicht und Fertigstellen Ändern / Löschen Erweiterte Suche zum Ändern/Löschen Suchergebnis zum Ändern/Löschen Ändern und Löschen Suchen / Ändern Einfache Suche Erweiterte Suche Anzeige der Ergebnisse Datensammlung Details Notizen 24 2/24

3 1 Einleitung 1.1 Information über das vorliegende Dokument Willkommen bei WebDatareg, das über Internet zugängliche Register der Datensammlungen, das gemäss Art. 11a des Bundesgesetzes vom 19. Juni 1992 über den Datenschutz (DSG; SR 235.1) vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) geführt wird. Dieses Dokument macht Sie detailliert mit den Vorgängen rund um das WebDatareg Internet vertraut und ermöglicht Ihnen schnelle Hilfe bei Fragen und Problemen die während der Anwendung entstehen könnten. 3/24

4 2 Allgemeines und Grundlagen 2.1 Internet Bereich Der Internet Bereich der WebDatareg Applikation ermöglicht die Suche nach vorhandenen Datensammlungen durch verschiedene Kriterien. Es können Anträge auf neue Datensammlungen gestellt werden oder Anträge zur Änderung oder Löschung vorhandener Datensammlungen gestellt werden. Da es sich bei der Applikation WebDatareg um eine Webapplikation handelt, wird nur ein gängiger Internet-Browser vorausgesetzt. 2.2 Sprachauswahl Die gesamte WebDatareg Applikation ist in drei Sprachen aufgebaut. Deutsch, Französisch und Italienisch. Um die Sprache zu wechseln muss man nur die gewünschte Sprache anklicken. Die aktuelle Sprache wird fett angezeigt. Die Auswahl ist in der rechten, oberen Ecke der Seite zu finden. Achtung: Während einer Anmeldung muss die Sprache nicht mehr gewechselt werden! Abbildung 1: Sprachauswahl 2.3 Blättern Auf der Website gibt es Datenübersichten, welche oft viele Datensätze beinhalten. Um die Seite nicht unnötig in die Länge zu ziehen werden nur eine bestimmte Anzahl Datensätze angezeigt. Darunter werden die Anzahl Seiten in Form von Nummern eingeblendet. Die aktuelle Seite ist schwarz und kann nicht ausgewählt werden. Klickt man auf eine verlinkte Seitenzahl lädt die Übersicht die Daten der neuen Seite. Abbildung 2: Blättern 2.4 Schaltflächen Links sind immer unterstrichen. Die Farben sind blau und weiss. 4/24

5 3 Internet -> Anmelden 3.1 Neuanmeldung Im Internet können zwei Arten von Datensammlungen neu angemeldet werden: Datensammlungen von Privatpersonen und Datensammlungen von Bundesorganen. Bei einer Neuanmeldung wird ein Formular angezeigt, welches vollständig ausgefüllt werden muss. Diese Anmeldung wird danach per Mail an das EDÖB gesendet. Das EDÖB wird die Daten prüfen und bei gut befinden veröffentlichen. Das Formular ist in so genannte Register unterteilt. In denen man durch klicken frei hin und her wechseln kann. Bei der Anmeldung einer Datensammlung eines Bundesorgans werden zwei zusätzliche Register zur Erfassung der Rechstgrundlagen angezeigt. Nachdem das Formular komplett ausgefüllt wurde, wird mittels der weiter Schaltfläche die Prüfung ausgelöst. Bei der Prüfung werden die Muss-Felder auf Inhalt geprüft. Fehlen Daten wird mit einer Fehlermeldung mit roten Hintergrund und einem Sternchen (*) auf das Feld hingewiesen. Sind keine Fehler vorhanden siehe weiter unten Sicherheitselement. Neuanmeldung einer Datensammlung einer Privatperson Abbildung 3: Anmeldung durch eine Privatperson Neuanmeldung einer Datensammlung eines Bundesorgans Abbildung 4: Anmeldung durch ein Bundesorgan 5/24

6 3.1.1 Register Inbetriebnahme / Bezeichnung In diesem Register muss das Jahr indem die Datensammlung aktiv werden soll ausgewählt werden. Standardmässig wird das aktuelle Jahr ausgewählt. Darunter muss die Bezeichnung der Datensammlung dreisprachig (Pflicht nur für Bundesorgane) eingegeben werden. Abbildung 5: Register Inbetriebnahme / Bezeichnung 6/24

7 3.1.2 Register Zweck Im Register Zweck wird nur der Zweck der Datensammlung in den drei Landessprachen verlangt (Pflicht nur für Bundesorgane). Abbildung 6: Register Zweck 7/24

8 3.1.3 Register Inhaber / Auskunft - Privatpersonen Das Register Inhaber / Auskunft unterscheidet sich für Datensammlungen von Privatpersonen und Datensammlungen von Bundesorganen. Bei Datensammlungen von Privatpersonen muss die Firma ausgewählt / erfasst werden, welcher die Datensammlung gehört. In der Auswahlliste Firma kann entweder eine vorhandene Firma ausgewählt werden oder, falls die gewünschte Firma noch nicht vorhanden ist, eine neue erfasst werden. (siehe weiter unten Neue Firma erfassen ) Nun können die restlichen Daten erfasst werden. Dabei sind alle Felder ausser Fax, Muss-Felder. Ist der Inhaber und die Auskunftsperson identisch, kann nach der Eingabe der Inhaber-Daten mit der Schaltfläche Inhaber übernehmen, der Text in Auskunftsperson kopiert werden. Abbildung 7: Register Inhaber / Auskunft (Privatperson) 8/24

9 Neue Firma erfassen: Wird => Neue Firma erfassen ausgewählt erscheint ein neues Formular. Der Firma muss eine Rechtsform und eine Branche zugewiesen werden. Besteht kein Eintrag der passt kann auch hier jeweils ein neuer Eintrag erstellt werden. (Bezeichnung in den drei Sprachen) Danach wird der Firmenname in den drei Sprachen erwartet. Ist der Name in allen drei Sprachen gleich, kann mittels der Schaltfläche Deutscher Text für alle Sprachen übernehmen kopiert werden. Um die PLZ und den Ort zu erfassen, muss die PLZ eingegeben werden und danach auf die Schaltfläche Ort Suchen geklickt werden. Der dazugehörige Ort wird angezeigt. Gibt es mehrere Möglichkeiten, muss der richtige ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche abbrechen neue Firma / Person erfassen wird das Firmenformular geschlossen. Abbildung 8: Neue Firma erfassen 9/24

10 3.1.4 Register Inhaber / Auskunft - Bundesorgan Das Register Inhaber / Auskunft unterscheidet sich für Datensammlungen von Privatpersonen und Datensammlungen von Bundesorganen. Bei Datensammlungen von Bundesorganen muss das Departement und die Dienststelle ausgewählt werden, welcher die Datensammlung gehört. In der Auswahlliste Departement muss ein vorhandenes Departement ausgewählt werden. Es stehen nur Departemente mit Dienststellen zur Auswahl, welche nicht dem Datennetz der Bundesverwaltung angeschlossen sind und somit ihre Datensammlungen über das Internet erfassen müssen. In der Auswahlliste Dienststelle muss eine vorhandene Dienststelle ausgewählt werden. Es stehen nur Dienststellen zur Auswahl, welche nicht dem Datennetz der Bundesverwaltung angeschlossen sind und somit ihre Datensammlungen über das Internet erfassen müssen. Nun können die restlichen Daten erfasst werden. Dabei sind alle Felder ausser Fax, Muss-Felder. Ist der Inhaber und die Auskunftsperson identisch, kann nach der Eingabe der Inhaber-Daten mit der Schaltfläche Inhaber übernehmen, der Text in Auskunftsperson kopiert werden. Abbildung 9: Register Inhaber / Auskunft (Bundesorgan) 10/24

11 3.1.5 Register Personendaten / Datenempfänger / Beteiligte In diesem Register werden die bearbeiteten Personendaten, Beteiligte / Datenempfänger zu der Datensammlung hinzugefügt. Datenempfänger und Beteiligte greifen auf die gleichen Daten zu. Alle drei Angaben sind gleich aufgebaut. Aus diesem Grund wird nur ein Beispiel erklärt. In der Auswahlliste kann eine Kategorie ausgewählt werden. Es werden nur die gebräuchlichsten Kategorien angezeigt, die so genannten Hauptkategorien, welche mit einem * gekennzeichnet sind. Wurde die gewünschte Auswahl getroffen, wird mittels der Schaltfläche Auswahl übernehmen der Datensatz in dem darunter liegenden Feld angezeigt. (Können auch mehrere sein.) Sobald ein Eintrag gewählt wurde, erscheint darunter eine Schaltfläche Selektierte Zeile entfernen. Mit dieser Schaltfläche kann eine Zeile wieder aus der Auswahl entfernt werden. Sind in den Hauptkategorien keine Kategorien vorhanden, welche zu dieser Datensammlung passen? Mit dieser Schaltfläche wird ein Suchformular angezeigt. In diesem Formular kann in allen vorhandenen Kategorien gesucht und eine Kategorie übernommen werden. Wird die gewünschte Kategorie nicht gefunden, so kann mit der Schaltfläche eine neue Kategorie angelegt werden. Danach schliesst sich das Formular und der neue Eintrag ist in der Auswahlliste vorhanden. Abbildung 10: Register Personendaten / Datenempfänger / Beteiligte 11/24

12 Abbildung 11: Register Personendaten / Datenempfänger / Beteiligte Kategorien suchen Abbildung 12: Register Personendaten / Datenempfänger / Beteiligte neue Kategorie erfassen 12/24

13 3.1.6 Register Rechtsgrundlagen SR - Bundesorgan In diesem Register, welches nur bei der Erfassung von Datensammlungen von Bundesorganen zur Verfügung steht, werden die Rechtsgrundlagen einer Datensammlung erfasst, welche Bestandteil der systematischen Rechtssammlung (SR) des Bundes sind. Die Anwendung stellt eine Volltext-Suche nach dem Titel in allen drei Sprachen zur Verfügung. Die Eingabe erfolgt folgendermassen: Möchte man zum Beispiel nach allen Einträgen suchen, welche mit einem A beginnen, gib man ein -> a (Klein- oder Grosschrift irrelevant) und ein * ein (a*). Das Sternchen (*) bedeutet, dass nach dem a eine beliebige Anzahl Buchstaben folgen. Das Sternchen kann auch am Anfang oder zwischen Buchstaben als Platzhalter gesetzt werden. Ein Sternchen genügt. Die Anzahl der dazwischen liegenden Buchstaben wird nicht mit der Anzahl Sternchen verglichen. Die Ergebnisse der Suche werden hier angezeigt. Gibt die Suche kein Resultat zurück, wird, falls vorher schon gesucht, das letzte Suchergebnis angezeigt. Ansonsten erscheint die Meldung: Anzahl Datenzeilen gefunden: 0. War die Suche erfolgreich, werden die gefundenen Datenzeilen angezeigt. Wählt man nun eine bestimmte Zeile aus, indem die Schaltfläche Übernehmen betätigt wird, wird die dazugehörige Rechtsgrundlage darunter aufgelistet. Es können mehrere Übernommen werden. Die ausgewählten Rechtsgrundlagen können gelöscht (nur aus der Auswahl) und bearbeitet werden. Wird die Schaltfläche Bearbeiten betätigt, wechselt die Hintergrundfarbe dieser Zeile in ein Gelb und in den Spalten: Artikel, Absatz und Buchstabe erscheint eine Textbox. Diese können bei Bedarf ausgefüllt werden. Sind alle Änderungen vorgenommen, werden diese mittels der Schaltfläche Aktualisieren gespeichert. 13/24

14 Abbildung 13: Register Rechtsgrundlagen SR (Bundesorgan) 14/24

15 3.1.7 Register Rechtgrundlagen Eigene - Bundesorgan Müssen zu einer Datensammlung Rechtsgrundlagen angegeben werden, welche nicht Bestandteil der Systematischen Rechtssammlung des Bundes sind, so können eigene Rechtsgrundlagen erfasst und der Datensammlung zugewiesen werden. Über die Suchfunktion werden. kann auf bereits bestehende eigene Rechtsgrundlagen zurückgegriffen Die Funktionen und Möglichkeiten sind analog zu denen des Registers Rechtsgrundlagen SR. Abbildung 14: Register Rechtsgrundlagen Eigene (Bundesorgan) Abbildung 15: Neue "Eigene Rechtsgrundlage" erfassen (Bundesorgan) 15/24

16 3.1.8 Sicherheitselement (captcha) Nachdem die Prüfung des Formulars erfolgreich war, öffnet sich die folgende Seite. Die Buchstaben und Zahlenkombination auf dem Bild muss in das darüber liegende Eingabefeld abgeschrieben werden. Mit der Schaltfläche zurück gelangt man zurück zum Formular. Mit der Schaltfläche weiter wird die Sicherheitseingabe geprüft und bei Übereinstimmung gelangt man zur nächsten Seite. Sollte es vorkommen das sie die Kombination nicht erkennen können: Seite neu laden (F5 auf der Tastatur). Abbildung 16: Sicherheitselement 16/24

17 3.1.9 Übersicht und Fertigstellen Auf dieser Seite werden alle eingegebenen Daten aufgelistet. Nun besteht zum letzten Mal die Möglichkeit zu kontrollieren, ob alle Daten stimmen. Sollte dies nicht der Fall sein gelangt man mit der Schaltfläche zurück wieder zum Formular. Sind alle Daten korrekt, kann man die Fertigstellen Schaltfläche betätigen. Danach wird ein PDF aus den Daten generiert und ein an das EDÖB geschickt. Es wird ein Link angezeigt (siehe Bild darunter). Klickt man auf diesen Link kann man das PDF herunterladen. Danach muss man das PDF ausdrucken, unterschreiben und an das EDÖB senden. Erst dann werden die Daten aktiviert. Abbildung 17: Übersicht und Fertigstellen Abbildung 18: Fertiggestellte Anmeldung mit PDF-Download-Link 17/24

18 3.2 Ändern / Löschen Erweiterte Suche zum Ändern/Löschen Dieses Suchformular kann nach belieben ausgefüllt werden. Mit der suchen Schaltfläche wird die Suche ausgelöst. Begrifferklärung siehe Erweiterte Suche Abbildung 19: Erweiterte Suche zum Ändern / Löschen 18/24

19 3.2.2 Suchergebnis zum Ändern/Löschen Sind Ergebnisse zu den Suchkriterien vorhanden werden diese aufgelistet. Dabei stehen daneben immer die Schaltflächen Ändern und Löschen. Klickt man auf das eine oder das andere öffnet sich die Datensammlung in Registerform. Abbildung 20: Suchergebnis zum Ändern / Löschen Ändern und Löschen Ändern: Dabei ist zu beachten das die Inhaber- und Auskunftsdaten nicht angezeigt werden. Das ist aus rechtlichen Gründen der Fall. Also müssen diese Daten immer eingegeben werden. Die Inhaberund Auskunftsdaten sind nur für das EDÖB ersichtlich und werden danach auch nicht im Internet veröffentlicht. Löschen: Um eine Datensammlung zu löschen muss mindestens noch die Adresse im Register Inhaber / Auskunft angegeben werden. Danach erfolgt der gleiche Prozess wie bei der Neuanmeldung. Mit der Schaltfläche weiter kommt man zum Sicherheitselement und danach zur Übersicht der Datensammlung. Mit zurück gelangt man wieder zum Formular. Mit der Schaltfläche Fertigstellen wird ein PDF generiert. Dieses PDF beinhaltet die Datensammlung. Das PDF muss gedruckt und unterschrieben an das EDÖB verschickt werden. Erst danach werden die Änderungen bearbeitet. Für Bildschirmkopien, siehe Neuanmeldung -> Übersicht und Fertigstellen 19/24

20 4 Suchen / Ändern 4.1 Einfache Suche In der einfachen Suche werden alle Ergebnisse angezeigt, welche mit den ausgewählten Kriterien übereinstimmen. Die Sprache: Es wird nur in den Texten in der ausgewählten Sprache gesucht. (Alle, De, Fr, It) Anmeldung durch: Wer hat diese Datensammlung erstellt. Alle, Privatperson oder Bundesorgan. Suchbegriff(e): Ein oder mehrere Begriffe welche in der Bezeichnung oder dem Zweck vorkommen. Einfache Anmeldung: Ist diese Auswahl aktiviert, werden nur Datensammlungen angezeigt, welche mit der einfachen Anmeldung erfasst wurden. Ist die Auswahl deaktiviert, werden beide Arten angezeigt. Abbildung 21: Einfache Suche 20/24

21 4.2 Erweiterte Suche Die erweiterte Suche umfasst viele Optionen. Es wird jede Option behandelt. (Siehe Farben) Register-Nr: Falls die Register-Nr. der Datensammlung bekannt ist, kann sie hier eingegeben werden. Die Nummer besteht aus dem Jahr der Inbetriebnahme (vierstellig) und einer fünfstelligen Nummer. Sprache: Es wird nur in den Texten in der ausgewählten Sprache gesucht. (Alle, De, Fr, It) Anmeldung durch: Wer hat diese Datensammlung erstellt. Alle, Privatperson oder Bundesorgan. Jahr der Inbetriebnahme: Das Jahr muss vierstellig angegeben werden. Einfache Anmeldung: Ist diese Auswahl aktiviert, werden nur Datensammlungen angezeigt, welche mit der einfachen Anmeldung erfasst wurden. Ist die Auswahl deaktiviert, werden beide Arten angezeigt. Bezeichnung: Enthaltener Text in der Bezeichnung der Datensammlung. Zweck: Enthaltener Text im Zweck der Datensammlung. Kategorien: Die Kategorien sind: bearbeitete Personendaten, Datenempfänger und Beteiligte. Standard ist Alle. Es können mehrere Zeilen für eine Kategorie ausgewählt werden. Das geschieht, indem man auf einen Datensatz klickt und gleichzeitig die Ctrl (Control) Taste gedrückt hält. Abbildung 22: Erweiterte Suche 21/24

22 4.3 Anzeige der Ergebnisse Das Ergebnis der Suche wird in einer Tabelle dargestellt. Am rechten Ende der Tabelle befinden sich eine Schaltfläche. Details: Alle Informationen und Attribute zu einer bestimmten Datensammlung. Siehe Datensammlung Details Da es meistens viele Ergebnisse gibt, werden diese auf verschiedene Seiten verteilt. Es kann nach belieben geblättert werden. Siehe Blättern Abbildung 23: Suche (Ergebnis) 22/24

23 4.4 Datensammlung Details Nachdem die Details Schaltfläche betätigt wurde, öffnet sich diese Seite mit allen Informationen zu einer spezifischen Datensammlung. Durch die Schaltfläche Übersicht kommt man zurück zu den Ergebnissen und mit der Schalfläche Drucken (PDF) wird ein PDF der aktuellen Ansicht erzeugt. Abbildung 24: Datensammlung Details 23/24

24 5 Notizen 24/24

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